INTRODUCCION
EL CONTROL CONTROL INTERNO INTERNO CONTABLE CONTABLE es un proceso proceso que bajo la responsabili responsabilidad dad del representante legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los directivos de primer nivel responsables de las áreas contables, se adelanta en las entidades y organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los proced procedimi imient entos os de contro controll y verif verifica icació ciónn de las activ activida idades des propia propiass del proces procesoo contab contable, le, capace capacess de garan garantiz tizar ar razona razonable blemen mente te que que la inform informaci ación ón financ financier iera, a, econ económ ómic ica, a, soci social al y ambi ambien enta tall cump cumpla la con con las las cara caract cter erís ísti tica cass de conf confia iabi bililida dad, d, relevancia y comprensibilidad. comprensibilidad. Por otra parte, se puede considerar que el control interno contable es la aplicación que se hace en las entidades y organismos públicos, del Modelo Estándar de Control Interno al Proceso Contable, para establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, corrección, evaluación y de mejoramiento continuo del Proceso, con el fin de garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública. La Ley 87 de 1993, define al Control Interno, como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las Constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas y objetivos previstos.
Control Interno Contable
CONCEPTO Aplicación que se hace en las Entidades y organismos públicos, del Modelo Estándar de Control Interno al Proceso Contable, para establecer las acciones, las políticas, los métodos, los procedimientos y mecanismos de prevención, corrección, evaluación y de mejoramiento continuo del Proceso, con el fin de garantizar que la información fina financ ncie iera ra,, econ económ ómic icaa y soci social al cump cumpla la con con las las norm normas as conc concep eptu tual ales es,, técn técnic icas as y procedimentales establecidas establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública. Es el proceso que bajo la responsabilidad del Representante Legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los directivos de primer nivel responsables de las áreas contables, se adelanta en las entidades y organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar razonablemente que la información financiera, económica, social y ambiental cumpla con las características de confiabilidad, confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. comprensibilidad. Auditoría Interna Activida Activ idadd indepe independi ndient entee y objeti objetiva va de asegu aseguram ramien iento to y consu consulta lta,, conceb concebida ida para para agregar valor y mejorar las operaciones institucionales; compele a los entes públicos a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar mejorar la efectividad efectividad de los procesos procesos de gestión de riesgos, riesgos, control control y gobierno. gobierno. La Auditoría Interna como actividad independiente implica que ésta debe estar libre de injerencias, al determinar el alcance y desempeño de su trabajo y comunicar sus resultados. La objetividad en el ejercicio de la Auditoría Interna debe entenderse como la actitud imparcial y neutral, y evitar conflicto de intereses. Evaluación del Control Interno Contable Es la medición y evaluación al Sistema de Control Interno en el proceso contable de una entidad u organismo, con el propósito de determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable y financiera, que realiza el jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.
Administración de Riesgos Proceso diseñado para identificar, analizar, valorar y dar tratamiento adecuado a los eventos potenciales que pueden afectar el proceso contable, con el fin de proveer seguridad razonable sobre el cumplimiento de los objetivos institucionales, adelantado por los responsables de la información contable. Riesgo de Índole Contable Es la probabilidad de que los hechos financieros, económicos y sociales no se incluyan en el proceso contable o, habiendo sido incluidos, no cumplan con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales que se establecen en el PGCP. MODELO INSTRUMENTAL DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA. Está conformado por el Catálogo General de Cuentas, Descripciones y Dinámicas y, el Manual de Procedimientos, que son propios del proceso contable y que se elaboran con el objetivo de instrumentalizar la estrategia teórica del Sistema. Este proceso incluye las fases de identificación, clasificación, valuación y registro, las cuales atendiendo las normas técnicas, reconocen y revelan los hechos económicos, financieros y sociales. NORMATIVIDAD El Control Interno Contable, en la Entidades y Organismos públicos está asociado a la existencia y efectividad de los mecanismos de control y verificación en las actividades propias del proceso contable, que garantizan, que la información financiera, económica y social, cumpla con los requisitos a que se refiere el capítulo 5º del Plan General de Contabilidad Pública revelando sin ambigüedades la realidad económica y financiera de los resultados de las operaciones, efectuadas; dentro de las cuales se debe llevar a cabo la verificación y evaluación permanente principalmente en lo que tiene que ver con el manejo de los recursos, bienes, sistemas e información para que todas las transacciones se registren en forma exacta, veraz y oportuna de manera tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros como se establecen los Artículos 3, literal 10 y 12 Ley 87 de 1993. Con base en lo establecido y en el artículo 12 de la Ley 87 de 1993, que determina que las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces debe verificar que el Sistema de Control Interno este formalmente establecido, la oficina de Control Interno procedió a evaluar el Sistema de Control Interno Contable de la Honorable Cámara de Representantes.
Artículo 354 de la Constitución Política: Habrá un Contador General, funcionario de la rama ejecutiva, quien llevará la contabilidad general de la Nación y consolidará esta con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan, excepto lo referente a la ejecución del Presupuesto, cuya competencia se atribuye a la Contraloría. Ley 298 de 1996: por la cual se desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política, se crea la Contaduría General de la Nación, como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público y se dictan otras disposiciones sobre la materia. Resolución Número 048 de 2004 (10 de Febrero):“Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable” MECI Y CONTROL INTERNO CONTABLE El control interno contable debe implementarse y evaluarse en el marco del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, adoptado mediante el Decreto 1599 de mayo 20 de 2005.
MARCO CONCEPTUAL DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA
Está conformado por los postulados, objetivos, usuarios, características, requisitos, principios y normas técnicas. a.
b.
c.
Postulados: Constituyen los supuestos básicos que soportan el Sistema Nacional de Contabilidad Pública - SNCP y permiten definir su estructura y Orientación. Comprenden los de Confiabilidad y Utilidad Social. Objetivos: Constituyen los resultados esperados del SNCP, los cuales pueden clasificarse atendiendo los fines que persiguen los usuarios de acuerdo con criterios de gestión, control, cultura, análisis y divulgación. Características de la Información: El ser Racional, Universal, Medible y Comparable, constituyen atributos inherentes al producto proveniente del SNCP, otorgándole la identidad y especificidad que permite diferenciarla de otra clase de información.
Requisitos de la Información: La oportunidad, objetividad, consistencia, relevancia, verificabilidad y comprensibilidad, corresponden a las condiciones mínimas que debe reunir la información que produce la contabilidad pública.
d.
Principios: Constituyen las pautas básicas que guían el proceso de generación de la información en función de los objetivos del SNCP. En consecuencia, los principios hacen referencia, entre otros aspectos, a las técnicas cuantitativas y cualitativas de valuación de los hechos; al momento en el cual se realiza el registro contable; a la forma en que deben revelarse los hechos; a la continuidad del ente público; a la esencia de las transacciones; y a la correlación entre ingresos, costos y gastos.
e.
Normas Técnicas: Comprenden el conjunto de parámetros y criterios que precisan y delimitan el proceso contable, están orientadas a reflejar exhaustivamente la creación, transformación, intercambio, transferencia, extinción y, en general, cualquier cambio producido por los hechos económicos, financieros y sociales.
f.
OBJETIVOS GENERALES, ELEMENTOS Y CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE
Para su desarrollo, el Sistema de Control Interno Contable, toma como fundamento legal los objetivos generales, elementos y características establecidas en los Artículos 2, 3 y 4 de la Ley 87 de 1993; el Artículo 4 de la Ley 298 de 1996 y demás normas que la modifiquen o complementen. Los objetivos que persigue el Sistema de Control Interno Contable son estratégicos, operativos y de cumplimiento. OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Orientar a los responsables de la información financiera, económica, social y ambiental en las entidades públicas, mediante procedimientos de Control Interno Contable para que adelanten las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la producción de información con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública. •
Proteger los activos, esto es la custodia de los activos para asegurar el uso no autorizado, así como la disposición ilegal de los mismos. Asegurar registros contables correctos y exactos: Esto es captura y procesamiento de datos en forma completa y exacta. Fomentar la eficiencia operacional. Estimular el cumplimiento de las políticas. •
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OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL CONTROL INTERNO •
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De Autorización: Deben establecerse límites al inicio, continuación o finalización de una operación contable con base en políticas y procedimientos establecidos. De Integridad: Permiten asegurar que se registren todas las transacciones en el periodo en el cual ocurran. De Existencia: Permiten asegurar que solo se registren operaciones que afecten la entidad. De Exactitud: Establece que las operaciones deben registrarse al valor que realmente se deriva de ellas. De Custodia: Se establecen para tratar de controlar el uso o disposición no autorizado de los activos.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 1.
2.
3.
Establecer compromisos o protocolos éticos que orientan el accionar administrativo de la entidad, en forma consensuada y con la participación de todos los servidores públicos del Área Contable. Identificar el proceso Contable, dentro del Flujo de Procesos de la Entidad, definiendo sus objetivos bajo los principios de economía, eficiencia, eficacia, celeridad y publicidad. Administrar los riesgos contables de la entidad, identificándolos y evaluándolos, a fin de preservar la confiabilidad y utilidad de la información como producto del proceso contable, logrando así los objetivos de información financiera, económica y social previstos por la entidad.
OBJETIVOS OPERATIVOS
1.
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3.
4.
5.
Verificar las políticas de operación para el desarrollo de la Función Contable; el diseño del proceso contable, sus controles y acciones de prevención en relación con los riesgos de índole contable; y la existencia de indicadores que permitan evaluar permanentemente la gestión y los resultados de la entidad. Garantizar la generación y divulgación de información contable necesaria para el cumplimiento de los objetivos de gestión, control, cultura ciudadana y análisis. Establecer los medios necesarios que permitan una efectiva comunicación interna y externa, de la información contable. Adelantar evaluaciones permanentes a la ejecución del proceso contable y a sus resultados, por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad relacionados con el Área Contable, garantizando con ello acciones recurrentes de mejoramiento. Garantizar la realización de evaluaciones independientes al Control Interno Contable en forma oportuna y eficaz por la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.
OBJETIVOS DE CUMPLIMIENTO 1. Garantizar la operación del proceso contable con base en las diferentes 2. disposiciones de orden constitucional, legal y reglamentaria que le son propias. 3.
4.
Asegurar la producción de información contable uniforme con destino a los diferentes usuarios, de acuerdo con sus objetivos de gestión, control, cultura ciudadana, análisis y divulgación. Procurar por el cumplimiento de las normas relacionadas con el mejoramiento de la calidad de la información contable, buscando con ello establecer un ambiente de sostenibilidad del proceso contable.
PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
Constituyen las pautas básicas que guían el proceso de generación de información en función de los objetivos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública. En consecuencia, los principios hacen referencia, a las técnicas cuantitativas y cualitativas de valuación de los hechos; al momento en el cual se realiza el registro contable; a la forma en que deben revelarse los hechos; a la continuidad del ente público; a la esencia de las transacciones; y a la correlación entre ingresos, costos y gastos. Estos principios son: • • • • • • • •
IGUALDAD MORALIDAD EFICIENCIA ECONOMIA CELERIDAD IMPARCIALIDAD PUBLICIDAD VALORACION DE LOS COSTOS AMBIENTALES
PRINCIPIO DE IGUALDAD: La administración pública debe en principios constitucionales de libertad e igualdad de todas las personas ante la ley. En consecuencia el Control Interno debe velar porque las actividades sean orientadas al interés general, sin privilegiar a grupos especiales. PRINCIPIO DE MORALIDAD: Las actuaciones de la administración pública deben actuar dentro de las claras normas de ética que garantice la pulcritud y transparencia de la administración, evitándose todo acto tendiente a la corrupción, la deshonestidad, el despilfarro, la malversación, la irresponsabilidad y la negligencia en la actuación de los funcionarios. PRINCIPIO DE EFICIENCIA: Hace referencia al mejor aprovechamiento posible de los recursos disponibles por parte del estado, en las acciones que emprende para el logro de los objetivos planeados. PRINCIPIO DE ECONOMIA: Busca orientar la entidad hacia políticas de sana austeridad y mesura en el gasto, esperando llegar a un equilibrio ideal para la institución. PRINCIPIO DE CELERIDAD: Se debe evitar acciones lentas, innecesarias que entorpezcan los procesos, dificultando el alcance de los resultados óptimos. La
administración pública debe realizar sus actividades con agilidad y debe tener capacidad de respuesta oportuna a las necesidades. PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD: La administración pública debe poseer mecanismos para que las diferentes actividades se realicen imparcialmente, alejando los criterios de discriminación o desigualdad de oportunidades frente al estado. PRICIPIO DE PUBLICIDAD: Los propósitos y resultado de la administración deben ser comunicados a la comunidad, para que pueda evaluar la calidad de gestión de sus gobernantes, a partir del conocimiento pleno, oportuno, real y preciso de sus actuaciones. PRINCIPIO DE COSTOS AMBIENTALES: Es obligación del estado, proteger el medio ambiente y los recursos naturales, garantizando que la comunidad pueda disfrutar de un ambiente sano.
FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
El Sistema de Control Interno Contable de la entidad pública se fundamenta en Autocontrol, Autorregulación y Autogestión: AUTOCONTROL: Capacidad de cada Servidor Público de considerar el control como inherente e intrínseco a sus responsabilidades, acciones, decisiones, tareas y actuaciones. Habilidad y competencia de cada funcionario relacionado directa o indirectamente con el Sistema de Contabilidad Pública, cualquiera que sea su nivel, de asumir como propio el control, validado en el hecho de que éste es una actividad inherente a los seres humanos que aplicado al servicio público y a los procesos, actividades, procedimientos y tareas bajo su responsabilidad, debe garantizar una función transparente y eficaz, en procura del cumplimiento de los objetivos de gestión, de análisis, divulgación y de cultura ciudadana que en materia de Contabilidad Pública buscan las entidades del Estado. •
AUTORREGULACIÓN: Capacidad de la Entidad Pública para interrelacionar la Autorregulación y el Autocontrol a fin de establecer la forma más efectiva de ejecutar su función administrativa. Capacidad institucional que en ejercicio de la autonomía administrativa y financiera, y en el marco de la Constitución Política y las leyes, permite establecer reglas propias orientadas hacia una acción financiera y •
contable, ejecutada con altos niveles de responsabilidad institucional, para de esta manera generar una información que cumpla con el Marco Conceptual y el Modelo Instrumental de la Contabilidad Pública, con una clara orientación al cumplimiento de los objetivos de gestión, control, cultura ciudadana, análisis y divulgación. AUTOGESTIÓN: Capacidad institucional de la Entidad Pública para reglamentar los asuntos que le son propios a su función administrativa. Capacidad de integración del autocontrol y la autorregulación para el desarrollo de la Función Contable, con el propósito institucional de cumplir el conjunto de leyes y normas que rigen dicha Función, mediante la comunicación efectiva, la información, la determinación del riesgo y la evaluación, generando de esta manera los resultados que permitan evaluar si los esfuerzos y recursos del ente público están orientados al logro de sus objetivos institucionales y sociales, así como establecer los correctivos correspondientes. •
ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
En el marco de la legislación vigente, el Control Interno Contable como parte del Sistema de Control Interno, requiere para su implementación la siguiente estructura, basada en Subsistemas, Componentes y Elementos. 1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO Establece las bases para que el Control Interno Contable sea una práctica continua que garantice la consecución de sus objetivos, en forma eficiente, eficaz y económica, en el planeamiento y direccionamiento de la acción contable de la entidad. El Subsistema de Control Estratégico está compuesto por: 1.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL 1.1.1. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos 1.1.2. Desarrollo del Talento Humano 1.1.3. Estilo de Dirección 1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1.2.1. Planes y Programas 1.2.2. Modelo de Operación 1.2.3. Estructura Organizacional
1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 1.3.1. Contexto Estratégico 1.3.2. Identificación de Riesgos 1.3.3. Análisis de Riesgos 1.3.4. Valoración del Riesgo 1.3.5. Políticas de Administración de Riesgos 2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Su función es permitir el adecuado control sobre el proceso Contable de la entidad, teniendo en cuenta las acciones y mecanismos de prevención de riesgos y los indicadores que permiten verificar la obtención de los resultados esperados. El Subsistema de Control de Gestión está compuesto por: 2.1. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL 2.1.1. Políticas de Operación 2.1.2. Procesos 2.1.3. Controles 2.1.4. Indicadores 2.1.5. Manual de Operación Contable 2.2. COMPONENTE INFORMACIÓN 2.2.1. Información Primaria 2.2.2. Información Secundaria 2.2.3. Sistemas de Información 2.3. COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA 2.3.1. Comunicación Interna 2.3.2. Comunicación Externa 2.3.3. Medios de Comunicación 3. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN A LA GESTIÓN Permite la evaluación continua de los planes, programas, procesos, actividades y registro de las operaciones de la entidad posibilitando la medición de la gestión contable. El Subsistema de Evaluación a la Gestión está compuesto por: 3.1. COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN 3.1.1. Autoevaluación del Control Interno Contable 3.1.2. Autoevaluación de la Gestión Contable 3.2. COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
3.2.1. Evaluación del Control Interno Contable 3.2.2. Auditoría Interna 3.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO 3.3.1. Planes de Mejoramiento Contable Institucional 3.3.2. Plan de Mejoramiento del Área Contable y Financiera 3.3.3. Planes de Mejoramiento Individuales El desarrollo de la anterior estructura se hará de acuerdo con lo previsto en el Artículo 18 de la presente Resolución.
RESPONSABLES DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
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REPRESENTANTES LEGALES O MÁXIMO DIRECTIVO CORRESPONDIENTE
Son responsables por el establecimiento y puesta en marcha del Control Interno Contable, dictando las políticas que garanticen su implantación en los términos establecidos en la presente Resolución. •
EL DIRECTOR O JEFE DEL ÁREA FINANCIERA, SECRETARIO DE HACIENDA, CONTADOR GENERAL O QUIEN HAGA SUS VECES
Son responsables por la implementación del Control Interno Contable asociado a los procesos bajo su responsabilidad, así como en el Sistema de Información Financiera de la entidad. •
SERVIDORES PÚBLICOS DEL ÁREA CONTABLE
Los servidores públicos, responsables de las actividades propias del proceso contable, según lo dispuesto en el Literal e) del Artículo 5 del Decreto 2145 de 1999 y de las normas que lo modifiquen o complementen, tienen la obligación de realizar todas y cada una de sus acciones atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluación.
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EL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
En los términos del Literal d) del Artículo 5 del Decreto 2145 de 1999 y de las normas que lo modifiquen o complementen, será responsable como órgano de coordinación y asesoría, del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Contable Institucional. •
LA OFICINA DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VECES
Es responsable por evaluar en forma independiente y objetiva el Control Interno Contable. Así como por el desarrollo de la función de Auditoría Interna con alcance sobre el proceso contable y sus áreas responsables, informando mediante las actividades de aseguramiento y consulta, al representante legal de la entidad, sobre las medidas que permitan el mejoramiento continuo del Sistema. Adicionalmente a las funciones contempladas en la normatividad vigente, y en relación con el Sistema de Control Interno Contable, la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, realizará las siguientes: Identificar y diseñar los procesos necesarios para ejecutar las funciones básicas de evaluación independiente y objetiva del Control Interno Contable. 2. Diseñar e implementar métodos y procedimientos integrales de evaluación del Control Interno Contable. 3. Verificar la pertinencia del diseño del proceso contable, su interrelación con los demás procesos entre ellos, los financieros, sus actividades, procedimientos, controles e indicadores y su contribución a la efectividad del Sistema de Contabilidad Pública. 4. Determinar el nivel de cumplimiento de leyes, normas, políticas, planes y programas, asociados al proceso contable. 5. Medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los controles asociados a las fases del proceso contable, 6. Presentar conclusiones y recomendaciones sobre el estado del Sistema de Control Interno Contable, a sus responsables. 7. Propender por la elaboración y ejecución de los Planes de Mejoramiento en relación con el Control Interno Contable, y realizar su seguimiento. 8. Presentar al representante legal de la entidad los informes de evaluación del Control Interno Contable, en tiempo oportuno. 9. Asesorar a la Dirección de la entidad, en el mejoramiento de las actividades propias del proceso contable, en la gestión del riesgo, y en la generación de valor. 1.
EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Y OBJETIVA DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
Es la práctica libre de injerencias al determinar el alcance de la evaluación, el desempeño de su trabajo y la comunicación de los resultados; al igual que, la actitud imparcial y neutral, evitando conflicto de intereses, en la evaluación del proceso contable, la efectividad de sus controles y el nivel de cumplimiento de los objetivos del Sistema de Contabilidad Pública. HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN Para la realización de la evaluación del Control Interno Contable y de la función de Auditoría Interna, la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, utilizará diferentes metodologías y herramientas de evaluación, conforme a las características propias de la entidad que permitan evaluar los diferentes subsistemas, componentes y elementos de la estructura del Control Interno Contable; así como, las normas de Auditoría Interna Generalmente Aceptadas, indicadores de gestión y otras herramientas que coadyuven a la medición, evaluación, recomendación y elaboración de Planes de Mejoramiento del proceso contable. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES La Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, elaborará y presentará ante las instancias correspondientes y en los plazos indicados, los informes de que tratan la Ley 87 de 1993, el Decreto 2145 de 1999 y la Resolución 250 de 2003 de la Contaduría General de la Nación, o las normas que las modifiquen, complementen o sustituyan. APLICACIÓN DE RECOMENDACIONES Y CORRECTIVOS Serán responsables por la aplicación de las recomendaciones y correctivos, resultantes de las evaluaciones permanentes del Control Interno Contable y de la Auditoría Interna practicadas por la Oficina de Control Interno, los servidores públicos mencionados en el Capítulo Tercero de la presente Resolución.
PROCESO CONTABLE PÚBLICO Conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular. Constituye el conjunto de políticas adoptadas por un ente, para salvaguardar sus recursos contra desperdicios, fraudes e insuficiencias, verificar la exactitud y confiabilidad del sistema de información financiera, alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la organización y promover la eficiencia de sus operaciones DEFINICION PROCESO CONTABLE El proceso contable es un conjunto de actividades que comprende desde el momento en que se genera el hecho financiero, económico o social, hasta el momento en que se obtiene, analiza, interpreta y comunica la información de carácter contable. •
La identificación de las diferentes actividades del proceso contable, así como los riesgos y controles asociados a cada una ellas, constituye una acción administrativa de primer orden para efectos de garantizar la sostenibilidad de los sistemas de contabilidad. Entendiendo como RIESGOS las diferentes eventualidades que pueden suceder dentro de todo proceso, Representa la posibilidad de ocurrencia de eventos, tanto internos como externos, que tienen la probabilidad de afectar o impedir el logro de calidad en la información contable con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. Es así como en el contable existe situaciones que ponen en riesgo la calidad de la información contable y se asocian a cada actividad desarrollada dentro de este, para ello se debe evaluar los riesgos que se evidencian en cada etapa o actividad y como consecuencia de lo anterior se deben implementar CONTROLES asociados a dicho proceso las cuales son todas las medidas implementadas por el ente público, con el objeto de solucionar las situaciones señaladas, son Acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de las actividades y tareas requeridas para el logro de objetivos de los procesos contables de una entidad. y, por consiguiente, obtener estados contables e informes razonables.
La existencia y efectividad de los controles para el proceso contable y el sistema de contabilidad pública, de conformidad con la complejidad de las entidades, debe considerar, como mínimo, los siguientes aspectos específicos en cada una de las actividades del proceso contable. Por lo anterior, enseguida se definen cada una de las actividades y se señalan posteriormente, en términos generales, las diferentes situaciones que comprometen la razonabilidad y los controles que le corresponden. Con base en estas generalidades, y de acuerdo con las particularidades de los diferentes sistemas contables derivados de la naturaleza misma de las entidades públicas, se deberán identificar específicamente las situaciones a que se encuentran sometidas, para luego, con base en éstas, establecer los controles que solucionen o minimicen los problemas identificados. Para estos efectos, y de conformidad con el modelo estándar de control interno reglamentado mediante el Decreto 1599 de 2005, las entidades públicas deberán realizar un estudio que se concrete en la valoración de los riesgos, así como en las respectivas políticas que conduzcan a su administración efectiva. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE 1. Depuración contable permanente y sostenible. 2. Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones. 3. Registro de la totalidad de las operaciones. 4. Individualización de bienes, derechos y obligaciones. 5. Reconocimiento de cuentas valuativas. 6. Actualización de valores. 7. Soportes documentales. 8. Conciliaciones de información. 9. Libros de contabilidad. 10. Estructura del área contable y gestión por procesos. 11. Comité técnico de sostenibilidad contable. 12. Responsabilidad de los contadores que agregan información. 13. Actualización permanente y continuada. 14. Responsabilidad en la continuidad del proceso contable. 15. Eficiencia de los sistemas de información. 16. Cierre contable. 17. Elaboración de estados, informes y reportes. 18. Análisis interpretación y comunicación de la información.
19. Coordinación entre las diferentes dependencias: - Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable. - Visión sistémica de la contabilidad y compromiso institucional.
ETAPAS Y ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE
CONTROLES EN EL PROCESO CONTABLE
ACTIVIDA D IDENTIFICACIÓ N
CONTROLES
Adoptar una política mediante la cual todos los hechos económicos, financieros y sociales realizados en cualquier dependencia del ente público, sean debidamente informados al área de contabilidad a través de los documentos fuente o soporte de las operaciones, para que sean canalizados en el proceso contable. •
Elaborar planes de trabajo, e implementar procedimientos específicos, que permitan la eficiencia de los flujos de información desde los procesos proveedores de información hacia el proceso contable, en forma oportuna. •
Implementar procedimientos administrativos que sean efectivos, para establecer la responsabilidad de registrar los recaudos generados, la autorización de los soportes por funcionarios competentes, manejo de cajas menores o fondos rotatorios y sus respectivos arqueos periódicos. Carencia o falta de idoneidad del documento soporte. •
ACTIVIDAD CLASIFICACIÓ N
CONTROLES
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Establecer la existencia de conciliaciones de saldos del Disponible e Inversiones, entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas de la entidad, examinando simultáneamente los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de la información. Establecer la existencia y efectividad de medidas para la realización periódica de toma física de inventarios, y conciliación de saldos con los registros contables. Determinar la existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboración, revisión y depuración oportuna de las conciliaciones bancarias, que implique control sobre la apertura y funcionamiento de cuentas bancarias y/o de ahorros
CONTROLES
ACTIVIDAD
REGISTRO Y AJUSTES
Comprobar la existencia de los Libros de Contabilidad, debidamente registrados según lo establece el Plan General de Contabilidad Pública. •
Comprobar la idoneidad, existencia, organización y archivo de los soportes documentales. •
Comprobar la causación oportuna y el correcto registro de todas las operaciones llevadas a cabo por el ente público. •
Implementar un sistema que permita verificar periódicamente la elaboración y cálculo de los ajustes que sean necesarios, para revelar razonablemente la información contable, especialmente los relacionados con depreciaciones, provisiones y amortizaciones, entre otros. •
ACTIVIDAD
CONTROLES
ELABORACION Y PRESENTACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES CONTABLES
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ACTIVIDADES ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Comprobar que la información revelada en los estados contables corresponde con la registrada en los libros de contabilidad reglamentados en el Plan General de Contabilidad Pública. Establecer políticas para que la información contable se suministre oportunamente a la administración de la entidad, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control. Establecer procedimientos que garanticen un adecuado flujo de documentos a través de las dependencias de la entidad, de tal manera que permita la generación oportuna de libros de contabilidad e información contable. Exponer, en lugar visible, la información contable preparada para que sea fácilmente consultada por los ciudadanos y demás usuarios.
CONTROLES •
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•
Verificar que la información contable suministrada a la administración esté acompañada de un adecuado análisis e interpretación, soportada en cálculos de indicadores de gestión y financieros, útiles para mostrar la realidad financiera, económica y social de la entidad pública. Construir los indicadores y demás razones financieras pertinentes, a efectos de realizar los análisis que correspondan, para informar adecuadamente sobre la situación, resultados y tendencias. Establecer como política institucional la presentación oportuna de la información contable debidamente analizada.
ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE
En la determinación estructural de los procesos financieros y contables se debe tener en cuenta las actividades propias de la oficina de contabilidad las cuales tienen un orden lógico y secuencial así:
1. IDENTIFICACION: Etapa donde se determina la ocurrencia de los hechos o transacciones que afectan la estructura financiera, económica y social, por lo tanto debe ser objeto de contabilización. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos económicos sean de conocimiento y reconocidos por la oficina de contaduría para su clasificación y registro oportuno. RIESGOS En esta actividad se pueden detectar los siguientes riesgos que son inherentes dentro del proceso: •
a. b. c. d. e.
Carencia o falta de idoneidad del documento soporte Descripción inadecuada del hecho en el documento fuente Desconocimiento de las normas que rigen la administración pública Interpretación inadecuada del hecho económico realizado. Incapacidad de asociar el hecho económico realizado con las normas contenidas en el PGCP. f. Hecho económico no considerado en el PGCP y no definido en la doctrina contable pública. g. Hechos realizados que no han sido canalizados pro el proceso contable. CONTROLES En esta actividad se deben adoptar los siguientes controles: •
a. Adoptar una política mediante la cual todos los hechos económicos, financieros y sociales realizados en cualquier dependencia del ente público, sean debidamente informados al área de contabilidad a través de los documentos fuente o soporte de las operaciones, para que sean canalizados en el proceso contable. b. Elaborar planes de trabajo, e implementar procedimientos específicos, que permitan la eficiencia de los flujos de información desde los procesos proveedores de información hacia el proceso contable, en forma oportuna c. Implementar procedimientos administrativos que sean efectivos para establecer la responsabilidad de registrar los recaudos generados, la autorización de los soportes por funcionarios competentes, manejo de cajas menores o fondos rotatorios y sus respectivos arqueos periódicos. d. Adoptar políticas relacionadas con la incorporación de los bienes muebles e inmuebles al patrimonio de la entidad incluyendo su legalización y valoración actualizada.
Verificar la incorporación de las obligaciones de la entidad, principalmente las relacionadas con el pasivo laboral, las cuales incluyen el reconocimiento de las pensiones y cuotas partes pensiónales. f. Implementar el sistema de capacitación que posibilite el conocimiento suficiente a los funcionarios de contabilidad, para una adecuada identificación de los hechos económicos, financieros y sociales realizados. e.
2. CLASIFICACION En esta etapa se determina las características de la operación que realiza el Corporación, y se determina la ubicación dentro del catalogo general de cuentas, de acuerdo a su naturaleza. En esta actividad se debe evaluar que el hecho financiero, económico y social a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica.
RIESGOS Asociación inadecuada entre el marco conceptual y el CGC, por falta de coherencia y sistematicidad, para el hecho realizado. Cuentas inexistentes para clasificar el hecho realizado Utilización de cuentas que tienen el propósito de registrar hechos diferentes al realizado. Falta de claridad de las descripciones y dinámicas. Incapacidad para asociar el hecho realizado con el CGC. •
a. b. c. d. e.
CONTROLES En esta etapa se debe implementar las siguientes políticas: •
a. Se debe establecer la existencia de conciliaciones de saldos del disponible e
inversiones, entre las áreas de presupuesto, contabilidad, pagaduría y demás áreas de la entidad involucradas dentro del proceso contable, examinando simultáneamente los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de información. b. Establecer la existencia y efectividad de medidas para la realización periódica de toma física de Inventarios, y conciliación de saldos con los registros contables. c. Determinar la existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboración, revisión y depuración oportuna de conciliaciones bancarias, que implique control sobre la apertura y funcionamiento de cuentas bancarias y/o ahorros.
d. Implementar políticas permanentes relacionadas con procesos de depuración de rentas, cuentas por cobrar, y demás activos, de tal forma que permita establecer los saldos reales y una adecuada clasificación contable. e. Evaluar, de acuerdo con los requerimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación, el proceso adelantado por el área contable de la entidad, para lograr la conciliación de saldos recíprocos con las entidades, que incluya la confirmación de saldos a través de circularizaciones periódicas entre las entidades objeto de conciliación. f. Hacer revisiones periódicas sobre la consistencia de saldos que revelan las diferentes cuentas, para determinar su adecuada clasificación contable. 3. REGISTRO Y AJUSTES Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros los cuales se realizan directamente en el software de contabilidad que actualmente se esta utilizando en el cual se consolida la información de Presupuesto, Pagaduría, Almacén y Contabilidad. Corresponde también a la verificación de la información producida en cada dependencia involucrada en el proceso contable, para verificar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los estados contables, para determinar las cifras sujetas a ajustes y reclasificaciones. RIESGOS Imputación en una cuenta o código diferentes. Registro contable no cargado ni acumulado en la contabilidad. Hechos ocurridos sin registro contable. Inadecuadas interfases de los subsistemas componentes del sistema integrado de información financiera. Registro contable incompleto. Mal calculo de los ajustes relacionados con las cuentas valuativas o no transaccionales. Ajustes realizados a las cuentas sin incluir los registros en la contabilidad. •
a. b. c. d. e. f. g.
CONTROLES a. Comprobar la existencia de los libros de contabilidad, debidamente registrados según los establece el plan general de contabilidad pública. b. Comprobar la idoneidad, existencia organización y archivo de los soportes documentales. c. Comprobar la causación oportuna y el correcto registro de todas las operaciones realizadas por la entidad. •
d. Implementar un sistema que permita verificar periódicamente la elaboración y calculo de los ajustes que sean necesarios, para revelar razonablemente la información contable, especialmente los relacionados con depreciaciones, amortizaciones y provisiones entre otros. e. Verificar que los datos registrados en los libros de contabilidad corresponden con la información contenida en los comprobantes y demás documentos soporte.
4. ELABORACION, REVELACION Y PRESENTACION DE LOS ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES Es el resultado del proceso contable, expresado en el diseño y entrega oportuna de estados e informes contables, los cuales deben contener la discriminación básica adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos realizados. Así mismo, deben permitir a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación, de acuerdo con sus necesidades. En esta actividad se determina su estructura, clasificación de partidas según su disponibilidad y exigibilidad, de acuerdo con las normas técnicas previstas en el plan general de contabilidad pública puesto en vigencia a partir del 1° de enero de 2007 mediante resolución 555 de 2006 emanada por la CGN, y las políticas de información financiera y contable establecidas para cada ente público en particular. Deben verificarse los saldos de los libros frente a los estados contables e informes producidos. Igualmente para una mejor interpretación y compresión de la información, deben determinarse las situaciones que ameritan ser explicadas a través de las notas a los estados contables, las que se realiza para cada trimestre que se reporta a la Contaduría General de la Nación las cuales son de carácter general y especifica. RIESGOS Estados contables sin soporte en los libros de contabilidad. Información de los estados contables que no coincide con los libros de contabilidad. Inadecuado funcionamiento del programa utilizado para procesar la información. No generación de estados contables. Generación y presentación inoportuna de los estados contables al alcalde y demás usuarios. Revelación de informes que no corresponden a los registros realizados. •
a. b. c. d. e. f.
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CONTROLES
a. Comprobar que la información revelada en los estados contables corresponde a la registrada en los libros de contabilidad reglamentados en el plan general de contabilidad pública. b. Establecer políticas para que la información contable se suministre oportunamente a la administración de la Corporación, a la Contaduría General de la Nación y a los organismos de inspección, vigilancia y control. c. Establecer procedimientos que garanticen un adecuado flujo de documentos a través de las dependencias del Corporación, de tal manera. Que permita la generación oportuna de libros de contabilidad e información contable. d. Exponer en lugar visible la información contable preparada para que sea fácilmente consultada por los ciudadanos y demás usuarios. e. Comprobar que la información contable ha sido suministrada a los usuarios en forma completa y de conformidad con las normas que la reglamentan dichos requerimientos. 5. ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION: Corresponde a la lectura que se hace de los estados contables y demás informes complementarios, con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de las entidades públicas, desde las perspectivas financiera, económica y social, de tal manera que su comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a la administración de los recursos públicos. Para el análisis e interpretación de la información, será fundamental el cálculo de indicadores que revelen situaciones y tendencias para lo cual se podrán utilizar técnicas o métodos de análisis según las características de cada ente público.
RIESGOS: Rendición inoportuna de cuentas a la CGN y a organismos de inspección, vigilancia y control. Rendición incompleta de información contable. Presentación inadecuada o no presentación de notas a los estados contables. No revelación de cuentas a la comunidad. Revelación inconsistente de cuentas según los cuadres algebraicos reconocidos técnicamente. Análisis e interpretación indebida de la información. Diseño inadecuado de indicadores para mostrar la realidad de la Corporación. Inadecuada comunicación del mensaje contable. •
a. b. c. d. e. f. g. h.
i. Preparación de información solo para efectos de rendir cuentas a la CGN y a organismos de inspección, vigilancia y control. CONTROLES a. Verificar que la información contable suministrada a la administración este acompañada de un adecuado análisis e interpretación, soportada en cálculos de indicadores de gestión y financieros, útiles para mostrar la realidad financiera, económica y social del Corporación. b. Construir los indicadores y demás razones financieras pertinentes, a efectos de realizar los análisis que correspondan, para informar adecuadamente sobre la situación, resultados y tendencias. c. Establecer como política institucional la presentación oportuna de la información contable debidamente analizada. •
CONCLUSIONES
El Control Interno Contable es importante ya que constituye la base o soporte sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Su grado de fortaleza determinara si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables. No se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras reflejada en los estados financieros, sino que también evalúa el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables. Esta orientado a prevenir o detectar irregularidades. Para que un Sistema de Control Interno funcione se deben diseñar métodos y procedimientos administrativos y contables que garanticen su efectividad y eficiencia así como, dispositivos, medidas como el establecimiento de líneas claras de responsabilidad y de procedimientos de rutina para procesar cada tipo de transacción
CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
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Debe comprender un plan de organización flexible, simple donde se defina claramente líneas de autoridad y de responsabilidad. Debe contener un sistema de autorización que contemple acción sobre activos, pasivos, ingresos y gastos mediante el control de las operaciones a través del registro. Prácticas sanas estableciendo una distribución de obligaciones y responsabilidades, evitando que una sola persona maneje una operación de principio a fin, y una segregación de funciones que abarque tanto a personas como a departamentos, que se extiendan por toda la organización y a todos los niveles de mando.
MEDIDAS DE PROTECCIÓN QUE DEBEN PROPORCIONAR EL CONTROL INTERNO AL SISTEMA DE CONTABILIDAD •
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Que se contabilicen todas las operaciones en la forma correcta en los libros de contabilidad. Que todas las operaciones a efectuarse tengan la aprobación de personas autorizadas. Que las operaciones sean realizadas por las personas autorizadas. Que la contabilización o registro original sea revisado por una persona diferente a quien efectuó el registro Que los saldos de las cuentas se calculen correctamente y se confirmen ocasionalmente por medio de conteo físico y confirmación de terceros. Que se establezcan los controles necesarios a objeto de mantener la exactitud matemática consistentemente: mediante columnas especiales, cuentas control, etc Que se calculen y verifiquen los importes monetarios correspondientes a los costos, precios de compra, descuentos, etc.
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Que los activos estén bajo la custodia de personas
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Responsables y que exista un estricto control físico contra robos.
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Que la o las personas encargadas de los activos sean independientes de las personas que ejercen la custodia y el control físico. Que todas las transferencias de activos a terceros y su contabilización se efectúe con la aprobación de las personas autorizadas. Que todas las operaciones se registren correctamente tanto en los comprobantes, facturas, como en los libros de contabilidad en la cuenta y en la cantidad correcta.
