Laporan Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia )

APLIKASI ARSIP SURAT BERBASIS WEB
( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia )

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Diajukan untuk memenuhi kelulusan matakuliah Praktek Kerja Lapangan
pada Jurusan Teknik Informatika

Oleh :
REJA ABDILLAH 1.12.3.109

PROGRAM DIPLOMA III TEKNIK INFORMATIKA
POLITEKNIK POS INDONESIA
BANDUNG
2015
LEMBAR PENGESAHAN



Laporan Praktek Kerja Lapangan ini telah diperiksa, disetujui dan diseminarkan di
Bandung, Mei 2015

Oleh :

Pembimbing Lapangan, Pembimbing,

Iwan Irwansyah Muhammad Ruslan Maulani, S.Kom.
NIK. 103.750.56 NIK. 103.820.70

Menyetujui,
Ka. Prodi DIII Teknik Informatika

Iwan Setiawan, ST., MT
NIK : 105.760.82

LEMBAR PENGESAHAN



Laporan Praktek Kerja Lapangan ini telah diperiksa, disetujui dan diseminarkan di
Bandung, . . . Mei 2015

Oleh :

Penguji I, Penguji II,

Muhammad Ruslan Maulani, S.Kom. Azizah Zakiah, S.Kom.,MT
NIK. 103.820.70 NIK. 109.83.130

Menyetujui,
Koordinator Praktek Kerja Lapangan

Azizah Zakiah, S.Kom.,MT
NIK. 109.83.130

ABSTRAK

Perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya, menghasilkan suatu rekaman dari suatu proses yang dikenal dengan istilah arsip. Arsip dapat difungsikan sebagai acuan dalam pengambilan suatu kebijakan, pendokumentasian bagi suatu perusahaan. Potensi manfaat arsip yang ada diatas kurang begitu digali dan dimanfaatkan oleh beberapa perusahaan baik pemerintahan, maupun instansi swasta.
Pembuatan aplikasi ini dibangun untuk pengelolaan surat masuk, surat keluar dan surat keputusan. Untuk mewujudkan itu, maka perlu dibuat aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ). Bertujuan untuk membuat suatu sistem pendataan arsip surat secara terkomputerisasi. aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ) yang akan dibangun, dibuat dengan menggunakan tools seperti bahasa pemrograman menggunakan PHP. Web editor menggunakan Adobe Dreamweaver 8, database menggunakan MySQL. Tujuan Penelitian adalah untuk menghasilkan aplikasi Arsip Surat Berbasis Web di PT. Pos Indonesia.

Kata Kunci : Arsip surat, PHP, MySQL.

ABSTRACT

Company in conducting the business processes, generate documentation of a process or known as the archive. Archive can be used as a reference in a policy-making, documentation for an company. the potential benefits of existing archives can be utilized by company less government, private institutions.
Applications Archive Documents and Letters built for the management of incoming mail, outgoing mail and decrees. To realize that it needs to be made Web Based Application Archive Letters ( Case Study: PT. Pos Indonesia ). The objective of research to create a data collection system archives documents and computerized. Web Based Application Archive Letters ( Case Study: PT. Pos Indonesia ) to be built, made by using tools such as programming languages using PHP. Web editor using Adobe Dreamweaver 8, using a MySQL database. Objective to generate Web Based Application Archive Letters in PT. Pos Indonesia.

Keywords : Mail archive, PHP, MySQL.

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan Rahmat dan Karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat menyusun laporan aplikasi yang berjudul "Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia )" tepat pada waktunya.
Proyek ini dibuat untuk memenuhi kelulusan dari mata kuliah Praktek Kerja Lapangan pada Program Studi D3 Teknik Informatika di Politeknik Pos Indonesia. Disadari sepenuhnya bahwa dalam pembuatan laporan Praktek Kerja Lapangan ini tidak terlepas dari berbagai kekurangan baik dari segi isi maupun bahasa, oleh karena itu kritik dan saran penulis harapkan untuk perbaikan di masa yang akan datang.
Tidak lupa penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis baik berupa moril maupun materi. Dengan hati tulus penulis mengucapkan terima kasih banyak kepada :
Dr. Ir. Agus Purnomo, M.T., selaku Direktur Politeknik Pos Indonesia.
Iwan Setiawan, ST, selaku Ketua Program Studi D3 Teknik Informatika Politeknik Pos Indonesia.
Iwan Irwansyah, selaku Pembimbing Lapangan di PT. Pos Indonesia.
PT. Pos Indonesia, Cabang Bandung Cihapit Jl. Banda No. 30 Bandung 40114A, Kelurahan Cihapit, Kecamatan Bandung Wetan, Provinsi Jawa Barat, Indonesia.
Muhammad Ruslan Maulani, S.Kom., selaku Dosen Pembimbing di Politeknik Pos Indonesia.
Orang tua kami tercinta, yang telah tulus dan ikhlas membantu kami baik berupa moril maupun materil.

Bandung, 08 Mei 2015
Penulis

DAFTAR ISI

Abstrak …………………………………………………………………….. i
Abstract ……………………………………………………………………. ii
Kata Pengantar …………………………………………………………….. iii
Daftar Isi …………………………………………………………………… iv
Daftar Gambar ……………………………………………………………... v
Daftar Tabel ………………………………………………………............. vi
Daftar Simbol ………………………………………………………........... vii
BAB I Pendahuluan ………………………………………………………... I-1
Latar Belakang ……………………………………………….... I-1
Identifikasi Masalah …………………………………………… I-2
Tujuan …………………………………………………………. I-2
Ruang Lingkup ……………………………………………….... I-2
Sistematika Penulisan ………………………………………….. I-2
BAB II Landasan Teori ……………………………………………………. II-1
2.1 Arsip ………………………………………………………….... II-1
2.2 Surat ……………………………………………………………. II-1
2.3 Sistem ………………………………………………………….. II-1
2.3.1 Karakteristik Sistem …………………………………….. II-1
2.4 Informasi ………………………………………………………. II-3
2.4.1 Siklus Informasi ………………………………………… II-4
2.4.2 Kualitas Informasi ………………………………………. II-5
2.5 Website ...………………………………………………………. II-6
2.6 XAMPP ………………………………………………………... II-6
2.7 PHP ……………………………………………………………. II-7
2.8 MySQL ………………………………………………………… II-8
2.9 PT. Pos Indonesia ……………………………………………… II-8
2.9.1 Visi, misi dan moto PT. Pos Indonesia ……………….... II-9
2.9.2 Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia …………………. II-10
BAB III Analisis dan Perancangan ………………………………………… III- 1
3.1 Analisis ………………………………………………………… III-1
3.1.1 Analisis Sistem yang sedang berjalan ………………….. III-1
3.1.1.1 Analisis Prosedur / Flow Map
yang sedang berjalan ………………………….. III-2
3.1.2 Analisis Sistem yang akan dibangun …………………… III-2
3.1.2.1 Analisis Prosedur / Flow Map
yang akan dibangun …………………………… III-3
3.1.2.2 Analisis kebutuhan aplikasi …………………… III-20
3.1.2.3 Analsis kebutuhan perangkat lunak
dan perangkat keras ……………………………. III-21
3.2 Perancangan ……………………………………………………. III-21
3.2.1 Proses Bisnis ……………………………………………. III-22
3.2.2 Unified Modeling Language ( UML ) …………………... III-22
3.2.3 Use Case Diagram ………………………………………. III-23
3.2.4 Class Diagram …………………………………………... III-62
3.2.5 Sequence Diagram …………………………………….... III-45
3.2.6 Collaboration Diagram ………………………………….. III-56
3.2.7 Activity Diagram ………………………………………... III-59
3.2.8 Statechart Diagram ….…………………………………... III-72
3.2.9 Component Diagram ……………………………………. III-79
3.2.10 Deployment Diagram …………………………………… III-80
3.2.11 Struktur Menu …………………………………………… III-80
3.2.12 Perancangan Antarmuka ………………………………... III-81
BAB IV Implementasi dan Pengujian ……………………………………... IV-1
4.1 Lingkungan Implementasi ……………………………………... IV-1
4.2 Pembahasan hasil Implementasi ………………………………. IV-2
4.3 Pengujian dan hasil Pengujian …………………………………. IV-6
Bab V Kesimpulan dan Saran ……………………………………………… V-1
5.1 Kesimpulan …………………………………………………….. V-1
5.2 Saran …………………………………………………………… V-1
Daftar Pustaka ……………………………………………………………… viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Siklus Informasi ………………………………………….... II-5
Gambar 2.2 Struktur Organisasi ………………………………………… II-10
Gambar 3.1 Proses Bisnis ……………………………………………….. III-22
Gambar 3.2 Use Case Diagram aplikasi ………………………………… III-23
Gambar 3.3 Class Diagram ……………………………………………… III-44
Gambar 3.4 Sequence Diagram proses Login …………………………… III-45
Gambar 3.5 Sequence Diagram lihat data surat dan cari data surat
di halaman web Dokumen …………………………………. III-46
Gambar 3.6 Sequence Diagram kelola surat masuk …………………….. III-47
Gambar 3.7 Sequence Diagram disposisi data surat masuk …………….. III-49
Gambar 3.8 Sequence Diagram kelola surat keluar …………………….. III-51
Gambar 3.9 Sequence Diagram kelola pengguna ………………………. III-53
Gambar 3.10 Sequence Diagram cetak data surat
di halaman we Laporan ……………………………………. III-55
Gambar 3.11 Sequence Diagram proses Logout …………………………. III-56
Gambar 3.12 Collaboration Diagram kelola Dokumen …….……………. III-57
Gambar 3.13 Collaboration Diagram kelola Surat Masuk ……………….. III-58
Gambar 3.14 Collaboration Diagram disposisi surat masuk ……………... III-58
Gambar 3.15 Collaboration Diagram kelola Surat Keluar ……………...... III-59
Gambar 3.16 Collaboration Diagram kelola pengguna …………………... III-59
Gambar 3.17 Statechart Diagram proses Login ………………………….. III-72
Gambar 3.18 Statechart Diagram lihat data surat dan cari data surat
Gambar 3.19 Statechart Diagram kelola surat masuk ……………………. III-74
Gambar 3.20 Statechart Diagram disposisi surat masuk …………………. III-75
Gambar 3.21 Statechart Diagram kelola surat keluar …………………….. III-76
Gambar 3.22 Statechart Diagram kelola pengguna ………………………. III-77
Gambar 3.23 Statechart Diagram cetak data surat ……………………….. III-78
Gambar 3.24 Statechart Diagram proses Logout …………………………. III-79
Gambar 3.25 Component Diagram aplikasi ……………………………… III-80
Gambar 3.26 Deployment Diagram aplikasi ……………………………... III-80
Gambar 3.27 Struktur Menu ……………………………………………… III-81
Gambar 3.28 Antarmuka Login ………………………………………….. III-81
Gambar 3.29 Antarmuka Home ………………………………………….. III-82
Gambar 3.30 Antarmuka Pos Indonesia ………………………………….. III-82
Gambar 3.31 Antarmuka Dokumen ………………………………………. III-83
Gambar 3.32 Antarmuka Surat Masuk …………………………………… III-83
Gambar 3.33 Antarmuka Surat Keluar …………………………………… III-84
Gambar 3.34 Antarmuka Disposisi ………………………………………. III-84
Gambar 3.35 Antarmuka Laporan ………………………………………... III-85
Gambar 3.36 Antarmuka Pengguna ………………………………………. III-85
Gambar 3.37 Antarmuka Contact Us …………………………………….. III-86

DAFTAR TABEL

Tabel viii Daftar Simbol Flowmap …………………………………… viii-1
Tabel viii Daftar Simbol Use Case Diagram …………………………. viii-1
Tabel viii Daftar Simbol Sequence Diagram ……………………......... viii-2
Tabel viii Daftar Simbol Activity Diagram ..………………………..... viii-3
Tabel viii Daftar Simbol Collaboration Diagram ……………………... viii-3
Tabel viii Daftar Simbol Statechart Diagram …………..……………... viii-4
Tabel viii Daftar Simbol Class Diagram …………..………………….. viii-4
Tabel 3.1 Analisis Prosedur / Flow Map yang sedang berjalan ………. III-2
Tabel 3.2 Flowmap proses Login …………………………………….. III-3
Tabel 3.3 Flowmap halaman utama ( Home ) ………………………… III-4
Tabel 3.4 Flowmap halaman web Pos Indonesia …………………….. III-5
Tabel 3.5 Flowmap halaman web Dokumen …………………………. III-6
Tabel 3.6 Flowmap halaman web Surat Masuk ………………………. III-7
Tabel 3.7 Flowmap halaman web Surat Keluar ………………………. III-11
Tabel 3.8 Flowmap halaman web Disposisi ………………………….. III-14
Tabel 3.9 Flowmap halaman web Laporan …………………………… III-17
Tabel 3.10 Flowmap halaman web Contact Us ……………………….. III-19
Tabel 3.11 Flowmap halaman web Log Out …………………………... III-20
Tabel 3.12 Deskripsi Aktor ……………………………………………. III-23
Tabel 3.13 Deskripsi Menu Website …………………………………… III-24
Tabel 3.14 Skenario proses Login ……………………………………… III-25
Tabel 3.15 Skenario tampil halaman utama ( Home ) …………………. III-25
Tabel 3.16 Skenario tampil halaman web Pos Indonesia ……………… III-26
Tabel 3.17 Skenario lihat data surat di halaman web Dokumen ………. III-26
Tabel 3.18 Skenario cari data surat di halaman web Dokumen ……….. III-27
Tabel 3.19 Skenario lihat data surat di halaman web Surat Masuk ……. III-28
Tabel 3.20 Skenario input data surat masuk di
halaman web Surat masuk …………………………………. III-28
Tabel 3.21 Skenario edit data surat masuk
di halaman web Surat masuk ………………………………. III-29
Tabel 3.22 Skenario hapus data surat
Tabel 3.23 Skenario detail surat di halaman web Surat masuk ………... III-31
Tabel 3.24 Skenario cari data surat masuk
Tabel 3.25 Skenario disposisi data surat masuk ……………………….. III-33
Tabel 3.26 Skenario lihat data surat keluar
di halaman web Surat Keluar ………………………………. III-34
Tabel 3.27 Skenario input data surat keluar
Tabel 3.28 Skenario edit data surat keluar
Tabel 3.29 Skenario hapus data surat keluar
Tabel 3.30 Skenario detail surat keluar
Tabel 3.31 Skenario cari data surat keluar
Tabel 3.32 Skenario tambah pengguna di halaman web Pengguna ……. III-39
Tabel 3.33 Skenario edit pengguna di halaman web Pengguna ……….. III-39
Tabel 3.34 Skenario cetak data surat masuk
di halaman web Laporan …………………………………… III-40
Tabel 3.35 Skenario cetak data surat keluar
di halaman web Laporan …………………………………… III-41
Tabel 3.36 Skenario cari data surat masuk di halaman web Laporan ….. III-42
Tabel 3.37 Skenario halaman web Contact Us ………………………… III-43
Tabel 3.38 Skenario halaman web Log Out …………………………… III-43
Tabel 3.39 Activity Diagram proses Login ……………………………. III-60
Tabel 3.40 Activity Diagram lihat data surat dan cari data surat
Tabel 3.41 Activity Diagram kelola surat masuk ……………………… III-62
Tabel 3.42 Activity Diagram disposisi data surat masuk ……………… III-64
Tabel 3.43 Activity Diagram kelola surat keluar ………………………. III-66
Tabel 3.44 Activity Diagram kelola pengguna ………………………… III-68
Tabel 3.45 Activity Diagram cetak data surat …………………………. III-70
Tabel 3.46 Activity Diagram proses Log Out …………………………. III-71

DAFTAR SIMBOL

Flowmap
Simbol
Keterangan

Simbol untuk menyatakan mulai (start) atau pun berhenti.

Kotak Masukan, untuk membaca data yang kemudian diberikan sebagai harga suatu variabel.

Kotak Penugasan, untuk memberi harga kepada suatu variabel atau untuk melakukan perhitungan matematika yang hasilnya diberikan sebagai harga suatu variabel.

Kotak Keluaran, untuk mencetak (dan/atau menyimpan)hasil keluaran.

Kotak keputusan, untuk memutuskan arah atau percabangan yang diambil sesuai dengan kondisi benar atau salah.

Simbol penghubung, untuk penghubung bila diagram alur terputus ( masih dalam satu halaman ).

Simbol penghubung, untuk penghubung bila diagram alur terputus ( dihalaman yang berbeda ).
Tabel vii Daftar Simbol Flowmap

Use Case Diagram
Nama Komponen
Keterangan
Simbol
Use Case
Use case digambarkan sebagai lingkaran elips dengan nama use case dituliskan didalam elips tersebut.

Actor
Actor adalah pengguna sistem. Actor tidak terbatas hanya manusia saja, jika sebuah sistem berkomunikasi dengan aplikasi lain dan membutuhkan input atau memberikan output, maka aplikasi tersebut juga bisa dianggap sebagai actor.

Association
Asosiasi digunakan untuk menghubungkan actor dengan use case. Asosiasi digambarkan dengan sebuah garis yang menghubungkan antara Actor dengan Use Case.

Tabel vii Daftar Simbol Use Case Diagram

Sequence Diagram
Nama Komponen
Keterangan
Simbol
Object
Object merupakan instance dari sebuah class dan dituliskan tersusun secara horizontal. Digambarkan sebagai sebuah class (kotak) dengan nama object didalamnya yang diawali dengan sebuah titik koma.

Actor
Actor juga dapat berkomunikasi dengan object , maka actor juga dapat diurutkan sebagai kolom. Simbol Actor sama dengan simbol pada Actor Use Case Diagram.

Lifeline

Lifeline mengindikasikan keberadaan sebuah object dalam basis waktu. Notasi untuk Lifeline adalah garis putus-putus vertikal yang ditarik dari sebuah object.

Activation

Activation dinotasikan sebagai sebuah kotak segi empat yang digambar pada sebuah lifeline. mengindikasikan sebuah obyek yang akan melakukan sebuah aksi.

Message

Message, digambarkan dengan anak panah horizontal antara Activation Message mengindikasikan komunikasi antara object.

Tabel vii Daftar Simbol Sequence Diagram
Activity Diagram
Simbol
Keterangan

Titik awal

Titik akhir

Activity

Pilihan untuk mengambil keputusan

Fork; Digunakan untuk menunjukkan kegiatan yang dilakukan secara parallel atau untuk menggabungkan dua kegiatan paralel menjadi satu.

Rake; Menunjukkan adanya dekomposisi

Tanda waktu

Tanda pengiriman

Tanda penerimaan

Aliran akhir (Flow Final)
Tabel vii Daftar Simbol Activity Diagram

Collaboration Diagram
Nama Komponen
Keterangan
Simbol
Object

Object merupakan instance dari sebuah class dan dituliskan tersusun secara horizontal. Digambarkan sebagai sebuah class (kotak) dengan nama object didalamnya yang diawali dengan sebuah titik koma.

Actor

Actor juga dapat berkomunikasi dengan object , maka actor juga dapat diurutkan sebagai kolom. Simbol Actor sama pada Actor Use Case Diagram.

Message

Message, digambarkan dengan anak panah yang mengarah antar obyek dan diberi label urutan nomor yang mengindikasikan urutan komunikasi yang terjadi antar obyek.

Tabel vii Daftar Simbol Collaboration Diagram

BAB I
PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi telah mengalami percepatan yang tinggi membuat sebuah perubahan yang sangat luar biasa bagi kehidupan manusia. Hal ini menuntut semua sumber daya manusia untuk terus berpacu dalam meningkatkan kinerja guna mengimbangi berkembangnya teknologi. Setiap sumber daya manusia dituntut untuk terus selalu update dengan perkembangan teknologi. Penerapan teknologi yang jelas terlihat dalam suatu perusahaan diantaranya adalah dalam bidang informasi.
Semakin besar dan beragamnya data atau informasi yang terkumpul di perusahaan, menuntut adanya perlakuan yang baik pada manajemen informasi. Tidak ubahnya juga pada informasi mengenai arsip di suatu perusahaan, perlu adanya manajemen arsip agar arsip yang ada pada perusahaan tersebut dapat terkelola dengan baik. Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan - keterangan mengenai sesuatu subyek ( pokok persoalan ) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang. [3]
Pengelolaan arsip yang kurang maksimal di perusahaan saat ini berawal dari lemahnya sumber daya manusia, teknologi dan belum tumbuhnya kesadaran akan penting arsip. Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang surat dan kearsipan, PT. Pos Indonesia harus dapat memaksimalkan dan memanajemen arsip sehingga dapat meningkatkan aktifitas perusahaan menjadi lebih baik. Padahal bila dilihat dari fungsinya, arsip merupakan sumber yang penting dan harus dikelola dengan baik. Kearsipan merupakan tanda bukti dalam seluruh kegiatan dalam suatu perusahaan, dan disamping itu merupakan pula pusat ingatan, sumber informasi dan sumber atau bukti sejarah.
Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis tertarik untuk membuat suatu aplikasi kearsipan dengan berbasis web. Penulis mengangkat masalah ini sebagai tugas Praktek Kerja Lapangan guna melengkapi salah satu syarat kelulusan Program Studi D-III Teknik Informatika di Politeknik Pos Indonesia. Hal inilah yang menjadi latar belakang penulis untuk mengambil judul Praktek Kerja Lapangan tentang "Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia )".

1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat di identifikasikan beberapa masalah yang menjadi persoalan diantaranya :
Proses pengarsipan surat belum terkomputerisasi.
Proses pengarsipan kurang tertata.

1.3 Tujuan
Tujuan pembuatan Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ) sebagai berikut :
Membuat proses pengarsipan surat secara terkomputerisasi.
Proses pengarsipan menjadi lebih rapih.

1.4 Ruang Lingkup
Berdasarkan dari judul proyek aplikasi, ruang lingkup dari implementasi aplikasi ini adalah pada bagian pengelolaan data arsip yang ada di PT. Pos Indonesia, Cabang Bandung Cihapit Jl. Banda No. 30 Bandung 40114A, Kelurahan Cihapit, Kecamatan Bandung Wetan, Provinsi Jawa Barat, Indonesia. Data arsip yang dimaksud adalah pengelolaan data surat masuk, surat keluar, disposisi dan laporan.

1.5 Sistematika Penulisan
Dalam penyajian laporan ini terbagi dalam beberapa bagian dan bab, adapun penyajianya adalah sebagai berikut :
BAB 1 Pendahuluan
Berisi latar belakang masalah, identifikasi masalah, tujuan, ruang lingkup, sistematika penulisan.
BAB 2 Tinjauan Pustaka
Berisi teori - teori yang digunakan dalam membuat laporan PKL termasuk didalamnya uraian tentang gambaran umum Perusahaan dimana PKL dilaksanakan meliputi uraian sejarah ringkas, bidang garapan ( produk / jasa ) perusahaan, struktur organisasi serta deskripsi kerja unit / bagian terutama yang terkait dengan proses PKL.
BAB 3 Analisis dan Perancangan
Analisis :
Proses pencarian data dan informasi untuk menentukan bentuk dari kebutuhan aplikasi baik berupa kebutuhan pada saat membangun maupun pada saat implementasi.
Perancangan :
Penjelasan perancangan dari aplikasi yang akan dibuat terdiri dari perancangan alir program ( Flow Map ), data, perancangan input / output. Perancangan program disesuaikan dengan pendekatan dari pembuatan program baik yaitu dengan menggunakan program terstruktur atau berbasis objek.
BAB 4 Implementasi dan Pengujian
Bab ini menjeleskan tentang sistem yang dibuat dengan merinci komponen - komponen pendukung berupa program, lingkungan implementasi, tampilan antarmuka, petunjuk pemakaian, petunjuk instalasi, serta pengujian perangkat lunak.
BAB 5 Kesimpulan dan Saran
Bab ini merupakan penutup yang berisi tentang kesimpulan dan saran.
Kesimpulan :
Berisi pencapaian tujuan dari aplikasi yang dibuat di bagian akhir.
Saran :
berisi hal-hal atau tujuan dari pembuatan aplikasi yang dirasa belum sempurna atau tidak tercapai. Saran juga bisa berupa kondisi implementasi yang optimal bagi aplikasi yang dibuat.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Arsip
Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan - keterangan mengenai sesuatu subyek ( pokok persoalan ) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang. [3]
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

2.2 Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Surat membutuhkan perangko dan amplop untuk mengirimkan surat sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Surat secara umum ditinjau dari segi bentuk, isi dan bahasanya, digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas dan surat niaga. Digolongkan berdasrkan pemakaiannya, surat dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

2.3 Sistem
Suatu sistem adalah sekumpulan objek yang mencakup hubungan fungsional antara tiap - tiap objek dan hubungan antara ciri tiap objek, dan yang secara keseluruhan merupakan suatu kesatuan secara fungsional [4]. Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan.

2.3.1 Karakteristik Sistem
Jogianto HM mengemukakan sistem mempunyai karekteristik atau sifat - sifat tertentu, yaitu sebagai berikut :
Komponen
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen - komponen sistem atau elemen - elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian - bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat - sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
Batasan sistem
Batasan sistem ( boundary ) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.
Lingkungan luar sistem
Lingkungan luar ( evinronment ) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dana dapat juga bersifat menguntungkan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan berupa energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kalangsungan hidup dari sistem.
Penghubung sistem
Penghubung ( interfance ) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber - sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainya. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainya membentuk satu kesatuan.
Masukan sistem
Masukan ( input ) sistem adalah energi yang masukan kedalam sistem. Masukan ( input ) dapat berupa masukan perawatan ( maintenance input ) dan masukan sinyal ( signal input ). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
Keluaran sistem
Keluaran ( output ) sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklafikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
Pengolahan sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan - bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
Sasaran sistem
Sebuah sistem sudah tentu mempunyai sasaran ataupun tujuan. Dengan adanya sasaran sistem, maka kita dapat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran apa yang akan dihasilkan sistem tersebut dapat dikatakan berhasil apabila mencapai / mengenai sasaran atau pun tujuan. [5]

2.4 Informasi
Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Informasi memiliki beberapa ciri sebagai berikut :
Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar.
Baru. Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.
Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.
Korektif. Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi salah tau palsu sebelumya.
Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi tersebut. [2]

2.4.1 Siklus Informasi
Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian - kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian - kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian - kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian - kejadian yang sering terjadi adalah transaksi perubahan dari suatu nilai yang disebut transaksi. Kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul - betul ada dan terjadi.
Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol - simbol semacam huruf, angka, bentuk suara, sinyak, gambar, dsb.
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sabagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus informasi ini dapat digambarkan yaitu sebagai berikut :

Gambar 2.1 Siklus Informasi [6]

2.4.2 Kualitas Informasi
Menurut Budi Sutedjo Dharma Oetomo, kualitas informasi ditentukan oleh beberapa faktor yaitu sebagai berikut :
Keakuratan dan teruji kebenarannya.
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan.
Kesempurnaan informasi
Informasi disajikan dengan lengkap tanpa pengurangan, penambahan, dan pengubahan.
Tepat waktu
Infomasi harus disajikan secara tepat waktu, karena menjadi dasar dalam pengambilan keputusan.
Relevansi
Informasi akan memiliki nilai manfaat yang tinggi, jika Informasi tersebut dapat diterima oleh mereka yang membutuhkan.
Mudah dan murah
Apabila cara dan biaya untuk memperoleh informasi sulit dan mahal, maka orang menjadi tidak berminat untuk memperolehnya, atau akan mencari alternatif substitusinya. [1]

2.5 Website
Website ( situs web ) adalah merupakan alamat ( URL ) yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi dengan berdasarkan topik tertentu. Web Page ( halaman web ) merupakan halaman khusus dari situs web tertentu yang tersimpan dalam bentuk file. Dalam web page tersimpan berbagai informasi dan link yang menghubungkan suatu informasi ke informasi lain baik itu dalam page yang sama ataupun web page lain pada website yang berbeda.

2.6 XAMPP
XAMPP adalah perangkat software gratis yang mendukung banyak sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsi XAMPP adalah sebagai server offline yang berdiri sendiri ( localhost ). XAMPP terdiri dari beberapa program yaitu Apache ( web server ), MySQL ( database ), PHP ( server side scripting ), Perl, FTP Server, phpMyAdmin dan berbagai pustaka bantu lainnya. XAMPP terkenal sebagai program web server ( localhost ) yang mudah digunakan ( user friendly ).
XAMPP ini adalah sebuah singkatan yang masing – masing hurufnya memiliki penjelasan, yaitu sebagai berikut :
X
XAMPP dapat dijalankan ( kompatibel ) di berbagai sistem operasi seperti Windows, Linux, Mac OS dan Solaris.
A
A adalah kepanjangan dari program Apache. Apache merupakan sebuah aplikasi web server. Tugas utama Apache adalah menghasilkan halaman web yang benar kepada user ( menerjemahkan ) berdasarkan kode PHP dan MySQL yang ditulis oleh web programmer.
M
M adalah singkatan dari program MySQL. MySQL adalah sebuah aplikasi database server, MySQL dapat digunakan untuk membuat dan mengelola database beserta isinya. MySQL dapat digunakan untuk menambahkan, mengubah dan menghapus data yang berada dalam database.

P
P pertama adalah singkatan dari program PHP. PHP adalah sebuah aplikasi bahasa pemrograman untuk membuat sebuah web yang sifatnya adalah server - side scripting. PHP akan memungkinkan pengguna dalam membuat halaman web yang bersifat dinamis.
P
P terkahir adalah singkatan dari program Perl. Perl adalah sebuah aplikasi Bahasa pemrograman.

2.7 PHP
PHP adalah singkatan dari Hypertext Preprocessor, PHP adalah sebuah aplikasi bahasa pemrograman untuk membuat sebuah web yang sifatnya adalah server - side scripting. PHP yaitu bahasa pemrograman yang banyak digunakan secara luas dan bisa digunakan bersamaan dengan HTML.
Fungsi yang utama dari PHP adalah kemampuannya sebagai server side programming atau scripting language dalam pembuatan website atau aplikasi yang berbasis website. Server side programming atau scripting language adalah bahasa yang berjalan pada sisi server ( dalam hal ini web server ) sehingga komputer ( client / web browser ) tidak mengetahui apa yang terjadi di dalam web server.
Keunggulan PHP :
PHP memiliki tingkat akses yang lebih cepat.
PHP memiliki tingkat lifecycle yang cepat sehingga selalu mengikuti perkembangan teknologi internet.
PHP mampu berjalan di beberapa server web, seperti Apache, Microsoft IIS, PWS, phttpd, fhttpd, AOLServer dan Xitami.
PHP mampu berjalan di Linux sebagai platform Sistem Operasi yang utama, juga dapat berjalan di FreeBSD, Unix, Solaris, dan Windows.
PHP mendukung akses ke beberapa database baik yang bersifat gratis atau komersial, seperti mSQL, MySQL, Informix, dan MicrosoftSQL Server.
PHP bersifat Open Source.

2.8 MySQL
MySQL merupakan Bahasa pemrograman open-source yang paling popular dan banyak digunakan di lingkungan Linux. Kepopuleran ini karena ditunjang oleh performansi query dari database-nya yang jarang bermasalah. MySQL ( My Structure Query Language ) adalah sebuah program pembuat database yang bersifat open source, artinya siapa saja dapat menggunakannya secara bebas.
MySQL sebenarnya produk yang berjalan pada platform Linux. Karena sifatnya yang open source, MySQL dapat berjalan pada semua platform baik Windows maupun Linux. Selain itu, MySQL juga merupakan program pengakses database yang bersifat jaringan sehingga dapat digunakan untuk aplikasi multiuser (banyak pengguna). Saat ini database MySQL telah digunakan hampir oleh semua pemrogram database, terlebih dalam pemrograman web.
Kelebihan lain dari MySQL adalah penggunaan bahasa query yang dimiliki SQL ( Structured Query Language ). SQL adalah suatu bahasa permintaan yang terstruktur dan telah distandarisasi untuk semua program pengakses database seperti Oracle, PosgreSQL, SQL Server, dan lain - lain.
Sebagai sebuah program penghasil database, MySQL tidak dapat berjalan sendiri tanpa adanya sebuah aplikasi lain ( interface ). MySQL dapat didukung oleh hampir semua program aplikasi baik yang open source seperti PHP maupun yang tidak, yang ada pada platform Windows seperti Visual Basic, Delphi, dan lainnya.

2.9 PT. Pos Indonesia
Kantor Pos pertama kali didirikan di Batavia ( sekarang Jakarta ) oleh Gubernur Jendral G.W Baron van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan tujuan untuk lebih menjamin keamanan surat - surat penduduk, terutama bagi mereka yang berdagang dari kantor - kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari dan pergi ke Negeri Belanda. Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengemban peran dan fungsi pelayanan kepada publik. Pos Indonesia merupakan Badan Usaha Milik Negara ( BUMN ) Indonesia yang bergerak di bidang layanan pos. Bentuk usaha Pos Indonesia berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1995 yang berisi tentang pengalihan bentuk awal Pos Indonesia yang berupa Perusahaan Umum ( Perum ) menjadi sebuah Perusahaan ( Persero ).
2.9.1 Visi, Misi dan Moto PT. Pos Indonesia
Visi : Menjadi Perusahaan pos terpercaya
Misi :
Berkomitmen kepada pelanggan untuk menyediakan layanan yang selalu tepat waktu dan nilai terbaik.
Berkomitmen kepada karyawan untuk memberikan iklim kerja yang aman, nyaman dan menghargai kontribusi.
Berkomitmen kepada pemegang saham untuk memberikan hasil usaha yang menguntungkan dan terus bertumbuh.
Berkomitmen untuk berkontribusi positif kepada masyarakat.
Berkomitmen untuk berperilaku transparan dan terpercaya kepada seluruh pemangku kepentingan.

Moto : Terus bergerak maju
Vision : to be a trusted postal services company.
Action : Operational effectiveness, cost efficiency, overwhelming
challenge, & increase revenue.
Passion : Champion Postal Company in the Region.
Collaboration : Merger & acquisition.

2.9.2 Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia

Gambar 2.2 Struktur Organisasi

BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1 Analisis
Dalam tahap analisis terdapat langkah - langkah dasar yang harus dilakukan, yaitu sebagai berikut :
Pengenalan / identifikasi masalah
Langkah ini merupakan langkah awal yang harus dilakukan serta mengidentifikasi permasalahan yang ada sehingga sasaran yang ingin dicapai dapat terlaksana.
Memahami kinerja dari sistem yang ada
Langkah ini dilakukan dengan mempelajari secara rinci bagaimana jalannya sistem yang sudah ada.
Menganalisa hasil penelitian
Langkah yang perlu diperhatikan dalam tahap ini adalah menganalisa kebutuhan informasi pemakai sistem. Analisa dilakukan berdasarkan data yang diperoleh atas dasar hasil penelitian.
Membuat laporan penelitian
Merupakan tahap akhir yang disusun dalam suatu rangkuman dari langkah - langkah sebelumnya.

3.1.1 Analisis Sistem yang sedang berjalan
Analasis sistem yang sedang berjalan sekarang di PT. Pos Indonesia yaitu sebagai berikut :
Surat masuk dari luar perusahaan dikirimkan oleh jasa pengirim barang melalui kurir.
Kurir mendatangi PT. Pos Indonesia cabang Bandung Cihapit untuk mengantarkan surat.
Kurir berbicara dengan petugas keamanan di luar.
Kurir mengantarkan surat kepada petugas, jika ya surat akan diantarkan kepada bagian yang dituju, jika tidak surat akan dikembalikan kepada kurir.
Surat dibaca oleh karyawan dari bagian yang dituju dari surat.
Surat disimpan di rak khusus dan di berikan keterangan mengenai surat tersebut.

3.1.1.1 Analisis Prosedur / Flow Map yang sedang berjalan
Berikut ini analisis prosedur / flow map yang sedang berjalan yaitu sebagai berikut :
Pegawai

Tabel 3.1 Analisis Prosedur / Flow Map yang sedang berjalan

3.1.2 Analisis Sistem yang akan dibangun
Analisis Sistem / Prosedur yang akan dibangun yaitu sebagai berikut :
Pengguna sebagai admin melakukan Login pada aplikasi.
Pengguna dapat melihat profil perusahaan, data surat masuk, data surat keluar.
Pengguna dapat melakukan kelola surat masuk, surat keluar dan disposisi dengan menggunakan fungsi input, edit, delete, cari, detail dan cetak data pada aplikasi.

3.1.2.1 Analisis Prosedur / Flow Map yang akan dibangun
Flowmap Login
User terdaftar
Aplikasi
Database

Tabel 3.2 Flowmap proses Login

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil halaman web login.

Flowmap tampil halaman utama ( Home )
User terdaftar
Aplikasi
Database

Tabel 3.3 Flowmap halaman utama ( Home )


Flowmap halaman web Pos Indonesia
User terdaftar
Aplikasi
Database

Tabel 3.4 Flowmap halaman web Pos Indonesia

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil halaman web login. Pengguna memilih menu Pos Indonesia. Tampil halaman web Pos Indonesia.

Flowmap halaman web Dokumen
User terdaftar
Aplikasi
Database

Tabel 3.5 Flowmap halaman web Dokumen

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil halaman web login. Pengguna memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Di dalam halaman web Dokumen terdapat data surat masuk.

Flowmap halaman web Surat Masuk
User terdaftar
Aplikasi
Database

User terdaftar
Aplikasi
Database
Dokumen

Tabel 3.6 Flowmap halaman web Surat Masuk

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil halaman web login. Pengguna memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Pengguna memilih sub menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Di dalam halaman web Surat Masuk terdapat data surat masuk. Pengguna dapat melakukan kelola surat masuk dengan memilih fungsi input, edit, delete, detail, cari, cetak dan disposisi.
Jika pengguna melakukan fungsi input :
Pengguna memilih button tambah data.
Tampil form input data.
Pengguna melakukan input data.
Pengguna pilih button save.
Data surat masuk tersimpan ke database.
Jika pengguna melakukan fungsi edit :
Pengguna memilih data surat masuk yang akan di rubah.
Pengguna memilih button edit dari data tersebut.
Tampil form edit data.
Pengguna memilih button save.
Jika pengguna melakukan fungsi delete :
Pengguna memilih data surat masuk yang akan di hapus.
Pengguna memilih button delete dari data tersebut.
Data surat masuk terhapus di database.
Jika pengguna melakukan fungsi detail :
Pengguna memilih data surat masuk yang akan di lihat secara detail.
Pengguna memilih button detail dari data tersebut.
Tampil data surat masuk secara detail.
Jika pengguna melakukan fungsi cari :
Pengguna melakukan input kriteria data dari surat masuk yang ingin dicari.
Pengguna memilih button cari.
Jika data surat masuk tersebut ada dalam database maka akan tampil, jika data surat masuk tersebut tidak terdapat dalam database maka tidak akan tampil.
Jika pengguna melakukan fungsi cetak :
Pengguna memilih button cetak data.
Tampil ketentuan print.
Pengguna pilih button print.
Data surat masuk di cetak.
Pengguna melakukan fungsi disposisi :
Pengguna memilih data surat masuk yang ingin ditambahkan disposisi.
Tampil halaman web disposisi.

Flowmap halaman web Surat Keluar
User terdaftar
Aplikasi
Database

User terdaftar
Aplikasi
Database
Dokumen

Tabel 3.7 Flowmap halaman web Surat Keluar

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil halaman web login. Pengguna memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Pengguna memilih sub menu Surat Keluar. Tampil halaman web Surat Keluar. Di dalam halaman web Surat Keluar terdapat data surat keluar. Pengguna dapat melakukan kelola surat masuk dengan memilih fungsi input, edit, delete, detail, cari dan cetak.
Data surat keluar tersimpan ke database.
Pengguna memilih data surat keluar yang akan di rubah.
Pengguna memilih data surat keluar yang akan di hapus.
Data surat keluar terhapus di database.
Pengguna memilih data surat keluar yang akan di lihat secara detail.
Tampil data surat keluar secara detail.
Pengguna melakukan input kriteria data dari surat keluar yang ingin dicari.
Jika data surat keluar tersebut ada dalam database maka akan tampil, jika data surat keluar tersebut tidak terdapat dalam database maka tidak akan tampil.
Pengguna melakukan fungsi cetak :
Data surat keluar di cetak.

Flowmap halaman web Disposisi
User terdaftar
Aplikasi
Database

User terdaftar
Aplikasi
Database

Tabel 3.8 Flowmap halaman web Disposisi

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil halaman web login. Pengguna memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Pengguna memilih sub menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Pengguna memilih data yang akan di disposisi. Pengguna memiih button disposisi dari data tersebut. Tampil halaman web Disposisi. Di dalam halaman web Disposisi terdapat data surat masuk yang telah di disposisi. Pengguna dapat melakukan kelola disposisi dengan menggunakan fungsi input, delete dan cari.
Pengguna memilih button +.
Tampil form input disposisi.
Data disposisi tersimpan ke database.
Pengguna melakukan fungsi cari :
Pengguna melakukan input kriteria data dari surat masuk yang telah di disposisi ingin dicari.
Jika data surat masuk yang telah di disposisi tersebut ada dalam database maka akan tampil, jika data surat masuk yang telah di dispossisi tersebut tidak terdapat dalam database maka tidak akan tampil.

Flowmap halaman web Laporan
User terdaftar
Aplikasi
Database
Dokumen

Tabel 3.9 Flowmap halaman web Laporan

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil halaman web login. Pengguna memilih menu Laporan. Tampil halaman web Laporan. Fungsi yang terdapat dalam halaman web Laporan adalah cari dan cetak. Fungsi utama dari halaman web Laporan adalah cetak. Pengguna dapat mencetak data surat masuk ataupun data surat keluar.
Pengguna melakukan input kriteria data dari data surat yang ingin dicari.
Jika data surat tersebut ada dalam database maka akan tampil, jika data surat tersebut tidak terdapat dalam database maka tidak akan tampil.
Jika pengguna ingin mencetak data surat masuk, maka pengguna memilih sub menu Surat Masuk. Jika pengguna ingin mencetak data surat keluar, maka pengguna memilih sub menu Surat Keluar.
Data surat di cetak.

Flowmap halaman web Contact us
User terdaftar
Aplikasi
Database

Tabel 3.10 Flowmap halaman web Contact Us

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil halaman web login. Pengguna memilih menu Contact Us. Tampil halaman web Contact Us. Di dalam halaman web Contact Us terdapat informasi kontak perusahaan.

Flowmap halaman web Logout
User terdaftar
Aplikasi
Database

Tabel 3.11 Flowmap halaman web Log Out

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil halaman web login. Pengguna memilih menu Logout. Pengguna keluar dari aplikasi. Tampil halaman web Login.

3.1.2.2 Analisis kebutuhan aplikasi
Analisis kebutuhan dari aplikasi yaitu sebagai berikut :
Melakukan login
Melihat informasi perusahaan
Mengelola data surat masuk
Mengelola data surat keluar
Melakukan disposisi
Cetak data surat
Mengelola pengguna
Melihat informasi kontak perusahaan

3.1.2.3 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak dan Perangkat Keras
Untuk memenuhi kebutuhan pembuatan program aplikasi ini digunakan beberapa perangkat pendukung sebagai berikut :

Perangkat Lunak
Perangkat lunak ( software ) yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi yaitu sebagai berikut :
Sistem Operasi : Windows 8.1 Professional 64-bit
Bahasa Pemograman : PHP
Database : MySQL
Server offline : XAMPP
Web Editor : Macromedia Dreamweaver 8
Tools : Microsoft Visio 2010, Star UML
Dokumentasi : Microsoft Word 2010
Microsoft Power Point 2010

Perangkat Keras
Perangkat keras ( hardware ) yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi yaitu sebagai berikut :
Processor : Intel® Core i5-3230M CPU @ 2.60GHz 2.60GHz
Memory : 4.00 GB
Harddisk : 500 GB
VGA : Nvidia Geforce 710M 2.00 GB

3.2 Perancangan
Perancangan merupakan tahap setelah analisis untuk mendefinisikan kebutuhan - kebutuhan fungsional yang menggambarkan bagaimana suatu aplikasi dibentuk, yang dapat berupa penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa, atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi, termasuk menyangkut konfigurasi dari komponen - komponen perangkat lunak dan keras dari suatu aplikasi.

3.2.1 Proses Bisnis
Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang
saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau untuk menghasilkan produk atau layanan dan untuk meraih tujuan tertentu. Proses bisnis dari Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ) yaitu sebagai berikut :

INPUTOUTPUTBUSINESS PROSESRESOURCEGOALProses Bisnis :Memiliki tujuanMenerima inputMenghasilkan OutputMenggunakan sumber dayaMemiliki beberapa proses kegiatan didalamnyaINPUTOUTPUTBUSINESS PROSESRESOURCEGOALProses Bisnis :Memiliki tujuanMenerima inputMenghasilkan OutputMenggunakan sumber dayaMemiliki beberapa proses kegiatan didalamnya
INPUT
OUTPUT
BUSINESS PROSES
RESOURCE
GOAL
Proses Bisnis :
Memiliki tujuan
Menerima input
Menghasilkan Output
Menggunakan sumber daya
Memiliki beberapa proses kegiatan didalamnya
INPUT
OUTPUT
BUSINESS PROSES
RESOURCE
GOAL
Proses Bisnis :
Memiliki tujuan
Menerima input
Menghasilkan Output
Menggunakan sumber daya
Memiliki beberapa proses kegiatan didalamnya
Gambar 3.1 Proses Bisnis

Unified Modeling Language ( UML )
Unified Modeling Language ( UML ) adalah himpunan struktur dan teknik untuk pemodelan desain program berorientasi objek ( OOP ) serta aplikasinya. UML adalah metodologi untuk mengembangkan sistem OOP dan sekelompok perangkat tool untuk mendukung pengembangan sistem tersebut. UML adalah suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. UML dapat digunakan untuk memahami dan mendokumentasikan setiap sistem informasi. Penggunaan UML dalam industri terus meningkat. Ini merupakan standar terbuka yang menjadikannya sebagai bahasa pemodelan yang umum dalam industri peranti lunak dan pengembangan sistem.

3.2.3 Use Case Diagram
Use case diagram menampilkan sekumpulan use case dan aktor ( pelaku ) dan hubungan diantara use case dan aktor tersebut. Use case diagram digunakan untuk penggambaran use case statik dari suatu sistem. Use case menjelaskan apa yang dilakukan sistem (atau subsistem) tetapi tidak tidak menspesifikasikan cara kerjanya.

Gambar 3.2 Use Case Diagram aplikasi

Tabel Deskripsi Aktor
Aktor
Deskripsi
Admin
Orang yang memiliki account dan password khusus untuk masuk pada aplikasi dan untuk memperoleh hak akses penuh.
Tabel 3.12 Deskripsi Aktor

Tabel Deskripsi Menu Website
Menu
Deskripsi
Login
Halaman web untuk melakukan proses masuk kedalam aplikasi dengan memasukkan identitas akun seperti username dan password untuk mendapatkan hak akses penuh.
Home
Halaman utama dari website.
Pos Indonesia
Halaman web yang berisi deskripsi dari perusahaan PT. Pos Indonesia.
Dokumen
Halamman web yang berisi data surat dalam bentuk grid view, dalam halaman web Dokumen terdapat fungsi search.
Surat Masuk
Halaman web Surat Masuk merupakan sub menu dari halaman web Dokumen. Halaman web Surat Masuk digunakan untuk mengelola surat masuk dan menggambarkan operasi utama dalam proses pengarsipan di dalam aplikasi, di dalam halaman web Surat masuk terdapat fungsi input, edit, delete, detail, disposisi, search dan cetak.
Surat Keluar
Halaman web Surat Keluar merupakan sub menu dari halaman web Dokumen. Halaman web Surat Keluar digunakan untuk mengelola surat keluar dan menggambarkan operasi utama dalam proses pengarsipan di dalam aplikasi, dalam halaman web Surat keluar terdapat fungsi input, edit, delete, detail, disposisi, search dan cetak.
Disposisi
Halaman web Disposisi merupakan sub menu dari halaman web Surat Masuk yang digunakan untuk melakukan persetujuan surat masuk, terdapat fungsi input, delete dan search.
Laporan
Halaman web yang berisi fungsi cetak data dan search.
Pengguna
Halaman web yang yang digunakan untuk mengelola pengguna yang terdaftar ke aplikasi, dalam halaman web Pengguna terdapat fungsi input, edit, delete dan search.
Contact us
Halaman web yang berisi informasi kontak dari perusahaan PT. Pos Indonesia.
Tabel 3.13 Deskripsi Menu Website

Skenario proses Login
Identifikasi
Nama
Login
Tujuan
Masuk pada aplikasi, memiliki hak akses penuh
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Menjalankan aplikasi
Tampil form Login
Input username dan password
Validasi username dan password
Login
Tampil halaman utama ( Home )
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login.
Tabel 3.14 Skenario proses Login

Skenario tampil halaman utama ( Home )
Identifikasi
Nama
Home
Tujuan
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Tampil form Login
Login
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login.
Tabel 3.15 Skenario tampil halaman utama ( Home )

Skenario tampil halaman web Pos Indonesia
Identifikasi
Nama
Pos Indonesia
Tujuan
Tampil informasi di halaman web Pos Indonesia
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Tampil form Login
Login
Pilih menu Pos Indonesia
Tampil halaman web Pos Indonesia
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Pos Indonesia. Tampil halaman web Pos Indonesia.
Tabel 3.16 Skenario tampil halaman web Pos Indonesia

Skenario lihat data surat di halaman web Dokumen
Identifikasi
Nama
Dokumen
Tujuan
Melihat data surat di halaman web Dokumen
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Tampil form Login
Login
Pilih menu Dokumen
Tampil halaman web Dokumen
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Di dalam halaman web Dokumen terdapat data surat dalam bentuk grid view.
Tabel 3.17 Skenario lihat data surat di halaman web Dokumen

Skenario cari data surat di halaman web Dokumen
Identifikasi
Nama
Dokumen
Tujuan
Mencari data surat di halaman web Dokumen
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Tampil form Login
Login
Pilih menu Dokumen
Input kriteria data surat

Pilih button search
Tampil data surat
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form index. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor input kriteria data surat dalam text box. Aktor pilih button search. Jika data surat yang dicari tersedia, akan tampil data surat. Jika data surat yang dicari tidak tersedia, data surat tidak akan tampil.
Tabel 3.18 Skenario cari data surat di halaman web Dokumen

Skenario lihat data surat masuk di halaman web Surat Masuk
Identifikasi
Nama
Surat Masuk
Tujuan
Melihat data surat masuk di halaman web Surat Masuk
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Tampil form Login
Login
Pilih menu Dokumen
Pilih menu Surat Masuk
Tampil halaman web Surat Masuk
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Di dalam halaman web Surat Masuk terdapat data surat masuk dalam bentuk grid view.
Tabel 3.19 Skenario lihat data surat di halaman web Surat Masuk

Skenario input data surat masuk di halaman web Surat Masuk
Identifikasi
Nama
Surat masuk
Tujuan
Menambah data surat masuk di halaman web Surat Masuk
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Tampil form Login
Login
Pilih menu Dokumen
Pilih button tambah data
Tampil form input data
Input data

Pilih button save
Data surat masuk tersimpan ke database
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form index. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Aktor memilih button tambah data. Tampil form input data. Aktor melakukan input data. Aktor pilih button save. Data surat masuk tersimpan ke database.
Tabel 3.20 Skenario input data surat masuk di halaman web Surat masuk

Skenario edit data surat masuk di halaman web Surat Masuk
Identifikasi
Nama
Surat masuk
Tujuan
Merubah data surat masuk yang sudah ada di halaman web Surat Masuk
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Tampil form Login
Login
Pilih menu Dokumen
Pilih data surat masuk

Pilih button edit
Tampil form edit data
Input data

Pilih button save
Data surat masuk ke database
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Aktor memilih data surat yang ingin dirubah. Aktor pilih button edit. Tampil form edit data. Aktor melakukan input data. Aktor memilih button save. Data surat masuk tersimpan ke database.
Tabel 3.21 Skenario edit data surat masuk di halaman web Surat masuk

Skenario hapus data surat masuk di halaman web Surat Masuk
Identifikasi
Nama
Surat masuk
Tujuan
Menghapus data surat masuk di halaman web Surat Masuk
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Tampil form Login
Login
Pilih menu Dokumen

Pilih button delete
Data surat masuk terhapus dari database
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Aktor memilih data surat yang ingin dihapus. Aktor memilih button delete. Data surat masuk terhapus dari database.
Tabel 3.22 Skenario hapus data surat di halaman web Surat masuk

Skenario melihat detail surat masuk di halaman web Surat Masuk
Identifikasi
Nama
Surat masuk
Tujuan
Melihat surat masuk secara detail di halaman web Surat Masuk
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Tampil form Login
Login
Pilih menu Dokumen

Pilih button detail
Tampil detail data surat masuk
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Aktor memilih data surat masuk yang ingin dilihat secara detail. Aktor pilih button detail. Tampil detail data surat masuk.
Tabel 3.23 Skenario detail surat di halaman web Surat masuk

Skenario cari data surat masuk di halaman web Surat Masuk
Identifikasi
Nama
Surat masuk
Tujuan
Mencari data surat masuk di halaman web Surat Masuk
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Tampil form Login
Login
Pilih menu Dokumen
Input kriteria data surat masuk

Pilih button search
Tampil data surat masuk
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Aktor input kriteria data surat masuk yang ingin dicari dalam text box. Aktor pilih button search. Jika data surat masuk yang dicari tersedia, akan tampil data surat masuk. Jika data surat masuk yang dicari tidak tersedia, data surat masuk tidak akan tampil.
Tabel 3.24 Skenario cari data surat masuk di halaman web Surat masuk

Skenario disposisi data surat masuk
Identifikasi
Nama
Surat masuk
Tujuan
Melakukan disposisi data surat Masuk
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Tampil form Login
Login
Pilih menu Dokumen

Pilih button disposisi
Tampil halaman web Disposisi
Pilih button +
Tampil halaman web input data disposisi
Input data disposisi

Pilih button save
Data disposisi tersimpan ke database
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Aktor pilih data surat masuk yang ingin ditambahkan disposisi. Aktor memilih button Disposisi. Tampil halaman web Disposisi. Aktor memilih button +. Tampil halaman web input data disposisi. Aktor input data disposisi. Aktor pilih button save. Data disposisi tersimpan ke database.
Tabel 3.25 Skenario disposisi data surat masuk

Skenario lihat data surat keluar di halaman web Surat Keluar
Identifikasi
Nama
Surat keluar
Tujuan
Melihat data surat keluar di halaman web Surat Keluar
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Tampil form Login
Login
Pilih menu Dokumen
Pilih menu Surat Keluar
Tampil halaman web Surat Keluar
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Keluar. Tampil halaman web Surat Keluar. Di dalam halaman web Surat Keluar terdapat data surat keluar dalam bentuk grid view.
Tabel 3.26 Skenario lihat data surat keluar di halaman web Surat Keluar

Skenario input data surat keluar di halaman web Surat Keluar
Identifikasi
Nama
Surat keluar
Tujuan
Menambah data surat keluar di halaman web Surat Keluar
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Tampil form Login
Login
Pilih menu Dokumen
Input data

Pilih button save
Data surat keluar tersimpan ke database
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form index. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Keluar. Tampil halaman web Surat Keluar. Aktor memilih button tambah data. Tampil form input data. Aktor melakukan input data. Aktor memilih button save. Data surat keluar tersimpan ke database.
Tabel 3.27 Skenario input data surat keluar di halaman web Surat Keluar

Skenario edit data surat keluar di halaman web Surat Keluar
Identifikasi
Nama
Surat keluar
Tujuan
Merubah data surat keluar yang sudah ada di halaman web Surat Keluar
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Tampil form Login
Login
Pilih menu Dokumen
Pilih data surat keluar

Pilih button edit
Input data

Pilih button save
Data surat keluar yang telah di edit tersimpan ke database
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Keluar. Tampil halaman web Surat Keluar. Aktor memilih data surat yang ingin dirubah. Aktor memilih button edit. Tampil form edit data. Aktor melakukan input data. Aktor memilih button save. Data surat keluar tersimpan ke database.
Tabel 3.28 Skenario edit data surat keluar di halaman web Surat Keluar

Skenario hapus data surat keluar di halaman web Surat Keluar
Identifikasi
Nama
Surat keluar
Tujuan
Menghapus data surat keluar di halaman web Surat Keluar
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Tampil form Login
Login
Pilih menu Dokumen

Pilih button delete
Data surat keluar terhapus dari database
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Keluar. Tampil halaman web Surat Keluar. Aktor memilih data surat yang ingin dihapus. Aktor memilih button delete. Data surat keluar terhapus dari database.
Tabel 3.29 Skenario hapus data surat keluar di halaman web Surat Keluar

Skenario detail surat keluar di halaman web Surat Keluar
Identifikasi
Nama
Surat keluar
Tujuan
Melihat surat keluar secara detail di halaman web Surat Keluar
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Tampil form Login
Login
Pilih menu Dokumen

Pilih button detail
Tampil detail data surat keluar
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Keluar. Tampil halaman web Surat Keluar. Aktor pilih data surat keluar yang ingin dilihat secara detail. Aktor pilih button detail. Tampil detail data surat keluar.
Tabel 3.30 Skenario detail surat keluar di halaman web Surat Keluar

Skenario cari data surat keluar di halaman web Surat Keluar
Identifikasi
Nama
Surat keluar
Tujuan
Mencari data surat keluar di halaman web Surat Keluar
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Tampil form Login
Login
Pilih menu Dokumen
Input kriteria data surat keluar

Pilih button search
Tampil data surat keluar yang dicari
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Keluar. Tampil halaman web Surat Keluar. Aktor input kriteria data surat keluar yang ingin dicari dalam text box. Aktor pilih button search. Jika data surat keluar yang dicari tersedia, akan tampil data surat keluar. Jika data surat keluar yang dicari tidak tersedia, data surat keluar tidak akan tampil.
Tabel 3.31 Skenario cari data surat keluar di halaman web Surat Keluar
Skenario tambah pengguna di halaman web Pengguna
Identifikasi
Nama
Surat keluar
Tujuan
Menambah data pengguna agar dapat memperoleh hak akses penuh.
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Tampil form Login
Login
Pilih menu Pengguna
Tampil halaman web Pengguna
Input data

Pilih button save
Data surat keluar tersimpan ke database
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form index. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Pengguna. Tampil halaman web Pengguna. Aktor memilih button tambah data. Tampil form input data. Aktor melakukan input data. Aktor memilih button save. Data pengguna tersimpan ke database.
Tabel 3.32 Skenario tambah pengguna di halaman web Pengguna

Skenario edit pengguna di halaman web Pengguna
Identifikasi
Nama
Surat keluar
Tujuan
Merubah data surat keluar yang sudah ada di halaman web Surat Keluar
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Tampil form Login
Login
Pilih menu Dokumen

Pilih button edit
Input data

Pilih button save
Data surat keluar yang telah di edit tersimpan ke database
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Pengguna. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih data pengguna yang ingin dirubah. Aktor memilih button edit. Tampil form edit data. Aktor melakukan input data. Aktor memilih button save. Data pengguna tersimpan ke database.
Tabel 3.33 Skenario edit pengguna di halaman web Pengguna

Skenario cetak data surat masuk di halaman web Laporan
Identifikasi
Nama
Laporan
Tujuan
Mencetak data surat masuk di halaman web Laporan
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Tampil form Login
Login
Pilih menu Laporan
Tampil halaman web Laporan
Tampil data surat masuk
Pilih button cetak data
Tampil ketentuan print
Pilih button print
Data surat masuk di print
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Laporan. Tampil halaman web Laporan. Aktor memilih menu Surat Masuk. Tampil data surat masuk. Aktor memilih button cetak data. Tampil ketentuan print. Aktor pilih button print. Data surat masuk di cetak.
Tabel 3.34 Skenario cetak data surat masuk di halaman web Laporan

Skenario cetak data surat keluar di halaman web Laporan
Identifikasi
Nama
Laporan
Tujuan
Mencetak data surat keluar di halaman web Laporan
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Tampil form Login
Login
Pilih menu Laporan
Tampil data surat keluar
Pilih button cetak data
Tampil ketentuan print
Pilih button print
Data surat masuk di print
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Laporan. Tampil halaman web Laporan. Aktor memilih menu Surat Keluar. Tampil data surat keluar. Aktor memilih button cetak data. Tampil ketentuan print. Aktor pilih button print. Data surat keluar di cetak.
Tabel 3.35 Skenario cetak data surat keluar di halaman web Laporan

Skenario cari data surat di halaman web Laporan
Identifikasi
Nama
Laporan
Tujuan
Mencetak data surat di halaman web Laporan
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Tampil form Login
Login
Pilih menu Laporan
Input kriteria data surat

Pilih button search
Tampil data surat
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Laporan. Tampil halaman web Laporan. Aktor input kriteria data surat yang ingin dicari. Aktor pilih button search. Jika data surat yang dicari tersedia, akan tampil data surat. Jika data surat yang dicari tidak tersedia, data surat tidak akan tampil.
Tabel 3.36 Skenario cari data surat masuk di halaman web Laporan

Skenario Use Case halaman web Contact Us
Identifikasi
Nama
Contact Us
Tujuan
Melihat informasi kontak perusahaan di halaman web Contact Us
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Tampil form Login
Login
Pilih menu Contact Us
Tampil halaman web Contact Us
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Contact Us. Tampil halaman web Contact Us.
Tabel 3.37 Skenario halaman web Contact Us

Skenario proses Log Out
Identifikasi
Nama
Log Out
Tujuan
Keluar dari aplikasi
Deskripsi
Tipe
Primary, Essential
Aktor
Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal
Tampil form login
Aksi Aktor
Reaksi Sistem
Tampil form Login
Login
Pilih menu Log Out
Tampil form login
Kondisi
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Log Out. Tampil form login.
Tabel 3.38 Skenario halaman web Log Out

3.2.4 Class Diagram
Class diagram adalah diagam yang digunakan untuk menampilkan beberapa kelas serta paket-paket yang ada dalam sistem/perangkat lunak yang sedang kita gunakan. Class diagram memberi kita gambaran (diagram statis) tentang sistem/perangkat lunak dan relas-relasi yang ada didalamnya. Class diagram adalah gambar grafis mengenai struktur objek statis dari suatu sistem, menunjukan class-class objek yang menyusun sebuah sistem dan juga hubungan antara class objek tersebut.

Gambar 3.3 Class Diagram

3.2.5 Sequence Diagram
Sequence diagram adalah suatu diagram interaksi yang menekankan pada pengaturan waktu dari pesan - pesan. Diagram ini menampilkan sekumpulan peran dan pesan - pesan yang dikirim dan diterima oleh instansi yang memegang peranan tersebut. Sequence diagram adalah grafik dua dimensi dimana obyek ditunjukkan dalam dimensi horizontal, sedangkan lifeline ditunjukkan dalam dimensi vertikal.
Sequence Diagram digunakan untuk menggambarkan skenario atau rangkaian langkah - langkah yang dilakukan sebagai sebuah respon dari suatu kejadian / event untuk menghasilkan output tertentu. Interaksi antar objek tersebut termasuk pengguna, display dan sebagainya berupa pesan / message.

Sequence Diagram proses Login

Gambar 3.4 Sequence Diagram proses Login


Sequence Diagram lihat data surat dan cari data surat di halaman web Dokumen

Gambar 3.5 Sequence Diagram lihat data surat dan cari data surat di halaman web Dokumen

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil halaman web login. Pengguna memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Di dalam halaman web Dokumen terdapat data surat masuk. Pengguna melakuka fungsi cari, pengguna input kriteria data surat masuk yang ingin dicari. Pengguna pilih button cari. Data surat masuk tersebut tersedia di database, maka data surat masuk tersebut akan tampil.

Sequence Diagram kelola surat masuk

Gambar 3.6 Sequence Diagram kelola surat masuk



Sequence Diagram disposisi data surat masuk

Gambar 3.7 Sequence Diagram disposisi data surat masuk


Sequence Diagram kelola surat keluar

Gambar 3.8 Sequence Diagram kelola surat keluar


Sequence Diagram kelola pengguna

Gambar 3.9 Sequence Diagram kelola pengguna

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil halaman web login. Pengguna memilih menu Pengguna. Tampil halaman web Pengguna. Pengguna dapat melakukan kelola pengguna dengan memilih fungsi input, edit, delete dan cari.
Data pengguna tersimpan ke database.
Pengguna memilih data pengguna yang akan di rubah.
Pengguna memilih data pengguna yang akan di hapus.
Data pengguna terhapus di database.
Pengguna melakukan input kriteria data dari data pengguna yang ingin dicari.
Jika data pengguna tersebut ada dalam database maka akan tampil, jika data penggua tersebut tidak terdapat dalam database maka tidak akan tampil.

Sequence Diagram cetak data surat di halaman we Laporan

Gambar 3.10 Sequence Diagram cetak data surat di halaman we Laporan


Sequence Diagram proses Log Out

Gambar 3.11 Sequence Diagram proses Logout


3.2.6 Collaboration Diagram
Collaboration diagram menurut adalah perluasan dari objek diagram. Objek diagram menunjukkan objek - objek yang hubungannya satu dengan yang lain. Collaboration diagram menunnjukkan message - message atau pesan dari objek yang dikirim satu sama lain. Collaboration diagram yaitu diagram yang mengelompokkan pesan pada kumpulan diagram sequence menjadi sebuah diagram. Dalam collaboration diagram tersebut terdapat method yang dijalankan antara objek yang satu dan objek lainnya. Collaboration diagram adalah suatu diagram yang memperlihatkan atau menampilkan pengorganisasian interaksi yang terdapat disekitar objek dan hubungannya terhadap objek yang lainnya. Collaboration Diagram lebih menekankan kepada peran setiap objek dan bukan pada waktu penyampaian pesan.
Fungsi dari collaboration diagram adalah digunakan sebagai pandangan dalam arti perilaku sistem, berfokus pada link - link diantara objek – objek tersebut, illustrasi dari suatu diagram usecase, menyatakan objek - objek yang diperlukan untuk merealisasikan suatu layanan dan memeriksa jalur - jalur pengaksesan.

Collaboration Diagram kelola dokumen

Gambar 3.12 Collaboration Diagram kelola dokumen

Collaboration Diagram kelola surat masuk

Gambar 3.13 Collaboration Diagram kelola Surat Masuk

Collaboration Diagram disposisi surat masuk

Gambar 3.14 Collaboration Diagram disposisi surat masuk

Collaboration Diagram kelola Surat Keluar

Gambar 3.15 Collaboration Diagram kelola Surat Keluar

Collaboration Diagram kelola pengguna

Gambar 3.16 Collaboration Diagram kelola pengguna

3.2.7 Activity Diagram
Activity diagram yaitu teknikn penggambaran berbagai alur aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing - masing alur berawal, decision yang mungkin terjadi dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram memiliki lebih fokus kepada penggambaran proses bisnis dan urutan aktivitas di dalam sebuah proses. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi di dalam sebuah proses. Activity diagram dapat juga digunakan pada business modeling untuk memperlihatkan urutan aktifitas proses bisnis. Activity diagram sangat mirip dengan flowchart karena memodelkan workflow dari suatu aktivitas ke aktivitas lainnya atau dari aktivitas ke status. Activity diagram dibuat berdasarkan sebuah atau beberapa use case pada use case diagram.
Activity diagram berfungsi untuk menggambarkan workflow atau aliran kerja dari suatu proses bisnis. Suatu aliran kerja bisa saja dituangkan dalam bentuk narasi atau teks, akan tetapi jika aliran kerjanya sudah kompleks maka kita akan kesulitan untuk membayangkan bagaimana proses itu terjadi. Oleh karena itu, dibuatlah activity diagram sebagai salah satu cara untuk menggambarkan aliran kerja tersebut.

Activity Diagram proses Login

Tabel 3.39 Activity Diagram proses Login


Activity Diagram lihat data surat dan cari data surat di halaman web Dokumen

Tabel 3.40 Activity Diagram lihat data surat dan cari data surat di halaman web Dokumen

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil halaman web login. Pengguna memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Di dalam halaman web Dokumen terdapat data surat masuk. Pengguna melakuka fungsi cari, pengguna input kriteria data surat masuk yang ingin dicari. Pengguna pilih button cari. Data surat masuk tersebut tersedia di database, maka data surat masuk tersebut akan tampil.

Activity Diagram kelola surat masuk

Tabel 3.41 Activity Diagram kelola surat masuk


Activity Diagram disposisi data surat masuk

Tabel 3.42 Activity Diagram disposisi data surat masuk


Activity Diagram kelola surat keluar

Tabel 3.43 Activity Diagram kelola surat keluar


Activity Diagram kelola pengguna

Tabel 3.44 Activity Diagram kelola pengguna

Pengguna memilih data pengguna yang akan di rubah.
Pengguna memilih data pengguna yang akan di hapus.
Data pengguna terhapus di database.
Pengguna melakukan input kriteria data dari data pengguna yang ingin dicari.
Jika data pengguna tersebut ada dalam database maka akan tampil, jika data penggua tersebut tidak terdapat dalam database maka tidak akan tampil.

Activity Diagram cetak data surat

Tabel 3.45 Activity Diagram cetak data surat


Activity Diagram proses Log Out

Tabel 3.46 Activity Diagram proses Log Out


3.2.8 Statechart Diagram
Menggambarkan transisi dan perubahan keadaan ( dari satu state ke state lainnya ) suatu obyek pada sistem sebagai akibat dari stimulans yang diterima. Keadaan dari suatu obyek bergantung pada kegiatan dan keadaan yang berlaku pada saat itu. Diagram StateChart menunjukan kemungkinan dari keadaan obyek dan proses yang menyebabkan perubahan pada keadaannya.

Statechart Diagram proses Login

Gambar 3.17 Statechart Diagram proses Login


Statechart Diagram lihat data surat dan cari data surat di halaman web Dokumen

Gambar 3.18 Statechart Diagram lihat data surat dan cari data surat di halaman web Dokumen

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil halaman web login. Pengguna memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Di dalam halaman web Dokumen terdapat data surat masuk dan pengguna dapat melakukan fungsi cari.

Statechart Diagram kelola surat masuk

Gambar 3.19 Statechart Diagram kelola surat masuk


Statechart Diagram disiposisi surat masuk

Gambar 3.20 Statechart Diagram disposisi surat masuk


Statechart Diagram kelola surat keluar

Gambar 3.21 Statechart Diagram kelola surat keluar


Statechart Diagram kelola pengguna

Gambar 3.22 Statechart Diagram kelola pengguna


Statechart Diagram cetak data surat

Gambar 3.23 Statechart Diagram cetak data surat


Logout

Gambar 3.24 Statechart Diagram proses Logout


3.2.9 Component Diagram
Component Diagram menunjukkan struktur dan hubungan antar komponen software termasuk ketergantungan ( dependency ) diantara komponen-komponen tersebut.

Component Diagram

Gambar 3.25 Component Diagram aplikasi

3.2.10 Deployment Diagram
Deployment Diagram menunjukkan konfigurasi komponen dalam proses eksekusi aplikasi, Deployment Diagram menggambarkan arsitektur system. Diagram deployment mewakili pandangan pengembangan sistem sehingga hanya akan ada satu diagram deployment untuk satu sistem. Deployment diagram adalah diagram yang digunakan memetakan software ke processing node. Menunjukkan konfigurasi elemen pemroses pada saat run time dan software yang ada di dalamnya.

Deployment Diagram

Gambar 3.26 Deployment Diagram aplikasi

3.2.11 Struktur Menu
Struktur menu dari Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ) yaitu sebagai berikut :

Menjalankan aplikasiLoginHomePos IndonesiaDokumenSurat masukSurat keluarContact UsLog OutPenggunaLaporanMenjalankan aplikasiLoginHomePos IndonesiaDokumenSurat masukSurat keluarContact UsLog OutPenggunaLaporan
Login
Home
Pos Indonesia
Dokumen
Surat masuk
Surat keluar
Contact Us
Log Out
Pengguna
Laporan
Login
Home
Pos Indonesia
Dokumen
Surat masuk
Surat keluar
Contact Us
Log Out
Pengguna
Laporan
Gambar 3.27 Struktur Menu

3.2.12 Perancangan Antarmuka
Login
GambarAplikasi Arsip SuratUsernameUsernameUsernamePasswordLoginResetGambarAplikasi Arsip SuratUsernameUsernameUsernamePasswordLoginReset
Gambar
Aplikasi Arsip Surat
Username
Username
Username
Password
Login
Reset
Gambar
Aplikasi Arsip Surat
Username
Username
Username
Password
Login
Reset
Gambar 3.28 Antarmuka Login

Home
GambarHomeGambarGambarPT. Pos IndonesiaGambarHomeGambarGambarPT. Pos Indonesia
Gambar
Home
Gambar
Gambar
PT. Pos Indonesia
Gambar
Home
Gambar
Gambar
PT. Pos Indonesia
Gambar 3.29 Antarmuka Home

Pos Indonesia
GambarPos IndonesiaInformasiGambarLayanan PelangganProdukInformasiInformasiGambarPos IndonesiaInformasiGambarLayanan PelangganProdukInformasiInformasi
Gambar
Pos Indonesia
Informasi
Gambar
Layanan Pelanggan
Produk
Informasi
Informasi
Gambar
Pos Indonesia
Informasi
Gambar
Layanan Pelanggan
Produk
Informasi
Informasi
Gambar 3.30 Antarmuka Pos Indonesia

Dokumen
GambarDokumenSurat MasukJumlah data : 3Data Grid ViewCariSurat KeluarGambarDokumenSurat MasukJumlah data : 3Data Grid ViewCariSurat Keluar
Gambar
Dokumen

Surat Masuk
Jumlah data : 3
Data Grid View
Cari
Surat Keluar
Gambar
Dokumen

Surat Masuk
Jumlah data : 3
Data Grid View
Cari
Surat Keluar
Gambar 3.31 Antarmuka Dokumen

Surat Masuk
GambarSurat MasukSurat MasukJumlah data : 3Data Grid ViewCariSurat KeluarTambah dataCetak dataDetailDisposisiEditDeleteGambarSurat MasukSurat MasukJumlah data : 3Data Grid ViewCariSurat KeluarTambah dataCetak dataDetailDisposisiEditDelete
Gambar
Surat Masuk

Surat Masuk
Jumlah data : 3
Data Grid View
Cari
Surat Keluar
Tambah data
Cetak data
Detail
Disposisi
Edit
Delete
Gambar
Surat Masuk

Surat Masuk
Jumlah data : 3
Data Grid View
Cari
Surat Keluar
Tambah data
Cetak data
Detail
Disposisi
Edit
Delete
Gambar 3.32 Antarmuka Surat Masuk

Surat Keluar
GambarSurat KeluarSurat MasukJumlah data : 3Data Grid ViewCariSurat KeluarTambah dataCetak dataDetailEditDeleteGambarSurat KeluarSurat MasukJumlah data : 3Data Grid ViewCariSurat KeluarTambah dataCetak dataDetailEditDelete
Gambar
Surat Keluar

Surat Masuk
Jumlah data : 3
Data Grid View
Cari
Surat Keluar
Tambah data
Cetak data
Detail
Edit
Delete
Gambar
Surat Keluar

Surat Masuk
Jumlah data : 3
Data Grid View
Cari
Surat Keluar
Tambah data
Cetak data
Detail
Edit
Delete
Gambar 3.33 Antarmuka Surat Keluar

Disposisi
GambarDisposisiSurat MasukJumlah data : 3Data Grid ViewCariSurat Keluar+DeleteGambarDisposisiSurat MasukJumlah data : 3Data Grid ViewCariSurat Keluar+Delete
Gambar
Disposisi

Surat Masuk
Jumlah data : 3
Data Grid View
Cari
Surat Keluar
+
Delete
Gambar
Disposisi

Surat Masuk
Jumlah data : 3
Data Grid View
Cari
Surat Keluar
+
Delete
Gambar 3.34 Antarmuka Disposisi

Laporan
GambarLaporanSurat MasukJumlah data : 3Data Grid ViewCariSurat KeluarCetak dataGambarLaporanSurat MasukJumlah data : 3Data Grid ViewCariSurat KeluarCetak data
Gambar
Laporan

Surat Masuk
Jumlah data : 3
Data Grid View
Cari
Surat Keluar
Cetak data
Gambar
Laporan

Surat Masuk
Jumlah data : 3
Data Grid View
Cari
Surat Keluar
Cetak data
Gambar 3.35 Antarmuka Laporan

Pengguna
GambarPenggunaJumlah data : 3Data Grid ViewCariTambah penggunaGambarPenggunaJumlah data : 3Data Grid ViewCariTambah pengguna
Gambar
Pengguna

Jumlah data : 3
Data Grid View
Cari
Tambah pengguna
Gambar
Pengguna

Jumlah data : 3
Data Grid View
Cari
Tambah pengguna
Gambar 3.36 Antarmuka Pengguna

Contact Us
GambarContact UsInformasiGambarLayanan PelangganProdukInformasiInformasiGambarContact UsInformasiGambarLayanan PelangganProdukInformasiInformasi
Gambar
Contact Us
Informasi
Gambar
Layanan Pelanggan
Produk
Informasi
Informasi
Gambar
Contact Us
Informasi
Gambar
Layanan Pelanggan
Produk
Informasi
Informasi
Gambar 3.37 Antarmuka Contact Us

BAB IV
IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

4.1 Lingkungan Implementasi
Lingkungan implementasi dari suatu program aplikasi adalah berisi keterangan detail perangkat keras dan perangkat lunak serta program aplikasi lainnya yang digunakan saat melakukan perancangan aplikasi. Untuk memenuhi kebutuhan pembuatan program aplikasi ini digunakan beberapa perangkat pendukung sebagai berikut :

Perangkat Lunak
Perangkat lunak ( software ) yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi yaitu sebagai berikut :
Sistem Operasi : Windows 8.1 Professional 64-bit
Bahasa Pemograman : PHP
Database : MySQL
Server offline : XAMPP
Web Editor : Macromedia Dreamweaver 8
Tools : Microsoft Visio 2010, Star UML
Dokumentasi : Microsoft Word 2010

Perangkat Keras
Perangkat keras ( hardware ) yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi yaitu sebagai berikut :
Processor : Intel® Core i5-3230M CPU @ 2.60GHz 2.60GHz
Memory : 4.00 GB
Harddisk : 500 GB
VGA : Nvidia Geforce 710M 2.00 GB

4.2 Pembahasan hasil Implementasi
Login

Gambar 4.1 Login

Halaman utama ( Home )

Gambar 4.2 Halaman utama ( Home )

Halaman web Pos Indonesia

Gambar 4.3 Halaman web Pos Indonesia

Halaman web Dokumen

Gambar 4.4 Halaman web Dokumen

Halaman web Surat Masuk

Gambar 4.5 Halaman web Surat Masuk

Halaman web Surat Keluar

Gambar 4.6 Halaman web Surat Keluar

Halaman web Laporan

Gambar 4.7 Halaman web Laporan

Halaman web Pengguna

Gambar 4.8 Halaman web Pengguna

Halaman web Contact Us

Gambar 4.9 Halaman web Contact us

4.3 Pengujian dan Hasil Implementasi
4.3.1 Black Box
Black box testing adalah pengujian yang dilakukan hanya mengamati hasil eksekusi melalui data uji dan memeriksa fungsional dari perangkat lunak. Jadi dianalogikan seperti kita melihat suatu koatak hitam, kit hanya bisa melihat penampilan luarnya saja, tanpa tau ada apa dibalik bungkus hitam nya. Sama seperti pengujian black box, mengevaluasi hanya dari tampilan luarnya ( interface ), fungsionalitasnya, tanpa mengetahui apa sesungguhnya yang terjadi dalam proses detilnya ( hanya mengetahui input dan output ).

Login
Kelas Uji
Skenario Uji
Hasil yang diharapkan
Kesimpulan
Login
Status menjadi admin
Berhasil

Masuk aplikasi

Login
Mengoperasikan aplikasi

Tabel 4.1 Pengujian Login

Pengujian Menu Utama
Kelas Uji
Skenario Uji
Kesimpulan
Menu Utama
Memilih sub menu
Masuk sub menu
Berhasil

Tampil sub menu

Tabel 4.2 Pengujian Menu Utama

Pengujian form Surat Masuk
Kelas Uji
Skenario Uji
Kesimpulan
Input data
Memilih form Surat Masuk
Masuk form
Berhasil

Tampil form Surat Masuk

Input data
Data masuk database

Edit data
Masuk form
Berhasil


Input data
Data masuk database

Delete data
Masuk form
Berhasil


Input data
Data terhapus di database

Cari data
Masuk form
Berhasil


Input data
Data tampil

Tabel 4.3 Pengujian form Surat Masuk

Pengujian form Surat Keluar
Kelas Uji
Skenario Uji
Kesimpulan
Input data
Memilih form Surat Keluar
Masuk form
Berhasil

Tampil form Surat Keluar

Input data
Data masuk database

Edit data
Masuk form
Berhasil


Input data
Data masuk database

Delete data
Masuk form
Berhasil


Input data

Cari data
Masuk form
Berhasil


Input data
Data tampil

Tabel 4.4 Pengujian form Surat Keluar

Pengujian form Disposisi
Kelas Uji
Skenario Uji
Kesimpulan
Input data
Memilih form Disposisi
Masuk form
Berhasil

Tampil form Disposisi

Input data
Data masuk database

Edit data
Masuk form
Berhasil


Input data
Data masuk database

Delete data
Masuk form
Berhasil


Input data

Tabel 4.5 Pengujian form Disposisi

Pengujian form Pengguna
Kelas Uji
Skenario Uji
Kesimpulan
Input data
Memilih form Pengguna
Masuk form
Berhasil

Tampil form Pengguna

Input data
Data masuk database

Edit data
Masuk form
Berhasil


Input data
Data masuk database

Delete data
Masuk form
Berhasil


Input data

Tabel 4.6 Pengujian Pengguna

Logout
Kelas Uji
Skenario Uji
Kesimpulan
Login
Pilih button Logout
Kembali ke form Login
Belum sempurna
Tabel 4.7 Pengujian proses Logout

BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil dari analisis, observasi dan perancangan yang telah dilakukan mengenai Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ) dapat dicapai beberapa tujuan sebagai berikut :
Aplikasi membantu pengguna secara terkomputerisasi
Pendataan arsip surat menjadi lebih rapih.

5.2 Saran
Saran yang diharapkan dari hasil analisis, observasi dan perancangan yang telah dicapai maupun untuk proses pengembangan mengenai Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ) di masa yang akan datang dapat ditarik simpulkan sebagai berikut :
Melakukan penambahan fasilitas – fasilitas pada aplikasi.

DAFTAR PUSTAKA

x
[1]
Budi Sutedjo Dharma Oetomo, Perancangan dan Pengembangan Sistem Informasi. Yogyakarta, Indonesia: Andi, 2002.
[2]
Gordon B. Darvis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian 1, PT Pustaka Binamas Pressindo. Jakarta, Indonesia: Bumi Aksara, 1991.
[3]
H. Basir Barthos, Manajemen Kearsipan. Jakarta, Indonesia: Bumi Aksara, 2003.
[4]
Harijono Djojodihardjo, Pengantar Sistem Komputer. Bandung, Indonesia: Erlangga, 1984.
[5]
Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta, Indonesia: Andi, 2005.
[6]
Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta, Indonesia: Andi, 2005.
x

Laporan Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia )

Recommend Documents