Solucionario factusol

Solucionario supuesto práctico Operaciones Administrativas de Compraventa FactuSOL 2014

En colaboración con:

Software DELSOL Todos los derechos reservados Copyright 2000-2014

ÍNDICE ÍNDICE ................................................................................................................................................................................. 3 Cómo está estructurado este manual? ................................................................. .............................................................. 5 Instalación y puesta en marcha de FACTUSOL ................................................................................................................... 6 Licencia de uso del programa ............................................................................................................................................. 6 Requerimientos del programa ............................................................................................................................................ 7 Instalación del programa .................................................................................................................................................... 8 Iniciar una sesión con el programa ................................................................................................................................... 10 Menú “Información de FactuSOL” ................................................................................................................................ 11

Definición de la pantalla ............................................................................................................................................... 12 Botón Opciones de FactuSOL ....................................................................................................................................... 15 Copias de seguridad .............................................................. ................................................................. ........................... 33 Uso de la ayuda del programa ................................................................... ............................................................... ........ 36 SUPUESTO PRÁCTICO ............................................................ ................................................................. ........................... 37 1. CREACIÓN DE LA EMPRESA ..................................................... ................................................................. ................ 37 2. CONFIGURACIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO ........................................................................................................ 41 GESTIÓN DE USUARIOS ................................................................................................................................................ 41 PERSONALIZACIÓN ....................................................................................................................................................... 42 3.

PERSONALIZACIÓN DEL SISTEMA SISTE MA ................................................................. ............................................................ 44 A. B. C. D. E. F.

4.

CARACTERÍSTICAS GENERALES ............................................................................................................................ 44 ENVÍO DE RECIBOS .............................................................. ................................................................. ................ 47 MODO DE TRABAJO ............................................................................................................................................. 49 DOCUMENTOS ......................................................... ................................................................. ........................... 51 CORREO ELECTRÓNICO ....................................................... ................................................................. ................ 51 CÁLCULO .............................................................................................................................................................. 53 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA DE TRABAJO .......................................................................................................... 54

A. B. C. D. E. F. G. H. I.

DIVISAS ................................................................................................................................................................ 54 FORMAS DE PAGO ............................................................................................................................................... 55 SECCIONES ........................................................................................................................................................... 58 FAMILIAS....................................................... ................................................................. ...................................... 59 TIPOS DE CLIENTES .............................................................................................................................................. 60 AGENTES .............................................................................................................................................................. 62 CLIENTES .............................................................................................................................................................. 63 PROVEEDORES ..................................................................................................................................................... 68 ARTÍCULOS ............................................................... ................................................................. ........................... 71

En colaboración con:

Software DELSOL Todos los derechos reservados Copyright 2000-2014

Resolución de supuesto práctico – OACV – FactuSOL 2014

5.

OPERACIONES .......................................................................................................................................................... 75 Día 1.............................................................................................................................................................................. 75 Día 2.............................................................................................................................................................................. 77 Día 3.............................................................................................................................................................................. 79 Día 4.............................................................................................................................................................................. 82 Día 5.............................................................................................................................................................................. 85 Día 6.............................................................................................................................................................................. 86 Día 7.............................................................................................................................................................................. 93 Día 8.............................................................................................................................................................................. 95 Día 9.............................................................................................................................................................................. 97 Día 10 ......................................................................................................................................................................... 103 Día 11 ......................................................................................................................................................................... 107 Día 12 ......................................................................................................................................................................... 110 Día 13 ......................................................................................................................................................................... 115 Día 14 ......................................................................................................................................................................... 122 Día 15 ......................................................................................................................................................................... 128 Día 16 ......................................................................................................................................................................... 135 Días 17 y 18 ................................................................................................................................................................ 139

Página 4

© 2014 Software del Sol S. A.


CÓMO ESTÁ ESTRUCTURADO ESTE MANUAL? Este manual está especialmente diseñado para utilizarlo con los materiales formativos del módulo Operaciones Administrativas de Compra Venta de la editorial McGraw-Hill. Consta de dos partes principales: 



La primera está orientada a la instalación y la puesta en marcha y configuraciones generales de la aplicación informática, así como a la adquisición de los conocimientos básicos acerca de su interface y de la disposición de las opciones. La segunda detalla cada una de las operaciones planteada en el supuesto práctico que se desarrolla en el libro del alumno.

Este manual puede ser descargado en la dirección de Internet: http://www.sdelsol.com/mcgraw-hill/ En esta misma dirección de Internet puedes descargar el manual completo de la aplicación FactuSOL 2014, que puede ser utilizado para consultar cualquier otra opción o característica no detallada en este manual.

Página 5



INSTALACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE FACTUSOL LICENCIA DE USO DEL PROGRAMA El uso y posesión de este programa están sujetos a los siguientes términos legales: 1. La sola posesión de este programa supone la aceptación de todas y cada una de las condiciones de esta Licencia de uso del programa. 2. LICENCIA: Software del Sol, S.A. cede el derecho a uso de este programa por tiempo indefinido. Esta licencia se concede para tantos ordenadores como se desee. 3. Software del Sol, S.A., permite al usuario realizar copias del soporte magnético, óptico, o electrónico del presente programa y también la distribución de las mismas siempre que se realice de forma gratuita. 4. Software del Sol, S.A. se reserva todos los derechos de autor y de propiedad intelectual del producto. 5. GARANTIA. La única garantía que Software del Sol, S.A. proporciona sobre el programa es la sustitución del soporte magnético, óptico, o electrónico del producto, si éstos fueran originales y estuviesen en mal estado, por otros en buenas condiciones durante el periodo de un año a partir de la fecha de su adquisición. Software del Sol, S.A. no se compromete ni responsabiliza con ninguna persona o entidad en todo lo relativo a cualquier perjuicio supuestamente provocado por el uso o falta de uso de este programa, tanto directa como indirectamente, incluyendo, sin limitarse a las siguientes eventualidades: interrupciones del trabajo, pérdidas económicas o pérdidas de ganancias previstas, como resultado de la utilización del mismo. El programa se vende "tal como es", no aceptándose reclamaciones por "supuestas" especificaciones que el mismo debería cumplir. 6. Software del Sol, S.A. se reserva el derecho a cambiar las especificaciones de este programa sin previo aviso. El desconocimiento de estas cláusulas no exime de su responsabilidad a los usuarios. Si no está conforme con la Licencia de uso del programa, no instale este producto. En caso de que estuviese instalado, desinstálelo de forma inmediata.

Página 6



REQUERIMIENTOS DEL PROGRAMA Para la correcta ejecución del programa FactuSOL es necesario que tu equipo cumpla los siguientes requerimientos mínimos:   

  

Pentium III o superior Windows XP o superior 1 Gb de memoria RAM (según el sistema operativo, puede ser necesario más memoria para la ejecución óptima del programa). 200 Mb de espacio en disco duro Resolución de pantalla 1024 x 768 Ratón

Conexión a Internet FactuSOL incluye herramientas de actualización a través de Internet, por lo que, aun no siendo obligatorio, es recomendable contar con una conexión a Internet en el sistema. Así mismo, ciertas opciones del programa, como el envío de documentos vía e-mail, pueden requerir esta conexión.

Página 7



INSTALACIÓN DEL PROGRAMA Este programa permite su instalación tanto en sistemas monousuarios, como en sistemas multiusuarios bajo red local. Para ambos casos el proceso de instalación es idéntico: Puedes descargar el programa desde la dirección: http://www.sdelsol.com/mcgraw-hill/ Una vez que aparezca en tu pantalla el programa de instalación, debes seguir las instrucciones.

Instalaciones multiusuario En una instalación multiusuario, sólo debes tener en cuenta que el directorio o carpeta donde se instalará el programa ha de estar situada en el propio disco duro de cada uno de los ordenadores de la red. Una vez terminadas las instalaciones, debes ejecutar el programa en cada una de las estaciones de trabajo, y dentro del Menú de Sistema, en el botón Opciones de FactuSOL, opción Ubicaciones, tienes que configurar una ruta donde el camino especificado te lleve al directorio o carpeta en el que se guardarán los datos. Este directorio ha de contener TODOS los archivos de la subcarpeta DATOS del programa.

Página 8



Página 9



INICIAR UNA SESIÓN CON EL PROGRAMA PANTALLA INICIAL La primera pantalla que aparecerá al ejecutar el programa será la pantalla de selección del usuario: En la primera sesión del programa sólo aparecerá el usuario [Supervisor ] (usuario que tiene el privilegio de entrar en todas las opciones del programa) por lo que debes seleccionarlo para iniciar la sesión. En el futuro, y si has creado otros usuarios, podrás elegir entre éstos.

Usuario en uso Una vez que entres bajo un nombre de usuario en el programa, ese nombre queda marcado como usuario en uso. Si se intenta entrar desde otro ordenador en el mismo usuario, el programa te avisará de que el usuario seleccionado ya está en uso, pero te permitirá continuar. Varias instancias del programa La aplicación te permite abrir tantas instancias del programa en un mismo ordenador como desees, y trabajar en cada una de ellas en la misma empresa o en diferentes, así como con el mismo nombre de usuario o con otros distintos. La única limitación existente es la de la capacidad de tu ordenador.

Página 10



Menú “Información de FactuSOL” En la zona izquierda de la pantalla inicial del programa encontrarás el menú Información de FactuSOL desde el que podrás acceder a las siguientes opciones:          

Página 11

Datos de versión de FactuSOL Licencia de uso del programa Acceso a la información de asistencia técnica de la empresa Envío de sugerencias Envío de incidencias Introducción de tus datos de Usuario Registrado Ayuda del programa Acceso automático a la zona restringida de la web Datos acerca de FactuSOL en la web ¿Cómo registrarse? – Registro Online



Definición de la pantalla

BOTÓN DE SISTEMA / MENÚ DE SISTEMA Este botón despliega el Menú de Sistema, desde el que podrás acceder a la creación y la apertura de empresas en el programa, así como a diferentes opciones como:       

Opciones de seguridad, (copias de seguridad, restaurar, etc.) Información de FactuSOL Actualizaciones automáticas del software Acerca de FactuSOL Últimas empresas abiertas en el programa Botón “Opciones de FactuSOL” Botón “Salir de FactuSOL”

BOTÓN “OPCIONES DE FACTUSOL” Desde este botón podrás acceder a todas las configuraciones generales del programa (configuraciones que se aplican a todas las empresas existentes).

Página 12



Podrás configurar aquí:           

Las ubicaciones de las bases de datos del programa Los usuarios que accederán a la aplicación Las opciones de inicio de sesión (recordar contraseña, etc.) La configuración regional y de idioma Los códigos postales Las entidades bancarias que utilices Los diseños de los documentos del programa (facturas, albaranes, etc.) Las diferentes opciones de impresión Algunas opciones de apariencia del programa El gestor de correo electrónico Las impresoras que utilizarás con el programa en este equipo

BARRA DE ACCESOS RÁPIDOS Esta barra te permitirá acceder a los elementos de menú más utilizados en tu trabajo. Puedes agregar los elementos que desees, haciendo un clic con el botón derecho del ratón sobre la opción de menú que desees y seleccionar “Añadir a la barra de acceso rápido”.

Página 13



MENÚ DE CINTAS Contiene cada una de las opciones del programa, agrupadas en distintas solapas. Inicialmente las solapas que se muestran son los conjuntos iniciales de opciones; no obstante, durante la ejecución, pueden aparecer otras solapas pertenecientes a la opción activa. Este menú de cintas sólo aparecerá cuando tengas iniciada la sesión con un usuario, y se mostrará activa cuando estés dentro de la gestión de alguna empresa.

BARRA DE ESTADO La barra de estado, está situada en la parte inferior de la ventana del programa, te muestra la información de la ruta de bases de datos, el usuario seleccionado, la fecha y el acceso al envío de e-mail a nuestra empresa y a la web del programa.

Página 14



Botón Opciones de FactuSOL Como ya explicamos en el apartado Definición de la pantalla, desde este botón podrás acceder a todas las configuraciones generales del programa, es decir, a las configuraciones que se aplican a todas las empresas existentes. A continuación estudiarás cada una de las opciones que se incluyen en este botón.

UBICACIÓN DE ARCHIVOS

Este fichero permite configurar la ruta/s donde se guardarán los datos generados por el programa. Es posible crear tantas ubicaciones de archivos como desees, de esta forma podrás acceder a distintas carpetas de datos con una única instalación del programa. Esta opción es útil en dos situaciones: 1. Los datos del programa se encuentran en un servidor de archivos de la red, y vas a acceder a esos datos desde el programa. En este caso te recomendamos que modifiques la ubicación existente con la ruta de acceso centralizada en la red. 2. Deseas tener acceso a dos ubicaciones diferentes de datos, por ejemplo, una en un servidor de red de tu oficina, y otra en el propio ordenador para trabajar fuera de la oficina con datos desconectados. En este caso deberías dejar la ruta que el programa te ofrece por omisión, y crear una ruta nueva para la conexión de la red. Al iniciar, la aplicación comprobará si existen diferentes ubicaciones de archivos y si así fuera, te mostrará una pantalla en la que deberás seleccionar la ubicación de datos que utilizará el programa para la sesión actual. Para crear una nueva ubicación pulsa el botón “Nueva” .

Página 15



Los datos que tienes que introducir al crear o modificar una ubicación son los siguientes:

Descripción: Indica aquí un texto descriptivo para la ubicación de archivos. Éste se mostrará en la barra de estado

(parte inferior del programa) una vez hayas iniciado la sesión de trabajo. Ubicación de base de datos: Debes indicar la ruta donde se encuentran las bases de datos de la empresa.

Esta opción del programa sólo debe ser modificada en caso de instalación en una red local, en la que cada uno de los ordenadores donde se halla instalado el programa, se debe configurar con la ubicación centralizada de la información. Por defecto, la ubicación de los archivos se encuentra en la carpeta de instalación del programa más la carpeta “\Datos\”. Ubicación de copias de seguridad : Indica la ruta predeterminada para realizar las copias de seguridad. Esta ruta

quedará predefinida por defecto. Ubicación de descargas automáticas: Es posible descargar de forma automática las últimas revisiones del programa

desde Internet. Las descargas se guardarán en la ruta que indiques, al igual que al arrancar el programa, se revisará esta ruta para ver si existen revisiones pendientes de instalar. Si utilizas el programa en red local, puedes configurar una misma ruta de descargas en todos los equipos, y así bastará que un equipo descargue para que todos accedan a la instalación al iniciar su ejecución. Bloquear ruta de ubicación: Esta opción es útil para instalaciones del programa en una red local, ya que es posible que

al acceder al programa la ubicación donde se encuentran los datos no se encuentre disponible temporalmente por cualquier tipo de problema en tu red. Si activas esta casilla el programa impedirá que el usuario restaure la ubicación de datos a la ubicación por defecto. Esta opción sólo es accesible por el Supervisor de la instalación o por los usuarios con un nivel de acceso superior.

USUARIOS Es posible crear en el programa tantos usuarios como tengan acceso al mismo, independizando para cada uno de ellos, una clave de acceso, diferentes categorías de acceso para cada una de las opciones, indicaciones en informes por impresoras, etc. Para crear un nuevo usuario pulsa el botón Nuevo. Los datos que se solicitan son Código y Nombre. Esto se puede hacer desde el usuario supervisor, o desde otro usuario que esté autorizado para entrar en esta opción.

Página 16



Para cada uno de los usuarios creados, podrás introducir una clave de acceso (pulsando el botón Cambio de clave) y programar los permisos de entrada en cada una de las opciones de la aplicación (pulsando el botón Asignar permisos. A continuación estudiarás con más detalle estas opciones. Los botones Nuevo, Eliminar , Duplicar y Asignar permisos permiten mantener el fichero de usuarios del programa. Estos procesos son solo accesibles por el usuario supervisor y los usuarios con esta categoría. El usuario [Supervisor ] no se puede modificar ni eliminar. Para crear un nuevo usuario, pulsa el botón Nuevo e introduce, su código y el nombre que quieras dar al nuevo usuario. Es importante no utilizar esta opción cuando otros usuarios se encuentren dentro del programa, ya que puede provocar errores inesperados en su ejecución.

Página 17



Botón Asignar permisos Todos los usuarios del programa, excepto el usuario Supervisor, son susceptibles de que se les modifiquen el nivel de acceso al programa y a las opciones del mismo.

Básicamente existen cuatro niveles de acceso: 







Todos los permisos de trabajo incluido Supervisor: En este tipo de acceso no existe ninguna restricción dentro del programa. Solo es aconsejable para aquellos usuarios jefes de departamento, administradores del sistema, o responsables de la instalación. Todos los permisos de trabajo: Este es el tipo de permiso recomendado para casi todos los usuarios. Con este tipo de acceso se podrá acceder a cualquier parte del programa sin limitación, excepto en las funciones de administración del sistema como son la gestión de usuarios y ubicación de archivos. Permisos programables: Es la opción adecuada para aquellos usuarios a los que se les quiera dar acceso solo a algunas opciones del programa. La limitación al uso de una opción del programa, conlleva tal limitación en cualquier parte del programa. Es decir, que si por ejemplo deniegas el acceso al Plan General Contable, posteriormente el usuario no podrá acceder a ella cuando desee consultar el listado de cuentas en la introducción de apuntes. Ninguno: Si activas esta opción, el usuario no podrá acceder al programa. Se puede utilizar cuando se desea impedir temporalmente el acceso al programa de un usuario, manteniendo sus configuraciones, ya que si se quisiese denegar de forma definitiva, lo ideal sería eliminarlo del fichero de usuarios .

Página 18



Botón Cambio de clave Puedes crear o modificar la clave de acceso del usuario activo utilizando esta opción. Si deseas saber cuál es el usuario activo, puedes verlo en la barra de estado a la derecha del panel de ubicación de datos actual. Para cambiar la clave de acceso del usuario, debes teclear la clave actual, y escribir la nueva por repetido (para comprobar lo escrito).

Es importante no utilizar esta opción cuando otros usuarios se encuentren dentro del programa, ya que puede provocar errores inesperados en su ejecución.

La clave no se presentará en pantalla, en su lugar, y por cada carácter de la misma, aparecerá un signo almohadilla “#”. Esto te protegerá ante las posibles miradas de personas que se encuentren a tu alrededor. No obstante si quieres que se muestren los caracteres de la contraseña, puedes hacerlo pulsando la opción Mostrar caracteres. Duplicar usuario Pulsando el botón Duplicar , puedes crear un nuevo usuario con los mismos permisos que el usuario seleccionado. Para ello, sólo tienes que indicar el código y el nombre del usuario nuevo al que se le aplicaran los mismos permisos. Por ejemplo, si quisieras duplicar los permisos del usuario MARIA a un nuevo usuario llamado ANTONIO, los pasos serían los siguientes: 1º Selecciona el usuario MARIA y pulsa el botón Duplicar . 2º Introduce el Nombre y pulsa el botón Guardar .

Página 19



Botón Limpiar panel de “Últimas empresas abiertas” En el Menú de Sistema, FactuSOL te mostrará las diez últimas empresas que hayas abierto en el programa, para que con sólo hacer clic sobre cualquiera de ellas se vuelva a abrir la empresa. Ejecutando esta opción, eliminarás estas referencias.

Página 20



EJECUCIÓN - INICIO AUTOMÁTICO DE SESIÓN Al iniciar sesión con el programa, el programa solicitará el usuario y la contraseña. En el caso de que en la pantalla de inicio de sesión hayas marcado las opciones Recordar el usuario seleccionado y/o Recordar contraseña podrás volver a configurar aquí, desmarcando las opciones Recordar usuario y/o Recordar clave de acceso que la próxima vez que inicies sesión se solicite de nuevo el usuario y/o la contraseña. Además de esto, podrás configurar en esta opción:

Página 21





Restablecer los mensajes desactivados.



Mostrar ventana “¿Qué desea hacer ahora?”



Mostrar el panel de ayuda de primeros pasos al iniciar la sesión con una empresa.

CONFIGURACIÓN NACIONAL Y DE IDIOMA Desde esta opción puedes hacer ajustes básicos en la configuración del programa para adaptarlo a tu país o zona de utilización. Puedes realizar cambios en:  

Denominación de la identificación fiscal y territorial Configuración de moneda y contramoneda

CÓDIGOS POSTALES Este fichero muestra todos los códigos postales creados en el programa. Al crear un cliente, proveedor... automáticamente se genera un registro en el archivo de códigos postales, si éste no existe previamente. Botón Nuevo y botón Eliminar : Permiten llevar el mantenimiento manual del fichero. Botón Importar : Permite importar todos los códigos postales que haya en los ficheros de clientes/proveedores.

Página 22



ENTIDADES BANCARIAS Este fichero nos muestra todas las entidades bancarias creadas en el programa. Al crear un cliente, proveedor... automáticamente se genera un registro en el archivo de entidades bancarias, si éste no existe previamente. Botón Nuevo y botón Eliminar : Permiten llevar el mantenimiento manual del fichero. Botón Importar : Permite importar el registro oficial de las entidades bancarias. Botón Actualizar : Permite importar todas las entidades bancarias que haya en los ficheros de clientes/proveedores.

Página 23



DISEÑO DE DOCUMENTOS FactuSOL se entrega con varios modelos estándar de impresión de documentos. Aun así, si dichos modelos no satisfacen tus necesidades, podrás crear tantos modelos como desees y utilizarlos para imprimir los documentos del programa. Puedes rediseñar completamente el modelo que desees e incluso incluir el logotipo de tu empresa .

Página 24



Las opciones disponibles son las siguientes: Nuevo

Se utiliza para crear el modelo personalizado a partir de un modelo estándar de los que se entregan con FactuSOL, para ello elige el modelo a partir del cual vamos a crear el nuevo, escribe el código y el nombre del nuevo modelo y por último pulsa el botón Aceptar . Una vez creado el nuevo modelo, puedes seleccionarlo y modificarlo pulsando el botón Editar .

Editar

Permite modificar el modelo duplicado, para diseñarlo. La pantalla que se presenta es la siguiente:

Página 25



En esta pantalla se presentan las opciones mediante iconos en la parte superior. Las opciones son las siguientes: Icono Impresora /Tipo de papel Al pulsar este icono, en la parte inferior de la pantalla podrás indicar los datos de la impresora, tipo de papel y orientación del papel. Al entrar por primera vez en la modificación de un formato, se recomienda que sea lo primero que se configure. Botón Logotipos Puedes incluir hasta cinco logotipos diferentes en tus modelos de documentos y una imagen para los mensajes en documentos. Debes indicar la ruta de cada uno de ellos, el ancho, el alto y la posición X e Y. Botón Datos generales Desde esta opción puedes elegir qué datos van a aparecer en el documento, especificando su ancho de campo, posición X e Y, propiedades de fuente, condición para la impresión. También puedes introducir un dato de ejemplo que te facilitará la identificación del dato al verlo en pantalla. Botón Datos líneas de detalle Puedes elegir desde aquí los datos que quieres incluir en las líneas de detalle de los documentos, especificando el ancho del campo, la distancia desde el margen izquierdo, propiedades de fuente y sus condiciones para la impresión.

Página 26



Botón Texto adicional Puedes crear tantos elementos de texto adicional como desees. Éste es un texto fijo que no se variará según los datos del documento que estés imprimiendo. Debes especificar un texto, propiedades de fuente, una posición X e Y del texto y la condición para la impresión del elemento. Botones Rectángulo, Línea, Círculo Puedes crear tantos rectángulos/líneas/círculos como desees. Debes indicar el vértice superior izquierdo (X e Y) y el vértice inferior derecho (X e Y), el grosor de la línea, color de la línea, color del relleno, puedes ajustar la opción de imprimir esquinas redondeadas en el caso de rectángulos y la condición para la impresión del elemento. Botón Añadir elemento Puedes añadir cualquier elemento de las diferentes solapas mediante el Botón Añadir elemento y suprimir cualquier elemento mediante el Botón Eliminar elemento o estando seleccionado el elemento pulsando la tecla SUPR. También puedes ajustar el tamaño y la posición de todos los elementos de la pantalla mediante el uso del ratón para agilizar la creación de un modelo. Icono Vista Previa Este botón permite observar cómo quedará por impresora el modelo que estás modificando. Icono Importar Mediante esta opción, puedes importar las opciones de Impresora / Tipo de papel, Logotipo y Elementos adicionales (Texto adicional, Rectángulos, Líneas y Círculos) desde cualquier otro modelo que hayas creado en el programa. Icono Actualizar Esta opción permite la adaptación de un modelo creado en una versión anterior de FactuSOL a los cambios introducidos en los modelos estándar de una nueva versión del programa. Eliminar

Permite borrar el modelo seleccionado.

OPCIONES DE IMPRESIÓN Las opciones de impresión están divididas en 4 grupos: Opciones de impresión, Presentación, Márgenes y Formato de impresión en informes. Opciones de impresión:

Página 27



Logotipo. FactuSOL permite imprimir un logotipo en cada una de las páginas de los informes y balances. Puedes seleccionar una imagen en esta opción, (el programa la utilizará para todas las empresas existentes), o utilizar la imagen que se seleccione en los datos generales de la empresa. Ten en cuenta que imprimir una imagen de alta resolución en los informes y balances, pueden causar la ralentización en la emisión de los mismos. Imagen del usuario. Puedes hacer que la imagen seleccionada para el usuario se imprima en los documentos. Formato. Estas opciones se encuentran agrupadas en las solapas: Encabezado de informe, Encabezado de página, Detalle y Pie. Son las opciones propias para diseñar un informe, modificando colores, bordes y poder incluir en la impresión datos como:        

Imprimir la fecha actual en los informes Imprimir la hora de emisión en los informes Imprimir el nombre del usuario en los informes Imprimir el nombre de la empresa en los informes Imprimir el título del informe Imprimir el número de página Imprimir límites Interlineado

Presentación:

Página 28



Podrás configurar las siguientes opciones:       

Imprimir una hoja de cabecera con la identificación del usuario Imprimir una hoja de presentación del listado Imprimir una hoja de cabecera con la identificación del usuario Imprimir una hoja de presentación del listado Imprimir una segunda numeración de páginas Imprimir en la cabecera el diario seleccionado Forzar impresión gráfica

Márgenes Permite definir margen superior/inferior e izquierdo/derecho de los informes.

Página 29



APARIENCIA A través de esta opción puedes modificar diversas opciones de diseño de la aplicación: 

  

Se podrán activar distintos fondos de FactuSOL, mostrando una imagen global o para la empresa activa, pudiéndose ajustar la imagen al tamaño de la ventana y cambiando las mismas en orden aleatorio. Se podrá activar el cuadro resumen con la información de los archivos más usuales. Podrás cambiar el tamaño de las fuentes de las rejillas de datos para una mejor visualización del usuario. En esta opción también encontrarás la contraseña para reanudar el bloqueo del programa.

Página 30



CORREO ELECTRÓNICO

Página 31



Puedes indicar en esta ventana si deseas utilizar Microsoft Office Outlook para enviar correos electrónicos, Mozilla Thunderbird, Windows Live Mail o podrás definir la configuración manual. En caso de no seleccionar ninguno el programa intentará utilizar el gestor de correo electrónico instalado por defecto en tu sistema.

CONFIGURACIÓN DE IMPRESORAS Es posible configurar en el programa tantas impresoras como existan en tu ordenador o sistema de red local. También es posible crear varias configuraciones para una misma impresora, de esta manera podrás por ejemplo seleccionar diferentes tipos de letras para informes.

Página 32



COPIAS DE SEGURIDAD La finalidad de este proceso es realizar una copia en un dispositivo externo, carpeta de tu ordenador o red local, que contenga la información introducida en cada empresa hasta este momento. Es posible que por algún tipo de problema físico en tu equipo (cortes de luz, bloqueos, o simplemente avería de tu disco duro) sea imposible acceder a la información que existiese en la empresa. Si esto ocurriese, la única forma de recuperar los datos sería a través de las copias de seguridad existentes. Las copias de seguridad también se pueden utilizar como la forma de asegurar los datos antes de ejecutar opciones críticas del programa como cambios en los formatos de niveles de cuentas, importaciones de datos, etc. En estos procesos, el programa suele aconsejar, a través de un mensaje, que la realices. En caso de que hayas localizado un problema grave en la información de la empresa, no hagas copias de seguridad en los mismos disquetes, unidades o carpetas habituales bajo ningún concepto, ya que esto sustituiría la información en buen estado que existiera previamente. La copia de seguridad debe tomarse como parte del trabajo diario, y en cualquier sistema informático es la única arma para defenderse de posibles desastres. La asiduidad con la que se deben hacer las copias de seguridad no depende de la cantidad de datos que grabes en el programa, ni del número de horas trabajadas en éste, sino del riesgo que pueda o quiera asumir el usuario del programa. La opción que te permite hacer una copia de seguridad se encuentra en el Menú de Sistema > Seguridad > Copia de seguridad .

La pantalla que se muestra se divide en 2 apartados: Datos a copiar Destino y opciones de la copia  

Datos a copiar Puedes realizar copias de:

Página 33



1. 2. 3.

La información de una empresa específica. La información genérica del programa (configuraciones, diseño de plantillas, conceptos predefinidos, etc.). Todos los datos del programa (carpeta DATOS al completo).

Información de la empresa El proceso de copias de seguridad te solicitará que selecciones una empresa existente y un ejercicio; es decir, la copia se realiza independientemente por cada empresa y ejercicio. Datos genéricos del programa El proceso de copias de seguridad te proporciona la posibilidad de realizar la copia de los datos genéricos del programa. Este proceso pondrá a salvo apartados como modelos de documentos, fichero de usuarios, fichero de códigos postales, etc. Todos los archivos Activando esta opción se realizará la copia de seguridad de todas las empresas del programa así como de los datos genéricos del programa. Destino y opciones de la copia Destino También debes indicar en qué lugar se va a grabar la copia de seguridad. El programa te facilita cuatro lugares en los que se podrían hacer las copias:    

Carpeta de copias predeterminada Ubicación específica Correo electrónico Servidor ftp

Carpeta de copias predeterminada Dentro de la opción "Ubicación de archivos” se encuentra configurada una carpeta predeterminada de copias de

seguridad. Esta carpeta t iene como valor inicial la carpeta “Copia” dentro de la ubicación genérica de los datos. Ten presente que si haces una copia de seguridad con este método, y eliges una carpeta de tu ordenador, el proceso te garantizará la seguridad de tus datos frente a algunos problemas, pero si, por ejemplo, se te averiase tu disco duro, posiblemente, también perderías la copia de seguridad. Ubicación específica Puedes seleccionar en este momento la carpeta o unidad en la que se van a copiar los datos, teniendo en cuenta que éstos deben entrar en el destino, ya que en caso contrario el programa no te permitirá continuar. Correo electrónico

Página 34



Servirá para remitir la base de datos de la empresa a una dirección de correo electrónico como datos adjuntos. Existe la posibilidad de enviar este fichero comprimido. Puedes renombrar el archivo de copias si el destinatario de correo electrónico tiene bloqueada la entrada de archivos con extensión MDB. Servidor FTP A través de esta opción puedes realizar una copia de seguridad remota de los datos de FactuSOL, realizando el envío a su servidor de ficheros. Para llevar a cabo esta acción es necesario configurar el acceso de FactuSOL a dicho servidor (a través del botón “Configuración del servidor FTP”), indicando nombre de usuario, contraseña, dirección del servidor y carpeta remota en la que se almacenarán las copias. Opciones Puedes activar las siguientes opciones: 

No sobrescribir copias de seguridad anteriores



Identificar las copias con la denominación del programa: Al hacer la copia de seguridad, nombra los archivos

de copias de seguridad de tal forma que no se puedan confundir las copias de FactuSOL con las de FactuSol y NominaSol. 

Comprimir la copia en archivo ZIP

Página 35



USO DE LA AYUDA DEL PROGRAMA FactuSOL incluye un sistema de ayuda estructurado al que puedes acceder desde cualquier opción del programa de forma directa utilizando la tecla de función F11. Esta tecla te abrirá la ayuda a través del explorador de Internet que tengas instalado en tu equipo, accediendo directamente al apartado del texto que corresponde a la opción donde has pulsado. También puedes acceder al sistema de ayuda mediante el menú Información de FactuSOL, ubicado en la pantalla inicial del programa, antes de seleccionar el usuario.

Otra posibilidad de acceso se encuentra en el botón de Ayuda de la esquina superior derecha del programa.

Página 36



SUPUESTO PRÁCTICO 1. CREACIÓN DE LA EMPRESA La opción para crear una nueva empresa se encuentra en la pantalla ¿Qué desea hacer ahora? (si no has desactivado esta notificación) y en el Menú sistema.

Los datos para crear una nueva empresa en el programa FactuSOL están distribuidos en tres solapas, algunos de estos datos son obligatorios para comenzar a trabajar con la empresa, otros en cambio pueden ser introducidos con posterioridad, desde Menú de Sistema> opción Archivo de empresas> opción Modificación de empresas. En primer lugar tienes que introducir los datos identificativos de la empresa: Código de la Empresa, NIF, Denominación social y Nombre comercial:

Página 37



Solapa Datos generales: En esta solapa introduce los datos de localización y selecciona el ejercicio que quieres crear.

Solapa Otros datos: En esta solapa puedes introducir los datos registrales, diversas direcciones de correo electrónico y la dirección web de la empresa. Introduce la dirección de E-mail.

Página 38



Solapa Configuraciones: Configura en esta solapa los porcentajes de IVA/IGIC. Para ello pulsa el botón Configurar que está situado a la derecha de la opción Impuestos aplicables.

En la pantalla que se muestra, revisa que los porcentajes de IVA/IGIC sean correctos y pulsa el botón Aceptar .

Página 39



Por último, pulsa el botón Aceptar .

Pulsando Aceptar , la empresa quedará creada y el programa accederá automáticamente a ella.

Página 40



2. CONFIGURACIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO GESTIÓN DE USUARIOS Como has visto anteriormente, puedes crear tantos usuarios como necesites. Puedes acceder a la opción para crearlos desde el Menú de Sistema > botón Opciones de FactuSOL:

En la pantalla que se muestra, selecciona la opción Usuarios y pulsa el botón Nuevo:

Introduce el código y el nombre del nuevo usuario tal y como se muestra en la siguiente imagen y pulsa el botón Guardar .

Página 41



El nuevo usuario se muestra en la parte superior de la pantalla.

PERSONALIZACIÓN Seleccionando con el ratón el usuario que quieres personalizar y pulsando el botón Asignar permisos , accedes a la pantalla donde puedes definir los permisos concedidos al usuario:

En la pantalla Permisos de Juan Mediterráneo, selecciona la opción Todos los permisos incluido Supervisor y pulsa el botón Aceptar .

Página 42



En la pantalla que se muestra (Opciones de FactuSOL) pulsa el botón Guardar y por último el botón Salir.

Página 43



3. PERSONALIZACIÓN DEL SISTEMA A. CARACTERÍSTICAS GENERALES 1.

Numeración de los documentos

En FactuSOL, de manera predeterminada, todos los documentos tanto de compras como de ventas se enumerarán de manera automática empezando por el número 1. En este sentido, no tienes que modificar nada de la configuración. 2.

Enlace con ContaSOL

Para poder configurar el enlace contable, la empresa tiene que estar creada en ContaSOL. Los pasos para crear la empresa, son similares a los que has realizado para crear la empresa en FactuSOL. Una vez creada la empresa, accede a la solapa Utilidades > grupo Enlace contable > menú desplegable del icono ContaSOL > opción Instalación.

La pantalla que se muestra se divide en 3 solapas: General , Ventas y Compras. Solapa General : En esta solapa tienes que indicar los siguientes datos: 

 

Ubicación de los datos: Indica el directorio de la carpeta Datos de ContaSOL, el código de la empresa y el ejercicio. Configuración de cuentas: Selecciona el número de dígitos máximo para las cuentas. Enlace de ventas / Enlace de compras: Puedes configurar, seleccionando de entre varias opciones, que datos se traspasarán a ContaSOL. Las opciones disponibles son: Crear asientos en el diario: No desglosando ventas/compras, desglosando por familias o desglosando por artículos Crear apuntes en el libro de IVA Crear efectos comerciales a cobrar. 

 

Página 44



Solapa Ventas / Solapa Compras: En estas solapas puedes indicar al programa las diferentes cuentas a utilizar durante los traspasos a ContaSOL. También puedes definir los conceptos para el traspaso de facturas y el traspaso de los cobros que deseas utilizar en los traspasos a contabilidad.

3.

Almacén

Accede a la solapa Almacén > grupo Artículos > icono Almacenes.

Página 45



La pantalla que se muestra es la siguiente:

Para incluir la dirección del almacén General, selecciónalo y pulsa el botón Editar .

Introduce los datos y pulsa el botón Aceptar .

Página 46



4.

Tipos de IVA

Para comprobar los tipos de IVA/IGIC, accede a la solapa Utilidades > grupo Configuraciones > icono IVA / IRPF .

En la pantalla que se muestra, puedes ver los tipos de IVA/IGIC configurados.

Ten en cuenta que el tipo indicado como tipo 1, es el que FactuSOL tomará de manera predeterminada.

5.

Facturas emitidas por el agente comercial

B. ENVÍO DE RECIBOS

Página 47



El archivo de bancos se encuentra en la solapa Administración > grupo Empresa > icono Bancos.

Para crear un nuevo banco, pulsa el botón Nuevo.

Introduce los datos solicitados y pulsa el botón Aceptar .

Página 48



El archivo de bancos quedaría así:

C. MODO DE TRABAJO Control de stock: FactuSOL controla de manera automática el control de stock. No tienes que configurar nada en este sentido. Permitir ventas sin stock: FactuSOL permite realizar ventas aunque no haya stock disponible. No es necesario configurar nada. Aviso de inventario de stocks: Al crear un nuevo documento de compra o de venta en FactuSOL, puedes ver en la parte inferior derecha del mismo el apartado Información del artículo. En ese apartado tienes información de las existencias del artículo. Podrás ver información del número de unidades disponibles, existencias actuales y datos de stock mínimo y stock máximo configurados para el artículo.

Página 49



Este apartado se mostrará siempre que tengas marcada la casilla Detalles del grupo Mostrar de la ventana del documento.

Se actualizarán automáticamente los precios de coste y los PVP en los documentos: Para configurar esta opción accede a la solapa Compras > grupo Documentos > Icono Entradas:

Al pulsar este icono, se muestra el archivo de entradas. Pulsa el icono Configuración:

Página 50



En el apartado Actualización de los precios de venta, marca la casilla Actualizar precio al introducir el artículo. En el apartado Actualización de los precios de costo selecciona como tipo de actualización la opción Actualizar el precio de costo con el precio medio ponderado.

D. DOCUMENTOS FactuSOL está preconfigurado para trabajar con numeración automática de documentos. Todos los documentos tanto del ciclo de compras como del ciclo de ventas comenzarán su numeración por el número 1. No obstante, puedes cambiar el número por el que quieres que comience la numeración de cada tipo de documentos pulsando el icono Configuración que encontrarás dentro de cada fichero.

E. CORREO ELECTRÓNICO Para configurar el correo electrónico accede al Menú de Sistema > botón Opciones de FactuSOL.

Página 51



En la pantalla que se muestra selecciona a la izquierda la opción Correo electrónico:

Configura el correo electrónico de la empresa siguiendo los siguientes pasos: 1.- Enviar correos con: Selecciona la opción Configuración manual .

2.- Información del servidor : Seleccionando en Ayuda el tipo de cuenta (en este caso Gmail ), el programa cumplimentará todos los datos.

Página 52



3.- Información de inicio de sesión: Introduce los datos de la cuenta.

4.- Firma del mensaje: Selecciona, en el caso de que quieras incluir una firma a los mensajes, el tipo de firma a incluir.

Por último, pulsa el botón Guardar .

F. CÁLCULO Este apartado se ha configurado en el apartado C.

Página 53



4. CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA DE TRABAJO A. DIVISAS FactuSOL viene preconfigurado para trabajar en euros. Puedes acceder a la configuración de la moneda de la empresa pulsando la solapa Utilidades > grupo Configuraciones > icono Moneda.

En la pantalla que se muestra puedes ver la moneda y contramoneda configurada en la empresa:

También viene configurado por defecto en el programa que trabajarás con dos decimales. Puedes verlo en la solapa Utilidades > grupo Configuraciones > icono Unidades.

En la pantalla que se muestra puedes ver la configuración actual:

Página 54



B. FORMAS DE PAGO Las formas de pago y cobro se agrupan en FactuSOL en un solo archivo. Para crearlas, accede a la solapa Ventas > grupo Auxiliares > icono Formas de cobro:

O a la solapa Compras > grupo Auxiliares > icono Formas de pago:


Página 55



Pulsa el botón Nuevo para crear una nueva forma de pago/cobro. Dos recibos bancarios a 30 y 60 días (código 2RB)

Cinco plazos mensuales de un importe fijo cada 30 días ( código 5PM)

Página 56



Contado (código CON)

El archivo de formas de pago/cobro quedaría así:

Página 57



C. SECCIONES Para crear las secciones con las que trabajará la empresa accede a la solapa Almacén > grupo Artículos > icono Secciones.

En la pantalla que se muestra, pulsa el botón Nuevo para crear una nueva sección:

Servicios (SER)

Productos (PRO)

El archivo de secciones quedaría así:

Página 58



D. FAMILIAS Para crear las familias con las que trabajará la empresa accede a la solapa Almacén > grupo Artículos > icono Familias.

En la pantalla que se muestra, pulsa el botón Nuevo para crear una nueva familia:

Servicios generales (código S01), pertenece a la sección servicios Introduce los datos y pulsa el botón Aceptar .

Página 59



Productos A (código P01), pertenece a la sección Productos

Productos B (código P02), pertenece a la sección Productos

Después de crear las familias, el archivo de familias quedará así:

E. TIPOS DE CLIENTES El archivo de tipos de clientes se encuentra en la solapa Ventas > Grupo Auxiliares > icono Tipos de clientes.

Página 60



Para crear un nuevo tipo de cliente, pulsa el botón Nuevo:

0

Clientes «de contado» (código CON)

Grupo denominado «resto de clientes» (código RES)

El archivo de clientes quedaría así:

Página 61



F. AGENTES El archivo de agentes comerciales se encuentra en la solapa Ventas > grupo Agentes > icono Agentes.

Para crear un nuevo agente, pulsa el botón Nuevo.

Introduce los datos en las siguientes solapas: Solapa Ficha:

Página 62



Solapa Técnica:

Para guardar, pulsa el botón Aceptar . El archivo de agentes comerciales quedaría así:

G. CLIENTES El archivo de clientes se encuentra en la solapa Ventas > grupo Clientes > icono Clientes.

Página 63



Pulsa el icono Nuevo para crear un nuevo cliente.

TEDI S. A. Introduce los datos en la ficha. Icono General

Icono Comercial

Página 64



En este icono introduce la forma de pago, el tipo de cliente y la serie de factura:

Para finalizar la creación del cliente, pulsa el icono Guardar y cerrar .

Repite el proceso para crear al segundo cliente. MANUEL BORGES PÉREZ Icono General

Página 65



Icono Comercial En este icono introduce la forma de pago, el tipo de cliente y la serie de factura:

Página 66



Para finalizar la creación del cliente, pulsa el icono Guardar y cerrar . El fichero de clientes quedaría así:

Para asignar un riesgo máximo a un cliente, accede a la solapa Ventas > grupo Clientes > icono Riesgos.

En la pantalla que se muestra, pulsa el botón Nuevo, para crear un nuevo registro de riesgo de cliente.

Selecciona el cliente, introduce el importe de riesgo asignado y pulsa el botón Aceptar.

Página 67



El archivo de riesgos de clientes quedaría así:

H. PROVEEDORES Puedes acceder al archivo de proveedores desde la sol apa Compras > grupo Proveedores > icono Proveedores.

Pulsa el icono Nuevo para crear un nuevo proveedor.

Página 68



Introduce los datos del proveedor. Icono general

Página 69



Icono Comercial Introduce aquí la forma de pago y el tipo de documento.

Para finalizar pulsa el icono Guardar y cerrar .

El archivo de proveedores quedará así:

Página 70



I. ARTÍCULOS Para acceder al fichero de artículos, pulsa la solapa Almacén > grupo Artículos > icono Artículos.

Al acceder a este fichero, se muestra la siguiente pantalla:

Pulsa el botón Cancelar o la tecla Esc . A continuación pulsa el icono Nuevo para crear un nuevo artículo.

PRODUCTO A Icono General Recuerda que: 

Puedes introducir el precio de venta haciendo doble clic sobre el campo o pasando de campo a campo pulsado la tecla Intro. La pantalla que se muestra para introducir el precio de venta es la siguiente:

Página 71





Para introducir el stock mínimo y el stock máximo, debes pulsar antes el botón Modificar . Una vez introducido los datos, pulsa el botón Guardar .

El icono General de la ficha del artículo quedaría así:

Pulsa el icono Guardar y seguir y selecciona el icono Técnica para introducir el porcentaje de descuento en ventas.

Página 72



Para finalizar, pulsa el icono Guardar y cerrar .

PRODUCTO B Icono General

Página 73



Icono Técnica

Pulsa el icono Guardar y cerrar para finalizar.

Página 74



5. OPERACIONES Día 1 1.

Con fecha 02/02 se realiza un pedido al proveedor Manufacturas Terme S. A, solicitándole 200 unidades del Producto A. La forma de pago será mediante 5 recibos mensuales.

Accede a la solapa Compras > grupo Documentos > icono Pedidos a proveedores.

En la pantalla que se muestra, pulsa el icono Nuevo.

Introduce los datos del pedido. Icono Detalle

Accede al icono Totales para comprobar que la forma de pago sea la correcta.

Página 75



Icono Totales En este caso, coinciden la forma de pago del pedido con la forma de pago incluida en la ficha del proveedor, por lo que no tienes que hacer ningún cambio.

Para finalizar, pulsa el icono Guardar y cerrar . El archivo de pedidos a proveedores quedaría así:

Página 76



Día 2 2.

Con fecha 06/02 el proveedor, Manufacturas Terme S. A., envía la mercancía junto con el albarán.

Para crear el albarán de entrada, accede a la solapa Compras > grupo Documentos > icono Pedidos a proveedores.

En la pantalla que se muestra, selecciona el pedido y pulsa el icono Entrada.

FactuSOL avisa que se va a proceder a crear la entrada. Pulsa el botón Si .

Una vez generada la entrada, FactuSOL mostrará el siguiente aviso:

Al hacer este proceso, el estado del pedido a proveedor cambia automáticamente a Recibido.

Página 77



Accede al fichero de entradas seleccionando el icono Entradas, del grupo documentos de la solapa Compras.

Al entrar en este fichero, podrás ver el registro de entrada creado.

Página 78



Día 3 3.

Con fecha 15/02 el proveedor, Manufacturas Terme S. A., envía la factura. Se visualizará la factura.

Selecciona la entrada en el fichero de entradas y pulsa el icono Factura.

En la pantalla que se muestra, introduce los datos y pulsa el botón Aceptar .

Al finalizar el proceso, FactuSOL te mostrará la siguiente pantalla.

Puedes pulsar el botón Si , en el caso de que quieras imprimir la factura. En el fichero de Entradas, el estado de la entrada habrá cambiado a Facturada.

Página 79



Para visualizar la factura, accede al fichero de facturas recibidas (solapa Compras > grupo Documentos > icono Facturas recibidas).

Para visualizar la factura, selecciónala y pulsa el icono Emitir .

En la pantalla que se muestra, pulsa el botón Vista Previa.

Página 80



Página 81



Día 4 4.

El 15/03 se paga al proveedor el importe de la venta facturada el día 15/02. Visualizar el documento.

Accede en primer lugar al fichero de facturas (solapa Compras > grupo Documentos > icono Facturas recibidas)

Accede al registro de la factura haciendo doble clic sobre él.

Página 82



Selecciona el icono Totales para ver los vencimientos de la factura.

Para pagar el importe del primer vencimiento, pulsa el icono Pagar .

El programa muestra un aviso para grabar el documento. Pulsa el botón Sí .

En la pantalla Apunte de pago, introduce los datos y pulsa el botón Aceptar .

Página 83



Si accedes al icono Detalle, verás que el estado del documento ha pasado a Pagado parcial.

Página 84



Día 5 5.

Con fecha 25/02 se realiza un pedido a Manufacturas Terme S. A. solicitándole 600 unidades del Producto A y 600 unidades del Producto B. El pago se realizará mediante dos recibos bancarios a 30 y 60 días.

Accede a la solapa Compras > grupo Documentos > icono Pedidos a proveedores.

En la pantalla que se muestra, pulsa el icono Nuevo.

Introduce los datos del pedido. Icono Detalle

Accede al icono Totales para comprobar que la forma de pago sea la correcta. Icono Totales

Página 85



Introduce la forma de pago del pedido. Puedes acceder al archivo de formas de pago/cobro, pulsando el botón Buscar .

Para finalizar, pulsa el icono Guardar y cerrar . El archivo de pedidos a proveedores quedaría así:

Día 6 6.

El proveedor envía la mercancía en dos partes iguales:  

El primer albarán llegó con fecha 26/02 El segundo, con fecha 27/02

Para crear el primer albarán de entrada, accede al fichero de entradas (solapa Compras > grupo Documentos > icono Entradas).

Página 86



Pulsa el icono Nueva.

Introduce en primer lugar la fecha y el proveedor.

Colocando el cursos en el código del artículo, pulsa el icono Validar .


Página 87



Selecciona Pedido a proveedor como tipo de documento a validar y pulsa la tecla Intro.

Página 88



Haciendo doble clic en los campos cantidad, introduce la cantidad recibida realmente (300 unidades de cada artículo) y pulsa el botón Validar .

Las líneas de la entrada se habrán creado de manera automática.

Accede al icono Totales para comprobar la forma de pago y pulsa la opción Guardar y nueva.

Página 89



En la nueva entrada, repite el proceso. Introduce la fecha y el proveedor y habiendo situado el cursor en el campo Artículo, pulsa el icono Validar .

En la pantalla que se muestra, selecciona Pedido a proveedor como tipo de documento a validar y pulsa la tecla Intro.

Página 90



En este caso, valida todas las unidades pendientes. Para ello, pulsa el botón Validar . Las líneas de la entrada se habrán creado de manera automática.

Accede al icono Totales para comprobar (y cambiar en el caso de que sea necesario) la forma de pago del documento.

Página 91



Para finalizar, pulsa el icono Guardar y cerrar . El archivo de entradas quedaría así:

Si accedes al fichero de pedidos a proveedores, el estado del último pedido habrá pasado a Recibido.

Página 92



Día 7 7.

El día 28/02 el proveedor envía una factura agrupando los dos albaranes.

Accede en primer lugar al ficheo de entradas (solapa Compras > grupo Documentos > icono Entradas). Una vez en el fichero, selecciona las 2 entradas que quieres facturar y pulsa el icono Factura. Puedes seleccionar mas de un documento con el ratón, manteniendo pulsada la tecla Ctrl .

En la pantalla que se muestra, introduce los datos de la factura y pulsa el botón Aceptar .

Al finalizar el proceso, el programa te ofrecerá la posibilidad de imprimir la factura.

El estado de las entradas habrá pasado a Facturada.

Página 93



Puedes ver la factura creada en el fichero de facturas recibidas (solapa Compras > grupo Documentos > icono Facturas recibidas).

Página 94



Día 8 8.

El 01/03 el cliente Manuel Borges solicita un presupuesto para 100 unidades del Producto A y 100 unidades del Producto B. El pago lo realizará mediante recibos bancarios a 30 y 60 días.

En primer lugar accede al fichero de presupuestos (solapa Ventas > grupo Documentos > icono Presupuestos).

En la pantalla que se muestra, pulsa el icono Nuevo para crear un nuevo presupuesto.

Icono Detalle Introduce los datos del presupuesto.

Icono Totales Accede a este icono para comprobar que la forma de pago sea la correcta y modificarla en el caso de que no corresponda.

Página 95



Para finalizar, pulsa el icono Guardar y cerrar . El archivo de presupuestos quedaría así:

Página 96



Día 9 9.

El cliente aprueba el presupuesto el mismo día 01/03 y, el día 7, se envía la mercancía acompañada del albarán. En la operación ha intervenido la agente comercial María López Pérez.

Al aceptar el cliente el presupuesto, debes crear el pedido de cliente. Para ello, accede al fichero de pedidos de clientes (Solapa Ventas > grupo Documentos > icono Pedidos de clientes). Una vez en el archivo de pedidos de clientes, pulsa el icono Nuevo. Introduce la fecha y el cliente y pulsa el icono Validar .

En la ventana que se muestra., selecciona Presupuesto como tipo de documento a validar y pulsa la tecla Intro. Comprueba las líneas del pedido y pulsa el botón Validar .

Página 97



Con este proceso se habrán creado las líneas del documento. Pulsa el icono Totales de la pantalla de nuevo pedido para comprobar la forma de pago. Comprueba y modifica la forma de pago si es necesario y pulsa el icono Guardar y cerrar .

El archivo de pedidos de clientes quedaría así.

Página 98



En el archivo de presupuestos, el estado del documento habrá cambiado a Aceptado.

Para registrar el envío de la mercancía el 7/03, accede al archivo de albaranes (solapa Ventas > grupo Documentos > icono Albaranes).

Una vez en el archivo de pedidos de clientes, pulsa el icono Nuevo. Introduce la fecha y el cliente y pulsa el icono Validar .

Página 99



En la ventana que se muestra., selecciona Pedido de cliente como tipo de documento a validar y pulsa la tecla Intro. Comprueba las líneas del pedido y pulsa el botón Validar .

Página 100



Con este proceso se habrán creado las líneas del documento.

Pulsa el icono Totales de la pantalla de nuevo pedido para comprobar la forma de pago. Comprueba y modifica la forma de pago si es necesario y pulsa el icono Guardar y cerrar .

Página 101



El archivo albaranes quedaría así.

En el archivo de pedidos de clientes, el estado del documento habrá cambiado a Enviado.

Página 102



Día 10 10. El día 31/03 se emite la factura y se envía al señor Borges. Para crear la factura, puedes validar el albarán siguiendo los mismos pasos que has realizado para crear el pedido de cliente y el albarán. Otra manera de crearla es la siguiente; Accede al archivo de albaranes (solapa Ventas > grupo Documentos > icono Albaranes).

Selecciona el albarán que quieres facturar y pulsa el icono Factura:

En la pantalla que se muestra, revisa los datos y pulsa el botón Aceptar .

Página 103



Al acabar el proceso, el programa te permitirá imprimir el documento.

Pulsando en el botón Vista previa, puedes visualizar el documento.

Página 104



Desde esta pantalla, podrás imprimir el documento, convertirlo a formato .PDF o enviarlo por e-mail. En el archivo de albaranes, el albarán que has facturado habrá cambiado su estado de manera automática.

Página 105



Si accedes al fichero de facturas (solapa Ventas > grupo Documentos > icono Facturas) podrás ver el documento creado.

Página 106



Día 11 11. El día 04/03 se realiza un servicio de reparación y mantenimiento al cliente Tedi S. A., cobrando 1.500 € al contado. Crea en primer lugar el artículo. Para ello accede al icono Artículos de la solapa Almacén.

Pulsa el icono Nuevo.

Cumplimenta los datos del artículo.

Finaliza pulsando el icono Guardar y cerrar . Para registrar la factura, accede a la solapa Ventas > grupo Documentos > icono Facturas.

Página 107



En la pantalla que se muestra, pulsa el icono Nueva.

Cumplimenta los datos de la factura. Icono Detalle

Icono Totales

Página 108



Finaliza la creación pulsando el icono Guardar y cerrar .

Página 109



Día 12 12. El día 15/04 se paga al proveedor, Terme S. A. el segundo plazo correspondiente a la factura del día 15/02. El pago se realiza mediante un cheque, por lo que se cumplimenta el documento y el recibo. Accede al fichero de facturas recibidas (solapa Compras > grupo Documentos > icono Facturas recibidas).

Haz doble clic en la factura que quieres pagar para consultar el vencimiento. Como has visto anteriormente, puedes ver los vencimientos pulsando el icono Totales del documento.

Para crear el pago, pulsa el icono Pagar .

Página 110



El programa avisa de la necesidad de guardar el documento. Pulsa el botón Sí .

En la pantalla del apunte de pago, cumplimenta los datos y pulsa el botón Aceptar .

Por último, pulsa el icono Guardar y cerrar en el documento.

Página 111



Puedes ver los pagos registrados en una factura en la solapa Administración > grupo Pagos > icono Pagos.

En la pantalla que se muestra puedes ver el importe de la factura, el importe pagado y el pendiente de pago.

Para registrar el cheque, accede a la solapa Administración > grupo Pagos > icono Pagarés.

Página 112



La pantalla que se muestra es la siguiente.

Pulsa el botón Nuevo, cumplimenta los datos del cheque entregado y pulsa el botón Aceptar .

El archivo de pagarés quedará así.

Página 113



Página 114



Día 13 13. Con fecha 25 de marzo, Tedi S. A. realiza un pedido de 400 unidades del Producto A y 300 del Producto B. Se realiza el albarán directamente con fecha 27 de marzo y la factura con fecha 31 de marzo. La forma de pago será mediante 5 recibos mensuales. Para registrar el pedido accede a la solapa Ventas > grupo Documentos > icono Pedidos de clientes.

En el archivo de pedidos de clientes, pulsa el icono Nuevo. FactuSOL muestra la pantalla de creación de un nuevo pedido. Cumplimenta los datos. Icono Detalle

Página 115



Icono Totales Cumplimenta la forma de pago.

Para finalizar pulsa el icono Guardar y cerrar . Para crear el albarán, accede al fichero de albaranes (solapa Ventas > grupo Documentos > icono Albaranes) y pulsa el icono Nuevo. Cumplimenta la fecha y el cliente y pulsa el icono Validar .

Selecciona Pedido de cliente como tipo de documento a validar y pulsa Intro.

Página 116



En esta pantalla, comprueba los datos y pulsa el botón Validar . Quedarán creadas las líneas del documento. Pulsa el icono Totales para indicar la forma de pago.

Para finalizar pulsa el icono Guardar y cerrar . Para crear la factura del albarán, selecciona este albarán dentro del fichero de albaranes y pulsa el icono Factura.

Página 117



En la pantalla que se muestra, indica la fecha y pulsa el botón Aceptar .

Al finalizar, FactuSOL te ofrece la posibilidad de imprimir el documento.

Puedes comprobar que el estado del albarán ha cambiado a Facturado.

Página 118



Si accedes al fichero de facturas emitidas, puedes ver el documento creado.

Haciendo doble clic sobre esta factura, puedes ver su detalle. Icono Detalle

Página 119



Icono Totales

Página 120



Página 121



Día 14 14. Con fecha 02/04 Tedi S. A. devuelve 200 unidades del Producto A de la compra que facturaste el 31/03. Se emitirá una factura rectificativa procediendo en la siguiente forma: a) Se realiza un abono b) Se realiza la factura rectificativa a) Se realiza un abono Accede al fichero de abonos (solapa Ventas > grupo Documentos > icono Abonos) y pulsa el icono Nuevo.

Cumplimenta los datos: Icono Detalle

Icono Totales Indica aquí el documento rectificado.

Página 122



Para finalizar pulsa el icono Guardar y cerrar . El archivo de abonos quedaría así:

b) Se realiza la factura rectificativa Puedes crear una factura rectificativa, creando una factura nueva en el archivo de facturas. La cantidad en esa nueva factura tienes que indicarla en negativo y puedes indicar en el icono Totales el número de la factura a la que rectifica. Otra opción es la siguiente: Accede a la solapa Ventas > grupo Documentos > icono Facturas.

Página 123



Selecciona la factura de la que quieras hacer el abono y, en el menú desplegable de la opción Nueva, selecciona la opción crear abono en el fichero de facturas emitidas.

En la pantalla se muestra una nueva factura con los datos en negativo. Modifica los datos para que coincida con la devolución. Para borrar una línea del documento, selecciónala selecciónala con el ratón y pulsa el botón Eliminar .

El icono Detalle del documento quedaría así:

Página 124



Pulsa el icono Totales para indicar el número de documento rectificado.

A continuación, pulsa el botón Modificar del apartado Vencimientos de la factura, para hacer cuadrar los vencimientos de esta con los de la factura a la que está rectificando. En la pantalla que se muestra, introduce los vencimientos manualmente.

Página 125



Así quedaría el icono Totales.

Para finalizar, pulsa el icono Guardar y cerrar . El archivo de facturas emitidas quedaría así:

Página 126



Para que no afecte a la gestión, borra el abono que has creado en el documento anterior. Para ello accede al icono Abonos del grupo Documentos de la solapa Ventas.

Selecciona el documento y pulsa el icono Borrar .

En la pantalla que se muestra, pulsa el botón Aceptar .

Pulsa el botón Sí en la pantalla de aviso del borrado del documento y el documento quedará eliminado.

Página 127



Día 15 15. Con fecha 30/04 se liquidan las comisiones de la agente comercial. La agente, María López Pérez, nos envía la factura nº 1, en la que se incluyen todos los recibos, estén o no pagados. Se dará de alta en la serie 2, aplicando el 21% en concepto de retención a cuenta del IRPF El proceso tiene varios pasos a)

Se calculará el importe de la comisión del agente

Para calcular la comisión del agente, accede a la Liquidación de agentes, del menú desplegable del icono Liquidación, dentro del grupo Agentes, de la solapa Administración.

En la pantalla que se muestra, introduce el intervalo de fechas y de agente, selecciona en el apartado Opciones la casilla Resumido y pulsa el botón Vista Previa .

La liquidación calculada es la siguiente:

Página 128



b) Se da de alta a la agente comercial como proveedora de la empresa, con el código 002, siendo la forma de pago mediante cheque nominativo (código CHN) Crea en primer lugar la forma de pago. Para ello accede a la solapa Ventas > grupo Auxiliar > icono Formas de pago.

En la pantalla Archivo de formas de pago/cobro, pulsa el botón Nuevo.

Cumplimenta los datos y pulsa el botón Aceptar .

Página 129



El archivo de formas de pago quedaría así:

A continuación crea el nuevo proveedor. Para ello, accede al icono Proveedores, del grupo Proveedores de la solapa Compras.

En la pantalla que se muestra, pulsa el icono Nuevo y cumplimenta los datos del nuevo proveedor con los datos de la agente comercial. Icono General

Página 130



Icono Comercial Introduce la forma de pago y el porcentaje de retención.

Para finalizar, pulsa el icono Guardar y cerrar . c)

Se da de alta la factura de la agente comercial.

Para crear la factura, accede al icono Facturas recibidas, del grupo Documentos de la solapa Compras.

Página 131



Dentro del archivo de facturas emitidas, pulsa el icono Nueva y cumplimenta los datos de la factura de acuerdo con la liquidación calculada por FactuSOL. Icono Detalle Al no estar creado el artículo, pasa el campo Artículo pulsando la tecla Intro. Puedes incluir una descripción de artículo sin necesidad de crearlo.

Icono Totales Puedes comprobar pulsando este icono, el porcentaje de I VA y de IRPF.

Página 132



Para finalizar, pulsa el icono Guardar y cerrar . d) Se extiende un cheque para pagar la factura Para crear el cheque, accede al icono Generar pagaré, del grupo Acciones de la solapa Facturas recibidas (esta solapa solo está activa cuando se accede al fichero de facturas recibidas).

Cumplimenta los datos en la pantalla que se muestra y pulsa el botón Aceptar .

Página 133



FactuSOL mostrará el siguiente mensaje:

Puedes ver el pagaré creado accediendo a la solapa Administración, grupo Pagos, icono Pagarés.

Así se mostrará el archivo de pagarés.

Página 134



Día 16 16. El día 30/04 se realizará la gestión de remesas de todos aquellos recibos que venzan después del 30/04. En primer lugar emite un informe de previsión de cobros. Para ello accede a la solapa Informes > grupo Ventas > menú desplegable del icono Documentos > icono Facturas > opción Previsión de cobros.

En la pantalla que se muestra, introduce el intervalo de vencimientos, selecciona la clasificación Por cliente y pulsa el botón Vista previa.

El listado que se emite es el siguiente:

Página 135



El archivo de remesas se encuentra en la solapa Administración > grupo Cobros > icono Remesas.


Página 136



Pulsa el icono Nueva para crear una nueva remesa. Introduce los datos de cabecera de la remesa y pulsa el botón Validar facturas.

Cumplimenta los datos y pulsa el botón Aceptar .

Página 137



La remesa quedaría así:

Pulsa el botón Aceptar para finalizar.

Página 138



Días 17 y 18 17. Después de realizar la remesa de recibos, se debe traspasar la remesa a la banca electrónica para poder enviarla al banco. 18. Debes generar los ficheros correspondientes para poder enviarlos al banco por internet o mediante otro soporte. Para generar el fichero C-19-15, accede al fichero de remesas (solapa Administración > grupo Cobros > icono Remesas) Selecciona la remesa y pulsa el icono C-19-15.

En la pantalla que se muestra, puedes ver el archivo que se va a crear y la ubicación donde se guardará. Pulsando el botón Configuración, podrás incluir los datos de la configuración para remesa bancaria (debe facilitártelos tu entidad bancaria)

Página 139



Pulsa el botón Aceptar en la ventana de configuración y de nuevo Aceptar en la ventana Generación de fichero Cuaderno 19-15.

Al finalizar el proceso, FactuSOL mostrará una pantalla con el resumen de la remesa:

Pulsando Aceptar , el fichero estará creado y podrás enviarlo al banco.

Página 140


Solucionario factusol

Recommend Documents