Mengelola Data dan Informasi di Tempat Kerja A. Data 1. Peng Penger erti tian an Data Data
Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berujut suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep. Pengertian data menurut The Liang Gie adalah hal, peristiwa, atau kenyataan lainnya apapun apapun yang yang mengan mengandun dung g suatu suatu penget pengetahu ahuan an untuk untuk dijadi dijadikan kan dasar dasar guna guna penyu penyusun sunan an keterangan, pembuatan kesimpulan,atau penetapan keputusan. Dr. S.P. siagian menjelaskan arti data dan informasi. eliau menyatakan bahwa! "ada perbedaan konsepsional yang #ukup prinsipil antara data dan informasi. $elaslah kiranya bahwa data merupakan sumber informasi dan merupakan bahan informasi. 2.
Klasifikasi Data
a. %lasifikasi data berdasrkan sumbernya %lasifikasi data berdasarkan sumbernya dikelompokkan menjadi dua,antara lain& '. Data intern, intern, yaitu data yg yg dibutuhkan dibutuhkan oleh suatu suatu organisasi organisasi sebagai sebagai landasan pengamb pengambilan ilan keputusan yang di peroleh dari #atatan-#atatan organisasi itu sendiri. (. Data )kstern, yaitu data yang diperoleh diperoleh dari sumber-sumber sumber-sumber di luar organisasi. organisasi. b. %lasifikasi Data erdasarkan Pengolahannya '. Data Primer (. Data Sekunder #.
%lasifikasi Data erdasarkan Sifat
'. Data %uantitatif (. Data %ualitatif d. %lasifikasi Data erdasarkan $enisnya '. Data *itung (. Data +kur . Pengolahan Data.
a. b.
Lembaga Lingkungan kerja
#.
edia massa.
d.
nstansi pemerintah
e.
asyarakat
pendidikan.
/. Sumber – sumber Data Pengolahan data ada 0 ma#am yaitu! a. 1eading b. 2riting #. 1e#ording or printing d. Sorting e. Transmitting f. 3al#ulating g. 3omparing h. Storing 5. Macam – macam type ata Type data integer4oridinal Type data boolean • •
•
Type data flowating point4real
•
Type data enumerated
•
Type data string 5 #arakter
!. "kstensi ari ata#file softcopy a6 ds Graphi# 7D studio6 b6 f8 )fek 7#orel #hart6 #6 gr data file 7window 9ideo grabber6 d6 /sw /dos Swap file e6 : Library 7+;<6 f6 :#t :#tor Sour#e #ode file
8. Teknik Pengumpulan Data 1. Wawancara Wawancara ialah proses interaksi atau komunikasi secara langsung antara pewawancara dan responden. Pengumpulan data dengan tehnik wawancara dapat digunakan untuk memperoleh data yang bersifat fakta, misalnya umur, pekerjaan, jumlah anak, tingkat pendidikan dan riwayat
kesehatan. Wawancara juga dapat digunakan untuk menilai sikap, pendapat, pengalaman, dan sebagainya. Keuntungan a. Memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka b. Pewawancara dapat mengembangkan pertanyaan c. Pewawancara dapat melihat kebenaran jawaban melalui gerak-gerik dan raut wajah yang diwawancarai Kerugian a. Membutuhkan waktu yang lama b. ergantung dari kepapandaian si pewawancara c. !apat mengganggu orang yang diwawancarai
2. Kuesioner Kuesioner adalah daftar pertanyaan tertulis yang ditujukan kepada responden. "awaban responden atas semua pertanyaan dalam kuesioner kemudian dicatat#direkam. Kuesioner merupakan metode pengumpulan data yang efisien bila peneliti mengetahui secara pasti data#informasi apa yang dibutuhkan dan bagaimana variabel yang menyatakan informasi yang dibutuhkan tersebut diukur. Keuntungan a. !aftar pertanyaan baik untuk sumber data yang banyak b. $esponden tidak merasa terganggu c. !aftar pertanyaan relatif lebih efisien untuk sumber data yang banyak d. Karena daftar pertanyaan biasanya tidak mencantumkan identitas responden, maka hasilnya dapat lebih obyektif. Kerugian a. !aftar pertanyaan tidak menggaransi responden untuk menjawab pertanyaan. b. !aftar pertanyaan cenderung tidak fleksibel c. Pengumpulan sampel tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dengan daftar pertanyaan. d. !aftar pertanyaan yang lengkap sulit untuk dibuat %bservasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan. Melalui observasi penganalisis dapat memperoleh pandanganpandangan mengenai apa yang sebenarnya dilakukan, melihat langsung keterkaitan diantara para pembuat keputusan di dalam organisasi, memahami pengaruh latar belakang fisik terhadap para pembuat keputusan, menafsirkan pesan-pesan yang dikirim oleh pembuat keputusan lewat tata letak kantor, serta memahami pengaruh para pembuat keputusan terhadap pembuat keputusan lainnya &'evilla, ())*+.
3. Observasi Keuntungan
a. enderung mempunyai keandalan yang tinggi b. nalis sistem dapat melihat langsung apa yang sedang dikerjakan c. nalis sistem dapat menggambarkan tata letak fisik dari kegiatan kegiatan d. nalis sistem dapat mengukur tingkat dari suatu pekerjaan Kerugian a. iasanya orang yang diamati merasa terganggu. b. pekerjaan yang diobservasi mungkin tidak dapat mewakili suatu tingkat kesulitan. c. !apat mengganggu kerja yang dilakukan.
1ead more! http!44apke8#ellent.blogspot.#om4(='(4=>4mengola-data-dan-informasiditempat.html?i8@@(jAm1k(j
$. %nformasi
1. Pengertian %nformasi
nformasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. nformasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data. nformasi adalah data yang diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. 2. Proses Penanganan %nformasi &. 'u(uan Penistribusian %nformasi ). *enis+*enis Penistribusian %nformasi
a. Distribusi nformasi Se#ara Tertulis b. Distribusi nformasi Se#ara Lisan 5. Macam+Macam Penya(ian %nformasi
a. Meia Distribusi %nformasi secara tertulis emo ajalah atau +L)T; Laporan tahunan +raian tugas uku pedoman
b. Meia Distribusi %nformasi secara ,isan Telepon 1apat atau pertemuan 1adio dan tele9ise
-. Metoe Pengumpulan Data
'. Definisi etode Pengumpulan Data a. Teknik atau #ara yang digunakan untuk mengumpulkan data. a#am-a#am etode Pengumpulan Data Pengumpulan Data dengan etode Tes •
Definisi Tes
•
$enis Tes
Pengumpulan Data dengan etode :ngkel •
Definisi %uesioner
•
$enis %uesioner
•
%euntungan kegunaan %uesioner
Pengumpulan Data dengan etode 2awan#ara •
Definisi 2awan#ara
•
$enis 2awan#ara
•
%elebihan metode wawan#ara
Pengumpulan Data dengan etode Bbser9asi •
Definisi Bbser9asi
•
3ara elakukan Bbser9asi
•
%elemahan Bbser9asi
•
%ebaikan Bbser9asi
•
%egiatan yang harus dilakukan ketika obser9asi
•
%egiatan yang tidak boleh dilakukan ketika obser9asi.
Pengumpulan Data dengan enggunakan etode Dokumentasi •
Definisi Dokumentasi
•
etode Dokumentasi
D. Mengolah Data Men(ai %nformasi
'. 1e#ording (. %lasifikasi . Sorting /. 3al#ulating A. Penyusunan laporan C. Penyimpanan . Pen#arian 0. %omunikasi
". Konsumen %nformasi
%onsumen informasi adalah setiap orang yang menerima informasi, yang digunakan untuk menambah pengetahuan, membuat keputusan dsb bagi penerima informasi tersebut.
. Pengertian Kantor Se#ara etimologis kantor berasal dari elanda! "kantoor E, yang maknanya! ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa nggris "officeE memiliki makna yaitu! tempat memberikan pelayanan 7ser9i#e6, posisi, atau ruang tempat kerja. Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi (, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis. %antor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pen#atatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian4 pendistribusian data4informasi. :tau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti 1uang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pen#atatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian4pendistribusian data4informasi. $adi dalam garis besar kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya.
/. *enis (enis yang ikelola kantor • • • • • • • • •
•
• • • • • • •
enurut Leffing Well & Robinson ! menerima pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya membuat rekening surat menyurat menyimpan warkat menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai mengurus dan membagi serta mengirim surat memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat ma#am-ma#am pekerjaan seperti menelpon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, megnhapuskan pekerjaa n yang tidak perlu. membuat warkat, men#atat data yang diinginkan Menurut G.R. Terry : mengetik menghitung memeriksa menyimpan warkat menelpon menggandakan mengirim surat
0. Aktiitas Pegaai Kantor :kti9itas pegawai kantor menurut Prajudi :tmosudirodjo digolongkan menjadi / ma#am yaitu !
'. Segala ma#am pekerjaan yang bersifat komunikasi Terdiri dari ! rapat briefing, musyawarah, pertemuan, wawan#ar a, konfrensi, korespondensi. (. Segala ma#am pekerjaan yang bersifat registrasi Terdiri dari ! agenda surat, filing, re#ording, dokumentasi, perpustakaan, film mikro, perekaman tape. . Segala ma#am pekerjaan komputasi Terdiri atas ! analisis data, data pro#essing, penyusunan table, daftar, ikhtisar, grafik, statistik, penyusunan laporan. /. Segala ma#am pekerjaan yang bersifat informasi Terdiri dari ! pengumpulan data, pemberian peringatan, sur9ey, riset, inspeksi, pemberian keterangan.
%. Syarat – syarat Pegaai Kantor Pegawai kantor adalah pegawai yang bekerja di kalangan kantor, baik instansi pemerintah maupun suatu dan berusaha memberikan jasanya untuk men#apai tujuan yang akan di#apai oleh kantor masing-masing sesuai dengan bidang kegiatannya. Sedangkan persyaratan yang dituntut oleh dunia usaha dan industri tidak sama, se#ara umum setiap pegawai harus memenuhi syarat-syarat ! '. Syarat pengetahuan yang mendasari sesuatu profesi (. Syarat ketrampilan untuk dapat melakukan sesuatu dengan #ermat dan berhasil. . Syarat kepribadian, keseluruhan sifat yang merupakan watak seseorang, yang dapat dikenali dari ! F sikap badan ketika duduk, berjalan dan berbi#ara F sifat bersih dan rapi F sifat luwes dan berbusana serasi F sifat yang bertalian dengan kesehatan diri F kemampuan dan ketrampilan F sifat kerohanian
*. Penyusunan ,aporan Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan se#ara tertulis atau lisan mengenai sesuatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya. Laporan inilah yang se#ara resmi dijadikan sebagai sumber informasi, alat pertanggungjawaban, dan alat pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi. Sebelum laporan disajikan se#ara lisan, laporan terlebih dahulu disusun dalam bentuk tertulis se#ara sistematis sehingga mudah dipahami. Dari segi bentuk tertulis, laporan terbagi menjadi seperti berikut.
'. Laporan berbentuk formulir atau matriks, yaitu laporan yang tinggal mengisi pada blangko yang disediakan. (. Laporan berbentuk memorandum atau nota, yaitu laporan yang diuraikan se#ara singkat. Laporan ini dibuat dalam rangka proses hubungan kerja antara atasan dan bawahan atau antar-unsur-unsur dalam suatu instansi. . Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang diuraikan lebih panjang dari memorandum sebagaimana uraian dalam bentuk surat biasa. $enis laporan ini dapat dipergunakan untuk berma#am-ma#am topik. /. Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan yang panjang, biasanya disusun seperti makalah. ateri laporan dibagi menjadi beberapa topik dan subtopik. A. Laporan berbentuk buku, yaitu laporan yang disusun dala m bentuk buku.
:gar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, dalam proses penyusunan laporan, selain harus memperhatikan berbagai prinsip dan syarat dalam penyusunan laporan, juga harus memperhatikan tata #aranya. Pada intinya, tata #ara penyusunan laporan dimulai dari tahap persiapan yang men#akup penentuan kerangka permasalahan, tujuan penulisan laporan, dan proses pengumpulan data, kemudian membuat kerangka laporan , dan diakhiri dengan tahap penulisan laporan itu sendiri. '.Tahap Persiapan Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti hal apa yang akan dilaporkan engapa hal itu harus dilaporkan %apan laporan akan disampaiakan Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan ini, maka akan dapat dirumuskan se#ara jelas latar belakang dan masalah laporan, tujuan laporan, target waktu laporan, data yang rele9anuntuk disajikan, dan sumber-sumber data. (. Pengumpulan dan Penyajian Data Setelah itu, langkah berikutnya adalah meren#anakan pengumpulan dan penyajian data. Dalam proses pengumpulan harus selalu menga#u pada permasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan. Data yang diperoleh dari berbagai sumber, baik sumber primer maupun sumber sekunder. Setelah dikumpulkan, kemudian data itu dikelompokkan, data mana yang menjadi bahan utama dan data pendukung atau penunjang. dan penyajian data. . Sistematika Laporan Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau la@im disebut sistematika laporan, kemudian sub-sub bagian laporan yang nantinya akan dijabarkan lebih lanjut dalam kalimat-kalimat. /. Penulisan Laporan Pada tahap penulisan laporan harus menga#u pada sistematika yang telah ditetapkan sehingga laporan tersebut dapat tersaji se#ara runtut, mudah dipahami, dan enak diba#a.
Pengumpulan Data an Penyusunan konsep alam laporan Pengumpulan data merupakan pen#atatan peristiwa-peristiwa atau hal-hal atau keteranganketerangan juga karakteristik-karakteristik sebagian atau seluruh elemen populasi yang akan menunjang dan mendukung penelitian atau kegiatan tertentu. erikut ini adalah teknik pengumpulan data yang sering dipergunakan dalam penelitian ! '. 2awan#ara 7interview6 (. Pengamatan 7Observasi6 . enggunakan Tes /. %uisioner 4 :ngket A. Dokumentasi Penyusunan konsep merupakan langkah awal atau penyusunan utama dalam membuat laporan, yang dapat berbentuk kata maupun simbol, dimana penyusunan konsep dilakukan agar laporan dapat terbentuk dengan benar.
Pengetikan an Pen(ilian alam laporan Pengetikan adalah proses akhir dalam pembuatan laporan, dimana dalam pengetikan harus sangat tertata rapi sehingga laporan dengan mudah dapat dipahami. Penjilidan adalah suatu kegiatan menghimpun4 menyusun halaman-halaman4lembaran lembaran lepas menjadi satu sesuai urutan lembaran-yang seharusnya, yang dilindungi oleh ban atau sampul dengan menggunakan bahan dan alat bantu tertentu 7peralatan dan bahan penjilidan6 agar mudah digunakan dan untuk melindungi buku tersebut 7fisik4 nilai informasi-nya6.
