BAB 1 PENDAHULUAN
Sebuah organisasi merupakan sebuah kesatuan yang utuh sekaligus kompleks. Didalamnya terdapat berbagai macam elemen atau komponen yang disatu sisi harus mampu bekerja sendiri namun disisi lain juga dituntut untuk bisa bekerja sama dengan komponen lainnya. Sementara itu, selain harus mampu mengelola komponen yang terdapat di dalam agar dapat bekerja sama dengan baik, sebuah organisasi juga diharapkan untuk bisa berinteraksi serta beradaptasi dengan lingkungan sekitarnya. Kemampuan untuk berinteraksi serta beradaptasi dengan lingkungan ini mutlak harus bisa dilakukan oleh sebuah organisasi untuk terus bisa eksis dan berkembang sesuai harapan dan tujuan organisasi itu sendiri. Organisasi merupakan bagian integral dari sebuah sistem yang
secara
dinamis
selalu
mengalami
perubahan.
Semakin
lingkungan berubah semakin organisasi tersebut dituntut untuk menyesuaikannya. secara
tidak
Keharusan
langsung
beradaptasi
dengan
lingkungan,
menunjukkan
bahwa
organisasi
sesungguhnya merupakan satu kesatuan dengan lingkungannya. Dalam makalah ini diuraikan mengenai definisi organisasi, prinsip
1
dan azas organisasi, perilaku organisasi, budaya organisasi serta pengembangan organisasi.
BAB 2 KONSEP ORGANISASI
Organisasi berasal dari kata ‘organon’ dalam bahasa Yunani yang berarti alat. Pengertian organisasi telah banyak disampaikan para ahli, tetapi pada dasarnya tidak ada perbedaan yang prinsip, dan diantaranya adalah: 1. Oliver Sheldon (1923): “ Organization is the process of so combining the
work which individuals or groups have to perform with the faculties necessary for it execution that the duties, so formed, provide the best channels for the efficient, systematic, positive, and co-ordinated application of the available effort “ (Organisasi adalah proses penggabungan pekerjaan dimana para individu atau kelompok harus melakukan tugas dengan kemampuan yang diperlukan
sedemikian
rupa,
memberikan
pilihan
terbaik
bagi
pemanfaatan usaha secara efisien, sistematis, positif dan terkoordinasi) 2. James D. Mooney (1947) mengatakan bahwa: “Organization is
the form of every human association for for the attainment of
2
common purpose”. (Organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan bersama). 3. Ernest Dale (1952): “Organization is planning process. It is
concerned with setting up, developing and maintaining a structure or pattern of working relationship of the people within an enterprise “ (Organisasi adalah suatu proses perencanaan. Hal ini berkaitan dengan penyusunan, pengembangan dan pemeliharaan suatu struktur atau pola hubungan kerja manusia dalam suatu perusahaan) 4. Menurut Chester L. Barnard: “Organization is a system of cooperative of two person or more person”. (Organisasi merupakan sebuah sistem dari aktivitas yang dilakukan oleh dua orang atau lebih). 5. Luther
Gulick
(1957):
“Organizations
is
the
means
of
interrelating the subdivisions of work by alloting them to men who are placed in a structure of authority, so that the work may be coordinated by orders of superiors to sub-ordinates, reaching from the top to the bottom of the entire enterprise" (Organisasi adalah alat untuk menghubungkan satuan kerja dengan
3
menempatkan
orang
dalam
suatu
struktur
kewenangan
sehingga tugas dapat dikoordinasikan dengan perintah atasan kepada anakbuah, menjangkau mulai jajaran atas hingga bawah suatuperusahaan) 6. Menurut Dimock: “Organization is the systematic bringing together of interdependent part to form a unified whole through which authority, coordination and control may be exercised to achive a given purpose”. (Organisasi
adalah
bagian-bagian
yang
perpaduan saling
secara
sistematis
daripada
ketergantungan/berkaitan
untuk
membentuk suatu kesatuan yang bulat melalui kewenangan, koordinasi dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan). 7. Richard A. Johnson, Fremont E. Kast, James E. Rosenzweigh (1973): “The organization is an assemblage of people, materials, machines, and other resources geared to task accomplishment through a series of interaction and integration into a social system” (Organisasi adalah kumpulan orang, barang, dan mesin, serta berbagai sumber lain yang menghubungkan penyempurnaan tugas melalui rangkaian saling pengaruh dan keterpaduan ke dalam suatu sistem sosial)
4
8. Edgar
Schein
(1973):
“An
organization
is
the
rational
coordination of the activities of a number of people for the achievement of some common explicit purpose or goal, through division of labor and function, and through a hierarchy of authority and responsibility” (Suatu organisasi adalah koordinasi yang rasional dari aktivitas sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan yang jelas, melalui pembagian kerja dan fungsi, dan melalui jenjang wewenang dan tanggung jawab) 9. Stephen Robbins (2003) memberikan pengertian: Organisasi adalah unit sosial yang dengan sengaja dikelola, terdiri atas dua orang atau lebih, yang berfungsi secara relatif terus-menerus untuk
mencapai
satu
sasaran
atau
serangkaian
sasaran
bersama. Dari
beberapa
pengertian
organisasi
di
atas,
dapat
disimpulkan bahwa organisasi merupakan kumpulan minimal dua orang, yang dalam usahanya mencapai tujuan bersama diatur dalam suatu struktur tugas dan kewenangan secara sistematis, efisien dan terkoordinasi. Oleh karena itu organisasi harus memiliki unsur dasar, yaitu: 1. Harus ada wadah atau tempatnya untuk bekerja sama. 2. Harus ada orang-orang yang bekerja sama.
5
3. Kedudukan dan tugas masing-masing orang harus jelas. 4. Harus ada tujuan bersama yang mau dicapai. Organisasi didirikan dengan maksud untuk mencapai tujuan tertentu sehingga menimbulkan adanya kegiatan atau aktivitas. Jika organisasi kecil dan relatif sederhana maka akan lebih mudah melakukan kerjasama dan koordinasi. Sebaliknya jika organisasi menjadi lebih besar dan lebih komplek serta banyak kegiatan atau aktifitas yang dilakukan, maka semakin banyak orang dilibatkan, semakin sulit untuk melakukan kerjasama dan semakin sulit untuk melakukan koordinasi sehingga permasalahan yang timbul juga semakin besar.
BAB 3 STRUKTUR DAN DESAIN ORGANISASI
6
Struktur
organisasi
mengatur
sistem
koordinasi
tugas,
mekanisme dan pola interaksi dari suatu organisasi. Menurut Robbin struktur ini terdiri dari tiga komponen yaitu: 1. Kompleksitas 2. Formalisasi 3. Sentralisasi Pengorganisasian ( Organizing ) adalah proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya. Di sini akan dijelaskan struktur organisasi menurut Henry Mintzberg
Ada 5 fungsi dasar organisasi: 1. Strategic apex: Bertanggungjawab terhadap keseluruhan organisasi dengan meyakinkan bahwa organisasi bisa melaksanakan misinya secara efektif, melalui supervisi langsung, memantau perkembangan lingkungan, formulasi strategi.
7
2. Middle line: a.
Menghubungkan strategic apex dengan operating core
b.
Tugas yang berhubungan dengan strategic apex adalah memberikan feedback
kinerja di unitnya, memberi usulan perubahan cara
operasi, pengambilan keputusan tentang masalah di unitnya c.
Tugas
yang
berhubungan
dengan
operating
core
adalah
pengalokasian sumber daya di unitnya, penerapan peraturan dan rencana 3. Operating core: Mentransformasi input melalui proses menjadi output. 4. Technostructure: a. Terdiri dari para ahli atau spesialis b.
Bertugas untuk mempengaruhi cara kerja unit atau karyawan lain agar lebih efektif
c. Mendesain cara terbaik dalam menyelesaikan pekerjaan organisasi 5. Support staff: Melaksanakan tugas yang tidak berhubungan langsung dengan fungsi operating core, akan tetapi menyediakan dukungan tidak langsung untuk terlaksananya misi Faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi: 1. Strategi organisasi Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun diantara para manajer dan bawahan
8
2. Teknologi 3. Anggota (karyawan) dan orang yang terlibat 4. Ukuran organisasi Desain organisasi adalah penentuan struktur organisasi yang paling memadai untuk strategi, orang, teknologidan tugas organisasi. Desain organisasi (organizational design) merupakan proses memilih dan mengimplementasikan struktur yang terbaik untuk mengelola sumber-sumber untuk mencapai tujuan. Sasaran desain organisasi adalah menggunakan struktur yang memberikan fasilitas pengimplementasian strategi. Desain organisasi dapat juga dinyatakan sebagi proses pembuatan keputusan yang dilakukan oleh manajer untuk memilih struktur organisasi yang sesuai dengan strategi untuk organisasi dan lingkungan tempat anggota organisasi melaksanakan strategi tersebut. Desain organisasi menuntut manajer untuk melihat secara bersamaan ke dalam organisasi dan ke luar organisasi. Ada empat bagian untuk membangun desain organisasi, yaitu pembagian kerja, departementalisasi, hirarki dan koordinasi. Manajer hendaknya memandang desain organisasi sebagai pemecahan masalah dan mengikuti tujuan organisasi dengan gaya situasional atau kontingensi, yaitu struktur yang ada didesain untuk menyesuaikan keadaan organisasi atau sub unitnya yang unik.
Beberapa macam desain organisasi :
9
1. Bentuk sederhana a. Mekanisme koordinasi terpenting: supervisi langsung b. Bagian utama organisasi: puncak strategi c. Parameter rancangan organisasi: sentralisasi, struktur organik 2. Bentuk birokrasi mesin a. Mekanisme koordinasi terpenting: standardisasi proses kerja b. Bagian utama organisasi: teknostruktur c.
Parameter
rancangan
organisasi:
pengelompokan
fungsional,sentralisasi vertikal, desentralisasi horisontal terbatas 3. Bentuk birokrasi profesional a. Mekanisme koordinasi terpenting: standardisasi input b.
Bagian utama organisasi: operating core
c.
Parameter
rancangan
organisasi:
spesialisasi
horisontal,
desentralisasi vertikal dan horizontal 4. Bentuk divisi a. Mekanisme koordinasi terpenting: standardisasi output b. Bagian utama organisasi: manajemen lini c.
Parameter
rancangan
organisasi: pengelompokan
berdasarkan
pangsa pasar, desentralisasi vertikal terbatas. 5. Bentuk Adokrasi a. Mekanisme koordinasi terpenting: saling penyesuaian b. Bagian
utama
organisasi:
staf
pendukung
(pada
adhokrasi
administratif), operating core (pada adhokrasi operasional)
10
c.
Parameter rancangan organisasi: sentralisasi, struktur organik
Bentuk organisasi menurut Hill & Jones (1975) BENTUK ORGANISASI KARAKTERISTIK ORGANISASI Struktur sederhana Hanya dikelola oleh satu atau beberapa orang yang melakukan semua fungsi manajemen, tidak ada pembagian
tugas,
wewenang
kurang
jelas,
diferensiasi horisontal yang rendah karena setiap Struktur fungsi
karyawan melakukan berbagai macam tugas Anggota organisasi dikelompokkan ke dalam kelompok
atau
unit
atau
divisi
berdasarkan
kesamaan keahlian, pengalaman, ketrampilan, atau Struktur multidivisional
manfaat sumber yang sama Setiap produk ditempatkan ke dalam suatu unit atau divisi mandiri, dan setiap unit atau divisi memiliki fungsi yang diperlukan untuk mendukung
Struktur matriks
kegiatan Memiliki dua diferensiasi, yaitu diferensiasi vertikal dan horisontal secara bersamaan. Setiap anggota memiliki dua pimpinan, yaitu pimpinan fungsional
Struktur tim produk
dan pimpinan proyek Pembagian tugas disebar menurut produk atau proyek untuk mengurangi biaya birokrasi dan untuk meningkatkan
kemampuan
manajemen
untuk
memonitor dan mengendalikan
11
Struktur geografi
Mengelompokkan
fungsi
menurut
letak
geografisnya Sedangkan pengelompokan jenis organisasi dapat dilakukan dengan menggunakan kriteria sebagai berikut: 1. Berdasarkan jumlah orang yang memegang pucuk pimpinan. a.
Bentuk tunggal, yaitu pucuk pimpinan berada di tangan satu orang, semua kekuasaan dan tugas pekerjaan bersumber kepada satu orang.
b. Bentuk jamak, pimpinan organisasi merupakan suatu dewan yang terdiri dari beberapa orang, semua kekuasaan dan tanggung jawab dipikul oleh dewan sebagai suatu kesatuan. 2. Berdasarkan saluran wewenang Bentuk organisasi ini meliputi: a.
Bentuk organisasi jalur, kekuasaan mengalir dari pucuk pimpinan organisasi langsung lurus kepada para pejabat yang memimpin unitunit dalam organisasi
b.
Bentuk organisasi fungsional, organisasi yang wewenang dari pucuk pimpinan dilimpahkan pada satuan organisasi dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu
c.
Bentuk organisasi jalur dan staff, dalam organisasi ini pucuk pimpinan dibantu oleh staf pimpinan ahli dengan tugas sebagai pembantu pucuk pimpinan dalam menjalankan roda organisasi
12
d.
Bentuk fungsional dan staff adalah organisasi yang wewenang dari pucuk pimpinan dilimpahkan kepada satuan organisasi dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu. Pimpinan tiap bidang kerja dapat memrintah semua pelaksana yang ada menyangkut bidang kerjanya.
3.
e.
Bentuk organisasi fungsional dan jalur
f.
Bentuk organisasi jalur, fungsional dan staff
Berdasarkan sifat hubungan personal, yaitu: a.
Organisasi formal adalah organisasi yang diatur secara resmi, seperti: organisasi pemerintahan, organisasi yang berbadan hukum
b.
Organisasi
informal adalah organisasi yang terbentuk karena
hubungan bersifat pribadi, antara lain kesamaan minat atau hobi, dan lainnya. c. Organisasi non formal 4. Berdasarkan tujuan. Organisasi ini dapat dibedakan, yaitu:
5.
a.
Organisasi yang tujuannya mencari keuntungan atau profit oriented
b.
Organisasi sosial atau non-profit oriented
Berdasarkan kehidupan dalam masyarakat, yaitu: a. Organisasi pendidikan b.
Organisasi kesehatan
c. Organisasi pertanian d. Organisasi keagamaan dan lain lain. 6.
Berdasarkan fungsi dan tujuan yang dilayani, yaitu:
13
a.
Organisasi produksi, misalnya organisasi produk makanan
b. Organisasi berorientasi pada politik, misalnya partai politik c. Organisasi yang bersifat integratif, misalnya serikat pekerja d. 7.
Organisasi pemelihara, misalnya organisasi peduli lingkungan
Berdasarkan pihak yang memakai manfaat Organisasi ini meliputi: a.
Mutual benefit organization, yaitu organisasi yang kemanfaatannya terutama dinikmati oleh anggotanya, seperti koperasi
b.
Service organization, yaitu organisasi yang kemanfaatannya dinikmati oleh pelanggan, misalnya bank
c.
Business Organization organisasi yang bergerak dalam dunia usaha, seperti perusahaan-perusahaan
d.
Commonwealth
organization,
adalah
organisasi
yang
kemanfaatannya terutama dinikmati oleh masyarakat umum, seperti organisasi
pelayanan
kesehatan,
contohnya
rumah
sakit,
Puskesmas, PLN dan lain-lain. e. Salah satu prinsip organisasi adalah fleksibilitas, artinya organisasi senantiasa dinamis sesuai dengan dinamika yang ada dalam organisasi dan juga harus memperhatikan perubahan dari luar organisasi atau lingkungan dimana organisasi berada..
14
BAB 4 PRINSIP DAN AZAS ORGANISASI
Salah satu dukungan agar organisasi dapat berjalan dengan baik adalah penerapan azas dan prinsip organisasi dalam setiap kegiatan keorganisasian. Azas dan prinsip tersebut harus dipahami
15
oleh setiap pelaku dalam organisasi. Adapun azas dan prinsip organisasi ini telah banyak disampaikan oleh banyak ahli, antara lain: 1. Prinsip dan Asas Organisasi menurut Henry Fayol : a.
Division of work (pembagian kerja) Pekerjaan harus dibagi dan dipilah lagi menjadi unsur-unsur terkecil yang layak, bertujuan untuk memperoleh manfaat dari spesialisasi.
b.
Authority and Responsibility (wewenang dan tanggungjawab) Setiap pemegang tugas harus diberikan wewenang yang cukup untuk melaksanakan tanggungjawab dari tugas yang dipercayakan.
c.
Discipline (disiplin) Karyawan harus mematuhi kesepakatan apapun yang dinyatakan secara jelas antara mereka dan organisasi.
d.
Unity of command (kesatuan perintah) Karyawan harus menerima perintah dari dan bertanggungjawab kepada seorang atasan saja.
e.
Unity of direction (kesatuan arah) Kegiatan-kegiatan
yang
mempunyai
maksud
yang
sama
harusdikelompokkan bersama dan bekerja berdasarkan rencana yang sama. f.
Subordination
of
individual
interest
to
general
interest
(kepentingan individu dibawah kepentingan umum)
16
Kepentingan organisasi harus didahulukan daripada kepentingan individu. g.
Remuneration/Pay of personal (gaji pegawai) Upah atau gaji harus didasarkan pada pencapaian tugas yang dibebankan.
h.
Centralization(sentralisasi) Wewenang dalam organisasi berpusat dan bertumpu pada satu pimpinan .
i.
Scalar chain (rantai Scalar) Rantai komando yang tak terputus harus ada sebagai saluran untuk semua pengarahan dan komunikasi.
j.
Order (tertib) Setiap
jabatan
harus
diuraikan
sehingga
pemegang
jabatan
harusdiuraikan sehingga pemegang jabatan dapat memahaminya dengan jelas termasuk hubungannya dengan tugas-tugas lainnya. k.
Equity (keadilan) Peraturan dan perjanjian yang telah ditetapkan arus ditegakkan secara adil.
l.
Stability of tenure of personnel (kestabilan personalia) Karyawan harus didorong untuk menciptakan loyalitas kepada organisasi dan menanamkan komitmen jangka panjang.
m.
Initiative (inisiatif)
17
Karyawan harus didorong untuk melakukan inovasi dan berkreasi yang bebas dalam batas-batas wewenang yang diberikan dan tugas yang ditetapkan. n.
Esprit de corp (kesatuan jiwa korporasi) Karyawan harus didorong untuk menyatukan kepentingannya dengan kepentingan organisasi sehingga mewujudkan kesatuan upaya.
2. Prinsip dan Asas Organisasi menurut Harold Koontz & Cyrill O’Donell : a.
The purpose of organizing (tujuan pengorganisasian) 1) Azas kesatuan tujuan 2) Azas efisiensi
b. The cause of organizing (penyebab pengorganisasian)
1) Azas rentang kendali c.
The
structure
of
organizing
authority
(struktur
organisasi
wewenang) 1) Azas jenjang 2) Azas pelimpahan 3) Azas kemutlakan dan tanggungjawab 4) Azas keseimbangan wewenang dan tanggungjawab 5) Azas kesatuan perintah 6) Azas jenjang wewenang d. The structure of organizing
departmentized activities (struktur
organisasi aktifitas departemenisasi) 1) Azas pembagian kerja
18
2) Azas pembatasan fungsi 3) Azas pemisahan e.
The process of organizing departmentized activities (proses pengorganisasian) 1) Azas keseimbangan 2) Azas fleksibilitas 3) Azas kemampuan kepemimpinan
BAB 5 TEORI ORGANISASI
19
Dalam teori organisasi terdapat bermacam pendekatan, ajaran, tinjauan atau konsepsi.
carapandang,
Masing-masing
carapandang tidak ada yang memiliki kebenaran mutlak. Berbagai carapandang
harus
dipakai
saling
melengkapi
agar
mampu
memberikan solusi dalam permasalahan organisasi. Carapandang yang sering dipakai: 1. Carapandang klasik 2. Carapandang hubungan kerja kemanusiaan 3. Carapandang matematika 4. Carapandang pembuatan keputusan 5. Carapandang sistem 6. Carapandang kontingensi 7. Carapandang kepemimpinan 8. Carapandang budaya organisasi
1.
Carapandang Klasik Berlandaskan pada penelitian dan percobaan, yang kemudian disusun berbagai azas organisasi. Biasanya cara pandang ini digunakan organisasi yang sukar bergerak, kaku, tidak mudah berubah, mematikan inisiatif dan kreatifitas. Tetapi dengan pendekatan klasik akan dapat diciptakan organisasi yang stabil, teratur dan rasional. Dalam cara
20
pandang klasik dikenal adanya organisasi model birokrasi yaitu organisasi yang menerapkan dengan sepenuhnya berbagai azas organisasi. Fred Luthans mengemukakan ciri–ciri birokrasi dengan lebih sederhana: a. Spesialisasi dan pembagian kerja b. Kedudukan disusun dalam jenjang c. Sistem peraturan abstrak d. Hubungan yang tidak mengenal orang–orang tertentu 2.
Carapandang Hubungan Kerja Kemanusiaan Carapandang ini pendekatannya lebih mengutamakan faktor manusia, di mana orang akan dapat bekerja sama denang baik apabila ada saling pengertian antar mereka atau keserasian
hubungan
antar
pribadi
dalam
suasana
kekeluargaan. Dalam organisasi digunakan model hubungan formal, informal dan non-formal. 3.
Carapandang Matematika Berlandaskan suatu pemikiran berbagai azas organisasi, berbagai fungsi manajemen merupakan pola rasional dan logis. Oleh karena itu masalah yang timbul dalam organisasi dapat dipecahkan
secara
matematika
dan
berdasarkan
logika.
Carapandang ini disebut juga cara pandang kuantitatif
21
4.
Cara pandang Pembuatan Keputusan Salah seorang pelopornya adalah Herbert A. Simon, bahwa para pejabat dalam organisasi bukanlah peralatan mekanis dan proses pemecahan masalah manusia serta mekanisme pembuatan keputusan merupakan pokok perilaku organisasi. Cara pandang ini mengutamakan proses rangkaian kegiatan
penataan
untuk
berbagai
kemungkinan
melakukan
untuk
pemilihan
menyelesaikan
diantara persoalan,
pertentangan, kebimbangan dalam kerjasama kelompok untuk mencapai tujuan. Nasehat Peter Drucker: a.
Jangan menganggap suatu keputusan sebagai suatu kesulitan atau beban melainkan harus sebagai suatu kesempatan
b.
Jangan mengharapkan resiko akan habis, sebab tiada keputusan tanpa resiko
c.
Jangan menggantungkan diri pada faktasaja, keputusan juga
harus
didasarkan
pada
dugaan,
ramalan
atau
pertimbangan d.
Jangan
seketika
mengharapkan
jawaban
yang
benar,melainkan buatlah beberapa pilihan 5.
Carapandang Sistem
22
Merupakan perpaduan berbagai faktor yang saling berhubungan dan saling bergantung yang terikat oleh azas – azas
tertentu
dalam
rangka
pencapaian
tujuan.Organisasidianggap merupakan sistem terbuka yang selalu terdapat input, pengolahan, output dan umpan balik dari dan ke lingkungannya. Ini menciptakan interaksi yang saling menyesuaikan dan menguntungkan.
6.
Carapandang Kontingensi Carapandang
ini
berpendapat
bahwa
tiap
–
tiap
organisasi tentu menghadapi masalah khusus yang organisasi lain tidak menghadapinya sehingga sebenarnya tidak ada carapandang
terbaik
yang
berlaku
untuk
segala
jenis
organisasi. Oleh karena itu, struktur dan desain organisasi bisa berubah sesuai situasi dan kondisi lingkungan atau tidak bersifat statis. 7.
Carapandang Kepemimpinan Carapandang ini berlandaskan pemikiran bahwa maju mundurnya organisasi, dinamis statisnya organisasi, tumbuh kembangnya,
hidup
matinya,
tercapai
tidaknya
tujuan
organisasi ditentukan oleh tepat tidaknya kepemimpinan yang diterapkan
dalam
organisasi.
Kepemimpinan
merupakan
23
rangkaian
kegiatan
penataan
berupa
kemampuan
mempengaruhi perilaku orang lain dalam situasi tertentu agar bersedia bekerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 8.
Carapandang Budaya Organisasi Carapandang
budaya
organisasi
adalah
mengenai
keseluruhan nilai, norma, kepercayaan, pengertian, anggapan, harapan,
pandangan
yang
dibuat,
dikembangkan
untuk
digunakan sebagai petunjuk dalam bersikap atau berperilaku dalam organisasi. Budaya organisasi yang kuat yaitu budaya organisasi positif yang benar –benar dianut oleh segenap pelaku organisasi akan mempertinggi kesungguhan kerja para pelakunya.
24
BAB 6 EVOLUSI TEORI ORGANISASI
Terdapat dua dimensi teori organisasi, di mana setiap dimensi mempunyai
perspektif
yang
saling
bertentangan.
Dimensi
pertama
merefleksikan bahwa organisasi merupakan sistem. Sebelum tahun 1960, teori organisasi didominasi oleh perspektif sistem tertutup yaitu yang berdiri sendiri dan tidak mempunyai pengaruh terhadap lingkungannya. Pada era berikutnya, perspektif sistem terbuka mulai diterima di mana pendekatan
25
yang menekankan pentingnya suatu organisasi memperhatikan proses yang terjadi di lingkungan ekstern. Dimensi kedua berhubungan dengan hasil akhir dari struktur organisasi. Perspektif rasional menyatakan bahwa struktur organisasi adalah alat mencapai tujuan organisasi, sedangkan perspektif sosial menyatakan struktur organisasi sebagai hasil utama dari para pelaku organisasi yang mencari kendali dan kekuasaan. Evolusi Teori Organisasi Kontemporer Kerangka Waktu Perspektif sistem Perspektif tujuan Tema utama Klasifikasi teori
19001930
1930-1960
1960-1975
> 1975
Tertutup
Tertutup
Terbuka
Terbuka
Rasional
Sosial
Rasional
Sosial
Efisiensi
Desain kontingens i
Kekuasaan
mekanis
Orang dan Hub Manusia
Tipe 1
Tipe 2
Tipe 3
Tipe 4
dan politik
Berdasarkan W Richard Scott,"Theoritical Perspectives"dalam Marshall W Meyer, ed. Environment and Organizations San Fransisco:Jossey Bass Publisher (1978)
Teoretikus tipe 1 menyatakan bahwa perhatian utama adalah pada pencapaian efisiensi dalam fungsi intern organisasi.Saat tersebut organisasi dianggap sebagai alat mekanis untuk mencapai tujuan.
26
Teoretikus tipe 2 lebih menekankan hubungan informal antar manusia dan motivasi non-ekonomis. Manajemen merancang pola hubungan status, norma dan persahabatan informal demi memenuhi kebutuhan sosial pelaku organisasi. Teoretikus tipe 3 kembali memandang organisasi sebagai alat mencapai tujuan tetapi berkonsentrasi pada sasaran, teknologi dan ketakpastian lingkungan sebagai variabel kontingensi. Variabel Ini yang akan dipertimbangkan untuk menyesuaikan perubahan struktur organisasi. Teoretikus tipe 4 menggunakan pendekatan bahwa struktur organisasi bukanlah usaha rasional para manajer melainkan hasil pertarungan politis antara koalisi-koalisi dalam organisasi untuk memperoleh kontrol.
BAB 7 PERILAKU ORGANISASI
1.
Pengertian
27
Pengertian perilaku organisasi oleh beberapa ahli dijelaskan secara berbeda, seperti yang dijelaskan oleh John R .Schermerhorn (1996) berpendapat bahwa “organizational behavior is the study of individuals and groups in organizations” . Senada dengan pendapat diatas, Stephen P. Robbins (2003) dalam bukunya Organizational Behavior, menyatakan bahwa “organizational behavior is a field of study that investigates the impact of individuals, groups, and structure have on behavior within organizations for the purpose of applying such knowledge toward improving an organization’s effectiveness” yang artinya bahwa perilaku organisasi adalah suatu bidang studi yang menyelidiki suatu pengaruh yang ditimbulkan oleh individu, kelompok dan struktur terhadap perilaku (manusia) dalam suatu organisasi dengan
tujuan
menerapkan
pengetahuan
yang
didapat
untuk
meningkatkan efektivitas suatu organisasi. Berdasarkan pendapat para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa perilaku organisasi (Organization Behavior) adalah studi mengenai apa yang dilakukan individu dalam suatu organisasi dan bagaimana perilaku itu mempengaruhi kinerja organisasi. Perilaku organisasi mengajarkan tiga faktor penentu perilaku dalam organisasi adalah individu, kelompok dan struktur.
2.
Disiplin Ilmu yang mendukung Perilaku Organisasi
28
Perilaku Organisasi merupakan suatu ilmu perilaku terapan yang dibangun atas sumbangan dari sejumlah disiplin ilmu perilaku. Bidang ilmu yang menonjol dalam perilaku organisasi adalah psikologi dan psikologi sosial,
sosiologi, dan antropologi. Psikologi memberi
kontribusi terutama pada tingkat analisis individual atau mikro sedangkan keempat disiplin ilmu yang lain menyumbang pada pemahaman kita terhadap konsep makro seperti proses kelompok dan organisasi a.
Psikologi
Psikologi merupakan ilmu pengetahuan yang berusaha mengukur, menjelaskan dan kadang mengubah perilaku manusia.Para psikolog lebih memfokuskan dalam mempelajari dan berusaha memahami perilaku individual termasuk individu dalam suatu organisasi yang dikenal dengan psikologi industri dan organisasi. Para psikolog industri/organisasi pada awalnya lebih memperhatikan masalah kelelahan , kebosanan dan faktor-faktor lain yang relevan dengan kondisi kerja dapat mengurangi kinerja yang efisien. Barubaru ini kontribusi dari psikologi telah diperluas mencakup: pengetahuan, persepsi, kepribadian, emosi, pelatihan, keefektifan kepemimpinan, motivasi, kepuasan kerja, proses pembuatan keputusan, penghargaan kinerja,
seleksi karyawan, desain
pekerjaan dan stress pekerjaan b.
Psikologi Sosial
29
Bidang dalam psikologi namun memadukan konsep baik dari psikologi dan sosiologi. Psikologi social memfokuskan pada pengaruh seseorang terhadap orang lain. Kontribusi psikologi sosial dalam perilaku organisasi adalah; perubahan
sikap,
pola
pengukuran, pemahaman dan komunikasi,
dan
pembangunan
kepercayaan. c.
Sosiologi
Bila ilmu psikologi memfokuskan pada individu, sosiologi mempelajari manusia hubungannya dengan lingkungan social dan kulturnya. Sosiolog memberikan kontribusi dalam PO melalui studi terhadap perilaku kelompok dalam organisasi, terutama organisasi formal dan
rumit,
Kontribusi
lainnya
adalah
tentang
kultur
organisasi,stuktur dan teori organisi formal, komunikasi, kekuatan dan konflik d.
Antropologi
.Adalah studi kemasyarakatan untuk mempelajari manusia dan kegiatannya. Kontribusi antropologi misalnya membantu kita memahami perbedaan –perbedaan nilai fundamental, sikap dan perilaku orang pada organisasi yang berbeda. Antropologi memberikan kita pemahaman mengenai budaya organisasi dan lingkungan organisasi.
3.
Variabel –variabel yang mempengaruhi Perilaku Organisasi
30
Ilmu pengetahuan PO dikembangkan dengan mengambil konsep umum dan menerapkannya dalam situasi, individu atau kelompok tertentu. Konsep PO harus mencerminkan kondisi
yang
situasional atau mempunyai banyak kemungkinan. Kondisi atau faktor situasional tersebut adalah variable kontijensi ( contingency variable ) yaitu variable – variable yang meninjau hubungan antara dua variabel atau lebih a.
Variabel Dependen
Variabel Dependen adalah faktor utama yang diprediksikan dan dipengaruhi oleh faktor lain. Variabel dependen yang utama dalam PO adalah : 1)
Produktifitas (productivity) Ukuran kinerja yang mencakup efektifitas dan efisiensi. Suatu organisasi adalah produktif jika organisasi itu mencapai tujuantujuannya dan mencapainya dengan merubah masukan menjadi keluaran dengan biaya paling rendah, dengan mengetahui faktor apa yang mempengaruhi efektifitas dan efisiensi individu, kelompok dan organisasi secara keselurahan
2)
Ketidakhadiran / mangkir (absenteeism) Ketidak hadiran di kantor tanpa izin. Mangkir merupakan kerugian dan gangguan yang sangat besar bagi pemberi kerja.Sulit bagi suatu organisasi untuk beroperasi dengan
31
lancar dan mencapai tujuannya.Tingkat kemangkiran diluar batas normal dalam organisasi manapun memiliki pengaruh langsung terhadap efektifitas dan efisiensi organisasi tersebut. 3)
Perputaran karyawan (employee turnover) Adalah pengunduran diri permanent secara sukarela maupun tidak dari suatu organisasi.Angka perputaran karyawan yang tinggi menyebabkan bengkaknya biaya perekrutan, seleksi dan pelatihan.
4)
Kepuasan kerja(Job satisfaction) Yaitu perasaan positif tentang pekerjaan seseorang yang merupakan hasil dari evaluasi karakteristiknya.
5)
Perilaku sukarela yang melanggar norma – norma organisasi yang signifikan dan mengancam kesejahteraan atau mengganggu anggotanya. Norma – norma tersebut adalah kebijakan perusahaan atau organisasi tentang peraturan – peraturan yang harus dipatuhi. Perilaku yang menyimpang di tempat kerja merupakan bentuk ketidakpuasan dan bentuknya dapat berbagai macam cara, dari hal hal yang kecil misalnya mengeraskan musik di tempat kerja sampai pelanggaran berat lainnya.
6)
Perilaku
Kewargaan
Organisasi
(Organizational
Citizenship Behavior)
32
Adalah perilaku pilihan yang tidak menjadi bagian dari kewajiban kerja formal seorang karyawan, namun membantu berfungsinya organisasi secara efektif. Organisasi yang sukses membutuhkan dan menginginkan karyawan yang melakukan lebih dari sekedar tugas biasa mereka atau tugas yang tidak tercantum dalam deskripsi tugasnya. b.
Variabel Independen
Apakah faktor penentu dari produktifitas, ketidakhadiran atau mangkir,
perputaran
karyawan,
kepuasan
kerja,
perilaku
menyimpang di tempat kerja dan perilaku kewargaan organisasi tersebut
diatas.
Variabel
independen
adalah
sebab
yang
diperkirakan dari beberapa perubahan dalam variabel dependen. Variabel independen tersebut meliputi : 1)
Variabel tingkat individu Karakteristik individual misalnya usia, gender, karakteristik pribadi, emosi, sikap , kemampuan dasar dan lain-lain mempunyai pengaruh yang sangat nyata pada organisasi
2)
Variabel tingkat kelompok Perilaku individu dalam kelompok yang berusaha untuk menampilkan standar perilaku yang bisa diterima di kelompok.
3)
Variabel tingkat organisasi
33
Perilaku organisasi mencapai tingkat yang paling canggih ketika menambahkan struktur formal , desain organisasi, kebijakan dan praktik SDM organisasi dan lain-lain.
BAB 8 BUDAYA ORGANISASI
1.
Pengertian
34
Pengertian budaya organisasi banyak dikemukakan oleh beberapa ahli, antara lain: a.
Menurut Wood, Wallace, Zeffane, Schermerhorn, Hunt, Osborn (2001): budaya organisasi adalah sistem yang dipercayai dan nilai yang dikembangkan oleh organisasi dimana hal itu menuntun perilaku dari anggota organisasi itu sendiri.
b. Menurut Robbins (1996): budaya organisasi adalah suatu persepsi
bersama yang dianut oleh anggota-anggota organisasi itu. c.
Menurut Schein (1992): budaya organisasi adalah pola dasar yang diterima oleh organisasi untuk bertindak dan memecahkan masalah, membentuk karyawan yang mampu beradaptasi dengan lingkungan dan mempersatukan anggota-anggota organisasi. Untuk itu harus diajarkan kepada anggota termasuk anggota yang baru sebagai suatu cara yang benar dalam mengkaji, berpikir dan merasakan masalah yang dihadapi.
d. Menurut Cushway dan Lodge (2000): budaya organisasi merupakan
sistem nilai organisasi dan akan mempengaruhi cara pekerjaan dilakukan dan cara para karyawan berperilaku.
2.
Karakteristik Budaya Organisasi Terdapat banyak dimensi yang membedakan budaya. Dimensi yang digunakan untuk membedakan budaya organisasi, menurut Robbins
35
(1996), (dalam Sophia, 2008), ada tujuh karakteristik primer, yang secara bersama – sama menangkap hakikat budaya organisasi, yaitu : a.
Inovation and Risk (Inovasi dan keberanian mengambil resiko) Sejauh mana para karyawan didorong untuk
berinovasi dan
berani mengambil resiko. b.
Attention to detail (Perhatian ke hal yang rinci) Sejauh mana para karyawan diharapkan mau memperlihatkan kecermatan, analisis dan perhatian kepada rincian.
c.
Outcome Orientation (Berorientasi pada hasil) Sejauh mana manajemen fokus pada hasil , bukan pada teknik dan proses yang digunakan untuk mendapat hasil tersebut.
d.
People Orientation (Berorientasi kepada manusia) Sejauh mana keputusan manajemen memperhitungkan efek hasil pada orang – orang di dalam organisasi tersebut.
e.
Team Orientation (Berorientasi pada tim) Sejauh mana kegiatan kerja diorganisasikan dalam tim – tim kerja, bukannya individu – individu
f.
Aggressiveness (Keagresifan ) Sejauh mana orang – orang dalam organisasi tersebut agresif dan kompetitif, bukan bersantai
g.
Stability (Stabilitas / Kemantapan)
36
Sejauh mana kegiatan organisasi menekan dipertahankannya status quo sebagai lawan dari pertumbuhan atau inovasi. Luthans
(1998)
dalam
Sophia
(2008)
menyebutkan
sejumlah
karakteristik yang penting dari budaya organisasi, yang meliputi: a.
Aturan – aturan perilaku Yaitu bahasa, terminologi dan ritual yang biasa dipergunakan oleh anggota organisasi
b.
Norma Adalah standar perilaku yang meliputi petunjuk bagaimana melakukan
sesuatu. Lebih jauh di masyarakat kita kenal
adanya norma agama, norma sosial, norma susila, norma adat, dll. c.
Nilai – nilai dominan Adalah nilai utama yang diharapkan dari organisasi untuk dikerjakan oleh para anggota, misalnya tingginya kualitas produk, rendahnya tingkat absensi, tingginya produktivitas dan efisiensi, serta tingginya disiplin kerja.
d.
Filosofi Adalah kebijakan yang dipercaya organisasi tentang hal – hal yang disukai para karyawan dan pelanggannya, seperti “Kepuasan anda adalah harapan kami”, “Konsumen adalah Raja”, dll.
e.
Peraturan – peraturan
37
Adalah aturan yang tegas dari organisasi. Pegawai baru harus memelajari peraturan ini agar keberadaannya dapat diterima di dalam organisasi. f.
Iklim organisasi Adalah keseluruhan “perasaan” yang meliputi hal – hal fisik, bagaimana
para anggota berinteraksi dan bagaimana para
anggota organisasi
mengendalikan diri dalam berhubungan
dengan kastemer atau pihak luar organisasi. 3.
Berbagai bentuk budaya organisasi Menurut Schein budaya organisasi tidak hanya terdiri dari asumsi dasar tetapi juga elemen-elemen lain yang lebih kasat mata yang mudah diamati oleh orang-orang di luar organisasi. Setiap elemen mempunyai karakeristik tersendiri meski keberadaan elemen-elemen ersebut merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan. Elemenelemen inilah yang secara bersama-sama membentuk budaya. F. Landa Jocano menyatakan bahwa budaya organisasi terdiri dari dua elemen utama yaitu elemen yang bersifat idealistik dan elemen yang bersifat behavioral. Masing-masing elemen kemudian dapat diuraikan ke dalam elemen-elemen yang lebih spesifik seperti tampak pada tabel 1. Elemen-elemen tersebut secara umum meliputi Elemen Idealistik dan Elemen Behavioral, seperti dijelaskan sebagai berikut: a.
Elemen Idealistik
38
Dikatakan idealistik karena elemen ini menjadi ideologi organisasi yang tidak mudah berubah, meskipun secara natural organisasi
harus
selalu
berubah
dan
beradaptasi
dengan
lingkungannya. Elemen ini juga bersifat terselubung (elusive), tidak tampak ke permukaaan (hidden) dan hanya orang-orang tertentu saja (biasanya elite organisasi) yang tahu apa sesungguhnya ideologi mereka dan mengapa organisasi tersebut didirikan.
Tabel 1. Elemen Budaya Organisasi menurut Berbagai Sumber SUMBER
ELEMEN BUDAYA ORGANISASI
F. Landa Jocano
IDEALISTIK
BEHAVIORAL
(1988,1990) Stanley Guiding Belief
Daily Belief
Davis (1984) Geert Praktik-praktik Hofstede
Nilai-nilai Organisasi Manajemen
(1980,1997) Edgar Schein
Asumsi Dasar
Nilai-nilai Organisasi
Artefak
(1985,1997) Denise Rousseau (1990) Btah Conculting
Nilai-nilai
Norma
Perilaku
Organisasi
Perilaku
Organisasi
Asumsi Dasar Motivational
Emosional
Artefak Mindset
Perilaku Organisasi
39
Artefak
Group (1996)
b.
Elemen behavioral Elemen yang bersifat behavioral adalah elemen yang kasat mata, muncul ke permukaan dalam bentuk perilaku sehari-hari para anggota organisasi dan bentuk-bentuk lain seperti desain dan arsitektur
organisasi.
Elemen
ini
sering
dianggap
sebagai
representasi budaya dari suatu organisasi. Davis menyebutnya sebagai daily belief – praktik sehari-hari sebuah organisasi. Schein dan Rousseau mengatakan bahwa kebiasaan sehari-hari muncul dalam bentuk artefak , termasuk di dalamnya adalah perilaku para anggota
organisasi.
Artefak
dapat
berupa
bentuk/arsitektur
bangunan, logo, cara berkomunikasi, cara berpakaian, atau cara bertindak yang dapat dipahami oleh orang di luar organisasi. Kedua elemen tersebut bukan elemen yang terpisah satu sama lain, keterkaitan ke dua elemen inilah yang membentuk budaya. Hanya saja elemen behavioral lebih rentan terhadap perubahan dibandingkan dengan elemen idealistik, karena elemen behavioral bersinggungan langsung dengan lingkungan eksternal organisasi. Sedangkan elemen idealistik jarang mengalami perubahan di samping karena menjadi falsafah hidup organisasi juga karena letaknya terselubung. Gambaran tingkat sensitivitas masing-
40
masing elemen budaya organisasi terhadap kemungkinan terjadi perubahan diberikan oleh Chatab (2007) seperti tampilan pada gambar 4 sebagai berikut.
Gambar 4. Hirarki Budaya Organisasi
Basic Assump tion
Artefak sebagai komponen budaya paling luar merupakan komponen yang paling mudah berubah, sedangkan asumsi dasar merupakan komponen yang paling tidak mudah berubah. Basic Assumption / anggapan dasar Kepedulian budaya pada tingkat paling dalam ini adalah praanggapan dasar di bawah sadar dan sekaligus keadaan yang diterima tentang bagaimana persoalan keorganisasian seharusnya dipecahkan. Memberitahu para anggota organisasi bagaimana merasakan, berpikir danadanya sentuhan tentang banyak hal di dalam organisasi
41
Values Mencakup values/nilai-nilai tentang sebaiknya menjadi apa di dalam organisasi. Memberitahu para anggota organisasi apa yang penting dan berharga di dalam organisasi dan apa yang mereka butuhkan untuk memberi perhatian (pay attention). Berperan sebagai sumber inspirasi kekuatan, motivasi dan pendorong seseorang dalam mengambil sikap, tindakan dan keputusan, serta bahkan
dalam
menggerakkan
dan
mengendalikan
perilaku
sesorang dalam upaya pembentukan Corporate Culture. Misal, value yang dianut adalah customer service maka anggota organisasi akan memberi perhatian yang kuat/lebih penting bagaimana pelanggan diperlakukan dengan baik.
Norms/Norma Peran
norma
adalah
menuntun
bagaimana
para
anggota
organisasi seharusnya berkelalkuan di dalam situasi tertentu. Hal ini menggambarkan peraturan yang tidak tertulis (tidak harus tertulis) dari perilaku. Misal, Para pegawai jangan mengkritik bosnya di depan publik ! Itulah norma. Norma yang diformalkan ditulis dalam bentuk Standar Operasional Prosedur (SOP) atau peraturan agar para anggota organisasi mengikuti dan mematuhinya. Artifacts/artefak
42
Dapat dikatakan bahwa artefak merupakan pintu masuk bagi orang luar untuk memahami budaya sebuah organisasi. Artefak merupakan elemen budaya organisasi yang bersinggungan secara langsung dengan lingkungan eksternal. Itulah sebabnya bagi orang luar organisasi, jika ingin memahami budaya sebuah organisasi yang pertama-tama mereka lakukan adalah memahami artefaknya. Dengan mengobservasi, mendeteksi, atau mengamati bagian luar organisasi yang kasat mata orang luar dapat menyimpulkan seperti apa budaya sebuah organisasi. 4.
Peranan Budaya Organisasi dalam Organisasi Berkaitan dengan peran budaya organisasi dalam organisasi, beberapa pakar menyampaikannya sebagai berikut : Menurut Robbins (1996) dalam Abdullah (2007) menyebutkan peran penting budaya organisasi adalah : a.
Menetapkan batasan dalam menegaskan posisi organisasi secara berkesinambungan;
b. Mencetuskan
atau menunjukkan identitas diri para anggota
organisasi; c.
Mewakili kepentingan orang banyak;
d. Mempermudah timbulnya komitmen yang lebih luas daripada
kepentingan individual seseorang; e.
Meningkatkan stabilitas sosial;
43
f.
Menyediakan mekanisme pengawasan yang dapat menuntun, membentuk
tingkah
laku
anggota
organisasi
dan
sekaligus
menunjukkan hal-hal apa saja yang dilarang dan diperbolehkan untuk dilakukan dalam organisasi. Selanjutnya
menurut McKinsey & Company (1986) dalam
Moeljono (2005), ada tujuh variable berpengaruh terhadap kesuksesan suatu organisasi yang terangkum dalam 7-S McKinsey seperti terlihat dalam gambar 2 berikut, yaitu strategi dan struktur (hardware of organization) serta gaya (style), karyawan (system, staff), kemampuan, (skills), budaya organisasi (share value) yang merupakan software of organization.
Struktur Sistem
Strategi
System Gambar 2, Sumber Nilai/Buday : Moeljono (2005), p.25 a
7-S McKinsey Framework Gaya
Kemampua n
44
SDM
Robert Kreitner dan Angelo Kunicki (1992) dalam Sophia (2008) menggambarkan sebuah model kinerja individu/organisasi dalam kaitannya dengan budaya organisasi, yaitu sebagai berikut : Gambar 3, Sumber : Sophia (2008)
Kultur Nasional : Nilai, Sikap, Keyakinan, Adat Istiadat, Kepercayaan & Bahasa
Kultur Organisasi : Nilai, Norma, Kebiasaan dalam Organisasi
Efektifitas Organisasi : Kepuasan Pengembangan Efisiensi Kemampuan
Kinerja Individu : Kualitas Kuantitas Efektifitas Efisiensi
. Jika perusahaan memiliki budaya organisasi yang baik maka kepuasan kerja akan menjadi tinggi dan berdampak pada peningkatan kinerja.
45
Sebaliknya, jika budaya organisasi tidak sehat maka hal itu akan memicu penurunan kinerja individu anggota organisasi. Ada tiga hal yang menjadi kunci penentu keberhasilan organisasi besar dalam menerapkan budaya organisasi, yaitu: a.
Organisasi memiliki nilai yang jelas tersebar luas di dalam organisasi dan
dilaksanakan sebagai landasan dalam praktik-
praktik manajemen b.
untuk membangun kemampuan bersaing.
Adanya keselarasan dan konsistensi dalam praktik dengan nilainilai inti.
c.
Adanya pimpinan yang memastikan bahwa nilai-nilai selalu terpelihara
dan secara konstan menjadi nyata di dalam
mengelola organisasi. Performance Engineering Group (2002) memberikan model keselarasan di dalam organisasi dimana di dalam model ini dijelaskan bahwa apabila organisasi hanya terfokus pada sisi strategik, dan kurang kongruen antara strategik dan budaya maka organisasi akan stagnan dan akan berkembang birokratik. Sebaliknya bila perusahaan hanya fokus pada sisi budaya, maka organisasi akan menjadi tempat yang nyaman, tetapi secara cepat akan bangkrut karena tidak memiliki kemampuan untuk mencapai hasil jangka panjang. Sehingga model ini memperlihatkan bahwa perhatian organisasi harus sama dan seimbang antara sisi budaya dan sisi strategik.
46
BAB 9 PENGEMBANGAN ORGANISASI
47
Dalam masyarakat yang mengitari organisasi dewasa ini, terdapat banyak isu mengenai perubahan – perubahan dan bagaimana seorang pribadi atau sekelompok orang dalam suatu organisasi mengatasi desakan perubahan
yang
tidak
dapat
dielakkan
sehingga
mereka
dapat
mempertahankan organisasi mereka agar tetap berlangsung.Meskipun perubahan adalah kenyataan hidup, apabila manajer dalam suatu organisasi perusahaan ingin efektif, mereka tidak lagi dapat membiarkan perubahan itu terjadi sebagaimana adanya.Mereka harus dapat menyusun strategi untuk merencanakan, mengarahkan, dan mengendalikan perubahan.Akan tetapi adakalanya satu – satunya jalan menuju efektifitas dan efisiensi adalah melalui perubahan. Perubahan merupakan salah satu fakta kehidupan dalam perilaku organisasi. Perubahan yang diintroduksi secara tidak tepat, juga dapat menyebabkan timbulnya sikap menentang dan tindakan sabotase. 1.
Pengertian Pengembangan Organisasi a.
Massie: Perubahan yang terencana dari suatu organisasi termasuk sistemnya
secara
menyeluruh,
yang
diarahkan
untuk
lebih
meningkatkan efektivitas organisasi secara menyeluruh. b.
Koontz: Suatu pendekatan yang sistematis, terpadu dan terencana untuk lebih meningkatkan efektivitas suatu organisasi.
c.
Scanlan: Suatu upaya yang didukung oleh pimpinan untuk meningkatkan efektivitas sistem (organisasi) secara keseluruhan melalui serangkaian tindakan yang telah direncanakan.
48
Dari uraian tersebut diatas dapat disusun definisi pengembangan organisasi adalah rangkaian kegiatan penataan penyempurnaan yang dilakukan secara berencana dan terus menerus guna memecahkan berbagai masalah yang timbul sebagai akibat dari adanya perubahan sehingga organisasi dapat mengatasi perubahan serta menyesuaikan diri dengan perubahan dengan menerapkan ilmu perilaku yang dilakukan oleh pejabat dalam organisasi sendiri atau dengan bantuan ahli luar organisasi. Dari
definisi
diatas
dapat
disimpulkan
bahwa
Pengembangan
Organisasi adalah: a.Merupakan jawaban dari perubahan
b. Merupakan usaha penyesuaian dengan hal – hal yang baru c.Merupakan usaha berencana d. Merupakan usaha untuk menyempurnakan organisasi e. Merupakan kegiatan yang menerapkan ilmu perilaku f. Merupakan usaha jangka panjang yang dilakukan secara terus menerus g. Merupakan usaha memecahkan masalah – masalah yang timbul h. Merupakan usaha yang dapat dilakukan oleh para pejabat dari dalam organisasi sendiri atau dengan bantuan ahli dari luar organisasi 2.
Tujuan Organisasi Apabila
kita
memperhatikan
batasan
dari
pengembangan
organisasi, maka dapat kita pahami bahwa tujuan utamanya adalah
49
untuk meningkatkan efektivitas organisasi. Peningkatan efektivitas lazimnya ditujukan pada penyempurnaan struktur dan proses yang berlangsung di dalam organisasi tersebut. Penyempurnaan struktur misalnya,
dapat
dengan
cara
menambah,
mengurangi,
atau
menggabungkan beberapa subordinat. Sedangkan penyempurnaan proses misalnya pada mekanisme pengambilan keputusan, mekanisme informasi,
atau
mekanisme
kerjasama.
Walaupun
titik
berat
penyempurnaan dapat berbeda, tetapi setiap penyempurnaan struktur akan mempengaruhi perubahan proses, begitu juga sebaliknya. 3.
Faktor yang mempengaruhi a. Faktor Internal Yang dimaksud dengan faktor internal adalah faktor-faktor yang terdapat
di
dalam
organisasi,
misalnya
penambahan
atau
pengurangan karyawan, penambahan atau pengurangan kegiatan. Termasuk juga ketidakpuasan karyawan seperti tidak terpenuhinya kesejahteraan atau ketidakpuasan pimpinan karena tujuan dari organisasi yang tidak tercapai.
b. Faktor Eksternal
50
Yang dimaksud dengan faktor eksternal disini adalah faktor yang didapat dari luar, misalnya adanya kebijakan dari pemerintah, perubahan teknologi, atau perubahan perilaku masyarakt disekitar. 4.
Proses Pengembangan Organisasi Menurut Koontz ada beberapa proses dalam pengembangan organisasi yang perlu diperhatikan, yaitu: a.
Pengenalan adanya masalah Pada tahap ini mulai muncul kesadaran bahwa organisasi berjalan tidak sempurna. Indikatornya adalah dapat berasal dari dalam organisasi, seperti adanya keresahan karyawan, turunnya semangat kerja dan rendahnya pelaksanaan tugas dari karyawan.Sedangkan dari luar, didapatkan adanya keluhan dari pelanggan dan atau turunnya omset penjualan.
b.
Mendiagnosa masalah Pada tahap ini dilakukan upaya untuk mendiagnosis organisasi, artinya berupaya menemukan masalah dan penyebab masalah yang ada dalam organisasi. Sebaiknya dalam mendiagnosis masalah diundang pihak ketiga, biasanya seorang konsultan. Dengan bantuan tenaga ahli ini, kemudian dilakukan pengumpulan data yang lengkap untuk kemudian dilanjutkan dengan pengolahan , penyajian dan analisisnya.
51
c.
Umpan balik Hasil dari tahap mendiagnosis harus diumpan balikkan kepada seluruh karyawan terutama yang bertindak sebagai pimpinan. Sebaiknya pembahasan dilakukan dalam rapat bersama, kemudian tenaga ahli yang dihadirkan hanya berperan sebagai fasilitator saja, bukan sebagai pengambil keputusan.
d.
Tahap pengembangan organisasi Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah menyusun strategi perubahan yang akan dikembangkan ( development of change and strategy). Diawali dengan penetapan prioritas masalah, prioritas penyebab masalah, dan kemudian dilanjutkan dengan penetapan prioritas jalan keluar. Strategi yang akan dikembangkan harus sesuai dengan prioritas jalan keluar yang telah ditetapkan. Peranan ahli dalam tahap ini sama halnya seperti dalam tahap umpan balik yaitu sebagai fasilitator saja.
e.
Tahap Intervensi Setelah
strategi
perubahan berhasil
disusun, dilanjutkan
dengan pelaksanaan strategi yang telah disusun (Intervention). Penyempurnaan yang dilakukan ini dapat terhadap struktur organisasi dan atau pada proses yang terdapat dalam organisasi.
f.
Pengukuran dan penilaian hasil
52
Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengukur dan menilai hasil pelaksanaan strategi yang telah dicapai (measurement and evaluation). Apakah dengan struktur organisasi dan / atau proses yang baru tersebut dapat terjadi perbaikan. Pelaksanaan pengukuran dan penilaian ini jangan terlalu lama.Waktu yang terbaik adalah setelah intervensi dilaksanakan selama tiga bulan. Cara pengukuran dan penilaian ini dapat dilakukan bermacammacam cara, antara lain dengan pengumpulan data seperti pada tahap mendiagnosis organisasi, atau cukup dilakukan dengan diadakan rapat khusus dengan seluruh karyawan dan pimpinan. 5.
Teknik Pengembangan Organisasi Menurut Fred Luthans ada enam langkah yang perlu dilakukan dalam upaya pengembangan organisasi, yaitu: a. Latihan kepekaan (sensitivity training) atau dinamakan pula pendekatan
" T-group", "T" berasal dari kata "Training".
Latihan kepekaan merupakan teknik latihan dalam kelompok dengan maksud untuk mempertajam daya peka, kecepatan reaksi, mempertajam perasaan dalam menghadapi berbagai masalah yang timbul.Kelompok kepekaan ada tiga macam, yaitu kelompok tak kenal, kelompok semi kenal, dan kelompok kenal. Dalam kelompok tak kenal para peserta latihan berasal dari bermacam-macam organisasi dan mereka satu sama lain tidak saling kenal. Dalam kelompok peserta semi kenal peserta latihan berasal dari organisasi
53
yang sama tetapi lain satuan sehingga ada sebagian yang telah saling mengenal dan sebagian belum saling mengenal. dalam kelompok kenal peserta latihan berasal dari satuan yang sama sehingga mereka telah saling mengenal satu sama lain. b. Latihan Jaringan Latihan jaringan merupakan salah satu teknik pengembangan organisasi yang dikembangkan berdasarkan jaringan menejerial (managerial grid) dan Robert Blakke dan Jane Mounton, dalam teknik ini dikenal adanya dua macam perilaku pimpinan, yaitu perilaku pimpinan dengan perhatian pada produksi, dan perilaku pimpinan dengan perhatian pada orang. Seorang pemimpin dapat sekaligus menerapkan dua macam perilaku tersebut sama-sama intensitasnya atau berbeda intensitasnya. Atas dasar tersebut dibedakan adanya lima macam gaya kepemimpinan yang masingmasing merupakan kombinasi antara perhatian terhadap produksi dan perhatian terhadap orang.. Jaringan dapat ditunjukkan dengan gambar yang memperlihatkan adanya perhatian atas produksi pada sumbu mendatar, dan perhatian atas orang pada sumbu tegak, sebagai berikut: Cara menggunakan jaringan menejerial bagi pengembangan organisasi adalah agen perubahan memakai daftar pertanyaan guna menentukan gaya yang sedang dianut, membantu pimpinan
54
untuk menilai kembali gaya yang sedang dipakai dengan harapan dapat dirubah sehingga mencapai 9,9 c. Umpan balik survey (survey feedback) Teknik
umpan
balik
survey
dikembangkan
oleh
Kurt
Lewin.wujud pelaksanaan dari umpan balik survei berupa usaha pengumpulan data dari para anggota organisasi yang berhubungan dengan sikap, tingkah laku, dan hubungan motivasi, kepuasan kerja, serta berbagai perasaan lain. Data yng terkumpul kemudian diberikan kembali kepada mereka
yang telah disurvei untuk
didiskusikan sehingga dapat diperoleh kesimpulan perlu tidaknya dilakukan perubahan. d. Konsultasi proses Teknik ini dikembangkan oleh Edgar Schein. Pengertian konsultasi proses adalah seperangkat kegiatan dari konsultan untuk memberikan bantuan kepada para anggota organisasi dalam merasakan, mengerti, dan bertindak terhadap peristiwa-peristiwa tentang proses yang terjadi di dalam lingkungan organisasi, seperti berbagai macam tindakan anggota organisasi yang timbul dalam aliran pekerjaan, dalam memimpin pertemuan, dalam melakukan hubungan baik formal maupun informal, peranan fungsional anggota kelompok,
pemecahan
masalah
dan
pembuatan
keputusan
kelompok, norma dan pertumbuhan kelompok, kepemimpinan dan wewenang, serta proses antar kelompok.
55
e. Perdamaian oleh pihak ketiga (thirdparty peacemaking) Teknik ini dikenalkan oleh Richard Walton.Teknik ini digunakan untuk mendiagnosis sebab-sebab terjadinya pertentangan dan usaha menyelesaikan pertentangan tersebut dengan bantuan pihak ketiga. f.
Pembentukan Tim (team building) Pembentukan tim sebagai salah satu teknik pengembangan organisasi dimaksudkan agar dapat menyesuaikan dengan masalah yang timbul dan perlu dipecahkan. Tim bersifat sementara dan selalu berubah sesuai dengan perubahan masalah yang timbul. Pemecahan masalah atau pelaksanaan kerja oleh tim relatif lebih mudah karena keanggotaan tim diharapkan sesuai dengan masalah ataupun pelaksanaan kerja yang dihadapi.
56
BAB 10 RESUME
Organisasi mempunyai beberapa pengertian yang bisa disimpulkan sebagai suatu kumpulan minimal dua orang yang dalam usahanya mencapai tujuan bersama diatur dalam suatu struktur tugas dan kewenangan secara sistematis, efisien dan terkoordinasi. Oleh karena itu organisasi harus memiliki unsur dasar, yaitu : a.
Harus ada wadah atau tempatnya untuk bekerja sama.
b.
Harus ada orang-orang yang bekerja sama.
c.
Kedudukan dan tugas masing-masing orang harus jelas.
d.
Harus ada tujuan bersama yang mau dicapai. Organisasi
memerlukan
suatu
struktur
yang
mengatur
sistem
koordinasi tugas, mekanisme dan pola interaksi dari suatu organisasi. Desain organisasi merupakan
proses pembuatan keputusan yang
dilakukan oleh manajer untuk memilih struktur organisasi yang sesuai dengan strategi untuk organisasi dan lingkungan tempat anggota organisasi melaksanakan strategi tersebut. Salah satu sarana agar organisasi dapat berjalan dengan baik dan struktur organisasi sehat dan efisien maka haruslah melaksanakan prinsip dan azas – azas organisasi.
Pada umumnya organisasi menghadapi
masalah bila para pejabat yang bekerja di dalamnya kurang mengetahui
57
tujuan organisasi juga prinsip dan azas – azas organisasi yang harus dilaksanakan. Dalam teori organisasi dikenal adanya bermacam – macam pendapat tentang berbagai cara pandang, pendekatan, ajaran, pandangan, tinjauan, model ataupun konsepsi. Perilaku
Organisasi
(Organization Behavior)
adalah bidang studi
yang mempelajari pengaruh yang dimiliki oleh individu, kelompok dan struktur terhadap perilaku dalam suatu organisasi dan ini diterapkan agar organisasi bergerak lebih efektif. Budaya organisasi adalah pola dasar yang diterima oleh organisasi untuk bertindak dan memecahkan masalah, membentuk karyawan yang mampu beradaptasi dengan lingkungan dan mempersatukan anggotaanggota organisasi. Untuk itu harus diajarkan kepada anggota termasuk anggota yang baru sebagai suatu cara yang benar dalam mengkaji, berpikir dan merasakan masalah yang dihadapi. Pengembangan organisasi adalah rangkaian kegiatan penataan penyempurnaan yang dilakukan secara berencana dan terus menerus guna memecahkan berbagai masalah yang timbul sebagai akibat dari adanya perubahan
sehingga
organisasi
dapat
mengatasi
perubahan
serta
menyesuaikan diri dengan perubahan dengan menerapkan ilmu perilaku yang dilakukan oleh pejabat dalam organisasi sendiri atau dengan bantuan ahli luar organisasi.
58
Parameter pengembangan organisasi tidak didefinisikan dengan jelas, tetapi bersifat pilih – pilih, antara bermacam – macam alat, metoda dan teknik yang sesuai untuk membantu memecahkan masalah yang ada dan disesuaikan dengan lingkungannya.
59
DAFTAR PUSTAKA
Robbins, Stephen P., Timothy A. Judge, Organizational Behavior ( Perilaku Organisasi ), Salemba Empat, Edisi 12, Jakarta, 2008 Robbins, Stephen P., Perilaku Organisasi (Terjemahan), PT Indeks, Edisi 10, Jakarta, 2007. Sutarto. Dasar-Dasar Organisasi. Jogjakarta, Penerbit UGM Gadjah Mada University Press Cetakan ke – 21, 2006 Robbins, Stephen P., Teori Organisasi (Terjemahan), Jakarta, Arcan, 1994 Drucker, Peter F., The Practice of Management, New York , Harper & Brother Publishers, 1954 Koontz, Harold, Cyrill O’Donell, Heinz Weihrich, Manajemen ( Terjemahan ) Penerbit Erlangga Edisi ke 8, Jakarta Azwar, Azrul, Pengantar Administrasi Kesehatan, Jakarta, Penerbit Binarupa Aksara
60
