BAB II PEMBAHASAN
2.1 Mengorganisasikan Mengorganisasikan dan Menulis Pesan Bisnis
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan langkah strategis bagi pencapaian organisasi secara menyeluruh, terencana dengan baik agar mempermudah tujuan komunikasi.
Setelah memahami proses komposisi dan perencanaan, perencanaan, maka tahap
selanjutnya adalah pengorganisasian pesan bisnis. Berikut beberapa tahapan dalam mengorganisasikan dan menulis pesan bisnis : a. Mencari Data dan Menghasilkan Ide Proses pengumpulan informasi disebut sebagai riset (research). Riset perlu dilakukan sebelum mulai menulis karena informasi yang dikumpulkan membantu membentuk pesan. Menemukan data-data penting setelah sebuah pesan setengah selesai sering berarti akan mulai dari awal lagi dan mengorganisasikan ulang. b. Mengorganisasikan Data Pesan yang diorganisasikan dengan baik adalah dengan mengelompokkan poin-poin yang mirip, ide-ide mengikuti urutan yang membantu pembaca memahami hubungan dan menerima pandangan penulis. Dua teknik sederhana bisa mambantu dalam mengorganisasikan ide dengan membuat daftar dan bagan. Keuntungan menyusun sebuah bagan adalah dapat memberikan kita kesempatan untuk mengorganisasikan pemikiran kita sebelum kita macet dala memilih kata dan struktur kalimat. Format alfanumerikan yang lazim menggunakan angka romawi, huruf dan nomor untuk menunjukkan ide utama dan pendukung. c. Mengorganisasikan Ide kedalam Pola 1) Pola langsung untuk audience reseptif Penjelasan dan rincian sebaiknya mengikuti pembukaan, yang penting adalah bergerak ke ide utama secepat mungkin. Metode langsung ini mempunyai kelebihan yaitu menghemat waktu pembaca, menetapkan bingkai berpikir yang tepat dan mencegah frustasi pembaca. 2) Pola tidak langsung untuk audience yang tidak reseptif Pendekatan ini paling baik digunakan untuk jenis pesan good news, ide yang bersifat membujuk dan berita sensitive terutama yang dikirim dikiri m kepada atasan. Pola 3
tidak langsung memiliki kelebihan yaitu menghargai perasaan audience, mendorong penerimaan yang baik dan meminimalkan reaksi negative.
2.2 Hal-Hal Yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik
Beberapa hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik, yaitu : a. Bertele-tele Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan. b. Memasukkan Bahan-bahan yang Tidak Relevan Adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan-pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, disamping membuang buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan penting saja yang disampaikan kepada audiens. c. Menyajikan Ide-Ide Secara Tidak Logis Penyebab selanjutnya yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan kepada audiens. Hal tersebut menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit mengerti pesan- pesan yang disampaikan. d. Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercantum di dalam Pembahasan Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin -poin yang penting justru terlupakan dalam topik pembahasan. Karena fokus membahas hal-hal yang hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan. Keempat masalah tersebut sering terjadi dalam komunikasi bisnis. Oleh karena itu, hal-hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.
4
2.3 Pentingnya Pengorganisasian Pesan yang Baik
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut : 1. Subjek dan tujuan harus jelas. 2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan. 3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis. 4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-hal berikut ini : 1. Memahami pesan yang disampaikan Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, men yusun ide-ide secara logis dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan. 2. Membantu audiens menerima pesan Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiens dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut. 3. Menghemat waktu audiens Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
5
4. Mempermudah pekerjaan komunikator Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien. Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan menetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaan.
2.4 Pengorganisasian Pesan – Pesan Melalui Outline
Pengorganisasian pesan dapat dilakukan dengan membuat outline yang memuat hal-hal sebagai berikut : a. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-Ide Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dipecahkan. Jika materi yang disajikan lemah dan tidak memiliki suatu gaya yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi kabur. Semua kegiatan komunikasi, baik menelpon, membuat tiga paragraph surat, atau menulis 200 halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks materi yang disampaikan, semakin penting tahap pertama ini. Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Susunan suatu outline secara garis besar terdiri d ari tiga tahap, yaitu : 1) Mulai dengan ide pokok (main idea) akan membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. 2) Nyatakan poin-poin pendukung yang penting . 3) Ilustrasi dengan bukti-bukti. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, semakin baik outline yang dibuat. b. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Setelah mengelompokkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah menentukan urutanurutan terhadap ide-ide tersebut agar selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu :
6
1) Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendekatan deduktif, dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Pendekatan ini biasanya digunakan apabila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan. 2) Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru diikuti dengan ide pokok. Biasanya pendekatana ini digunakan saat reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan. Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selanjutnya adalah menentukan jenis pesan yang akan dibuat atau disampaikan. Secara garis besar jenis pesan yang dapat di sampaikan meliputi dibawah ini :
Direct Request Jenis atau tipe pesan bisnis yang paling sering digunakan adalah penyampaian yang langsung pada hal yang dituju. Pesan ini dapat berbebtuk surat dan memo. Contoh dari pesan permintaan langsung ini dat terlihat pada pembuatan surat pesanan, permintaan rutin, aduan atau klaim, permintaan kredit rutin dan lainlain.
Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan karyawan, konsumen, klien dan para pemegang saham. Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan. Oleh karena itu, ketika menulis suatu surat permintaan rutin, anda harus menjaga maksud/ tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan anda. Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang anda inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang anda sampaikan.
Pesan-pesan Bad News Pesan-pesan bad news merupakan pesan yang menginformasikan kabar buruk atau berita yang tidak menyenangkan, contohnya seperti penolakan surat lamaran, menolak kredit, melakukan perampingan karyawan, atau menurunkan
7
pangkat. Jika Anda membuat pesan bad news, cobalah untuk menempatkannya pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.
Pesan-pesan Persuasif Persuasif merupakan suatu usaha mengajak/mengubah sikap, kepercayaan, atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, pesan persuasif yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju. Contoh penyampaian pesan persuasif yaitu pada pesan dalam kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerjasama. Pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasannya. Pesan-pesan persuasif umumnya lebih lama, lebih rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat.
2.5 Revisi Pesan-Pesan Bisnis
Setelah tahap perencanaan, pengorganisasian, dan pembuatan (penulisan) pesan pesan bisnis langkah selanjutnya adalah melakukan koreksi, penyempurnaan atau perbaikan (revisi) terhadap pesan-pesan bisnis. Berikut adalah hal-hal yang berkaitan dengan revisi pesan-pesan bisnis : a. Keterampilan Merevisi Pesan Setelah naskah pertama selesai, kebanyakan orang menganggap pekerjaan menyusun pesan telah selesai dan mulai beralih ke pekerjaan lainnya. Hal yang sesungguhnya tidaklah demikian. Menyusun pesan bisnis memerlukan proses yang dilakukan dengan hati-hati. Draft pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang ( review) dan diperbaiki lagi, baik dari sudut isi amupun gaya bahasa yang digunakan, organisasi, serta format penulisannya. 1) Mengedit isi dan cara pengorganisasiannya Pada fase awal pengeditan, perlu perhatian secara seksama terutama pada pesan pesan awal dan akhir, karena pesan – pesan tersebut mempunyai pengruh besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, dan memberikan reaksi pada pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan. 8
2) Mengedit mekanik atau teknis penulisan Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis yang mencakup antara lain: - Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik. - Penggunaan kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang harus ditulis dengan huruf kapital). - Penulisan tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda seru). - Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah. - Perhatikan pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan-pesan bisnis yng telah disampaikan. 3) Mengedit format dan layout Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalah mengedit format atau layout secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik, audiens anda akan senang membacanya. b. Pemilihan kata yang tepat Pemilihan kata dalam penyampaian pesan-pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut: 1) Pilihlah kata yang sudah familiar Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis. 2) Pilihlah kata-kata yang singkat Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
9
3) Hindari kata-kata yang bermakna ganda Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis. c. Membuat Kalimat Yang Efektif Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata k erja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda. 1) Tiga jenis kalimat
Kalimat Sederhana Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.
Kalimat Majemuk Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
Kalimat kompleks Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
2) Cara mengembangkan paragraf Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:
Ilustrasi
10
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
Perbandingan (Persamaan & Perbedaan) Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.
Pembahasan Sebab-Akibat Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
Klasifikasi Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
Pembahasan Pemecahan Masalah Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
d. Menulis Ulang Pesan Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa “tidak ada yang disebut menulis yang ada hanya menulis ulang” Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan berikut: 1) Hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-benar memperbaikinya 2) Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu 3) Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan. Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap dan kuat. e. Memproduksi Pesan Setelah puas memproduksi pesan, organisasi, gaya, kemudahan dibaca, pilihan kata, pengembangan paragraf dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum selesai. Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis. Pada masa sekarang ini, sebagian besar dokukmen bisnis diproduksi menggunakan computer. Berbagai aplikasi bisa dipergunakan untuk membuat desain agar pesan lebih menarik. Misalnya Ms. Word, desktop publishing, photoshop, dan lain-lain. Desain pesan yang efektif akan memberi pedoman kepada pembaca dalam menyimak 11
seluruh isi dokumen. Desain yang menarik belum tentu efektif. Oleh karena itu, desain yang menarik dan efektif menjadi sasaran penting dalam memproduksi pesan. Agar desain pesan bisnis efektif, perlu diperhatikan hal-hal berikut seperti konsistensi, seimbang, terkendali, rincian.
12
BAB III KESIMPULAN
Berdasarkan penjelasan diatas, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Setelah memahami proses komposisi dan perencanaan, maka tahap selanjutnya adalah pengorganisasian pesan bisnis. Beberapa tahapan dalam mengorganisasikan dan menulis pesan bisnis adalah : a) Mencari Data dan Menghasilkan Ide, b) Mengorganisasikan Data dan c) Mengorganisasikan Ide kedalam Pola. 2. Beberapa hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik, yaitu : a. Bertele-tele, yakni pesan-pesan awal terlalu panjang sehingga pembaca lambat memahami maksud pesan b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan, yakni adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan-pesan yang disampaikan kepada audiens c. Menyajikan ide-ide secara tidak logis, yakni adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan kepada audiens d. Informasi penting kadang kala tidak tercantum di dalam pembahasan, yakni lebih banyaknya pembahasan mengenai informasi yang tidak relevan sehingga informasi yang lebih penting kadang terlupakan. 3. Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang baik penting, karna hal tersebut dapat membantu audiens dalam memahami pesan yang disampaikan dengan disajikannya informasi yang jelas dan benar, membantu audiens menerima pesan dengan diorganisasikannya pesan dengan baik dan mudah di baca, menghemat waktu audiens dengan menyampaikan ide-ide yang relevan sehingga mudah dan cepat dipahami serta mempermudah pekerjaan komunikator dengan terorganisirnya pesan-pesan bisnis maka akan mempercepat pekerjaan komunikator. 4. Pengorganisasian pesan dapat dilakukan dengan membuat outline yang memuat hal-hal sebagai berikut : a. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-Ide Semakin panjang dan kompleks materi yang disampaikan, semakin penting tahap pertama ini. Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. b. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional 13
Setelah mengelompokkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah menentukan urutanurutan terhadap ide-ide tersebut agar selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu pendekatan langsung dan pendekatan tidak langsung. 5. Setelah tahap perencanaan, pengorganisasian, dan pembuatan (penulisan) pesan-pesan bisnis langkah selanjutnya adalah melakukan koreksi, penyempurnaan atau perbaikan (revisi) terhadap pesan-pesan bisnis.
14
DAFTAR PUSTAKA
Marhadi. 2012. Komunikasi dalam Dunia Bisnis. Pekanbaru : Alaf Riau. Pratminingsih, Sri Astuti. 2006. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta : Graha Ilmu. https://reviindah.wordpress.com/2015/05/16/vii-pengorganisasian-dan-revisi-pesan-pesan bisnis/
15
