1.- Auscultación de los aspectos generales descritos. La compañía Industrias X S.A es una industria farmacéutica de gran tamaño, cuenta con planta propia y bodegas en las ocho principales ciudades del país, para almacenaje y distribución del producto. Su domicilio principal se encuentra en la ciudad de Santafé de Bogotá, cuenta con tecnología Inglesa y Alemana para su producción y ocasionalmente, asistencia técnica técnica de estos países. Cuenta con gerente general para todas sus operaciones básicas (Producción, Ventas, Finanzas, Recursos Humanos Etc.); estos gerentes dependen de la presidencia de la compañía. No existe un organigrama formal pero las funciones, están segregadas. El departamento de Auditoría interna, depende del departamento de finanzas; y no del gerente general o presidente de la compañía. Las ventas se canalizan a través de agentes vendedores, y la publicidad publicidad la realizan por medio de revistas médicas. Existe una organización contable bien definida, que permite la captación de información requerida para presentar Estados Financieros necesarios a la empresa. Se producen estados financieros mensuales dentro, de los veinte días siguientes al mes que corresponden. Y estados financieros anuales en forma comparativa. Se elabora presupuesto anual y solo interviene interviene el departamento de finanzas, esporádicamente esporádicamente se consulta a los jefes de los departamentos. El crecimiento de la planta ha sido desordenado e improvisado, cuenta con un significativo número de obreros. La gran mayoría de la mano de obra no es calificada, y generalmente se le entrena dentro de la empresa, los trabajadores están sindicalizados.
Diagnóstico de problemas generales:
1. Inadecuada organización Específicos:
No existe un organigrama dentro de la compañía No tiene actualizado el directorio de proveedores. No existe una figura (Auditor interno) que se encargue de supervisar y controlar los procesos.
Efectos: La falta de auditor interno dentro de las organizaciones crea caos y errores desvirtuando el control. La falta de conocimiento del organigrama y programas que se deben desarrollar dentro del departamento ocasiona que inviertan el tiempo en labores extra para obtener los resultados que esperan.
Investigaciones adicionales: Inspeccionar el proceso de compras para determinar qué mecanismos de compras hay y proponer si es necesario métodos más adecuados para la realización de la operación.
Recomendaciones: Elaborar un organigrama operacional de la organización, y de acuerdo con el nivel de producción proyectado hacer una programación de compras. La empresa debe suscribirse a directorios industriales y comerciales de proveedores. Elaborar los manuales de funciones y procedimientos y comités de coordinación al interior de la compañía.
2. Falta de comunicación Específicos: Falta de coordinación y concertación en las decisiones tomadas por cada departamento. Existen conflictos de interés entre los departamentos de producción y compras originados por la falta de comunicación.
Efectos: Los problemas de comunicación crean confusión en el personal, pérdida de tiempo, y malestar en el personal por los llamados de atención injustificados.
No se están cumpliendo con los objetivos de la información financiera de ser oportuna y útil, lo que genera que la gerencia tenga que tomar decisiones a último minuto.
Investigaciones adicionales: Evaluar si la mano de obra es calificada y si su entrenamiento es el adecuado para las funciones que deben desempeñarse.
Recomendaciones: Que el departamento de producción se comprometa para enviar las requisiciones con suficiente tiempo de anticipación. Hacer comités con el fin de solucionar los problemas de comunicación.
3. Falta de planeación Específicos: No hay políticas ni procedimientos claros para la realización de las distintas operaciones de la empresa. La falta de programación adecuada de las compras lo que genera que las requisiciones sean hechas un 80% con urgencias. No hay stock mínimos ni máximos de inventarios de mercancías. No existen presupuestos ni cotizaciones dentro del proceso de compras.
Efectos: La eficiencia y eficacia del departamento de compras está siendo afectada negativamente. El gerente de ventas no puede establecer los ingresos y costos de ventas tanto estimados como específicos ni la variación entre ellos. El crecimiento de la empresa se ve afectado directamente por el desorden e improvisaciones del departamento de compras.
Investigaciones adicionales: Entrevistas con el personal como apoyo para la elaboración de planes y procedimientos.
Recomendaciones: Hacer una prueba física de los inventarios para determinar que hay realmente en existencias, y estudiar el consumo promedio de materia prima en producción con el fin de determinar el stock máximo y mínimo. Hacer una debida planeación financiera y presupuestos a largo plazo elaborando los debidos estados financieros.
