UNIVERZITET U BEOGRADU - EKONOMSKI FAKULTET – BEOGRAD
S E M I N A R S K I R A D IZ FINANSIJSKOG RAČUNOVODSTVA Tema: “Knjigovodstvena dokumentacija”
Predmetni nastavnik: Kata Škarić Jovanović Asistent: Siniša Radić
Student: Naglić Milica Broj indeksa: 05/792
Beograd, septembar 2007.godine
UVOD Za knjigovodstvo se kaže da je “strogo dokumentovana evidencija”. To znači da se ni jedna poslovna promena ili knjigovodstvena operacija ne može evidentirati ako prethodno nije ispostavljen odgovarajući knjigovodstveni dokument. U dosadašnjoj praksi pravilo je, pa i neophodnost, da se na izvorištu poslovnog događaja sačinjava dokument kojim će se uvek potvrditi da je odnosni događaj zaista i nastao. Knjigovodstveni dokument ima veoma veliki kontrolni značaj. On omogućuje efikasnu, potpunu i tačnu kontrolu izvršenih knjiženja u poslovnim knjigama, te bez uredno ispostavljenih knjigovodstvenih dokumenata naknadna kontrola i revizija ne bi nikako bila moguća. Za knjigovodstveni dokument možemo reći da je pisana isprava kojom se dokazuje da je nastala neka poslovna promena, odnosno promena na sredstvima ili njihovim izvorima, a služi kao podloga za unošenje podataka u poslovne knjige i kontrolu izvršenja poslovne operacije koju dokumenat prezentuje. Ova definicija je prihvatljiva u uslovima tradicionalnog načina vođenja knjigovodstva, u manuelnoj tehnici ili one niže mehanizacije. Međutim, u savremenom informacionom sistemu gde imamo integralnu obradu podataka sa visokim nivoom organizacije i korišćenje najsavremenijih tehničkih sredstava informatike (elektronskih računara) “stroga dokumentovanost” knjigovodstvene evidencije morala bi da dobije drugačije objašnjenje. Knigovodstveni dokument mora biti posledica poslovne promene i nedvosmisleno pokazivati njen nastanak, a sastavlja se, kao što smo rekli, po pravilu na mestu i u vreme nastanka poslovnog događaja. Istovremeno on mora da poseduje određene elemente relevantne za dokazivanje nastale poslovne promene i knjigovodstveno evidentiranje. Ti elementi su: - naziv dokumenta, - datum sastavljanja dokumenta (datum nastanka ekonomske promene), - naziv lica (pravnih ili fizičkih) koja su bila subjekti u ekonomskoj promeni, - sadržaj ekonomske promene, - jedinice mere i njihove količine, - vrednost izraženu u sredstvu plaćanja (novčani iznos) i - potpise ovlašćenih lica i pečat izdavaoca dokumenta. Pored navedenih elemenata određeni dokumenti, u zavisnosti od vrste ekonomske promene koju opisuju, mogu da sadrže i druge elemente (npr. računi sadrže rok i način plaćanja), dok u pojedinim dokumentima neki od navedenih elemenata mogu biti izostavljeni (npr. kod priznanica nema potrebe da se navodi jedinica mere i količina).
PODELA KNJIGOVODSTVENIH DOKUMENATA Knjigovodstvena dokumenta možemo podeliti prema: 1. mestu nastanka, 2. sadržaju 3. nameni. 1. Prema tome gde su knjigovodstvena dokumenta nastala, delimo ih na: sopstvena (interna) i spoljna (eksterna). Sopstvena knjigovodstvena dokumenta nastaju u samom preduzeću, ali i njih možemo razdvojiti na dve grupe: interna – ona koja ostaju u preduzeću i izlazna – ona koja se šalju drugim oraganizacijama i poslovnim partnerima. Interna su, na primer, isplatne liste, trebovanja, a izlazna, su fakture kupcima, otpremnice, ček itd. Eksterna dokumenta u preduzeće dolaze iz okruženja. Dokaz su o poslovnim promenama koje uzrokuju promenu stanja (imovine, kapitala, obaveza) ili uspeha (rashoda i prihoda) u poslovnom sastavu. To su, na primer, dokumenti platnog prometa, finansijski dokumenti, ulazne fakture, odobrenja… Interni dokumenti nastali u službi računovodstva sastavljaju se u ovim slučajevima: - kada originalan dokument ne ostaje u knjigovodstvenoj arhivi, - kada se sastavlja izvedeni knjigovodstveni dokument na osnovu određenih knjigovodstvenih podataka u izvornim dokumentima, kao podlozi, - kada se stvara podloga za obradu podataka u vezi sa obračunima poslovanja i poslovnog rezultata, - kada se stvara podloga z aobradu podataka vezanih za ispravke knjigovodstvenih grešaka, otvaranje knjiga, zatvaranje konta rezultata, zaključak knjiga i drugih knjigovodstveno-tehničkih postupaka. 2. Prema sadržaju, knjigovodstvena dokumenta delimo na: izvorna i izvedena. Izvorna knjigovodstvena dokumenta su originalna, osnovna dokumenta koja obično nastaju na izvoru poslovnog događaja ili ih dobijamo spolja. Tu spadaju fakture, trebovanja i slično. Dok su izvedena dokumenta, po pravilu, zbirna, sačinjena na osnovu izvornih. Uz njih moraju uvek ići odgovarajuća izvorna dokumenta. Tu spadaju specifikacije, spiskovi, obračuni itd. 3. Prema nameni, knigovodstvena dokumenta delimo na: naredbodavna i dokazujuća i opravdavajuća. Naredbodavna su nalozi za odobrenje ili izvršenje. Ona utiču na promenu stanja i uspeha, a na njima se temelje dužničko-poverilački odnosi. Izdaju ih i potpisuju ovlašćene osobe. Tu spadaju, nalog za: stavljanje imovine u upotrebu, izdavanje sirovina u proces proizvodnje, sitnog inventara u upotrebu, za otpremu gotovih proizvoda, radni nalog, putni nalog… Dokazujuća ili opravdajuća dokumenta služe za unos podataka u poslovne knjige. Nastavljaju se na naredbodavne isprave (nalog za isplatu – isplatnica potpisana po primatelju; trebovanje materijala.
Pre nego što se knjigovodstvena dokumenta predaju na evidentiranje, potrebno je izvršiti njihovu kontrolu. Ona se sastoji iz utvrđivanja formalne, računske i suštinske ispravnosti knjigovodstvenog dokumenta. - Formalna ispravnost ogleda se u posedovanju svih osnovnih elemenata koji čine pretpostavku da bi se niki dokument smatrao knjigovodstvenim. (količina, cena, naziv, datum, broj, potpise…) - Računska ispravnost utvrđuje se proverom svih računskih radnji obavljenih u dokumentu (sabiranje, množenje količine i cene, obračun poreza itd.) - Suštinska kontrola treba da dokaže da je dokument sačinjen na osnovu stvarno nastale poslovne promene. To se najčešće dokazuje potpisom odgovornog lica. Dokumentacija u preduzeću Knjigovodstvena dokumenta
Slika 1 .
Podela dokumentacije u preduzeću
ČUVANJE KNJIGOVODSTVENE DOKUMENTACIJE Čuvanje knjigovodstvene dokumentacije je, takođe, jedna od obaveza preduzeća regulisana zakonskim propisima. Sva knjigovodstvena dokumenta moraju se čuvati godinu dana, glavne knjige pet godina, a završni račun i isplatne liste ličnih dohodaka trajno. Takođe knjigovodstvena dokumenta moraju biti obezbeđena i sređena na način da se do njih može lako doći.
DOKUMENTA U VEZI SA PLATNIM PROMETOM Sva plaćanja i naplate koje obavljaju naša preduzeća mogu se podeliti na: 1) Gotovinska plaćanja i naplate koja se obavljaju u okviru blagajne preduzeća i za koja se koriste blagajnička dokumenta, i 2) Plaćanje i naplate preko računa otvorenih u poslovnim bankama, i to u gotovom novcu ili bezgotovinskim načinom, za koja se koriste jedinstveni instrumenti platnog prometa. BLAGAJNIČKA DOKUMENTA Svaki blagajnički dokument pre njegovog podnošenja na realizaciju mora biti proveren od strane odgovornog lica, odnosno mora proći formalnu, računsku I suštinsku kontrolu. Često se pred originalne dokumentacije na osnvu koje se vrši naplata odnosno isplata novca u blagajni sastavljaju I blagajnički nalozi za naplatu odnosno isplatu. To su izvedeni knjigovodstveni dokumenti koji zajedno sa originalnim dokumentima čine jednu celinu I koje izdaje odgovorno lice (likvidator) pošto je kontrolom ustanovljena ispravnost originalnog knjigovodstvenog dokumenta. Naplata ili isplata gotovog novca može biti izvršena na osnovu blagajničkog naloga za naplatu odnosno isplatu samo ukoliko mu je priključen I originalni knjigovodstveni dokument.
radna snaga – tržište rada (platni spisak bld=nld+p+d)
Tekući račun
nalog za isplatu
nalog za naplatu
Glavna blagajna
Priznanica Blagajna prodavnice
-isplata nld (platni spisak) -razne uplate i isplate (kupci, dobavljači, topli obrok, ambalaža…) -akontacija za službeni put (putni nalog )
Putni obračun Blagajnički nalog za naplatu – se ispunjava za svaki originalni knjigovodstveni dokumenat, na osnovu kojeg treba izvršiti naplatu gotovog novca. Njegov osnovni zadatak je da olakša i ubrza knjiženje i rad blagajnika, jer se nalog blagajni za naplatu sastavlja tek pošto je originalni knjigovodstveni dokument na osnovu kojeg se vrši naplata iskontrolisan od strane odgovornog lica. Obrazci za naplatu su povezani u blokovima i numerišu se onim redom kojim se izdaju.
Blagajnički nalog za isplatu – prati svaki originalni knjigovodstveni dokument na osnovu kojeg treba izvršiti isplatu gotovog novca iz blagajne. Njegov osnovni zadatak je da olakša knjigovodstveno evidentiranje i blagajničko poslovanje. Likvidator popunjava nalog blagajni za isplatu u dva primerka. Potom se oba primerka naloga šalju odgovornom licu na odobrenje. Potpisani nalozi vraćaju se likvidatoru i on jedan primerak zadržava, a drugi primerak šalje sa originalnim dokumentom blagajni na izvršenje. Priznanica – se javlja pri isplatama, odnosno naplatama gotovog novca. To je potvrda o primljenom novcu koju na zahtev lica koje novac isplaćuje sastavlja lice koje novac prima. Priznanica se ubraja u pravdajuće knjigovodstvene dokumente. Sastavlja se obično u dva primerka. Jedan primerak se daje isplatiocu, a drugi primerak za sebe zadržava primalac gotovog novca. Putni nalog (Nalog za službeno putovanje) – se javlja kada je potrebno da se službeno otputuje u neko drugo mesto. Ovaj dokument precizno određuje koliko će put trajati (broj dnevnica) i koje će se prevozno sredstvo (ili sredstva) koristiti. Na osnovu broja dnevnica i troškova prevoza određuje se koliko će akontacija biti isplaćena. Na osnovu putnog naloga (nalogodavac), likvidator sastavlja blagajnički nalog za isplatu u visini utvrđene akontacije. Po povratku sa službenog puta radnik podnosi obračun putnih troškova (dnevnice, troškovi prevoza, hotelski računi…) Obračun se vrši na poleđini originalnog (prvog) naloga za službeno putovanje. Stvarni troškovi službenog puta mogu biti veći, manji ili jednaki akontaciji koja je isplaćena radniku pre odlaska na put. Ako su stvarni troškovi službenog puta veći od isplaćene akontacije tada se vrši dodatna isplata, a ako su stvarni tropkovi niži od akontacije, tada se razlika između više akontacije i nižih troškova mora vratiti u blagajnu. Platni spisak – je dokument na osnovu kojeg se vrši isplata zarada i na osnovu kojeg se knjiže troškovi zarada. On se može sastavljati nedeljno, svake dve nedelje ili mesečno. U platnom spisku su obračunate i iskazane ostvarene zarade svakog zaposlenog radnika, a osnov za obračun su radne lise za zaposlene čiji je rad normiran ili evidenije o prisutnosti na poslu za zaposlene čij rad nije normiran. U platnom spisku za svakog radnika pojedinačno se obračunavaju i iskazuju: bruto zarade, porezi na zarade, doprinosi na zarade, neto zarade, umanjenja zarada i iznos zarade za isplatu. Blagajnički izveštaj (dnevnik blagajne) – je posebna knjiga u kojoj se vodi evidencija o tokovima gotovog novca koji se odvijaju u blagajni preduzeća. U blagajničkom izveštaju se navode svi nalozi po kojima je blagajna u toku jednog radnog dana postupala, i iznosi novca koje je blagajna naplatila odnosno isplatila. Dnevnike se vodi najčešće dnevno, ali u preduzećima gde je manji broj isplata i uplata, može nedeljno pa čak i mesečno. Ovaj dokument sastavlja se u dva primerka, jedan primerak ostaje blagajniku, a drugi se šalje u knjigovodstvo zajedno sa svin nalozima za naplatu i naloziam za isplatu. Dnevnik blagajne mora biti potpisom overen kako od strane blagajnika, tako i lica koje je izvršilo kontrolu (to je najčešće likvidator).
JEDINSTVENI INSTRUMENTI PLATNOG PROMETA Pomoću jedinstvenih instrumenata platnog prometa obavlja se drugi segment plaćanja i naplata koja prana lica (ali i fizička lica) vrše međusobno. Misli se na plaćanja i naplate koje se obavljaju preko računa otvorenih u poslovnim bankama, kako u gotovom novcu, tako i bezgotovinski.
INSTRUMENTI Gotovinski platni promet - nalog za uplatu - nalog za isplatu
Bezgotovinski platni promet - nalog za prenos - nalog za naplatu
Navedeni jedinstveni instrumenti platnog prometa mogu biti u pisanoj ili elektronskoj formi, ili čak i usmeni, pod uslovom da su zasnovani i da su u skladu sa prethodno zaključenim ugovorom između banke i klijenta. *Nalog za uplatu – predstavlja gotovinski instrument platnog prometa koji se koristi za uplatu gotovog novca kada klijent vrši uplatu na svoj tekući račun, (uplata dnevnog pazara), kao i u slučaju kada građani plaćaju obaveze u gotovom novcu i vrše druge uplate u korist računa klijenta koji se vodi kod banke. Sastoji se od dva primerka: - prvi primerak banka vraća uplatiocu - drugi primer banka zadržava kao dokument na osnovu kojeg je primila uplatu Nalog za uplatu banka može izvršiti i kada on ne sadrži sve navedene elemente ako se utvrdi da su navedeni elementi dovoljni za njegovo izvršenje.
*Nalog za isplatu – predstavlja gotovinski instrument platnog prometa kojim pravno ili fizičko lice podiže sa svog računa gotovinu ili kojim nalaže isplatu u gotovom novcu na teret svog računa primaocu koji nema otvoren račun kod banke. Sastoji se od dva primerka: - prvi primerak vraća se isplatiocu, - drugi primerak zadržava banka kao dokument na osnovu kojeg je izvršena isplata. *Nalog za prenos – predstavlja instrument bezgotovinskog platnog prometa. Koristi se kada dužnik nalaže banci kod koje ima račun da na teret tog računa prenese sredstva u korist računa poverioca, koji se vodi u istoj ili drugoj banci. Nalog za prenos se koristi i u slučaju kompenzacije odnosno obračuna kod kojeg se vrši zaduženje i odobrenje računa istog klijenta za određeni iznos. Sastoji se iz jednog primerka, a banka je dužna da na zahtev klijenta izda potvrdu o prijemu naloga za prenos, kao i potvrdu o izvršenju tog naloga.
*Nalog za naplatu – je bezgotovinski instrument platnog prometa koji izdaje poverilac, i kojim inicira zaduživanje računa dužnika i odobravanje sredstava svom računu. Nalog za naplatu se uvek izdaje uz ovlašćenje koje je dužnik dao poveriocu ovlašćujući ga da raspolaže sredstvima sa njegovog računa (dužnikovog). Ovaj nalog se može koristiti i kod naplata na osnovu izvršnih sudskih rešenja. Sastoji se od dva primerka: - prvi se vraća poveriocu kao dokaz da je banka primila nalog za naplatu, - drugi ostaje banci. Ukoliko u obradi podataka na elementima pomenutih instrumenata nastane graška, za njenu ispravku koristiće se interni nalog za prenos, a njegov oblik i sadržinu svaka banka sama definiše. Dnevni izvod poslovne banke Poslovna banka kod koje preduzeće ima otvoren tekući račun svakodnevno izveštava preduzeće o izvršenim uplaama I isplatama preko tekućeg računa putem dokumenta koji se zove izvod. U izvodu se prvo daje stanje novčanih sredstava preduzeća iz prethodnog radnog dana, potom se navode izvršene uplate I isplate I na kraju se daje stanje novčanih sredstava na dan za koji se izvod daje. Izvod se koristi za ažuriranje evidencije u vezi novčanih sredstava na računima kod poslovnih banaka.
DOKUMENTA U VEZI SA NABAVKOM MATERIJALA I ROBE Za obavljanje nabavke karakteristično je nastajanje većeg broja dokumenata od kojih su najznačajniji: - zaključnica (ugovor) - prijemnica - komisijski zapisnik - knjižno pismo (izveštaj o knjiženju) I - račun preduzeću isporučen od strane dobavljača
3.(knjiga ulaznih faktura) nabavna služba 1.ugovor – zaključnica 3.kupovna – ulazna – faktura dobavljači – (fv+ztn) + pdv
2.otpremnica
(nv=fv+ztn)
materijal u sklad. (nv=q x nc) 2.prijemnica
Ned.proizvodi
trebovanje povratnica mt-a
osnovna sredstva (obr.lista am.)
radna snaga - trž.rada (platni spisak)
4.nalog za prenos – piše dužnik tekući račun – 5.izvod poslovne banke Zaključnica – je jedan od oblika kupoprodajnih ugovora, u kojem se između preduzeća,kao kupca,i dobavljača,kao prodavca utvrđuju svi uslovi u vezi sa kupovinom odnosno prodajom (materijala,gp-a,robe). sadrži podatke o vrsti, količini, ceni, kvalitetu, roku, mestu i načinu isporuke, roku i načinu plaćanja. Sastavlja se u dva primerka: - original pripada kupcu, - drugi primerak zadržava prodavac. Zaključnica se javlja kao unapred odštampani obrazac. Ona nije knjigovodstveni dokument, I njen nastanak neće biti zabeležen u knjigovodstvu (samo zaključenje ugovora nije dovelo do promena ni na sredstvima ni na izvorima sredstava) Prijemnica materijala – je dokument kojim se potvrđuje prijem u magacin kupljenog materijala.. Dada dobavljač na osnovu zaključnice isporuči kupljeni materijal, tada se u magacinu preduzeća kupca vrši prijem. Za sprovođenje prijema formira se komisija, čiji je zadatak da utvrdi da li prispeli materijal svojim kvalitetom I količinom odgovaraju navodima iz zaključnice I otpremnice koja je stigla zajedno sa kupljenom robom. Sastavlja se uglavnom u tri primerka. Knjižno pismo – tim dokumentom dobavljač će obavestiti kupca da mu je usled prihvaćenog prigovora o isporučenoj manjoj količini od dogovorene, umanjen iznos fakture za vrednost manje isporučenog, ili pak da mu je odobreno sniženje cene isporučenog materijala zbog slabijeg kvaliteta u odnosu na dogovoreno. Knjižno pismo je osnov za knjigovodstveno evidentiranje popusta koji je dobavljač odobrio kupcu u odnosu na raniji iznos fakture.
