Bienvenido!!!
1
¿Qué es una Factura Electrónica?
¿Qué es una Factura Electrónica? Una Factura es un documento avalado por una aut autori oridad dad,, en nue nuest stro ro paí país s esta autoridad es el SAT, es por ello que también se le llama Comprobante Fiscal. Una Factura Electrónica es lo mismo, un Com Compr pro oba bant nte e Fi Fis sca call pe pero ro de manera Digital es decir un CFD. Anterior orm mente los impresores autorizados solicitaban folios al SAT a nombre del contribuyente. Hoy en día los folios se piden uno a uno, es decir cada vez que hago una factura se solicita de manera automática el folio al SAT, esto se hace por medio de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) por medio de internet, es por ello que a las Facturas Electrónicas se les llama CFDI Comprobante Fiscal Digital por Internet. 4
2
¿Qué es un PAC?
Un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) es una persona moral que cuenta con autorización del Servicio de Administración Tributaria (SAT) para validar, asignar un folio de identificación fiscal y firmar digitalmente (timbrar) los CFDI emitidos por los contribuyentes. Todo esto lo hace a nombre y con autorización del SAT Cada PAC cuenta con un número de autorización y se identifica por un logotipo como el que se muestra aquí. CONTPAQ i® es PAC es por ello que usted ahora cuenta no solo con un sistema de facturación electrónica sino con el respaldo directo de un PAC. 5
1 factura, 2 archivos Una Factura Electrónica al ser un Comprobante Fiscal Digital, consta de dos archivos:
Archivo .XML
• • •
Formato Oficial por el SAT Obligatorio Formato Igual para todos 6
Archivo .PDF
Representación Impresa No es Obligatorio Formato Imprimible Formato Diferente por cada contribuyente • • • •
3
Cómo usar el sistema :
Clientes Productos Facturas y Servicios
4
¿Cómo cargar Clientes? 9
Clientes Para cargar los datos de un nuevo cliente deberá entrar al menú “Catálogos” y después al submenú “Clientes”
10
5
Clientes A continuación se abrirá una ventana que mostrara el listado de todos los clientes que ha cargado para cargar uno nuevo de clic en el botón “Nuevo”
11
Clientes
Se abrirá una ventana auxiliar en la cual deberá asignar un código a su cliente, pueden ser números y letras, también podrá cargar el nombre o razón social y el RFC. Una vez cargados dichos datos deberá dar clic en el botón “Guardar”, para tener acceso al botón “Domicilio”. 12
6
Clientes
A continuación se activaran dos botones “Domicilio” y “Emitir/Entregar”. De clic en el botón “Domicilio” y cargue el domicilio fiscal de su cliente, al terminar de clic en el botón “Guardar” y cierre la ventana. 13
Clientes
A continuación de clic en el botón “Guardar”.
Listo!!! Ya tenemos cargado un cliente. A continuación de clic en el botón “Cerrar” y saldrá a la pantalla principal del sistema. Para cargar nuevos clientes por favor siga nuevamente las instrucciones. 14
7
¿Cómo cargar productos o servicios? 15
Productos y servicios Antes de cargar los productos o servicios es muy importante configurar las unidades de venta que se utilizaran en ellos, ya que es un requisito fiscal para que el comprobante sea deducible. Para ello de clic en el menú “Configuración” y después en el submenú “Unidades de venta”.
16
8
Productos y servicios Para cargar una nueva unidad de venta, de clic en el botón “Nuevo”, después coloque el nombre y las abreviaturas correspondientes, a continuación se muestran algunos ejemplos:
Productos
Servicios
17
Productos y servicios Para guardar los datos de clic en el botón “Nuevo”, a continuación aparecerá un cuadro de dialogo en el cual deberá dar clic en el b otón “Si”.
Listo!!! Ya tenemos cargada la unidad de venta y podemos continuar con la carga de productos. 18
9
Productos y servicios Para cargar los datos de un nuevo producto o servicio deberá entrar al menú “Catálogos” y después al submenú “Servicios”
19
Productos y servicios A continuación se abrirá una ventana que mostrara el listado de todos los productos o servicios que ha cargado para cargar uno nuevo de clic en el botón “Nuevo”
20
10
Productos y servicios
Se abrirá una ventana auxiliar en la cual deberá asignar un código a su producto o servicio, pueden ser números y letras, también podrá cargar el nombre, el cual debe ser corto, si desea agregar especificaciones lo podrá hacer posteriormente directo en la factura. Una vez cargados dichos datos deberá dar clic en el botón “Guardar”. 21
Productos y servicios
A continuación de clic en la casilla “Manejar unidad”, después de clic en el botón “F3” y aparecerá una ventana auxiliar que le permitirá elegir la unidad que manejara en el producto o servicio sobre el que esta trabajando, elija la unidad y de clic en el botón “Aceptar”. 22
11
Productos y servicios
Para finalizar la configuración del producto o servicio de clic en guardar y cierre la ventana.
Listo!!! Ya tenemos cargado un nuevo producto o servicio
23
¿Cómo hacer Facturas? 24
12
Facturas Para hacer una nueva Factura, de clic en el botón “CFDI FACTURA ELECTRONICA”
25
Facturas A continuación se abrirá una ventana que mostrara el listado de todos las facturas que ha realizado para cargar una nueva de clic en el botón “Nuevo”
26
13
Facturas
Se abrirá una ventana auxiliar en la cual deberá colocar la contraseña de su “SELLO DIGITAL” dicha contraseña se la dio el contador al tramitar su sello digital si no la recuerda o no sabe cual es por favor comuníquese con su contador. Una vez colocada de clic en el botón “Aceptar”
27
Facturas A continuación se abrirá la ventana correspondiente a la factura, por favor no mueva la fecha recuerde que las facturas electrónicas deben ser del día en que se elaboran, el folio aparece de manera automática no es necesario elegirlo, a continuación de clic en el botón “F3” para elegir el cliente al que le de sea hacer una factura.
28
14
Facturas A continuación se abrirá una ventana auxiliar en la cual podrá elegir el cliente al que desea hacerle la factura, para ello de clic sobre el cliente de su elección y después en el botón “Aceptar”.
29
Facturas Una vez elegido el cliente de clic en la parte blanca de
30
15
Facturas A continuación se abrirá una ventana auxiliar en la cual podrá elegir el producto o servicio que desea facturar, de clic en el botón “F3” y aparecerá una ventana con su lista de productos y servicios, elija el que desea facturar y de clic en aceptar
31
Facturas Después coloque en el campo “Observaciones” las especificaciones que usted requiera, como el mes de renta o numero de serie del producto, estos datos aparecerán en la factura, también lo podrá dejar en blanco si no tiene especificaciones. Después coloque la cantidad y el precio, el impuesto se calcula de manera automática, revise el campo Total para estar seguro de que es lo que quiere cobrar por dicho servicio o producto.
32
16
Facturas Si los datos son correctos de clic en el botón “Guardar”, podrá notar que los datos se han pasado a la ventana de factura, si desea cargar mas partidas a la factura de clic en el botón “Nuevo” y repita el paso anterior, si no es así solo de clic en el botón “Cerrar”. 33
Facturas Después diríjase a la pestaña “Información Adicional” coloque el “Método de pago” y “Numero de cuenta de pago”, recuerde que estos campos no pueden quedar vacios, si no sabe dichos datos puede colocar la leyenda “No identificado”.
34
17
Facturas En el campo “Condiciones de Pago” puede poner “Al contado” o los días de crédito que usted le de a su cliente, por otro lado en la Forma de Pago podrá elegir entre “Pago en una sola Exhibición” o “Pago en parcialidades”
35
Facturas Después regrese a la pestaña Generales y de clic en el botón “Ver CFD”, a continuación se abrirá una ventana auxiliar en donde podrá visualizar una vista previa de la factura, revise que todos los datos estén bien, si es así cierre la ventana auxiliar y continúe.
36
18
Facturas Para terminar la factura de clic en el botón “Timbrar” y aparecerá una ventana auxiliar, en el campo “por medio de” deberá elegir “Archivo en disco” y en el campo “En Formato” deberá elegir “Formato PDF”.
37
Facturas A continuación de clic en el botón “Timbrar”, a partir de este momento ya no podremos hacer cambios a la factura ya que al timbrar estamos enviándola al Proveedor Autorizado de Certificación y a su vez se lo envía al SAT.
38
19
Facturas Una vez timbrado aparecerá el folio fiscal en la pantalla, esto quiere decir que la factura ya esta realizada y es totalmente legal, en caso de que desee hacer otra factura de Clic en el botón “Nuevo” y siga nuevamente los pasos anteriores, si no es así solo de clic en el botón “Cerrar”.
39
Facturas Ahora envíe los archivos de factura electrónica a su cliente, lo primero es recuperarlos de la base de datos. Abra un explorador de Windows y diríjase al disco “C”, a continuación de clic en la carpeta “Compacw”, después de clic en la carpeta “Empresas” y elija la carpeta que tiene el nombre de su empresa, en este ejemplo la empresa se 40 llama “Empresa Prueba”
20
Facturas Una vez en la carpeta correspondiente a su empresa podrá notar muchos archivos por favor no los borre, ni los mueva. Cada vez que usted genera una factura, el sistema creara dos archivos por cada una, el primero con formato PDF y el segundo XML, identifique los correspondientes a la factura generada por medio del folio interno, en este ejemplo usaremos la factura numero 18, estos son los que deberá enviar a su cliente. Para enviar los archivos a su cliente, entre a su cuenta de correo electrónico, escriba un correo a su cliente y adjunte los archivos antes mencionados. 41
Contacto Esta es una pequeña guía para la generación de facturas electrónicas con ayuda del sistema “CONTPAQ i Factura Electrónica”, si tiene dudas o requiere de algún servicio adicional no dude en comunicarse con nosotros, será un placer atenderlo!!!
Oliver Vega E-Mail:
[email protected] Cel:04455 28-53-59-52 Office: 56-16-46-32 Carlos Guerrero E-Mail:
[email protected] 42
21
Material exclusivo para clientes de
43
43
22
