DIN ISO 19011: Leitf aden für Audits von QMS/UMS
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Größe und Art der Komplexität – ein Audit, wenige oder viele Audits sowie gemeinsame oder kombinierte Audits beinhalten. Die gesonderte Erstellung eines Auditpro grammes ist erfahrungsgemäß erst ab mindestens 15–20 A udits pro Jahr erforderlich. Bis zu dieser Größenordnung reicht ein Auditjahresplan. Die Auf gaben der Managementverantwortlichen des Auditprogramms lassen sich in vier Bereiche gliedern: 1. Planen: die Zielsetz u n g u nd den Umfan g des A u ditprogramms festlegen; die Verantwortlichkeiten, Ressourcen und Verfahren festlegen;
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Befugnis für das Auditprogramm
Festlegung des Auditprogramms
Planen
- Zielstellung/Umfang - Verantwortlichkeiten - Ressourcen - Verfahren
Umsetzung des Auditprogramms
Handeln
Verbesserung des Auditprogramms
- Beurteilung der Auditoren - Zuordnung von Auditteams - Leitung der Audittätigkeiten - Aufzeichnungen
Überwachung und Bewertung des Auditprogramms - Ermittlung von Möglichkeiten für Verbesserungen
Qualifikation der Auditoren Tun
Audittätigkeiten
Prüfen
Abb. 1: Anwendung des Zyklus „Planen-Tun-Prüfen-Handeln“ auf das Management eines
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Veranlassen des Audits - Benennung des Auditteam-Leiters - Festlegung von Auditzielen, -umfang und -kriterien - Ermittlung der Durchführbarkeit des Audits - Auswahl des Auditteams - Herstellung des ersten Kontaktes mit der zu auditierenden Organisation
Prüfung der Dokumentation - Bewertung zutreffender Managementsystemdokumente, einschließlich Aufzeichnungen und Ermittlung ihrer Konformität hinsichtlich der Auditkriterien
Vorbereitung auf die Audittätigkeiten vor Ort - Erstellung des Auditplans - Aufgabenverteilung im Auditteam - Vorbereitung von Arbeitsdokumenten
Audittätigkeiten vor Ort - Durchführung der Eröffnungsbesprechung - Kommunikation während des Audits - Rollen und Verantwortlichkeiten von Betreuer und Beobachtern - Erfassung und Verifizieren von Informationen
1 5 . A k t u a l i s i e r u n
Audit-Jahresplan
D I N I S O 1 9 0 1 1 : L e i t f
Revision: 1
Organisa- Arbeits- auditierte Audit-Nr. Jan. Feb. März April Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. tionsbereich Elemente einheit
g
a d
e n f ü r A u d
© D e r Q u
a l i t ä t s m a n a g e m e n t -B e r a t e r
Erstellt: Müller Genehmigt:
Datum:
Name:
i t s v o n
Q
Verteiler:
M S / U M S
Datum:
Unterschrift Erläuterungen: Korrekturen erforderlich
Audit geplant
Audit durchgeführt
Korrekturen eingeleitet
Korrekturen überprüft
Abb. 3: Auditjahresplan (Formularmuster)
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S e i t e 7
0 4 3 1 0
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Datum/ Organisationseinheit Auditor/ GesprächsVorgang – UM-/ QMUhrzeit und /oder Prozesse Kürzel partner Element – Normkapitel 9:30 Stabstelle HSEQ, geHS/HK Herr Schneidert UM-Elemente: setzliche Beauftragte Herr Kunze und
MA Unterstützende Prozesse
UM-Elemente: 4.1, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.3.4, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4 QM-Normkapitel: 4.2, 5.4, 5.5, 5.6, 6.3, 6.4, 7.2, 8.1, 8.2, 8.4, 8.5
11:30 Personal
HS
Herr Klein und UM-Elemente: MA 4.3.2, 4.4.1, 4.4.2, 4.5.3
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Datum/ Organisationseinheit Auditor/ Uhrzeit und /oder Prozesse Kürzel
Gesprächspartner
Vorgang – UM-/ QMElement – Normkapitel
UM-Normelemente
QM-Normkapitel
4.4.3 Kommunikation 4.4.4 Dokumentation des UMS 4.4.5 Lenkung der Dokumente 4.4.6 Ablauflenkung 4.4.7 Notfallvorsorge und -maßnahmen 4.5.1 Überwachung und Messung 4.5.2 Abweichungen, Korrektur- und Vorsorgemaßnah-
6.4 Arbeitsumgebung 7.1 Planung und Produktrealisierung 7.2 Kundenbezogene Prozesse 7.3 Entwicklung 7.4 Beschaff ung 7.5 Produktion und Dienstleistungserbringung 7.6 Lenkung von Überwachungs- und Messmitteln 8 M , Analyse,
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Informationsquellen
Erf assung durch angemessene Stichproben und Verifizierung
Auditnachweise
Bewertung gegenüber Auditkriterien
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Zertifizierungsgesellschaften, müssen dagegen noch weitergehende Qualifikationen etc. nachweisen. Abbild ung 6 gibt einen Überblick über die Anforderungskriterien der Norm. Bei einem größeren Auditorenpool (ab ca. 8) sollten die Qualifikationen systematisch zusammen gestellt werden. Auf diese Weise wird eine optimale Zuordnung der Auditoren zu den jeweiligen Organisationseinheiten und/oder Personen gewährleistet. Eine Qualifikationsmatrix für Auditoren, wie in Abbild ung 7, kann hierfür eine wertvolle Arbeitshilfe sein. Die DIN ISO 19011 bzw. die dar gestellte Vorgehensweise für Audits sollten in angemessener Form in die firmenspe-
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a l i t ä t s m a n a g e m e n t -B e r a t e r
Name des Auditors
Anzahl Audits in den letzten 3 Jahren (ggf. Leitauditor)
Sprachkenntnisse
Fachliche Kenntnisse (z. B. nach Bereichen) QM/UM/ AS/…
Einschränkungen/ Flexibilität
Auditorenbewertung
Schulungen/ Erf ahrungsaustausch in den letzten 3 Jahren
Sonstiges (z. B. besondere Stärken; Schulungsbedarf)
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Erstellt: Datum: Genehmigt:
Name: Datum:
Unterschrift Abb. 7: Auditoren Qualifikationsmatrix (Formularmuster)
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M S / U M S
