CUESTIONARIO DE ARCHIVONOM ARCHIVONOMIA IA 1. ¿Conque nombre se designa el trabajo de ofcina, en las instituciones modernas ? R=”sistema nervioso” 2. ¿Qué objeto tiene el trabajo de la ofcina? R=rincialmente el registro de la in!ormaci"n #. ¿$e que naturale%a son las labores de la ofcina? R=actividades rimordiales rimordiales , !undamentales o rimarias & las reresentadas or la administraci"n '. ¿Qué clase de medidas uede tomar la direcci"n, cuando cuenta con la in!ormaci"n necesaria? (numera algunas. R=incrementar la roducci"n, reducir costos, estimular al ersonal ,adquirir las materias rimas, desac)ar los edidos , etc * +. ¿(n donde sern manejados ordenadamente los m-ltiles documentos que se elaboran en una ofcina? R=en los arc)ivos . ¿Qué !unciones tiene la documentaci"n de los arc)ivos? R=en su asecto in!ormativo tiene una m-ltile !unci"n / )ist"rica, anal0tica, revisora & suervisora 1. Que similitud eiste entre el 3arc)ivo” & la 3memoria”? R=el arc)ivo es a las instituciones, lo que la memoria a la inteligencia )umana 4. ¿Qué elementos requiere el ordenado manejo de los documentos? R=requieren la resencia de ersonal técnicamente rearado en distintos grados , ara resolver acertadamente los comlicados e ignorados roblemas de la administraci"n de los arc)ivos 5. ¿Qué fnalidades ersigue la ense6an%a de la arc)ivonomia? R=la adquisici"n de los conocimientos sobre ella misma & la uni!ormi%aci"n de los sistemas & métodos que deben introducirse & ejecutarse en los arc)ivos
78. ¿$e que se ocua la arc)ivonomia?
R=se ocua de la administraci"n de los arc)ivos, que comrenden la laneaci"n, la organi%aci"n, la integraci"n, la ejecuci"n & el control de los mismos 77. ¿Qué signifca cada uno de los siguientes asectos que comrende la administraci"n de los arc)ivos? R=a9 laneaci"n/ la constitu&en las metas o fnalidades, los lanes & normas generales. b9organi%aci"n/ es reresentada or los rogramas de trabajo & los rocedimientos de ejecuci"n ara la conei"n & coordinaci"n sistemtica & met"dica de los elementos que constitu&en los arc)ivos ara satis!acer sus fnes efcientemente c9integraci"n / one en arm"nica cooeraci"n a aquellos elementos reresentados or los !actores materiales & )umanos ara su mejor arovec)amiento d9control/ es un instrumento de medici"n & correcci"n de lo laneado, de lo organi%ado, de las tareas & su ejecuci"n. 72. ¿C"mo se )a !ormado el termino arc)ivonomia? R=es un neologismo !ormado con la alabra arc)ivo & la alabra 3no me” que signifca regla 7#.Que signifcado tienen los siguientes terminos ? R=:9 :rc)ivar/ ;a accion de guardar ordenadamente los documentos, de acuerdo con los rocedimientos que se6alan los sistemas & los métodos. <9 :rc)ivista/ (l que tiene a su cargo un arc)ivo o que como, técnico en la materia, trabaja en los arc)ivos . C9 :rc)ivero/ ueble arc)ivador seccional destinado a contener los documentos. 7'. Que es un arc)ivo central? R=>on unidades de servicio que, concentrando toda la documentaci"n de una instituci"n, atiende alos re!eridos servicios ara todo & cada uno de las distintas deendencias 7+.Cuales son las caracter0sticas del arc)ivo local? R=son contrarios a los anteriores el servicio se locali%a en cada deendencia de la instituci"n & , or consecuencia , se !orman tantos
eedientes, como intervenciones )agan aquellas en la tramitaci"n de un asunto o negocio.
7. Cul es el arc)ivo que contiene toda clase de documentos? R=arc)ivo generales 71.Cual es el que contiene documentos de u na misma esecie o similares? R=;os arc)ivos arciales 74.Cuales son las divisiones de los arc)ivos or su destino? R=:rc)ivos -blicos, rivados & secretos 75.Que es un arc)ivo directo? R=son los que no requieren catlogos en la locali%aci"n & consulta de eedientes. 28. Que es un arc)ivo indirecto? R/ Contrario a los anteriores, & requieren del auilio & recisi"n de los catlogos ara la locali%aci"n & consulta de eedientes. 27. Cual es la divisi"n de los arc)ivos or el método emleado or su manejo? R/ directos e indirectos 22.Como se denomina a un arc)ivo cualitativo? R/son de gran calidad en su documentaci"n & or consecuencia requieren de la alicaci"n mima de las técnicas de arc)ivo. 2#. Como se denomina a un arc)ivo cuantitativo? R=son de gran volumen en su documentaci"n
2'.Como se divide el arc)ivo , atendiendo a los signos emleados ? R=numéricos & al!abéticos 2+.Cuales son los elementos con que se integran los arc)ivos? R=local, mobiliario & equio, documentaci"n & ersonal. 2.Cual es el mas imortante de los elementos que integran un arc)ivo & orque? R=;a documentaci"n/ orque son el objetivo rimordial de los arc)ivos
21.Cual es el rinciio que rige la seleccion de local ara un arc)ivo?
R= (l arc)ivista debe buscar la !uncionalidad del local a las necesidades roias de la ofcina & no la ofcina 24.Cuales son las caracter0sticas que debe reunir el local destinado a los arc)ivos con re!erencia a los siguientes untos/ :R(:/ rinciales enemigos de los documentos :9@RA(B:CA@B/ adecuada es )acia el sur & la mas inconveniente al norte <9A;DAB:CA@B/ la natural es la mejor , en el caso de emlear la artifcial ,esta debe de ser en cantidad sufciente sin reEejos , sin sombras & con buena di!usi"n de la lu% C9 (F(R:DR: G H(BA;:CA@B/ inEu&en grandemente en la conservaci"n de los documentos. $9 $(C@R:CA@B/ debe evitar que !avore%ca la acumulaci"n de (9 AB>:;:CCA@B(> :CC(>@RA:>/ los ruidos son un roblema en la ofcina de arc)ivo los rovocan, rincialmente, las mquinas & el crecimiento de las oblaciones #8. @
G (QDAF@> a9 :RCIAH(R@/ es un mueble seccional de uno a gavetas. ;a elecci"n deende de las necesidades requeridas or el manejo de la documentaci"n b9J:H(:/ tiene en la arte suerior i%quierda un orta marbete destinado a la colocaci"n de la inscrici"n, al!abética o numérica, en su interior el comresor que es una lmina m"vil que ermite dar la conveniente osici"n de inclinaci"n a los eedientes c9(>:B(/ es un mueble de estructura metlica esta comuesto de una serie de 3ies derec)os” & 3entre a6os”, est destinado a la colocaci"n de las cajas arc)ivadoras d9:RK((R@ / llamado también caja clasifcadora ara tarjetas de los catlogos #7.¿ Cul es el objeto rimordial de los arc)ivos?
R=los documentos #2.¿Cules son las grandes ramas en que se divide la documentaci"n? R=bibliogra!0a, biblioteconom0a, encicloedia, arc)iv0stica & museogra!0a ##.¿ C"mo se generan u originan los documentos? R=or una arte en lo que llamamos corresondencia & or otra en una multilicidad de documentos mu& diversos que se generan en las roias ofcinas #'.¿Cuales son los requisitos que debe reunir un arc)ivista? R=debe ser técnico en la materia, debe tener dominio comleto de lo re!erente a la clasifcaci"n, catalogaci"n, !ormaci"n de eedientes, manejo & control de documentos #+.¿Cules deben ser las rinciales cualidades de un arc)ivista? R=integridad, solvencia moral, reconocida )onrade% & discreci"n absoluta #.¿Cuales son las reglas de )igiene que deben observarse en los arc)ivos? R=los documentos muebles & locales deben de tener constante limie%a ara evitar el olvo & sus consecuencias ) a& que someterlos a eri"dicas !umigaciones & abolir la ractica viciosa de )umedecer con saliva los documentos.es obligatorio el uso de dedales de goma. #1.¿Que elementos se utili%an como a&uda ara la clasifcaci"n documentaria? R=las caretas, las gu0a rinciales & auiliares o subLgu0as, los marbetes & los jinetes #4.¿Que entiende usted or una careta? R=entra en la !ormaci"n del eediente, recoge en su interior los documentos que lo !orman #5.¿ Que son las gu0as? R=son de material mu& resistente 3cart"n”, en tama6os carta u ofcio, tienen en su borde suerior una esta6a o aéndice, las cuales en conjunto tienen la !unci"n de guiar en la distribuci"n ,
colocaci"n & locali%aci"n de los eedientes '8.¿ Cules son las gu0as ms generalmente usadas? R= las gu0as rinciales & auiliares '7.¿ Qué caracter0sticas tienen las gu0as? R=estn )ec)as de material resistente, tienen en su borde suerior una esta6a .eisten de uno ,dos o mas cortes & estn destinadas a contener la inscrici"n al!abética , numérica o combinadas '2.¿Qué tio de arc)ivo debe adotarse en la organi%aci"n centrali%ada? R=el ms conveniente en concordancia con la organi%aci"n general de la instituci"n, atendiendo su necesidades & requisitos '#.¿ Cual es la organi%aci"n ideal del arc)ivo? R=es la unidad centrali%ada de servicio ''.¿ Que ocurre en la ractica en cuanto a los tios de organi%aci"n? R=los tios de organi%aci"n suelen combinarse buscando siemre el mejor !uncionamiento '+. Como se !orma con los siguientes descritos el arc)ivo & que rocedimiento se siguen? R= Frocediendo de las artes al todo/ $e un documento a su conjunto, los eedientes de estos a la gaveta de la gaveta al arc)ivero & de los arc)iveros al arc)ivo. '. Que fnalidad tiene la ofcina llamada in!ormtica? R= :gruar las in!ormaciones del arc)ivo, comutadoras & microflm. '1. Que objeto tiene oner los documentos en condici"n dinmica? R= Fara que el arc)ivo reste el servicio de in!ormaci"n que tiene asignado dentro de las ofcinas.
'4. Que in!ormaci"n revela el anlisis de un documento? R= ;a eistencia de una serie de datos/ una numeraci"n un lugar una !ec)a dia, mes & a6o un nombre o nombres de ersonas !0sicas o morales, u otro dato imortante. '5. Que es lo que determina el sistema de arc)ivo adecuado? R= $escansa en el rinciio de ser adatable a la documentaci"n &
resonder a las tareas de la instituci"n. +8. Como se dividen los sistemas de arc)ivo atendiendo a la necesidad o no necesidad de registros ara la locali%aci"n de los documentos? R=>e dividen en dos gruos los que no requieren del emleo de catlogos, registros o 0ndices ar su locali%aci"n & consulta/ son los $AR(C@> el otro, lo constitu&en los que requieren necesariamente de aquellos catlogos, 0ndices o registros, ara su locali%aci"n & consulta/ son los AB$AR(C@>. •
¿CUALES SON LOS SISTEMAS QUE CORRESPONDEN A UNO OTRO GRUPO?
•
¿CUÁL ES EXPRESADA EN SU MAYOR SIMPLEZA, LA REGLA GENERAL DE ALFABETIZACIÓN? C!"#"$% %! &'("#)#&(* +&-%!$", $-(!+ &- ("% %' !-*% +% '(" /%*"!(" )0"#&(" -*('%" #! '&*(+(" %! '" ("!$"
•
¿QUE SE ENTIENDE PARA NUESTRAS FINALIDADES DE ARCHIVO COMO SISTEMA Y QUE COMO
•
M2TODO?
•
¿QUI2N IDEO EL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DECIMAL? M%'#' D%3%4
•
¿CUÁL ES LA TEOR5A DE LA CLASIFICACIÓN DECIMAL? C-/%"$ /*
&($%6*0(" 4 "&($%6*0(" 7% "% *6(!#8(! %! )*-( +% 9*', )*-9!+"% +##"#!%" 4 "+##"#!%" 7% +%/%!+%! !(" +% $*(" •
¿QUE ES LA CLASE, LA DIVISIÓN Y SUBDIVISIÓN?
•
¿CÓMO SE REPRESENTAN LOS ASUNTOS EN LA CLASIFICACIÓN DECIMAL, Y QUE SON ESTOS
•
CLASIFICADORES?
•
¿CÓMO SE LLAMA A LA DESCRIPCIÓN Y ESTUDIO DE LOS CATÁLOGOS? C($('6*()#(
•
¿CÓMO SE DENOMINA AL REGISTRO O LISTA ORDENADA CONFORME A UN SISTEMA, Y QUE CONTIENE LOS PRINCIPALES DATOS DOCUMENTARIOS QUE SIRVEN PARA RÁPIDA CONSULTA Y LOCALIZACIÓN DE LOS ASUNTOS DE UN ARCHIVO? C($9'6
•
¿QUE SIGNIFICA LA PALABRA CATALOGACIÓN? E" %' /*&%" +% +%"&*##* '" %'%-%!$ #!)*-($#" 7% /%*-#$%! #+%!$#)#&(* ! +&-%!$
•
¿QUE ASIENTOS DEBEN HACERSE EN LOS CATÁLOGOS? P*#!&#/('%" 4 S%&!+(*#"
•
¿CUALES SON LOS DOS GRANDES GRUPOS EN QUE SE DIVIDEN LOS CATÁLOGOS? G%!%*('%" 4 %"/%&#('%"
•
¿A QUE GRUPO PERTENECE 2L CATALOGO SISTEMÁTICO O METÓDICO Y 2L CATALOGO
•
DICCIONARIO? G%!%*('%" ¿COMO SE LLAMA EL REGISTRO POR EL CUAL SE DESCRIBE UN ASUNTO, DOCUMENTO, EXPEDIENTE, ETC. EN UN ANOTANDO SUS PRINCIPALES DATOS? A"#%!$
•
¿DE QUE SE HACE USO PARA LA DISTRIBUCIÓN DE LAS CEDULAS? P(*( '&('#8(* -%:* '" +&-%!$" %! &($9'6"
•
¿EL ORDENAMIENTO DE LAS C2DULAS DE CATALOGACIÓN SE BASA EN LAS LETRAS O EN LAS PALABRAS? L%$*("
•
¿CÓMO SE FORMA UN EXPEDIENTE? M%+#(!$% %' &!:!$ +% +&-%!$" 7% )*-(! ! "' ("!$
•
¿CÓMO SE DIVIDEN LOS EXPEDIENTES CUANDO SON VOLUMINOSOS? E! L%6(:"
•
¿CÓMO SE ORDENAN LOS EXPEDIENTES DENTRO DE LAS GAVETAS? M%+#(!$% -(*%$%" 60(" LA FUNCIÓN PRINCIPAL DE UN ARCHIVO ES; < T%!%* '( +&-%!$(&#=! /%*)%&$(-%!$% &'("#)#&(+( /(*( " &!"'$( %! %' --%!$ 7% "%( *%7%*#+(
•
>.@ POR LA FORMA EN QUE ESTÁN ORGANIZADOS LOS ARCHIVOS SE DIVIDEN EN; •
•
C%!$*('%" 4 L&('%"
>.@ POR EL M2TODO QUE SE EMPLEA PARA EL MANEO DE LOS ARCHIVOS, 2STOS SE DIVIDEN EN; < P'#&", P*#(+" 4 S%&*%$"
•
>.@ POR LA DOCUMENTACIÓN QUE CONTIENE LOS ARCHIVOS SE DIVIDEN E N; •
•
O)#&#('%", E"/%&#('%" 4 P(*$#&'(*%"
.@ UN DOCUMENTO ES; U! %"&*#$ &'("#)#&(+ 4 *%+(&$(+ /%*)%&$(-%!
%$ •
@ CUANDO SE ARCHIVAN DOCUMENTOS DE ACUERDO AL NOMBRE DE PERSONAS F5SICAS O MORALES, SE UTILIZA EL SISTEMA DE ARCHIVO; %< A')($#&
•
.@ PARA ARCHIVAR DOCUMENTOS DE ACUERDO A LA FECHA DE ORIGEN O TRÁMITE, EMPLEAMOS EL SISTEMA; < C*!'=6#&
•
@ CUANDO SE ARCHIVA EN BASE A LA NUMERACIÓN DECIMAL EMPLEAMOS EL SISTEMA; &< N-*#&
•
.@ DE ACUERDO AL LUGAR DE ORIGEN, SE ARCHIVA UTILIZANDO EL SISTEMA; &< G%6*9)#&
•
.@ EN EL SISTEMA CRONOLÓGICO DE ARCHIVO, EL ORDENAMIENTO DE LAS FECHAS ES EL SIGUIENTE; M%"@D0( A
•
@ UN CATÁLOGO ES; •
•
U! *%6#"$* +% $+" '" %/%+#%!$%" +%' (*&#
@ LOS CATÁLOGOS SE DIVIDEN EN; •
C($9'6" G%!%*('%" 4 C($9'6" E"/%&#('%"
•
UN ASIENTO CATALOGRÁFICO ES;
•
< C!:!$ +% +($" 7% ''%(! '(" &+'(" +% &($('6(&#=!
•
@ UN CONUNTO DE DOCUMENTOS QUE SE REFIEREN A UN MISMO ASUNTO Y QUE SE GUARDAN
•
CRONOLÓGICAMENTE EN UNA CARPETA ES UN; •
C(*/%$( &*!'=6#&(
CUANDO UN EXPEDIENTE ALCANZA UN GROSOR DE . CM., SE ACUMULA EN
•
OTRAS CARPETAS QUE VAN TRAMITANDO EL MISMO ASUNTO. ESTE CONUNTO DE CARPETAS SE DENOMINA •
L%6(:
LOS ARCHIVOS QUE CONTIENEN TODA LA INFORMACIÓN DE UNA EMPRESA EN UN SOLO •
DEPARTAMENTO SON; •
C%!$*('%"
•
LOS ARCHIVOS QUE CONTIENEN DOCUMENTOS QUE HAN CONCLUIDO SU TRAMITACIÓN SON; •
•
G%!%*('%"
LOS ARCHIVOS QUE PUEDEN SER CONSULTADOS JNICAMENTE POR FUNCIONARIOS O EMPLEADOS DE UNA INSTITUCIÓN SON LOS; •
•
E"/%&#('%"
LOS ARCHIVOS QUE SOLAMENTE PUEDEN CONSULTAR PERSONAS AUTORIZADAS SE DENOMINAN; P*#(+"
•
MENCIONA EL MOBILIARIO PRINCIPAL QUE SE UTILIZA EN UN ARCHIVO; A*&#%*
•
ANOTA CUÁLES SON LOS PRINCIPALES ENEMIGOS DE LOS ARCHIVOS; (l incendio & la )umedad de tal manera que garanti%an a los documentos de correr estos eligros & sus condiciones de instalaciones, construcci"n & situaci"n.
•
¿QU2 ES LA DOCUMENTACIÓN? (s la ciencia que estudia los documentos
