DESARROLLO DEL TALLER DE AUDITORIA OPERACIONAL CASO PRACTICO NUMERO 2 COMPRAS (ABASTECIMIENTOS)
PLANEAMIENTO: Usted como Auditor operacional va a llevar a cabo la revisión de la función de compras de la empresa “Industria X S.A.” cuyas características ya señaladas indican que se dedican a la manufactura de productos farmacéuticos y que la materia prima se adquiere en un 60 % en el país y el resto es importado de Inglaterra, Alemania y Estados Unidos. La función de compras Implica en esta empresa: Atención de las requisiciones requisiciones provenien provenientes tes de producción. producción. Programación de compras. Selección de los mejores proveedores y negociación de los mejores precios. Expedición de órdenes de compra. Supervisión de la recepción del material pedido conforme a las disposiciones contratadas. Actualización Actualización continúa continúa del directorio directorio de proveedore proveedores. s. En el desarrollo de su revisión usted observo; fundamentalmente los siguientes aspectos de interés: El 80 % de las requisiciones que llegan son urgentes. Existe una continua queja del Gerente de producción por falta de abastecimientos que continuamente interrumpe la producción. El Gerente de Compras señala que la culpa es de producción porque no le informan oportunamente sus requerimientos a causa de no tener programada la producción. En el examen del procedimiento de compras que se realizó haciendo pruebas selectivas de las compras hechas en todo el año, se observaron las siguientes fallas generales : COMPRAS LOCALES Compras en que no se hicieron cotizaciones por urgencia. 80 Compras en que se seleccionó a un proveedor que no era el 20 más barato por razones de urgencia. Compras en que no se cotizó a más de dos proveedores por 30
Desconocerse su existencia. Comprando adecuadamente. 70 Total examinado 200 En las importaciones no se observaron deficiencias.
Se pide: Definir los problemas. Señalar el defecto que tiene la operación. Indique que investigaciones adicionales haría. Señale las posibles recomendaciones.
SOLUCIÓN Diagnóstico de problemas generales: 1. Inadecuada organización Específicos: No existe un organigrama dentro de la compañía No tiene actualizado el directorio de proveedores. No existe una figura (Auditor interno) que se encargue de supervisar y controlar los procesos. Efectos: La falta de auditor interno dentro de las organizaciones crea caos y errores desvirtuando el control. La falta de conocimiento del organigrama y programas que se deben desarrollar dentro del departamento ocasiona que inviertan el tiempo en labores extra para obtener los resultados que esperan. Investigaciones adicionales:
Inspeccionar el proceso de compras para determinar qué mecanismos de compras hay y proponer si es necesario métodos más adecuados para la realización de la operación. Recomendaciones: Elaborar un organigrama operacional de la organización, y de acuerdo con el nivel de producción proyectado hacer una programación de compras. La empresa debe suscribirse a directorios industriales y comerciales de proveedores. Elaborar los manuales de funciones y procedimientos y comités de coordinación al interior de la compañía. 2. Falta de comunicación Específicos: Falta de coordinación y concertación en las decisiones tomadas por cada departamento. Existen conflictos de interés entre los departamentos de producción y compras originados por la falta de comunicación. Efectos: Los problemas de comunicación crean confusión en el personal, pérdida de tiempo, y malestar en el personal por los llamados de atención injustificados. No se están cumpliendo con los objetivos de la información financiera de ser oportuna y útil, lo que genera que la gerencia tenga que tomar decisiones a último minuto. Investigaciones adicionales: Evaluar si la mano de obra es calificada y si su entrenamiento es el adecuado para las funciones que deben desempeñarse. Recomendaciones: Que el departamento de producción se comprometa para enviar las requisiciones con suficiente tiempo de anticipación. Hacer comités con el fin de solucionar los problemas de comunicación. 3. Falta de planeación
Específicos: No hay políticas ni procedimientos claros para la realización de las distintas operaciones de la empresa. La falta de programación adecuada de las compras lo que genera que las requisiciones sean hechas un 80% con urgencias. No hay stock mínimos ni máximos de inventarios de mercancías. No existen presupuestos ni cotizaciones dentro del proceso de compras. Efectos: La eficiencia y eficacia del departamento de compras está siendo afectada negativamente. El gerente de ventas no puede establecer los ingresos y costos de ventas tanto estimados como específicos ni la variación entre ellos. El crecimiento de la empresa se ve afectado directamente por el desorden e improvisaciones del departamento de compras. Investigaciones adicionales: Entrevistas con el personal como apoyo para la elaboración de planes y procedimientos. Recomendaciones: Hacer una prueba física de los inventarios para determinar que hay realmente en existencias, y estudiar el consumo promedio de materia prima en producción con el fin de determinar el stock máximo y mínimo. Hacer una debida planeación financiera y presupuestos a largo plazo elaborando los debidos estados financieros.
