Diagrama de Afinidad

DIAGRAMA DE AFINIDAD Herramientas Administrativas de la Calidad

INTRODUCCIÓN •

Es la herramienta básica del conjunto de las siete nuevas herramientas.

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También es conocida con el nombre de “Método KJ” ( Kawakita Jiro es la

persona que lo desarrolló) •

Se utiliza para conseguir gran cantidad de datos en forma de ideas, opiniones, temas, aspectos a considerar y organizarlos en grupos en base a criterios a fines de relación natural entre cada elemento.

DIAGRAMA DE AFINIDAD •

Es una herramienta muy útil a la hora de lograr que un grupo de personas trate de un tema determinado, no de forma lógica e intelectual, sino de

forma creativa.

CONSTRUCCIÓN DEL DIAGRAMA DE AFINIDAD

1. FORMAR AL EQUIPO CORRECTO •

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Reunir a las personas correctas que dispongan del conocimiento necesario para tratar el tema. Por lo general, los equipos están formados de 5 a 10 personas. Debe haber un facilitador  •

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Mantener las mejores condiciones la participación. Potenciar la discusión positiva.

2. REALIZAR UN PROCESO DE TORMENTA DE IDEAS RESPECTO EL TEMA EN CUESTIÓN •

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Es el paso inicial en la recolección de datos. Determinar cuál es la pregunta a hacer. Realizar la tormenta de ideas.

3. REGISTRAR LAS IDEAS •

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Las ideas que durante el proceso de tormenta de ideas se registraron en un pizarrón se transcribirán a tarjetas. Ponerse de acuerdo dentro del grupo en el contenido de las tarjetas, asegurándose que no se pierda la idea, se pueden pedir aclaraciones. Se recogen las tarjetas, se mezclan y se reparten de forma aleatoria sobre una superficie lo suficientemente grande. En esta etapa se utilizarán tarjetas tipo post-it que se adhieran a la superficie vertical evitando su caída, pero que permitan ser movidas y recolocadas con facilidad.

4. AGRUPAR LAS TARJETAS •

Las tarjetas son agrupadas en grupos relacionados, siguiendo el siguiente esquema: •

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4.1 Localizar dos tarjetas que se encuentren relacionadas entre ellas y posicionarlas una junto a la otra. Buscar en el conjunto total de tarjetas otras que estén relacionadas con estad dos. 4.2 Repetir el proceso anterior hasta que la mayor parte de las tarjetas se encuentren agrupadas. No deberían formarse más de diez agrupaciones.

5. CREAR TARJETAS CABECERA •

Las tarjetas cabecera de cada agrupación se caracteriza por dos elementos muy importantes: 1. Debe identificar de forma clara el “hilo” común que une las ideas. 2. Debe ser capaz de recoger el “sentir” de los comentarios del grupo.

6. TRANSCRIBIR EL DA •

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El equipo debe revisar todos los pasos dados y el resultado global. Suele ser conveniente establecer un periodo de discusión de estos resultados. Esta abierta la posibilidad de realizar modificaciones. Se transfiere la información de las tarjetas a soporte papel, rodeando cada agrupación mediante una línea para facilitar la visión del conjunto.

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Se revisará el establecimiento de relaciones entre las agrupaciones, a través de flechas que indiquen las relaciones lógicas. Establecer una valoración de los distintos elementos del problema. Para ello, los participantes darán una puntuación con el siguiente criterio: ( 1 ) El elemento es poco importante ( 2 ) El elemento es importante aunque no es crítico ( 3 ) El elemento es de una importancia crítica Sólo se asignan a las agrupaciones de primer nivel o de ideas solitarias.

EL VALOR OBTENIDO POR CADA GRUPO DE IDEAS (O IDEA SOLITARIA) PROPORCIONA UN MEDIO DE RECONOCER EL ORDEN DE IMPORTANCIA QUE ASIGNA EL EQUIPO A ÉSTAS.

CONCLUSIÓN Un DA es una herramienta poderosa para consolidar muchas ideas en sólo unas ideas clave. Sin embargo no indica cuándo ni cómo tomar acción sobre

las ideas o cuales de estas son las más importantes.

VENTAJAS •

Es una forma eficaz de analizar grandes cantidades de datos de tipo ideas

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Ayuda a equipos de trabajo a alcanzar consenso

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Ayuda a los equipos de trabajo a ser creativos ante un problema o cualquier situación.

DESVENTAJAS •

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El resultado es tan bueno solamente como lo son las ideas generadas. No determina la forma de tomar prioridades. El diagrama no indica como tomar acción. El diagrama completo es por lo general difícil de explicar a las personas que no están involucradas en el proceso.

EJEMPLO •

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Un directivo de un departamento de calidad que necesita desarrollar las características personales y de actitud necesarias para liderar el trabajo en equipo de sus colaboradores en un programa de mejora de la calidad. Por lo que el tema central fue: ¿Qué necesito hacer para ser un buen líder eficaz de este equipo?

Las respuestas obtenidas fueron las siguientes: Ser capaz de formar a otros Tener el pensamiento enfocado a los procesos Conocer los métodos de trabajo en equipo Capacidad de organización en equipos multi-funcionales Implantar el CEP Reducir la variabilidad de los procesos Ser capaz de identificar a los propietarios de los procesos Ser capaz de comunicar  •

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Ser capaz de comunicar  Ser capaz de vencer la resistencia al cambio Organización de equipos multifuncionales

Ser capaz de formar a otros Pensamiento enfocado a los procesos Vender a la dirección las ventajas del trabajo en equipo

Conocer los métodos de trabajo en equipo

Identificación de propietarios de procesos

Reducir la variabilidad de los procesos Implantación de CEP

Vender a la dirección las ventajas del trabajo en equipo

Hacer un buen uso de la estadística Reducir la variabilidad de los procesos

Tener habilidad como facilitador 

40

ORGANIZAR Y DAR SOPORTE A EQUIPOS EFICACES

16

Tener Ser capaz habilidad de formar como a otros facilitador  Organización de equipos multifuncionales

APLICAR LA ORIENTACIÓN EN LOS PROCESOS

Reducir la variabilidad de los procesos

Pensamiento enfocado a los procesos

Implantación de CEP COMUNICAR A OTROS NIVELES DE CONOCIMIENTO Ser capaz de comunicar 

DIFUSIÓN EN TODO ÁMBITO DE LA EMPRESA 31

22

Ser capaz de vencer la resistencia al cambio

Identificación de propietarios de procesos

Hacer un buen uso de la estadística

Vender a la dirección las ventajas