3442 UFCD
Acompanha mento das contas dos clientes
Conteúdos 1
Night Auditor
2
Funções do Night Auditor
3
Encerramento diário de contas
4
Controlo da situação dos quartos
Conteúdos 5
Elaboração de estatísticas
6
Taxa de ocupação hoteleira
7
Percentagem ocupação múltipla
8
Duração média da estadia
Night Auditor (Auditoria Noturna)
• O night auditor é um funcionário do •
departamento da receção que tem várias funções contabilisticas e administrativas. Exerce funções entre as 00 - 8 horas, aproveitando as horas tranquilas em que os hóspedes descansam.
Funções do Night Auditor
• Encerramento de contas; • Análise das contas dos hóspedes; • Verificação de comprovativos e relatórios de todos os pontos de venda do hotel; • Controlo da situação dos quartos; • Controlo de créditos;
Funções do Night Auditor
• Controlo de tarifas aplicadas; • Faturação e cobrança de no-shows; • Elaboração e distribuição de relatórios e memorandos; • Elaboração de estatística; • Backup do sistema de gestão do hotel.
Encerramento diário de contas Todos os dias devem ser encerradas as contas dos hóspedes: Cobrança do alojamento; Extras gerados no dia anterior. No sistema de gestão o alojamento é introduzido automaticamente na conta, dia-a-dia. Sistemas em rede: extras adicionados de forma automática também.
Análise das contas dos hóspedes
Verificar se as contas foram iniciadas de forma correta;
Verificar se a forma de pagamento definida em check-in está referenciada nos comprovativos;
Comprovar se o valor da garantia foi recebido e informar quando o valor gasto pelo cliente atingiu a garantia entregue.
Verificação de comprovativos e relatórios de todos os pontos de venda
Diariamente, na transição de turnos, todos os pontos de venda emitem relatórios de venda que enviam com as cópias dos vales de consumo ao auditor noturno. Os originais, assinados pelos hóspedes, já deverão ter sido entregues na receção que, depois de efetuar a manutenção das contas, os arquiva no rack.
Verificação de comprovativos e relatórios de todos os pontos de venda
•
Sistemas Manuais:
• Registar a soma de
•
gastos em cada secção na fatura do hóspede, com saldo diário a transitar para o dia seguinte. Preencher um registo de consumo diário do hóspede.
Verificação de comprovativos e relatórios de todos os pontos de venda
Sistemas Informatizados em Rede: • Encargos diários são diretamente lançados na conta do cliente. • Confrontar os lançamentos com os comprovativos de consumo; • Verificar se os lançamentos foram inseridos na conta correta.
Controlo da situação dos quartos
• Controlar toda a informação que surgir dos arquivos e racks de quartos; • Controlar todas as reservas; • Caso encontre irregularidades deverá modificar a situação e comunicar ao chefe de receção, por escrito, a operação realizada.
Controlo de créditos O controlo de crédito é aplicado segundo as políticas internas de cada hotel.
Nos estabelecimentos onde não são garantidas as estadias, o night auditor deve enviar para cobrança as contas que ultrapassem o crédito concedido pelo hotel aos seus hóspedes.
Controlo de tarifas aplicadas
• O hotel fixa diferentes tarifas segundo cada situação, como:
• Tarifas empresariais, • Tarifas para hóspedes especiais, etc.
Controlo de tarifas aplicadas
O night auditor controla se as tarifas especiais estão a ser aplicadas de forma correta para evitar constrangimentos. • Exemplo: o hóspede reclama um desconto não concedido, que foi aplicado em oportunidades anteriores.
Faturação e cobrança de no-shows
Diariamente são anotadas e controladas as reservas garantidas que não foram cumpridas, sendo necessário a faturação dos no-shows. O auditor deve criar os registos de venda para o cartão de crédito (caso a reserva tenha sido garantida desta forma), com os dados disponíveis e colocar no lugar da assinatura a designação: no-show.
Faturação e cobrança de no-shows
• Estes registos serão enviados para a contabilidade onde será realizada a cobrança.
Elaboração e distribuição de relatórios e memorandos
•
Dependendo do desenvolvimento da organização dos diversos departamentos, o auditor deve enviar informação com qualidade e com a quantidade necessária para a correta gestão.
Elaboração e distribuição de relatórios e memorandos
•
O sistema informático gere os relatórios automaticamente com a qualidade e quantidade necessárias para a distribuição por todos os departamentos do hotel.
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Relatórios da situação dos quartos; Relatórios com a previsão de ocupação; Listagens de hóspedes; Listagens de check-in; Lista de hóspedes sem reservas;
Elaboração e distribuição de relatórios e memorandos
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Lista de check-outs previstos; Lista de reservas com entrada para o dia corrente; Lista de reservas provisórias com data de vencimento no dia corrente; Lista de reservas canceladas no dia anterior; Lista de reservas confirmadas e encerradas às 18 horas do dia anterior; Totais de todos os pontos de venda do dia anterior; Lista de no-shows do dia anterior; Diversas informações estatísticas.
Elaboração de estatísticas •
Cada noite deve ser elaborada um quadro estatístico com valores importantes para a correta gestão do estabelecimento. • Taxa de ocupação; • Taxa de ocupação – cama; • Taxa de ocupação – rendimento; • Índice de ocupação múltipla; • Preço médio por quarto; • Duração média da estadia • Média diária despesas do cliente • Percentagem de no-shows:
Taxa de ocupação hoteleira
Também conhecida por taxa de frequência de alojamento.
Permite avaliar de que forma a oferta se está a adaptar à procura. A taxa de ocupação, que pode determinar-se relativamente a qualquer período de tempo (dia, mês, ano), mostra qual a capacidade de alojamento que efetivamente esteve ocupada.
Taxa de ocupação hoteleira
•
Se a taxa de ocupação for baixa é porque há excesso de oferta relativamente à procura dissuadindo a realização de novos investimentos em hotelaria.
• Taxa de ocupação da capacidade
•
existente (taxa de frequência bruta) Taxa de ocupação disponível (taxa de frequência líquida)
Taxa de frequência bruta • Obtém-se pela relação entre o número de dormidas totais registadas em todos os meios de alojamento (ou apenas nos que se pretende calcular) e a capacidade existente.
Taxa de frequência líquida • Obtém-se pelo mesmo número de dormidas e a capacidade efetivamente disponível, em que o número de dias corresponde aos dias em que o estabelecimento esteve efetivamente a funcionar.
Taxa de ocupação – cama
Taxa de ocupação – quarto
Taxa de ocupação - rendimento
Em que: • v = volume de vendas realizadas no ano • p = preço de venda da unidade de alojamento considerada (cama ou quarto) • c = capacidade do estabelecimento (camas ou quartos)
Percentagem de ocupação múltipla
Preço médio por quarto
Duração média da estadia
Média diária de despesas do cliente
Percentagem de no-shows
Percentagem de clientes repetidos
• 2014
