Manual de Usuario Sistema de Facturación v4

Sistema de Facturación e Inventario

MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN E INVENTARIO WEB

VERSIÓN 4.0 21/MARZO/2009

Fecha: 21/03/2009 SISTEMA DE FACTURACIÓN E INVENTARIO WEB

Versión: 4.0 Página 1 de 101


Tabla de Contenidos 1.

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 4

2.

INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN INICIAL DEL SISTEMA.......................................................... 5

3.

INTERLOCUTORES COMERCIALES......................................................................................................... 6 3.1 PROVEEDORES ................................................................................................................ 6 3.2 CLIENTES ....................................................................................................................... 9

4.

PRODUCTOS................................................................................................................................................. 12 4.1 ARTÍCULOS ................................................................................................................... 12 4.2 FAMILIAS ..................................................................................................................... 17

5.

VENTAS CLIENTES ..................................................................................................................................... 19 5.1 VENTAS EN EL MOSTRADOR ............................................................................................. 19 5.2 IMPRESIÓN DE TICKET DE VENTA ...................................................................................... 22 5.3 FACTURAS .................................................................................................................... 24 5.3.1 BUSCAR FACTURAS ................................................................................................ 24 5.3.2 CREAR UNA FACTURA ............................................................................................. 26 5.3.3 MODIFICAR UNA FACTURA ...................................................................................... 31 5.3.4 VISUALIZAR UNA FACTURA ..................................................................................... 32 5.3.5 IMPRIMIR UNA FACTURA ........................................................................................ 33 5.3.6 ELIMINAR UNA FACTURA ........................................................................................ 35 5.4 ALBARANES (GUÍAS DE DESPACHO) .................................................................................. 37 5.4.1 BUSCAR GUÍAS DE DESPACHO ................................................................................. 37 5.4.2 CREAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)................................................................ 38 5.4.3 MODIFICAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) ......................................................... 43 5.4.4 VISUALIZAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)........................................................ 44 5.4.5 IMPRIMIR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) ........................................................... 44 5.4.6 ELIMINAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) ........................................................... 47 5.4.7 IMPRIMIR CODIGO DE BARRAS EN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) ............................... 48 5.4.8 FACTURAR ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) DIRECTAMENTE ......................................... 49 5.5 FACTURAR ALBARANES (GUÍAS DE DESPACHO) ................................................................... 51

6.

COMPRAS PROVEEDORES....................................................................................................................... 52 6.1 FACTURAS .................................................................................................................... 52 6.1.1 BUSCAR FACTURAS ................................................................................................ 52 6.1.2 CREAR UNA FACTURA ............................................................................................. 53 6.1.3 MODIFICAR UNA FACTURA ...................................................................................... 58 6.1.4 VISUALIZAR UNA FACTURA ..................................................................................... 59 6.1.5 IMPRIMIR UNA FACTURA ........................................................................................ 60 6.1.6 ELIMINAR UNA FACTURA ........................................................................................ 62 6.2 ALBARANES (GUÍAS DE DESPACHO) .................................................................................. 64 6.2.1 BUSCAR GUÍAS DE DESPACHO ................................................................................. 64 6.2.2 CREAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)................................................................ 66 6.2.3 MODIFICAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) ......................................................... 70 Fecha: 21/03/2009

SISTEMA DE FACTURACIÓN E INVENTARIO WEB


Sistema de Facturación e Inventario 6.2.4 VISUALIZAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)........................................................ 71 6.2.5 IMPRIMIR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) ........................................................... 72 6.2.6 ELIMINAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) ........................................................... 74 6.2.7 FACTURAR ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) DIRECTAMENTE ......................................... 75 6.3 FACTURAR ALBARANES (GUÍAS DE DESPACHO) ................................................................... 77 7.

TESORERIA................................................................................................................................................... 78 7.1 COBROS ....................................................................................................................... 78 7.1.1 INGRESAR UN PAGO A UNA FACTURA ......................................................................... 79 7.2 PAGOS ......................................................................................................................... 81 7.2.1 INGRESAR UN PAGO A UNA FACTURA DE PROVEEDOR ................................................... 81 7.3 CAJA DIARIA ................................................................................................................ 84 7.4 LIBRO DIARIO .............................................................................................................. 84

8.

MANTENIMIENTOS.................................................................................................................................... 86 8.1 ETIQUETAS DE CÓDIGO DE BARRAS ................................................................................... 86 8.1.1 ESTÁNDAR CODIGO DE BARRAS EAN 13 ................................................................... 88 8.1.2 CÓDIGO DE BARRAS EN LOS ARTÍCULOS..................................................................... 89 8.2 IMPUESTOS .................................................................................................................. 90 8.3 ENTIDADES BANCARIAS .................................................................................................. 92 8.4 UBICACIONES ............................................................................................................... 94 8.5 EMBALAJES ................................................................................................................... 96 8.6 FORMAS DE PAGO .......................................................................................................... 98

9.

COPIAS DE SEGURIDAD ........................................................................................................................ 100 9.1 HACER COPIA ............................................................................................................. 100 9.2 RESTAURAR COPIA ...................................................................................................... 100




1. INTRODUCCIÓN El sistema es una aplicación para controlar la facturación y gestionar el almacén de una pequeña o mediana empresa. Su gran virtud está en la facilidad de uso y en cubrir las necesidades de las PYMES. CodeKa es una aplicación bajo licencia GPL. Está desarrollada sobre entorno Web, lo que la hace ser muy versátil. Es independiente del sistema operativo y además permite el trabajo en red. Las funciones principales del sistema son: • • • • • • • • •

Gestión de Interlocutores comerciales [Clientes y proveedores] Gestión de Artículos y Familias Gestión de Facturas y Guías de Despacho de los clientes Gestión de Facturas y Guías de Despacho de los proveedores Ventas en mostrador, terminal de punto de venta [TPV] Gestión de los cobros y pagos [Tesorería] Creación y configuración de códigos de barras de los artículos Gestión de copias de seguridad Listados en formato PDF

El funcionamiento a través de entorno Web permite su uso multiplataforma, tanto en sistemas operativos Windows como Linux. El software ha sido desarrollado en lenguaje PHP y utilizando como motor de base de datos MySQL.




2. INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN INICIAL DEL SISTEMA Para poder iniciar a utilizar el sistema requiere de algunas tareas de instalación y configuración básicas, estas tareas están completamente explicadas con lujo de detalles y pantallas incluidas en el manual de instalación de AppServ y Codeka que debes haber bajado en conjunto con este manual. El manual de usuarios de Codeka, asume que tienes instalado correctamente Codeka, a continuación te indicamos las actividades iniciales para utilizar codeka: Para comenzar a utilizar Codeka, se requiere ingresar la siguiente información en la secuencia que especificamos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Impuestos Entidades Bancarias Ubicaciones Embalajes Formas de Pago Clientes Proveedores Familia de Artículos Artículos

El detalle de cómo ingresar esta información la encuentras en este documento en los capítulos correspondientes, favor referirse a ellos para el detalle.




3. INTERLOCUTORES COMERCIALES El sistema permite administrar a los interlocutores comerciales como proveedores y clientes.

3.1 PROVEEDORES El sistema permite administrar una nómina de proveedores, para lo cual debes ingresar al menú “Proveedores” del menú Inter. Comerciales:

Se desplegará la siguiente pantalla con las opciones de imprimir, buscar o ingresar un nuevo registro:

Al presionar “nuevo proveedor” se desplegará la siguiente pantalla para hacer el ingreso:




Al presionar el botón aceptar se despliega la pantalla con la lista de todos los registros ingresados con la opción de buscar e imprimir:







3.2 CLIENTES El sistema permite administrar una nómina de clientes, para lo cual debe ingresar a la opción “Clientes” del menú “Inter. Comerciales” como indica la siguiente pantalla:


Al presionar “nuevo cliente” se desplegará la siguiente pantalla para hacer el ingreso:




Al presionar el botón aceptar se despliega la pantalla con la lista de todos los registros ingresados con la opción de buscar, imprimir o ingresar otro registro nuevo:







4. PRODUCTOS El sistema permite administrar artículos y familias de artículos incluida una imagen del artículo y su etiqueta de código de barras.

4.1 ARTÍCULOS Para administrar artículos debes ingresar al menú Artículos del menú Productos:


Al presionar “nuevo articulo” se desplegará la siguiente pantalla para hacer el ingreso:






Sistema de Facturación e Inventario Al presionar el botón “SELECCIONAR ARCHIVO” se desplegará la siguiente pantalla para buscar la imagen del artículo. Debe ser en formato JPG y con dimensiones de 200 x 200 pixeles:

Luego de seleccionar la imagen del artículo debe presionar “Open” y luego aceptar. El sistema genera en forma automática el código de barras y asocia la imagen del artículo como se ve en la siguiente pantalla:




Luego de seleccionar la imagen del artículo debe presionar “Open” y luego aceptar, con lo cual se despliega la pantalla con la lista de todos los registros ingresados con la opción de buscar, imprimir o modificar:




Si consultas el artículo presionando la imagen de la lupa, se despliega la siguiente pantalla:




4.2 FAMILIAS Para administrar familias de artículos debes ingresar al menú Familias del menú Productos:


Al presionar “nueva familia” se desplegará la siguiente pantalla para hacer el ingreso:








5. VENTAS CLIENTES 5.1 VENTAS EN EL MOSTRADOR La opción ventas en el mostrador, permite hacer la venta de artículos y generar la factura y el ticket de la venta. Para acceder a la información de ventas en el mostrador, debe ingresar al menú Ventas Clientes:

Con lo cual ingresas a la pantalla principal de Ventas Clientes:

El ingreso es tal cual como se describe en el número 5.2 Facturas, una vez ingresados todos los datos de los artículos se despliega la siguiente pantalla:




Acá tienes la opción de presionar el botón aceptar, imprimir o la imagen de la caja; si presionas aceptar, la factura queda hecha e ingresada y vuelves a la pantalla principal de venta en el mostrador. Si presionas imprimir, se despliega el Acrobat Reader con la factura generada lista para imprimir, como muestra la siguiente pantalla:




Luego para imprimir, presione el icono de la impresora que aparece en la esquina superior izquierda. Fecha: 21/03/2009 SISTEMA DE FACTURACIÓN E INVENTARIO WEB


Sistema de Facturación e Inventario 5.2 IMPRESIÓN DE TICKET DE VENTA Si presionas la imagen de la caja que aparece luego de ingresar una factura en la opción Ventas Mostrador del menú Ventas Clientes; podrás recibir el dinero en la caja, calcular el vuelto e imprimir el ticket o boleta de la compra, como muestra la siguiente pantalla:

En este caso, el valor a pagar es de 23 euros, y el cliente pago con 30 euros, entonces el sistema calcula que se debe devolver 7 euros. Luego debes presionar Aceptar antes de imprimir para aprobar el pago:




Luego se despliega el ticket o boleta de compra para imprimirla:




5.3 FACTURAS La opción facturas, permite buscar, crear, modificar, revisar, eliminar Clientes.

e imprimir facturas de ventas a

Para acceder a la información de facturas, debe ingresar a la opción Facturas del menú Ventas Clientes:

Con lo cual se desplegará la siguiente pantalla:

5.3.1 BUSCAR FACTURAS Para buscar facturas de un cliente, presione la imagen de la lupa en el campo código del cliente:

Se desplegará una ventana de selección de clientes como se muestra a continuación: Fecha: 21/03/2009 SISTEMA DE FACTURACIÓN E INVENTARIO WEB



Debes seleccionar el cliente al cual buscaremos sus facturas. Luego presionar el botón buscar, con lo cual se despliega la siguiente pantalla conteniendo las facturas del cliente seleccionado:



Sistema de Facturación e Inventario 5.3.2 CREAR UNA FACTURA Para crear una nueva factura de venta, debes presionar el botón “Nueva Factura” de la pantalla principal de la opción Facturas del menú Ventas Clientes:

Al presionar el botón se despliega la siguiente pantalla:

Primero debes seleccionar al cliente, presionando la lupa, se despliega la lista de clientes para seleccionarlo:




Con esto se llenan en forma automática los campos del cliente:

Luego debes presionar la lupa del campo referencia para seleccionar un artículo, como indica la siguiente pantalla:

Luego de seleccionar un artículo, se llenan en forma automática los campos relacionados al artículo como indica la siguiente pantalla:




Luego puedes modificar los siguientes datos: El precio, la cantidad de artículos y el descuento. El importe se calcula automáticamente como el factor de: Precio * Cantidad * % Descuento = Importe Luego, si estas de acuerdo con el artículo debes presionar el botón “Agregar” para insertar el artículo a la factura, como indica la siguiente pantalla:

Al ingresar un artículo a la factura en forma automática se rebaja el stock de la tabla de artículos. Cuando se ingresa un artículo en la tabla de artículos se puede especificar que el sistema avise cuando el stock llega a un nivel determinado, la siguiente pantalla muestra este aviso:




Puedes ingresar todos los artículos que se requiera, finalmente presiona la tecla aceptar, para finalizar el ingreso de la factura, y se desplegará la siguiente imagen:

Al presionar el botón aceptar, se despliega la siguiente pantalla donde se muestra la lista de las facturas ingresadas incluyendo la última factura ingresada:







5.3.3 MODIFICAR UNA FACTURA Para modificar una factura de un cliente, debes presionar el botón principal de facturas como muestra la siguiente pantalla:

(modificar), en la pantalla

Al presionar se despliega la siguiente:



Sistema de Facturación e Inventario En ella se pueden modificar los datos de la factura, tales como; Agregar, modificar o eliminar artículos en la factura. Al ingresar un artículo a la factura, en forma automática se rebaja el stock de la tabla de artículos. Cuando se ingresa un artículo en la tabla de artículos se puede especificar que el sistema avise cuando el stock llega a un nivel determinado, la siguiente pantalla muestra este aviso:

5.3.4 VISUALIZAR

UNA

FACTURA

Para visualizar una factura de un cliente, debes presionar el botón de facturas como muestra la siguiente pantalla:

(visualizar), en la pantalla principal



Sistema de Facturación e Inventario Luego de presionar la lupa, se despliega la siguiente pantalla:

5.3.5 IMPRIMIR UNA FACTURA Para imprimir una factura de un cliente, debes presionar el botón (visualizar), en la pantalla principal de facturas y luego el botón imprimir, como muestra la siguiente pantalla:

Luego de presionar el botón imprimir, se abre la factura generada en el Acrobat Reader en formato PDF como muestra la siguiente pantalla:




Luego para imprimir presione el icono de la impresora que aparece en la esquina superior izquierda para imprimir la factura.




5.3.6 ELIMINAR UNA FACTURA Para eliminar una factura de un cliente, debes presionar el botón de facturas como muestra la siguiente pantalla:

Luego de presionar el botón eliminación de la factura:

(eliminar), en la pantalla principal

(eliminar), se despliega el cuadro de diálogo solicitando confirmar la

Al aceptar la eliminación se despliega la siguiente pantalla de confirmación:




Finalmente al aceptar la eliminación se despliega la siguiente pantalla:




5.4 ALBARANES (GUÍAS DE DESPACHO) La opción albaranes o guías de despacho permite administrarlas, tal como eliminar, ver, o imprimir etiquetas de códigos de barras.

buscar, crear, modificar,

Para acceder a la información de Guías de Despacho, debes ingresar a la opción Albaranes del menú Ventas Clientes:

Se desplegará la siguiente pantalla principal de Guías de Despacho:

5.4.1 BUSCAR GUÍAS DE DESPACHO Para buscar guías de despacho de un cliente, presione la imagen de la lupa en el campo código del cliente:

Se desplegará una ventana de selección de clientes como se muestra a continuación:




Debes seleccionar el cliente al cual buscaremos sus guías de despacho. Luego presionar el botón buscar, con lo cual se despliega la siguiente pantalla conteniendo las facturas del cliente seleccionado:

5.4.2 CREAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) Para crear una nueva guía de despacho, debes presionar el botón “Nuevo Albarán” de la pantalla principal de la opción Albaranes del menú Ventas Clientes: Fecha: 21/03/2009 SISTEMA DE FACTURACIÓN E INVENTARIO WEB




Primero debes seleccionar al cliente, presionando la lupa, se despliega la lista de clientes para seleccionarlo:

Con esto se llenan en forma automática los campos del cliente:









Luego puedes modificar los siguientes datos: El precio, la cantidad de artículos y el descuento. El importe se calcula automáticamente como el factor de: Precio * Cantidad * % Descuento = Importe Luego, si estas de acuerdo con el artículo debes presionar el botón “Agregar” para insertar el artículo a la guía de despacho, como indica la siguiente pantalla:

Puedes ingresar todos los artículos que se requiera, finalmente presiona la tecla aceptar, para finalizar el ingreso de la guía de despacho, y se desplegará la siguiente imagen:




Al presionar el botón aceptar, se despliega la siguiente pantalla donde se muestra la lista de las guías de despacho ingresadas incluyendo la última ingresada:




5.4.3 MODIFICAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) Para modificar una guía de despacho de un cliente, debes presionar el botón pantalla principal de guías de despacho como muestra la siguiente pantalla:

(modificar), en la


En ella se pueden modificar los datos de la guía de despacho, tales como; Agregar, modificar o eliminar artículos. Fecha: 21/03/2009 SISTEMA DE FACTURACIÓN E INVENTARIO WEB


Sistema de Facturación e Inventario 5.4.4 VISUALIZAR

UN

ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)

Para visualizar una guía de despacho de un cliente, debes presionar el botón pantalla principal de guías de despacho como muestra la siguiente pantalla:

(visualizar), en la

Luego de presionar la lupa, se despliega la siguiente pantalla:

5.4.5 IMPRIMIR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) Para imprimir una guía de despacho de un cliente, debes presionar el botón (visualizar), en la pantalla principal de guías de despacho y luego el botón imprimir, como muestra la siguiente pantalla: Fecha: 21/03/2009 SISTEMA DE FACTURACIÓN E INVENTARIO WEB



Luego de presionar el botón imprimir, se abre la guía de despacho generada en el Acrobat Reader en formato PDF como muestra la siguiente pantalla:




Luego para imprimir presione el icono de la impresora que aparece en la esquina superior izquierda para imprimir la guía de despacho. Fecha: 21/03/2009 SISTEMA DE FACTURACIÓN E INVENTARIO WEB



5.4.6 ELIMINAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) Para eliminar una guía de despacho de un cliente, debes presionar el botón principal de guías de despacho como muestra la siguiente pantalla:

Luego de presionar el botón

(eliminar), en la pantalla

(eliminar), se despliega la siguiente pantalla:





5.4.7 IMPRIMIR CODIGO DE BARRAS EN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) Para imprimir el código de barras en una guía de despacho de un cliente, debes presionar el botón (imprimir código de barras), en la pantalla principal de guías de despacho como muestra la siguiente pantalla:





Luego para imprimir presione el icono de la impresora que aparece en la esquina superior izquierda.

5.4.8 FACTURAR ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) DIRECTAMENTE Para facturar directamente una guía de despacho de un cliente desde la pantalla principal de guías de despacho, debes presionar el botón (facturar guía de despacho), en la pantalla principal de guías de despacho como muestra la siguiente pantalla:





Al presionar el botón aceptar se despliega la siguiente pantalla confirmando que la guía de despacho se convirtió en factura:




5.5 FACTURAR ALBARANES (GUÍAS DE DESPACHO) La opción facturar albaranes o guías de despacho permite convertir guías de despacho en facturas. Para acceder a la información de Facturar Guías de Despacho, debes ingresar a la opción Facturar Albaranes del menú Ventas Clientes:

Se desplegará la siguiente pantalla principal de Facturar Guías de Despacho:

Para facturar una guía de despacho debes marcar el tick del lado izquierdo de todas las guías de despacho que requieras facturar y luego presionar el botón “Facturar Albaranes”. Se desplegará el siguiente cuadro de dialogo para que confirme la operación:

Al presionar OK, las guías de despacho serán facturadas.




6. COMPRAS PROVEEDORES 6.1 FACTURAS La opción facturas, permite buscar, crear, modificar, revisar, eliminar e imprimir facturas de compras a proveedores. Para acceder a la información de facturas, debe ingresar a la opción Facturas del menú Compras Proveedores:

Con lo cual se desplegará la pantalla principal de facturas proveedores:

6.1.1 BUSCAR FACTURAS Para buscar facturas de un proveedor, presione la imagen de la lupa en el campo código del cliente:

Se desplegará una ventana de selección de proveedores como se muestra a continuación: Fecha: 21/03/2009 SISTEMA DE FACTURACIÓN E INVENTARIO WEB



Debes seleccionar el proveedor al cual buscaremos sus facturas. Luego presionar el botón buscar, con lo cual se despliega la siguiente pantalla conteniendo las facturas del proveedor seleccionado:

6.1.2 CREAR UNA FACTURA Para crear una nueva factura de compra, debes presionar el botón “Nueva Factura” de la pantalla principal de la opción Facturas del menú Compras proveedores:





Primero debes seleccionar al proveedor, presionando la lupa, se despliega la lista de proveedores para seleccionarlo:

Con esto se llenan en forma automática los campos del proveedor: Fecha: 21/03/2009 SISTEMA DE FACTURACIÓN E INVENTARIO WEB



Luego debes ingresar el número de factura del proveedor:

Luego presionar la lupa del campo referencia para seleccionar un artículo, como indica la siguiente pantalla:



Sistema de Facturación e Inventario Luego de seleccionar un artículo, se llenan en forma automática los campos relacionados al artículo como indica la siguiente pantalla:

Luego puedes modificar los siguientes datos: El precio, la cantidad de artículos y el descuento. El importe se calcula automáticamente como el factor de: Precio * Cantidad * % Descuento = Importe Luego, si estas de acuerdo con el artículo debes presionar el botón “Agregar” para insertar el artículo a la factura, como indica la siguiente pantalla:

Al ingresar un artículo a la factura de compra en forma automática se actualiza el stock de la tabla de artículos, aumentando la cantidad en stock según sea la compra.



Sistema de Facturación e Inventario Puedes ingresar todos los artículos que se requiera, finalmente presiona la tecla aceptar, para finalizar el ingreso de la factura, y se desplegará la siguiente imagen:

Al presionar el botón aceptar, se despliega la siguiente pantalla donde se muestra la lista de las facturas ingresadas incluyendo la última factura ingresada:




6.1.3 MODIFICAR UNA FACTURA Para modificar una factura de un proveedor, debes presionar el botón principal de facturas como muestra la siguiente pantalla:

(modificar), en la pantalla

Al presionar se despliega la siguiente pantalla:

En ella se pueden modificar los datos de la factura, tales como; Agregar, modificar o eliminar artículos en la factura. Fecha: 21/03/2009 SISTEMA DE FACTURACIÓN E INVENTARIO WEB


Sistema de Facturación e Inventario Al ingresar un artículo a la factura de compra en forma automática se actualiza el stock de la tabla de artículos, aumentando la cantidad en stock según sea la compra.

6.1.4 VISUALIZAR

UNA

FACTURA

Para visualizar una factura de un proveedor, debes presionar el botón principal de facturas como muestra la siguiente pantalla:

(visualizar), en la pantalla




Sistema de Facturación e Inventario 6.1.5 IMPRIMIR UNA FACTURA Para imprimir una factura de un proveedor, debes presionar el botón (visualizar), en la pantalla principal de facturas y luego el botón imprimir, como muestra la siguiente pantalla:

Luego de presionar el botón imprimir, se abre la factura generada en el Acrobat Reader en formato PDF como muestra la siguiente pantalla:




Luego para imprimir presione el icono de la impresora que aparece en la esquina superior izquierda para imprimir la factura.




6.1.6 ELIMINAR UNA FACTURA Para eliminar una factura de un proveedor, debes presionar el botón (eliminar), en la pantalla principal de facturas, si una factura está pagada, no se puede eliminar, por lo cual se desplegará el siguiente cuadro de dialogo:

Luego de presionar el botón eliminación de la factura:

(eliminar), se despliega el cuadro de diálogo solicitando confirmar la

Al aceptar la eliminación se despliega la siguiente pantalla de confirmación: Fecha: 21/03/2009 SISTEMA DE FACTURACIÓN E INVENTARIO WEB







6.2 ALBARANES (GUÍAS DE DESPACHO) La opción albaranes o guías de despacho proveedores permite administrarlas, tal como modificar, eliminar, ver, o imprimir etiquetas de códigos de barras.

buscar, crear,

Para acceder a la información de Guías de Despacho, debes ingresar a la opción Albaranes del menú Compras Proveedores:

Se desplegará la siguiente pantalla principal de Guías de Despacho:

6.2.1 BUSCAR GUÍAS DE DESPACHO Para buscar guías de despacho de un proveedor, presione la imagen de la lupa en el campo código del proveedor:

Se desplegará una ventana de selección de proveedores como se muestra a continuación:




Debes seleccionar el proveedor al cual buscaremos sus guías de despacho. Luego presionar el botón buscar, con lo cual se despliega la siguiente pantalla conteniendo las guías de despacho del proveedor seleccionado:




6.2.2 CREAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) Para crear una nueva guía de despacho, debes presionar el botón “Nuevo Albarán” de la pantalla principal de la opción Albaranes del menú Compras Proveedores:


Primero debes seleccionar al proveedor, presionando la lupa, se despliega la lista de proveedores para seleccionarlo:



Sistema de Facturación e Inventario Con esto se llenan en forma automática los campos del proveedor:

Luego debes ingresar el código de la guía de despacho del proveedor:






Luego puedes modificar los siguientes datos: El precio, la cantidad de artículos y el descuento. El importe se calcula automáticamente como el factor de: Precio * Cantidad * % Descuento = Importe Luego, si estas de acuerdo con el artículo debes presionar el botón “Agregar” para insertar el artículo a la guía de despacho, como indica la siguiente pantalla:

Puedes ingresar todos los artículos que se requiera, finalmente presiona el botón aceptar, para finalizar el ingreso de la guía de despacho, y se desplegará la siguiente imagen:




Al presionar el botón aceptar, se despliega la siguiente pantalla donde se muestra la lista de las guías de despacho ingresadas incluyendo la última ingresada:




6.2.3 MODIFICAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) Para modificar una guía de despacho de un proveedor, debes presionar el botón pantalla principal de guías de despacho como muestra la siguiente pantalla:

(modificar), en la




Sistema de Facturación e Inventario En ella se pueden modificar los datos de la guía de despacho, tales como; Agregar, modificar o eliminar artículos.

6.2.4 VISUALIZAR

UN

ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)

Para visualizar una guía de despacho de un proveedor, debes presionar el botón pantalla principal de guías de despacho como muestra la siguiente pantalla:

(visualizar), en la




Sistema de Facturación e Inventario 6.2.5 IMPRIMIR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) Para imprimir una guía de despacho de un proveedor, debes presionar el botón (visualizar), en la pantalla principal de guías de despacho y luego el botón imprimir, como muestra la siguiente pantalla:

Luego de presionar el botón imprimir, se abre la guía de despacho generada en el Acrobat Reader en formato PDF como muestra la siguiente pantalla:




Luego para imprimir presione el icono de la impresora que aparece en la esquina superior izquierda para imprimir la guía de despacho.




6.2.6 ELIMINAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) Para eliminar una guía de despacho de un proveedor, debes presionar el botón pantalla principal de guías de despacho como muestra la siguiente pantalla:

Luego de presionar el botón

(eliminar), en la

(eliminar), se despliega la siguiente pantalla:





6.2.7 FACTURAR ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) DIRECTAMENTE Para facturar directamente una guía de despacho de un proveedor desde la pantalla principal de guías de despacho, debes presionar el botón

(facturar guía de despacho):





Debe ingresar en número de factura del proveedor para convertir la guía en factura proveedor y presionar el botón aceptar, con lo cual se despliega la siguiente pantalla:

Al presionar el botón aceptar se despliega la siguiente pantalla indicando en el estado que la guía de despacho se convirtió en factura:




6.3 FACTURAR ALBARANES (GUÍAS DE DESPACHO) La opción facturar albaranes o guías de despacho permite convertir guías de despacho en facturas. Para acceder a la información de Facturar Guías de Despacho, debes ingresar a la opción Facturar Albaranes del menú Compras Proveedores:

Se desplegará la siguiente pantalla principal de Facturar Guías de Despacho:

Para facturar una guía de despacho debes marcar el tick del lado izquierdo de todas las guías de despacho que requieras facturar y luego presionar el botón “Facturar Albaranes”. Se desplegará el siguiente cuadro de dialogo para que confirme la operación:

Al presionar OK, las guías de despacho serán facturadas.




7. TESORERIA En la opción tesorería se administra la gestión de cobros a clientes y pagos a proveedores.

7.1 COBROS La opción cobros permite administrar los pagos de clientes pendientes de cobro. Para acceder a la información de cobros, debes ingresar a la opción Cobros del menú Tesorería:

Se desplegará la pantalla principal de Cobros:

En esta pantalla se despliegan las facturas de clientes pagadas y no pagadas, cada registro muestra el monto de la factura y el monto de lo pendiente pagado.



Sistema de Facturación e Inventario 7.1.1 INGRESAR UN PAGO A UNA FACTURA Para ingresar un pago parcial o total a una factura desde la pantalla principal de cobros, debes presionar el botón

(Pago de factura), con lo cual se desplegará la siguiente pantalla:

En esta pantalla se ingresa el estado de la factura, o se ingresa un pago parcial, se selecciona la forma de pago, si es con cheque se puede ingresar el numero del documento y un campo de texto para observaciones. En la pantalla siguiente se muestran los datos ingresado, un pago parcial por 10 euros, con lo cual aparece una lista de los pagos hechos a esta factura.




Presionando el icono

se pueden ver las observaciones escritas al pago en la siguiente pantalla:

Presionando el ícono

, se puede eliminar un pago parcial.

Finalmente si se paga el total de la factura, se da por pagada y puede cambiar el estado de la factura a “Pagada”. Fecha: 21/03/2009 SISTEMA DE FACTURACIÓN E INVENTARIO WEB



7.2 PAGOS La opción Pagos permite administrar los pagos a proveedores pendientes. Para acceder a la información de Pagos, debes ingresar a la opción Pagos del menú Tesorería:

Se desplegará la pantalla principal de Pagos:

En esta pantalla se despliegan las facturas de proveedores pagadas y no pagadas, cada registro muestra el monto de la factura y el monto de lo pendiente por pagar.

7.2.1 INGRESAR UN PAGO A UNA FACTURA DE PROVEEDOR Para ingresar un pago parcial o total a una factura de proveedor desde la pantalla principal de pagos, debes presionar el botón

(Pago de factura), con lo cual se desplegará la siguiente pantalla:




En esta pantalla se ingresa el estado de la factura, y se ingresa un pago parcial, se selecciona la forma de pago, si es con cheque se puede ingresar el numero del documento y un campo de texto para observaciones. En la pantalla siguiente se muestran los datos ingresados, un pago parcial por 10 euros, con lo cual aparece una lista de los pagos hechos a esta factura.




Presionando el icono

se pueden ver las observaciones escritas al pago en la siguiente pantalla:

Presionando el ícono

, se puede eliminar un pago parcial.

Finalmente si se paga el total de la factura, se da por pagada y puede cambiar el estado de la factura a “Pagada”. Fecha: 21/03/2009 SISTEMA DE FACTURACIÓN E INVENTARIO WEB



7.3 CAJA DIARIA Para acceder a la información de Caja Diaria, debes ingresar a la opción Cada Diaria del menú Tesorería:

Se desplegará la siguiente pantalla con la opción de seleccionar el día para buscar los valores de venta:

Al ingresar la fecha y presionar el botón buscar, se despliega el rango de tickets vendidos, el valor neto, el valor del IVA, el valor total, el valor total cancelado con al contado y el valor total cancelado con tarjeta. Si presionas el botón imprimir puedes imprimir esta pantalla.

7.4 LIBRO DIARIO La opción libro diario, permite desplegar todos los movimientos realizados, compras y ventas, también permite buscar los movimientos por un rango de fechas. Para acceder a la información de Libro Diario, debes ingresar a la opción Libro Diario del menú Tesorería:




Se desplegará la siguiente pantalla con la opción de seleccionar el rango de fechas para buscar los movimientos diarios de compras y ventas:

Al ingresar la fecha de inicio y fin y luego presionar el botón buscar, se desplegará los movimientos efectuados en ese rango de fachas.




8. MANTENIMIENTOS El módulo de mantenimientos permite ingresar parámetros al sistema para personalizarlo a nuestras necesidades.

8.1 ETIQUETAS DE CÓDIGO DE BARRAS El sistema permite administrar etiquetas en código de barras asociadas a cada artículo que se ingresa, para lo cual debe ingresar a la opción “Etiquetas” del menú principal tal como lo indica la siguiente pantalla:

Se desplegará la siguiente pantalla donde puede presionar la “Lupa” para hacer una búsqueda de artículos:



Sistema de Facturación e Inventario Luego de seleccionar el artículo se llenará la pantalla con los datos del artículo, el código de barras y la descripción:

Luego de seleccionar el artículo se llenará la pantalla con los datos del artículo, el código de barras y la descripción, ahora podemos hacer click sobre la imagen de código de barras y se despliega la siguiente imagen que corresponde a un archivo en formato PDF con la imagen del código de barras del artículo:



Sistema de Facturación e Inventario Con este archivo se puede imprimir la etiqueta cuantas veces sea necesario para etiquetar los artículos y luego al momento de la venta por el mostrador leer los códigos de barra con una pistola lectora para acelerar la venta.

8.1.1 ESTÁNDAR CODIGO DE BARRAS EAN 13 El sistema utiliza el código de barras EAN, European Article Number, el cual es un sistema de códigos de barras adoptado por más de 100 países y cerca de un millón de empresas. En el año 2005, la asociación EAN se ha fusionado con la UCC (Uniform Code Council) para formar una nueva y única organización mundial identificada como GS1, con sede en Bélgica. El código EAN más usual es EAN13, constituido por 13 dígitos y con una estructura dividida en cuatro partes: Los primeros dígitos del código de barras EAN identifican el país que otorgó el código, no el país de origen del producto. Por ejemplo, en Bolivia se encarga de ello una empresa responsable adscrita al sistema EAN y su código es el '777'. Referencia del ítem, compuesto de: Código de empresa. Es un número compuesto por entre 5 y 8 dígitos, que identifica al propietario de la marca. Código de producto. Completa los 12 primeros dígitos. Dígito de control. Para comprobar el dígito de control (por ejemplo, inmediatamente después de leer un código de barras mediante un escáner), numeramos los dígitos de derecha a izquierda. A continuación se suman los dígitos de las posiciones impares, el resultado se multiplica por 3, y se le suman los dígitos de las posiciones pares. Se busca la decena inmediatamente superior y se le resta el resultado obtenido. El resultado final es el dígito de control. Si el resultado es múltiplo de 10 el dígito de control será 0.

Por ejemplo, para 123456789041 el dígito de control será:

Numeramos de izquierda a derecha: 140987654321 Suma de los números en los lugares impares: 1+0+8+6+4+2 = 21 Fecha: 21/03/2009 SISTEMA DE FACTURACIÓN E INVENTARIO WEB


Sistema de Facturación e Inventario Multiplicado × 3: 21 × 3 = 63 Suma de los números en los lugares pares: 4+9+7+5+3+1 = 29 Suma total: 63 + 29 = 92 Decena inmediatamente superior = 100 Dígito de control: 100 - 92 = 8 El código quedará así: 1234567890418.

8.1.2 CÓDIGO DE BARRAS EN LOS ARTÍCULOS Los códigos de barras se imprimen en los envases, embalajes o etiquetas de los productos. Entre sus requisitos básicos se encuentran la visibilidad y fácil legibilidad por lo que es imprescindible un adecuado contraste de colores. En este sentido, el negro sobre fondo blanco es el más habitual encontrando también azul sobre blanco o negro sobre marrón en las cajas de cartón ondulado. El código de barras lo imprimen los fabricantes (o, más habitualmente, los fabricantes de envases y etiquetas por encargo de los primeros) y, en algunas ocasiones, los distribuidores. Para no entorpecer la imagen del producto y sus mensajes promocionales, se recomienda imprimir el código de barras en lugares discretos tales como los laterales o la parte trasera del envase. Sin embargo, en casos de productos pequeños que se distribuye individualmente no se puede evitar que ocupe buena parte de su superficie: rotuladores, barras de pegamento, etc.




8.2 IMPUESTOS Para ingresar un nuevo impuesto se debe ingresar a la siguiente opción del menú principal:


Al presionar “nuevo impuesto” se desplegará la siguiente pantalla para hacer el ingreso:








8.3 ENTIDADES BANCARIAS El Sistema te permite administrar las entidades bancarias, para lo cual debes seleccionar la opción indicada en la siguiente imagen:


E ingresas el nombre de la entidad y presionas aceptar.

Una vez que la entidad ha sido ingresada la siguiente pantalla se despliega:








8.4 UBICACIONES Para administrar las ubicaciones de los productos debes ingresar a la opción Ubicaciones del menú de Mantenimiento:









8.5 EMBALAJES El sistema permite administrar tipos de embalajes de productos, para lo cual debes seleccionar la opción Embalajes del menú Mantenimientos:


Al presionar nuevo embalaje, puedes ingresar uno nuevo:








8.6 FORMAS DE PAGO El sistema permite administrar varias formas de pago, para lo cual debes seleccionar la opción “Formas de Pago” del menú Mantenciones:


Al presionar nueva forma de pago, puedes ingresar una nueva:








9. COPIAS DE SEGURIDAD 9.1 HACER COPIA Esta opción permite hacer una copia de los datos almacenados en la Base de Datos, para lo cual debe seleccionar la opción “Hacer Copia” del menú “Copias de Seguridad”

Luego ingrese en el campo denominación el nombre que dará al respaldo y presione aceptar.

Finalmente cuando termina esta copia de seguridad, crea un archivo SQL en el directorio “copias”.

9.2 RESTAURAR COPIA Fecha: 21/03/2009 SISTEMA DE FACTURACIÓN E INVENTARIO WEB


Sistema de Facturación e Inventario Para restaurar una copia de seguridad debe ingresar a la opción “restaurar copia” del menú “Copias Seguridad”.

Se desplegará la siguiente pantalla con las opciones de buscar o imprimir nuevo registro:

Debe seleccionar la copia de seguridad hecha anteriormente y presionar datos anteriormente respaldados.

, con lo cual se restauran los



Manual de Usuario Sistema de Facturación v4

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