DEPARTAMENTALIZACIÓN DE LOS COSTOS La departamentalización de los costos consiste en registrar cada elemento (acumular y registrar los costos de materiales directos, MOD y costos generales de fabricación para cada orden de producción) de costo por departamento; cuando estos elementos se aplican a pequeñas empresas industriales y de proceso manufacturado poco complicado, estas entonces pueden considerarse como un solo departamento de producción, pero si la empresa es de cierta magnitud y si el proceso de fabricación requiere varias operaciones distintas, es aconsejable registrar y acumular los costos de fabricación por departamento, en donde de este modo la empresa puede costear cada orden de producción con mayor precisión y además se puede hacer responsable a los distintos departamentos de los costos en que se incurren, y esto a su vez permite controlar los costos.
Naturaleza de la Departamentalización. Todos los costos en que se incurren en la producción se contabilizan en el sistema de contabilidad contabilidad de costos. Generalmente, se puede afirmar, que el estado de costo de mercancías vendidas es el producto final de este sistema. La contabilidad de costos acumula el material, material, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación mediante centros de costos. Por ejemplo, un departamento o una máquina puede ser un centro de costo. Todos los costos en que se incurren en el departamento o en la utilización de la maquina se reúnen así bajo un título de centro de costo. Hasta ahora, la tarea más pesada de la contabilidad de costos es la asignación de los costos indirectos de fabricación o gastos indirectos generales. Los costos asociados con los impuestos al patrimonio, los departamentos de servicio y mantenimiento, el personal, la supervisión, los servicios generales, etc. Deben ser distribuidos al respectivo centro de costo. Las bases utilizadas más comúnmente son el costo de mano de obra directa y las horas de mano de obra directa.
Departamentos de Producción y Departamentos de Servicios. El Departamento de producción puede definirse como una unidad operativa (compuesta de hombres y/o máquinas) que participan en la fabricación real del producto terminado. Muchas veces puede distinguirse en las compañías los diferentes departamentos de producción ya que puede existir un departamento inicial que moldea la materia prima, otro o un segundo que ensambla lo que recibe del primer departamento y un tercer departamento que pinta termina así las unidades ensambladas. En este caso, hay tres operaciones y tal vez tres localidades separadas en la fábrica, entonces pueden ser 3 departamentos de producción. Sin embargo, en todas las empresas puede haber diferentes formas de departamentalizar, dependiendo de las operaciones y localizaciones en las que se divida la fabricación o ensamble del producto. Los departamentos de servicios son aquellos cu yas actividades facilitan las operaciones reales de fabricación, ya que suministran asistencia indirecta, apoyo o servicio indispensable para que la fábrica pueda cumplir su cometido. Son los que brindan beneficios a los departamentos de producción y/o a los departamentos de servicios. Son conocidos también también como departamentos de apoyo. Son ejemplo de éstos el departamento departamento de mantenimiento, el departamento de servicios públicos, el departamento de contabilidad de costos, el departamento de servicios médicos, entre otros.
Bases de Distribución y Prorrateo. El prorrateo es la cuota parte que cada artículo fabricado debe absorber por este elemento. Su ciclo contable comienza con el pago o devengamiento de los rubros que lo integran y que se imputan a cada cuenta en particular. Luego, se asignan conforme a alguna proporción a los departamentos de producción y de
servicios (prorrateo primario). Posteriormente, estos costos acumulados en los departamentos de servicios son redistribuidos entre los primeros (prorrateo secundario). Finalmente, y ya con los costos indirectos concentrados exclusivamente en los departamentos de producción son trasladados a los productos mediante el prorrateo terciario o final. Uno de los objetivos del sistema de información es calcular un costo unitario, y el camino obligado es determinar el más razonable posible, en función de la característica del problema a resolver (distribución) y de los alcances y confiabilidad de la información disponible. Todos los costos que sean asignados o distribuidos deben aparecer en los reportes de actuación como partidas no controlables, porque se supone que el responsable del área no decidió la forma de la distribución y utilización de cierto servicio. Un método adecuado para realizar la asignación o distribución de los costos de las áreas de servicio entre los departamentos de línea es el siguiente: Cada departamento de servicio debe elaborar su presupuesto anual, utilizando la técnica de presupuesto de base cero. Se seleccionan las bases para efectuar la reasignación de los costos teniendo en cuenta que el denominador o base que se elija representa lo mejor posible los beneficios que se presentan a los departamentos de operación. Algunas bases comunes son: Relaciones industriales: número de empleados. Contraloría: partes iguales. Mantenimiento: horas máquina. Control de calidad: unidades producidas. Se obtiene una tasa de aplicación dividiendo el costo del departamento de servicio por la base elegida de los departamentos en que se va a asignar el costo del mismo: costos presupuestados del departamento / base elegida. Se lleva a cabo la distribución propuesta entre los departamentos que utilizaron el servicio. Recomendaciones: Siempre la tasa de aplicación o distribución debe ser aplicada sobre los costos presupuestados del departamento de servicio (para no transferir ineficiencias). Nunca la asignación a un departamento de operación debe estar establecida en función de la cantidad de servicio que ha sido solicitado por los demás d epartamentos. De ser posible, se debe controlar el comportamiento de los costos en cada área de servicio por separado. Costeo basado en las actividades (Método ABC).
Ventajas y desventajas de la departamentalización. Ventajas.
Permite agrupar a varios especialistas bajo una única jefatura común, cuando su actividad es especializada.
Garantiza plena utilización de las habilidades técnicas de las personas. Eso porque se basa en el principio de especialización ocupacional. Permite la economía de escala por la utilización integrada de personas, maquinas producción y masa. Orienta a las personas a una actividad especifica concentrando su competencia en forma eficaz y simplifica la capacitación del personal. Es la indicada para circunstancias estables de pocos cambios y que requieren de un desempeño continuo de tareas rutinarias. Se aconseja para empresas que tengan productos o servicios que permanezcan inalterados por un largo periodo de tiempo. Refleja un elevado nivel de auto- orientación y de introversión administrativa por parte de la organización. Desvantajas.
Reduce la cooperación interdepartamental. No se puede adecuar a tecnología y circunstancias externa cambiante. Dificulta la adaptación y flexibilidad a cambios externos. Tiende a hacer que las personas concentren sus esfuerzos en sus propias especialidades. Resta importancia a los objetivos globales de la co mpañía.
