Observación experimental:
Es conocida la discusión de si en lo social es posible la experimentación o sólo la observación. La primera se distingue de la segunda en que requiere tener control sobre los elementos del problema, de manera que se les pueda manejar a voluntad, para recoger sistemáticamente sistemáticamente las observaciones correspondientes. Los problemas del costo de una experimentación experimentación de esta naturaleza, las dificultades para variar todos los factores del problema y, sobre todo, las dificultades que puede presentar un grupo humano para presentarse a los cambios requeridos, son argumentos que se imponen a la facilidad de esta observación Puede decirse que al menos, el establecimiento establecimiento temporal de un nuevo sistema "ad experimentum" puede considerarse como una fuente de datos muy valiosa dentro de la observación. Además, tiene la ventaja de que se pueden vencer resistencias(por ejemplo de los sindicatos) para la implantación de un nuevo método, ya que no se impone este definitivamente sino que se deja la posibilidad de corregirlo y aun de suprimirlo. Por otra parte, muchas veces pueden aparecer datos insospechados, se puede corregir lo no previsto, etc. Observación a través de registros:
Todo registro sistemáticamente llevado, sea contable, estadístico o de otra naturaleza, naturaleza, es un medio de control. Sin embargo, ya se ha señalado cómo el control sirve a su vez para nuevas previsiones; por lo mismo, este tipo de observación se clasifica según se trate de: a. Registros contables. b. Registros estadísticos. c. Registros administrativos. administrativos. La observación que se realiza a través de sistemas de esta naturaleza es una de las más valiosas, siempre que se tengan cuidado de distinguir la mera operación del sistema respectivo de la función de previsión. Esto significa que los técnicos en contabilidad, contabilidad, estadística, etc., en cuanto tales, no son los indicados para interpretar los resultados; valorar esos datos y utilizarlos utilizarlos como medios de previsión corresponde al administrador. Encuesta
Si la observación consiste en obtener datos por la directa e inmediata aplicación de los sentidos a los fenómenos que influirán en la administración, por la encuesta se obtienen dichos datos de lo que afirman otras personas. Nos referimos aquí tan sólo a dos instrumentos de los más usados para obtener los datos que nos interesan en la función administrativa: el cuestionario y la entrevista. La encuesta por cuestionario:
Suele comprender los siguientes pasos: a. Determinación de su universo o ámbito: Consiste en determinar exactamente qué es lo que se investigará. b. Muestreo: La encuesta moderna se funda ordinariamente en la base de que si se
escoge una muestra representativa del todo, en una proporción adecuada, tendrá las características de ese todo y el resultado será el mismo valor que si se hubiera hecho una investigación total del universo. A esto se le llama muestreo. Existen varios procedimientos para escoger la muestra: a. Al azar: Además de establecer estadísticamente el tamaño que debe representar la muestra, en relación con el universo que habrá de investigarse, se escogen por suerte las personas, empresas, etc., que habrán de ser objeto de la encuesta, en la seguridad de que si el número de ellas es grande, habrán de quedar bien representadas las diversas opiniones, capitales, edades, lugares, etc. b. Intencionadas: Se adopta un criterio, que puede ir desde el plenamente selectivo que escoge, varias empresas pequeñas, varias medianas y otras grandes, o bien personas de dos tendencias opuestas y otras de opiniones intermedias, hasta el muestreo estratificado vertical, por ramas industriales, o por departamentos de una empresa, o el horizontal, como tomar opiniones de cada nivel jerárquico, o de cada año de una carrera, etc., o bien la combinación de estos dos criterios. c. Formulación del cuestionario: un cuestionario podría definirse como un mecanismo para obtener respuestas a ciertas preguntas por medio del uso de una forma escrita que el interrogado llena o redacta por si mismo. Las reglas para formular el cuestionario son: Naturaleza de las preguntas: Éstas pueden ser cerradas o abiertas, según permitan una contestación única o categórica, o respuestas variables que incluyan en sí explicaciones y modalidades adicionales. Evidentemente, existe toda una gama, que va desde la simple lista verificable hasta la solicitud general de informes que el interrogado puede contestar libremente.
Unidad: Debe determinarse previamente si el cuestionario se refiere a un solo problema o a varios. Si los problemas que abarca son muy diversos, convendrá mejor hacer varios cuestionarios, o por lo menos dividirlo muy claramente en secciones diferentes.
Secuencia: Como resultado de la unidad que se ha analizado, y al mismo tiempo como una ayuda para conseguirla, se impone una secuencia adecuada. Las preguntas deben tener un encadenamiento lógico, en forma tal que cada una lleve de manera natural a la siguiente.
Claridad: En cuanto al aspecto gráfico, exige que se dejen espacios amplios y fáciles de llenar, que las letras explicativas que sirven como guía para el llenado sean claras, pero a la vez más pequeñas que el tamaño ordinario de la letra con que se conteste.
Facilidad: No deben hacerse preguntas embarazosas, o sea aquellas que colocan en una posición difícil a quien deben contestarlas.
Recolección de datos: Para que el cuestionario sea contestado deben tenerse en cuenta también ciertas reglas: Ante todo, deben explicarse los objetivos que la encuesta busca, y garantizar, en una u otra forma, la discreción prometida respecto de los datos que se proporcionarán.
Debe ofrecerse algo de interés para quien se va a tomar la molestia de contestar. Lo más efectivo suele ser el anuncio de que los resultados de la encuesta le serán comunicados, no conviene ofrecer regalos o recompensas, ya que esto puede sesgar las respuestas.
La solicitud de contestación debe dirigirse a la persona que tenga autorización suficiente para poder contestar el cuestionario.
Debe facilitarse la devolución, remitiendo el sobre ya rotulado y, de ser posible, timbrado, inclusive puede ofrecerse pasar a recogerlo, si no se trata de cuestionario contestado en forma anónima.
e. Tabulación de datos: Dejando para la estadística los principales problemas de este paso, se harán notar aquí sólo dos cosas: 1) La necesidad de organizar el medio de tabulación desde el momento en que se formula el cuestionario, pues pueden cambiarse muchas cosas en éste en razón de su mejor tabulación; 2) La conveniencia de usar números índices, que dan mejor idea a los resultados, y de preferencia usar representaciones gráficas. f. Interpretación de los resultados: Sólo se destacará la necesidad de tener gran cautela, pues no hay error más peligroso que el que resulta de una mala interpretación de resultados numéricos, ya que se piensa que éstos son totalmente objetivos. La entrevista Su importancia y fines
Constituye probablemente uno de los instrumentos más sencillos, pero a al vez más valiosos, usados por el administrador técnico. Su importancia, validez y frutos, dependen de la habilidad de quien la emplea. No obstante, es satisfactorio comprobar que es una de las técnicas que, además de su menor costo, es más fácil de usar, bastando sólo la experiencia y cierto autoanálisis. La entrevista puede usarse para muy diversos fines: Para admisión de personal. Para examinar las razones que ocasionan la salida del mismo. Para obtener información de los trabajadores sobre determinados problemas. Para tratar de ajustar su conducta cuando ésta no es tan satisfactoria como se desea. Para investigar causas generales de descontento. Para obtener informes de personas extrañas a la empresa acerca de muy diversos tópicos. Para conseguir colaboración por parte de los trabajadores, etc.
La entrevista puede llevarse a cabo con prospectos, obreros, empleado, jefes, etc. Siendo una de las finalidades de la entrevista, entre otras muchas, investigar los factores que interesan, además de asentarse aquí su reglas generales se hará referencia sólo a este tipo de entrevistas. Concepto y elementos:
La entrevista es una conversación o comunicación oral y personal entre dos individuos con un propósito definido, que en el presente es el de investigar algún aspecto, conducida bajo un sistema apropiado. La entrevista requiere dos personas en actitud en cierto modo distinta: el entrevistador, que es la persona que desea obtener los datos, y el entrevistado, que es de quien se desean obtener. Cuando se realiza con muchas personas no es aplicable la técnica de la entrevista en su integridad. La entrevista supone un propósito dado: no se hace por el mero gusto de conversar, implica una intensa observación, no sólo de las palabras sino de la actitud, gestos, ademanes, etc., del entrevistado, para obtener el mayor número posible de elementos, aunque éstos deban ser investigados a fondo y evaluados posteriormente. Los fines de la entrevista, aunque tan variados como los que se han señalado, pueden reducirse básicamente a tres:
Obtener información. Proporcionar información. Influir sobre ciertos aspectos de la conducta del entrevistado.
La entrevista sirve también para preguntar antecedentes personales, que, de investigarlos por escrito, dificultarían la contestación o podrían causar cierta molestia o desconcierto. Entrevista espontánea y dirigida.
Aunque en toda entrevista, según la definición dada, se supone cierta dirección por parte del entrevistador, se desarrollará tanto mejor cuanto menos pueda apreciarse tal dirección, porque facilitará el "rapport", o sea el lazo de confianza que debe establecerse entre entrevistador y entrevistado. La técnica de la entrevista se desarrolla en tres puntos principales: A. Cómo se prepara. B. Cómo se desarrolla. C. Cómo se resumen los resultados.