PANDUAN RINGKAS PENATAUSAHAAN SIMDA KEUANGAN VERSI 2.7.6 BAGI BENDAHARA PENGELUARAN Pastikan: Tanggal SPP setelah tanggal SPD atau sama. Tanggal SPM setelah tanggal SPP atau sama. Tanggal SP2D setelah tanggal SPM atau sama. Penomoran dokumen harus beda tiap SKPD, konsisten, dan berurutan, misalnya: 1. SPD : 001/SPD/nama SKPD/2015 2. SPP : 001/SPP/jenis SPP/nama SKPD/2015 3. SPM : 001/SPM/jenis SPM/nama SKPD/2015 4. SP2D : 00001/SP2D/jenis SP2D/nama SKPD/2015 5. Mutasi Kas Tunai - Bank : 001/MK/nama SKPD/2015 6. SPJ : 001/SPJ/nama SKPD/2015 7. Bukti Pengeluaran : 001/BP/nama SKPD/2015 8. Pengesahan SPJ : 001/SPJ-SAH/nama SKPD/2015 9. Tagihan : 001/TGH/nama SKPD/2015 10. Kontrak/ SPK : 001/SPK/nama SKPD/2015 11. Penyetoran Pajak (GU/TU) : 0001/Peny.Pjk/nama SKPD/2015 12. Tanda Bukti Penerimaan : 0001/TBP/nama SKPD/2015 13. STS : 0001/STS/nama SKPD/2015 Keterangan: Nama/singkatan SKPD dapat diganti dengan Kode SKPD. Ikuti langkah-langkah berikut, jangan sampai ada yang terlewatkan! A. UNTUK UP/GU Urutannya: 1. Proses Pengajuan UP: SPP UP – Verifikasi SPP UP – SPM UP – SP2D UP 2. Pengambilan Dana dari Rekening Bendahara Pengeluaran: Mutasi Kas di Bank ke Tunai 3. Revolving/ Pengisian Kembali UP (GU): Bukti Pengeluaran – SPJ GU 1 – Pengesahan SPJ GU 1 – SPP GU 1 – Verifikasi SPP GU 1 – SPM GU 1 – SP2D GU 1 – Mutasi Kas di Bank ke Tunai 4. Penggunaan UP Tanpa Penggantian (Akhir Tahun/ GU Nihil): Bukti Pengeluaran – SPJ GU (terakhir) – Pengesahan SPJ GU (terakhir) – SPP NIHIL – Verifikasi SPP NIHIL – SPM NIHIL – SP2D NIHIL. (Jangan lupa SETOR SISA UP paling lambat 31 Desember atau sesuai kebijakan pemda setempat) Page 1
Urutan tersebut dapat digambarkan dalam skema sebagai berikut: SPP UP
SPP GU ke-x
Pada akhir periode
Verifikasi SPP UP
Verifikasi SPP GU ke-x
Pengesahan SPJ GU ke-x
SPP NIHIL
APD2015-BPKP KALSEL
SPM GU ke-x
SPM UP
SP2D GU ke-x
Mutasi Kas di Bank ke Tunai
Bukti Pengeluaran
SPJ GU ke-x
Verifikasi SPP NIHIL
SP2D UP
SPM NIHIL
SP2D NIHIL
Page 2
Berikut langkah-langkahnya: 1. Membuat SPP-UP: Data entry-SKPD-Bendahara-Pengeluaran-Pembuatan SPP
Kemudian double klik unit organisasinya dan juga sub-unitnya, kemudian pilih UP, akan muncul tampilan sebagai berikut:
[2]
[1]
[3]
[4]
Klik TAMBAH [1], isikan data [2] dan [3], kemudian SIMPAN [4].
APD2015-BPKP KALSEL
Page 3
[5]
[7]
[6]
[8]
[9]
Kemudian klik SPP Rincian [5], klik TAMBAH [6], isikan nilai UP yang diajukan [7] (tanpa tanda titik, hanya angkanya saja), kemudian SIMPAN [8] dan TUTUP [9]. 2. Memverifikasi SPP-UP: Data entry-SKPD-Tata Usaha-Verifikasi SPP
Kemudian double klik unit organisasinya dan juga sub-unitnya, kemudian pilih UP, akan muncul tampilan sebagai berikut:
APD2015-BPKP KALSEL
Page 4
Double klik pada SPP yang dimaksud, hingga muncul seperti tampilan gambar berikutnya
[4] [2]
[1]
[3]
Lakukan verifikasi pada Rincian SPP dengan cara klik UBAH [1], isikan nilai yang disetujui [2], lalu SIMPAN [3]. Kemudian klik tab SPP [4] untuk kembali ke halaman awal sehingga muncul tampilan sebagai berikut:
APD2015-BPKP KALSEL
Page 5
[5]
[6] Pilih status Final
[7]
Jangan lupa di-FINAL-kan statusnya dengan cara klik STATUS [5] kemudian pilih FINAL [6], kemudian klik PROSES [7].
APD2015-BPKP KALSEL
Page 6
3. Membuat SPM-UP: Data entry-SKPD-Tata Usaha-Pembuatan SPM
Kemudian double klik unit organisasinya dan juga sub-unitnya, kemudian pilih SPM, akan muncul tampilan sebagai berikut:
Tambahan informasi: Klik SPM unttuk melihat SPP yang belum dibuatkan SPMnya Klik BROWSE untuk melihat SPP yang sudah dibuatkan SPM-nya
Akan muncul nomor SPP yang belum dibuatkan SPM-nya (dengan catatan SPP tersebut telah difinalkan), Double klik pada SPP tersebut untuk membuat SPM-nya.
Setelah double klik pada nomor SPP yang akan dibuatkan SPM-nya, akan muncul tampilan sebagai berikut:
APD2015-BPKP KALSEL
Page 7
[6]
[5] double klik
[3]
[2]
[7] [4] [1]
Klik TAMBAH [1], isikan data yang ada [2] dan [3], kemudian klik SIMPAN [4]. Cek Rincian SPM [5] apakah sudah sesuai dengan SPP-nya (otomatis akan sesuai). Kemudian klik tab SPM [6] dan finalkan statusnya [7]. Jika belum online/terkoneksi ke SERVER, selanjutnya Eksporkan SPM tersebut ke Komputer server agar Bag. Perbendaharaan bisa membuatkan SP2D-nya. 4. Membuat SP2D-UP (oleh Bag. Perbendaharaan Biro Keu/DPPKAD/BPKAD) Data Entry-SKPKD-BUD-Pembuatan SP2D Jika Laptop/Komputer PC SKPD belum online/terkoneksi ke SERVER, eksporkan SP2D tersebut dari Komputer server ke Komputer/Laptop SKPD. 5. Mutasikan dari kas di Bank ke Kas Tunai Setelah SP2D (UP, GU dan TU) terbit, maka di SIMDA otomatis akan dianggap ada uang yang masuk ke rekening Bendahara Pengeluaran (kas di Bank) sebesar SP2D tersebut. Karena itu, apabila akan mengambil tunai untuk dimasukkan ke Brankas atau untuk belanja tunai perlu dicairkan/dimutasikan Kas dari Bank ke Tunai maksimal sebesar SP2D tersebut untuk keperluan SPJ tunai berikutnya. Cara Mutasinya: Data Entry – SKPD – Bendahara – Pengeluaran – Mutasi Kas Tunai Bank
APD2015-BPKP KALSEL
Page 8
Pilih unit organisasi/SKPD-nya, pilih Mutasi Kas di Bank ke Kas Tunai sehingga akan muncul tampilan sebagai berikut:
[2] [3]
[1]
Klik TAMBAH [1], isikan [2]: Nomer Bukti (sesuai petunjuk penomoran, konsisten dan identik tiap SKPD), atau Nomor cek dari bank Tanggal sama dengan tanggal SP2D tsb atau tanggal setelahnya atau sesuai tanggal pengambilan uang dari bank; APD2015-BPKP KALSEL
Page 9
Nomor BKU akan otomatis terisi oleh sistem Nilai yang dapat diambil sebesar/sesuai keperluan dengan mempertimbangkan batas maksimal ketersediaan kas tunai sesuai kebijakan Pemda setempat ; Keterangan secukupnya; Kemudian klik SIMPAN [3]. Contohnya sebagai berikut:
6. Menginput Bukti Pengeluaran guna pembuatan SPJ Data entry-SKPD-Bendahara-Pengeluaran- Bukti Pengeluaran
APD2015-BPKP KALSEL
Page 10
Pilih unit organisasi/SKPD-nya, pilih bukti Bukti UP/ GU sehingga akan muncul tampilan sebagai berikut:
[3] [2]
[4] [1]
Klik TAMBAH [1], isikan [2] dan [3]: Nomer Bukti (sesuai petunjuk penomoran, konsisten dan identik tiap SKPD), Tanggal bukti pengeluaran; Cara Pembayaran (Tunai atau Bank) Rekening (klik tanda hijau) Nilai Keterangan Nama Penerima atas pembayaran belanja tersebut Alamat Penerima Kemudian klik SIMPAN [4]. Isikan potongan jika ada. Berikut contoh pengisian Bukti Pengeluaran pada Rekening Belanja Program 1 ”Pelayanan Administrasi Perkantoran”, Kegiatan 2 “Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air dan Listrik“ :
APD2015-BPKP KALSEL
Page 11
7. Membuat SPJ untuk GU Pertama: Data entry-SKPD-Bendahara-Pengeluaran- SPJ
Pilih unit dan sub unit organisasinya, kemudian pilih Pembuatan SPJ UP/GU.
APD2015-BPKP KALSEL
Page 12
[4]
[2]
[3] [1]
Klik TAMBAH [1] dan isikan data yang ada [2] kemudian SIMPAN [3]. Contoh pengisiannya sebagai berikut:
Double Klik Nomor SPJ [4] yang berwarna biru untuk ke Rincian SPJ sehingga akan muncul tampilan berikut: APD2015-BPKP KALSEL
Page 13
[6]
[5] [7]
Kemudian klik TAMBAH [5], isikan rekening-rekening yang akan di-SPJ-kan [6], rincian rincian SPJ datanya diambil dari bukti pengeluaran yang telah diinputkan, kemudian SIMPAN [7]. Pastikan tanggal pada Rincian SPJ (rekening dan nomer buktinya) sebelum tanggal SPJ. Contoh pengisiannya sebagai berikut:
APD2015-BPKP KALSEL
Page 14
8. Mengesahkan SPJ: Data Entry-SKPD-Tata Usaha-Pengesahan SPJ
Pilih unit dan sub unit organisasinya kemudian pilih Pengesahan SPJ, sehingga akan muncul tampilan berikut:
[1] Double klik pada SPJ yang dimaksud
Tambahan informasi: Klik SPJ untuk melihat SPJ yang belum disahkan. Klik BROWSE untuk melihat SPJ yang sudah disahkan.
Pilih SPJ yang akan disahkan [1], kemudian klik 2X, sehingga akan muncul tampilan berikut:
APD2015-BPKP KALSEL
Page 15
[6]
[3]
[4]
[2] [5]
Klik TAMBAH [2], isikan data yang ada [3] dan [4], kemudian klik SIMPAN [5]. Contoh pengisiannya sebagai berikut:
Klik Rincian Pengesahan SPJ [6] sehingga muncul tampilan sebagai berikut:
APD2015-BPKP KALSEL
Page 16
[8]
[7]
[9]
Pada tiap rekening, klik UBAH [7] dan sesuaikan jumlah yang disetujui [8], kemudian klik SIMPAN [9]. Ingat bahwa hal ini dilakukan PADA TIAP REKENING! 9. Membuat SPP-GU Data entry-SKPD-Bendahara-Pengeluaran-Pembuatan SPP-Pilih GU Data SPP-GU berdasarkan data SPJ sebelumnya, satu SPP-GU satu SPJ. Klik 2X SPJ yang akan dibuatkan SPP-GU-nya, lalu klik TAMBAH dan isikan data-datanya. 10. Memverifikasi SPP-GU: Data entry-SKPD-Tata Usaha-Verifikasi SPP Rincian SPP-GU otomatis akan sesuai dengan data SPJ-nya. Jangan lupa difinalkan statusnya. 11. Membuat SPM-GU: Data entry-SKPD-Tata Usaha-Pembuatan SPM Klik TAMBAH dan isikan data yang ada kemudian klik SIMPAN. Jangan lupa difinalkan status SPM-nya. Selanjutnya Eksporkan (JIKA BELUM ONLINE): a. SPM tersebut ke Komputer server agar Bagian Perbendaharaan bisa membuatkan SP2D-nya. b. Mutasi Kas – Bank yang ada pada point. 5, melalui menu: Data Entry-SKPD-Bendahara-Pengeluaran-Ekspor Data-Mutasi Kas Tunai Bank
APD2015-BPKP KALSEL
Page 17
12. Membuat SP2D-GU (oleh Bag. Perbendaharaan DPPKA) Data Entry-SKPKD-BUD-Pembuatan SP2D Klik TAMBAH dan isikan data yang ada kemudian klik SIMPAN. Selanjutnya Eksporkan SP2D tersebut dari Komputer server ke Komputer/Laptop SKPD (JIKA BELUM ONLINE). 13. Mutasikan dari kas di Bank ke Kas Tunai (seperti langkah nomor 5) 14. Menginput Bukti-Bukti Pengeluaran 15. Membuat SPJ untuk GU Kedua; 16. Dan seterusnya sampai akhir tahun membuat SPP NIHIL, SPM NIHIL, SP2D NIHIL dan sisa UP disetorkan.
B. UNTUK LS GAJI: 1. Membuat SPP-LS Data entry-SKPD-Bendahara-Pengeluaran-Pembuatan SPP Pilih LS dan klik TAMBAH [1], kemudian isikan data-data yang ada [2] dan [3].
[4]
[2]
[3]
[1]
Klik tanda titik tiga (...) di samping Nomor Tagihan sehingga muncul Detail Nomor Tagihan sebagai berikut:
APD2015-BPKP KALSEL
Page 18
[7] [5]
[6]
Isikan Tanggal Tagihan, Jenis Tagihan (Belanja Operasional), dan Uraian [5]. Kemudian klik TUTUP [6]. Klik 2X pada SPP yang dimaksud [7] sehingga masuk ke SPP Rincian seperti tampilan berikut:
[8] [9]
Isikan data pada Rincian SPP [8] (Rekening-rekening dan nilai usulannya masing- masing). Tanda anak panah sebelah kiri digunakan/di-klik jika rekening diambil dari Rekening Belanja. Tanda anak panah sebelah kanan digunakan/di-klik jika rekening diambil dari Rekening Gaji. Isikan Nilai Usulannya. Kemudian SIMPAN [9]. APD2015-BPKP KALSEL
Page 19
2. Memverifikasi SPP-LS: Data entry-SKPD-Tata Usaha-Verifikasi SPP Pilih LS. Pilih dan klik 2X pada SPP yang akan diverifikasi sehingga muncul tampilan SPP Rincian.
[4]
[2] [3] [1]
Lakukan verifikasi untuk tiap rekening yang ada dalam SPP, caranya klik UBAH [1], isi Nilai Setujui [2] dan SIMPAN [3]. INGAT bahwa hal ini dilakukan untuk TIAP REKENING! Setelah diverifikasi, kembali ke tab SPP [4]. Jangan lupa difinalkan statusnya dengan cara klik STATUS [5] kemudian isikan Ke Status Final [6] lalu PROSES [7].
APD2015-BPKP KALSEL
Page 20
[6] [7]
[5]
3. Membuat SPM-LS: Data entry-SKPD-Tata Usaha-Pembuatan SPM Klik SPP yang dimaksud sehingga muncul tampilan SPM.
[7]
[6] [8] [2]
[3]
[4]
[5] [1]
Klik TAMBAH [1], pastikan jenis Tagihannya telah terisi Belanja Operasional [2]. Isikan data [3] dan [4] (nomor SPM, tanggal SPM, verifikator, uraian dan penanda tangan), kemudian klik SIMPAN [5]. APD2015-BPKP KALSEL
Page 21
Kemudian double klik pada SPM yang dimaksud [6] sehingga masuk ke Rincian SPM untuk memastikan nilainya. Isikan juga Potongan SPM [7] dan Informasi SPM [8] jika ada. Jangan lupa difinalkan status SPM-nya [9] [10] [11].
[10]
[11]
[9]
4. Membuat SP2D-LS (oleh Bag. Perbendaharaan DPPKA) Data Entry-SKPKD-BUD-Pembuatan SP2D
C. UNTUK BELANJA OPERASIONAL 1. Menginput Data Kontrak Data entry-SKPD-Tata Usaha-Data Kontrak/SPK
Pilih unit san sub unit organisasinya kemudian klik Data Kontrak. Pilih program dan kegiatannya yg terkait dengan kontrak tersebut. APD2015-BPKP KALSEL
Page 22
[2] [3]
[4]
[1]
Kemudian klik TAMBAH [1], isikan data yang ada [2] [3], kemudian SIMPAN [4]. Apabila ada Adendum, klik 2X di nomor kontrak tersebut, kemudian isikan data Adendumnya. Apabila mau menambah kontrak yang program dan kegiatannya berbeda dengan yang sebelumnya, kembali ke tab Program, kemudian kegiatannya, lalu klik TAMBAH dan isikan data kontraknya. 2. Membuat SPP-LS Data entry-SKPD-Bendahara-Pengeluaran-Pembuatan SPP Pilih LS.
APD2015-BPKP KALSEL
Page 23
[4b] [4a] [6]
[7] [2]
[5] [3]
[1]
[8]
Klik TAMBAH [1] kemudian isikan data-data yang ada [2] [3]. Untuk nama PENERIMA, apabila ada data kontraknya, klik tanda titik tiga (…) yang sebelah kanan [4a] sehingga akan muncul pilihan nama kontrak yang telah dimasukkan sebelumnya, kemudian pilih Nama Penerima yang dimaksud. Jika nama penerima adalah dari penerima di SPP, maka klik tanda tittik tiga (...) di sebelah kiri [4b]. Klik Detil Nomor Tagihan [5], isikan Tanggal Tagihan, Jenis Tagihan (Belanja Operasional), dan Uraian [6]. Kemudian TUTUP [7] dan SIMPAN [8]. Klik 2X pada SPP yang dimaksud sehingga masuk ke Rincian SPP.
APD2015-BPKP KALSEL
Page 24
[9] [10]
Pilih Rekening [9] dari Rekening Belanja (tanda anak panah hijau sebelah kiri). Tanda anak panah sebelah kanan dipilih jika rekening diambil dari Rekening Gaji. Isikan Nilai Usulannya. Kemudian SIMPAN [10]. 3. Memverifikasi SPP-LS: Data entry-SKPD-Tata Usaha-Verifikasi SPP Pilih dan klik 2X SPP yang dimaksud sehingga masuk di Rincian SPP. Lakukan verifikasi untuk tiap rekening yang ada dalam SPP, caranya untuk tiap rekening klik UBAH [1], isikan Nilai Setujui [2], kemudian klik SIMPAN [3]. INGAT bahwa hal ini dilakukan untuk TIAP REKENING!
APD2015-BPKP KALSEL
Page 25
[2] [1]
[3]
Setelah diverifikasi jangan lupa difinalkan statusnya [4] [5] [6] kemudian TUTUP.
[5]
[6]
[4]
4. Membuat SPM-LS: Data entry-SKPD-Tata Usaha-Pembuatan SPM
APD2015-BPKP KALSEL
Page 26
[5] [6]
[3]
[2]
[4] [1]
Klik TAMBAH [1]. Pastikan jenis tagihannya adalah Belanja Operasional. Isikan Nomor SPM, Tanggal SPM, Verifikator, Uraian dan Penandatangan [2] [3]. Isikan juga Potongan SPM dan informasi SPM jika ada. Apabila ada Pajak yang sudah disetorkan langsung pihak ke-3 (tidak ada potongan) maka dimasukkan ke informasi SPM. Jangan lupa difinalkan status SPM-nya [4] [5] [6]. Kemudian TUTUP. 5. Membuat SP2D-LS (oleh Bag. Perbendaharaan DPPKA) Data Entry-SKPKD-BUD-Pembuatan SP2D
D. UNTUK LS BELANJA MODAL (satu kegiatan satu SPP) Dalam satu Nomor SPP, untuk rekening belanja modal tidak dapat digabung dengan rekening belanja selain belanja modal. Ada 3 jenis tagihan Belanja Modal, yaitu: 1. Belanja Modal Non Termin Belanja Modal Non Termin merupakan jenis tagihan yang digunakan untuk pembayaran atas pengadaan tanpa termin atau uang muka (dibayar langsung 100%). 2. Belanja Modal Termin Belanja Modal Termin merupakan jenis tagihan yang digunakan untuk pengadaan yang pembayarannya melalui mekanisme termin, dengan atau tanpa uang muka. 3. Belanja Modal Termin Terakhir Belanja Modal Termin Terakhir merupakan jenis tagihan yang digunakan untuk pembayaran terakhir suatu termin. Penatausahaannya masing-masing sebagai berikut: 1. Belanja Modal Non Termin a. Menginput Data Kontrak Data entry-SKPD-Tata Usaha-Data Kontrak/SPK APD2015-BPKP KALSEL
Page 27
Pilih unit dan sub unit organisasinya kemudian klik Data Kontrak. Pilih program dan kegiatannya yg terkait dengan kontrak tersebut. Sebagai contoh Program 2 “Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur” Kegiatan 5 “Pengadaan Kendaraan Dinas/Operasional”.
[2]
[3]
[4] [1]
Kemudian klik TAMBAH [1], isikan data yang ada [2] [3], kemudian SIMPAN [4]. Apabila ada Adendum, klik 2X di nomor kontrak tersebut, kemudian isikan data Adendumnya. Apabila mau menambah kontrak yang program dan kegiatannya berbeda dengan yang sebelumnya, kembali ke tab Program, kemudian kegiatannya, lalu klik TAMBAH dan isikan data kontraknya.
APD2015-BPKP KALSEL
Page 28
b. Membuat SPP-LS Data entry-SKPD-Bendahara-Pengeluaran-Pembuatan SPP Pilih LS.
[4b] [4a] [6]
[7] [2] [5] [3]
[8] [1]
Klik TAMBAH [1] kemudian isikan data-data yang ada [2] [3]. Untuk nama PENERIMA, apabila ada data kontraknya, klik tanda titik tiga (…) yang sebelah kanan [4a] sehingga akan muncul pilihan nama kontrak yang telah dimasukkan sebelumnya, kemudian pilih Nama Penerima yang dimaksud. Klik Detil Nomor Tagihan [5], isikan data tagihan [6] (Tanggal Tagihan, Jenis Tagihan Belanja Modal Non Termin, Uraian, dan Realisasi Fisik 100%. Kemudian TUTUP [7] dan SIMPAN [8]. Klik 2X pada SPP yang dimaksud sehingga masuk ke Rincian SPP.
APD2015-BPKP KALSEL
Page 29
[9] [10]
Pilih Rekening [9] dari Rekening Belanja (tanda anak panah hijau sebelah kiri). Tanda anak panah sebelah kanan dipilih jika rekening diambil dari Rekening Gaji. Isikan Nilai Usulannya. Kemudian SIMPAN [10]. c. Memverifikasi SPP-LS: Data entry-SKPD-Tata Usaha-Verifikasi SPP
[2] [1]
[3]
Pilih dan klik 2X SPP yang dimaksud sehingga masuk di Rincian SPP. Lakukan verifikasi untuk tiap rekening yang ada dalam SPP, caranya untuk tiap rekening klik UBAH [1], isikan Nilai Setujui [2], kemudian klik SIMPAN [3]. INGAT bahwa hal ini dilakukan untuk TIAP REKENING! APD2015-BPKP KALSEL
Page 30
[5] [6]
[4]
Setelah diverifikasi, klik tab SPP. Finalkan statusnya [4] [5] [6], kemudian TUTUP. d. Membuat SPM-LS: Data entry-SKPD-Tata Usaha-Pembuatan SPM
[5] [6]
[3]
[2]
[4] [1]
Klik TAMBAH [1]. Pastikan jenis tagihannya adalah Belanja Modal Non Termin. Isikan Nomor SPM, Tanggal SPM, Verifikator, Uraian dan Penandatangan [2] [3]. Isikan juga Potongan SPM dan informasi SPM jika ada.
APD2015-BPKP KALSEL
Page 31
Apabila ada Pajak yang disetorkan langsung pihak ke-3 (Bendahara tidak mtidak ada potongan) maka dimasukkan ke informasi SPM. Jangan lupa difinalkan status SPM-nya [4] [5] [6]. Kemudian TUTUP. e. Membuat SP2D-LS (oleh Bag. Perbendaharaan DPPKA): Data Entry-SKPKD-BUD-Pembuatan SP2D 2. Belanja Modal Termin a. Menginput Data Kontrak Data entry-SKPD-Tata Usaha-Data Kontrak/SPK
Pilih unit dan sub unit organisasinya kemudian klik Data Kontrak. Pilih program dan kegiatannya yg terkait dengan kontrak tersebut. Sebagai contoh Program 2 “Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur” Kegiatan 3 “Pembangunan Gedung Kantor”.
APD2015-BPKP KALSEL
Page 32
[2] [3]
[4] [1]
Kemudian klik TAMBAH [1], isikan data yang ada [2] [3], kemudian SIMPAN [4]. Apabila ada Adendum, klik 2X di nomor kontrak tersebut, kemudian isikan data Adendumnya. Apabila mau menambah kontrak yang program dan kegiatannya berbeda dengan yang sebelumnya, kembali ke tab Program, kemudian kegiatannya, lalu klik TAMBAH dan isikan data kontraknya.
APD2015-BPKP KALSEL
Page 33
b. Membuat SPP-LS Data entry-SKPD-Bendahara-Pengeluaran-Pembuatan SPP Pilih LS.
[4b] [4a] [6]
[7] [2] [5] [3]
[8] [1]
Klik TAMBAH [1] kemudian isikan data-data yang ada [2] [3]. Untuk nama PENERIMA, apabila ada data kontraknya, klik tanda titik tiga (…) yang sebelah kanan [4a] sehingga akan muncul pilihan nama kontrak yang telah dimasukkan sebelumnya, kemudian pilih Nama Penerima yang dimaksud. Klik Detil Nomor Tagihan [5], isikan data tagihan [6] (Tanggal Tagihan, Jenis Tagihan Belanja Modal Termin, dan Uraian. Kemudian TUTUP [7] dan SIMPAN [8]. Klik 2X pada SPP yang dimaksud sehingga masuk ke Rincian SPP.
APD2015-BPKP KALSEL
Page 34
[9] [10]
Pilih Rekening [9] dari Rekening Belanja (tanda anak panah hijau sebelah kiri). Tanda anak panah sebelah kanan dipilih jika rekening diambil dari Rekening Gaji. Isikan Nilai Usulannya. Kemudian SIMPAN [10]. c. Memverifikasi SPP-LS: Data entry-SKPD-Tata Usaha-Verifikasi SPP
[2] [1]
[3]
Pilih dan klik 2X SPP yang dimaksud sehingga masuk di Rincian SPP. Lakukan verifikasi untuk tiap rekening yang ada dalam SPP, caranya untuk tiap rekening klik UBAH [1], isikan Nilai Setujui [2], kemudian klik SIMPAN [3]. INGAT bahwa hal ini dilakukan untuk TIAP REKENING! APD2015-BPKP KALSEL
Page 35
[5]
[6]
[4]
Setelah diverifikasi, klik tab SPP. Finalkan statusnya [4] [5] [6], kemudian TUTUP. d. Membuat SPM-LS: Data entry-SKPD-Tata Usaha-Pembuatan SPM
[5] [6]
[3]
[2]
[4] [1]
Klik TAMBAH [1]. Pastikan jenis tagihannya adalah Belanja Modal Termin. Isikan Nomor SPM, Tanggal SPM, Verifikator, Uraian dan Penandatangan [2] [3]. Isikan juga Potongan SPM dan informasi SPM jika ada. Apabila ada Pajak yang disetorkan langsung pihak ke-3 (tidak ada potongan) maka dimasukkan ke informasi SPM. APD2015-BPKP KALSEL
Page 36
Jangan lupa difinalkan status SPM-nya [4] [5] [6]. Kemudian TUTUP. e. Membuat SP2D-LS (oleh Bag. Perbendaharaan DPPKA) Data Entry-SKPKD-BUD-Pembuatan SP2D 3. Belanja Modal Termin Terakhir a. Membuat SPP-LS Data entry-SKPD-Bendahara-Pengeluaran-Pembuatan SPP Pilih LS.
[4b] [4a] [6]
[7] [2] [5]
[3]
[8] [1]
Klik TAMBAH [1] kemudian isikan data-data yang ada [2] [3]. Untuk nama PENERIMA, apabila ada data kontraknya, klik tanda titik tiga (…) yang sebelah kanan [4a] sehingga akan muncul pilihan nama kontrak yang telah dimasukkan sebelumnya, kemudian pilih Nama Penerima yang dimaksud. Klik Detil Nomor Tagihan [5], isikan data tagihan [6] (Tanggal Tagihan, Jenis Tagihan Belanja Modal Termin Terakhir, Uraian, dan Realisasi Fisik 100%. Kemudian TUTUP [7] dan SIMPAN [8]. Klik 2X pada SPP yang dimaksud sehingga masuk ke Rincian SPP.
APD2015-BPKP KALSEL
Page 37
[9] [10]
Pilih Rekening [9] dari Rekening Belanja (tanda anak panah hijau sebelah kiri). Tanda anak panah sebelah kanan dipilih jika rekening diambil dari Rekening Gaji. Isikan Nilai Usulannya. Kemudian SIMPAN [10]. b. Memverifikasi SPP-LS: Data entry-SKPD-Tata Usaha-Verifikasi SPP
[2] [1]
[3]
Pilih dan klik 2X SPP yang dimaksud sehingga masuk di Rincian SPP. Lakukan verifikasi untuk tiap rekening yang ada dalam SPP, caranya untuk tiap rekening klik UBAH [1],
APD2015-BPKP KALSEL
Page 38
isikan Nilai Setujui [2], kemudian klik SIMPAN [3]. INGAT bahwa hal ini dilakukan untuk TIAP REKENING!
[5] [6]
[4]
Setelah diverifikasi, klik tab SPP. Finalkan statusnya [4] [5] [6], kemudian TUTUP. c. Membuat SPM-LS: Data entry-SKPD-Tata Usaha-Pembuatan SPM
[5] [6]
[3]
[2]
[4] [1]
Klik TAMBAH [1]. Pastikan jenis tagihannya adalah Belanja Modal Termin Terakhir. Isikan Nomor SPM, Tanggal SPM, Verifikator, Uraian dan Penandatangan [2] [3]. Isikan juga Potongan SPM dan informasi SPM jika ada. APD2015-BPKP KALSEL
Page 39
Apabila ada Pajak yang disetorkan langsung pihak ke-3 (Bendahara tidak memungut) maka dimasukkan ke informasi SPM. Jangan lupa difinalkan status SPM-nya [4] [5] [6]. Kemudian TUTUP. d. Membuat SP2D-LS (oleh Bag. Perbendaharaan DPPKA) Data Entry-SKPKD-BUD-Pembuatan SP2D
E. UNTUK TAMBAHAN UANG 1. Membuat SPP-TU Data entry-SKPD-Bendahara-Pengeluaran-Pembuatan SPP 2. Memverifikasi SPP-TU Data entry-SKPD-Tata Usaha-Verifikasi SPP Verifikasi dilakukan untuk tiap rekening yang ada dalam SPP, caranya di Rincian SPP, untuk tiap rekening klik UBAH, isikan Nilai Setujui, dan SIMPAN. Ingat bahwa hal ini dilakukan untuk TIAP REKENING! Setelah diverifikasi jangan lupa difinalkan statusnya. 3. Membuat SPM-TU Data entry-SKPD-Tata Usaha-Pembuatan SPM Isikan juga Potongan SPM jika ada, dan informasi SPM. Jangan lupa difinalkan status SPM-nya. 4. Membuat SP2D-TU (oleh Bag. Perbendaharaan DPPKA) Data Entry-SKPKD-BUD-Pembuatan SP2D 5. Mutasikan dari kas di Bank ke Kas Tunai Setelah SP2D terbit, maka akan dianggap ada uang yang masuk ke rekening Bendahara Pengeluaran sebesar SP2D tersebut. Karena itu, perlu dicairkan/dimutasikan Kas dari Bank ke Tunai maksimal sebesar SP2D tersebut untuk keperluan SPJ berikutnya. Cara Mutasinya: Data Entry – SKPD – Bendahara – Pengeluaran – Mutasi Kas Tunai Bank Pilih unit organisasi/SKPD-nya, Pilih Mutasi di Bank ke Kas Tunai, klik TAMBAH Isikan Nomer Bukti (sesuai petunjuk penomoran, konsisten dan identik tiap SKPD), isikan tanggal sama dengan tanggal SP2D tsb atau tanggal setelahnya; Isikan nilai maksimal sebesar SP2D tersebut; Isikan keterangan secukupnya; Klik SIMPAN. 6. Menginput Bukti-Bukti Pengeluaran Data entry-SKPD-Bendahara-Pengeluaran- Bukti Pengeluaran Pilih unit organisasi/SKPD-nya, pilih bukti Bukti TU. Klik TAMBAH, isikan data-datanya, kemudian klik SIMPAN. Isikan potongan jika ada. 7. Membuat SPJ-TU Data entry-SKPD-Bendahara-Pengeluaran- SPJ Isikan Rincian SPJ. Jangan lupa untuk memasukkan sisa TU yang sudah disetorkan. 8. Mengesahkan SPJ-TU Data Entry-SKPD-Tata Usaha-Pengesahan SPJ APD2015-BPKP KALSEL
Page 40
Pada Rincian SPJ, pada tiap rekening klik UBAH dan sesuaikan jumlah yang disetujui kemudian klik SIMPAN. Ingat bahwa hal ini dilakukan pada TIAP REKENING! 9. Membuat SPP-NIHIL Data entry-SKPD-Bendahara-Pengeluaran-Pembuatan SPP 10. Memverifikasi SPP-NIHIL Data entry-SKPD-Tata Usaha-Verifikasi SPP Setelah diverifikasi jangan lupa difinalkan statusnya. 11. Membuat SPM-NIHIL Data entry-SKPD-Tata Usaha-Pembuatan SPM Jangan lupa difinalkan status SPM-nya 12. Membuat SP2D-NIHIL (oleh Bag. Perbendaharaan DPPKA Data Entry-SKPKD-BUD-Pembuatan SP2D
F. PAJAK Pajak yang disetorkan oleh Bendahara Pengeluaran SKPD adalah pajak yang dipungut langsung oleh Bendahara Pengeluaran SKPD atas pengeluaran dengan mekanisme UP/GU dan TU, bukan LS. Sedangkan pajak yang disetorkan langsung oleh pihak ketiga ke Kas Negara/Kas Daerah maka akan dimasukkan ke “INFORMASI SPM”. Pajak yang dipotong langsung oleh BUD (Potongan Pajak di SP2D LS) tidak perlu di-input melalui menu Pajak, tetapi diinput melalui Potongan SPM. Berikut langkah-langkah untuk meng-input pajak yang dipungut langsung oleh Bendahara Pengeluran SKPD:
APD2015-BPKP KALSEL
Page 41
1. Penyetoran Pajak Pada saat Bendahara Pengeluaran SKPD menyetorkan pajak, maka harus diinput melalui: Data Entry-SKPD-Bendahara-Pengeluaran-Pajak
Klik TAMBAH, kemudian isikan: a. Program dan Kegiatan dengan meng-klik tanda panah hijau. b. Isikan Nomor Bukti sesuai dengan petunjuk penomoran pada halaman 1 panduan ini; c. Masukkan Tanggal Bukti sesuai tanggal kejadiannya; d. Nomer BKU akan otomatis, abaikan saja; e.
Masukkan Nama Penyetor pajak tsb, misal nama Bendahara atau Pembantu Bendahara;
f.
Isikan NTPN (Nomor Transaksi Penerimaan Negara) 16 digit sesuai yang tertera di validasi Bank;
g.
Isikan Keterangan secukupnya mengenai pajak yang akan di-input;
APD2015-BPKP KALSEL
Page 42
h. Klik SIMPAN; Kemudian Klik 2X pada nomor pajak tersebut, sehingga masuk pada isian Rincian Pajak;
Klik TAMBAH, klik tanda panah hijau untuk mencari rekening pajak yang dimaksud. Isikan nilainya, pilih tunai atau bank, kemudian SIMPAN. 2. Eksport Import Data Pajak Apabila SKPD belum online dengan SERVER, maka Pajak yang di-input-kan harus diekspor ke SERVER secara periodi tertentu (harian, mingguan dan maksimal bulanan). Langkahnya hampir sama seperti ekspor impor data yang lainnya.
G. MENGUBAH/MENGHAPUS DOKUMEN YANG SUDAH DIFINALKAN 1. Apabila sudah di SP2D-kan Langkah-langkahnya: a.
Hapus SP2D-nya
b. Ubah status SPM dari FINAL ke DRAFT Caranya: Tool-Perubahan status-Anggaran-SPM Di pojok kanan atas, pilih status FINAL, maka akan muncul SPM yang sudah FINAL, kemudian klik SPM yang dimaksud, terus di pojok kiri bawah pilih “ke status DRAFT” kemudian klik UBAH. c.
Menghapus SPM Setelah SPM diubah menjadi DRAFT, kemudian SPM tersebut dihapus melalui: Data entry-SKPD-Tata Usaha-Pembuatan SPM Klik BROWSE, kemudian akan muncul SPP yang sudah di SPM-kan, klik SPP yang akan dihapus SPM-nya. Hapus SPM yang dimaksud.
APD2015-BPKP KALSEL
Page 43
d. Ubah status SPP dari FINAL ke DRAFT Caranya: Tool-Perubahan Status-Anggaran-SPP Di pojok kanan atas, pilih status FINAL, maka akan muncul SPM yang sudah FINAL, kemudian klik SPM yang dimaksud, terus di pojok kiri bawah pilih “ke status DRAFT” kemudian klik UBAH. e.
Menghapus SPP Setelah SPP diubah menjadi DRAFT, kemudian SPP tersebut dihapus melalui: Data entry-SKPD-Bendahara-Pengeluaran-Pembuatan SPP Pilih SPP yang akan dihapus, kemudian klik HAPUS
f.
Untuk GU, maka hapus Pengesahan SPJ-nya Data entry – SKPD – Tata Usaha – Pengesahan SPJ Pilih SPJ yg terkait dengan Pengesahan SPJ dimaksud, klik 2x pada SPJ tersebut, kemudian akan muncul halaman entry pengesahan SPJ, klik HAPUS.
g.
Menghapus/mengubah SPJ
2. Apabila belum di-SP2D-kan, tetapi sudah di-SPM-kan dan SPM sudah FINAL, maka caranya dimulai dari langkah 2. 3. Apabila belum di-SP2D-kan, tetapi sudah di-SPM-kan dan SPM masih DRAFT, maka caranya dimulai dari langkah 3. 4. Apabila belum dibuat SPM-nya dan SPP sudah FINAL, maka caranya dimulai dari langkah 4. 5. Apabila belum dibuat SPM-nya dan SPP masih DRAFT, maka caranya dimulai dari langkah 5.
APD2015-BPKP KALSEL
Page 44
PANJAR Siklus Panjar: Pemberian Panjar
Bukti Panjar
Bukti Pengeluaran
Pengembalian Panjar SPP GU
Pengesahan SPJ GU
SPJ GU
Verifikasi SPP GU
SPM GU
SP2D GU
Contoh kasus: Pada tanggal 1 Februari 2015 terbit SP2D UP Dinas Kesehatan senilai Rp100.000.000,00. Kemudian digunakan untuk belanja sehingga dilakukan penggantian UP. Tanggal 2 Agustus 2015 terdapat SP2D GU. Kemudian pada tanggal 2 Agustus 2015 itu juga Bendahara Pengeluaran melakukan mutasi Kas dari Bank ke Tunai senilai Rp 10.000.000,00 sehingga Saldo Bank senilai Rp90.000.000,00 dan saldo tunai senilai Rp 10.000.000,00. Pada tanggal 18 Agustus 2015, Bendahara Pengeluaran memberikan panjar untuk program “1.Pelayanan Administrasi Perkantoran” kegiatan “10. Penyediaan Alat Tulis” kepada PPTK Akur Setiawan senilai Rp 6.000.000,00 tunai. Akur Setiawan kemudian membelanjakan uang panjar tersebut pada tanggal 21 Agustus untuk Belanja Alat Tulis Kantor dengan kode rekening 5.2.2.1.1 senilai Rp 5.500.000,00. Dengan demikian terdapat Sisa Panjar senilai Rp500.000,00. Pada tanggal 24 Agustus 2015 Akur Setiawan mengembalikan sisa panjar kepada Bendahara Pengeluaran secara tunai. Pada tanggal 25 Agustus 2015 Akur Setiawan meng-SPJ-kan panjar yang telah diterima. Bendahara Pengeluaran akan membuat SPJ GU yang keenam tanggal 25 Agustus 2015. Berikut langkah-langkah pembuatan Panjar: 1.
Tanggal 16 Agustus 2015 pemberian Panjar Data Entry-SKPD-Bendahara-Pengeluaran-Panjar&SPJ Panjar
APD2015-BPKP KALSEL
Page 45
Kemudian pilih Unit dan Sub Unit Organisasinya sehingga akan muncul tampilan sbb:
Pilih pemberian panjar, kemudian pilih program dan kegiatannya, kemudian klik TAMBAH dan isikan data panjarnya, kemudian SIMPAN.
APD2015-BPKP KALSEL
Page 46
2.
Tanggal 24 Agustus 2015, Pengembalian Sisa Panjar Data Entry-SKPD-Bendahara-Pengeluaran-Panjar&SPJ Panjar Kemudian pilih Unit dan Sub Unit Organisasinya sehingga akan muncul tampilan sbb:
Pilih Pengembalian Panjar. Pilih program dan kegiatannya, kemudian klik TAMBAH dan isikan data pengembalian panjarnya lalu SIMPAN.
APD2015-BPKP KALSEL
Page 47
3.
Tanggal 25 Agustus 2015, peng-SPJ-an Panjar Data Entry-SKPD-Bendahara-Pengeluaran-Panjar&SPJ Panjar Kemudian pilih Unit dan Sub Unit Organisasinya sehingga akan muncul tampilan sbb:
Pilih Bukti Panjar, kemudian pilih program dan kegiatannya. Klik TAMBAH dan isikan data SPJ Panjarnya, kemudian SIMPAN. Klik 2X pada SPJ Panjar untuk masuk ke Rincian SPJ Panjar.
APD2015-BPKP KALSEL
Page 48
Klik 2X untuk masuk ke Rincian SPJ Panjar
Pilih Rekening dengan meng-klik tanda anak panah hijau. Isikan data nilai SPJ Panjar, Nomor Bukti dan Tanggal Bukti. Kemudian SIMPAN.
APD2015-BPKP KALSEL
Page 49
4.
Agar data SPJ Panjar masuk ke BKU, maka data panjar harus dimasukkan ke SPJ GU. Untuk itu, atas pengeluaran yang dilakukan Akur Setiawan pada tanggal 21 Agustus 2015 harus diinput Bukti Pengeluarannya (dari Bukti/ Data Panjar). Caranya:
Data Entry-SKPD-Bendahara-Pengeluaran-Bukti Pengeluaran. Pilih Unit Organisasinya kemudian pilih Bukti UP/GU.
[2]
[1]
Klik TAMBAH [1] kemudian klik tanda panah hijau [2] sehingga muncul tampilan sebagai berikut:
APD2015-BPKP KALSEL
Page 50
Pilih rekeningnya dari Data Panjar. Dengan cara ini maka Nomor Bukti, Tanggal Bukti, dan Nilai akan muncul secara otomatis. Isikan Nama Penerima, Alamat, dan Keterangan secukupnya. Kemudian SIMPAN.
Isikan Potongan Bukti Pengeluaran jika ada dan SIMPAN. APD2015-BPKP KALSEL
Page 51
5.
Agar data SPJ Panjar masuk ke BKU, maka data panjar harus dimasukkan ke SPJ GU, caranya: Data Entry-SKPD-Bendahara-Pengeluaran-SPJ.
Kemudian pilih unit dan sub unit organisasinya, pilih Pembuatan SPJ UP/GU, klik TAMBAH kemudian isikan data SPJ GU Ke-x (sesuai urutan nomor SPJ yang ada):
APD2015-BPKP KALSEL
Page 52
Klik 2X pada SPJ yang dimaksud untuk masuk ke Rincian SPJ, kemudian klik TAMBAH. Pilih Rekening dan isikan data Rincian SPJ-nya, lalu SIMPAN.
Setelah pembuatan SPJ GU tersebut, dilanjutkan dengan pengesahan SPJ GU, kemudian pembuatan SPP GU, Verifikasi SPP GU, pembuatan SPM, dan pembuatan SP2D dengan langkah-langkah sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya. APD2015-BPKP KALSEL
Page 53
SEMOGA BERMANFAAT dan TERIMA KASIH
APD2015-BPKP KALSEL
Page 54
