Ejemplo del proceso de Costeo Basado en Actividades Objetivo de costo: Productos Etapa 1: Identificación de actividades ejecutadas El Departamento de Control de Calidad de un Laboratorio de medicamentos ha identificado las siguientes actividades: Efectuar ensayos sobre materia prima Efectuar ensayos sobre PI y PT Coordinar programa de calidad Reprocesar lotes Administrar personal del departamento Etapa 2: Agrupamiento de rubros de gasto contable por Elementos de Costos La Contabilidad por centro de costos aporta los gastos del centro Control de Calidad para el período definido. Dichos rubros contables de gastos son agrupados en Elementos de Costos, representando cada uno de ellos los recursos que tuvo a su disposición el departamento para la ejecución de sus actividades. La sumatoria de los gastos imputados en cada cuenta determinan el monto de cada Elemento de Costo en el período. Cuenta
Costo total (miles US$)
Elemento de costo Mano de Edificios obra
Agua y energía
Equipos
Gastos de adm.
Salarios
500
x
Jornales
100
x
Cargas Sociales
300
x
Mats. Consumo equipos
100
Comunicaciones
150
x
Papelería y útiles
50
x
Agua y energía
300
Amortización edificios
200
Amortización equipos
400
Seguros
100
x
x x x x
x
Total costo del depto.
2,200
900
250
300
550
200
Etapa 3: Trazado o asignación de costos a las actividades El responsable del departamento determina las medidas de trazado más adecuadas y surgen los porcentajes definitivos de asignación de cada Elemento de Costo a cada Actividad. Elemento de Costo
Factor de trazado
Mano de obra
Edificios
Agua y energía
Equipos
Gastos Adm.
% ponderado hs. MO (1)
Mts. ²
Estimación consumo
Costo equipos
(2)
ensayo Actividad Efectuar ensayos sobre materia prima
10%
30%
40%
40%
18%
Efectuar ensayos sobre PI y PT
33%
50%
50%
40%
15%
Coordinar programa de calidad
17%
5%
0%
0%
30%
Reprocesar lotes
27%
10%
10%
20%
15%
Administrar personal del depto.
13%
5%
0%
0%
23%
Total
100%
100%
100%
100%
100%
(1) Trazado de Mano de Obra a las Actividades
Factor de trazado
Encargado Asistentes
% No
%
Horas Horas trabajadas trabajadas
ponderado
ponderado
en un mes en un mes
hs. MO (a)
hs. MO (b)
Actividad Efectuar ensayos sobre materia prima
0
60
15%
10%
Efectuar ensayos sobre PI y PT
50
100
38%
33%
Coordinar programa de calidad
50
0
13%
17%
Reprocesar lotes
60
40
25%
27%
Administrar personal del depto.
40
0
10%
13%
Total
200
200
100%
100%
(a) Horas totales por actividad sobre total de horas trabajadas en el mes (400 horas). (b) El salario del encargado es 2 veces el de los asistentes. (2) Trazado de gastos de administración a las actividades Papelería y útiles
Comunicaciones
% ponderado por
Factor de trazado
Documentos de ensayos
Estimación no.
costo de cada
Actividad
o reprocesos
llamadas diarias
concepto
Efectuar ensayos sobre materia prima
40%
10%
18%
Efectuar ensayos sobre PI y PT
30%
10%
15%
Coordinar programa de calidad
0%
40%
30%
Reprocesar lotes
30%
10%
15%
Administrar personal del depto.
0%
30%
23%
Total
100%
100%
100%
Como puede observarse, el Elemento de Costo Gastos de Administración al ser una categoría residual, puede requerir su apertura por los conceptos de costos más relevantes que lo integran, de forma tal de asignar cada uno de ellos por separado, y determinar finalmente el porcentaje de asignación del total del Elemento a cada actividad. Finalmente, aplicando al costo incurrido en el período en relación a cada Elemento de Costo, determinamos el costo atribuible a cada Actividad del departamento (en miles de U$S). Elementos de costo Actividades
Costo Mano de Agua y Gastos Edificios Equipos actividad obra energía Adm. (miles US$)
Efectuar ensayos sobre materia prima
90
75
120
220
35
540
Efectuar ensayos sobre PI y PT
300
125
150
220
30
825
Coordinar programa de calidad
150
12.5
0
0
60
223
Reprocesar lotes
240
25
30
110
30
435
Administrar personal del depto.
120
12.5
0
0
45
178
Total por Elemento de Costo
900
250
300
550
200
2,200
Nota: Al presentar los números sin decimales, surgen, en algunos casos, diferencias de redondeo. Por ejemplo, el costo de mano de obra de la actividad “Efectuar ensayos sobre MP” resulta de multiplicar el total del elemento de costo en el período (US$ 900 mil), por el porcentaje que es consumido por esta actividad (10%). Etapa 4: Trazado de costos de Actividades a Productos Los responsables del departamento han determinado los siguientes factores como las medidas más adecuadas para asignar los costos de Actividades a Productos: Factor de trazado
Productos
Actividades
o asociación
Jarabe
Efectuar ensayos sobre materia prima
Litros
75,000
120,000
30,000
225,000
750
400
300
1,450
75,000
120,000
30,000
225,000
Analizar devoluciones de No. clientes devoluciones
30
20
20
70
Administrar personal del depto.
50
30
20
100
Efectuar ensayos sobre PI No. de lotes y PT Coordinar programa de calidad
Litros
Hs. MOD
Analgésico Vitaminas
Total
En función de las cantidades determinadas para cada factor de asociación en el período elegido para el análisis, se determinan los siguientes porcentajes de asignación de costo de cada Actividad a cada Producto: Factor de trazado
Productos
Actividades
o asociación
Jarabe Analgésico Vitaminas
Total
Efectuar ensayos sobre materia prima
Litros
33%
53%
13%
100%
Efectuar ensayos sobre PI y PT
No. de lotes
52%
28%
21%
100%
Coordinar programa de calidad
Litros
33%
53%
13%
100%
Analizar devoluciones de clientes
No. devoluciones
43%
29%
29%
100%
Administrar personal del depto.
Hs. hombre
50%
30%
20%
100%
Aplicando los porcentajes determinados, al costo de cada Actividad (determinado en la etapa anterior), se obtiene la contribución al costo de cada Producto, de cada una de las Actividades del departamento (en miles de US$): Productos Actividades
Costo
Jarabe
Analgésico Vitaminas
Total
Efectuar ensayos sobre materia prima
540
180
288
72
540
Efectuar ensayos sobre PI y PT
825
427
228
171
825
Coordinar programa de calidad
223
74
119
30
223
Analizar devoluciones de clientes
435
186
124
124
435
Administrar personal del depto.
178
89
53
36
178
Total
2,200
956
812
432
2,200
Otros objetivos de costos Canales de distribución, Tipo de clientes Hemos optado en este caso, por ejemplificar el trazado a Productos, pero la metodología es aplicable al caso de Canales de distribución, tipo de clientes, procesos de negocio, etc. El trazado a estas otras “visiones” de la empresa presenta, sin embargo, otras peculiaridades. Por ejemplo, las actividades que son fácilmente asignables a canales de distribución son las actividades de venta, relacionamiento con los distribuidores, entrega de productos, etc. Otras actividades que se ubican en un nivel anterior de la cadena de valor, no son fácilmente asignables a canales, ya que quienes las realizan no tienen como objetivo un canal en particular. Ello no limita de cualquier forma, la potencialidad del análisis de rentabilidad de los canales, dado que esas son precisamente las actividades que hacen la diferencia al momento de evaluar la conveniencia de uno u otro canal. Adicionalmente, existen empresas que trabajan a pedido, pudiendo identificar, como “output” de sus actividades de producción y venta, sus clientes, por lo que puede calcularse perfectamente la rentabilidad de los mismos.
Procesos de negocio El trazado de costos de Actividades a Procesos de negocio, puede reputarse como el más sencillo, si se definen adecuadamente las mismas. Una técnica recomendable para ello, es definir de antemano los procesos centrales y subprocesos que lleva a cabo la organización y luego definir las actividades de forma que “encajen“ en dichos procesos. Existirán actividades que serán trazadas en un 100% a un proceso, mientras que otras participarán en más de un proceso de negocio. A continuación presentamos un lista de posibles procesos y subprocesos de negocio: Marketing Planear marketing Ejecutar marketing Controlar marketing Atender al cliente Administrar relacionamiento con clientes Recibir y registrar los pedidos Programar la entrega de los pedidos Manejar el stock de productos terminados Entregar productos terminados Facturar y cobrar Brindar servicio postventa al cliente Diseñar, planear y fabricar productos Planear fabricaciones de productos intermedios y terminados Realizar logística de MP y materiales (incluye control de calidad) Formular y mantener productos y procesos productivos Fabricar el producto
Envasar y acondicionar Mantener la fábrica en buenas condiciones Controlar y corregir calidad de PI y PT Comprar Comprar materias primas y materiales importados Comprar materias primas y materiales en plaza Comprar otros artículos Administrar y controlar el negocio Contabilizar y conciliar Administrar las finanzas Generar información de gestión interna Planear y presupuestar Desarrollar, mantener y apoyar sistemas Administrar y capacitar el personal Realizar tareas de apoyo Gerenciar el negocio Cumplir con requerimientos externos
