DENTAL RECEPTIONIST DI PUSKESMAS Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Manajemen Kesehatan Gigi dan Mulut I
Oleh : GESY MORFOSELA NR FAD!ILA! NIM" #$"%&"$'"%"('"%(&
PRODI D.III KEPERAWATAN GIGI POLITEKNIK KESEHATAN TASIKMALAYA KEMENTRIAN KESEHATAN REPUBLIK INDOENSIA 2015
LATAR BELAKANG Puskesmas sebagai unit pelayanan kesehatan tingkat pertama dan terdepan dalam sistem pelayanan kesehatan, harus melakukan upaya kesehatan wajib ( basic six ) dan beberapa upaya kesehatan pilihan yang disesuaikan dengan kondisi, kebutuhan, tuntutan, kemampuan dan inovasi serta kebijakan pemerintah daerah setempat. Puskesmas dalam menyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat menyeluruh dan terpadu dilaksanakan melalui upaya peningkatan, pencegahan, penyembuhan, dan pemulihan disertai dengan upaya penunjang yang diperlukan. Ketersediaan sumber daya baik dari segi kualitas maupun kuantitas, sangat mempengaruhi pelayanan kesehatan. Pada saat ini puskesmas telah didirikan di hampir seluruh pelosok tanah air. Untuk menjangkau seluruh wilayah kerjanya, puskesmas diperkuat dengan puskesmas pembantu serta puskesmas keliling. alam kehidupan sehari!hari di masyarakat, puskesmas belum dimanfaatkan secara maksimal, kebanyakan penduduk di pedesaan kurang memanfaatkan fasilitas kesehatan modren yang ada dikarenakan masalah terbatasnya fasilitas serta pelayanan. "asyarakat memerlukan pengetahuan tentang kesehatan gigi. imana kesehatan gigi ini bisa kita dapat di puskesmas, puskesmas, ataupun rumah sakit. #api, kebanyakan dokter gigi membuka sebuah puskesmas sendiri. imana di puskesmas tersebut diisi oleh beberapa jabatan yaitu dokter gigi, perawat gigi atau asisten dokter, resepsionis gigi, dan securit y puskesmas. $aat pasien baru datang setelah bertemu dengan security maka pasien tersebut akan menuju tempat dental receptionis. isini resepsionislah yang berperang dalam membantuh dan memberikan informasi kepada pasien tentang apa yang ada di puskesmas dan pelayanan apa yang bisa diberikan oleh puskesmas kepada pasien. Kerjasama antara dokter, perawat, resepsionis dan karyawan puskesmas yang akan menentukan citra sebuah puskesmas dimata pasien dan masyarakat. $eorang resepsionis harus memiliki keterampilan yang baik dan yang dibutuhkan untuk menjadi resepsionis, karena sekarang pekerjaan resepsionis bukan hanya mengangkat telpon di mejanya saja. %aman sekarang ini seorang resepsionis harus bisa menguasai bahasa inggris sebagai alat komunikasi yang bisa mengangkat derajatnya dalam sebuah puskesmas.
enger !n en ! Re#e$t%n&t
&esepsionis adalah orang yang bertugas menerima pasien atau klien (baik itu klinik, puskesmas, rumah sakit, hotel, bahkan kantor). ental receptionist (resepsionis gigi) adalah icon penting yang merupakan penentu berlangsungnya pelayanan. &esepsionis biasanya ditempatkan dibagian depan puskesmas, ini bertujuan agar pasien yang datang mudah mengetahui cara yang mudah untuk mencari informasi dan juga sebagai gambaran dari suatu puskesmas. &esepsionis adalah orang yang pertama kali bertemu dan berbicara pasien atau klien, baik melalui telpon atau secara langsung dan memberikan pelayanan awal bagi seorang pasien yang datang ke puskesmas. &esepsionis juga bisa menjawab pertanyaan pasien, memberikan dokumen kepada pasien yang baru dan memberikan informasi mengenai puskesmas dan pelayanan kesehatan gigi. Pelayanan yang diberikan oleh resepsionis akan menunjang kelanjutan dari pemeriksaan di puskesmas. Kerena pelayanan resepsionis akan ditanggapi oleh pasien sebagai awal dari pemeriksaan. 'adi ketika pelayanan resepsionis baik maka seorang pasien baru bisa menjadi pelanggan tetap disebuah puskesmas tersebut dan tentunya itu juga dipengaruhi oleh kemampuan atau skill seorang dokter gigi. $eorang resepsionis harus bisa bekerjasama dengan resepsionis lain, pegawai atau kariyawan puskesmas dan dokter gigi di puskesmas tersebut, sehingga bisa membuat pelayanan yang beik terhadap pasien atau klien.
S'!r!t Men(!) Dent!" Re#e$t%n&t '!ng B!* itra puskesmas juga ditentukan oleh resepsionis, meskipun banyak juga faktor lain yang menentukan. #api ketika pertama pasien melihat puskesmas dan berkomunikasi dengan resepsionis. &esepsionis tidak hanya harus berwajah cantik, tubuh tinggi semampai, tetapi juga pengetahuan, sikap yang matang dan perilaku yang baik dan benar. 'adi seorang resepsionis harus memenuhi syarat!syarat sebagai berikut *. Keterampilan a Keterampilan teknis b. Keterampilan pribadi c. Keterampilan berkomunikasi +. Pengetahuan a. Pengetahuan umum b. Pengetahuan khusus . Perilaku -. Kepribadian
T+g!& )!n T!ngg+ng (!,!Se%r!ng Dent!" Re&e$t%n&
#ugas dan tanggung jawab seorang dental reseptionis itu antara lain "enerima dan menghubungkan telepon masuk kepada pihak yang dituju. "enghubungi nomor telepon yang ingin dituju atas permintaan!permintaan pihak terkait. "enyampaikan pesan kepada pihak internal maupun eksternal bilamana yang bersangkutan berhalangan untuk menerima memeriksa atau pemeriksaan tersebut dan mencatat pesan yang perlu disampaikan. "enerima kedatangan pasien dengan ramah dan sikap yang professional. "encatat dalam log book telepon masuk dan keluar. "emberi bantuan petunjuk akan lokasi tempat yang diminta kepada para pasien. "emberikan informasi berkaitan dengan puskesmas. "emberikan bantuan kepada setiap pasien bila memerlukan. "endaftarkan pasien baru sesuai dengan peraturan puskesmas. "embantu pasien untuk menyelesaikan segala bentuk dan dokumentasi yang diperlukan. "engverifikasi dan memperbarui informasi pasien. "enginformasikan pasien prosedur puskesmas gigi dan kebijakan. "emindahkan pasien melalui janji sesuai dengan jadwal. "emasukkan semua informasi pasien yang relevan ke dalam sistem dat a. "emelihara dan mengelola catatan pasien sesuai dengan peraturan privasi dan keamanan. "erespon dan memenuhi permintaan informasi.
Lanjutan Tugas dan Tanggung jawab Seorang Dental Reseptionis
"engkonfirmasi janji yang akan datang dan ingat sesuai dengan pe raturan puskesmas. ek jadwal janji sehari!hari. "engatur grafik pasien untuk janji hari berikutnya. "engisi pembatalan pelayanan atau pemeriksaan. "engatur rujukan ke spesialis medis lainnya. Praktikum pengiriman tepat. "engumpulkan dan pembayaran penerimaan dari pasien pada saat pengobatan. "enginformasikan pasien pilihan rencana perawatan. "engatur jadwal pembayaran dengan pasien. "empersiapkan formulir klaim untuk asuransi gigi. "engatur dokumen pendukung klaim asuransi. "emantau dan mempertahankan persediaan perlengkapan puskesmas gigi. "enjaga privasi pasien, kariyawan lain, dan dokter. "enjalankan tugas resepsionis dengan baik.
H!"H!" '!ng H!r+& D$er/!t*!n %"e/ Dent!" Re#e$t%n&t *.
+.
.
-. . /.
'angan biarkan pasien menunggu terlalu lama. Perhatikan kepentingan!kepentingan pasien. 'ika orang yang hendak ditemui tidak ada atau sedang pergi, tanyakan apakah dia bersedia menunggu. 'angan mengunyah permen karet atau makana kecil saat menghadapi pasien atau saat menerima telepon, (ketika anda sedang makan, orang di telepon seberang bisa mendengarnya). $ebaiknya anda tidak bergerombol dengan teman!teman anda di meja resepsionis, apabila untuk keperluan yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan. "isalnya membuka plastik dagangan, mengocok undian arisan, dan lain!lain. $ingkirkan pernak!pernik yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan dari atas meja monitor komputer anda. 'angan mondar!mandir di ruang pasien dengan sandal atau penampilan yang tidak rapi. 'angan terlalu sering mengobrol atau bergosip dengan teman!teman anda.
Dent!" Re#e$t%n&t Unt+* P+&*e&!& Y!ng Le-/ B!*
*. $istem Pengelolaan Pasien a. 0erkomunikasi yang efektif pada waktu menerima dan menangani pasien b. "encatat data pasien secara baik c. "engatur sistem perjanjian dan penjadwalan pasien d. "emelihara hubungan baik dengan pasien1klien +. $istem Keuangan1Pembiayaan e. #ariffing (penentuan tarif yang diperhitungkan secara cermat) f. $istem asuransi dan klaim g. $istem pencatatan pemasukan dan pengeluaran keuangan yang akurat. . $istem Penataan &uangan a. #ata ruang harus dapat memastikan adanya sirkulasi udara yang baik b. $istem pembuangan limbah yang terjamin keamanannya c. #ata letak perlengkapan dan peralatan yang memungkinkan pergerakkan yang leluasa d. Penggunaan dental unit, perlengkapan kantor seperti kursi dan meja yang ergonomis e. Pengaturan area yang jelas antara area resepsionis, administrasi, ruang tunggu, ruang sterilisasi, ruang alat dan bahan serta ruang perawatan dan lain!lain. 2al ini harus dikembangkan guna menjamin kenyamanan dan keselamatan serta privacy dalam bekerja. f. $etiap ruangan puskesmas hendaknya didesain sebagai ruangan yang dapat memberikan kenyamanan kerja, baik bagi operator maupun bagi pasien, hal ini menyangkut tata warna, dekorasi dinding dan seterusnya.
Lanjutan Yang Harus Dikembangkan Oleh Dental Receptionist Untuk Puskesmas Yang Lebih aik -. $istem 3nformasi a. $oftware registrasi pasien b. $oftware keuangan c. $oftware pengelolaan alat, bahan dan barang d. $oftware perjanjian pasien . #ata 2ubungan Kerja alam 4rganisasi e. $elalu menjaga hubungan baik antar petugas (sejawat resepsionis, perawat gigi, dokter gigi, dan lain lain) f. $elalu bersikap profesional dan menjaga etika di lingkungan kerja g. "embangun sistem penjadwalan pekerjaan yang adil (fair) h. $enantiasa mentaati peraturan yang berlaku i. "emelihara kebersamaan dan saling tolong menolong antara sesama petugas baik lintas program maupun lintas sektor.
ng +ng!n !r r Re#e$t%n&t
en !
Persyaratan keterampilan semua indikator yang baik dari jalur karir yang mungkin untuk resepsionis gigi. $etiap keahlian, dalam kombinasi dengan pengalaman dalam praktek gigi, adalah motif karir potensial. Keterampilan administrasi dan bisnis dapat baik membawa ke posisi maju dalam manajemen dan administrasi puskesmas gigi besar, rumah sakit, dan praktek swasta. 3ni posisi yang lebih tinggi baik dalam hal kemajuan karir dalam industri perawatan kesehatan pada umumnya, dalam banyak kasus. Pengalaman di sektor pelayanan kesehatan merupakan kebutuhan utama untuk posisi yang lebih tinggi, khususnya dalam manajemen dan administrasi, di mana masalah teknis dalam perawatan kesehatan sangat terkait erat dengan kompetensi yang dibutuhkan untuk peran yang lebih tinggi. Keterampilan organisasi yang terlibat dalam praktek gigi adalah pelatihan yang baik untuk posisi yang lebih tinggi di dasar peran resepsionis1administrator, juga, dan dapat menyebabkan pekerjaan dengan gaji yang lebih tinggi dengan praktek besar mencari staf yang berpengalaman dengan referensi yang baik. Pada tingkat yang lebih tinggi, pengalaman praktis ini juga diterjemahkan ke dalam peran pelatihan bagi supervisor dan manajer.