Dosen : Dra. Rosidah, M.Si
Anna Rahmadiana SN 11402279001 P.ADP – KKT
“PENTINGNYA KEPRIBADIAN SEKRETARIS”
A. PENDAHULUAN Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi seorang sekretaris yang baik, namun demikian saja tidak cukup jika kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana, yang harus dimiliki untuk menjadi seorang sekretaris yang baik. Sekretaris adalah seorang pegawai yang mempunyai tugas untuk menjaga rahasia perusahaan maupun pribadi atasannya serta membantu pimpinan dalam menangani tugas-tugas yang berhubungan dengan penanganan ketatausahaan, pelayanan kepada masyarakat dan bahkan berfungsi sebagai pimpinan muda. Seorang sekretaris memiliki kewajiban moral yang harus berpegang teguh. Tidak berlebihan jika banyak pihak yang mengatakan bahwa keberadaan dan peran sekretaris menjadi tumpuan keberhasilan seorang pimpinan dalam menjalankan fungsi manajerialnya. Bahkan peran sekretaris menjadi salah satu faktor penentu bagi produktivitas perusahaan. Dengan demikian, pengembangan diri sekretaris menjadi tuntutan dan kebutuhan yang terus-menerus dan berkesinambungan menuju sekretaris yang professional. Upaya pengembangan sekretaris tidak hanya menyangkut pengembangan dan peningkatan kompetensi sekretaris berkaitan dengan penguasaan pengetahuan dan keterampilan saja, tetapi juga harus menyangkut kepribadian dan sikap mental. B. KEPRIBADIAN (personality) Kepribadian sering diidentikan dengan identitas seseorang, baik yang menyangkut watak, sifat, perbuatan, atau tindakan yang merupakan usaha seseorang dalam mengaktualisasikan jati dirnya. Kepribadian juga diartkan dengan personality (dalam bahasa Inggris) atau pesona (bahasa Latin). Oleh karena itu kata kepribadian merupakan topeng manusia untuk menutupi dirinya dari kepribadian atau sifat karakter yang kurang baik agar nampak baik di kalangan masyarakat dan kalangan perusahaan. Kepribadian seorang sekretaris penting dibangun dan dikembangkan 1
terus-menerus guna membangun profesionalisme seorang sekretaris. Kuncinya adalah dengan meningkatkan kemampuan/ketrampilan dalam menghadapi masyarakat dan berusaha untuk menjadi manusia yang dibutuhkan dalam masyarakat semaksimal mungkin. Kepribadian bisa menjadi modal yang menguntungkan. Kepribadian yang positif akan terhormat dan dapat diterima dimanapun juga, sedang kepribadian yang negatif dan tidak disukai merupakan rintangan untuk meniti karir. Sebagai seorang sekretaris yang baik dan professional, kita harus pandai menempatkan diri serta pandai dalam memilah dan memilih permasalahan. Jangan sampai permasalahan pribadi terbawa saat berada ditempat kerja. Selain itu kita juga harus pandai dalam menunjukan kepribadian terbaik dari diri kita agar memberikan kesan baik di mata semua pihak. Baik dari cara berpenampilan, berkarakter, bersikap, dan sebagainya.
C. MEMBENTUK CITRA KEPRIBADIAN SEKRETARIS Kepribadian wanita yang sukses dan menarik terletak pada personal image (citra pribadi) yang merupakan integrasi intelektualitas, watak, perilaku, karya dan penampilan seseorang di depan umum. Sesuai dengan teori psikologi bahwa orang bertatap muka pertama kali yang akan terlintas adalah hallo effect. Yaitu pertemuan pertama itu sangat mempengaruhi penilaian seseorang terhadap orang lain. Jika pertemuan pertama mempunyai kesan menyenangkan maka akan lebih mudah menjalin hubungan selanjutnya. Tetapi sebaliknya, jika pertemuan pertama tidak mengenakkan, maka untuk hubungan selanjutnya akan terasa lebih sulit dalam pendekatannya. Maka dalam hal ini perlu membentuk dan mengembangkan pribadi untuk menjadi sekretaris yang professional, meliputi: 1.
Mengenal dirinya dengan baik Untuk mengenal dirinya dengan baik, sekretaris harus jujur dalam menilai diri sendiri. Mengenal diri sendiri dengan baik berarti mau menerima kekurangan dan kelebihan yang ada pada dirinya,dan berusaha untuk menyempurnakan kekurangan tersebut serta meningkatkan kelebihan yang ada pada dirinya. Hal ini membawa sekretaris untuk berfikir optimis,positif dan menghargai
orang
lain.
Untuk
mengenal
diri
dengan
baik
dan
mengembangkannya dengan positif, sekretaris tidak boleh membiarkan kekurangan mendominasi dirinya. Dengan adanya pengenalan diri, sekretaris 2
akan selalu membandingkan pekerjaan yang dicapai dirinya sendiri dengan perkembangan perusahaan. 2.
Siap untuk menerima kritik Seorang sekretaris harus terbuka menerima kritik dengan baik dari pimpinan maupun rekan kerja. Kita tidak boleh menganggap sepele kritik tersebut, namun kita harus kritis terhadap kritik yang diajukan untuk kita dan tidak boleh menanggapi kritik dengan arogan dan tergesa-gesa. Ada beberapa kiat menerima kritik, yaitu:
3.
a.
Mintalah saran atau nasihat dari orang lain
b.
Harus tenang dan jujur mengakui
c.
Mau belajar dari kesalahan yang dibuat
d.
Penuh perhatian kepada pimpinan dan rekan lainnya
e.
Bersikap terbuka
Ketaatan Ketaatan merupakan konsekuensi dari sekretaris status sekretaris sebagai karyawan di sebuah perusahaan. Dengan bekerja di sebuah perusahaan maka ia melibatkan diri untuk memenuhi semua perintah dan petunjuk atasannya tidak berarti bahwa sekretaris harus taat pada atasannya dengan cara buta, tetapi sekretaris tetap mempunyai tanggung jawab moral terhadap diri sendiri
4.
Konfidensialitas Dengan konfidensialitas diharapkan seorang sekretaris dapat menjaga rahasia perusahaan. Karena pekerjaan sekretaris menuntut untuk tahu banyak mengenai hal-hal yang bersifat rahasia. Perusahaan sangat keberatan apabila rahasianya jatuh kepada pihak lain, khususnya pesaing perusahaan.
5.
Loyalitas Bagi semua karyawan perusahaan termasuk juga sekretaris dengan loyalitas karyawan berkewajiban untuk merealisasikan tujuan perusahaan dan tidak melakukan sesuatu yang nantinya akan merugikan kepentingan perusahaan.
3
6.
Murah Senyum Bersikap sumeh (charming, simpatik, menyenangkan hati, menawan), pandai berhadapan dengan berbagai macam orang, mempunyai perasaan (intuisi) yang cukup halus dan dapat bersikap ―psychologis’ terhadap orang. Tuntutan untuk mengembangkan kepribadian, khususnya seorang sekretaris
semakin meningkat. Masyarakat modern dan perusahaan yang bonafit membutuhkan sekretaris masa depan. Menurut Rosida (2000: 40) ada rumusan yang sederhana untuk memudahkan dalam membentuk kepribadian seorang sekretaris, yaitu (ABCC; Appearance, Behaviour, Character, Capability). Untuk lebih jelasnya, akan diuraikan sebagai berikut: 1.
Good Appearance Bukan berarti cantik dalam wajah, tetapi merangkum segala keluwesan dan kesopanan dalam tindakan. Penampilan sekretaris harus dapat diterima di lingkungan kantor tempat bekerja. Cara berpakaian dan dandanan juga mencerminkan kepribadiannya. Orang yang memakai pakaian lusuh/kotor mempunyai
pengaruh
terhadap jiwa pemakaina.
Appearance berarti
perwujudan penampilan lahiriah seseorang; apakah seseorang gembira, sedih, kagum, dll yang dapat dibaca dari roman muka. 2.
Good Behaviour Berarti tingkah laku yang baik. Setiap sikap atau gerak-gerik mempunyai nilai yang beraneka ragam. Sebagai pedoman bagi sekretaris untuk menuju good behaviour adalah berupaya mengajar diri sendiri agar menjadi pribadi yang disenangi oleh siapa saja, kapan saja, di mana saja dalam suasana apa pun juga.
3.
Good Character Tuntutan masyarakat menghendaki seseorang mempunyai karakter (sifat) yang baik dalam pergaulan, lebih-lebih sekretaris dalam hubungannya dengan pimpinan/lembaga di tempat kerja. Sifat-sifat yang baik yang melengkapi penilaian kepribadian sekretaris antara lain kejujuran, pikiran positif, taat 4
beribadah, menghargai orang lain, serta bekerja keras, penuh semangat dan tulus. 4.
Good Capability Kecakapan atau kemampuan sangat dibutuhkan dalam melakukan segala pekerjaan bahkan kehidupan manusia. Oleh karena itu sekretaris harus berusaha
meningkatkan
kemampuannya
untuk
menunjang kelancaran
pekerjaan atau pengembangan organisasinya. Seorang sekretaris harus mempunyai kemampuan intelektual, skill, serta kemampuan teknis.
D. KESIMPULAN Sekretaris merupakan sebuah profesi yang memiliki peran penting dalam suatu organisasi. Kepribadian sekretaris dapat menunjang kemampuan kerja yang menguntungkan bagi diri sendiri maupun dalam pengembangan organisasinya. Kepribadian sukses dan menarik terletak pada personal image yang menerapkan integrasi intelektualitas, watak, perilaku, karya dan penampilan seseorang di depan umum. Kuncinya adalah dengan meningkatkan kemampuan/ketrampilan
dalam
menghadapi masyarakat dan berusaha untuk menjadi manusia yang dibutuhkan dalam masyarakat semaksimal mungkin. Adapun hal-hal yang mencakup pribadi sekretaris yaitu mengenal diri sendiri,menerima kritik, taat, konfidensial, loyalitas dan murah senyum. Selain itu terdapat rumusan yang sederhana untuk memudahkan dalam membentuk kepribadian seorang sekretaris, yaitu (ABCC; Appearance, Behaviour, Character, Capability).
Sumber: Rosidah (Dra, M.Si). 2000. Diktat Kesekretariatan. Yogyakarta: FIS-UNY http://endahza.blogspot.com/2010/05/pembahasan-1-2.html Jum’at 28Mei 2010 — pukul 18.43 http://sekreprof-vina.blogspot.com/2009/01/etika-dan-syarat-seorang-sekretaris.html Januari 2009 – pukul 19.55
5
