DOSSIER DE CALIDAD EN LA CONSTRUCCIÓN
Definición: Se llama dossier (o dosier) a un conjunto de documentos, planes, procedimientos, informes, registros que incluyen toda la información requerida sobre un tema concreto. Por lo general, estos documentos suelen ir archivados en carpetas o archivadores, y una vez completado el dossier, se guarda o archiva como una única unidad documental para su posible consulta futura. En el ámbito empresarial, y sobre todo en el sector industrial, cuando hablamos de “dossier de calidad”, nos referimos a un dosier que incluye todos los documentos que certifican que un determinado proceso, producto o servicio se ha realizado conforme a unos estándares de calidad fijados. Por ejemplo, se suele llamar “dossiers de fabricación” a los dossiers que incluyen los documentos que demuestran que un determinado producto ha sido fabricado conforme a las especificaciones fijadas para este. Otro ejemplo son los “dossiers finales”, que se entregan al finalizar una obra o servicio.
Pasos para elaborar un dossier final / dossier de calidad: Se pueden elaborar dosieres finales o dosieres de calidad en dos situaciones: Cuando una empresa quiere tener un registro de cómo se ha realizado una actividad, como por ejemplo la fabricación de un producto, la prestación de un servicio, etc; realizada y documentada por ellos mismos para poder dejar constancia escrita de lo que se ha hecho.
Cuando una empresa cliente contrata a otra empresa como proveedor para que le suministre materiales, le preste servicios o realice obras. En estos casos, es muy habitual que el cliente le pida al proveedor que elabore y le entregue un dosier para poder documentar que el producto o servicio adquirido es conforme con las especificaciones iniciales.
Los pasos para elaborar un dosier final de calidad son estos: a) Planificación de las actividades y definición de los requisitos: El primer paso para la elaboración del dosier está en el momento de la planificación de cómo se va a realizar el producto o servicio que se necesita documentar. Esto incluye decidir qué normas de calidad le aplican al producto y a la empresa, elaborar el plan de calidad, redactar las especificaciones del producto, revisar los procedimientos que le aplican, definir las condiciones de aceptación, acordar qué controles de calidad se van a realizar, elaborar el formato del registro de Programa de Puntos de Inspección “PPI”, y por último, detallar qué documentos y registros serán documentados en el dossier final de calidad. b) Realización de las actividades: Una vez planificado cómo se va a realizar el producto o servicio, se realizan las actividades. Mientras estas se van realizando, se deben ir generando los registros que más tarde incluirá el dosier.
c) Recopilación de documentos y registros: Una vez finalizadas las actividades, se termina de elaborar el dosier y se comprueba que están todos los documentos incluidos, con los procedimientos aprobados y firmados, los registros completos, los PPI firmados, etc. d) Recepción del producto, obra o servicio, y entrega del dossier: Para terminar, una vez acabadas todas las actividades y entregado el producto al cliente, se le añade la portada y el índice al dosier, y se entrega al cliente para recibir sus comentarios, y posteriormente para que lo apruebe y lo archive.
Estructura del dossier de calidad: El contenido del dossier de calidad puede variar dependiendo de la actividad que de la que se desee dejar constancia. De manera general, se deberán incluir en el dossier todos los planes, procedimientos, PPIs, registros, etc. Que permitan demostrar cómo se ha realizado la actividad, y que esta se ha realizado conforme a los requisitos establecidos. A modo orientativo, estos son algunos de los documentos que se suelen incluir en los dosieres: – Portada e índice del dossier, con los documentos que lo integran. – Plan de Calidad. – Plan de medio ambiente, cuando aplique. – Plan de seguridad y salud (o Plan de PRL), cuando aplique. – Documentos del contrato. – Especificaciones técnicas y planos del producto, servicio u obra realizada. – Procedimientos aplicables. – Actas de reuniones. – Certificados de los materiales usados, certificados de cualificación del personal, certificados de calibración/verificación de equipos de medida. – Albaranes y facturas de compra de los materiales usados. – Planes y Programas de Puntos de Inspección (PPI). – Informes de inspecciones, auditorías, no conformidades, pruebas… – Manuales de uso del producto. – Manuales de mantenimiento. – Acta de recepción final. – Certificado de conformidad. – Otros registros relevantes.
Transcripción del Dossier de Calidad:
El dossier de calidad es el compendio de toda la documentación que garantiza al cliente que las actividades ejecutadas en el proyecto han cumplido con los requerimientos de calidad establecidos al inicio del mismo. Contenido de dossier de calidad Lecciones aprendidas Control de costos Fecha de entrega: según la etapa que corresponda entregar al cliente.
-Consideraciones: Documento foliado 01 juego original al cliente (físico + digital) 01 juego copia besco (físico) 01 juego al área de calidad (digital) -Entrega forma con cargo de recepción a inmobiliaria: Superintendente Inmobiliaria Responsable de calidad en obra
MODELO - ÍNDICE DOSSIER DE CALIDAD 1. General 1.1. Acta de Recepción Definitiva de Obra (sin observaciones) 1.2. Plan de Calidad 1.3. Planes de Puntos de Inspección 1.4. WPS / PQR 1.5. Lista de soldadores y Certificados de Calificación 2. Memoria Descriptiva 2.1. Arquitectura 2.2. Estructuras 2.3. Instalaciones Eléctricas 2.4. Instalaciones Sanitarias 2.5. Instalaciones Mecánicas 2.6. Otros 3. Especificaciones Técnicas 3.1. Obras Civiles 3.2. Arquitectura 3.3. Instalaciones Eléctricas 3.4. Instalaciones Sanitarias 3.5. Instalaciones Mecánicas 3.6. Estructuras Metálicas y Cobertura 3.7. Otros 4. Certificados de calidad y garantía de Materiales 4.1. Obras Civiles 4.2. Arquitectura 4.3. Instalaciones Eléctricas 4.4. Instalaciones Sanitarias 4.5. Instalaciones Mecánicas 4.6. Estructuras Metálicas y Cobertura 4.7. Otros 5. Planos As Built 5.1. Obras Civiles 5.2. Arquitectura 5.3. Instalaciones Eléctricas 5.4. Instalaciones Sanitarias 5.5. Estructuras Metálicas y Cobertura 5.6. Otros 6. Registros y Protocolos 6.1. Obras Civiles 6.1.1. Topografía 6.1.2. Concreto Simple 6.1.2.1. Solados 6.1.2.2. Sub‐zapatas y Cimientos 6.1.2.3. Sobrecimientos 6.1.3. Concreto Armado 6.1.3.1. Zapatas 6.1.3.2. Vigas de Cimentación 6.1.3.3. Columnas 6.1.3.4. Placas 6.1.3.5. Vigas 6.1.3.6. Losas Aligeradas 6.1.3.7. Losa Maciza 6.1.4. Grout 6.1.5. Pruebas y Ensayos 6.1.5.1. Densidad de Campo
6.1.5.2. Concreto Fresco 6.1.5.3. Concreto Endurecido (Compresión) 6.1.5.4. Grout (compresión) 6.2. Arquitectura 6.2.1. Drywall 6.2.2. Pisos y Falso cielos 6.2.3. Puertas y ventanas 6.2.4. Carpintería Metálica 6.3. Instalaciones Eléctricas 6.3.1. Resistencia de Pozo / Malla a Tierra 6.3.2. Aislamiento de circuitos eléctricos 6.3.3. Prueba de Tableros Eléctricos (fabricante) 6.3.4. Prueba de Balanceo de Cargas 6.3.5. Pruba de celdas de Media Tensión (fabricante) 6.3.6. Prueba de Transformadores de media Tensión (fabricante) 6.3.7. Prueba de Grupo Electrógeno 6.3.8. Otros 6.4. Instalaciones Sanitarias 6.4.1. Prueba estanqueidad de red de desagüe 6.4.2. Prueba de presión hidráulica de red de agua 6.4.3. Limpieza de red de tuberías de agua potable 6.4.4. Prueba de electrobombas 6.4.5. Otros 6.5. Estructuras Metálicas y Cobertura 6.5.1. Fabricación (END, Inspección soldadura, Control dimensional, MT, UT, Trazabilidad, pintura) 6.5.2. Inspección Pintura en campo 6.5.3. Montaje 6.5.4. Cobertura (techo y pared) 6.5.5. Pruebas y Ensayos 6.5.5.1. END soldadura en campo 6.5.5.2. Estanqueidad de Cobertura o losa de techo 6.5.5.3. Otros 7. Misceláneos 7.1. Calibración de Equipos 7.2. Manuales 7.3. No conformidades 7.4. RDI’s 7.5. Lista de Subcontratistas
ÍNDICE DOSSIER DE CONSTRUCCIÓN SUGERIDO 1. Índice 2. Procedimientos 2.1. Índice / Matriz de distribución de procedimientos 2.2. Aseguramiento de calidad en campo 2.3. Procedimientos de soldadura 2.4. Ensayos no destructivos 2.5. Obra civil 2.6. Pintura 2.7. Estructuras 2.8. Misceláneos 3. Personal 3.1. Índice 3.2. Firmantes autorizados 3.3. Lista de soldadores – Calificación WPQ 3.4. Lista de laboratorios y laboratoristas certificados 4. Materiales (incluye certificados de calidad de los materiales comprados
por el cliente y el contratista). 4.1. Índice 4.2. Material de estructuras 4.3. Material civil 5. Construcción civil 5.0. Índice de paquetes – Sistemas y subsistemas 5.1. Sistema y subsistema Número: Cada paquete debe contener: 5.1.1. 5.1.2. 5.1.3. 5.1.4. 5.1.5. 5.1.6.
Certificados de aceptación Planos de localización Lista de materiales Registros de inspección durante la construcción Registro de planos y documentos red line del subsistema Registro de preguntas técnicas
6. Fabricación de estructuras 6.0. Índice de paquetes – Sistemas y subsistemas 6.1. Sistema y subsistema Número: Cada paquete debe contener: 6.1.1. 6.1.2. 6.1.3. 6.1.4. 6.1.5. 6.1.6.
Certificados de aceptación Planos de ubicación de los materiales y registros de soldadura Registro de ensayos no destructivos Registros de reparaciones y otros Registro de planos Registro de preguntas técnicas
9. Preparación superficies y recubrimiento 13.1. Índice de paquetes 13.2. Revestimiento de tubería 13.2.1. Registros de inspección de revestimiento y pintura 13.2.2. Registros de pruebas de adherencia
10. Generalidades 14.1. Índice 14.2. Lista de preguntas técnicas 14.3. Instrucciones para el sitio (SI) 14.4. Avisos de cambio a construcción (CCN’s) 14.5. Lista de reportes de productos no conformes detectados en obra
11. Preservación y mantenimiento
17.1. Registros de inspección diaria / por disciplina 12. Planos y documentos red line
18.1. Índice de planos
Recomendaciones: A continuación presento algunas recomendaciones que se deben tener presente: a) Solicitar: Lo más recomendable es que se le solicite al cliente como desea la estructura del dossier, ya que este puede tener un formato establecido y con el cual trabaja. b) Proponer: Cuando el cliente no tenga una estructura de dossier o nunca lo haya solicitado, se le es propuesto un formato del mismo, con lo mínimos estándares establecidos. c) Presentar: Se presenta de manera formal, por medio de una carta o escrito, para que quede evidenciado la propuesta del dossier. d) Revisar: Se hace la revisión del dossier por ambas partes, para llegar a un acuerdo ya sea en modificación y mejoras del mismo. e) Aprobar: Una vez revisado y todas las partes estén de acuerdo, el cliente deberá responder el comunicado donde se presentó el índice del dossier, aprobándolo con las correcciones o ajustes realizados solo si estos se llegaron a efectuar.
Pasos para la elaboración del Dossier:
1. Conoce los requerimientos de tu cliente: -Debes saber si tu cliente tiene estipulado un documento en el cual te oriente o guie, en la forma de cómo quiere que sea entregada la información recolectada.
2. Crea un índice: -Si el cliente tiene el documento, solicítalo y crea un índice según sus requerimientos, para ser verificado por ambas partes posteriormente.
3. Presentar propuesta: -Si nuestro cliente no tiene un documento definido para tal fin, se presenta una propuesta con un índice.
4. Buscar aprobación: -Debes conseguir que la propuesta que has presentado sea aprobada por el cliente, y obligatoriamente por escrito.
5. Identificar: -Una vez aprobado el índice, se debe iniciar a identificar las carpetas y/o folders con base al índice ya aprobado.
6. Organizar: -Una vez realizada la identificación, empieza a organizar y ubicar los registros generados en cada carpeta y/o folders.
7. Controlar: -Se recomienda llevar un control del avance del dossier, así podrás brindar información al cliente del estado en que se encuentra.
