ANALISIS PENGENDALIAN INTERN ATAS PERSEDIAAN BARANG DAGANG PADA PT. SAMAS MUSI SEJAHTERA PALEMBANG
SKRIPSI
Untuk Memenuhi Sebagian Dari Syarat-Syarat Guna Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi
Diajukan Oleh : NAMA : FETRI WAHYUNI NPM : 11.12.11.0007.P
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS TRIDINANTI PALEMBANG 2013
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Secara umum, perusahaan dagang dapat didefinisikan sebagai organisasi yang melakukan kegiatan usaha dengan membeli barang dari pihak atau perusahaan lain kemudian menjualnya kembali kepada masyarakat. Setiap perusahaan pasti bertujuan untuk menghasilkan laba optimal agar dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya, memajukan, serta mengembangkan usahanya ketingkat ketingkat yang lebih l ebih tinggi. Salah satu unsur yang paling aktif dalam perusahaan dagang adalah persediaan. Tujuan akuntansi persediaan adalah untuk : 1. Menentukan laba rugi periodik ( income determination) yaitu melalui proses mempertemukan antara harga pokok barang dijual dengan hasil penjualan dalam suatu periode akuntansi. 2. Menentukan jumlah persediaan yang akan disajikan dalam neraca. Persediaan merupakan barang dagangan yang dibeli kemudian disimpan untuk dijual dalam operasi normal perusahaan sehingga perusahaan senantiasa memberikan perhatian yang besar dalam persediaan. Persediaan mempunyai arti yang sangat strategis bagi perusahaan baik perusahaan dagang maupun perusahaan industri. Modal yang tertanam dalam persediaan sering kali merupakan harta lancar yang paling besar dalam perusahaan, dan juga merupakan bagian yang paling besar dalam perusahaan. Penjualan akan menurun jika barang tidak tersedia dalam bentuk, jenis, mutu, dan jumlah yang diinginkan pelanggan. Prosedur pembelian yang tidak efisien atau upaya penjualan yang tidak memadai dapat membebani suatu perusahaan dengan persediaan yang berlebihan dan tidak terjual. Jadi, penting bagi perusahaan untuk mengendalikan persediaan secara cermat untuk membatasi biaya penyimpanan yang terlalu besar. Kerusakan, pemasukan yang tidak benar, lalai untuk mencatat permintaan, barang yang dikeluarkan tidak sesuai pesanan, dan semua kemungkinan lainnya
1
dapat
menyebabkan
catatan
persediaan
berbeda
dengan
persedian
yang
sebenarnya ada di gudang. Untuk itu, diperlukan pemeriksaan persediaan secara periodik atas catatan persediaan dengan perhitungan yang sebenarnya. Kebanyakan perusahaan melakukan perhitungan fisik setahun sekali. Namun ada juga yang melakukannya sebulan sekali dan sehari sekali. PT. Samas Musi Sejahtera adalah sebuah perusahaan swasta yang bergerak dibidang
distributor
bahan
bangunan.
Produk
bahan
bangunan
yang
didistribusikan oleh PT. Samas Musi Sejahtera dibagi atas beberapa divisi, diantaranya ada divisi produk closet, divisi produk cat, divisi produk karpet talang, divisi produk keramik, divisi produk selang, divisi produk sanitary dan valve, divisi produk kereta sorong, divisi produk zinc, divisi produk thiner dan divisi produk rooster. Karena cukup banyak jenis produk dan mobilitas keluar masuk barang sehingga dikhawatirkan akan terjadi kehilangan ataupun pencurian stock barang , mengingat kondisi gudang yang menjadi tempat keluar masuk karyawaan dan selalu terjadi selisih antara pencatatan dan fisik barang setiap kali opname, akibatnya diperlukan pengendalian intern persediaan yang baik agar tidak terjadi penyelewengan dalam menjalankan tugas. Mengingat bahwa pengendalian intern persediaan sangat penting bagi perusahaan dalam mencapai efisiensi dan efektivitas, maka penulis tertarik untuk mengangkat hal tersebut dalam sebuah karya tulis ilmiah dalam bentuk skripsi dengan judul “ Analisis Pengendalian Intern Atas Persediaan Barang Dagang Pada PT. Samas Musi Sejahtera Palembang” .
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian mengenai latar belakang yang telah dikemukakan sebelumnya, maka penulis mencoba untuk merumuskan masalah, dalam bentuk pertanyaan yaitu, bagaimana penerapan pengendalian intern atas persediaan barang dagang pada PT. Samas Musi Sejahtera Palembang ?
2
1.3. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah : 1. Untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai aplikasi dari pengendalian intern persediaan barang dagang yang diterapkan oleh PT. Samas Musi Sejahtera. 2. Untuk mengetahui apakah pengendalian intern persediaan barang dagang yang diterapkan sudah cukup efektif bagi perusahaan.
1.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah : 1. Manfaat Akademis a. Penelitian ini diharapkan akan memberikan manfaat teoritis yaitu memperkaya ilmu akuntansi khususnya mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi. b. Sebagai masukan empiris untuk pengembangan ilmu akuntansi khususnya kajian Sistem Informasi Akuntansi yang berkaitan dengan pengendalian intern. 2. Manfaat Praktis a. Bagi manajemen, hasil penelitian ini diharapkan memberikan sumbangan pemikiran untuk penilaian terhadap pengendalian intern atas persediaan barang dagang yang terjadi pada PT. Samas Musi Sejahtera Palembang. b. Bagi penulis, penelitian ini merupakan kesempatan untuk menerapkan teori-teori yang pernah diperoleh di bangku kuliah khususnya Sistem Informasi Akuntansi ke dalam praktek yang sesungguhnya. c. Bagi peneliti selanjutnya, semoga bisa bermanfaat dalam menambah wawasan untuk pengembangan penelitian lebih lanjut tentang sistem pengendalian intern atas persediaan barang dagang dalam suatu perusahaan.
3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Kajian Teoritis 2.1.1. Pengertian Persediaan
Pada setiap tingkat perusahaan, baik perusahan kecil, menengah, maupun perusahaan besar, persediaan sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan. Perusahaan harus dapat memperkirakan jumlah persediaan yang dimilikinya. Persediaan yang dimiliki oleh perusahaan tidak boleh terlalu banyak dan juga tidak boleh terlalu sedikit karena akan mempengaruhi biaya yang akan dikeluarkan untuk persediaan tersebut. Persediaan memiliki beberapa fungsi yang penting bagi perusahaan, yaitu : a) Agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan terjadi, b) Untuk menyeimbangkan produksi dengan distribusi, c) Untuk memperoleh keuntungan dari potongan kuantitas, karena membeli dalam jumlah yang banyak ada diskon, d) Untuk hedging dari inflasi dan perubahan harga, e) Untuk menghindari kekurangan persediaan yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan, mutu, dan ketidaktepatan pengiriman, f) Untuk menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan dalam proses. Biaya persediaan terdiri dari seluruh pengeluaran, baik yang langsung maupun yang tidak langsung, yang berhubungan dengan pembelian, persiapan, dan penempatan persediaan untuk dijual. Biaya persediaan bahan baku atau barang yang diperoleh untuk dijual kembali, biaya termasuk harga pembelian, pengiriman, penerimaan, penyimpanan dan seluruh biaya yang terjadi sampai barang siap untuk dijual. Masalah
penentuan
besarnya
persediaan
sangatlah
penting
bagi
perusahaan, karena persediaan memiliki efek langsung terhadap keuntungan perusahaan. Kesalahan dalam menentukan besarnya investasi (yang ditanamkan) dalam persediaan akan menekan keuntungan perusahaan.
4
2.1.2. Jenis-Jenis Persediaan
Jenis-jenis persediaan akan berbeda sesuai dengan bidang atau kegiatan normal usaha perusahaan tersebut. Berdasarkan bidang usaha perusahaan dapat terbentuk perusahaan industri ( manufacture), perusahaan dagang, ataupun perusahaan jasa. Untuk perusahaan industri maka jenis persediaan yang dimiliki adalah persediaan bahan baku ( raw material), barang dalam proses ( goods in process), persediaan barang jadi ( finished goods), serta bahan pembantu yang
akan digunakan dalam proses produksi. Dan perusahaan dagang maka persediaanya hanya satu yaitu barang dagang. Untuk dapat memahami perbedaan serta keberadaan dari tiap-tiap jenis persediaan tersebut maka dapat dilihat dari penggolongan persediaan secara garis besar yaitu : 1) Persediaan bahan baku ( raw material), merupakan barang-barang yang diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi. Beberapa bahan baku diperoleh dari sumber-sumber alam. Akan tetapi lebih sering bahan baku diperoleh dari perusahaan lain yang merupakan bahan baku dari perusahaan lain yang merupakan produk akhir pemasok bahan baku. Sebagai contoh kertas cetak merupakan bahan baku dari perusahaan percetakan. Meskipun istilah bahan baku dapat digunakan secara luas untuk mencukupi seluruh bahan baku yang digunakan dalam produksi, namun sebutan ini sering kali dibatasi untuk barang-barang yang secara fisik dimasukkan dalam produk yang dihasilkan. Istilah bahan penolong atau pembantu ( factory supplies) digunakan untuk menyebut bahan tambahan yaitu bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi tetapi tidak secara langsung dimasukan dalam produk. 2) Barang dalam proses ( goods in process), yang juga disebut pekerjaan dalam proses (work in process) terdiri dari bahan baku yang sebagian telah diproses dan perlu dikerjakan lebih lanjut sebelum dijual. 3) Barang Jadi ( finished goods), merupakan produk / barang yang telah selesai diproduksi dan menjadi persediaan perusahaan untuk dijual. Untuk persediaan barang setengah jadi atau barang jadi harus dipahami bahwa mungkin saja barang setengah jadi bagi suatu perusahaan merupakan
5
barang jadi bagi perusahaan lain karena proses produksi bagi perusahaan tersebut hanya sampai disitu. Namun dapat saja terjadi barang setengah jadi atau barang jadi bagi suatu perusahaan merupakan bahan baku bagi perusahaan lainnya. Jadi, untuk menentukan apakah persediaan tersebut merupakan bahan baku barang setengah jadi, ataupun barang jadi bagi perusahaan. Harus dilihat apakah persediaan tersebut sebagai input atau output dari perusahaan atau hasil dari bagian yang mana dari proses perusahaan tersebut. Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa persediaan barang dagang tidak berhubungan dengan tingkat penyelesaian seperti perusahaan industri, sebab persediaan barang dagang dapat berupa persediaan bahan baku, barang setengah jadi, ataupun barang jadi. Selain jenis-jenis persediaan yang telah dijelaskan di atas berdasarkan jenis, untuk perusahaan jasa persediaannya secara eksplisit sulit didefinisikan, namun persediaannya dapat diartikan sebagai besarnya biaya jasa yang meliputi upah dan biaya personalia lainnya yang secara langsung belum dikeluarkan dalam menangani pemberian jasa. 2.1.3. Sistem Pencatatan Persediaan
Metode pencatatan persediaan ada dua yaitu, metode perpetual dan metode periodik. Metode perpetual disebut juga metode buku, karena setiap jenis persediaan mempunyai kartu persediaan, sedangkan metode periodik disebut juga metode fisik. Dikatakan demikian karena pada akhir periode dihitung fisik barang untuk mengetahui persediaan akhir yang nantinya akan dibuat jurnal penyesuaian. 2.1.4. Pengertian Pengendalian Intern
Pengendalian intern harus dilaksanakan seefektif mungkin dalam suatu perusahaan untuk mencegah dan menghindari terjadinya kesalahan, kecurangan, dan penyelewengan. Di perusahaan kecil, pengendalian masih dapat dilakukan langsung oleh pimpinan perusahaan. Namun semakin besar perusahaan, dimana ruang gerak dan tugas-tugas yang harus dilakukan semakin kompleks, menyebabkan pimpinan perusahaan tidak mungkin lagi melakukan pengendalian
6
secara langsung. maka dibutuhkan suatu pengendalian intern yang dapat memberikan keyakinan kepada pimpinan bahwa tujuan perusahaan telah t ercapai. Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern tersebut dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu : a. Pengendalian intern akuntansi ( Internal accounting control) b. Pengendalian intern administrasi ( Internal administrative control) Pengendalian intern akuntansi, yang merupakan bagian dari sistem pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditor yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. Pengendalian intern administrasi meliputi struktur organisasi, metode, ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. 2.1.5. Unsur-unsur Pengendalian Intern
Menurut “AICPA ( American Institute Of Certified Public Accountants) dalam SAS (Statement on Auditing Standars) No.78 yang terdapat dalam Standar Profesi Akuntan Publik menyatakan bahwa komponen pengendalian internal terdiri dari : a. Lingkungan pengendalian, b. Penilaian risiko, c. Informasi dan komunikasi, d. Aktivitas pengendalian, e. Pemantauan (monitoring)”.
7
2.2. Penelitian Relevan
Skripsi ini mengacu pada penelitian terdahulu yang ditulis mengenai analisis aktivitas pengendalian intern dan perencanaan dan pengawasan persediaan bahan baku. Tabel 2.1 Hasil Penelitian Judul
Hasil Penelitian
Persamaan
Perbedaan
Analisis Aktivitas Pengendalian Intern Pada PT. Cemara Cahaya Cemerlang (Santy : 2005)
(a) PT. Cemara Cahaya Cemerlang memiliki struktur organisasi garis lurus, (b) prosedur pengambilan barang gudang sudah cukup efektif, (c) sistem otorisasi telah dilakukan oleh masing-masing kepala bagian, namun pada prosedur pengeluaran barang tidak memiliki otorisasi bagian gudang, (d) persediaan dicatat dengan metode perpetual dan melakukan program inventory control sehingga semua bagian dapat mengetahui informasi tentang persediaan, (e) perusahaan ini telah menggunakan formulir bernomor urut cetak pada setiap transaksi, (f) tidak ada internal cek pada prosedur penerimaan dan pengeluaran barang, (g) karyawan yang bekerja di perusahaan ini telah ditempatkan sesuai dengan keahlian masing-masing.
Sama-sama membahas pengendalian intern
Peneliti terdahulu membahas mengenai pengendalian intern terhadap seluruh aktiviats perusahaan, sedangkan penulis membahas pengendalian intern atas persediaan barang dagang
Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Bahan Baku Pada PT. Serasi Jaya Tebing Tinggi Deli (Indrayani: 2005)
Perencanaan persediaan pada PT. Serasi Jaya Tebing Tinggi belum efektif karena tidak adanya anggaran pembelian, pemakaian bahan baku. Sementara pengawasan atas persediaan sudah efektif karena PT. Serasi Jaya Tebing telah melakukan pengawasan fisik, pengawasan akuntansi dan jumlah bahan baku yang dibutuhkan.
Sama-sama membahas persediaan
Peneliti terdahulu membahas mengenai perencanaan dan pengawasan persediaan bahan baku, sedangkan penulis membahas pengendalian intern atas persediaan barang dagang.
Peranan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan Dalam Menunjang Efektivitas Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan Pada Toserba Yogya (Dian Radiani : 2004)
Pengendalian internal pada Toserba Yogya telah berperan dalam meningkatkan efektivitas pengelolaan persediaan barang dagang. Kesimpulan ini juga didukung dari pengujian yang diperoleh 83,3% untuk kuesioner variabel independen (peranan pengendalian internal persediaan barang dagang) dan 78,75% untuk kuesioner variabel dependen (efektivitas pengelolaan persediaan barang dagangan) yang artinya bahwa pengendalian internal persediaan barang dagangan berperan dalam menunjang efektivitas pengelolaan persediaan barang dagangan.
Sama-sama membahas persediaan dagang
Peneliti terdahulu membahas mengenai peranan pengendalian internal persediaan barang dagangan dalam menunjang efektivitas pengelolaan persediaan barang dagangan, sedangkan penulis membahas pengendalian intern atas persediaan barang dagang.
8
barang
2.3. Kerangka Berpikir
Persediaan adalah salah satu aktiva penting yang dimiliki perusahaan. Karena persediaan merupakan suatu aktiva maka harus dilakukan pengendalian intern yang baik untuk menjaga persediaan tersebut dari hal-hal yang buruk yang mungkin terjadi. Oleh karena itu, tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis pengendalian intern yang dilakukan guna mendapatkan gambaran yang jelas mengenai pengendalian intern persediaan barang dagangan yang diterapkan.
Gambar 2.1 Karangka Berpikir
PT. SAMAS MUSI SEJAHTERA
PERSEDIAAN BARANG DAGANG
PENGENDALIAN INTERN ANALISIS EFEKTIF / TIDAK EFEKTIF Menurut “AICPA ( American Institute Of Certified Public Accountants) dalam SAS (Statement on Auditing Standars) No. 78 yang terdapat dalam buku Hall Singleton (2007 : 28) menyatakan bahwa komponen pengendalian internal terdiri dari: a.Lingkungan pengendalian, b. Penilaian risiko, c.Informasi dan komunikasi, d. Aktivitas pengendalian , e.Pemantauan (monitoring)”.
9
Komponen pengendalian intern menurut AICPA ini merupakan variabel yang akan digunakan oleh penulis untuk meneliti mengenai sistem pengendalian intern. Selanjutnya, konsep tersebut akan dikombinasikan dengan persediaan barang dagangan pada PT. Samas Musi Sejahtera untuk dianalisis yang pada akhirnya dapat diketahui apakah pengendalian intern pada PT. Samas Musi Sejahtera sudah cukup efektif atau tidak.
10
BAB III METODE PENELITIAN
3.1. Waktu dan Tempat Penelitian
Penelitian dan penulisan ini dilaksanakan dari bulan Mei 2013 sampai dengan selesai. Adapun objek penelitian ini dilakukan pada PT. Samas Musi Sejahtera Palembang yang beralamat Jl. Perintis Kemerdekaan No.189H Kelurahan Lawang Kidul Kecamatan Ilir Timur II, Palembang.
3.2. Sumber dan Teknik Pengumpulan Data
Menurut “Sugiyono (2006 : 129) bila dilihat dari sumber datanya, maka pengumpulan data dapat menggunakan sumber primer dan sumber sekunder, yaitu: a) Sumber data Primer (Primary data) Adalah sumber data yang langsung memberikan data kepada pengumpul data, sehingga diperoleh gambaran yang jelas mengenai perusahaan tersebut. Adapun data tersebut penulis kumpulkan dengan cara sebagai berikut : 1. Observasi Yaitu dengan melakukan pengamatan langsung ke objek penelitian dengan cara mencatat secara sistematis data dan informasi yang dibutuhkan. 2. Interview Yaitu cara pengumpulan data dengan mengadakan wawancara dengan pimpinan atau perusahaan yang dapat memberikan informasi dan data yang dibutuhkan dalam penelitian ini. 3. Dokumentasi Yaitu mengumpulkan data-data tertulis berupa catatan-catatan, laporan-laporan dan dokumen-dokumen yang relevan.
11
b) Sumber data sekunder ( secondary data) Adalah sumber data yang tidak langsung memberikan data kepada pengumpul data, misalnya lewat orang lain atau dokumen. Dalam penelitian ini sumber data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder.
3.3. Populasi, Sampel dan Sampling 3.3.1. Populasi
Pengertian populasi menurut “Edizal (2006 : 57) adalah satu obyek/subjek yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang diterapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya”. Dalam penelitian ini populasinya adalah sistem pengendalian intern atas persediaan barang dagang pada PT. Samas Musi Sejahtera Palembang sejak berdiri hingga tahun 2013. 3.3.2. Sampel
Pengertian sampel menurut “Edizal (2006 : 58) sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang di miliki oleh populasi tersebut”. Adapun penelitian ini sampelnya adalah sistem pengendalian intern atas persediaan barang dagang pada PT. Samas Musi Sejahtera Palembang tahun 2013. 3.3.3. Sampling
Pengertian sampling menurut “Edizal (2006 : 59) sampling adalah teknik pengambilan sampel”. Metode penarikan sampel yang digunakan adalah metode penarikan systematic, yaitu penulis menganalisis pengendalian intern atas persediaan barang dagang secara sistematis. 3.4. Rancangan Penelitian
Rancangan penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif, yaitu metode analisis dengan menggunakan kalimat yang logis, untuk memberikan gambaran yang mendalam dan menyeluruh terhadap masalah yang diteliti.
12
3.5. Variabel dan Definisi Operasional
Variabel dalam penelitian ini adalah pengendalian intern atas persediaan barang dagang yang dilakukan oleh PT. Samas Musi Sejahtera Palembang. Sedangkan definisi operasional adalah konsep secara teoritis yang digunakan oleh peneliti untuk menggambarkan variabel yang diteliti. Adapun definisi operasional dalam penelitian ini adalah : Tabel 3.1 Operasional variabel No.
Variabel
1.
Persediaan
2.
Pengendalian Intern
Definisi
Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam satu periode usaha yang normal, termasuk barang dalam pengerjaan / proses produksi menunggu masa penggunaannya pada proses produksi. (Prasetyo : 2006) Pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. (Mulyadi : 2008)
Indikator
-
Persediaan barang dagang Jenis-jenis persediaan Sistem pencatatan
- Lingkungan pengendalian - Penilaian risiko - Informasi dan komunikasi - Aktivitas pengendalian - Pemantauan (monitoring)
3.6. Instrumen Penelitian
Instrumen dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan dokumendokumen serta buku catatan yang diambil dari data-data yang diperoleh pada PT. Samas Musi Sejahtera, baik berupa tanya jawab maupun dari dokumentasi tempat penelitian.
3.7. Teknik Analisis
Teknik analisis adalah suatu teknik yang digunakan sebagai alat bantu bagi peneliti untuk mengambil suatu keputusan atas sejumlah data penelitian yang
13
telah terkumpul. Menurut “Husien Umar (2003:65), menyatakan bahwa untuk menafsirkan dan menganalisis data dapat digunakan dua metode analisis, yaitu : 1) Analisis Kualitatif Adalah suatu metode yang menganalisis data yang bukan berupa angka-angka atau data yang berbentuk penjelasan yang tidak dapat dinyatakan dalam bentuk angka-angka. 2) Analisis Kuantitatif Adalah analisis yang dilakukan terhadap data dalam bentuk angka untuk menerapkan suatu penjelasan dari angka-angka tersebut. Untuk menganalisis data dalam penelitian ini, penulis menggunakan teknik analisis deskriptif kualitatif, yaitu dengan cara menganalisis variabel-variabel yang relevan pada objek yang diteliti dengan data yang diperoleh dari PT. Samas Musi Sejahtera Palembang.
14
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1. Hasil Penelitian 4.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Samas
Musi Sejahtera, yang berkedudukan di jalan Perintis
Kemerdekaan No.189H Palembang, didirikan pada tanggal 8 Mei 2011. PT. Samas Musi Sejahtera terdiri dari bagian Keuangan dan Administrasi, bagian Logistik, dan bagian Marketing. PT. Samas Musi Sejahtera mempunyai kantor pusat di Medan yang dihimpun oleh grup perusahaan yang memiliki empat kantor cabang, termasuk didalamnya PT. Samas Musi Sejahtera. PT. Samas Musi Sejahtera adalah perusahaan swasta yang bergerak di bidang distributor bahan-bahan bangunan. Produk bahan bangunan yang di distribusikan oleh PT. Samas Musi Sejahtera dibagi atas beberapa divisi, yaitu : a) Divisi Produk Closet b) Divisi Produk Cat c) Divisi Produk Karpet Talang d) Divisi Produk Keramik e) Divisi Produk Selang f) Divisi Produk Sanitary dan Valve g) Divisi Produk Kereta Sorong h) Divisi Produk Zinc i) Divisi Produk Thiner j) Divisi Produk Rooster
4.1.2. Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas
Struktur organisasi PT. Samas Musi Sejahtera didasarkan pada fungsifungsi yang telah ada, yang terdiri dari tiga bagian besar, yaitu bagian Keuangan, bagian Administrasi, bagian Logistik dan bagian Marketing. Wewenang dan tanggung jawab berjalan dari pimpinan tertinggi sampai karyawan, menurut garis lurus vertikal.
15
Berdasarkan tingkatnya dalam organisasi, manajemen dapat dibedakan atas tiga tingkatan, yaitu manajer lini pertama, menengah dan puncak. Manajer tingkat pertama hanya membawahi pekerja operasional dan tidak membawahi manajer lainnya. Manajer menengah bertanggung jawab terutama dalam mengarahkan kegiatan pelaksanaan kebijakan organisasi menyelarasi tuntutan atasan dengan kecakapan bawahan. Manajer puncak bertanggung jawab atas keseluruhan manajer organisasi. Ia menetapkan kebijakan operasional serta bimbingan organisasi dengan lingkungannya. Adapun struktur organisasi yang terdapat pada perusahaan ini adalah bentuk organisasi garis/ line. Hal ini dapat dilihat dari garis wewenang yang menghubungkan atasan dengan bawahan. Tipe organisasi ini menggambarkan adanya tanggung jawab langsung terhadap atasan seperti garis. Adapun uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian pada bagan organisasi PT. Samas Musi Sejahtera Palembang adalah sebagai berikut : a. Tingkat Manajemen Puncak Manajer puncak yang ada pada PT. Samas Musi Sejahtera adalah branch manager atau kepala cabang yang mempunyai tugas-tugas sebagai berikut :
Mengepalai seluruh bagian yang ada dicabang tersebut,
Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan perusahaan ( sales), logistik, dan keuangan,
Mempertanggung jawabkan seluruh kegiatan cabang ke pusat.
b. Tingkat Manajemen Menengah Manajer menengah di PT. Samas Musi Sejahtera bertanggung jawab atas suatu fungsi yang ada diperusahaan, seperti fungsi marketing, fungsi logistik, dan fungsi keuangan dan administrasi, yang akan diuraikan sebagai berikut : 1) Sales Supervisior (SS) Sales supervisior mengepalai sales department , yang bertanggung jawab
atas sales target . Sales supervisior berhubungan dengan beberapa bagian, seperti Office Sales and Sales Adminitration (OSSA) dan Salesman.
16
2) Kepala Bagian Logistik (Kabag Logistik) Kepala Bagian Logistik (Kabag Logistik) bertanggung jawab atas persediaan barang dagangan, pengeluaran barang dagangan ke langganan, dan mempunyai RSL ( Recommended Stock List ) yang ditetapkan oleh pusat. 3) Kepala Keuangan dan Administrasi (Kabag K & A) Kepala K & A bertanggung jawab atas segala yang berhubungan dengan keuangan perusahaan dan administrasi financial. c. Tingkat Manajemen Lini Pertama Manajemen lini pertama bertanggung jawab atas pekerjaan sub bagian yang ada di PT. Samas Musi Sejahtera, yaitu : 1) Bagian Office Sales and Sales Adminitration (OSSA) Fungsi bagian OSSA adalah sebagai tenaga penjual, dimana mereka harus aktif menawarkan kepada langganan atau calon langganan yang datang langsung ke kantor atau melalui telepon. Kegiatan ini juga disebut Office Sales.
2) Salesman Salesman adalah orang yang bertanggung jawab untuk menguasai wilayah
produk langganan. Namun jika dilihat dari cara kerjanya, cara belajar, dan cara bertindaknya maka ia lebih pantas disebut Manajer Rayon, karena ada beberapa alasan berikut ini : •
Mereka harus bekerja atas dasar fungsi-fungsi manajemen, yaitu planning, organizing, actuating, dan controlling.
•
Mereka harus menguasai wilayah, produk dan langganan
3) Koordinasi Akuntansi Koordinasi akuntansi bertanggung jawab melaksanakan pengawasan dan otorisasi untuk mengidentifikasi, menganalisa, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi
perusahaan
dan
jawaban atas aktiva yang besar.
17
menyelenggarakan
pertanggung
4) Kasir Kasir adalah bagian yang melaksanakan penerimaan, pencatatan dan penyetoran uang kas ke bank. Selain itu juga menyelenggarakan kas kecil untuk biaya-biaya kecil yang timbul di perusahaan. 5) Komputer Keuangan dan Akuntansi, Komputer Logistik, dan Komputer OSSA Adalah bagian yang secara khusus menangani sistem komputer perusahaan dengan menggunakan PDE (Pengolahan Data Elektronik), sesuai dengan fungsinya masing-masing. 4.2. Pembahasan 4.2.1. Jenis-Jenis Persediaan Barang Dagang
Persediaan yang dimiliki oleh PT. Samas Musi Sejahtera termasuk jenis persediaan barang dagang yang dibeli untuk dijual kembali. Produk bahan bangunan yang di distribusikan oleh PT. Samas Musi Sejahtera dibagi atas beberapa divisi yaitu: a) Divisi Produk Closet Jongkok Sun b) Divisi Produk Cat c) Divisi Produk Karpet Talang d) Divisi Produk Keramik e) Divisi Produk Selang Benang Junahose f) Divisi Produk Sanitary dan Valve YUTA g) Divisi Produk Kereta Sorong h) Divisi Produk Zinc Zico & Sigma i) Divisi Produk Thiner F7
4.2.2. Unsur-Unsur Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan a. Lingkungan Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan
Pengendalian intern PT. Samas Musi Sejahtera terhadap persediaan barang dagangan dapat dijelaskan berdasarkan faktor-faktor yang menyusun lingkungan pengawasan dibawah ini :
18
1. Falsafah dan Gaya manajemen Operasi 2. Struktur Organisasi 3. Komite Audit 4. Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab 5. Metode Pengendalian Manajemen 6. Fungsi Audit Intern 7. Praktek dan Kebijakan Karyawan 8. Pengaruh Ekstern b. Penilaian Resiko Persediaan Barang Dagangan c. Informasi dan Komunikasi Persediaan Barang Dagangan d. Aktivitas Pengendalian Persediaan Barang Dagangan e. Pemantauan Persediaan Barang Dagangan 4.2.3. Prosedur Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan
Prosedur untuk penjualan tunai, penjualan kredit dan perhitungan fisik persediaan barang dagangan pada PT. Samas Musi Sejahtera dapat dijelaskan dibawah ini : a. Penjualan Tunai b. Penjualan Kredit c. Perhitungan Fisik Persediaan Barang Dagangan
4.3. Analisis 4.3.1. Analisis Unsur-unsur Pengendalian Intern Persediaan a.
Lingkungan Pengendalian Persediaan Barang Dagangan Manajemen
PT.
Samas
Musi
Sejahtera
menganggap
bahwa
lingkungan pengendalian atas pengendalian atas persediaan barang dagangan itu penting. Lingkungan pengendalian persediaan barang dagangan pada PT. Samas Musi Sejahtera akan di analisa dan di evaluasi berdasarkan faktor-faktor yang menyusun lingkungan pengendalian dari perusahaan.
19
1. Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi 2. Struktur Organisasi 3. Komite Audit 4. Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab 5. Metode Pengendalian Manajemen 6. Fungsi Audit Intern 7. Praktek dan Kebijakan Karyawan 8. Pengaruh Ekstern b.
Penilaian Resiko
c.
Informasi dan Komunikasi
d.
Aktivitas Pengendalian
e.
Pemantauan
20
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Penulisan terakhir pada bab V skripsi ini menyajikan tentang kesimpulan yang dibuat serta memberikan berbagai saran kepada perusahaan sehubungan dengan masalah yang dibahas dimaksudkan agar berguna bagi perusahaan dalam pengambilan keputusan. 5.1. Kesimpulan
1. Lingkungan pengendalian yang meliputi struktur organisasi PT. Samas Musi Sejahtera berbentuk fungsional, yang terdiri atas fungsi pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi, dan fungsi logistik. Pembagian tugastugas ke dalam setiap bagian didasarkan fungsi-fungsi utama yang dilaksanakan perusahaan. Namun hal ini belum mencerminkan adanya prinsip pemisahan fungsi yang baik, yaitu pemisahan fungsi operasi, fungsi pencatatan, dan fungsi penyimpanan. PT. Samas Musi Sejahtera belum memiliki fungsi audit internal control, yaitu bagian khusus yang secara independen melakukan pemeriksaan dan penilaian terhadap pelaksanaan prosedur dan pencatatan yang ada dalam perusahaan. Selama ini peranan fungsi tersebut telah dirangkap oleh kepala Bagian Keuangan dan Administrasi, yang pada dasarnya bertentangan dengan prinsip pengendalian intern yang baik. 2. Penilaian resiko yang dilakukan oleh perusahaan atas persediaan barang dagangan belum cukup memadai. Hal ini terlihat dari gudang yang masih menjadi area tempat keluar masuk karyawan menuju kantor dan belum tersedianya tabung gas pemadam kebakaran. Meskipun perusahaan telah melakukan stock opname secara rutin setiap bulannya, tetapi hal tersebut belumlah cukup untuk meminimalisir resiko yang mungkin terjadi. 3. Pelaksanaan informasi dan komunikasi atas persediaan barang dagangan secara umum masih memadai untuk mendukung pengendalian intern. Fungsi-fungsi yang terlibat, prosedur-prosedur, dokumen dan catatan yang
21
diperlukan dibentuk dan dikoordinasikan sedemikian rupa agar informasi persediaan barang dagangan wajar dapat dihasilkan dan dikomunikasikan setiap hari. 4. Aktivitas pengendalian yang dilakukan terhadap pelaksanaan transaksi penerimaan dan pengeluaran barang dagangan juga masih memadai. Perusahaan telah melaksanakan pemisahan tugas yang jelas pada fungsifungsi terkait. Setiap transaksi dan aktivitas perusahaan juga telah diotorisasi oleh pegawai yang berwenang, tetapi dokumen-dokumen yang digunakan dalam setiap transaksi tersebut belum semuanya mempunyai nomor urut tercetak sehingga masih kurang memadai dalam menciptakan aktivitas pengendalian terhadap persediaan barang dagangan. Pengawasan fisik atas persediaan dan catatan, serta pengecekan independen atas pelaksanaan kinerja perusahaan juga telah memadai karena adanya kejelasan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab. 5. Aktivitas pemantauan terhadap pengendalian intern persediaan barang dagangan telah dilaksanakan oleh bagian logistik melalui kegiatan stock opname secara periodik setiap bulannya. Hasil pemantauan yang dilakukan oleh bagian logistik ini dilaporkan kepada pimpinan cabang untuk dievaluasi kembali dan di follow up untuk lebih menciptakan pengendalian intern yang memadai dalam perusahaan.
5.2. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis berusaha memberikan saran kepada PT. Samas Musi Sejahtera yang mungkin bermanfaat dalam mengatasi kelemahan yang terdapat dalam sistem pengendalian intern atas persediaan barang dagang. Adapun saran-saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut : 1. Aktivitas lingkungan pengendalian yang meliputi pemisahan fungsi operasi, pencatatan, dan penyimpanan kas sebaiknya dilakukan dengan memadai, dimana kasir hanya berfungsi sebagai penyimpan kas perusahaan dan tidak boleh memiliki akses ke sistem komputer untuk
22
melakukan pencatatan terhadap penjualan barang dagangan. Untuk menciptakan pengendalian intern yang memadai terhadap persediaan perusahaan secara keseluruhan sebaiknya perusahaan membentuk bagian auditor internal agar dapat menyelidiki dan menilai efektivitas pelaksanaan unsur-unsur pengendalian intern persediaan yang telah ditetapkan oleh manajemen. 2. Kebijakan perusahaan dalam menentukan resiko persediaan barang dagangan telah memadai dan harus semakin ditingkatkan dengan lebih tanggap terhadap perubahan teknologi dan informasi. Hal ini dilakukan untuk menjaga kredibilitas PT. Samas Musi Sejahtera yang harus berpacu dengan tingkat persaingan yang semakin ketat di era globalisasi ini. 3. Pelaksanaan informasi dan komunikasi atas persediaan barang dagangan telah memadai dan semakin ditingkatkan dengan lebih mengefektifkan pengkoordinasian
fungsi-fungsi
yang
terkait,
prosedur-prosedur,
dokumen-dokumen, dan catatan yang diperlukan dalam semua transaksi persediaan barang dagangan. Disamping itu, perusahaan juga perlu meningkatkan keefektifan penggunaan jaringan komputer sebagai sarana pengolahan data elektronik perusahaan agar lebih akurat dan tepat waktu dalam mengkomunikasikan informasi yang wajar mengenai persediaan barang dagangan. 4. Aktivitas pengendalian terhadap persediaan barang dagangan yang meliputi pemisahan tugas yang jelas pada setiap fungsi terkait dan diotorisasi yang pantas atas setiap transaksi dan aktivitas agar dipertahankan karena sangat berpengaruh terhadap pengecekan secara independen atas pelaksanaan kinerja perusahaan. Namun perusahaan sebaiknya membuat dokumen-dokumen yang bernomor urut tercetak agar dapat menghindari resiko penggunaan formulir secara tidak bertanggung jawab oleh karyawan dan menghindari kemungkinan adanya kesilapan dalam pencatatan transaksi, sehingga mendukung terciptanya pengendalian intern yang lebih baik lagi dimasa yang akan datang.
23
5. Aktivitas pemantauan terhadap pengendalian persediaan barang dagangan yang dilaksanakan oleh Kabag Logistik melalui opname secara periodik adalah sudah cukup memadai, namun sebaiknya ditingkatkan lagi dengan membentuk fungsi internal auditor agar lebih efektif dalam memantau pelaksanaan pengendalian intern persediaan barang dagangan PT. Samas Musi Sejahtera.
24
DAFTAR PUSTAKA
Arens, Alvin., dan James K. Loebbecke, 2000, Auditing An Integrated Approach, Eight, Prentice-Hall International : Inc New York. Bodnar, George H., dan William S. Hopwood, 2003, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedelapan, PT. Indeks Kelompok, Gramedia : Jakarta. Boyton, William C., dan Walker G. Kell, 2002, Modern Auditing, Edisi Ketujuh, Erlangga : Jakarta. Daft L. Richard, 2007, Manajemen, Edisi Keenam, Salemba Empat : Jakarta. Fakultas Ekonomi, 2010, Pedoman Penulisan Skripsi dan Laporan Akhir, Cetakan Pertama : Fakultas Ekonomi UTP Palembang. Hall, James A., 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiga, Salemba Empat : Jakarta. Hansen, Don R dan Marynne M. Mowen, 2001, Akuntansi Manajemen, Edisi Tujuh, Salemba Empat : Jakarta. Ikatan Akuntansi Indonesia, 2002, Standar Akuntansi Keuangan, Salemba Empat : Jakarta. Ikatan Akuntansi Indonesia, 2001, Standar Profesi Akuntan Publik, Salemba Empat : Jakarta. Indrayani, 2005, Perencanaan dan Pengawasan Bahan Baku Pada PT. Serasi Jaya Tebing Tinggi , Universitas Sumatera Utara Fakultas Ekonomi : Medan. Mulyadi, 2008, Sistem Akuntansi , Edisi Ketiga, Cetakan Keempat, Salemba Empat : Jakarta. Prasetyo, Hari dan Nugroho, Munajat Tri dan Pujiati, Asti, 2006, “Pengembangan Model Persediaan Dengan Mempertimbangkan Waktu Kadaluarsa dan Faktor Unit Diskon”, Jurnal Ilmiah Teknik Industri, Volume 4 No.3, Universitas Muhammadiyah : Surakarta. Santy, 2005, Analisis Aktivitas Pengendalian Intern Pada PT. Cemara Cahaya Gemilang , Universita Sumatera Utara Fakultas Ekonomi : Medan. Singleton, Hall, 2007, Information Technology Auditing and Assurance , Edisi Kedua, Salemba Empat : Jakarta. Stice dan Skousen, 2009, Akuntansi Intermediate , Edisi Keenam Belas, Buku 1, Salemba Empat : Jakarta. Sugiyono, 2006, Statistika Untuk Penelitian , Cetakan Sembilan, CV. Alfabeta : Bandung.
25
