P DOMAN ORGANISASI BIDA G SUMBER DAYA INSANI NOMOR : 47/PDM/SDI/RSI-SA/VII/2013
Tindakan
Nama
Jabatan
Disiapkan
Hj. Miftachul Izah, SE, M. Kes
Manajer SDI
25 Juni 2013
Diperiksa Diperiksa
H. Azhar Azhar Zainuri, SE, MM
Direktur Umum
28 Juni 2013
Disetujui
Dr. H. Masyhudi M, M. Kes
Direktur Utama
1 Juli 2013
1
Tandatang n
Tanggal
SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR RS ISLAM SULTAN AGUNG SEMARANG NOMOR : 341.b /KPTS/RSI-SA/VII/2013 /KPTS/RSI-SA/VII/2013 TENTANG PEDOMAN ORGANISASI BIDANG SUMBER DAYA INSANI RUMAH SAKIT ISLAM SULTAN AGUNG
MENIMBANG
:
1. Bahwa Sumber
Daya Insani (SDI) merupakan instrumen penting
dalam menjalankan roda organisasi (Rumah Sakit) untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan organisasi.
2. Bahwa Pengelolaan
Sumber Daya
Insani
ditujukan
untuk
meningkatkan kontribusi produktif SDI pada organisasi dengan cara yang bertanggung jawab dari sisi strategic, etik dan sosial.
3. Bahwa agar pengelolaan Sumber
Daya Insani dapat dilaksanakan
secara efektif dan efisien maka perlu disusun Pedoman Organisasi Bidang Sumber Daya Insani Rumah Sakit Islam Sultan Agung yang
ditetapkan dengan Surat Keputusan Direktur. MENGINGAT
:
1. Undang-undang No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit 2. Surat
Keputusan
Menteri
Kesehatan
RI
Nomor
:
HK.07.06/III/2371/2009 tentang Ijin Penyelenggaraan Rumah Sakit Islam Sultan Agung 3. Surat Keputusan Pengurus Badan Yayasan Badan Wakaf Sultan Agung Nomor 68/SK/YBWSA/V/2013 tentang Pengesahan Struktur Organisasi Rumah Sakit Islam Sulta n Agung. 4. Surat Keputusan Pengurus Yayasan Badan Wakaf Sultan Agung Nomor: 090/SK/YBWSA/XII/2009 tentang Pengangkatan Direksi Rumah Sakit Islam Sultan Agung Masa Bakti 2009-2013
2
MEMUTUSKAN
MENETAPKAN
:
PERTAMA
:
Memberlakukan Pedoman Nomor : 47/PDM/SDI/RSI -SA/VII/2013 tentang Organisasi Bidang Sumber Daya Insani Ruma Sultan
KEDUA
:
Sakit Islam
gung sebagaimana terlampir dalam keputusan ini.
Pedom n ini berlaku sejak tanggal diterbitkan dan dila ukan evaluasi setiap t hunnya
KETIGA
:
Apabila
hasil
erbaikan,
evaluasi mensyaratkan
maka
akan
dilakukan
adanya pe rubahan dan
perubahan
d n
sebagai ana mestinya
Ditetapkan di : Semarang Pada tanggal : 22 Sya’ban 1434 01 J u l i 2013 RUMAH SAKIT ISLAM SULTAN AGUN SEMARANG
Dr. H. MASYHUDI. AM, M.Kes Direktur Utama
TEMBUSAN Yth : 1. Manajer Bidang Bidang Sum ber Daya Insani 2. Kepala Bagian Personalia 3. Kepala Bidang Pengembang n SDI 4. Kepala Bagian Sekretariat 5. Arsip
3
perbaikan
Bab. I PENDAHULUAN 1.1.
Latar Belakang
Sumber Daya Insani (SDI) merupakan instrumen penting dalam menjalankan roda organisasi (Rumah Sakit) untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan organisasi. Pengelolaan Sumber Daya Insani ditujukan untuk meningkatkan kontribusi produktif SDI pada organisasi dengan cara yang bertanggung jawab dari sisi strategic, etik dan social ( Jusmaliani : Pengelolaan Sumber Daya Insani). Kegiatan utama bidang SDI yaitu pengadaan ( rekrutmen, seleksi, dan penempatan), pemeliharaan ( pemberian motivasi, remunerasi, pelatihan dan pengembangan ) serta separasi (pemutusan hubungan kerja). Implementasi kegiatan bidang SDI didasarkan pada Peraturan Perusahaan yang telah disahkan oleh Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi serta regulasi pemerintah lainnya yang mengatur tentang ketenagakerjaan dengan mempertimbangkan kemampuan rumah sakit. Agar pengelolaan Sumber Daya Insani RSI Sultan Agung dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien maka disusunlah Pedoman Organisasi Bidang Sumber Daya Insani yang dapat menjadi panduan dalam melaksanakan tata kelola SDI di RSI Sultan Agung. 1.2.
Tujuan Tujuan dari penyusunan Pedoman Organisasi Bidang Sumber Daya Insani : a. Adanya kejelasan alur proses tata kelola Sumber Daya Insani RSI Sultan Agung b. Menjadi pedoman dalam penyelenggaraan tata kelola SDI
1.3.
Ruang Lingkup Organisasi Ruang lingkup pengelolaan SDI RSI Sultan Agung meliputi : a. Pengadaaan SDI Pengadaan SDI merupakan program pencarian tenaga yang diawali dengan proses perencanaan kebutuhan tenaga dari masing-masing unit pelayanan atau bagian dengan mengacu pada perhitungan pola ketenagaan. Proses pengadaan atau rekrut tenaga dilaksanakan setidaknya 2 (dua) kali dalam satu tahun anggaran melalui mekanisme rekrut internal maupun rekrut eksternal. Proses pengadaan atau rekrut tenaga berdasarkan Peraturan Perusahaan yang telah disahkan oleh Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi ( SK Disnakertrans No. KEP.560/582/2012) dan kebijakan rumah sakit. Tahapan kegiatan rekrut SDI untuk karyawan tidak tetap meliputi pengumuman kebutuhan tenaga,penerimaan lamaran, seleksi administrasi, kompetensi dan agama. Sedangkan untuk rekrut karyawan tetap meliputi pengumuman kebutuhan, penerimaan lamaran, seleksi administrasi, kompetensi dan agama, seleksi psikologi, wawancara Direksi dan tes kesehatan. Karyawan tidak tetap maupun tetap yang telah diterima akan menikuti kegiatan orientasi umum dan khusus dilanjutkan dengan penempatan tenaga di unit kerja yang membutuhkan. Untuk karyawan medis, perawat dan penunjang medis akan dilaksanakan kegiatan kredensialing sebelum penempatan.
4
b. Pemeliharaan SDI Kegiatan pemeliharaan (retensi) SDI adalah upaya untuk menjaga agar Sumber Daya Insani di RSI Sultan Agung dapat bekerja secara nyaman, aman dan produktif. Kegiatan ini meliputi pemberian gaji , tunjangan, insentif dan bonus serta penghargaan lainnya yang ditujukan untuk meningkatkan kapasitas SDI menjadi SDI yang handal, loyal dan berdedikasi tinggi terhadap profesi dan organisasi. Pemeliharaan SDI juga dilaksanakan melalui pemberian medical checkup/vaksinasi/imunisasi rutin untuk unit yang membutuhkan pemeriksaan berkala untuk menjamin mutu kerja pada unit yang bersangkutan dan menjamin karyawan dalam kondisi sehat ketika bekerja. Program pemeliharaan karyawan termasuk di dalamnya kepesertaan karyawan ke dalam program penjaminan kecelakaan kerja (Jamsostek) dan pemeliharaan kesehatan melalui Takessa yayasan. c.
Pengembangan SDI Pengembangan SDI adalah program untuk mengembangkan kemampuan dan keahlian (hard skill dan soft skill ) termasuk upaya-upaya untuk peningkatan keimanan dan ketakwaan SDI sebagai bagian penting dalam mewujudkan misi selamat menyelamatkan (fisik, psikis dan spiritual). Kegiatan pengembangan dilaksanakan melalui : - kegiatan pelatihan (inhouse/ekshouse training) dan studi lanjut melalui jalur pendidikan formal. - Program pengembangan SDI juga di tujukan untuk perencanaan jenjang karir baik karir jabatan structural maupun fungsional. - Mutasi, Promosi dan Demosi •
•
•
•
Mutasi : merupakan alih tugas dari satu jabatan ke jabatan lain meliputi promosi, rotasi dan demosi. Promosi : merupakan alih tugas dari satu Jabatan ke Jabatan lain yang memiliki persyaratan Kebutuhan Kompetensi Jabatan dan persyaratan Level Kompetensi lebih tinggi. Rotasi : merupakan alih tugas dari satu Jabatan ke Jabatan lain yang memiliki persyaratan Kebutuhan Kompetensi Jabatan dan Level Kompetensi yang sama, termasuk alih tugas yang menempatkan Pegawai pada Jenjang Jabatan yang lebih rendah karena keterbatasan formasi jabatan dan atau karena kebutuhan organisasi yang tidak menyebabkan pegawai mengalami penurunan pangkat dan golongan Demosi : merupakan alih tugas dari satu Jabatan ke Jabatan lain yang memiliki persyaratan Kebutuhan Kompetensi Jabatan dan persyaratan Level Kompetensi yang lebih rendah, tetapi tidak menyebabkan pegawai mengalami penurunan pangkat dan golongan.
d. Separasi Merupakan kegiatan pengakhiran atau pemutusan hubungan kerja baik karena berakhirnya masa tugas atau karena sebab lain sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam Peraturan Perusahaan.
5
Bab II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT
Rumah Sakit Islam Sultan Agung (RSI-SA) adalah rumah sakit milik Yayasan Badan Wakaf Sultan Agung Semarang. RSI-SA merupakan Rumah Sakit kelas B ( SK No. Hk. 03.05/I/513/2011 ) dan telah ditetapkan sebagai Rumah Sakit Pendidikan Utama bagi Fakultas Kedokteran Unissula dengan SK penetapan No. HK.03.05/III/1299/11. RSI-SA berlokasi di Jalan Raya Kaligawe Km. 4 Semarang. Dalam penyelanggaraan pelayanan RSISA memberikan pelayanan : 1. Layanan Rawat Jalan 2. Layanan Rawat Inap terdiri VIP, kelas I, II dan III 3. Layanan Penunjang Medis ( Laboratorium, Radiologi, Rehabilitasi Medik, Instalasi Farmasi, Instalasi Gizi) 4. Rumah Sakit Islam Sultan Agung juga memiliki l ayanan unggulan : a. Semarang Eye Center adalah pusat layanan mata dengan fasilitas peralatan yang lengkap dan pelayanan “one stop service”. b. Lasik Center Lasik Center merupakan pengembangan pelayanan Semarang Eye Center dengan pelayanan utama adalah pelayanan bidang refraksi mata. c. Urologi Center Urologi Center adalah pusat layanan bidang ginjal dan saluran kemih. Dilengkapi dengan alat ESWL dan TUNA, urologi center memberikan pelayanan komprehensif bagi penderita ginjal dan saluran kemih.
6
Bab. III
3.1. VISI Menjadi Rumah Sakit Islam Terkemuka dalam pelayanan kesehatan, pendidikan dan pembangunan peradaban Islam”. 3.2. MISI
-
Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang selamat menyelamatkan dijiwai Semangat Mencintai Allah Menyayangi Sesama, Menyelenggarakan pelayanan pendidikan dalam rangka membangun generasi khaira ummah Membangun peradaban Islam menuju masyarakat sehat sejahtera yang dirahmati Allah
3.3. VALUE - Integritas - Profesional - Kasih Sayang - Kerja Sama - Inovatif
3.4. MOTTO Mencintai Allah Menyayangi Sesama 3.5. MEANING STATEMENT Berkhitmat Menyelamatkan Kehidupan Manusia
7
� � � � � � � � � � � � � � � � � � �
� & � � � � � � � � � � � � � �
� � � � � � � � � � � � � � �
t a r m o u t k m e r U i D
� � � � � � � � � � � � � �
I S A S I N A G V R I . b O a R B U T K U R T S
� � � � � � � � 3 � 1 � 0 � 2 � / � � � � / � � � � � � � � � � � � / � � � � / 8 � 6 � . � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ) � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
� � � � �
. � � � � � � � � � � � � � � � & � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
� � � � � � � � � � � � �
� � � � � � & � � � � � �
� � � � � � � � � � � � �
� � � � � � � � � �
� � � � � � � � � � � � � � � � � � �
� � � � � � � � � � �
� � � � � � � � � � � � � � �
� � � � � � � � �
� & � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
n n a g a i n g a a u B e K
� � � � � � � � � � � � � � �
� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
� � � � � � � � � � � � � � � � �
� & � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
� � � � � � � � � � � � � � �
� � � � � � � � � � � � � � �
� � � � � � � � � � � � � � � � �
� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � & � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � 3 � � � � � � � � � � � � � . . . . . . . . . 1 2 3 4 5 6 7 8 9
� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � . . � � 1 2
� � � � � � � � � � � � � �
& � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
� � �
� � � � � � � � � � � � � � � � � � & � �
� � � � � � � � � � � � � � �
� � � � � � � � � � � � � � �
8
� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
� � � � � � � � � � � �
� & � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
� � �
� � � � � � � � �
� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � . � . . . . 0 � 6 7 8 9 1 � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � . . . . . � � 1 2 3 4 5
BAB V STRUKTUR ORGANISASI BIDANG SUMBER DAYA INSANI RUMAH SAKIT ISLAM SULTAN AGUNG
Direktur Bidang Umum
Unit Lain
Manajer Bidang SDI
Kepala Bagian Personalia
Kepala Bagian Sekretariat
Staf Sekdir
Staf Tata Usaha
Staf
Staf
Adm Medis dan Non Medis
Adm Perawat dan Penunja ng
Catatan :
: Garis Komando : Garis Koordinasi
9
Staf Adm Remune rasi
Kepala Bagian Pengembangan SDI
Staf Distribu si Dokum en
Staf Adm
BAB. VI URAIAN JABATAN
6.1 Uraian Tugas dan Wewenang Manajer Bidang SDI
1. NAMA JABATAN 2. NAMA JABATAN ATASAN
: Manajer Bidang Sumber Daya Insani : Direktur Umum
3. NAMA JABATAN BAWAHAN LANGSUNG :
a. Kepala Bagian Sekretariat b. Kepala Bagian Personalia c. Kepala Bagian Pengembangan SDI 4. TUGAS POKOK : Membantu Direktur Umum dalam merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi pelaksanaan program-program administrasi kesekretariatan, kepegawaian (personalia) dan pendidikan, pelatihan Sumber Daya Insani Rumah Sakit. 5. URAIAN TUGAS : a. Merencanakan program pengelolaan kesekretariatan, pengadaan dan penggembangan Sumber Daya Insani rumah sakit b. Merencanakan pengembangan organisasi rumah sakit c. Merencanakan kebutuhan ketenagaaan (SDI) berdasarkan pola ketenagaan di rumah sakit d. Merencanakan program perekrutan, pemeliharaan pegawai, penilaian kinerja , separasi (penghentian) pegawai, dan pengelolaan adminstrasi kepegawaian rumah sakit e. Merencanakan kebutuhan pendidikan, pelatihan dan pengembangan karir SDI rumah sakit berdasarkan usulan unit kerja f. Merencanakan audit SDI rumah sakit g. Merencanakan pengelolaan hubungan industrial (peraturan ketenagakerjaan, perjanjian kerja) dan penyelesaian hubungan industrial h. Melakukan koordinasi rutin, terjadwal dan insidentil, dengan Kepala Bagian dan staf di bawah koordiasi bidang SDI i. Melakukan koordinasi dengan pimpinan dan bidang lain, baik untuk pelaksanaan program kerja SDI maupun program kerja bidang lain. j. Menkoordinasikan kegiatan rapat kerja tribulanan dan tahunan k. Melakukan koordinasi dengan pemerintah, instansi, lembaga pendidikan dan oraganisasi di luar tumah sakit dalam rangka pengelolaan dan pengembangan SDI rumah sakit. l. Melakukan pembagian tugas pekerjaan kepada Kepala Bagian dibawah koordinasi bidang SDI m. Membentuk Tim/kelompok kerja untuk membantu pelaksanaan program kerja bidang SDI
10
n. Memberikan petunjuk, arahan dan bimbingan kepada Kepala Bagian dan Staf di lingkup koordinasi bidang SDI untuk menjamin staf SDI dapat memberikan pelayanan kepada unit kerja lain secara efektif, efisien, dan ramah . o. Memberikan arahan dan bimbingan kepada Pejabat lain maupun staf diluar koordinasi bidang SDI atas permintaan dari bidang keja yang bersangkutan p. Menyusun dan melaksanakan Rencana Kerja dan Anggaran tahunan bidang SDI q. Menyusun petunjuk teknis pelaksanaan pekerjaan untuk mendukung pencapaian program pekerjaan. r. Menganalisis kebutuhan ketenagaan dan pelatihan SDI rumah sakit sesuai dengan matriks kompetensi SDI s. Membuat usulan mengenai kesejahteraan, kesehatan dan keselamatan pegawai sesuai Rencana Kerja dan Anggaran yang telah disetujui t. Melaksanakan kegiatan orientasi khusus di bidang SDI u. Melaksanakan program peningkatan mutu dan keselamatan pasien yang berkaitan dengan bidang SDI. v. Memonitor, mengevaluasi dan melaksanakan tindak lanjut dari hasil evaluasi pelaksanaan program kesekretariatan, personalia dan pengembangan SDI w. Mengambil langkah – langkah yang perlu dan menyelesaikan urusan yang berkaitan dengan bidang tugas SDI baik yang berada dalam garis koordinasi maupun yang ada di unit lain x. Membuat laporan bulanan, tribulanan dan tahunan bidang Sumber Daya Insani ke Direktur Umum. y. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan 6. TANTANGAN UTAMA: Keberhasilan dan kualitas pelaksanaan program Sumber Daya Insani 7. WEWENANG : a. Memberikan masukan kepada Direktur Bidang, Manajer dan Ka. Instalasi b. Memaraf, menandatangani surat dan dokumen rumah sakit sesuai dengan kebijakan penerbitan regulasi rumah sakit. c. Memberikan penilaian pekerjaan Kepala Bagian dalam Formulir Daftar PenilainPekerjaan(DP.3) di lingkungan SDI d. Menolak hasil kerja Kabag di lingkungan SDI yang tidak sesuai dengan ketentuan e. Meminta kelengkapan data dan informasi kepada unit kerja t erkait f. Merekomendasi ijin dan atau menyetujui cuti Kapala Bagian di lingkungan SDI. 8. DIMENSI KERJA : Jumlah : 3 (tiga) orang Kepala Bagian Training : Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen Administrasi Kesekretariatan Training Needs Analysis 9. HUBUNGAN KERJA :
a. Direksi
:
memperoleh arahan pelaksanaan program kerja dan pelaporan hasil kerja
11
b. Kepala Bagian SDI
:
c. Dokter
:
d. e. f. g. h.
Manajer
:
memperoleh dukungan dan bekerjasama dalam pelaksanaan program kerja pemenuhan kelengkapan administrasi kepegawaian dan konsultasi kesehatan karyawan koordinasi untuk pelaksanaan program kerja
Ka.Instalasi
:
koordinasi untuk pelaksanaan program kerja
Pengadaan
:
penyediaan alat tulis kantor
IPSRS
:
koordinasi untuk perbaikan dan pemeliharaan sarana kerja
Inst. TI
:
koordinasi penyediaan dan pemeliharaan system informasi
10. PERSYARATAN JABATAN : Persyaratan Primer
a. b. c. d. e.
Dokter, Ners atau Magister (S2) berbagai bidang Masa Kerja minimal 10 tahun Usia minimal 30 tahun Golongan/pangkat jabatan III C Pernah menduduki jabatan selevel Kepala Bagian.
Persyaratan Sekunder
a. b. c. d.
Sehat jasmani dan rohani Mampu membaca Al-Quran level B Bisa berkomunikasi dengan baik dan bisa berbahasa Inggris, minimal pasif. Memiliki integritas, dedikasi dan kedisiplinan yang baik serta dapat bekerja dalam tim.
11. KOMPETENSI BIDANG:
a. Menguasai Manajemen Sumber Daya Manusia b. Menguasai Manajemen Administrasi Kesekretariatan c. Menguasai Manajemen Training Need Analysis 12. KARAKTER PERSONAL :
a. b. c. d. e. f.
Jujur Amanah Disiplin Memiliki Kemampuan memimpin, Memiliki sikap dan pribadi yang dapat di jadikan role model bagi staf Memiliki kemampuan komunikasi serta hubungan interpersonal dengan berbagai pihak.
g. Berorientasi kepuasan pelanggan. h. Enerjik, kreatif dan inovatif i. Memiliki motivasi kerja yang tinggi 6.2 Uraian Tugas dan Wewenang Kepala Bagian Sekretariat
1. NAMA JABATAN 2. NAMA JABATAN ATASAN
: Kabag Sekretariat : Manajer Bidang SDI
12
3. NAMA JABATAN BAWAHAN LANGSUNG : 4. TUGAS POKOK : Membantu Manajer Sumber Daya Insani dalam merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi pelaksanaan program-program administrasi kesekretariatan. 5. URAIAN TUGAS : a. Merencanakan pelaksanaan pengelolaan administrasi surat menyurat, dokumen rumah sakit dan pengarsipan. b. Melakukan koordinasi rutin, terjadwal dan insidentil, dengan Manajer Bidang SDI dan staf di bawah koordiasi bagian Sekretariat c. Memberikan petunjuk, arahan dan bimbingan kepada Staf Sekretariat untuk menjamin pelayanan kepada unit kerja lain secara efektif, efisien, dan ramah . d. Mengkoordinasikan pengurusan perizinan rumah sakit e. Menkoordinir arus dokumen dari dan ke unit kerja sesuai kebijakan regulasi rumah sakit f. Menkoordinasikan bahan-bahan laporan untuk rapat Direksi g. Mengkoordinasikan pelaksanaan agenda kegiatan Direksi h. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran di bagian Sekretariat i. Melakukan pembagian tugas pekerjaan kepada staf bagian Sekretarait j. Membuat uraian tugas untuk staf di bagian Sekretariat k. Menyusun standar prosedur operasional pengelolaan administrasi, surat menyurat, pengelolaan dokumen dan arsip rumah sakit l. Menyusun kebutuhan ketenagaaan di bagian Sekretariat m. Menyusun kebutuhan pendidikan, pelatihan dan pengembangan karir staf di bagian Sekretariat n. Membuat surat keluar, surat keputusan, dan regulasi lain sesuai ketentuan kebijakan regulasi rumah sakit o. Membuat data base dan menyimpan dokumen asli rumah sakit p. Menyiapkan dan menkoordinasikan laporan rumah sakit sesuai ketentuan yang berlaku q. Mengatur arus dokumen, pengendalian dokumen, dan pengarsipan serta pemusnahan dokumen rumah sakit r. Memberikan pelayanan administrasi ke unit lain baik Rumah sakit maupun ekstern rumah sakit bilamana diperlukan s. Mengatur pelaksanaan kunjungan dari instansi lain t. Membuat laporan bulanan, tribulanan dan tahunan kegiatan sekretariat, administrasi surat masuk dan keluar serta aktivitas kegiatan protokoler direksi kepada Manajer Bidang SDI u. Membuat laporan lain yang bersifat insidentil sesuai kebutuhan rumah sakit v. Melaksanakan tugas lain yang diberikan ol eh Manajer Bidang SDI 7. TANTANGAN UTAMA: Menjalankan dan mempertahankan
pelayanan Sekretariat sesuai standar
8. WEWENANG : a. Memberikan masukan kepada Manajer Bidang SDI
13
b. Memaraf, menandatangani surat dan dokumen rumah sakit sesuai dengan kebijakan penerbitan regulasi rumah sakit. c. Memberikan penilaian pekerjaan staf Sekretariat dalam Formulir Daftar PenilainPekerjaan(DP.3) d. Meminta kelengkapan data dan informasi yang kepada uni t kerja terkait e. Merekomendasi ijin dan atau menyetujui cuti staf Sekretariat. 9. DIMENSI KERJA Jumlah : 2 orang staf Training : Manajemen Kesekretariatan Manajemen Pengarsipan 10. HUBUNGAN KERJA a. Manajer SDI : b. Staf Sekretariat : c. Seluruh unit kerja : d. e. f. g.
Pengadaan IPSRS Instalasi TI Instalasi Gizi
: : : :
memperoleh bimbingan dan arahan penyelesaian pekerjan. mendapatkan dukungan dan kerjasama pelaksanaan pekerjaan pemrosesan surat menyurat, koordinasi p enyelesaian surat menyurat, dan laporan unit kerja sebagai bahan laporan Direksi penyediaan alat tulis kantor koordinasi untuk perbaikan dan pemeliharaan sarana kerja koordinasi pemeliharaan dan pengadaan system informasi koordinasi penyiapan konsumsi tamu dan kegiatan Direksi
11. PERSYARATAN JABATAN : Persyaratan Primer a. S1 Berbagai Bidang b. Masa Kerja minimal 5 tahun c. Usia minimal 25 tahun d. Golongan/pangkat jabatan III A Persyaratan Sekunder a. Sehat jasmani dan rohani b. Mampu membaca Al-Quran level B c. Bisa berkomunikasi dengan baik dan bisa berbahasa Inggris, minimal pasif. d. Memiliki integritas, dedikasi dan kedisiplinan yang baik serta dapat bekerja dalam tim. 12. KOMPETENSI BIDANG: a. Menguasai Manajemen Kesekretariatan b. Menguasai Administrasi Kearsipan 13. KARAKTER PERSONAL : a. Jujur b. Amanah c. Disiplin d. Memiliki Kemampuan memimpin, e. Memiliki sikap dan pribadi yang dapat di jadikan role model bagi staf f. Memiliki kemampuan komunikasi serta hubungan interpersonal dengan berbagai pihak. g. Berorientasi kepuasan pelanggan.
14
h. Enerjik, kreatif dan inovatif i. Memiliki motivasi kerja yang tinggi
6.3. Uraian Tugas dan Wewenang Kepala Bagian Personalia
1. NAMA JABATAN 2. NAMA JABATAN ATASAN
: Kabag Personalia : Manajer Bidang SDI
3. NAMA JABATAN BAWAHAN LANGSUNG : 4. TUGAS POKOK : Membantu Manajer Sumber Daya Insani dalam merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi pelaksanaan program perekrutan, pemeliharaan dan separasi serta hubungan industrial Sumber Daya Insani rumah sakit. 5. URAIAN TUGAS : a. Merencanakan pelaksanaan kegiatan rekrut pegawai, pemeliharaan dan separasi pegawai b. Melakukan koordinasi rutin, terjadwal dan insidentil, dengan Manajer Bidang SDI dan staf di bawah koordiasi bagian Personalia c. Melakukan pembagian tugas pekerjaan dan menyusun uraian tugas berdasarkan posisi dilingkup personalia d. Memberikan petunjuk, arahan dan bimbingan kepada Staf Personalia untuk menjamin pelayanan kepada unit kerja lain secara efektif, efisien, dan ramah . e. Menyusun kebutuhan ketenagaaan di bagian Personalia f. Menyusun kebutuhan pendidikan, pelatihan dan pengembangan karir staf di bagian Personalia g. Melaksanakan kegiatan administrasi kepegawaian (penerimaan, pengangkatan, penempatan dan perkembangan pegawai) h. Melaksanakan dan mengkoordinir kegiatan administrasi payroll (penggajian ), surat menyurat yang berkaitan dengan penugasan SDI. i. Menerima laporan dan menindaklanjuti keluhan tentang karyawan bermasalah dari unit kerja j. Memantau data absensi karyawan dari unit kerja k. Memantau permohonan ijin, cuti, resign ( pengunduran diri) karyawan l. Melaksanakan dan mengkordinasikan kegiatan administrasi yang berkaitan dengan kesejahteraan karyawan ( insentif/tunjangan, penghargaan dan kesejahteraan lain sesuai kebijakan rumah sakit) m. Menyusun kebutuhan alat tulis kantor dan sarana kerja di bagian Personalia n. Membuat Rencana Kerja dan Anggaran di bagian Personalia o. Menyusun standar prosedur operasional di bagian Personalia p. Memonitor dan mengevaluasi pekerjaan staf di lingkungan Personalia q. Melaksanakan program peningkatan mutu dan keselamatan pasien yang berkaitan dengan bagian Personalia.
15
r.
s.
Membuat laporan bulanan, tribulanan dan tahunan mengenai posisi ketenagaan, kedisiplinan dan kegiatan kepersonaliaan kepada Manajer Bidang SDI dan laporan insidentil yang diperlukan. Melaksanakan tugas lain yang diberikan ol eh Manajer Bidang SDI
16
6. TANTANGAN UTAMA: Menjalankan dan mempertahankan pengelolaan Sumber Daya Insani secara professional, transparan dan berkeadilan 7. WEWENANG :
a. Memberikan masukan kepada Manajer Bidang SDI b. Memaraf, menandatangani surat dan dokumen rumah sakit sesuai dengan kebijakan penerbitan regulasi rumah sakit.
c. Memberikan penilaian pekerjaan
staf
Personalia SDI
dalam Formulir Daftar
PenilainPekerjaan(DP.3)
d. Meminta kelengkapan data dan informasi yang kepada uni t kerja terkait e. Merekomendasi ijin dan atau menyetujui cuti staf Personalia.
8. DIMENSI KERJA Jumlah : 4 (empat) orang staf Training : Manajemen Kepegawaian/Personalia Manajemen Hubungan Interpersonal/ Interpersonal Human Relation 9. HUBUNGAN KERJA :
a. Manajer SDI b. Staf Personalia
:
mendapatkan arahan dan bimbingan penyelesaian pekerjaan
:
memperoleh dukungan dan bekerjasama dalam pelaksanaan program kerja.
c. Dokter d. Seluruh unit kerja
:
koordinasi pemenuhan dokumen kepegawaian
:
koordinasi pemenuhan ketenagaan, dokumen kepegawaian, penilaian kerja, kesejahteraan dan penyelesaian pekerjaan bidang kepegawaian
e. Pengadaan f. IPSRS g. Keuangan
:
penyediaan alat tulis kantor
:
koordinasi perbaikan dan pemeliharaan sarana kerja
:
penyediaan dan pertanggungjawaban anggaran pengeluaran pembiayaan karyawan
h. Instalasi TI
:
koordinasi penyediaan, pemeliharaan system HRD
10. PERSYARATAN JABATAN : Persyaratan Primer
a. b. c. d.
S1 Berbagai Bidang Masa Kerja minimal 5 tahun Usia minimal 25 tahun Golongan/pangkat jabatan III A
Persyaratan Sekunder a. Sehat jasmani dan rohani b. Mampu membaca Al-Quran level B c. Bisa berkomunikasi dengan baik dan bisa berbahasa Inggris, minimal pasif. d. Memiliki integritas, dedikasi dan kedisiplinan yang baik serta dapat bekerja dalam tim.
17
11. KOMPETENSI BIDANG:
a. Menguasai Manajemen Kepegawaian/ SDM b. Menguasai Manajemen Interpersonal human relation 12. KARAKTER PERSONAL : a. Jujur b. Amanah c. Disiplin d. Memiliki Kemampuan memimpin, e. Memiliki sikap dan pribadi yang dapat di jadikan role model bagi staf f. Memiliki kemampuan komunikasi serta hubungan interpersonal dengan berbagai pihak. g. Berorientasi kepuasan pelanggan. h. Enerjik, kreatif dan inovatif i. Memiliki motivasi kerja yang tinggi
6.4. Uraian Tugas dan Wewenang Kepala Bagian Pengembangan SDI
1. NAMA JABATAN 2. NAMA JABATAN ATASAN
: Kabag Pengembangan SDI : Manajer Bidang SDI
3. NAMA JABATAN BAWAHAN LANGSUNG : 4. TUGAS POKOK : Membantu Manajer Sumber Daya Insani dalam merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi pelaksanaan program-program pendidikan, pelatihan dan pengembangan SDI 5. URAIAN TUGAS : a. Merencanakan pelaksanaan program pendidikan, pelatihan dan pengembangan SDI rumah sakit b. Merencanakan program monitoring dan evaluasi pelatihan berdasarkan standar kompetensi c. Melakukan koordinasi rutin, terjadwal dan insidentil, dengan Manajer Bidang SDI dan staf di bawah koordiasi bagian Pengembangan SDI d. Melakukan pembagian tugas pekerjaan kepada staf bagian Pengembangan SDI e. Memberikan petunjuk, arahan dan bimbingan kepada Staf Pengembangan SDI untuk menjamin pelayanan kepada unit kerja lain secara efektif, efisien, dan ramah . f. Mengkoordinir kegiatan orientasi khusus dengan unit terkait g. Menkoordinir kegiatan monitoring paska pelatihan dengan unit terkait h. Menyusun uraian jabatan staf di bawah Pengembangan SDI i. Menyusun standar prosedur operasional pendidikan dan pelatihan SDI j. Menyusun prioritas pelaksanaan pendidikan, pelatihan dan studi lanjut SDI berdasarkan matriks kompetensi k. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran di bagian Pengembangan SDI
18
l. m. n. o. p. q. r. s.
t.
Melaksanakan kegiatan orientasi umum karyawan baru dan orientasi khusus di bagian Pengembangan SDI. Menyusun kebutuhan alat tulis kantor dan sarana pendukung kegiatan pendidikan dan pelatihan SDI Menyusun kebutuhan ketenagaaan di bagian Pengembangan SDI Menyusun kebutuhan pendidikan, pelatihan dan pengembangan karir staf di bagian Pengembangan SDI Melaksanakan kegiatan pendidikan dan pelatihan internal dan mengkoordinasikan kegiatan pendidikan ekternal sesuai dengan matrik kompetensi SDI Mengatur kegiatan sosialisasi paska pelatihan Memonitor dan mengevaluasi pekerjaan staf di lingkungan bagian Pengembangan SDI Membuat laporan bulanan, triwulanan dan tahunan kegiatan Diklat internal, eksternal, monitoring, evaluasi dan orientasi karyawan kepada Manajer Bidang SDI dan laporan lain yang dibutuhkan. Melaksanakan tugas lain yang diberikan ol eh Manajer Bidang SDI
6. TANTANGAN UTAMA: Menjalankan dan mempertahankan standar kompetensi SDI rumah sakit sesuai dengan matrik kompetensi. 7. WEWENANG : a. Memberikan masukan kepada Manajer Bidang SDI b. Memaraf, menandatangani surat dan dokumen rumah sakit sesuai dengan kebijakan penerbitan regulasi rumah sakit. c. Memberikan penilaian pekerjaan staf Pengembangan SDI dalam Formulir Daftar PenilainPekerjaan(DP.3) d. Meminta kelengkapan data dan informasi yang kepada uni t kerja terkait e. Merekomendasi ijin dan atau menyetujui cuti staf Pengembangan SDI. 8. DIMENSI KERJA : Jumlah : 1 orang Kepala Bagian Training : Training Need Analysis Training Officer Course/MOT 9. HUBUNGAN KERJA : a. Manajer SDI : b. Seluruh unit kerja : c. d. e. f.
Keuangan Pengadaan IPSRS Bagian Umum
: : : :
g. h.
Instalasi Gizi Instalasi TI
: :
memperoleh bimbingan dan arahan penyelesaian pekerjan. koordinasi pelaksanaan Diklat internal, eksternal, monitoring pelatihan dan orientasi penyediaan dan pertanggungjawaban anggaran kegiatan Diklat penyediaan alat tulis kantor dan sarana diklat koordinasi untuk perbaikan dan pemeliharaan sarana kerja koordinasi untuk pelaksanaan tempat dan sarana pelatihan, pendidikan penyediaan konsumsi sesuai kebutuhan Diklat pemeliharaan dan pemenuhan kebutuhan system informasi
19
10. PERSYARATAN JABATAN : Persyaratan Primer
a. b. c. d.
S1 Berbagai Bidang Masa Kerja minimal 5 tahun Usia minimal 25 tahun Golongan/pangkat jabatan III A
Persyaratan Sekunder
a. Sehat jasmani dan rohani b. Mampu membaca Al-Quran level B c. Bisa berkomunikasi dengan baik dan bisa berbahasa Inggris, minimal pasif. d. Memiliki integritas, dedikasi dan kedisiplinan yang baik serta dapat bekerja dalam tim.
11. KOMPETENSI BIDANG:
a. Menguasai Manajemen Training Needs Analysis b. Menguasai konsep dasar system penyelenggaraan diklat ( Training Officer Course) 12. KARAKTER PERSONAL : a. Jujur b. Amanah c. Disiplin d. Memiliki Kemampuan memimpin, e. Memiliki sikap dan pribadi yang dapat di jadikan role model bagi staf f. Memiliki kemampuan komunikasi serta hubungan interpersonal dengan berbagai pihak. g. Berorientasi kepuasan pelanggan. h. Enerjik, kreatif dan inovatif i. Memiliki motivasi kerja yang tinggi
20
BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA
Bidang Sumber Daya Insani
Bidang Pendidikan
Bidang BPI
Instalasi Litbang
Unit kerja RS
Instalasi Jangmed
Bidang Ke erawatan
Instalasi Yanmed
Bidang Penunjang Medis
Bidang Pelayanan Medis
Keterangan : Tata Hubungan Kerja Administrasi Daftar Singkatan : BPI : Bimbingan dan Pelayanan Islami Jangmed : Penunjang Medis Yanmed : Pelayanan Medis Diklitbang : Pendidikan Penelitian dan Pengembangan KU : Keuangan
21
Bidang KU dan AKT
Bidang Pemasaran
Bidang Umum
BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL 7.1 Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil Jabatan
Spesifikasi Pendidikan
Jumlah
Manajer Bidang
Magister
Kepala Bagian
Sarjana
Staf
D3 Administrasi
3 Orang
Staf
SMA
2 Orang
1 Orang
3 Orang
22
BAB IX KEGIATAN ORIENTASI
9.1.
Masa Orientasi Karyawan Baru
: 1 Bulan 1. Waktu 2. Pembimbing : Manajer dan Kepala Bagian 9.2.
Orientasi di Bidang Sumber Daya Insani RSI Sultan Agung dijadwalkan sebagai berikut : No 1
•
•
•
2
•
•
3
•
•
4
•
•
5
•
• •
Materi Orientasi
Kegiatan
Lama waktu
Pembimbing
Struktur Organisasi Bidang SDI
Pembimbingan
1 hari
Manajer SDI
Pembimbingan
1 minggu
Ka. Bag. Sekretariat
Pembimbingan
1 minggu
Ka. Bag. Pengembangan SDI
Tinjauan lapangan dan pembimbingan
1 minggu
Ka. Bag. Personalia
Hubungan Kerja di lingkup SDI Pengenalan lingungan kerja dan personil SDI Pengenalan tugas di bagian Sekretariat Pengenalan alur proses pelayanan surat menyurat dan pengarsipan Pengenalan tugas di bagian Pengembangan SSI Pengenalan alur proses kegiatan Diklat dan hubungan kerja dengan unit kerja lain Pengenalan tugas di bagian Personalia Pengenalan alur proses kegiatan Personalia dan hubungan kerja dengan unit kerja lain Penjelasan detail pekerjaan sesuai uraian jabatan
Pembimbingan dan Pelaksanaan pekerjaan pendampingan
Pembuatan laporan pekerjaan
23
4 hari
Ka. Bag. Sesuai penempatan/penugasan
BAB X PERTEMUAN / RAPAT
1. Rapat rutin Bidang SDI, rapat yang diselenggarakan setiap hari Selasa dan Kamis pagi bersamaan dengan kegiatan membaca Al- Qur’an sebelum bekerja. Rapat membahas tentang kegiatan kerja pada minggu berjalan dan minggu yang akan datang. 2. Rapat Rutin Bulanan , rapat yang diselenggarakan 1 (satu) bulan sekali pada minggu ke IV setiap bulan. Rapat membahas mengenai evaluasi kerja bidang SDI pada bul an berjalan, penyiapan laporan bulanan, pembahasan masalah di bidang SDI, rencana kerja serta sosialiasi kebijakan terbaru di rumah sakit. 3. Rapat Koordinasi, rapat yang diselenggarakan dengan mengundang unit kerja lain untuk pelaksanaan koordinasi ke giatan yang berhubungan dengan bidang SDI. Rapat Koordinasi diselenggarakan setiap 3 bulan sekali 4. Rapat Insidentil, rapat yang sifatnya mendesak, tidak terjadwal dan dapat diselenggarakan baik secara internal unit SDI maupun mengundang unit lain sesuai dengan kebutuhan.
24
BAB XI PELAPORAN 11.1.
Laporan Bulanan Laporan yang disusun setiap bulan meliputi laporan perubahan ketenagaan, kedisiplinan, administrasi surat menyurat, pelatihan dan laporan sasaran mutu. Laporan bulanan diserahkan kepada Direktur Bidang dan Komite Mutu.
11.2.
Laporan Tri Bulanan Laporan yang disusun setiap 3 (tiga) bulan yang merupakan rekapitulasi laporan bulanan berisi laporan perubahan ketenagaan, kedisiplinan, administrasi surat menyurat, pelatihan dan laporan sasaran mutu serta laporan pelaksanaan program kerja bidang SDI. Laporan tribulanan diserahkan kepada Direktur Bidang dan Komite Mutu
11.3.
Laporan Tahunan Laporan Tahunan yang disusun oleh Bidang Sumber Daya Insani meliputi : 1. Laporan posisi ketenagaan Rumah Sakit 2. Laporan pelaksanaan program kerja pengembangan SDI 3. Laporan pelaksanaan program kerja administrasi kesekretariatan 4. Laporan pelaksanaan program kerja Bidang Sumber Daya Insani 5. Laporan sasaran mutu Bidang Sumber Daya Insani 6. Laporan penggunaan anggaran 7. Laporan daftar inventaris di Bidang SDI
Laporan tahunan di sampaikan kepada Direktur Bidang dan Komite Mutu
25
BAB XII PENUTUP
Demikian Pedoman Organisasi Bidang Sumber Daya Insani ini disusun sebagai acuan dalam penyelenggaraan Sumber Daya Insani untuk mendukung pelaksanaan Good Corporate Governance. Pedoman organisasi akan dilakukan evaluasi setiap tahun dan dilakukan penyesuain bila diperlukan sesuai dengan pengembangan rumah sakit.
26
