CONTROL INTERNO CONTABLE Debilidades del Control Interno Contable de la entidad Capital Seguros S.A.
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DEBILIDADES DEL CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA ENTIDAD CAPITAL SEGUROS S.A.
ALBENIS LEAL RAMÍREZ
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA ESPECIALIZACIÓN EN FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICA SEMINARIO DE LA INVESTIGACIÓN SANTAFÉ DE BOGOTÁ 2014 1
INTRODUCCIÓN A nivel mundial las entidades requieren de algún sistema que permita controlar la información de las actividades de cada dependencia de la empresa. El COSO es uno de los principales modelos de referencia para un sistema de control interno. En Colombia mediante la resolución 357 de 2008; se adopta el procedimiento del control interno contable y el reporte anual de evaluación, que lo pedirá la Contaduría General de la Nación. En el Control Interno Contable es importante que la entidad cumpla con los fundamentos básicos como el autocontrol, la autorregulación y la autogestión; y generé información confiable, comprensible y relevante. Al tener en cuenta la legislación que rige al control interno contable; la entidad Capital Seguros S.A. de la ciudad de Bogotá, desea conocer cuáles son sus debilidades para aplicar los correctivos necesarios para un mejoramiento continuo de sus procedimientos y así obtener eficiencia, transparencia y responsabilidad en todo su sistema interno. Se plantea el siguiente interrogante; ¿Cuáles son las debilidades del Control Interno Contable de la entidad Capital Seguros S.A. de la ciudad de Bogotá por el año 2013? Para implementar las correcciones, se debe reconocer las debilidades que presenta la entidad, partiendo de la determinación de
las etapas del control interno contable y la
caracterización de la entidad Capital Seguros S.A. El presente caso de estudio se realiza para identificar las deficiencias que presenta la entidad en cada una de sus etapas, para luego aplicar los correctivos necesarios que garanticen el buen funcionamiento y la retroalimentación que proporciona la autoevaluación anual del formulario de la Contaduría General de la Nación. Cada parte de una entidad es importante, por ende se deben realizar seguimientos y controles que agilicen su funcionamiento, haciéndolo eficaz, eficiente y transparente.
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MARCO TEÓRICO CONTROL INTERNO El COSO; Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission; es uno de los principales modelos de referencia a nivel mundial para un sistema de control interno. Aquí se contempla todo un conjunto de procedimientos y normas que se complementan con el trabajo del personal idóneo para tal actividad, aplicándose a cada nivel de la organización (COSO, 2014). El COSO visualiza los eventos que afecten al sistema, identifica, valora y administra los riesgos que ponen en peligro la seguridad de la institución (COSO, 2014). Es una gran herramienta que se puede emplear a cualquier organización y proporciona una coordinación entre los objetivos globales, los componentes y niveles de la entidad; aportando un mejor rendimiento y eficiencia en todos los procesos. La Constitución Política de Colombia en sus artículos 209 y 269, dice que toda entidad pública debe diseñar y poner en práctica el control interno; mediante métodos y procedimientos; para dar así cumplimiento a la Ley. La ley 87 de 1993 estableció las pautas para la ejecución del control interno en las organizaciones públicas, y el decreto 188 de 2001; el cual modifica la ley 87 de 1993; agregándole aspectos técnicos y administrativos para mejorar el sistema de control interno.A nivel nacional se adopta el Modelo Estándar de Control Interno por medio del Decreto 1599 de mayo 20 de 2005, y posteriormente se actualiza con la resolución 357 del 23 de Julio de 2008 y en el Decreto 943 del 21 de Mayo de 2014. El Modelo Estándar de Control Interno MECI contempla unos principios como el autocontrol, la autorregulación y la autogestión. El autocontrol es la capacidad de un empleado público para controlar, evaluar y realizar cualquier cambio que sea necesario en sus funciones para garantizar los resultados esperados, teniendo en cuenta que todas sus actividades se
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desarrollen de acuerdo a los principios establecidos en la Constitución Política (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2014). La autorregulación es la capacidad de implementar el sistema de control interno en las entidades mediante diversos procedimientos que garanticen la eficiencia, transparencia e integridad del sistema. La autogestión es la capacidad que posee toda entidad en la interpretación, coordinación, aplicación y evaluación de la administración según los lineamientos contemplados en la normatividad Colombiana de una forma eficiente, efectiva y eficaz. La estructura de control del MECI está compuesto por tres componentes, el control de planeación y gestión, la evaluación y seguimiento, y por último la información y comunicación. Cada uno de ellos presenta una serie de características que al interrelacionarse proporcionan una herramienta muy eficiente, eficaz y transparente para las entidades (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2014). El control de Planeación y Gestión presenta tres aspectos muy importantes como el talento humano, el direccionamiento estratégico y la administración del riesgo. El talento humano pretende desarrollar competencias, habilidades y aptitudes en el servidor público con principios de justicia, equidad y transparencia, tanto en empleados como en los diversos procesos de selección de personal. El direccionamiento estratégico es el marco de referencia que debe seguir la entidad para lograr el cumplimiento de su misión, visión y sus objetivos. La administración del riesgo permite detectar todo aquello que afecte el alcance de las metas y el funcionamiento normal; para ello requiere un análisis tanto interno como externo que identifique los factores positivos y negativos que perturben a la entidad. La Evaluación y Seguimiento presenta tres aspectos como la autoevaluación institucional, la auditoría interna y los planes de mejoramiento. La autoevaluación permite medir la efectividad de los controles en los procesos y sus resultados en cada área de la organización; de esta manera; se pueden implementar medidas correctivas para mejorar el desarrollo de la misma. La auditoría interna realiza un minucioso examen a todas las actividades de la entidad, para luego emitir conceptos sobre los aspectos más importantes que se deben corregir para agilizar los procesos de 4
gestión y así optimizar los resultados (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2014). Los planes de mejoramiento van encaminados a corregir las falencias en el sistema de control interno; que se determinaron con anterioridad gracias a la autoevaluación y la auditoría interna. Por consiguiente se tiene un proceso continuo de autodepuración, optimizándose con cada corrección que se haga de los errores encontrados en el sistema de control interno. También se hace necesario realizar planes de mejoramiento en cada sector de la entidad y a cada proceso, incrementando la eficiencia y desempeño institucional alcanzando los objetivos trazados. La información son datos importantes para la entidad, al utilizarse en muchos procesos y actividades internas. El sistema de información está compuesto por recursos humanos y tecnológicos; encargados de la generación de la información. La comunicación difunde la información por toda la entidad, agilizando los procesos de gestión y control interno. Cuando se cuenta con un gran sistema de comunicación, se puede trabajar mejor para alcanzar los objetivos, mejorar los planes, proyectos, programas y la gestión. En este orden de ideas, la gestión pública eficiente y transparente de la entidad deberá revelar información contable que interprete la realidad financiera, económica, social y ambiental, que debe servir de instrumento para la toma de decisiones relacionadas con el control y optimización de los recursos públicos, en procura del cumplimiento de los fines del estado. La gestión en una entidad debe ser orientada al desarrollo de las actividades administrativas que garanticen las características de la información conforme se estipula en el Plan General de Contabilidad Pública.
CONTROL INTERNO CONTABLE El control interno contable tiene muchas definiciones, pero la más apropiada para este caso es la que se emplea en la resolución 357 de 2008;“Es el p roceso que bajo la responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los 5
directivos de primer nivel responsables de las áreas contables, se adelanta en las entidades y organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar razonablemente que la información financiera, económica, social y ambiental cumpla con las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el Régimen de Contabilidad Pública”. (CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN, 2008) El control interno contable presenta cinco etapas distribuidas en dos aspectos; el reconocimiento y la revelación. Las etapas son la identificación, clasificación, registro y ajustes; elaboración de los estados, informes y reportes contables; y el análisis, interpretación y comunicación de la información. Se determinan las diversas transacciones y operaciones que se van a introducir en la estructura contable de la entidad. Posteriormente se clasifican en forma cronológica según el catálogo general de cuentas. Más adelante se elaboran los comprobantes de contabilidad y se registra en los libros; esto ayuda a verificar la información proporcionando confiabilidad en los datos (CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN, 2008). Así se preparan y se presentan los Estados Contables y demás, informes y reportes financieros como resultados del proceso contable, que refleja la información necesaria para su interpretación tanto cuantitativa como cualitativa; por lo cual la información contable debe gozar de las características cualitativas como la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. Esta información presentada debe analizarse con el propósito de concluir y reflejar la situación económica y financiera de la entidad, sus resultados y la tendencia que tiene la entidad pública. Este análisis se debe realizar desde varias perspectivas, así se puede obtener un conocimiento más amplio y concreto de la realidad económica y financiera de la organización. La evaluación del control interno contable lo define (CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN, 2008) como “la medición o valoración que se hace al Control Interno en el proceso contable de una entidad pública, con el propósito de determinar su calidad, el nivel de confianza
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que se le puede otorgar, y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable”. Las entidades públicas deben tener una información contable con confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. Se deben tener en cuenta algunos aspectos. La depuración contable permanente y sostenibilidad en la entidad pública tiene que reflejar la realidad en sus informes administrativos para que cumplan con el plan General de Contabilidad Pública, de no ser así, debe depurar la contabilidad hasta que coincida con la real. Los manuales de políticas contables, procedimientos y funciones, deben documentarse en la entidad para que se apliquen adecuadamente con el objetivo de que la información sea confiable, relevante y comprensible, para el beneficio de la entidad. Se deben registrar la totalidad de las operaciones para que puedan ser procesadas en el sistema contable, implementando políticas que regulen el flujo de información de otras áreas a la dependencia de contabilidad (CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN, 2008). Los bienes, derechos y obligaciones deben identificarse individualmente para que los datos de todas las áreas puedan ser manejados y distribuidos al área contable para su proceso. La entidad deberá hacer los cálculos de todos los procesos en forma individual para efectos de depreciación y actualización del valor de los bienes teniendo en cuenta su nueva vida útil, para luego ser incluidos en la contabilidad. Se deben soportar todas las operaciones que realice la entidad para fines de respaldo y así poder realizar el debido proceso contable; el cual necesita que se verifique y actualice la información antes de introducirla al sistema contable. Las conciliaciones permanentes son necesarias para contrastar y ajustar la información registrada en el sistema contable y en otros sistemas de la entidad pública, garantizando la veracidad de la información y del proceso general (CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN, 2008).
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Libros de contabilidad son los soportes de los estados contables, por ello, se debe tener libros principales y auxiliares garantizando una verificación de la información antes de realizar los informes contables. La estructura del área contable y la gestión por procesos debe permitir una adecuada identificación, clasificación, registro, revelación, análisis, interpretación y comunicación de la información contable. La responsabilidad de los Contadores de las entidades públicas deberá implementar los controles administrativas que garanticen el suministro oportuno de información a la Contaduría General de la Nación y a los demás usuarios. La actualización permanente y continua de la información es muy importante para que cumpla con los requisitos de la Contaduría Pública. La eficiencia de los sistemas de información debe garantizar eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la información financiera, ya sea manual o sistematizada. El cierre contable debe hacerlo la entidad pública adelantando todas las acciones de orden administrativo que conlleven a un cierre integral de la información producida en todas las áreas que generan hechos financieros (CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN, 2008). La elaboración de estados, informes y reportes contables lo debe hacer el contador público de la entidad y comunicar la situación financiera de un periodo determinado. Posteriormente se realiza el análisis, interpretación y comunicación de la información, estableciendo acciones administrativas que se deben ejecutar para optimizar la administración de los recursos públicos. Según la (CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN, 2008) se utiliza el formulario de Control Interno Contable de la Contaduría General de la Nación para evaluar la entidad de manera cuantitativa y cualitativa. Este formulario contiene las etapas del proceso contable, determinando así la etapa más vulnerable para que se le puedan aplicar los correctivos necesarios. Para evaluar el formulario se necesita establecer un criterio de calificación dividido en cinco rangos, así como se muestra en la tabla 1.
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Tabla 1 Calificación del Formulario del Control Interno Contable
CALIFICACIÓN RANGO
CRITERIO
1
No se cumple
2
se cumple insatisfactoriamente
3
se cumple aceptablemente
4
se cumple en alto grado
5
se cumple plenamente
Fuente: Resolución 357 de 2008 para calificar el formulario de Control Interno Contable de la Contaduría General de la Nación. En la tabla 2 aparece establecido los criterios de interpretación de los resultados según cuatro criterios, así lo contempla (CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN, 2008). Tabla 2 Interpretación de resultados del formulario de Control Interno Contable
RANGO
CRITERIO
1a2
INADECUADO
2 a 3 (No incluye 2)
DEFICIENTE
3 a 4 (No incluye 3)
SATISFACTORIO
4 a 5 (No incluye 4)
ADECUADO
Fuente: Resolución 357 de 2008 para interpretar los resultados del formulario de Control Interno Contable de la Contaduría General de la Nación. Toda entidad pública debe realizar la autoevaluación del control interno contable para garantizar la confiabilidad de la información que maneja, para efectos de calidad en sus procesos y por dictamen de la Contaduría General de la Nación. La evaluación proporciona las recomendaciones, acciones y cambios que faciliten el mejoramiento continuo de la estructura y procesos de la entidad, en todas sus dependencias.
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CARACTERIZACIÓN DE LA ENTIDAD PÚBLICA La entidad CAPITAL SEGUROS S.A. está organizada como una sociedad anónima, pues su capital se encuentra representado en acciones; es de economía mixta al tener participación estatal y privada, siendo mayoritaria la participación del estado a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y, en menor proporción el privado. Se encuentra ubicada en la ciudad de Bogotá y se especializa en el sector de seguros cuyo objeto es la comercialización de póliza de seguros en los ramos de vida, seguros pensionales y ARL. Se encuentra vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia y los entes de control gubernamental. La compañía recibe un gran volumen de ingresos al año, que superan los mil millones; debido a esto ha sido designada por la legislación tributaria colombiana como gran contribuyente.
Misión. Destacarse como la entidad líder en el mercado asegurador colombiano, brindando el respaldo necesario a clientes y asegurados, para satisfacer sus necesidades de aseguramiento y protección, a través de la excelencia y calidad del servicio. (Espinosa, 2010)
Visión. Posicionarse para el 2020 como la entidad aseguradora con mayor cobertura en riesgos laborales y ser líder en el mercado asegurador colombiano, alcanzando la excelencia empresarial y altos estándares de rentabilidad y servicio, partiendo de la responsabilidad, honestidad y el compromiso para brindarles a los asegurados protección y tranquilidad para su bienestar. (Espinosa, 2010)
Valores Corporativos Los valores corporativos de la entidad Capital Seguros S.A. conforman los pilares de la corporación con cuatro valores primordiales que son el cumplimiento, la confianza, el respeto y la honestidad. (Espinosa, 2010)
Cumplimiento: Compromiso que se adquiere con alguien previamente, convirtiéndose en una obligación para nosotros.
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Confianza: Es la relación de amistad con una persona, al sentirse seguro con el otro, creando círculos de confianza.
Respeto: Las personas reconocen, aceptan y valoran las cualidades de otros y sus derechos en la sociedad.
Honestidad: Cualidad humana en comportarse con sinceridad, amabilidad, verdad y justicia. En la entidad Capital Seguros S.A. se requiere de una evaluación del control interno contable que garantice la confiabilidad de la información, la interrelación entre las dependencias de la entidad, así como la integración del control interno contable en un único ente que controle todas las funciones y procesos de la entidad. De esta manera, se pueden identificar las características de la entidad, como las debilidades, fortalezas y posibles avances con base a recomendaciones de evaluaciones anteriores, otorgando la posibilidad de retroalimentación y depuración de las cuentas del PUC, conciliaciones bancaria, comunicación entre dependencias para verificar la información y una actualización periódica del sistema contable, que mejore continuamente los procesos de la entidad pública.
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CUADRO DE VARIABLES, INDICADORES, FUENTES E INSTRUMENTOS En la siguiente tabla se plantean dos variables, con sus respectivos indicadores que recolectara información para ser analizada, y de esta manera determinar la caracterización y debilidades del control interno contable de la entidad Capital Seguros S.A. Tabla 3 Variables, indicadores, fuentes e instrumentos
VARIABLES
INDICADORES
FUENTES
INSTRUMENTOS
Identificación Clasificación Caracterización del Control Interno Contable
Registro y ajustes Elaboración de estados, informes y reportes Análisis, interpretación y comunicación
Contaduría General de la Nación
Formulario de autoevaluación del control interno contable Cuantitativo
de la información Otros elementos de control Contaduría
Características Cualitativas
General de la
Debilidades del
Cumplimiento de Autocontrol y Gestión
Nación
Impacto de las recomendaciones
Informe de
realizadas
Auditoria
Eficacia del proceso contable
Libros Contables
Control Interno Contable
Formulario de autoevaluación del control interno contable Cualitativo
Manual de Cumplimiento de las Políticas y
Políticas y
procedimientos
procedimiento Contable Manuales de
Cumplimiento de las funciones contables
Funciones del Personal del área de contabilidad
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Revisión Documental
MODELO DE INSTRUMENTOS Se plantean los instrumentos para identificar las debilidades de la entidad Capital Seguros S.A., de acuerdo al formulario de evaluación de la Contaduría General de la Nación, que se muestra en la tabla 4 (CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN, 2008). Tabla 4 Formulario de Evaluación del Control Interno Contable
No
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
1
ETAPA DE RECONOCIMIENTO
1,1
IDENTIFICACIÓN
1,2
CLASIFICACIÓN
1,3
REGISTRO Y AJUSTES
2
ETAPA DE REVELACIÓN
2,1 2,2
PUNTAJE
INTERPRETACIÓN
ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
3
OTROS ELEMENTOS DE CONTROL
3,1
ACCIONES IMPLEMENTADAS Fuente: Resolución 357 de 2008. En la tabla 5 está el formulario de control interno contable cualitativo, que propone la
(CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN, 2008), para identificar los aspectos que no pueden ser identificados con el formulario cuantitativo que se muestra en la tabla 4.
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Tabla 5 Formulario del Control Interno Contable Cualitativo
CONTROL INTERNO CONTABLE FORTALEZAS DEBILIDADES AVANCES RECOMENDACIONES Fuente: Resolución 357 de 2008.
En la tabla 6 se presenta un formato de revisión documental con el propósito de identificar la existencia, estado, disponibilidad, la ubicación, el medio de presentación, los responsables y su actualización de los libros contables, los manuales de políticas y procedimientos contables y los manuales de funciones del personal del área de contabilidad. Tabla 6 Revisión Documental
REVISI N DOCUMENTAL DOCUMENTO
CÓDIGO RESPONSABLES
MEDIO
UBICACIÓN
ESTADO
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ACTUALIZADO
DISPONIBILIDAD
OBSERVACIONES
TABULACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS
Los resultados de la evaluación del formulario de control interno contable se muestran en la tabla 7, reflejando el puntaje de cada etapa con su respectiva interpretación. Tabla 7 Resultados de la evaluación del formulario de control interno contable
No 1 1,1 1,2 1,3 2 2,1 2,2 3 3,1
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE ETAPA DE RECONOCIMIENTO IDENTIFICACIÓN CLASIFICACIÓN REGISTRO Y AJUSTES ETAPA DE REVELACIÓN ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN OTROS ELEMENTOS DE CONTROL ACCIONES IMPLEMENTADAS
PUNTAJE 3,94 4,35 3,63 3,83 4,10 3,79
INTERPRETACIÓN SATISFACTORIO ADECUADO SATISFACTORIO SATISFACTORIO ADECUADO SATISFACTORIO
4,42
ADECUADO
3,97 3,97
SATISFACTORIO SATISFACTORIO
Se presentan las etapas de reconocimiento, revelación y otros elementos de control; siendo la etapa de reconocimiento la mejor calificada con un puntaje de 4.1 que se interpreta como adecuada. Por otro lado la etapa de reconocimiento y otros elementos de control, obtuvieron un puntaje de 3.94 y 3.97 respectivamente, interpretándose como satisfactorio, y se visualiza en la ilustración 1. Ilustración 1 Etapas del control interno contable
4,15 4,10 4,05
N Ó I C A C I F I L A C
4,00 4,10
3,95 3,90
3,97
3,94
3,85 ETAPA DE RECONOCIMIENTO
ETAPA DE REVELACIÓN
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OTROS ELEMENTOS DE CONTROL
El resultado de la etapa de reconocimiento presenta tres sub etapas graficadas en la ilustración 2, con un puntaje en identificación de 4.35, clasificación de 3.63 y registro y ajuste de 3.83. El valor del aspecto de la identificación se interpreta como adecuado, siendo el más alto; mientras que la clasificación y registro y ajustes están en el orden de satisfactorio. Ilustración 2 Etapa de reconocimiento
5,00
4,00 N Ó I C A C I F I L A C
3,00
2,00
4,35 3,63
3,83
CLASIFICACIÓN
REGISTRO Y AJUSTES
1,00
0,00 IDENTIFICACIÓN
En la etapa de identificación se determinó que no se cumple la política mediante las transacciones, hechos y operaciones realizados se informa al área contable a través de los documentos fuente o soporte. En la etapa de clasificación se determinó que no son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones de la entidad contable pública; el Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, no corresponde a la última versión de la Contaduría General de la Nación. Las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones y operaciones realizadas no están iguales en el PUC de la entidad, debido a que existen unas cuentas que deben quedar inactivas para que se pueda actualizar el aplicativo utilizado por la entidad pública. No se revisan, ni se ejecutan periódicamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo de la entidad. El 16
aplicativo de contabilidad sistematizada no permite identificar las operaciones en forma individualizada sino consolidada y global. En la etapa de registro y ajuste se determinó que no se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas de la entidad. No se realizan tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y no se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes. No se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos. El proceso contable no opera en un ambiente de sistema de integrado de información y por ende no funciona adecuadamente; se deben diligenciar demasiados tramites manuales para acceder a cualquier tipo de información que maneje otra área de la entidad; por lo tanto; el grupo de control interno no tiene control de los procesos internos. El resultado de la etapa de revelación y otros elementos de control se visualizan en la ilustración 3. La etapa de revelación se divide en dos aspectos, la elaboración de estados contables y demás informes, y en el análisis, interpretación y comunicación de la información; con puntajes de 3.79 equivalente a satisfactorio y 4.42 equivalente ha adecuado, respectivamente. En otros elementos de control se especifican las acciones implementadas con un valor de 3.97 equivalente a satisfactorio. Ilustración 3 Etapa de revelación y otros elementos de control
4,50
N Ó I C A C I F I L A C
3,50
4,42 3,97
3,79
2,50 ELABORACIÓN DE ESTADOS ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y ACCIONES IMPLEMENTADAS CONTABLES Y DEMÁS COMUNICACIÓN DE LA INFORMES INFORMACIÓN
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En la etapa de elaboración de estados contables y demás informes se identificó que las notas explicativas a los estados contables no cumplen con las formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública. El contenido de las notas a los estados contables no revela la información y no verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables. Las notas a los estados financieros no describen todas las situaciones importantes que impactaron los resultados financieros de la compañía, así mismo, se evidenció que las cifras de algunos conceptos de gasto no corresponden con las cifras registradas en el Balance de Prueba. Los otros elementos de control identificaron que los soportes documentales de los registros contables no se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia; cada área de la entidad maneja su propia información debido al alto sistema de seguridad y a la complejidad de la entidad. La variable caracterización de la entidad presenta un valor alto, al obtenerse como resultado de la evaluación del control interno contable; pero dando unas indicaciones para mejorar en su funcionamiento. En la tabla 8 se encuentra tabulado los resultados del formulario de control interno contable cualitativo de la entidad; identificando las fortalezas, debilidades avances y recomendaciones. Tabla 8 Resultados del formulario de control interno contable cualitativo
CONTROL INTERNO CONTABLE Caracterización de productos, insumos y proveedores. Identificación de procesos. Cronograma para la entrega de la información. Cifras soportadas en documentos. Se realizan conciliaciones trimestrales. FORTALEZAS
Conciliaciones periódicas y cruces de saldos con el área contable. Realiza comparaciones entre toma física y registros contables. Los registros contables se realizan en forma cronológica. Los libros de contabilidad se encuentran soportados con los comprobantes. Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad en medio magnética. 18
La información financiera se monitorea a través de indicadores. Integración del sistema contable. Catálogo de Cuentas. Inactivación de cuentas PUC. DEBILIDADES
Seguridad de acceso al archivo contable. Custodia de soportes contables. Formato de conciliaciones bancarias. Política de depuración contable permanente. Sostenibilidad de la calidad de la información. Nuevo sistema de información.
AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS
Actualización de las cuentas del PUC. Inactivación de cuentas PUC. Seguridad de acceso al archivo contable. Ajuste del cronograma de envío de archivos. Modificación del manual contable. Se incluirán manualmente en los formatos de conciliación bancaria las fechas en que fueron elaboradas, revisadas y aprobadas. Implementar controles de la información almacenada. Diseñar e implementar procedimientos de validación periódica sobre el catálogo de cuentas. Actualizar el PUC establecido por la Superintendencia Financiera de Colombia.
RECOMENDACIONES
Implementar procedimientos de verificación de las cuentas contables. Implementar seguridad de acceso a la documentación soporte del proceso contable. Modificar el cronograma de transferencias documentales. Definir una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información. Modificar los formatos de conciliación bancaria.
Dentro de las características cualitativas se determinaron 11 fortalezas, 8 debilidades, 7 avances respecto de las evaluaciones realizadas y 8 recomendaciones que van acorde a las debilidades identificadas, las cuales se pueden observar en la ilustración 4. 19
Se observa 11 fortalezas que hacen fuerte a la entidad en los aspectos como la caracterización de productos, insumos y proveedores, identificación de procesos, cronograma para la entrega de la información, cifras soportadas en documentos; conciliaciones trimestrales, periódicas y cruces de saldos con el área contable, comparaciones entre tomas físicas y registros contables, registros contables en forma cronológica, los libros de contabilidad se encuentran soportados con los comprobantes, elaboración y diligenciamiento de los libros de contabilidad en medio magnético y la información financiera monitoreada a través de indicadores. Las debilidades más sobresalientes son la falta de un sistema integrado contable; este es un aspecto muy importante teniendo en cuenta que la entidad es muy compleja por su sistema de contratación segmentada haciendo inaccesible la información al área contable, sólo puede acceder a la información al llenar formatos en las demás dependencias, obstaculizando el desarrollo normal del trabajo. Ilustración 4 Características cualitativas
RECOMENDACIONES
8
AVANCES
7
DEBILIDADES
8
FORTALEZAS
11 0
2
4
6
8
10
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ASPECTOS IDENTIFICADOS
La entidad maneja algunas cuentas diferentes al PUC establecido por la Superintendencia Financiera de Colombia; de esta manera, se deben inactivar algunas cuentas para que se desarrolle el debido proceso de actualización del aplicativo contable utilizado por la entidad pública. Seguridad de acceso al archivo contable y la custodia de soportes contables, considerando que existe documentación catalogada como confidencial e interna. Los formatos de 20
conciliaciones bancarias se deben modificar; de tal manera; que se complemente con campos que permitan diligenciar la fecha en que fue elaborada, revisada y aprobada. Definir dentro del manual contable, una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información. En la ilustración 5 está graficado el indicador de cumplimiento de autocontrol y gestión; apreciándose un avance en las recomendaciones dadas en las anteriores evaluaciones de control interno contable con un valor del 87%.Este resultado es positivo, porque se está avanzando en el mejoramiento continuo de los procesos internos de cada dependencia de la entidad. Sin embargo, se debe poner atención al 13% de las recomendaciones que no han sido acatadas para seguir progresando en la gestión de la entidad pública. Ilustración 5 Cumplimiento de autocontrol y gestión
NO ACATADAS 13%
AVANCE 87%
Ilustración 6 Indicadores de la revisión documental
CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES CONTABLES
85
CUMPLIMIENTO DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
85
EFICACIA DEL PROCESO CONTABLE
80
IMPACTO DE LAS RECOMENDACIONES REALIZADAS
87,5 76
78
80
82
84
PORCENTAJE
21
86
88
90
En la ilustración 6 se grafican los indicadores del cumplimiento de las funciones contables con un 85%, el cumplimiento de las políticas y procedimientos con un 85%, la eficacia del proceso contable con un 80% y el impacto de las recomendaciones realizadas con un 87.5%. En la tabla 9 se presenta los resultados de la revisión documental para el informe de auditoría, los libros contables, el manual de políticas y procedimientos contables y el manual de funciones del personal del área de contabilidad. Tabla 9 Resultados de la revisión documental REVISIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTO
Informe de auditoría Libros contables
CÓDIGO
RESPONSABLES
MEDIO
Gerente de IA2014
Gestión
Magnético
Financiera LC2014
Área contable
UBICACIÓN
Archivo contable
Magnético
Archivo
y físico
contable
Magnético
Archivo
y físico
contable
Magnético
Archivo
y físico
contable
ESTADO
ACTUALIZADO
DISPONIBILIDAD
EFICIENCIA
Se deben cumplir las Excelente
Si
Si
87,5
procedimientos
MPPC
Área contable
recomendaciones efectuadas. Se deben actualizar las
Excelente
No
Si
80
cuentas del PUC según la ley.
Manual de políticas y
OBSERVACIONES
Se deben diseñar Excelente
No
Si
85
políticas de depuración contable permanente.
contables Manual de funciones del personal del área de
MFPC
Área contable
Se debe integrar el Excelente
No
Si
85
acceso a la información contable.
contabilidad
La variable de las debilidades del control interno contable tiene un nivel relativamente bueno al obtenerse pocas debilidades en el resultado del formulario del control interno contable que se aplico en la entidad Capital Seguros S.A.
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CONCLUSIONES
Al referirnos al siguiente interrogante, ¿cuáles son las debilidades del Control Interno Contable de la entidad Capital Seguros S.A. de la ciudad de Bogotá por el año 2013?, se concluye que gracias a los instrumentos del control interno contable se identifican las siguientes debilidades las cuales son la integridad de la información almacenada, inactivación de algunas cuentas para la actualización del PUC, seguridad de acceso al archivo contable, custodia de soportes contables, modificaciones en los formatos de conciliaciones bancarias, políticas de depuración contable permanente y sostenibilidad de la calidad de la información. Se determinaron tres etapas de control interno contable; la etapa de reconocimiento, revelación y otros elementos de control. Cada una de ellas presenta aspectos importantes para su evaluación. Las tapas de reconocimiento y otros elementos de control son las que presentan mayores problemas en la entidad Capital Seguros S.A., haciéndose necesario un mejoramiento para asegurar un mayor control del sistema de control interno contable de la entidad. Los indicadores más bajos fueron clasificación, registro y ajustes, elaboración de estados contables y demás informes, y acciones implementadas. En términos generales el sistema de control interno está bien, pero se deberían hacer ajustes para mejorar las etapas y sub etapas que presentan falencias, de tal manera que la calidad sea la mejor posible. La entidad Capital Seguros S.A. se caracteriza por ser una compañía pública que maneja el tema de los seguros, y emplea un sistema de contabilidad sistematizada mediante un aplicativo, presentando una estructura compleja que obstaculiza el alcance del control interno contable debido a que maneja subcontratación; por ende cada dependencia maneja su información y no la comparte en un mismo sistema por cuestiones de seguridad. En el aplicativo de contabilidad, se observa que los libros auxiliares utilizados no permiten identificar las operaciones realizadas con terceros, ni los documentos que soportan el registro de cada uno. Éste aplicativo no tiene la funcionalidad para la generación de la información exógena que debe reportarse a la DIAN; la obtención detallada de la información se realiza mediante una consulta directa a la base de datos, para luego ser consolidada a nivel que se requiera utilizando herramientas como hojas electrónicas de excel; y no permite identificar las 23
operaciones en forma individualizada sino consolidada y global. Los reportes contables por cuentas, auxiliares y demás se encuentran registrados en valores globales o resumidos, que impiden seguir la trazabilidad de cada una de las operaciones realizadas por el ente económico con los diferentes terceros. Al efectuar una consulta de las cuentas por cobrar, se requiere su discriminación en el balance por terceros, al no poderse obtener. El indicador de características cualitativas dio como resultado once fortalezas, ocho debilidades, ocho recomendaciones y siete avances. El indicador de cumplimiento de autocontrol y gestión debe mejorar las condiciones de operación del sistema de control interno para que abarque todas las dependencias de la entidad pública. El indicador de impacto de las recomendaciones realizadas debe ajustar algunos cambios sugeridos en las recomendaciones de las anteriores evaluaciones realizadas por la entidad. El indicador de eficacia del proceso contable indica que el aplicativo contable tiene algunas falencias y no cuenta con las cuentas actualizadas del PUC según la Contaduría General de la Nación. Los indicadores del cumplimiento de las políticas y procedimientos contables necesitan modificar tanto el manual de políticas contables como el manual de procedimientos contables, para estar dando cumplimiento a las recomendaciones efectuadas en la anterior evaluación de control.
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RECOMENDACIONES
Implementar controles que permitan asegurar la integridad de la información almacenada en los archivos planos que se generan para las interfaces de los aplicativos de otras dependencias con el aplicativo contable. Se podrían considerar la automatización de la interfaz, encriptación de los archivos y disposición de los archivos en ubicaciones seguras. Al momento de generar y cargar los archivos planos, estos no deberían ser accesibles por parte de funcionarios involucrados en la generación y procesamiento de la información. Diseñar e implementar procedimientos de validación periódica sobre el catálogo de cuentas de la compañía, que permitan actualizarlo frente al PUC establecido por la Superintendencia Financiera de Colombia. Depurar y clasificar en las cuentas que corresponda, los saldos que se encuentran registrados en las cuentas señaladas, asegurando la integridad de la información contable. Crear procedimientos de verificación de las cuentas contables para proceder a realizar su inactivación en el aplicativo contable validando las cuentas que no son utilizadas. Generar seguridad de acceso a la documentación soporte del proceso contable, considerando que existe documentación catalogada como confidencial e interna. Evaluar con la Gerencia Logística, la posibilidad de modificar el cronograma de transferencias documentales, de tal manera que se realice el envío de documentación en concordancia con lo establecido en la tabla de retención documental definida para el proceso de contabilidad. Modificar los formatos de conciliación bancaria complementando con campos que permitan diligenciar la fecha en que fue elaborada, revisada y aprobada. Definir dentro del manual contable, una política de depuración permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información.
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BIBLIOGRAFÍA
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