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Poder Judicial - Departamento de Planifcación – Sección Proyección Institucional San José José - Costa Rica Tel. !"-###"$###%$###& !"-###"$###%$### & - 'a(. "&-"%)) - *pdo. !"-+,,) - planiproyeccionPoderplanipr oyeccionPoder Judicial./o.cr

PODER JUDICIAL DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION

INSTRUCTIVO SOBRE EL NÚMERO ÚNICO TERCERA EDICIÓN 2004

1


INDICE Pág. 1.

IMPOR MPORT TANCIA NCIA EN LA UTI UTILIZA LIZACI CIÓN ÓN DEL DEL NÚME NÚMERO RO ÚNIC ÚNICO O DE EXPEDIENTE................... EXPEDIENTE...................................... ..................................... ...................................... ........................................ ....................... ...

1

2.

CONFORMACIÓN CONFORMACIÓN DEL NÚMERO ÚNICO DE EXPEDIENTE..................... EXPEDIENTE......................... ....

2

3.

CASOS EN LOS QUE NO SE DEBE ASIGNAR NÚMERO UNICO................

4

4.

EJEMPLOS DE ASIGNACIÓN  REGISTRO DEL NÚMERO UNICO DE EXPEDIENTE A ASUNTOS NUE!OS EN EL PROCESO JUDICIAL...........

4

4.1

DESPA DESPAC"OS ESPECIA ESPECIALIZA LIZADOS DOS .... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... .......... .......... .......... ........ ...

4.2

DESPA DESPAC"OS MIXTOS MIXTOS ........ ............ ......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......

4 #

4.2.1 DESPAC"OS DESPAC"OS MIXTOS CON EL SISTEMA INFORMATI!O INFORMATI!O TRADICIONAL TRADICIONAL ................................ .................................................. ...................................... ........................

# $

4.2.2 DESPAC"OS DESPAC"OS MIXTOS CON EL SISTEMA COSTARRICENSE COSTARRICENSE DE GESTIÓN DE DESPAC"OS JUDICIALES .....................

#.

CÓMO CÓMO INGRE NGRESA SAR R EXPED XPEDIIENTES NTES PRO PRO!ENI ENIENTES NTES DE OTRO OTROS S DESPAC"OS DESPAC"OS .................................. ..................................................... ....................................... ........................................ ......................... .....

%

$.

REGIST REGISTRO RO DE LOS ASUNTO SUNTOS S REENTRA REENTRADOS DOS EN LOS DESPA DESPAC"O C"OS S QU E UTILIZAN EL SISTEMA INFORM&TICO TRADICIONAL TRADICIONAL ...................... ......................

11

$.1

11

$.2

SI ES UN ASUNTO REENTRADO  A ESTA INCLUIDO EN EL SISTEMA ............................... ................................................... ........................................ ....................................... ...................... ...

11

SI ES UN ASUNTO REENTRADO QUE NO "AB'A SIDO INCLUIDO 2


EN EL PROGRAMA INFORMATIZADO .............................................

%.

REGIST REGISTRO RO DE ASUNTO SUNTOS S REENTR REENTRAD ADOS OS EN LOS DESP DESPAC"OS C"OS QUE UTILIZAN EL SISTEMA COSTARRICENSE COSTARRICENSE DE GESTIÓN DE DESPAC"OS JUDICIALES JUDICIALES ................................ .................................................... ........................................ ........................ ....

12

(.

OBSER!ACIONES PARA DESPAC"OS COMPETENTES EN MATERIA DE TR&NSITO .................................. ...................................................... ...................................... ...................................... ......................... .....

12

(.11 APELA (. PELACI CIÓN ÓN DE UNA UNA BOLE BOLET TA POR POR INFR INFRA ACCIÓ CCIÓN N DOND DONDE E SE LLE!A EL SISTEMA INFORM&TICO TRADICIONAL........................

14

(.2 (.2 APELA PELACI CIÓN ÓN DE UNA UNA BOLE BOLET TA POR POR INFR INFRA ACCIÓ CCIÓN N DOND DONDE E SE LLE! LLE!A A EL SIST SISTEM EMA A COST COSTA ARRIC RRICEN ENSE SE DE GEST GESTIÓ IÓN N DE DESPAC"OS JUDICIALES ...................................................................

).

1# 1$

UNIFICACIÓN DE DESPAC"OS ...................................................................... ).1UNIFICACIÓN DE DESPAC"OS COMPETENTES EN LA *S+ MISMA *S+ MATERIA MA TERIA *S+ ............... ................................ .................................... ...................................... .................................... ................. ).2

1,.

SEPARACIÓN SEPARACIÓN O ESPECIALIZACIÓN DE DESPAC"OS DESPAC"OS COMPETENTES COMPETEN TES EN !ARIAS !ARIAS MATERIAS MATERIAS .......... ................... .................. .................. ............. ....

1(

TESTIMONIO DE PIEZAS PIEZAS .................................. ...................................................... ........................................ ......................... .....

1(

1,.1

1(

1,.2

11.. 11

12.

1%

DESPAC"OS DESPAC"OS CON SISTEMA INFORM&TICO TRADICIONAL........... TRADICIONAL..... ...... DESPAC"OS DESPAC"OS CON SISTEMA COSTARRICENSE COSTARRICENSE DE GESTIÓN DE DESPAC"OS JUDICIALES .....................................................................

2,

EXPEDIENTES QUE NO "AN SIDO CON!ERTIDOS A NÚMERO ÚNICO...

21

11.1 11 .1 EXPEDIE EXPEDIENTES NTES QUE NO "AN SIDO CON!ERTID CON!ERTIDOS OS A NUMERO NUMERO UNICO DONDE FUNCIONABAN DOS DESPAC"OS "OMOLOGOS EN FORMA INDEPENDIENTE........... INDEPENDIENTE.............................. ..................................... ............................... .............

23

SITUAC UACIONES ESPECIALES PRESENTA NTADAS DAS EN ALGUN LGUNO OS DESPAC"OS DESPAC"OS .................................. ..................................................... ....................................... ........................................ ......................... .....

24

12.1

SALA PRIMERA .................................. ..................................................... ..................................... ............................. ...........

12.2

SALA SEGUNDA .............................. .................................................. ........................................ .............................. ..........

24 24 3

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13. 14.

12.3

SALA TERCERA ................................................................................

12.4

SALA CONSTITUCIONAL ..................................................................

12.# PROCEDIMIENTO PARA CON!ERTIR A NUMERO UNICO EL CIRCULANTE  CASOS NUE!OS TRAMITADOS DE OFICIO PARA LA FISCALIA DE DELITOS ECONOMICOS  TRIBUTARIOS ............

2$

CAMBIOS DE MATERIA .................................................................................

2$

13.1

2$

1$.

!ARIAS MATERIAS ............................................................................

ALGUNAS OBSER!ACIONES PARA DESPAC"OS DE SEGUNDA INSTANCIA ...................................................................................................... 14.1 14.2

1#.

2# 2#

2( 2( 2)

APELACIÓN POR INADMISIÓN ......................................................... RESPONSABILIDAD CI!IL.................................................................

INCIDENTES EN PENSIONES ALIMENTARIAS ...........................................

2)

1#.1

3,

DESPAC"OS QUE NUMERAN LOS INCIDENTES CON EL MISMO NÚMERO DEL EXPEDIENTE PRINCIPAL ..........................................

DUPLICACIÓN DE NÚMEROS ÚNICOS ........................................................ 1$.1 EXPEDIENTES BIS *MATERIA PENSIONES ALIMENTARIAS+ ...........

31 33

1%.

CASOS ATENDIDOS DE OFICIO EN DISPONIBILIDAD ...............................

33

1(.

OTRAS CONSIDERACIONES ........................................................................

34

1(.1

34

ACUMULACIÓN ..................................................................................

1(.2

CASOS REINGRESADOS AL DESPAC"O PERO NO REENTRADOS ....................................................................................

1(.3

ASPECTOS DE FORMA.......................................................................

34 3#

1(.4 CASOS EN QUE SE RECIBAN EXPEDIENTES O TESTIMONIOS DE PIEZAS SIN NÚMERO ÚNICO.................................................

3# 4


1).

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL NÚMERO UNICO EN LOS JUZGADOS DE EJECUCIÓN DE LA PENA ...................................................

3$

1).1. REGISTRO DE CASOS NUE!OS INGRESADOS AL DESPAC"O .....

3$

1).1.1 MATERIA PENAL JU!ENIL ................................................................

3$

1).1.2 MATERIA PENAL DE ADULTOS ....................................................... 1).2 TESTIMONIOS DE SENTENCIAS PRO!ENIENTES DE DIFERENTES TRIBUNALES DE JUICIO QUE NO INDICAN EL NÚMERO ÚNICO DEL EXPEDIENTE PRINCIPAL ...........................

3$

1).3 1).4

3%

DIFERENTES DILIGENCIAS QUE UN PRI!ADO DE LIBERTAD SOLICITA AL JUZGADO DE EJECUCIÓN DE LA PENA ................

3(

CASOS EN QUE UN PRI!ADO DE LIBERTAD TIENE DOS O M&S CONDENAS ........................................................................................

3(

1).#

LEGAJOS DE INCIDENTES RECIBIDOS POR INCOMPETENCIA DE OTROS JUZGADOS DE EJECUCIÓN DE LA PENA ..................

3)

1).$

REGISTRO DEL NÚMERO ÚNICO EN LOS INCIDENTES ENTRADOS ..........................................................................................

4,

1).%

EXCEPCIÓN A LA REGLA EN LA ASIGNACIÓN DEL NÚMERO ÚNICO .................................................................................................

43

1).( DESPAC"OS DE EJECUCIÓN DE LA PENA EN QUE OPERA EL SISTEMA INFORMATICO DE GESTIÓN .............................................

2,.

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL NÚMERO ÚNICO EN OFICINAS DEL ORGANISMO DE IN!ESTIGACIÓN JUDICIAL .................... 2,.1 DENUNCIAS ORIGINADAS EN OFICINAS REGIONALES DEL O.I.J. 2,.2 DENUNCIAS PROCEDENTES DE OTRAS OFICINAS ......................... 2,.3 DENUNCIAS RECIBIDAS EN SAN JOS- A TRA!-S DE LA OFICINA RECEPTORA ........................................................................ 2,.4 DENUNCIAS RECIBIDAS DE OFICIO QUE NO SE LES ASIGNA EN FORMA INMEDIATA EL NUMERO UNICO .............................................

43 44 44 4# 4% 4( 5


21.

22.

23.

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL NÚMERO ÚNICO EN LA DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO .................................................... 21.1 REGISTRO DE CASOS NUE!OS .........................................................

4) 4)

21.2EXPEDIENTES CON NUMERO UNICO ASIGNADO EN OTRO DESPAC"O............................................................................................

#,

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL NÚMERO ÚNICO EN EL JUZGADO NOTARIAL.................................................................................... 22.1 REGISTRO DE CASOS NUE!OS ........................................................

#1 #1

22.2 EXPEDIENTES CON NUMERO UNICO ASIGNADO EN OTRO DESPAC"O ...........................................................................................

#2

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL NÚMERO ÚNICO EN EL TRIBUNAL DE NOTARIADO .......................................................................... 23.1 REGISTRO DE EXPEDIENTES ............................................................

#3 #3

24.

GLOSARIO ......................................................................................................

#4

2#.

ANEXO ...........................................................................................................

#%

2#.1 CODIFICACIÓN DE MATERIAS ............................................................

#(

6

Poder Judicial - Departamento de Planifcación – Sección Proyección Institucional San José - Costa Rica Tel. !"-###"$###%$###& - 'a(. "&-"%)) - *pdo. !"-+,,) - planiproyeccionPoderP Judicial./o.cr

1. I/056 7 8 U686956: ;78 N<70 Ú650 ;7 E=/7;677 Producto del impulso tecnológico que el Poder Judicial inició en la Administración de Justicia, el Número Único de expediente surgió con el fin de dar a cada causa o asunto que ingrese a la esfera judicial, una identificación exclusiva y única, que permanezca invariale, independientemente de las instancias por las que pase el expediente en el proceso judicial! "omo ojetivos, el Número Único de expediente no solo usca ser una #erramienta que permita conocer la duración o trayectoria #istórica de los expedientes en el aparato judicial$ sino adem%s, facilitar a trav&s de los medios inform%ticos, la uicación y el estado en que se encuentra la causa! As' tami&n, las partes involucradas en el proceso, no tienen inconvenientes en la localización de sus asuntos, ya que aunque el expediente se traslade a diferentes despac#os, &ste conservar% el mismo Número! As' las cosas, cuando se #aga referencia al número de expediente, se entender% que se refiere al Número Único, el cual no deer% confundirse con el número consecutivo interno! (ee aclararse que este modelo de numeración, rige tanto para el %mito jurisdiccional como para el auxiliar de justicia$ es decir, no solo es aplicado por las salas, triunales y juzgados$ sino tami&n, por el )inisterio Púlico, el *rganismo de


+nvestigación Judicial, la (irección Nacional de Notariado, riunal de Notariado y el Juzgado Notarial! -n vista de lo anterior, en el presente instructivo se detalla el procedimiento que deen realizar todos los despac#os sore el manejo del Número Único, posteriormente, se detalla el registro principal de la numeración única de expedientes para determinadas oficinas! .Juzgados de -jecución de la Pena, *ficinas del *rganismo de +nvestigación Judicial, (irección Nacional de Notariado y Juzgado Notarial/!

2. C0>056: ;78 N<70 Ú650 ;7 E=/7;677 -l Número Único de -xpediente est% conformado por catorce d'gitos! 0u conformación es la que a continuación se indica1 A

D@g620 ;78 A0

S6g83

E ;7 M327163 C:;6g0 ;7 M327163

C:;6g0 ;7 O>65643

B

D C

N<.710 C047526?0

A. 2os dos primeros d'gitos se utilizan para indicar los dos últimos números del a3o de ingreso del asunto al proceso judicial! B. -n caso de que el despac#o conozca m%s de una materia .despac#o mixto/, en el primero de los seis d'gitos utilizados para consignar el consecutivo del Número Único, se anota el número que corresponda a cada materia . ?7 7=0/! 0i el número de la materia supera los 4 d'gitos, como por ejemplo 5iolencia (om&stica, cuyo número es el 66, entonces se utilizar%n los dos


primeros d'gitos, de los seis destinados para el número consecutivo esto para los despac#os que utilizan el 0istema +nform%tico radicional! Por su parte, en los despac#os mixtos donde utilizan el 0istema "ostarricense de 7estión de (espac#os Judiciales, no tendr%n necesidad de anotar un número en el primer d'gito del consecutivo, ya que a cada materia se le asigna un código independiente!

C! (espu&s de indicar el código de materia 8en caso de que el despac#o sea competente en m%s de una materia8 los d'gitos siguientes se utilizar%n para consignar el número consecutivo del Número Único! D! 2os cuatro d'gitos posteriores son para indicar el código del despac#o! "uando el código de oficina no supere los 9 d'gitos, se pondr% un cero en el primero de los cuatro d'gitos! -stos códigos pueden consultarse en la +ntranet del Poder Judicial! E! 2os últimos dos d'gitos son para indicar la sigla de la materia! -stos son los únicos espacios que son ocupados por letras y no por números .?7 7=0/! -s importante resaltar que el Número Único asignado a un expediente, no dee modificarse por ningún motivo, ya que identifica el caso durante todo el proceso judicial al que sea sometido$ por tanto, cualquier camio en el Número Único, implicar'a un Número :nico nuevo! "ada a3o inicia numeración consecutiva, esto es, se modifican los d'gitos del a3o y se comienza el registro en el consecutivo dentro del Número Único!


3. C0 7 80 7 0 7 ;77 6g N<70 Ú650 -l Número Único se asigna exclusivamente a los expedientes o causas .sean demandas o denuncias/, en el momento que ingresan al aparato judicial! 0e aclara que a las causas a las que ya se les asignó Número Único, no podr%n ser renumeradas$ es decir, no podr% camiarse el Número Único asignado, por otro totalmente nuevo! -xisten asuntos a los cuales no se les dee asignar Número Único$ tal es el caso de las apelaciones por inadmisión, que m%s adelante se indicar%!

4.

E7/80 ;7 A6g56:  R7g60 ;78 N<70 Ú650 ;7 E=/7;677  A0 N7?0 7 78 P0570 J;6568

4.1 Despachos Especiai!a"os Al indicar especializados, se refiere a aquellos que conocen exclusivamente una materia! As' por ejemplo, consid&rese que el Juzgado Primero "ivil de 0an Jos&, recie el 64 de enero del 4;;< su primera demanda! -sta se registrar'a en el sistema inform%tico tal como sigue!

,4H,,,,,1H,1(,HCI Nótese que para el caso del Juzgado Primero "ivil de 0an Jos&, cuyo código de oficina es el ;6=;, la primera demanda reciida el 64 de enero del 4;;<, se registrar'a indicando >;6?, ya que se trata de la primera causa nueva reciida en el despac#o!


-n este caso, el primer d'gito de estos seis, no se utiliza, ya que se trata de un despac#o especializado$ es decir, que solamente conoce la materia civil! 2uego en los cuatro d'gitos siguientes .posteriores al consecutivo/, se indica el código de oficina, dejando el primero de &stos sin utilizar, ya que el código de la oficina utilizada como ejemplo, solamente cuenta con tres d'gitos! @inalmente, se indican las siglas >"+? correspondientes a la materia "ivil!

4.2 Despachos Mi#$os 2a situación relacionada con los despac#os mixtos presenta dos escenarios deferentes$ primero, aquellos despac#os que tienen instalado el sistema inform%tico tradicional .J)0/, .7JP/, .0/, .0A0/, .0J"/, .(NN/ y segundo, los despac#os a los que se les #a instalado el 0istema "ostarricense de 7estión de (espac#os!

4.2.1 Despachos %i#$os co& Sis$e%a I&'o(%)$ico T(a"icio&a Para este caso, se utilizar% como ejemplo el Juzgado "ontravencional y de )enor "uant'a de -scazú, cuyo código de oficina es el ;49=! Por lo tanto, consid&rese que el 64 de enero del 4;;<, ingresan dos causas nuevas a ese despac#o, una en materia civil y otra en materia contravencional!

S67 I>069;0 T;65608 ;7 R7g60 ;7 E=/7;677


J9g;0 C0?75608  ;7 M70 C@ ;7 E59< M76 C6?68 M76 ;7 F8  C0?75607 ,4H1,,,,1H,23(HCI ,4H#,,,,1H,23(HFC (e acuerdo con el ejemplo, es claro que, tanto en materia civil como contravencional, los registros se distinguir%n porque en el primer d'gito de los seis destacados para el número consecutivo, se indica un 6 para el caso de civil y un  para contravenciones$ adem%s, de las siglas "+ y @", respectivamente! 4.2.2 Despachos %i#$os co& e Sis$e%a Cos$a((ice&se "e *es$i+& "e Despachos ,-"iciaes -n el caso de los despac#os mixtos que tienen instalado el sistema de gestión, por requerimientos del sistema, cada materia llevar% un código de identificación independiente$ para ello se asignar% el código de oficina actual del despac#o, a una de las materias y a las dem%s un código de oficina nuevo! -sto implica que la materia que conserva el código de oficina antiguo, continúa con la consecutividad de la numeración en la que #a'a terminado$ por su parte en las dem%s materias se inicia en >6? por ser un código completamente nuevo$ y se elimina en adelante, el número que identifica la materia! "omo ilustración, se detalla lo siguiente1 A mediados del 4;;9 inició funciones el 0istema de 7estión en el Juzgado "ivil y de raajo de 0anta "ruz, cuyo código de oficina es el ;9==$ por tanto, se llevó a cao la asignación de códigos de oficina por materia, correspondiendo el ;9== a la materia civil y el ;BB a la materia laoral!


0upóngase que el despac#o ten'a registrado, antes de iniciar con el 0istema "ostarricense de 7estión de (espac#os Judiciales, lo siguiente1 )ateria "ivil ;9C6;;64C;9==C"+

)ateria 2aoral ;9C9;;64C;9==C@"

Al iniciar funciones el 0istema de 7estión, el registro es el siguiente1 )ateria "ivil ;9C,,,12$C;9==C"+

)ateria 2aoral ;9C ,,,,,1C,%%#C@"

"omo se oserva en el ejemplo anterior, cada materia se identifica con un código, en este caso la materia civil conserva el código de oficina antiguo del despac#o y continúa con el consecutivo siguiente al que terminó$ por su parte en la materia laoral se inicia en >6? por tener un código nuevo! Nótese que en amos casos, se elimina el número que identifica a la materia!

#.

C:0 Ig7 E=/7;677 P0?7677 ;7 O0 D7/50

"omo principio general, dee recordarse que cuando un despac#o recie de otro, una causa o expediente, &ste dee ser ingresado con el Número Único que traiga consignado$ esto es, que por ningún motivo deer% ser modificado y muc#o menos deer% asign%rsele un Número Único nuevo, como si se tratase de una causa totalmente nueva en el sistema judicial! As' las cosas, el ingreso de expedientes provenientes de otros despac#os, no dee alterar


el número consecutivo inmerso dentro del Número Único propio del despac#o que recie! Para dejar claro este punto, seguidamente se exponen algunos ejemplos! "onsid&rese como ejemplo un despac#o especializado$ es decir, el Juzgado Primero "ivil de 0an Jos&, cuyo código de oficina es el ;6=;, recie el 64 de enero del 4;;< una demanda nueva, luego dos incompetencias numeradas como1 ;6C6;;6=C ;6D
,-!a"o /(i%e(o Cii "e Sa& ,os Reis$(o "e E#pe"ie&$es I&(esa"os N<70 Ú650 E;
A50 FFFF PPPP """" HHHH (((( IIII

D7;;0 GGGG AAAA )))) 7777 ---5555

2a tala anterior muestra la secuencia y forma en que deen ser registrados los expedientes! ueda ilustrado que los casos propios o generados en el despac#o .Juzgado Primero "ivil de 0an Jos&, en este caso/ y marcados con asterisco .E/, siempre mantienen una secuencia en el consecutivo del Número Único .;;;;;6,;;;;;4,;;;;;9/, independientemente de las


incompetencias que ingresen! Nótese que, a pesar de los asuntos remitidos por otras oficinas, los casos generados en el Juzgado Cpor tratarse de un despac#o especializadoC no requieren indicación del código de materia en el primer d'gito de los seis, destinados para el consecutivo del Número Único! -n caso de que el despac#o lleve en forma paralela un número interno, &ste indicar% la cantidad total de expedientes ingresados, tanto propios como remitidos por otros despac#os! -s del caso mencionar que el número interno se utiliza tami&n en los despac#os que poseen el 0istema +nform%tico tradicional$ aquellos que poseen el 0istema "ostarricense de 7estión de (espac#os Judiciales, no utilizan este tipo de numeración! Por su parte, consid&rese a#ora un despac#o mixto, que tiene instalado un sistema inform%tico tradicional, el Juzgado "ontravencional y de )enor "uant'a de -scazú, recie en materia "ontravencional, el 64 de enero del 4;;< como primera causa, una incompetencia, numerada como ;6C;;;66C;4<4CP-, luego recie dos causas nuevas en el despac#o de la materia contravencional, posteriormente una incompetencia con número ;4C;;694C;4BC@" y por último otras dos causas nuevas! -l registro se estalecer'a como sigue1

,-!a"o Co&$(ae&cio&a  "e Me&o( C-a&$3a "e Esca! Reis$(o "e E#pe"ie&$es I&(esa"os Ma$e(ia Co&$(ae&cio&a


N<70 Ú650 ;6C;;;66C;4<4CPE;
A50 FFFF PPPP """" HHHH (((( IIII

D7;;0 GGGG AAAA )))) 7777 ---5555

Para el caso de los despac#os mixtos, como el del Juzgado "ontravencional y de )enor "uant'a de -scazú, la metodolog'a utilizada para la materia "ontravencional se emplea tami&n para el resto de materias, y es astante similar a la utilizada para el caso de los despac#os especializados, pues dentro del Número Único siempre se mantiene la consecutividad, con la única diferencia de que por tratarse de un Juzgado )ixto, para los casos propios, se dee indicar en el primer d'gito de los seis destinados para el número consecutivo, el código o número que corresponde a la materia! -n el caso del ejemplo que nos ocupa, se utiliza el  por referirse al registro de causas en materia "ontravencional y porque tiene instalado el sistema inform%tico tradicional! Por otra parte, tanto los despac#os especializados, como los mixtos, donde funciona el 0istema "ostarricense de 7estión de (espac#os Judiciales, deen ingresar los expedientes provenientes de otros despac#os tal y como vienen consignados! Al registrar casos propios en los despac#os mixtos que manejan ese sistema, no es necesario distinguir la materia con numeración en el primer d'gito del consecutivo, ya que la materia se identifica con un código de oficina independiente!


$. R7g60 ;7 A0 R77;0 7 80 D7/50 7 U6869 78 S67 I>0á650 T;65608 5.1 Si es -& as-&$o (ee&$(a"o  a es$) i&c-i"o e& e sis$e%a 0i es un asunto reentrado y ya est% en el sistema, se usca y se registra la fec#a de reentrado en la casilla correspondiente que est% en el sistema!

5.2 Si es -& as-&$o (ee&$(a"o 6-e &o ha73a si"o i&c-i"o e& e p(o(a%a i&'o(%a$i!a"o 0i se reentra un expediente, que no #a'a sido incluido dentro del programa informatizado, es responsailidad del usuario o digitador registrar su #istorial 6! -l Número Único se construye con ase en la información del expediente original!

%. R7g60 ;7 A0 R77;0 7 80 D7/50 7 U6869 78 S67 C06577 ;7 G76: ;7 D7/50 J;65687 -n los despac#os que tienen instalado el 0istema "ostarricense de 7estión de (espac#os Judiciales, un asunto reentrado se registra al rearir la carpeta y ejecutar el tr%mite de reentrar expediente! 1

Entiéndase historial como el proceso de ingresar un asunto en la fecha en que entró originalmente y cancelarlo por el motivo por el que salió del circulante (si fue por aandono! e"cepto en materia laoral! se puede anotar una fecha apro"imada#$


(.

O7?5607 / M76 ;7 Tá60

D7/50

C0/777

7

-n los despac#os que utilizan el sistema inform%tico tradicional, llevan dos liros independientes para el registro, tanto de asuntos con expediente, como infracciones de multa fija, para los primeros se utiliza un >D? en el primer d'gito del consecutivo del expediente! ALTO

-n relación con la materia de tr%nsito, se informa que a la fec#a, se #a instalado en los juzgados de tr%nsito del ++ "ircuito Judicial de 0an Jos&, Heredia, "artago, 0an Kamón y 0anta "ruz, el 0istema "ostarricense de 7estión de (espac#os Judiciales! -sta instalación implica, que esos despac#os$ as' como aquellos a los cuales en el futuro tami&n se les instale el citado sistema, dejar%n de utilizar las siglas L"L y LML dentro de los números únicos que asignen a sus 5 7?$ y en sustitución de &stas, utilizar%n las siglas LKL en forma indistinta$ es decir, tanto para numerar casos con expediente, como oletas o infracciones! 2o anterior, deido a que según se #a informado, aunque se utilicen dentro del Número Único las siglas LKL en forma general, el sistema permite determinar si se trata de una oleta o una causa con expediente! -n l'nea con lo anterior, se aclara que las siglas LKL solamente podr%n ser utilizadas en los despac#os a los cuales se les instale el sistema de gestión de despac#os judiciales y solamente para numerar causas nuevas$ por tanto, los despac#os a los cuales no se les #aya aplicado esa instalación, deer%n continuar utilizando las siglas L"L para tr%nsito colisión y LML para tr%nsito oletas en las causas nuevas, según corresponda!


Por su parte, en caso de que algún despac#o que aún no posea instalado el sistema inform%tico de gestión, recia por cualquier razón un asunto proveniente de otro despac#o, y esa causa contenga un Número Único cuyas siglas de materia sean LKL, deer%n registrarlo de esa manera$ es decir, no deer%n proceder a camiar esas siglas por las tradicionales L"L ó LML! "on ase en lo anterior, con el fin de asegurarse la no alteración del Número Único de expediente, cuando los despac#os recian de otros, causas numeradas con las siglas LKL, el (epartamento de ecnolog'a de la +nformación$ as' como, los inform%ticos de las diferentes unidades administrativas regionales, #an procedido a #ailitar las siglas LKL en los sistemas inform%ticos tradicionales! (e igual manera los despac#os a los cuales se les #aya instalado el 0istema +nform%tico de 7estión de (espac#os Judiciales, no podr%n modificar ningún Número Único de las causas que les llegan provenientes de otros despac#os! As' por lo tanto, aunque esas causas lleguen numeradas con las siglas LML ó L"L, deer%n proceder a registrarlas de esa forma!

(.1 Apeaci+& "e -&a 7oe$a po( i&'(acci+& "o&"e se ea e sis$e%a i&'o(%)$ico $(a"icio&a "uando una oleta de tr%nsito es apelada, dee sacarse el asunto del liro de multa fija, se anota que se acumula, especificando el nuevo Número Único asignado en el liro de casos con expediente! Para ilustrar el punto anterior, supóngase que al Juzgado de r%nsito de Puntarenas ingresa un asunto por multa fija el cual


recie el Número Único ;
J9g;0 ;7 Tá60 C6560 J;6568 ;7 P7 R7g60 ;7 C /0 M8 F6 N<70 U650 ;
D756/56: A58;0 8 E=/. ,4H$,,4,$H ,$,%HTC

;
J9g;0 ;7 Tá60 C6560 J;6568 ;7 P7 R7g60 ;7 C 50 E=/7;677 N<70 U650 ;
D756/56: XXXXXXX  ZZZZZZZ

"omo se oserva, la oleta por multa fija apelada .E/ se acumula a una nueva numeración única en el liro de asuntos con expediente!


8.2 Apeaci+& "e -&a 7oe$a po( i&'(acci+& "o&"e se ea e Sis$e%a Cos$a((ice&se "e *es$i+& "e Despachos ,-"iciaes -s importante se3alar que el registro de asuntos entrados en la materia de tr%nsito donde se maneja el 0istema "ostarricense de 7estión de (espac#os Judiciales, se lleva a cao en una sola numeración, independientemente de que sean causas de multa fija o con expediente! 0upóngase que el Juzgado de r%nsito de "artago, al iniciar el a3o 4;;< registra las siguientes causas1 ;
2

Este procedimiento se hace de esa manera por limitaciones al sistema inform%tico! a ra&' de la solicitud que hiciera en su momento el efe de la )ección de Estad&stica! para se mane*ara en función del n+mero interno$


* sea la oleta de multa fija se apela, se crea estad'sticamente un expediente f'sico, con el mismo Número Único y se jalan los datos de la infracción a la carpeta que se denomina apelación de multa fija!

). U6>6556: ;7 D7/50 2os despac#os que se unifiquen o separen, reciir%n un nuevo código de oficina el cual se comunicar% oportunamente! Adem%s, a partir de ese momento, iniciar%n Número Único, es decir, el consecutivo inmerso en este número partir% de ;;;;;6! 2as situaciones que en este campo podr'an darse son las que se presentan a continuación!

9.1 U&i'icaci+& "e Despachos Co%pe$e&$es e& a :s; %is%a :s; %a$e(ia :s; -sta condición se presentar'a cuando dos o m%s despac#os competentes en la.s/ misma.s/ materia.s/, son fusionados! "uando se presenta una situación en la que se tengan que unificar o separar despac#os que conocen las mismas materias, con el propósito de evitar alguna contradicción con el sistema informatizado, se les asignan códigos de oficina completamente nuevos! al situación se presentó en el "ircuito Judicial de "artago donde funcionaa el Juzgado Primero "ontravencional .;9

0egundo "ontravencional .;9<=/! 0e crearon en forma especializada el Juzgado "ontravencional de "artago .;BB6/ y el Juzgado de Pensiones Alimentarias de "artago .;BB4/!

9.2 Sepa(aci+& o especiai!aci+& co%pe$e&$es e& a(ias %a$e(ias

"e

"espachos

"onforme va entrando en función del 0istema "ostarricense de 7estión de (espac#os Judiciales, en los diferentes circuitos judiciales del pa's, a los despac#os mixtos se les va asignando un código de oficina por materia, como requisito previo del sistema para su funcionamiento$ por tanto, en el caso que en esos despac#os se d& una separación o especialización, les corresponder'a el código de oficina que tiene asignada cada materia! Por el contrario, si en algún despac#o mixto se diera una separación o especialización y dispone del 0istema +nform%tico radicional$ es decir en ese momento no tienen asignados códigos de oficina por materia$ se les asignar% un código de oficina completamente nuevo!

1,. T76060 ;7 P679 -n cuanto al procedimiento para registrar los testimonios de piezas, cae indicar que &ste variar% dependiendo del sistema inform%tico que posea el despac#o, sea el sistema inform%tico tradicional o el sistema de gestión!


10.1 Despachos co& Sis$e%a I&'o(%)$ico T(a"icio&a Para registrar testimonios de piezas, se proceder% como si se tratara de una causa nueva, con la única diferencia que las siglas que se indicar%n al final del Número Único deen ser >P?! Para demostrar la anterior situación se presenta el siguiente ejemplo1 0upóngase que el 64 de enero del 4;;< el Juzgado "ontravencional y de )enor "uant'a de Palmares, cuyo código de oficina es el ;96, recie una denuncia en )ateria "ontravencional, siendo &sta registrada con el Número Único ;
;

;? al inicio, deido a que el testimonio se generó producto de una causa contravencional en un despac#o mixto! -n l'nea con lo anterior, se indica que ningún despac#o que decida testimoniar piezas, podr% remitir el expediente a otro, sin consignarle el respectivo Numero Único$ es decir, que el despac#o que recia el testimonio deer% corroorar que la causa tenga la respectiva numeración única! -n caso de que un despac#o recia un testimonio de piezas, al cual no se le #aya consignado el Número Único por parte del despac#o remitente, el encargado de ingresar las causas deer% comunicarse con el despac#o de origen a fin de averiguar el respectivo Número Único!

10.2 Despachos co& Sis$e%a Cos$a((ice&se "e *es$i+& "e Despachos ,-"iciaes 2os despac#os que posean instalado el 0istema "osta r'cense de 7estión de (espac#os Judiciales, numerar%n los testimonios de piezas como si se tratara de una causa totalmente nueva. /$ es decir, no se utilizar%n las siglas >P?, sino que en su lugar se #ar% uso de las siglas propias de la materia que lo generó! 3

0egún acuerdo de "onsejo 0uperior, tomada en sesión número C;6 celerada el 4B de noviemre del 4;;6, art'culo 2F++! 3


As' por ejemplo, consid&rese un caso similar al anterior, donde el Juzgado "ontravencional del 0egundo "ircuito Judicial de 0an Jos&, testimonia piezas al )inisterio Púlico, por el delito de falso testimonio! 0upóngase entonces que se tiene la causa número ;P?$ sino con >@"?! 0i eventualmente se presentara la situación de que un despac#o recie un testimonio de piezas de una oficina donde est% instalado un sistema informatizado diferente al que opera en &ste, deer% registrarlo tal como lo est% reciiendo, sea sin practicarle modificación alguna!

11. E=/7;677 7 0  6;0 50?76;0  N<70 Ú650 0i ien es cierto, desde #ace ya varios a3os, todos los despac#os a nivel nacional tienen instaurada la numeración única de expedientes, podr'a presentarse el caso que algún despac#o reactive o reara una causa, cuyo número de expediente no #a'a sido convertido a Número Único$ por cuanto,


en su momento, fueron convertidos solamente los expedientes que figuraan como casos activos o circulante! 2a conversión se realizar% siguiendo los siguientes lineamientos! -n los primeros dos d'gitos, se consignar%n los dos últimos d'gitos del a3o de ingreso de la causa, luego en los seis espacios siguientes se indicar% el consecutivo del expediente .el número tradicional que se asignó cuando ingresó la causa/! -n el primer d'gito de los seis destinados para el consecutivo, no ser% necesario consignar el código de materia cuando se trate de un despac#o especializado que tenga instalado un sistema inform%tico tradicional, o de un despac#o especializado o mixto que posea el sistema inform%tico de gestión! Pero en caso de tratarse de un despac#o mixto que posea un sistema inform%tico tradicional, s' ser% necesario consignar al inicio del citado consecutivo, el código de materia al que #ace referencia el expediente! 2uego, en los cuatro d'gitos siguientes, se indica el código de oficina y por último en los dos espacios finales se estampan las siglas de materia! A manera de ejemplo, consid&rese un despac#o mixto >F? .civil y laoral/, cuyo código de oficina es el ;;, reare una causa civil, la cual no #a'a sido convertida a Número Único! -l número que se le #a'a asignado a la causa al momento de ingresar fue el 4BD 8 B!

C0?76:  N<70 Ú650 *50 67 6>0á650 ;65608+..........)%H1,,2%$H,),,HCI


C0?76:  N<70 Ú650 *50 67 506577 ;7 g76: ;7 ;7/50 ;65687+ ....................................................... )%H,,,2%$H,),,H CI Nótese que la diferencia en el proceso de conversión, estria únicamente en el >6? que se consigna en el primer d'gito del consecutivo del Número Único, dado que en ese caso se utiliza el sistema inform%tico tradicional y adem%s se trata de un despac#o mixto!

11.1 E#pe"ie&$es 6-e &o ha& si"o co&e($i"os a N%e(o Ú&ico "o&"e '-&cio&a7a& "os "espachos ho%+oos e& 'o(%a i&"epe&"ie&$e. (e presentarse la situación de expedientes que no fueron recaratuleados en su momento y aún no eran asuntos terminados .ya sea porque estaan aandonados o se encontraan en otro despac#o judicial/$ para ilustrar con un ejemplo tal situación, se tiene que #ace unos a3os en 0an Jos& funcionaa con el código de oficina 494 la Alcald'a Primera de Pensiones Alimenticias y con el 499 la Alcald'a 0egunda de Pensiones Alimenticias, amos despac#os se unificaron con el código de oficina ;D4 como Juzgado de Pensiones Alimentarias del + "ircuito Judicial de 0an Jos&! Kesulta que en amos despac#os exist'a un registro con el número interno 6;;CB$ por tanto, si se necesitara activar amos expedientes, se tiene que como resultado del proceso de recaratuleado, se tendr'a un mismo Número Único en el nuevo despac#o .expedientes M+0/ a saer1


BC;;;6;;C;D4CPA .pertenec'a a la Alcald'a Primera/ BC;;;6;;C;D4CPA .pertenec'a a la Alcald'a 0egunda/ Ante tal situación, se dee asignar un >? en el primer d'gito del consecutivo del Número Único del expediente que pertenec'a a la Alcald'a 0egunda1 BC;;;6;;C;D4CPA .pertenec'a a la Alcald'a Primera/ BC);;6;;C;D4CPA .pertenec'a a la Alcald'a 0egunda/

12. S65607 ;7/50

7/75687

/77;

7

8g0

12.1 Saa /(i%e(a Kespecto de las revisiones, según la visita y entrevista realizada se corrooró que en este tipo de asuntos, se procede a asignar Número Único nuevo, pues consideran que por tratarse de un proceso totalmente diferente e independiente, dee asignarse un número propio de la 0ala! ami&n se asigna el Número Único de la 0ala a los asuntos de aritrajes, los -xequ%tur y a las "artas Kogatorias!

12.2 Saa Se-&"a -n el caso de las revisiones no se asigna el Número Único cuando se recie la causa$ sino que, una vez reciida, se solicita el expediente principal y la revisión se adjunta$ una vez fallada, se devuelve! As' por ejemplo, si una sentencia en un expediente en materia de tr%nsito .con siglas "/, se transfiere a la v'a civil para


su correspondiente ejecutoria, el Juzgado "ivil registra esa causa respetando el Número Único que se le asignó inicialmente$ es decir, en el Juzgado de r%nsito y posteriormente esa causa llega a la 0ala, &sta tami&n dee respetar ese Número Único, cuyas siglas de materia son >"?! -l sistema dee tener #ailitadas esas siglas para registrar el Número Único sin ninguna alteración! 0e asigna el Número Único a los asuntos Kesponsailidad "ivil que nacen y mueren en esta 0ala!

de

12.< Saa Te(ce(a -n las revisiones, se asigna Número Único totalmente nuevo, ya que según el servidor encargado del registro, as' se acordó desde el inicio, pues se trata de un proceso nuevo, es decir, un proceder similar al ejecutado en la 0ala Primera! Por otro lado, se logró detectar que cuando un expediente dee reentrarse, el sistema no permite ingresarlo como tal$ por tanto, deen proceder a asignarle un nueve en el primer d'gito de los seis destinados para el consecutivo del Número Único! As', por tanto, si un asunto ingresa por segunda vez, se le asigna un 4, si es por tercera vez un 9 y as' sucesivamente! -sa forma de actuar, representa una clara modificación del Número Único$ sin emargo, ese inconveniente oedece m%s a imposiilidades inform%ticas, pues el sistema deer'a estar acoplado para que permita reentrar asuntos sin alterar el Número Único! -n el caso de las casaciones nuevas, .cuando son por primera vez, y que no se #aya anulado la sentencia/ s' se respeta el Número Único!


12.4 Saa Co&s$i$-cio&a Kespecto de este órgano jurisdiccional, a todas las causas que llegan a esta dependencia, se les asigna Número Único nuevo!

12.= /(oce"i%ie&$o pa(a co&e($i( a N%e(o Ú&ico e Ci(c-a&$e  casos &-eos $(a%i$a"os "e o'icio po( a >isca3a "e Dei$os Eco&+%icos? Co((-pci+&  T(i7-$a(ios al procedimiento involucra a la :nidad de (elitos riutarios, uicada en el 0egundo "ircuito Judicial de 0an Jos&, donde se estalece la asignación del Número Único, a trav&s de la coordinación con la *ficina Keceptora de (enuncias! -s decir, se considera conveniente que la solicitud de asignación de numeración única sea realizada por la :nidad de (elitos riutarios mediante un formato estalecido que se env'a por fax, a la sección de "omunicaciones de 0ervicios 7enerales, esta oficina en forma prioritaria deer% trasladar la fórmula a la *ficina Keceptora de (enuncias, donde se le asignar% el Número Único respectivo y se le comunicar% a la citada unidad!

13. C60 ;7 M76 1<.1 Va(ias Ma$e(ias "uando un expediente recie la numeración única con ase en una determinada materia y posteriormente ese expediente


camia de materia, dee sacarse del liro de entradas en que se registró originalmente y anotarse en el liro que corresponda, sin camiar el Número Único asignado originalmente! A manera de ejemplo supóngase que el Juzgado "ivil del Primer "ircuito Judicial de Alajuela, .que conoce las materias "ivil .;D9=/ y Agrario .;=6/ recie un expediente en materia "ivil, el cual se registra en el liro respectivo tal como se muestra en negrita!

J9g;0 C6?68 P67 C6560 J;6568 ;7 A878 M76 C6?68 ;
J9g;0 C6?68 P67 C6560 J;6568 ;7 A878 M76 Ag6 ;

0egún se oserva en la ilustración con surayado, el expediente trasladado a la materia Agraria, mantiene el Número Único otorgado en materia "ivil!


14. A8g 07?5607 / ;7/50 ;7 S7g; I56 14.1 Apeaci+& po( I&a"%isi+& Kespecto de los juzgados de mayor cuant'a, el registro de las apelaciones por inadmisión, deer% realizarse en el liro de segunda instancia en el que se consignan tami&n los verales, y no en el liro de casos entrados de primera instancia .propios del despac#o/$ mientras que en los triunales, la anotación corresponde en el liro general de entradas! -n caso de que el escrito en que se presenta la apelación por inadmisión no consigne el Número Único del expediente principal, deer% procederse de la siguiente manera1 -n aquellos despac#os que cuenten con el sistema inform%tico J!)!0! deer%n consignarle a la apelación, el consecutivo interno correspondiente. / y esperar la llegada del principal para anotar el Número Único, y en caso de no solicitarse el expediente principal por ocurrir un rec#azo de plano, deen contactar con el despac#o de menor instancia para solicitar telefónicamente la numeración correspondiente! 4

0i posteriormente ingresa al despac#o una apelación del mismo expediente principal, en el que se resolvió la inadmisión, deer% asign%rsele un consecutivo interno nuevo, utilizando en el J!)!0! la opción de casos especiales, para que el sistema de cómputo no considere este último como un asunto reentrado! 0i en los despac#os que tienen asignado el 0istema "ostarricense de 7estión de (espac#os Judiciales, se recie -n el liro de segunda instancia para los juzgados de mayor cuant'a, y en el liro general de entradas para los triunales! 4


una apelación por inadmisión que no consigna el Número Único del expediente principal, deer% reciirse el escrito y uicar el Número Único del expediente, mediante el sistema de cómputo que permite consultar los asuntos que integran el circulante de los juzgados de menor instancia, utilizando la opción de úsqueda por partes del proceso, para posteriormente confeccionar la car%tula y el código de arras respectivo! 0i una vez resuelta una inadmisión, el expediente vuelve a ingresar en apelación de un auto o sentencia, deer% considerarse como un caso entrado, tal y como lo fue en su momento la apelación por inadmisión!

14.2 Respo&sa7ii"a" Cii -stos asuntos nacen y mueren en el despac#o por lo que se les dee asignar la numeración única con ase en los datos de su despac#o!

1#. I56;77 7 P7607 A8676 -l tratamiento de los incidentes por concepto de pensiones alimentarias, depender% de la organización interna que al respecto #ayan adoptado los despac#os con competencia en esa materia!

1=.1 Despachos 6-e &-%e(a& os i&ci"e&$es co& e %is%o &%e(o "e e#pe"ie&$e p(i&cipa


A los incidentes se les deer% consignar en la car%tula, el Número Único del principal al cual pertenecen para efectos de identificarlos con el expediente original, aunque para diferenciarlos, es conveniente que en cualquiera de las esquinas superiores de la car%tula se indiquen las iniciales INC, con las cuales se entender% que se trata de un incidente! Asimismo, es importante recomendar que se continúe llevando un registro independiente al liro de entradas, en el cual deer% existir una columna que estalezca en forma consecutiva, el número de incidentes que conoce el despac#o y otra en la cual se #aga referencia al Número Único del expediente principal al cual pertenece y 0 8 <70 50756?0 670, ya que este último es únicamente para efectos estad'sticos$ por tanto, cualquier tr%mite relacionado con los incidentes deer% ser notificado con el Número Único! Por otra parte, en lo que respecta a la inclusión de los incidentes en el sistema informatizado, se recomienda que 7 ;7 6g780 se verifique que la información del expediente original est& correctamente digitada y especialmente las siguientes variales1 6! 4! 9!
@ec#a de ingreso de la (emanda Nomre de las partes Anotar la sentencia principal .primera instancia/ -stado del expediente!

(ee enfatizarse que cuando un despac#o necesite registrar m%s de un incidente dentro del mismo expediente, &stos deer%n ser incluidos respetando el orden en que entraron!


0olamente en el caso del riunal 0uperior "ontencioso Administrativo, los incidentes son registrados como asuntos nuevos, por lo que solo en este despac#o se les asigna un Número Único independiente al del expediente principal!

1$. D/86556: ;7 N<70 Ú650 -n el caso de presentarse expedientes con números únicos iguales, tami&n llamados expedientes LMisL, se proceder% de la siguiente manera1 0i la duplicidad se da entre dos expedientes se asignar% a uno de ellos . / un >? en el primer d'gito desocupado dentro del consecutivo del Número Único, según se muestra con unos ejemplos a continuación! 5

0upóngase que el Juzgado "ontravencional y de )enor "uant'a de Hatillo tiene registrados dos números únicos id&nticos, con la numeración que se muestra en negrita y con asterisco!

 ,4H#,,,14H,23)HFC ;? a uno de los dos expedientes! -ste número, se estampar% dentro del consecutivo del Número Único, exactamente despu&s del >?$ y el Número Único del expediente duplicado quedar% tal como se muestra a continuación surayado! -l número >? se le asignar% al expediente m%s nuevo y que se le #ayan #ec#o menos movimientos, lo cual se le dee de comunicar a las partes intervinientes en ese proceso! 5


 ,4H#,,,14H,23)HFC ;
 ,4H,,,,1(H,$#,H!D ;? se indicar% en el primer d'gito de los seis destinados para el consecutivo del Número Único, ya que es el primero que se encuentra desocupado! 2a modificación quedar%, según se muestra surayado!

,4H,,,,1(H,$#,H!D ;

15.1 E#pe"ie&$es Ai%e&$a(ias

Bis

e&

"espachos

"e

/e&sio&es

0i se diera una duplicación de expedientes entre la materia de pensiones alimentarias y otra, la modificación se le #ace a la otra materia para evitar posiles complicaciones presentes y futuras en relación con el 0istema de (epósitos Judiciales .0(J/!

1%. C0 7;6;0 ;7 0>6560 7 ;6/06686;; Aquellos casos que sean atendidos simult%neamente por el *!+!J!, el @iscal y el Juez Penal en zonas regionales$ sean casos de oficio, atendidos en disponiilidad, deen reciir la asignación del Número Único por parte de los servidores del *!+!J!, quienes a la mayor revedad, comunicar%n esa numeración a la @iscal'a y al Juzgado Penal, para su correspondiente registro! Por su parte, las secciones del (epartamento de +nvestigaciones "riminales, deen comunicar de forma pronta a la *ficina Keceptora de (enuncias, las investigaciones que inicien de oficio, con la finalidad de que &sta proceda a asignarle el Número Único de referencia, e inmediatamente se incluyan los datos en el sistema de cómputo! Para tal efecto, deer% enviarse a la *ficina Keceptora de (enuncias la oleta denominada L+nforme de caso atendido de oficioL con la deida información, documento que ser% devuelto por esa oficina, una vez que procese la información, anot%ndole el Número Único correspondiente!


2a anterior disposición no rige para la 0ección de -stupefacientes, ni para aquellos casos en que la (irección 7eneral del *rganismo, la Jefatura del (epartamento de +nvestigaciones "riminales o el respectivo @iscal de )inisterio Púlico lo estimen necesario, en razón de la confidencialidad que requieren las informaciones que se manejen!

1(. O 506;75607 18.1 Ac-%-aci+& (e presentarse una denuncia en contra de un sujeto que ya tiene uno o m%s procesos penales aiertos, esa denuncia deer% acumularse al primer expediente, para lo cual dee consignarse en el liro general de entradas Lacumulado al expediente No!L!

18.2 Casos (ei&(esa"os a "espacho pe(o &o (ee&$(a"os Aquellos despac#os que recian un mismo asunto m%s de una vez, el cual no dea ser considerado como reentrado, no deer%n camiarle el Número Único asignado al expediente, estos asuntos son considerados en el J)0 a trav&s de la opción de >casos especiales? y en el 0istema "ostarricense de 7estión de (espac#os Judiciales se ingresa como una nueva carpeta ajo el mismo número de expediente, situación que en el J)0 no afecta las estad'sticas como lo #ar'a un caso reentrado y en el 0istema "ostarricense de 7estión de (espac#os Judiciales no afecta la estad'stica del expediente principal$ pero s' la de las carpetas!

18.< Aspec$os "e >o(%a


-n la medida de lo posile, dee evitarse que el Número Único tenga tac#aduras, orrones o letra ilegile, esto con el fin de evitar confusiones en la identificación del expediente!

18.4 Casos e& 6-e se (eci7a& e#pe"ie&$es o Tes$i%o&ios "e pie!as si& N%e(o Ú&ico 0i se recien expedientes o testimonios de piezas sin Número Único, deen comunicarlo inmediatamente al (epartamento de Planificación y solicitar el número respectivo al despac#o de origen!

1). PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL NUMERO UNICO EN LOS JUZGADOS DE EJECUCIÓN DE LA PENA  Para

la conformación del Número Único de expediente l&ase el 'tem No! 4 del presente +nstructivo!


19.1 Reis$(o "e casos &-eos i&(esa"os a "espacho@ 19.1.1 Ma$e(ia /e&a ,-e&i@ Normalmente, para atender alguna diligencia relacionada con esta materia se suministra el expediente principal, el cual consta de un Número Único ya asignado! 19.1.2 Ma$e(ia /e&a A"-$os@ radicionalmente en la materia penal de adultos, las gestiones que #ace un privado de liertad se #an conceptuado como independientes, y por tanto se les #a asignado numeraciones distintas! 0in emargo, durante la laor de conversión a Número Único y posteriormente a esa actividad, cada gestión, que realice un mismo privado de liertad deer% identificarse con el mismo Número Único del expediente principal!

19.2 Tes$i%o&ios "e se&$e&cias p(oe&ie&$es "e T(i7-&aes "e ,-icio 6-e &o i&"ica& e N%e(o Ú&ico "e e#pe"ie&$e p(i&cipa@ * + 6

0i ingresan estimonios de sentencias de un riunal de Juicio que no indica el Número Único del expediente principal, se proceder% de la siguiente forma1 deer% contactarse telefónicamente, por medio del correo Sin Número Único

Para solventar esa situación, el "onsejo 0uperior en sesión No!DDC;4 del ; de setiemre del 4;;4, art'culo FFF, acordó, emitir una circular a los triunales de juicio del pa's, record%ndoles que deen enviar testimonio de todas las sentencias que dicten, en las que indiquen el Número Único del expediente principal, a la *ficina "entralizada de +nformación Penitenciaria, cita en el Juzgado de -jecución de la Pena de 0an Jos&! "ircular 66=C4;;4, Molet'n Judicial No! 6B, 6< de octure del 4;;4! 6


electrónico o cualquier otro medio de comunicación autorizado por la +nstitución, con la *ficina "entralizada de +nformación Penitenciaria uicada en el Juzgado de -jecución de la Pena de 0an Jos& o en su defecto con el riunal Penal que dictó la sentencia, con el propósito de averiguar y consignar el Número Único del expediente original$ sin emargo, si se imposiilita determinar esa información por la antigOedad de la sentencia, ni existe registro en el sistema de cómputo, solamente ante estos casos es que deer% consignarse un Número Único propio del Juzgado de -jecución de la Pena, como si el expediente se originara en &l$ lo anterior, con el fin de no entorpecer la laor del despac#o y poder dar un tr%mite expedito a la solicitud ! -n este último caso, el Número Único deer% asignarse siguiendo la consecutividad de los casos que #ayan sido convertidos, con los datos propios del despac#o durante el a3o!

19.< Di'e(e&$es "iie&cias 6-e e p(ia"o "e i7e($a" soici$a a ,-!a"o "e Eec-ci+& "e a /e&aK -s importante resaltar que un mismo privado de liertad puede presentar diferentes incidentes .queja, enfermedad, liertad condicional, entre otros/, a los cuales el Juzgado de -jecución de la Pena, les rinda un tr%mite en forma independiente, como un caso nuevo en el despac#o$ no ostante, si el incidente que formula tiene una misma pretensión, se lleva a cao una acumulación$ por tanto, el procedimiento para registrar el Número Único, es el siguiente1 

0i un privado de liertad plantea un incidente por primera vez, se dee corroorar el número del expediente en que se dictó la sentencia, y ese es el que se registra!




0i un privado de liertad presenta un nuevo incidente, que no se puede acumular, se le dee asignar el mismo número del expediente principal!



0i un privado de liertad presenta un incidente con una misma pretensión a otro formulado, se lleva a cao una acumulación!

19.4 Casos e& 6-e -& p(ia"o "e i7e($a" $ie&e "os o %)s co&"e&as 

"uando un privado de liertad #a sido condenado en dos o m%s causas, tiene un Número Único para cada sentencia y si &ste presenta un incidente de unificación de la pena, se dee registrar el número del expediente activo que est% descontando!

19.= Leaos "e I&ci"e&$es (eci7i"os po( i&co%pe$e&cia "e o$(os -!a"os "e Eec-ci+& "e a /e&a@ 

-n el caso espec'fico del Juzgado de -jecución de la Pena de 0an Jos&, que recia una incompetencia sin el Número Único, dee corroorar en la *ficina "entralizada de +nformación Penitenciaria uicada en la misma sede o en su defecto con el riunal Penal que dictó la sentencia, con el propósito de averiguar y consignar el Número Único del expediente original!



0i los dem%s juzgados de ejecución de la pena del pa's, en la materia penal de adultos recien un legajo de incidencia .modificación de la pena, liertad condicional, queja, enfermedad, entre otros/ por incompetencia sin #aer sido


convertido a Número Único, deer%n contactarse telefónicamente, por medio del correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación autorizado por la +nstitución, con la *ficina "entralizada de +nformación Penitenciaria uicada en el Juzgado de -jecución de la Pena de 0an Jos& o en su defecto con el riunal Penal que dictó la sentencia, con el propósito de averiguar y consignar el Número Único del expediente original! -n última instancia si no se logra identificar el Número Único del expediente principal, se dee realizar la conversión con ase en los datos del despac#o que remite la gestión! -s decir, se anota el a3o que indica el legajo, se registra el código que corresponde a la materia, si el despac#o remitente conoce m%s de una materia .5er anexo/, se mantiene el número consecutivo del expediente principal que trae el legajo, se anota el código de la oficina de donde procede el legajo .5er lista de códigos de oficina/ y se anotan las dos letras que corresponden a la materia! 

0i el Juzgado de -jecución de la Pena recie un legajo de incidencia .modificación de la pena, liertad condicional, queja, enfermedad, entre otros/ por incompetencia con Número Único, se dee registrar sin #acerle ninguna variante!

19.5 Reis$(o "e N%e(o Ú&ico e& os i&ci"e&$es e&$(a"os 2os juzgados de ejecución de la pena realizar%n la laor de registro de incidentes en el programa inform%tico que dispongan o por el contrario en forma manual!

A 7 ;7 77/80 78 7g60 ;7 80 656;77 7;0K


0upóngase que una vez finalizada la laor de renumeración o recaratuleado del circulante en el Juzgado de -jecución de la Pena de 0an Jos&, el último expediente convertido en materia Penal fue el 64C;4, el cual quedó estalecido de la siguiente manera1 ;4C4;;64C;6=CP-, por lo tanto el registro ser'a1 2iro 7eneral de -ntradas 8 )ateria Penal 0e +nicia Número Único Número Único @ec#a +mputado +ncidente @! salida ;4C4;;64C;6=CP- 6C

A#ora, se desea registrar otro legajo de incidencia que llegó al Juzgado de -jecución de la Pena de 0an Jos& por incompetencia, proveniente del Juzgado de -jecución de la Pena de Puntarenas$ sin emargo, en este caso el legajo ya trae asignado el Número Único C4;;<64C;=CP-! (ic#o caso se registrar'a de la manera que se indica al final del siguiente cuadro1 2iro 7eneral de -ntradas 8 )ateria Penal 0e +nicia Número Único Número Único @ec#a +mputado +ncidente ;4C4;;64C;6=CP- 6C
@! salida C C C

Posteriormente ingresa una nueva gestión, para la cual se uica en la *ficina "entralizada de +nformación Penitenciaria, el Número Único del expediente original, siendo &ste el =C;;;DC;;<4CP-, cuyo registro deer% ser el siguiente1 2iro 7eneral de -ntradas8)ateria Penal 0e +nicia Número Único Número Único @ec#a +mputado +ncidente ;4C4;;64C;6=CP- 6C
@! salida C C C


)(H,,,$)#H,,42HPE
000

"ondicio nal 2iertad C "ondicio nal

2uego, supóngase que el privado de liertad HHH presenta otro incidente .queja/$ por tanto el registro deer% ser el siguiente1 2iro 7eneral de -ntradas 8 )ateria Penal 0e +nicia Número Único Número Único @ec#a +mputado +ncidente @! salida C ,2H2,,12#H,1)(HPE 1H4H,3 """ I56;77 ;7 E>7 7; ; ;4C4;;;6BC;<CP- 4C

19. E#cepci+& a a (ea e& a asi&aci+& "e N%e(o Ú&ico -n los Juzgados de -jecución de la Pena se puede dar el caso que se presente una queja colectiva, por ejemplo >gran cantidad de privados de liertad se molestan porque nos les permiten el uso del gimnasio?$ es decir, m%s de dos sentenciados presentan un incidente con la misma pretensión, ante esta situación, se asigna un Número Único nuevo, con los datos propios del despac#o!

19.8

Despachos "e Eec-ci+& "e a /e&a e& 6-e ope(a e Sis$e%a Cos$a((ice&se "e *es$i+& "e Despachos ,-"iciaes@

-n los despac#os mixtos en que funciona el 0istema "ostarricense de 7estión de (espac#os Judiciales, se le asigna un código de oficina diferente por materia, esto en razón del requerimiento del 0istema, ya que el tipo de programación que tiene no permite el uso de dos o m%s materias con un mismo código de oficina! Por ejemplo, en el "ircuito Judicial de "artago, que ya entró en función el 0istema "ostarricense de 7estión de (espac#os Judiciales$ en el Juzgado de -jecución de la Pena, se conservó el código D<, para la materia penal y se le asignó el código B;6, para la materia penal juvenil! 2,. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL NUMERO UNICO EN OFICINAS DEL ORGANISMO DE IN!ESTIGACIÓN JUDICIAL  Para


Poder Judicial - Departamento de Planifcación – Sección Proyección Institucional San José - Costa Rica Tel. !"-###"$###%$###& !"-###"$###%$# ##& - 'a(. "&-"%)) - *pdo. !"-+,,) - planiproyeccionPoderplaniproye ccionPoderP Judicial./o.cr

20.1 De&-&cias o(ii&a"as e& o'ici&as (eio&aes "e O.I.,. 0upóngase que el 64 de enero del 4;;<, la primera causa que ingresa en la (elegación Kegional del *!+!J! de Alajuela es una denuncia >F? contra un mayor de edad, siendo el código de la citada oficina oficina el el ;;B! 2a asignació asignación n del Número Número Único Único de esta denuncia ser'a la siguiente1

,4H,,,,,1H,,#%HPE 2os primeros dos d'gitos corresponden al 4;;<, a3o en que se presenta la denuncia, los siguientes seis d'gitos corresponden al consecutivo dentro del Número Único, ;;;;;6, ajo el supuesto de que se constituye en la primera causa ingresada de este a3o$ posteriormente siguen cuatro d'gitos en el que se asigna el código de oficina a nivel institucional en que ingresa la denuncia, en este caso la de Alajuela .;;B/ y finalmente, dos d'gitos para las siglas P- que identifican la materia penal de adultos! A#ora supóngase supóngase que el mismo d'a un menor de edad es apre#endido en flagrante delito, en tal caso la asignación del Número Único ser'a el siguiente1

,4H,,,,,2H,,#%HPJ -n este caso la conformación del Número Único es similar al ejemplo antes visto, con la diferencia de la materia por la cual se interpone la denuncia, razón por la que se asignan las siglas PJ en lugar de P-, ya que se trata de un supuesto #ec#o cometido por un menor de edad!


20.2 De&-&cias p(oce"e&$es p(oce"e&$es "e o$(as o'ici&as Para continuar con el ejemplo, consid&rese que ingresa a la (ele (eleg gació ación n Kegio egion nal del del *!+! *!+!J! J! de Alaju lajuel ela, a, una denun nuncia cia prov proven enie ient nte e de la 0ud 0udel eleg egac ació ión n Kegi Kegion onal al del del *!+! *!+!J! J! de 0an 0an Kamón .;;D=/ la cual ya trae asignado el siguiente Número Único ;

@inalmente, supóngase que el d'a siguiente, ingresa en la (elegación Kegional del *!+!J! de Alajuela, una denuncia penal totalmente nueva$ por tanto, el Número Único que dee asignarse es el que se muestra a continuación con un asterisco1 ;
20.< De&-&cias De&-&cias (eci7i"as (eci7i"as e& Sa& Sa& ,os a $(as $(as "e a O'ici&a O'ici&a Recep$o(a -n el caso de las denuncias reciidas en el *!+!J! a trav&s de la *ficina Keceptora, &sta asignar% el Número Único y el número de denuncia para remitirlo posteriormente a la 0ección respectiva de acuerdo con el delito de que se trate! "on "on res respect pecto o a los los casos asos de ofic oficio io,, aten atendi dido doss por las las dife difere rent ntes es secci seccion ones es del del *rga *rgani nism smo o de +nve +nvest stig igac ació ión n Judi Judicia ciall


.0!J!/ el tr%mite para la asignación del Número Único deer% seguir el siguiente procedimiento1 :na vez atendido el caso por la 0ección respectiva, este despac#o proceder% a remitir una fórmula a la *ficina Keceptora de (enuncias con el fin de que esta última le asigne el correspondiente Número Único y de denuncia, devolvi&ndola inmediatamente a la 0ección solicitante con el propósito de que &sta realice los registros necesarios en su liro de entradas! A la *ficina Keceptora de (enuncias le corresponde el código ;;<4 y para el registro del Número Único se realiza de la siguiente manera para el a3o 4;;<1 ;
20.4 De&-&cias (eci7i"as "e o'icio 6-e &o se es asi&a e& 'o(%a i&%e"ia$a e N%e(o Ú&ico 0i ien la disposición que se tiene es que todas las secciones del (epartamento de +nvestigaciones "riminales comuniquen a la *ficina Keceptora de (enuncias las investigaciones que inicien de oficio, con la finalidad de que &sta proceda asignarle el Número Único$ esa disposición no rige para la 0ección de -stupefacientes, en razón de la confidencialidad que requieren las informaciones que all' se manejan! Asimismo cuando la (irección 7eneral del *rganismo, la Jefatura del (epartamento de +nvestigaciones "riminales o el respectivo @iscal del )inisterio Púlico lo estimen


necesario, podr% oviarse este tr%mite en aquello casos que por su naturaleza requieran de un tratamiento especial, sin perjuicio del control que internamente lleve cada una de las secciones! 2o anterior se #izo del conocimiento mediante circular N D
21. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL NUMERO UNICO EN LA DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO  Para


21.1 Reis$(o "e casos &-eos@ (e previo a la entrada en funcionamiento de la (irección Nacional de Notariado, los asuntos relacionados al Notariado eran conocidos por la 0ala ++!


A manera de ejemplo, supóngase que los siguientes fueron los últimos registros del liro general de entradas de la 0ala ++1

N<70 Ú650 =C;;;B96C;;;CN* =C;;;B94C;;;CN* =C;;;B99C;;;CN* Por tanto, el primer expediente que recie la (irección Nacional de Notariado, se registra de la siguiente manera1 .ver el registro resaltado en negrita/!

N<70 Ú650

=C;;;B96C;;;CN* =C;;;B94C;;;CN* =C;;;B99C;;;CN* )(H,,,,,1H,$24HNO

Nótese, cómo el consecutivo dentro del Número Único partió de uno por ser el primer expediente ingresado en este despac#o! Adem%s, el código ;D4< se asigna, por ser el correspondiente al código de oficina de la (irección!

21.2 E#pe"ie&$es co& N%e(o Ú&ico asi&a"o e& o$(o "espacho: -n el Juzgado Notarial se recie un expediente y posteriormente se determina que es competencia de la (irección Nacional de Notariado, por lo cual lo remite a esa (irección, por su parte, el personal de esta dependencia lo dee registrar con el


mismo Número Único que le fue atriuido al expediente en el Juzgado! Para continuar con el ejemplo anterior, supóngase que el Juzgado Notarial .;D4B/ remite el expediente con el Número Único =C;;;;6;C;D4BCN*! 2a (irección dee reciir el expediente registr%ndolo de la siguiente manera1 .ver el registro resaltado en negrita/!

N<70 Ú650 =C;;;B96C;;;CN* =C;;;B94C;;;CN* =C;;;B99C;;;CN* =C;;;;;6C;D4
22. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL NUMERO UNICO EN EL JUZGADO NOTARIAL  Para


22.1 Reis$(o "e casos &-eos@


(e previo a la entrada en funcionamiento del Juzgado Notarial, los asuntos relacionados al notariado eran conocidos por la 0ala ++! A manera de ejemplo, supóngase que los siguientes fueron los últimos registros del liro general de entradas de la 0ala ++1

N<70 Ú650 =C;;;=6C;;;CN* =C;;;=6DC;;;CN* =C;;;=6BC;;;CN* 0in emargo, al iniciar laores el Juzgado Notarial, registró lo siguiente1

)(H,,,,,1H,$2%HNO )(H,,,,,2H,$2%HNO )(H,,,,,3H,$2%HNO Nótese cómo el consecutivo dentro del Número Único partió de uno, por ser el primer expediente ingresado en este despac#o!

22.2 E#pe"ie&$es co& N%e(o Ú&ico asi&a"o e& o$(o "espacho@ 0i la (irección Nacional de Notariado recie un expediente y posteriormente determina que es competencia del Juzgado Notarial, lo remitir% a ese Juzgado, por lo cual el personal de esta dependencia deer% registrarlo con el mismo Número Único que le fue atriuido al expediente por la (irección!


Para continuar con el ejemplo anterior, supóngase que la (irección Nacional de Notariado, reciió un expediente al cual le asignó el Número Único =C;;;;4;C;D4
N<70 Ú650

=C;;;=6C;;;CN* =C;;;=6DC;;;CN* =C;;;=6BC;;;CN* =C;;;;;6C;D4BCN* =C;;;;;4C;D4BCN* =C;;;;;9C;D4BCN* )(H,,,,2,H,$24HNO

"omo se oserva, el Número Único que trae asignado el número de expediente por parte de la (irección Nacional de Notariado, se mantiene y se consigna en esa forma, en el registro del Juzgado! Posteriormente, en el Juzgado Notarial ingresa una causa y el registro ser'a el siguiente1

N<70 Ú650

=C;;;=6C;;;CN* =C;;;=6DC;;;CN* =C;;;=6BC;;;CN* )(H,,,,,1H,$2%HNO )(H,,,,,2H,$2%HNO )(H,,,,,3H,$2%HNO


=C;;;;4;C;D4
23. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL NUMERO UNICO EN EL TRIBUNAL DE NOTARIADO  Para


23.1 R7g60 ;7 E=/7;677 Por lo general el riunal de Notariado recie los expedientes con el número asignado$ por tanto, dee registrarlos tal y como los recie, sin #acerles modificación alguna!


24. GLOSARIO -ste aparte incluye algunos t&rminos utilizados en el +nstructivo desarrollado en este documento, as' como el significado empleado para efectos del registro de los expedientes con el Número Único$ con ello se persigue eliminar interpretaciones diversas en la utilización de esta numeración y de esta manera uniformar la terminolog'a utilizada! 

C 0 E=/7;677 N7?0K 0e refiere al expediente, proceso o causa .demanda o denuncia/ que ingresa por primera vez al sistema judicial!



C 0 E=/7;677 /0?7677 ;7 0 O>656 J;6568K Hace referencia a aquellos expedientes que no son nuevos en el aparato judicial!



D7/50 E/756869;0K -s aquel competente en solo una materia!



D7/50 M6=0K 0e refiere a aquella oficina judicial que conoce m%s de una materia!




A0 0 C0 R77;0K 0on los asuntos o casos terminados estad'sticamente en per'odos anteriores, y que son incorporados por segunda o m%s veces en las estad'sticas de una oficina de primera instancia$ y deen ser considerados como un mismo caso o asunto que el anterior, por tanto, llevar%n el mismo Número Único!



E=/7;677 B6K 0urge cuando dos o m%s expedientes tienen el mismo Número Único!



N<70 I70 0 T;65608K 0e refiere a la identificación de los expedientes previo a que se introdujera el Número Único! -se número interno o tradicional estaa compuesto del número consecutivo del expediente en el despac#o y del a3o de ingreso a ese despac#o!



N<70 Ú650K 0e denomina al número que identifica al expediente en el proceso judicial, conformado por catorce d'gitos! (ee ser invariale, ya que identifica al proceso desde que ingresa #asta que sale de la corriente judicial!



R7587;0K


2aor de conversión del número de expediente tradicional o interno al Número Único! 

R77K 5olver a poner Número Único a un expediente!



S67 I>0á650 T;65608K 0e refiere a los sistemas dise3ados por el (epartamento de ecnolog'a de la +nformación, entre ellos .J)0/, .7JP/, .0/, .0A0/, .0J"/!



S67 C06577 ;7 G76: ;7 D7/50 J;65687K Nueva #erramienta inform%tica que se utiliza en los despac#os judiciales para la gestión de los procesos! -n el +nstructivo adjunto, cuando se refiera a 0istema +nform%tico de 7estión, se entender% que se trata de esta #erramienta!


2#.


2#.1 MATERIA C6?68 P78 L08 F686 C0?756: Tá60 C086607 Tá60 B087 Tá60 P76: A8676 P78 J?768 !608756 D065 C6?68 ;7 "567; C075600 A;666? C065608 J656 T66 Ag6 N06;0

CODIGO

SIGLAS

1 2 3 4 # $   % ( 11 12

CI PE LA FA FC TC TB TR PA PJ !D C"

13 14 1# 1$ 1%

CA CO JT AG NO

E Para el caso de r%nsito Moleta no se utiliza código de materia, el primer d'gito se rellena con un cero .;/! EE 0e utiliza en la materia de tr%nsito donde funciona el 0istema "ostarricense de 7estión de (espac#os Judiciales y no se anota ningún número en el primer d'gito del consecutivo!

032

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