CA-AEPR-02 Procedimiento Para Embarque de Producto Terminado

ENVASES, EMPAQUES Y EMBALAJES INTERNACIONALES, S.A. DE C.V. PROCEDIMIENTO PARA EMBARQUE DE PRODUCTO TERMINADO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

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Procedimiento CA-AEPR-03

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CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN

PÁRRAFOS MODIFICADOS

OBSERVACIONES

VIGENCIA

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Nuevo

Mejora de procedimiento

Diciembre 2009

ELABORÓ Ing. Jorge Gutierrez Navarro Logística y almacén PT

REVISÓ C.P. Edgar Santander Arroyo Coordinación administrativa

J. Luis García Hernández Gestión de la Calidad

APROBÓ Agustín Riva Palacio S. Dirección General GC-GC-FO01-R00


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INDICE SECCIÓN

PÁG.

1.0

OBJETIVO...……………………………………………………………………………….........

3

2.0

ALCANCE…...………………………………………………………………….………………..

3

3.0

TÉRMINOS Y DEFINICIONES…...…………………………………………………………...

3

4.0

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD….……………………………………………………..

3

5.0

DESARROLLO..……………………………………………………….………………………..

5

5.1

Programa de embarques…………………..………...…………………………….................

5

5.2

Rastreo de unidades……………………………….………………...……………...……….

6

5.3

Rastreo de remisiones..………………………………..……………………………………....

6

5.4

Devoluciones de producto…………………………………………….………………………..

7

6.0

ANEXOS…………………………………………………………………………………………

7

7.0

REFERENCIAS.…………………………………………………………………………………

7

8.0

REGISTROS…………………………………………………………………………………….

7

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1.0


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OBJETIVO

Embarcar el producto en tiempo y forma en unidades de transporte para ser entregados al cliente final. 2.0

ALCANCE

Aplica para entregas de producto local y foráneo. 3.0

TÉRMINOS Y DEFINICIONES

3.1 3.2

Great Plains: sistema electrónico de Microsoft que auxilia en la administración y control de la empresa. EMMO: programa de pedidos pendientes y remisiones capturadas donde se baja el programa de embarques. Guía Maestra: nombre de la hoja de Excel en donde esta el concentrado total de los pedidos y de donde se extrae la información para elaborar el programa de embarques se abrevia GM.

3.3

4.0

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

4.1

Es responsabilidad del Coordinador de Almacén y Embarques

4.1.1 4.1.2

Cumplir con el presente procedimiento al 100% de acuerdo con los lineamientos descritos. Controlar este procedimiento de acuerdo con los lineamientos establecidos en el “procedimiento para control de documentos” GC-GCPR-02. Mantener actualizado el presente procedimiento de acuerdo a las actividades realizadas y a las necesidades de EEEISA. Elaborar el programa de embarques con base a los pedidos cargados en el sistema EMMO con un día de anticipación y enviarlo a su jefe directo a más tardar a las 17:30 de la tarde. Solicitar a Ventas que cargue los pedidos por los excedentes de producto en el sistema GP para se pueda filtrar a través del EMMO después de elaborar el programa de embarques. Enviar copia del programa de embarques a Recepcionista, Montacarguista, Acomodador de tapas, Jefe de Logística, Almacén de PT, Planeación, Coordinación Administrativa, Ventas y Gestión de la Calidad. Planear las unidades foráneas de acuerdo al volumen a embarcar, asegurándose que el aprovechamiento sea al 100% y reportar al Jefe de Área y Coordinación Administrativa a que capacidad se va cada unidad y las causas. Solicitar las unidades requeridas y verificar que cumplan con los requisitos de equipo de seguridad personal, seguridad del producto y buena presentación del personal. Informar al departamento de compras si no se cuenta con suficientes unidades para las entregas para que las solicite y desarrolle nuevos proveedores. Corroborar con el Jefe de área los días y horarios de entrega de los clientes. Tener siempre unidades disponibles formadas afuera de la fabrica para la entrega de mercancías locales. Rastrear unidades a primera hora del día y dar aviso al jefe inmediato, Ventas, Coordinación administrativa y a Planeación el estado de las mismas. Verificar que el producto se embarque adecuadamente. Verificar que las remisiones de los pedidos concuerden con el producto embarcado.

4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7

4.1.8 4.1.9 4.1.10 4.1.11 4.1.12 4.1.13 4.1.14

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4.1.15 Reportar diariamente al Jefe de Área, Planeación, Ventas, Coordinación Administrativa los productos embarcados; y lo que no se pudo embarcar describiendo las causas. 4.1.16 Supervisar las remisiones y guías de embarque que amparan los embarques (ventas de producto). 4.1.17 Mantener el catalogo de unidades vigentes tabuladas y medidas conforme a capacidad. 4.1.18 Enviar el reporte de embarques a su jefe inmediato cada vez que se embarque producto y al final del día. 4.1.18 Capacitar al personal a su cargo de acuerdo con las funciones asignadas. 4.1.20 Entregar el programa diariamente al montacarguista al inicio de cada turno. 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.3 4.3.1 4.3.2

Es responsabilidad de producción Entregar el producto terminado oportunamente al almacén de producto terminado para que este se pueda embarcar dentro del horario de recibo (máximo de las 18:00hrs.). Que todo el producto que ingrese al almacén este empaquetado, entarimado, flejado y etiquetado, en caso de restos deben ser sellados con cinta adhesiva. Que todo el producto ingrese de inmediato, conforme se vaya fabricando. Es responsabilidad del departamento de planeación Entregar el estatus de pendientes una vez que haya sido transmitido por la Dirección de General o Ventas, al departamento de embarques. Entregar el programa de ensamble a más tardar a las 09:00 hrs. al coordinador de almacén y al jefe de logística.

4.4 4.4.1

Es responsabilidad de Gestión de la Calidad Certificar que el producto terminado con más de 3 meses de estancia en el almacén está en buenas condiciones, de lo contrario se deberán tomar las acciones necesarias en coordinación con el Jefe de área y Coordinación administrativa.

4.5 4.5.1 4.5.2

Es responsabilidad del Remisionista Emitir las remisiones y guías de embarque que amparan las salidas del almacén por ventas de producto. Rastrear el tiempo de regreso de las remisiones para enviarlas a Crédito y cobranzas.

4.6 4.6.1 4.6.2

Es responsabilidad del Montacarguista Pasar por el programa de embarque al inicio de turno a la oficina del Coordinador de almacén. Preguntar al Coordinador del almacén que unidad se va a cargar primero para acercar el producto al andén. Antes de mover revisar que el empaque esté en buenas condiciones, en caso contrario avisarle al Coordinador de almacén. Tomar producto terminado de acuerdo a las primeras entradas; utilizar sistema PEPS (primeras entradasprimeras salidas. Acercar el producto a los andenes de carga de acuerdo con el programa de embarques y únicamente el que se va a embarcar. Una vez acercado el producto al andén desprender la boleta verde y anotar en el programa de embarques el numero de boleta, cantidad de bolsas y cantidad de envases.

4.6.3 4.6.4 4.6.5. 4.6.6

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4.6.8

Pasar la información de lo que se embarco al Remisionista para que se elabore la remisión correspondiente con el visto bueno del Coordinador de almacén y embarques. Al final del turno regresar el programa de embarques al coordinador con todas las anotaciones y boletas.

5.0

DESARROLLO

5.1

Programa de embarques

5.1.1

El proceso inicia cuando Ventas carga los pedidos que ingresan para fabricación en el sistema GP; el Coordinador de almacén y embarques diariamente debe entrar al sistema EMMO y seleccionar los pedidos que estén en tiempo de entrega para el día siguiente para elaborar el “programa de embarques” formato CA-AEFO-01 (ver “instructivo para Elaboración de programa de embarques” AP-AEIN-02), se deberán clasificar por colores la disponibilidad de inventario: “verde-inventario disponible”, “rojo-inventario faltante”, además agregar una columna con el faltante de producto. Junto al programa anexar memorándum de ventas de devoluciones que van a recoger los transportistas junto con las entregas. Una vez armado el programa de embarques se deberá enviar a más tardar las 17:30 hrs. por correo electrónico al Jefe de área, Coordinación administrativa, Ventas, Planeación y Gestión de calidad. El jefe de área deberá revisar el programa para dar el visto bueno de las entregas enviando por correo las observaciones al Coordinador a más tardar a las 18:00 hrs., en caso de alguna modificación se reenviará nuevamente la información a todas las áreas. Posteriormente el Coordinador solicita las unidades acorde al programa de embarques tomando como base el catálogo de unidades (forma CA-AEFO-11) aprobadas para envío de producto terminado; dichas unidades tienen que estar al inicio de la jornada laboral del día siguiente. El ingreso de las unidades deberá ser de acuerdo al programa de embarque en los andenes correspondientes. En el caso de las unidades foráneas se deben programar mínimo con 48hrs. de anticipación. Al inicio de cada turno el Coordinador deberá entregar al recepcionista, acomodador de tapas, montacarguista y remisionista copia impresa del programa de embarques anexando las unidades que se llevarán cada pedido. El responsable de montacargas y el de tapas empiezan a preparar la carga en el andén correspondiente, y deberán corroborar que las cantidades y tipo de producto correspondan al programa de embarques, registrando las cantidades que están cargando en el programa de embarques. Posteriormente las cantidades deberán corroboradas por el Coordinador y el Remisionista y hasta ese momento se procede a subir el producto en la unidad correspondiente el cual es revisado por el operador de la unidad. Si las cantidades son las correctas el Remisionista debe proceder a elaborar la remisión (formato CAAEFO-12) correspondiente (ver “instructivo para Elaboración de remisiones” AP-AEIN-02) y registrarla en el “control de remisiones” formato CA-AEFO-09, posteriormente él mismo llama al operador para firmar de conformidad dicha remisión, de la misma manera se asegura que el acomodador de tapas, montacarguista y el Coordinador firmen de conformidad para proceder a liberar el envío de producto.

5.1.2

5.1.3

5.1.4 5.1.5

5.1.6

5.1.7

5.1.8

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5.2. Rastreo de unidades 5.2.1

5.2.2

5.2.3.

Para envíos locales el Coordinador deberá monitorear las unidades 2 horas después de haber sido liberadas, en caso de que el operador aun este en camino al lugar de entrega, informará a que tiempo aproximado está para que posteriormente el Coordinador se comunique nuevamente y así sucesivamente hasta que llegue la unidad al destino final. En el caso de entregas foráneas el Coordinador deberá monitorear las unidades cada 6 hrs., si la unidad fue liberada al anochecer se monitoreará a primera hora del día siguiente manteniendo el intervalo de seis horas; deberá estar enviando reportes al Jefe de área, Ventas, Planeación y Coordinación administrativa por medio de correo electrónico. El Coordinador deberá enviar una copia del “reporte de rastreo de unidades” formato CA-AEFO-02, por correo electrónico junto con el programa de embarques al Jefe de Área, Ventas y Coordinación Administrativa.

5.3. Rastreo de remisiones 5.3.1 5.3.2

5.3.3

5.3.4

A partir del siguiente día de la entrega del producto, el Remisionista debe llamar a la línea fletera correspondiente para la devolución de la remisión. Cuando llega la remisión, el Remisionista debe verificar que el documento no venga alterado, sin enmendaduras, sin tachaduras y que tenga el sello y firma del cliente de recibido, en caso contrario deberá reportarlo al Jefe de área para que este a su vez junto con Auditoria interna delimiten responsabilidades sobre algún faltante o sobrante del producto; delimitadas las responsabilidades el Jefe de área deberá hacer un memorándum para que se apliquen las políticas correspondientes (dicho memorándum debe tener el visto bueno de la Coordinación administrativa); si la remisión cumple con los criterios señalados deberá enviar la remisión original mediante “valija” a crédito y cobranzas, anexando el reporte de las remisiones enviadas. El Remisionista debe llevar un control de las remisiones pendientes (formato CA-AEFO-03) y entregadas (formato CA-AEFO-04), y enviar copia (diariamente antes de enviar la valija) por correo electrónico al Coordinador, Jefe de área, compras, crédito y cobranzas y Coordinación administrativa. El Coordinador revisará que el Remisionista lleve a cabo las actividades de seguimiento y control de las remisiones.

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5.4.

Devoluciones de producto

5.4.1

Si procede la devolución del producto Ventas deberá informar mediante un documento a Embarques para que programe la recolección del producto, si se requiere la reposición deberá solicitar por escrito a la Dirección General y una vez aprobado deberá enviar copia a la Gerencia de Calidad, Coordinación Administrativa y Planeación.

5.4.2

Al momento de ingresar cualquier producto de devolución, se deberán seguir las siguientes instrucciones:

INSTRUCCIONES 1

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7

Revisar las cantidades físicamente y las condiciones en que se recibe el producto. Avisar al recepcionista que hay una entrada de devolución e informarle el conteo realizado. Generar la entrada de almacén con lo recibido físicamente, el mismo día que se recibe (formato CA-AEFO-07); registrar cualquier observación. Enviar por valija original de la “entrada de almacén” al área de Crédito y cobranzas para que registre de inmediato la devolución en el sistema Great Plains GP Colocar el producto en la “zona de producto no conforme”. Elaborar “Nota de salida” formato CA-AEFO-08 y entregar copia al Gerente de Gestión de la calidad. Revisar y definir la situación del producto en un periodo no mayor de 48hrs; si después de las pruebas o revisión del producto no procede el reclamo del cliente, Calidad enviará un reporte la Dirección General, Ventas, Coordinación administrativa para tomar las acciones pertinentes. Una vez definida la situación del producto, realizar el movimiento correspondiente.

RESPONSABLE Coord./ Remisionista Remisionista Recepcionista Remisionista Montacarguista Recepcionista

Calidad Recepcionista

6.0 ANEXOS Sin anexos 7.0 REFERENCIAS Este procedimiento está elaborado para cumplir con los requisitos establecidos en:  

NMX-CC-9001-IMNC-2008 Sistemas de Gestión de la Calidad-Requisitos. GC-GCMN-01 Manual del Sistema de Gestión de la Calidad.

8.0 REGISTROS Los registros generados a partir de este procedimiento son los siguientes: CA-AEFO-01 CA-AEFO-02 CA-AEFO-03 CA-AEFO-04 CA-AEFO-07 CA-AEFO-08 CA-AEFO-09 CA-AEFO-11 CA-AEFO-12

Programa de embarques Reporte de rastreo de unidades Remisiones pendientes Reporte de remisiones enviadas Entrada de almacén Nota de salida Control de remisiones Catálogo de unidades Remisión

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