LA GESTION DE COBRO EN FACTUSOL.
La gestión de cobro en FACTUSOL FACTUSOL;; Es totalmente diferente a la forma tratada desde FACTURAPLUS, ya que FACTUSOL en esta materia lleva activada varias opciones que FACTURAPLUS no dispone. Por ejemplo en FACTURAPLUS los cobros solo se gestionan desde los recibo, la opción de cobro no esta habilitada ni en el fichero de albaranes ni en el de las facturas para poder emitir un cobro hay que acceder al fichero de RECIBO. En cambio en FACTUSOL FACTUSOL.. La opción de cobro es accesible desde cualquier fichero ya sea desde albaranes; facturas o recibos.
Sin embargo a pesar de la amplitud de opciones de cobros que ofrece FACTUSOL, hay que tener cuidado con el uso de esta opción, ya que presenta una desventaja y es que no existe sincronización automática de los pago en documento con trazabilidad ; esto quiere decir que si por ejemplo, generamos un cobro desde albaran, la factura de este albaran seguirá como estado No Cobrado y esto es, porque el programa no cambia el estado de pendiente a cobrado de forma automática en los documentos con trazabilidad (Albarán
Factura
Recibo.) Y en consecuencia para coordinar el pago
entre estos documentos hay que acceder al documento que se desea cambiar y hacerlo de forma manual.
Documento con Trazabilidad
Cobrado
Pendiente
Pendiente
Cuando hablamos aquí de” trazabilidad de documentos”. Nos referimos a que un documento ha surgido de otro previamente creado, como en este caso emitimos un albaran y desde este generamos la factura, hasta llegar al recibo
En todo caso Para evitar mayores confusiones en futuro sobre el resultado de la generación de un cobro, a continuación analizamos sus efectos sobre cada documento.
I. GESTION DE COBROS FACTURAS Si nuestra actividad comercial no necesita emitir albaranes. En este único caso la función de cobro es muy simple y un poco similar a la utilizada por FACTURAPLUS Por ejemplo Para generar los pagos desde el fichero de Factura podemos hacerlos de dos forma:
1.1.-PAGO EN EFECTIVO En el fichero de factura en la opción de la barra de titulo “ir a configuraciones” activamos la opción “Utilizar siempre la ventana de cambio”, con esta opción activada cada vez que creemos una factura al guardar los cambio nos apareceré de forma automática una ventana que nos indica registrar pago en efectivo.
NOTA: el uso de pago en efectivo, aunque se cobra la factura y es muy practico su uso, en caso de que queramos llevar un control de caja; esta opción no es útil para ello ya que no genera movimiento en nuestro control de caja (Administración>Control de caja)
1.2.- COBRAR FACTURA Este botón esta disponible en la barra de titulo del fichero de factura, seleccionamos la factura que deseamos cobrar y
a continuación presionamos el botón “Cobrar
Factura” nos aparecerá una ventana para contabilizar el cobro . Fíjese que en esta ventana si se coloca en fecha y presiona: F3, el programa le mostrara los anticipos disponible del cliente, F1 para cobrar todo F2 para cobrar todo y cerrar
Y en la sección “contrapartida” en caso de que este trabajando con el control de caja, puede seleccionar la contrapartida que generara el movimiento en su control de caja.
1.3.- MODIFICACIÓN DE COBROS Si desea revisar los cobros emitidos o modificar un cobro para ello debe acceder a : Administración > Cobros > Cobros de factura. En este Fichero podrá visualizar todos los cobros de factura emitidos, pendiente y modificarlo. O cobrar facturas pendientes. También puede emitir intento de cobro , para ello sigua el siguiente ejemplo: Colóquese sobre el cobro que desea modificar y presione el Botón “Modificar cobro” en la nueva ventana que se ha abierto presione “Nueva línea de cobro” ahora imagínese que el cliente no le paga y le pide pasar el próximo lunes; Usted puede poner en importe cero y en observación escribe lo que le dijo el cliente.
Al volver al fichero de cobro observara que en el apartado estado seguirá como pendiente y en el apartado PRIMER COBRO; aparece una fecha, eso significa que hemos hecho un intento de cobro, y podemos visualizarlo para ver el seguimiento del cliente, Podemos crear cuantos intentos de cobros como sean necesarios.
NOTA: Para un mejor control sobre el seguimiento del cobro de un cliente podemos configurar FACTUSOL, para que no los indique. Para ello podemos utilizar dos opciones: 1. Administración>Cobros>Calendario y 2. Utilidades> Tareas pendiente con esta ultima opción podemos indicar que nos avise de la tarea al entrar en el fichero de cliente
II. GESTION DE RECIBOS Con cada factura que realicemos en FACTUSOL el programa creara los recibos de forma automática y si no lo hace, en el fichero de FACTURA presionamos el botón de la barra de titulo “Generar Recibo De La Factura Seleccionada”
Nota : Para que FACTUSOL genere los recibos de forma automática hay que configurarlo en la ficha de cada cliente en la Pestaña: “OTROS DATOS”, Y marcar la opción “Crear recibo al emitir factura”
III. GESTION DE COBROS DESDE ALBARANES Y PEDIDOS Para emitir un cobro desde cualquiera de estos documentos hay dos posibilidades. La primera seleccionamos el documento a cobrar, Y a continuación presionamos el botón “COBRAR”. Opción muy similar a la indicada al cobro en factura. Y la otra forma de cobro, es abrir el documento y cambiar la pestaña desplegable referente a “ESTADO” aquí podemos cambiar el documento en: Parcial; cobrado; cobrado parcial. Es de tener en cuenta que el uso de esta última opción de cobro es solo de carácter informativo, esto significa que no podemos dejar observaciónes sobre la gestión del pago, ni generar movimiento en tesorería o caja en caso que estemos trabajando con ello.
IV.- ENLAZAR LOS PAGOS ENTRE DOCUMENTOS CON TRAZABILIDAD Como indicamos al inicio de este tema con Factusol podemos generar cobros desde Albaranes, Pedidos o facturas. Pero con la única desventaja que el programa no sincroniza de forma automática los pagos entre documentos con trazabilidad.
Para corregir
este detalle entre muchas otras soluciones podría aplicar las
siguientes: 1.- Créese una metodología de cobro, con el fin de evitar posibles futuras confusiones, por ejemplo utilice el botón “COBRAR” solo en albaranes (recuerde que con esta opción se puede indicar la fecha del pago, el importe cobrado etc.) Y en las facturas simplemente cambien la pestaña del “ESTADO” a cobrado o cobrado parcial, según sea el caso. 2.- Utilice la casilla de “SU REF” (su
referencia, casilla disponible dentro de los
documentos) pudiendo escribir pistas sobre el cobro por ejemplo en facturas: SU REF: COBRADO VER ALBARAN ; COBRADO EN PEDIDO, etc…
IV. LA GESTION DE COBROS EN DOCUMENTOS DE COMPRAS Por último hemos de indicar que hasta ahora hemos estudiado la gestión de cobro en documento de salida es decir: facturas de compras, albaranes de salida, pedido de clientes, etc. Y en cuanto a la gestión de cobro en documentos de entradas es decir: facturas de compras, pedidos a proveedores etc., Es muy similar no teniendo mayores diferencias a
lo que ya hemos estudiado , salvo que el botón COBRAR se llama PAGAR y solo está disponible en la SECCION DE FACTURAS RECIBIDAS. Pero la metodología a utilizar es la misma.
