Definir Que es un Organigrama y como se construye.
El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa, o de cualquier entidad productiva, p roductiva, comercial, administrativa, política, etc., en la que se indica y muestra, en forma esquemática, la posición de la áreas que la integran, sus líneas de autoridad, relaciones de personal, comités permanentes, líneas de comunicación y de asesoría". Existen ciertos parámetros o requisitos para la elaboración de un organigrama, entre los requisitos REQUISITOS QUE DEBE TENER UN ORGANIGRAMA:
Un elemento (figuras).
La estructura de la organización (relación o subordinación existentes entre las unidades organizativas).
Los aspectos más importantes de la organización.
Las funciones.
Las relaciones entre las unidades estructurales.
Los puestos de mayor y aun los los de menor importancia.
Las comunicaciones y sus vías (forma en cómo establecen las las comunicaciones).
Las vías de supervisión.
Los niveles y los estratos jerárquicos.
Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la la organización.
Las unidades de categoría especial.
Técnicas Para La Creación De Un Organigrama:
Las casillas deben ser rectangulares.
Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano inmediato que va a recibir las órdenes del anterior.
Las líneas de nivel son siempre horizontales. A las unidades de mando, las líneas de mando les caen siempre en forma vertical y por el lado superior del rectángulo.
Para los organigramas consultivos la línea que indica su relación de dependencia, es horizontal, tocándose por los lados menores del rectángulo.
Al construir un organigrama se debe tener presente:
Delimitar con precisión las unidades o Dependencias. Señalar de la forma más completa las relaciones existentes. Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gráfico. Señalar mediante las técnicas de elaboración las relaciones de:
o o o o
Línea o Ejecución: Línea de mando debe caer verticalmente. Estado Mayor o Staff: La línea que indica su relación es horizontal. Línea Punteada: Para indicar relaciones de Coordinación. Línea Quebrada: Representa discontinuidades.
Las unidades que no tienen claramente definidas su ubicación administrativa, pueden colocarse en el nivel especial.
Cuando el número de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su inclusión en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente.
Ningún organigrama debe tener carácter definitivo, su verdadera utilidad está en revisarlo y actualizarlo periódicamente.
Administración en una Página
En este manual , nos ayudara a no dejarnos bombardear por todas las informaciones que nos lleguen a nuestra oficina, sino más bien a saber elegir la información adecuada para resolver posibles problemas con el menor marco de error posible y también saber guiar, así como un buen capitán guía su embarcación, hasta llegar a puerto seguro, de ese mismo modo un gerente, debe de guiar a la empresa, para asegurarse de cumplir y si es posible sobrepasar las metas asignadas. Brian Scott fue elegido como Presidente y Director General de la compañía Xcorp, una compañía que estaba cada vez más metida en dificultades. Scott, era conocido por su gran dinamismo y como había levantado otras compañías en las misma situación de Xcorp ya que al ser un hombre de negocios y querer salvar a la compañía, convoco una reunión con todo el personal que era encargado o los altos mando de los diferentes departamentos de la misma empresa, tales como : Gerente Financiero, Vicepresidente de Producción, Vicepresidente de Ventas, Vice Presidenta de Mercadeo, Vice Presidenta de Comunicaciones, Asesora Jurídica, entre otros, para a que en esa reunión se pueda identificar el problema que ha llevado a esta compañía a tan gran dificultad. Cuando se entrevistó con cada uno de los encargado de departamento cada uno le echaba la culpa al otro y viceversas. Scott pidió con ellos, revisar de manera detallada y específica a cada departamento, pidiendo su historial, porque no podía comprender por qué la empresa Xcorp, por la cual tuvo que pedir que se le diera dos años para poder implementar las nuevas estrategias, iba cada vez más en deterioro. Un dia luego de regresar de almorzar Scott encontró una pila de documentos en su escritorio pero uno de estos era una carta escrita por un tal infoman quien le dejaba bien claro que le podía ayudar a conseguir lo que él estaba buscando: Información clara y precisa para solucionar el problema.
A lo que el “Infoman” respondió: Me alegra que usted quiera conocer la verdad por
usted mismo. Facilitándole tres informes que debería de tener en una página.
Informe I- Informe del enfoque
La Información clave que sea pertinente para usted acerca de lo que haces Informe II- Informe de Retroalimentación
Retroalimentación sobre su desempeño y pone a relucir las buenas y malas noticias acerca de lo que usted hace. Informe III- Informe de Gerencia
Las Buenas y Malas noticias acerca de lo que hace todo el personal.
El infoman le explica a Scoot como debe manejar la información y le entrega un papel a Scott tuvo que definir para sí mismo ¿Qué significaba la palabra Éxito? Y su respuesta fue: Darle un giro a Xcorp y lograr que sea rentable. De una manera más amplia, Brian Scott define el éxito así: Area de Éxito: Dar un giro a Xcorp Factores de Éxito: Precio por Acción Participación del Mercado Relación Pasivo-Capital
“El camino hacia el éxito está hecho con buena información”
Cuatro pasos simples para asegurar que las metas definidas por un individuo estén en equilibrio con los requerimientos del grupo.
Paso Paso Paso Paso
1: Conozca sus relaciones importantes 2: Defina las áreas de éxito para usted mismo desde diferentes puntos de vista 3: Identifique los factores críticos de éxito para cada área de éxito 4: Determine cómo encontrar el estado actual de cada factor crítico de éxito.
Después de varios intentos hechos por el Infoman y después del primer informe de enfoque, Scott le dijo que quería empezar a mostrarles a sus demás colegas las ventajas de este método decidió empezar con el Gerente de Producción Tom Brown, el cual al principio se mostró renuente hasta que su esposa lo convenció. El proceso en que Brown junto con su equipo de colaboradores elaboraron su Informe de Enfoque fue se manejó con gran fluidez. Donde todos participaron y luego de terminado este todos estaban muy entusiasmados con la idea de la administración de una página. Luego se reúnen Brown, el Infoman y Scott para proceder a construir el segundo informe de retroalimentación. Donde se proponían a dividir en dos una página donde en la parte superior se encontraban los puntos que hasta el momento hubiesen pasado la meta satisfactoria y luego elegir los que no llegaban a la meta mínima y colocarlos abajo. Así podrían darse cuenta cuales puntos se acercaban a sus parámetros y de esta forma celebrar, y los que no lo estaban para dedicarles más atención y poner la creatividad a funcionar. Por aproximadamente tres meses Scott y Brown implementaron la administración en una página, donde ellos hicieron informes de enfoque para sus colaboradores y luego que sus colaboradores mismos lo hicieran personalmente. Demostrando que los factores claves e importantes para ellos eran los mismos y en cierta forma similares para el futuro mejoramiento de la empresa.
El Reporte de Final “Si pasa por alto el buen desempeño, éste no podrá sostenerse”
Este informe está completo si se satisfacen dos condiciones. La primera es que cada uno de sus gerentes haya definido con precisión todos sus principales factores críticos, y la segunda condición es que las metas de cada gerente hayan sido fijadas apropiadamente. Entonces este informe recogería cada condición excepcional desde abajo, positiva o negativa, que merezca su atención.
Conclusión
La administración en una página es un método sencillo y eficaz para el manejo de información que permite organizar de forma precisa cualquier empresa. Como ejemplo apreciamos como se pudo identificar los verdaderos problemas y la solucion de los mismos por lo cual fue necesario la participación y el compromiso real de todos y cada uno de los integrantes de la organización. Al final todos recibieron instrucción sobre la Administración en una página y todos la implementaron llegando a convertirse en una de las organizaciones más exitosas en su ramo. Este método de colar la información es muy útil en lo personal porque te ayuda a tener una mejor planificación personal para los planes futuros, y al igual que los otros libros como el ejecutivo al minutos te llevan en varios pasos a una solución definitiva de los problemas que enfrentan muchas empresas hoy por hoy.
Instituto Tecnológico de Las Américas
DOCENTE
Oresty Valerio
ASIGNATURA
Gestión Empresarial Practica 4 Resumen Administración en una pagina Y definición de organigrama y como se construye
GRUPO
2
ESTUDIANTE
Juan Morillo
2014-2257
FECHA DE ENTREGA:
Jueves 11, Junio 2015.
