CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
DAAC-0052-2017
VICEPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA
INFORME GENERAL Al proyecto de Circos Sociales en ciertas zonas deprimidas de Cuenca, Guayaquil, Quito, Tena y Loja, en la Vicepresidencia de la República y entidades relacionadas.
TIPO DE EXAMEN :
EE
PERIODO
DESDE : 2011/01/01
HAS TA : 2016/07/31
Vicepresidencia de la República del Ecuador
Examen especial al proyecto de Circos Sociales en ciertas zonas deprimidas de Cuenca, Guayaquil, Quito, Tena y Loja, en la Vicepresidencia de la República y entidad es relacionadas, po r el período compren dido entre el 1 de enero de 2011 y el 31 de julio de 2016
DIRECCIÓN DE AUDITORIA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL Quito-Ecuador
SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS
Cía.
Compañía
CUR
Comprobante Único de Registro
DAAC
Dirección de Auditoría de Administración Central
eSlGEF
Sistema de Gestión Financiera.
FABREC EP
Fabricamos
GADs
Gobiernos Autónom
INCOP
Instituto Nacional de Contratación Pública
IV A
Impuesto al Valor Agregado.
LOCGE
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
LOSNCP
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
MAAC
Museo A ntropológi co y de Art e C ontemporáneo
MCYP
Ministerio de Cultura y Patrimonio
MDMQ
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
SETEDIS
Secretaría Técnica de Discapacidades
SI E
Subasta Inversa Electrónica
TDR
Términos de Referencia
USD
Unidad de valor monetaria de los Estados Unidos
VPR
Vicepresidencia de la República del Ecuador
Ecuador Empresa
Públ ica
os Descentral izados
ÍNDICE CONCEPTO
PÁGINA
Carta de presentación
1
CAPÍTULO I.- INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo del examen
2
Objetivo del exam en especial
2
Alca nc e del ex am en es pe cia l
2
Base legal
3
Estructura orgánica
4
Ob jetivo del proyecto
5
Monto de recursos examinados
5
Servidores relaci onados
5
CAPÍTULO II.- RESULTADOS DEL EXAMEN Antec ed entes Transferencias
6 realizadas por la Vicepresidencia
de la República y
8
Ministerio de Cultura y Patrimonio Proyecto Circo Social no contó con la implem entación de las Carpas
9
Ad qu isición de Siste m as de Ge ne ració n Eléctrica au tó no m a pa ra el
22
equipamiento de las carpas del Circo Social no fueron entregados por el contratista Contrato 392 “M uestra Artís tica” , sin contar con la necesidad , estud ios y
32
desarrolladas en otros lugares Ad qu isición de sistem as de ilu mina ció n y co rtina je, au dios in te gr ales y
35
comunicación escénica Producción de Progra ma de Televisión sobre El Circo Social sin difusión
48
Transfere ncias al Municipio de Quito por 1 800 000 USD para el proyecto
54
Circo Social Cons tataciones
físicas de los “Im pleme ntos Depo rtivos para el Circo
Social” adquiridos m edian te Contrato 646
64
Ref. Informe aprobado el
...............................
-
< ? r- & >
Quito, Señor
Vicepresidente de la República del Ecuador Ciudad De mi consideración:
La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial al proyecto de Circos Sociales en ciertas zonas deprimidas de Cuenca, Guayaquil, Quito, Tena y Loja, en la Vicepresidencia de la República y entidade s relacionadas, po r el período com prendido en tre e l 1 de enero d e 2011 y el 31 de julio de 2016 La acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Guberna me ntal emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas norm as requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinadas no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigent es, polít icas y dem ás normas aplicabl es. Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.
Ate nta m ente , Dios, Patria y Libertad,
Dire cci ón de Aud itoría de Administración
Central
CAPÍTULO I
II NFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo del examen
El examen especial en la Vicepresidencia de la República y entidades relacionadas, se realizó en cumplimiento a la disposición del señor Contralor General del Estado, contenida en memorando 1241-DP y mediante orden de trabajo 0076-DAAC-2016 de 3 de agosto de 2016, con cargo a imprevistos del Plan Anual de Control del año 2016, de la Dirección de Auditoría de Administración Central. Objetivos del examen
Determinar
la
propiedad,
legalidad
y
veracidad
de
las
operaciones
administrativas y financieras ejecutadas en el proyecto. Verificar el uso y destino de los bienes adquiridos para el desarrollo del proyecto
Alcance del examen Comprendió el análisis al proyecto de Circos Sociales en ciertas zonas deprimidas de Cuenca, Guayaquil, Quito, Tena y Loja, en la Vicepresidencia de la República y entidades relacionada s, por el período com prend ido entre el 1 de enero de 20 11 y el 31 de julio de 2016.
Se excluyó el análisis de los siguientes contratos y gastos: •
Contrato 19, susc rito por la Jefa Adm inistrativa de Acción So cial Municipal Cuenca y una persona natural, cuyo objeto fue el Equipamiento del Parque Lúdico Inclusivo para niños con y sin discapacidad entre 2 y 12 años con diseño universal y completa accesibilidad para el área recreacional del parque cultural Circo Social por 433 779,02
USD, en razón
de que el proceso
de con tratació n lo reali zó el
mencionado organismo municipal. •
Contrato 01-10 -12-O P suscrito el 31 de octubre de 2012, entre el Sec retario d e Infraestructura de Obras Públicas delegado del Alcalde del Municipio de Cuenca y 2
Vicepresi dencia de
la Repúb lica del Ecu ado r - Proyecto Circos S
ocial es
Dir ecci ón de Auditoría
de Adm inistración C
entral
la persona natural, cuyo objeto contractual era ejecutar, terminar y entregar a entera satisfacción, la Construcción de la Plataforma para el parque temático inclusivo cultural Circo Social por 150 972,97 USD, en razón de que los recursos son propios del Municipio.
•
Contra to 03-01-1 3-OP -UE, suscrito e l 18 de marzo d e 2013, entre el Secre tario d e Infraestructura de Obras Públicas delegado del Alcalde del Municipio de Cuenca y la persona natural, el objeto contractual fue la construcción de un puente peatonal dentro del área destinada al parque temático inclusivo Circo Social por 28 632,88 USD, en razón de que los recursos son propios del Municipio.
•
Los gastos realizad os con recursos propios del Municipio de Loja par a el proyecto Circo Social, por un monto de 276 089,58 USD, según oficio ML-DF-2016-141-O de 7 de octubre de 2016, de la Directora Financiera del indicado Municipio.
•
El con trato suscrito entre el
GAD - Municipal d e Tena y u n contra tista para la
construcción de la plataforma del Circo Social por 452 805, 72 USD, el cual no ha sido cancelado y reposa en la Asesoría Jurídica por motivos Judiciales, en razón de que el Municipio de Tena objetó la plataforma construida por no cumplir con las especificaciones técnicas.
Base legal El Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo, mediante oficio SENPLADES-SIPdap-2011-109, de 10 de febrero de 2011, informó que el programa tiene como objetivo general la reconstitución de una cultura respecto a la amabilidad, alegría y solidaridad entre la población ecuatoriana, a través de la comunicación de esos principios y valores. De acuerdo a los artículos 60 y 118 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas indica que el “Programa Ecuador Alegre y Solidario Fase III” consta en el Plan An ual de Inve rsión , PAI 2011 y por lo tanto, es prioritario. Con Acuerdo Vicepresidencial 0139 de 28 de julio de 2011, se delegó y asignó a quien se desempeñaba como Gerente del Programa Sonríe Ecuador, el desarrollar la ejecución y seguimiento de planes y proyectos que ejecuta la Vicepresidencia de la Repúblic a Program a 20, Circos Sociales,
Vicepresi dencia de la Repúb
proyec tos.
li ca d el Ecu ador - Proyecto Circos Sociales
Dire cci ón de Aud itoría de Administración
Central
El Presidente Constitucional de la República, con Decreto Ejecutivo 6 de 30 de mayo de 2013, creó la Secretaría Técnica de Discapacidades, como una entidad adscrita a la Vicepresidencia de la República, entidad que deberá asumir y desarrollar de forma transitoria, los Proyectos de Órtesis y Pr ótesis, Auditivo y Visual, Inserción
Laboral y Ecuador
Alegre y Solidario. Con Decreto Ejecutivo 93 de 21 de agosto de 2013, se ordenó la transferencia al Ministerio de
Cultura
y
Patrimonio
de
todas
las
atribuciones,
competencias,
funciones,
representaciones y delegaciones que hasta el momento ejercía la Secretaría Técnica de Discapacidades, en lo relacionado al Proyecto Ecuador Alegre y Solidario, conferidas por leyes, reglamentos y demás normas. Estructur a operativa
La estructura del Proyecto Circo Social, estuvo a cargo de la Vicepresidencia de la República del Ecuador, Secretaría Técnica de Discapacidades y Ministerio de Cultura y Patrimonio, a través de la Secretaría de Arte y Creatividad.
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Vicepresi dencia de l a R epública del
4
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Ecu ado r - Proyecto Circos So
cial es
Dir ecci ón de Auditoría
de Administración
Central
La SENPLADES con oficio SGPBV-2013-0567-OF, de 23 de abril de 2013, emitió una actualización al dictamen de prioridad en la que consta los siguientes objetivos: Objetivo del proyecto La reconstitución de una cultura de respeto, amabilidad, alegría y solidaridad entre la población ecuatoriana, a través de la comunicación de esos principios y valores. El objetivo se enmarca dentro del “Plan Nacional del Buen Vivir, específicamente con “Auspiciar la igualdad, cohesión e integración social y territorial en la diversidad; y, mejorar la calidad de vida de la población”. Objetivos específicos o componentes •
Demo strar a la sociedad, en su conjunto, la capacidad de recupera ción de l os valores y principios de respeto, amabilidad, alegría y solidaridad mediante la incorporación a este proceso social de jóvenes con discapacidad, en riesgo o en conflicto.
•
Soste ner el proceso de reconstitución d e los principios y valores hum anos con la sensibilización de la ciudadanía en general.
•
Coad yuva r a la formación de alternativas artísticas que contribuyan a aum enta r las acciones solidarias, especialmente para las personas menos favorecidas o en situación de riesgo.
Monto de recursos examinados El monto de recursos examinados para el proyecto Circo Social es de 10 958 280,70 USD, de acuerdo al Anexo 1. Servidores relacionados Se detallan en Anexo 2.
Vicepresi dencia de l a Repúb li ca del Ecuado
r - Proyecto Circ
os Sociales
Dir ecci ón de Aud itoría de Administración
Central
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Antecedentes
La Vicepresidencia de la República del Ecuador dio inicio al programa Ecuador Alegre y Solidario, Fase III CUP 30210000.1064.4587, cuyo propósito fue el de permitir la viabilidad técnica a través de la formación en valores de identidad grupal, respeto, disciplina, orientación al logro con los niños y jóvenes de Gobiernos Autónomos Provinciales, por medio de la cultura y las artes circenses, en situación de riesgo, con 4 comunidades críticas del país. Este trabajo se debió realizar en conjunto con los Municipios de Quito, Guayaquil, Cuenca y Tena.
Bajo ese concepto, para el desarrollo del Circo Social se suscribieron varios convenios institucionales entre la Vicepresidencia de la República del Ecuador y los Municipios de las ciudades antes mencionadas y para la ejecución del programa se delegó al Gerente del Programa Ecuador Alegre y Solidario, cuya función era vigilar, administrar y gestionar las alianzas con otras entidades para apalancar el progreso de los circos comunitarios.
A co ntinua ción , se de sc rib e los conv en ios suscrito s:
Convenio Específico de Cooperación entre la Vicepresidencia de la República del Ecu ador y el Cirque Du Soleil 2 1 y 59
El Vicepresidente Constitucional del Ecuador y el Vice-President-Citoyenneté CIRQUE DU SOLEIL, suscribieron los convenios el 23 de mayo de 2011 y 29 de agosto de 2012, en los que se estipuló que es voluntad de las partes ¡mplementar un programa de circo social orientado a la juventud en riesgo del Ecuador, la modalidad de ejecución para el cumplimiento era a través del entrenamiento de un grupo de artistas y trabajadores sociales; por su parte, la Vicepresidencia de la República del Ecuador, coordinaría la implementación de talleres de circos sociales para jóvenes en riesgo en las ciudades de Quito, Guayaquil, Cuenca y Tena, éstos se realizarían dos veces por semana.
Vicepresi dencia de l a R epública del
Ecu ado r - Proyecto Circos So
cial es
Dir ecci ón de Aud itoría de Administración
Central
Al resp ecto, de ntro de los co nv en ios de co op eración en tre el Cirque Du So leil ex istieron obligaciones que cumplir, por lo tanto, el equipo de control con oficio 26-DAAC-EE-CSVYMP-2016, de 6 de septiembre de 2016, solicitó al Vicee-President-Citoyennneté ju st ific ar do cu m en ta dam ent e la form ac ión de los instructores del Circo y tra ba ja do re s sociales, seguimiento y evaluación de los resultados de este convenio en forma trimestral y evidenciar los talleres organizados por los instructores del Circo del Sol, quienes a través de correo electrónico de 10 de noviembre de 2016, manifestaron que la colaborac ión
del Cirque de Soleil , dentro de l acuerdo con la Vice pres iden cia de la
República del Ecuador, se limitó a capacitar; sin embargo, no se estipuló en el convenio que la Vicepresidencia debía documentar dichos talleres, por lo que, el equipo de contr ol, no evidenció su c umplimiento.
Convenios de Cooperación Interinstitucional entre la Vicepresidencia de la República y los Municipios de Quito, Guayaquil, Cuenca, Loia y Tena
La Vicepresidencia de la República del Ecuador, suscribió los convenios 14, 15,16 y 17 de 28 de abri l de 2011; 60 de 24 de agosto de 2012; 63 y 66 del 17 y 25 de septiemb re de 2012; 77 de 16 de octu bre de 2012; 61 de 5 de nov iem bre de 2012 y 90 de 19 de diciembre de 2012; cuyos objetos fueron el formular e implementar un proyecto, con la asesoría del Cirque Du Soleil, que contribuya a facilitar la restitución de derechos; el rescate y la inclusión social de las y los adolescentes en situación de riesgo en las ciudades de Quito, Guayaquil, Loja, Tena y Cuenca, en el que constan las obligaciones específicas de las partes y los recursos a transferir por parte de la Vicepresidencia, a base del presupuesto referencial; adquirir y entregar equipos e implementos, carpas, entre otros; mientras
que las obligaciones de los Municipios fueron la
de dotar de u n
espacio físico en donde se instale la carpa del circo, encargarse de la sostenibilidad del Proyecto y prese ntar informes trimestrales.
Con oficios 25226, 25228, 25229, 25225, 26629, 25224, 26628, 26630 y 25230-DAAC de 5 y 19 de septiembre de 2016, se solicitó a los ex y actuales Alcaldes de las ciudades de Quito, Guayaquil, Loja, Tena y Cuenca y Prefectos de Pichincha y Guayas, información referente a transferencias realizadas por parte de la Vicepresidencia y Ministerio de Cultura; el detalle de los bienes adquiridos, contratos celebrados y situación actual del proyecto.
7 Vicepresi dencia de l a R epública del
Ecu ador - Proyecto Circos Sociales
Dirección de Auditoría de Administración Central
El Director Financiero del Muy Ilustre Municipio de Guayaquil, con oficio DF-2016-2083, de 3 de octubre de 2016, informó que no se recibió asignación alguna del Proyecto Circos Sociales.
El ex Alcalde de Loja, con comunicación de 10 de septiembre de 2016, informó que el Municipio de Loja, en el año 2012, en la programación anual de obras, no contempló hacer el proyecto; sin embargo, el Municipio, asignaría un terreno de su propiedad y se comprometía a la construcción de un contrapiso de hormigón y una batería Sanitaria.
El ex Alcalde del Municipio de Quito, con comunicación de 31 de octubre de 2016, manifestó que el Coordinador General Financiero del Ministerio de Patrimonio y Cultura, en diciem bre de dos mi l trece, transfirió al Municipio 1 000 000,00 USD para la ejecución del proyecto Circo Social y que la responsable de su ejecución fue la Fundación Patronato San José y la empresa Metropolitana de Movilidad y Obras Públicas; es así, que por las condiciones de cierre presupuestario anual existió una imposibilidad técnica para la ejecución; en el año 2014, se realizó el proceso electoral, por lo que en el sector público regían presupuestos prorrogados, de los recursos transferidos por parte del Ministerio de Cultura y Patrimonio para la ejecución del proyecto Circo Social; y, mencionó además que, la nueva administración es la responsable de justificar el uso y gestión de los mismos. El desarrollo del hallazgo se explica más adelante.
Transferencias realizadas por la Vicepresidencia de la República y Ministerio de Cultura y Patrimonio
De acuerdo a la información remitida por los Directores Financieros de la Vicepresidencia de la República y Ministerio de Cultura y Patrimonio; así como, de las Prefecturas del Guayas y Pichincha y Municipio de Quito se efectuaron las siguientes transferencias y devoluciones:
GADs Gobierno Descentralizado de la Provincia de Pichincha Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Vicepresidencia de
Valor entregado USD
Fecha de entrega
1 400 000,00
20 13 -12-03
1 800 000,00
2013-12-11
OBSERVACIONES Val or total de vue lto al Min isterio de Finanzas según comprobantes de pago 1285 y 1286 de 6 de febrero de 2015 Valor devuelto al Ministerio de Finanzas 500 000,00 USD, según documento 100013407 de 25 de noviembre de 2015 Saldo por justificar 1 300 000,00 USD
la Repúb li ca del Ec uad or - Proyecto Circos Sociales
Dir ecci ón de Auditoría de Adm
Gobierno Guayas Municipio
Provincial de
del
1 000 000,00
Cuenca
648 000,00
20 13-12-05
inistración C
entral
Val or total de vue lto al Mi nisterio d e Finanzas. Según CP # 4054 de 10 de noviembre de 2014 Valor gastado
Ac ció n Soc ial
De lo expuesto en el cuadro que antecede, se evidencia que las transferencias efectuadas por el Ministerio de Cultura y Patrimonio a las Prefecturas de Pichincha y Guayas en el 2013, por 2 400 000,00 USD, no fueron utilizadas para la realización del proyecto circo social, de conformidad a los convenios interinstitucionales, es así, que luego de haber transcurrido 410 días, las prefecturas efectuaron las correspondientes devoluciones del dinero, sin justificar las razones del porqué los fondos no se reembolsaron inmediatamente.
Desembolsos efectuados por la Vicepresidencia de la República y Ministerio de Cultura y Patrimonio
Para la ejecución del Proyecto Circo Social, se realizaron varios procesos de contratación para la adquisición de bienes y servicios por 4 010 407,73 USD.
A co ntinua ción , se de talla n los princip ale s hallazgos: Proyecto Circo Social no contó con la implementación de las Carpas El Gerente G eneral del Program a Ecuador Alegre y Solidario (Sonríe Ecua dor), el 1 de diciembre de 2011, realizó la invitación directa al Gerente General de TECNISTAMPGASESPOL, actualmente FABREC EP, para participar en el proceso de régimen especial, para la adquisición e instalación de cuatro carpas profesionales con capacidad para 1000 personas, a ser implementadas en terrenos que debían ser entregados por los distintos Gobiernos Municipales y aprobados por el Gerente del Programa Ecuador Aleg re y So lid ario; ad em ás, para la entrega recepción de los bie nes, la resp on sa bilid ad era de los delega dos d esigna dos por el Gerente del Program a Sonríe Ecuador. En los pliegos, dentro de las especificaciones técnicas, se mencionó que se dispone de los planos generales de implementación, los planos de las estructuras, detalles de uniones, detalles de anclajes y demás documentos necesarios para la construcción definitiva e implementación de las carpas del circo social. El ingeniero civil que elaboró los términos de referencia para efectuar el proceso de contratación para la entrega de carpas para los circos sociales, en su informe concluyó:
9
__________________________________________
Vicepresi dencia de la R
epública det
Ec uado r - Proyecto Circos Sociales
Dirección de Auditoría de Administración Central
"...LOS TERMINOS DE REFERENCIA CONSTANTES EN ESTE DOCUMENTO SON PRELIMINARES Y SUJETOS A CAMBIO, MODIFICACIONES, SUSTITUCIONES ETC., DEBIDO A QUE EN EL PAIS NO EXISTE UNA REGLAMENTACION ESPECÍFICA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE CIRCOS Y SE HAN ELABORADO EN BASE A LA EXPERTICIA Y CONTRIBUCIONES DE LOS CONSTRUCTORES DE CARPAS DE CIRCO QUE EN LA ACTUALIDAD SE DEDICAN A ESTA ACTIVIDAD. POR ESTA RAZÓN, EN EL MOMENTO DE LA CONSTRUCCIÓN PREVIA AC TUALIZ ARÁN DEFINITIVA, LO S M IS M OS... ". APROBACIÓN DE FISCALIZACIÓN SE De lo expuesto, se desprende que las especificaciones técnicas constantes en el informe del ingeniero civil, estaban sujetas a cambios, por lo tanto, se evidencia que para dar inicio al proceso de contratación de la entrega de las 4 carpas para los circos sociales, el mismo ya contaba con una probabilidad de error, situación que con el pasar del tiempo se concretó.
Por lo que, el Secretario General de la Vicepresidencia de la República del Ecuador, suscribi ó el contrato con
el Gerente General
TEC NISPA M
GASE POL, el 14 de
diciembre de 2011, cuyo objeto contractual fue entregar e implementar cuatro carpas para los Circos Sociale s en las ciudades de Quito, Guaya quil, Cue nca y Tena, según las especificaciones técnicas
establecidas en los pli egos y en la ofer ta, por 1 157 025 ,60
USD, con un plazo de 180 días contados a partir de la adjudicación del contrato, la forma de pago fue del 80% como anticipo y el 20% contra entrega de los bienes.
La Direct ora Financiera de la
Vicepresidencia
de la República, me diante CUR 280082 45
de 17 de diciembre de 2011, pagó a la empresa 925 620,48 USD, en calidad de anticipo, por lo tanto, los Gobiernos Municipales, debían recibir las carpas implementadas el 14 de junio de 2012, en cada una de las ciudades antes mencionadas; sin embargo, el Subgerente General de FABREC EP, el 6 de marzo de 2012, solicitó al Gerente del Programa Sonríe Ecuador, se conceda una prórroga de plazo y manifestó lo siguiente: "...haciendo referencia a la reunión de planificación para la implementación de las Cuatro Carpas del Circo Social llevada a cabo el 25 de enero de 2012, entre el equipo técnico de TECNISTAMP GASEPOL (ahora FABREC) y el proyecto “Sonríe Ecuador,” dentro del cumplimiento del objeto del contrato No. 881 suscrito por la Vicepresidencia de la República y mi representada con fecha 14 de diciembre de 2011, me permito citar los siguientes puntos acordados en los que FABREC gustosamente accede a los pedidos y cambios realizados CON RESPECTO A LA LONA: La lona a u tilizar será de ti po OMEGA BO DL FR, tiene el Black ou t al interior que no le permite que exista el paso de luz, con una garantía de 5 años, tomando en consideración que superan TECNISTAMP GASESPOL estácontratadas, ofreciendo materiales de la alta calidad que las especificaciones demostrando asímás el
V il ,
le la Repúb li ca del Ecu ado r - Proyecto Circos So
cial es
Dir ecci ón de Aud itoría de Administración
Central
a la ciudadanía de FABRE C.-La Vicepresi dencia solicita qu e compromiso de servicio las carpas tengan una coloración negra al interior, esta coloración no estaba especificada en los pliegos previos a la contratación ni en el contrato, esto incidiría en el tiempo de fabricación, como también en el costo final; el colocar una capa adicional que l leve el colo r requer ido, es de cirla lona externam ente será de un color distinto al de su interior . En la reunión anteriorm ente identificada, “SON RIE ECUADOR” solicitó, de manera especial, que se haga una revisión al presupuesto sobre las carpas y de esa manera abrir mecanismos que se puedan llegar a un mejor entendimiento en mantener mejoras en beneficio de las partes, accediendo de tal manera al pedido solici tado. Otro punto a destaca r es la cantidad de lona que estaba considerada en inicios. Al realizar una modificación de la altura en el contorno del circo, fue necesario, asimismo, aumentar la cantidad de material a utilizar, es decir al inici o eran 2.960 m po r carpa, actualmente y ajustándonos a los camb ios solicitados po r u sted es , la ca nt idad de lon a se au me ntó a 3.48 5 m ap ro xim ad am ente. Toma ndo en consideración los cambios realizados, para la producción de la lona solicitada, se requiere de un aproximado de 55 días en fábrica, producción, que entre otros, comprende: confección, patronaje corte e instal ación de 40 días (por car pa), m ontaje 10 días, es decir un total de 105 días. Se ha iniciado la producción el 01 de febrero y el instalado en obra iniciará del 15 al 25 de mayo de 2012 para la primera carpa se implementará en su interior el resto d e actividades acorde a la program ación COLOR EXTERNO DE LA LONA: Los colores externos de la lona serán de color amarillo y azul según lo confirmado por el Maestro (...), administrador del contrato objeto de nuestra relación, la marquesina al interior será en tonos claros. PISOS DE ORMIGON: Los pisos de hormigón de toda la carpa, será competencia de los Municipi os, incluidos pista y escenarios. PISTA: Referente a la pista y el escenario, mismos que no estaban considerados dentro del contrato que nos ocupa, los cos tos, haciendo referencia al hormigón, a pedido de la Vicepresidencia, FABREC estará gustoso de acceder a la colocación de la pista, el entablado y colchoneta tipo tatami en rompecabezas plegables de 1.0x1.0x0.025 tipo galleta, en asunto de escenario se incluye la estructura, tabla triples de 18mm pintado en negro mate COLOR DE LA ESTRUCTURA: Las estructuras dentro, tanto de obra civil, graderíos, vallas, serán de co lor negro mate. PLANOS ESTRUCTURALES: FABREC entregará definidos los plan os es cturales , las s sa nitaria s y de agua para po table los (planos ), con finalidad detru cum plir co n lasinstalac espec ione ificaciones que serán matrices Municipi os. la La instalación y/o construcción de los baños es competencia de cada Municipio. La prev is ión de tod a la instalac ión se cons idera va ria bles y su s m odific ac ione s en los plan os se ha rán una vez que se verifiqu en en los difere ntes sitio s de las 4 ciu da de s en las que se construirán las Carpas de Circo Social. PLAN DE CONTINGENCIA. FABREC, a pedido de la Vicepresidencia entregar el correspondiente plan de contingenci a, el cual deber á ser gestionado con cada Municipio po r parte de la Vicepresidencia. TIEMPO DE ENTREGA. Tomando en consideración los ajustes realizados por parte de la Vicepresi dencia de la Repúbli ca se presenta las fecha s de entrega para cada carpa en las 4 ciudades...El contrat o estipula un tiempo de entrega de 180 días contados a partir de la notificación de adjudicación en el portal de com pras públicas, en este sentido, e l contrato ve nce el 5 de jun io d el 201 2, pa ra lo cual se solicita se autorice la prórroga respectiva amparados en la cláusula Décima num eral 2 para la entrega total del objeto del contrat o 8 81 ...”. En respuesta, a la prórroga solicitada por FABREC EP, el Gerente del Proyecto Ecuador Alegr e y So lid ario, con mem oran do VP R- 20 12 -0 60 83 -M de 12 de marzo de 2012, informó al contratista, que para el cumplimiento del objeto contractual se requería
11 Vicepresi dencia de l a R epública del
Ecu ador - Proyecto Circos Sociales
Dire cci ón de Aud itoría de Adm inistraci ón Central
realizar adaptaciones en el material a utilizarse, en tal sentido, autorizó un plazo adicional de 105 días; aclarando que no se modificaban las especificaciones técnicas establecidas en la contratación. Cabe aclarar, que cuando FABREC EP recibió de la Vicepresidencia de la República las especificaciones técnicas preliminares, no realizó observación alguna a las mismas, lo que srcinó problemas en la elaboración e instalación de la infraestructura de los circos sociales cuando se instalaron en las dos únicas ciudades, Cuenca y Loja. Como se puede observar, existe
una contradicci ón entre las justificaciones
dadas por el
Gerente General de FABREC EP y el Gerente del proyecto Ecuador Alegre y Solidario, en cuanto a los justificativos de ampliación del plazo, debido a que se solicitó cambios que no estaban contemplados en las especificaciones técnicas de los pliegos ni en el contrato; es decir, no se argumentó las razones técnicas y legales para autorizar la ampliación en la entrega del contrato. Es así, que el Secretario General de la Vicepresidencia de la República del Ecuador, mediante oficio VPR-20
12-01 692-Q de 25 de abri l de 2012, autorizó la prórroga de plazo
del contra to 881 por 105 días, a partir
de la fech a en la que se orde naro n las
adaptaciones necesarias para el cumplimiento del objeto contractual, que de acuerdo al oficio presentado por el Gerente de FABREC EP, las entregas de las carpas se realizarían el 25 de mayo de 2012 en Cuenca; el 29 de julio en Tena; el 15 de septiembre en Guayaquil y 15 de noviembre en Quito; sin embargo, habiendo transcurrido 1169 días desde la adjudicación del contrato hasta el 31 de julio de 2016, fecha de corte de la presente acción de control, la implementación de las carpas, no se realizó. Luego de haber fenecido el plazo contractual de 180 días, el Gerente General de FABREC EP, con oficio FEC-GC-045-2012 de 28 de junio de 2012, realizó la entrega formal de la inform ación requ erida para la implanta ción de obras rela ciona das al Circo Social, al Gerente del Programa Ecuador Alegre y Solidario, como fueron los planos arquitectónicos, estructurales,
pre diseño de cimentación, estudios
de climatización, pre-
diseño eléctrico, mallas, montaje de luces, video y cortinaje; elementos fundamentales para la cons ecuc ión del objetivo contrac tual que fue, la entrega en calidad cuatro carpas para los circos sociales
de venta de
en las ciudad es de Quito, Guaya quil, Cuenca y
Tena; lugares definidos por los Municipios que debieron cumplir con características para implementar el Circo Social, situación que no ocurrió de conformidad a las esp ecificacio nes estab lecida s en los pliegos y contratos.
Vicepresi dencia de l a R epública del
Ecu ado r - Proyecto Circos So
cial es
Dir ecc ión de Au ditoría de Adm
inistración C
entral
El Gerente de Producción de FABREC EP, con oficio FAB-GPEQT-10-07-2012 el 10 de julio de 2012 , co mun icó y so lic itó au toriz ac ión al Adm inis tra dor del co nt ra to 881 para la modificación de materiales empleados en la construcción de la estructura y para cambiar la forma del tubo de redondo a cuadrado, en razón de que las especificaciones iniciales no se sujetaban a las necesidades actuales para la implementación de las carpas para el Circo Social,
con sidera ndo que hubieron prórrogas de
plazo y solicitud es de cam bio
respecto de las estructuras por parte de la Vicepresidencia de la República. Además, manifestó lo siguiente:
"... ESTRUCTURA PRINCIPAL.- Inicial. En el diseño presentado por el cliente (Vicepresidencia) la estructura metálica del proyecto considera una estructura prin ci pa l liv iana a ba se de tube ría red onda de se cc ión variable, una altura de torre s prin cipa les de 15m, 8 so po rtes de co lumna en un sistem a de gu arda pu lí (Pos tes soporte de lona intermedia con base y gancho tubo redondo 3” x 9mtsw longitud), Postes periféricos tubo redondo...el sistema contempla un puente fijo un puente móvil del cual se desconoce las cargas estructurales a las cuales estará expuesta.Propuesta: Fabrec solicita a la Vicepresidencia del Ecuador en base que no se entrega información estructural del diseño inicial del Proyecto Circo Social que se pe rm ita re aliz ar el di se ño de l pr oy ec to en base a los pará m et ro s de lin ead os po r el cliente y tomando como punto de partida los parámetros generales de área y ubicaci ones del bosquej o entre gad o...” . Trans currieron 243 días, conta dos desde la suscripción del con trato principal 88 1 hasta la emisión del
mem oran do VPR -2012 -193 11-M de 13 de agosto de 2012 , en el que el
Secretario General de la Vicepresidencia de la República del Ecuador, con sumilla inserta autorizó la modificación del contrato 881, debido a que los Municipios de Guayaquil y Quito no regularizaron los trámites de los terrenos donde debían funcionar los circos sociales, por este motivo, el antes mencionado servidor, suscribió el contrato modificatorio 871 el 6 de septiembre de 2012, en el que el objeto contractual cambió, de las ciudades de Loja y Manta; además, el Gerente General del Proyecto Ecuador Alegre y Solidario, con memorando VPR-2012-19691-M de 19 de agosto de 2012, solicitó al Secretario General (E ), la autorización para la implementación del proyecto circo social en Loja.
El 30 de agosto y 3 de septiembre de 2012, se suscribió el Acta de Entrega Recepción de los referidos planos eléctricos, estructurales, arquitectónicos y memorias de cálculo entregados al Coordinador- Analista del Proyecto Circo Social, cabe aclarar que la entrega, no corresponde a las cuatro carpas para el Circo Social, sino a las especificaciones para su implementación.
ÍW7-
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Vicepresi dencia de l a Repúb li ca del Ecuado
13
r - Proyecto Circos Sociales
Dire cci ón de Aud itoría de Adm inistraci ón Central
El Gerente General de FABREC EP, con comunicación de 7 de septiembre de 2012, comunicó al Gerente del Programa Ecuador Alegre y Solidario, que al depender del cumplimiento
de
los
Descentralizad os, en
convenios
suscritos
entre
los
Gobiernos
lo conc erniente a la preparación de
Autónomos
los terren os
con la
cimentación de la plataforma para la instalación de las carpas, dichos trabajos debieron ejecutarse por parte de los municipios, los mismos que estaban aún en elaboración, lo que impidió técnicamente realizar la entrega de las carpas; por lo tanto, el Administrador del contrato, a base de la comunicación del Gerente de FABREC, el 14 de septiembre de 2012, notificó la suspensión del contrato celebrado, pese a existir una prórroga de 105 días adicionales al plazo inicial; sin embargo, de la notificación a la empresa contratista, no se tuvo evidencia documental respecto del levantamiento de la suspensión. A pe sa r de es ta r el co ntra to suspen dido , el Ad m in istrado r del co ntrato, el Coo rdin ad or Ana lis ta del Pr oy ec to y el Ger en te Gen eral de FA BR EC EP, su sc rib iero n el 17 y 20 de septiembre de 2012, el Acta y Adenda de Recepción Única de Bienes /Obras y Servi cios; sin embargo, el contrato establecía en la cláusula décima segunda, que el Acta se suscribirá cuando se haya cumplido todas las obligaciones contractuales, situación que no ocurrió, ya que únicamente se recibió los materiales, más no la entrega e implementación de las carpas en las ciudades de Cuenca, Loja, Tena y Manta; hecho que no fue observado por la comisión que suscribió el indicado documento.
Cabe indicar, que de conformidad a la cláusula contractual, el plazo de entrega de las carpas es de 180 días, es to es, hasta e l 14 de jun io de 2012;
pos terior a esta fecha, el
Gerente del Proyecto Ecuador Alegre y Solidario, con comunicación de 21 de noviembre de 2012, solicitó al Secretario General Subrogante, apruebe nuevas especificaciones técnicas para la adecuación interna de las carpas del Circo Social y autorice el inicio del proceso RE-VPR-059-2012, el mismo que tenía un costo de 753 047, 67 USD; sin embargo, fue declarado desierto el 6 de febrero de 2013, evidenciándose, que el proceso vigente no estuvo acorde a las necesidades para la viabilidad del proyecto y que no hubo una adecuada planificación desde el inicio.
El equipo de control, con oficios 52, 61 y 65-DACC-EE-CSV-YMP-2016, de 30 de septiembre, 4 y 6 de octubre de 2016, respectivamente,
solicit ó al Gerente de
FABREC
EP, al Gerente del Programa Ecuador Alegre y Solidario -en calidad de Administrador del contrato 881 y al analista de producción de FABREC EP, informen sobre el estado 14 Vicepresi dencia de l a R epública del
Ecu ado r - Proyecto Circos So
cial es
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Central
actual de los contratos, documenten las razones técnicas y legales que motivaron la suspensión del contrato; acciones realizadas como administrador del contrato y presenten los documentos que evidencien la elaboración, diseño y armado de la estructura m etálica para el funcio nam iento de l Proyecto Circo Social.
El Analista de Producción de FABREC EP, con oficio JPYC-002-CS-2016-0 de 18 de octubre de 2016, informó:
“...El diseño srcinal fue realizado por la Vicepresidencia de la República y fue entregado a modo de bosquejo para iniciar a trabajar, los pliegos de contratación y poste rior c on tra to fuero n ba sa do s en esos dise ño s que ellos co ntab an y así se inició el trabajo con Tecnistamp- Gasepol a un modo desordenado.- En un inicio se (sic) estas reuniones se basaron en los estudios preliminares hechos por la Vicepresidencia y en la cual en varias presentaciones se estableció que solo eran bosquejos y que el proyecto como tal no estaba estructurado ya que no contaba con plano s arqu ite ctón icos , civiles, eléctricos, sa nitario s ni n ada que de bía co nlle va r una obra de la magnitud que se estable cía. Revisando los bosquejos de vice presidencia (sic) (anexo 1) se puede evidenciar que el formato inicial no presenta nada que ver con el resultado final obtenido (cir co de Cuenca), el formato inicial presen taba rampas de acceso, servicios higiénicos en la parte posterior y un escenario relativamente peq ue ño ... Ba sa do s en los bo sq ue jos iniciales referenc iado s (a nive l de diseño ) se comenzaron a integrar cuestiones básicas que no estaban contempladas tal como manifiesta el mail adju nto, tomando estas consideraciones se em pezó a mo dificar d e forma secuen cia! y bajo pedidos de Vicepresi dencia hasta llegar al modelo actu al... .Nota 1:Es m uy importan te indicar que los únicos siti os donde se pudo trabajar porque la Vicepresidencia entregó terrenos fueron en Cuenca y Loja, Tena estaba en realización de trabajos d e plataforma y Manta desconozco, cabe recalca r que el trabajo era en conjunto con los municipios a través de gestión de la Vicepresidencia debían de los terrenos montajerecalca de estructuras y soloe sestos dispuso de en los Cuencasurtir y Loja. - Nota 2: Es listos m uypara importante r que todos ca mbios diseños iniciales llevaron a una elevación de los valores iniciales de presupuesto y los cuales l a Gerencia de EQ T gestionó y se elab oró el borra dor “Adecu aciones Internas de las cuatro carpas compradas para el funcionamiento de los Circos Sociales’’ RE-VPR-059-2012 contrato 578...". De lo comentado por el Analista de Producción de FABREC EP, se puede observar que de las cinco ciudades en las cuales se iba a ¡mplementar el Circo Social, dos de ellas cumplieron los establecido en los convenios, esto es, Cuenca y Loja donde se entregaron los terrenos; sin embargo, al no existir los estudios definitivos y especificaciones técnica
s de las estruct uras por parte de la
Vicepresiden cia el proyecto
no se desarrolló. Al respec to, la A na lis ta y Es pe cia lis ta de Proyectos de FA BR EC EP, con co mun icac ión de 1 de abr il de 2013, remitieron al Gerente de
Producción, el informe del
mon taje de
las Lonas de los Circos Sociales en Cuenca. En el que constó que, a partir del 28 de
15 Vicepresi dencia de l a R epública del
Ecu ador - Proyecto Circos Sociales
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Central
febrero hasta el 22 de marzo de 2013, se realizaron los trabajos para la inauguración del circo, no obstante, en dicho montaje existieron observaciones como el no contemplar la instalación de las paredes en razón de que los cujes quedaron desalineados, impidiendo que los muros se unan completamente; al momento de la exhibición del show llovió y se presentaron algunas goteras y problemas al ingreso de la carpa. Al respecto de lo ocur rido , el Coo rdinador -Ana lista del Proyecto Circo Soci
al, presentó el i nforme
de labores sobre la inauguración de las carpas, en el que manifestó que la lona cumplió con las especificaciones técnicas y que se notaba que estaban delgadas al tacto, en lo referente a los cujes las bisagras y su soldadura, no fueron
suficie ntes com o para poder
soportar la tensión y el trabajo que demandaba la estructura, por ello sugirió que la placa sea más grande y exista soportes laterales a la altura de 2 metros, por otro lado, señaló que la distancia entre cujes no fue simétrica y además no se encontraba alineada a los soportes de la viga perimetral, ni alineada al centro de la carpa, determinándose que la carpa entregada en la ciudad de Cuenca, tenía observaciones. El Analista y Especialista de Proyectos de FABREC EP de 1 abril de 20 13, respecto de la implementación en la ciudad de Loja, informaron al Jefe de Proyectos que los trabajos se iniciaron desde el 23 al 28 de marzo de 2013; durante la ejecución, una parte de la lona instalada en uno de los lados del puente fijo se zafó y se rompió, razón por la cual la inauguración fue suspendida y se decidió desmontar la lona para que la estructura no se vea afectada. El Gerente del Proyecto Ecuador Alegre y Solidario -Administrador del Contrato 881, con memorando VPR-VPR-2013-06046-M de 21 de mayo de 2013, solicitó al Secretario General de la Vice presid enc ia, una prórroga a dicional de
136 días, p ese a estar
suspendido el contrato y a haber transcurrido 505 días desde la suscripción del mismo hasta esta solicitud, justificando que existieron novedades en la inauguración de las carpas en las ciudades de Cuenca y Loja. Con oficios 33911, 33912, 33916, 33917, 33919 DAAC y 141 DAAC-EE-CSV-YMP2016, de 29 de noviembre de 2016, se com
unicó resultados
provisionales a los actual
es
y ex servidores que intervinieron en el Proyecto Circo Social, quienes dieron sus puntos de vista en los siguientes términos: El Apoderado especial del ex Secretario General de la Vicepresidencia y Secretario de la SETEDIS, en funciones entre el 9 de julio de 2012 al 23 de mayo de 2013, con comunicación de 7 de dici emb re de 2016, manifestó que de conformidad
16 Vicepresi dencia de l a R epública del
Ecu ado r - Proyecto Circos S
ociales
a las facult ades
Dir ecci ón de Aud itoría de Adm inistraci ón Central
delegadas expresamente, la Gerencia del Proyecto Ecuador Alegre y Solidario generó la necesidad y se continuó con el trámite precontractual hasta la recomendación de suscripción del contrato, procediendo en su calidad de Delegado del Vicepresidente de la República a firmarlos, de acuerdo a las actuaciones motivadas de los servidores que intervinieron dentro del proceso. El Gerente General de FABREC EP, con oficio FAB-GG-FL-0205-2016-0 de 28 de diciembre de 2016, manifestó que mediante oficio dirigido a la Subsecretaria de Artes y Creatividad del Ministerio de Cultura y Patrimonio de 26 de julio de 2016, se propuso una fórmula de pago, de los valores que FABREC EP debía desembolsar a favor del Ministerio de Cultura y Patrimonio, con la finalidad de concluir con el proceso de cierre de los contratos 881 y 879; además, la terminación por mutuo acuerdo propuesta en varias ocasiones por esta administración, estaba respaldada en el informe emitido y suscrito el 19 de junio de 2015 por el Adm inistrado r del contrato, en el cual dejó establecido que al no haberse encontrado documento alguno que sustente que su representada fue comunicada del levantamiento de la suspensión de los contratos, no se podría ejerce r una termina ción unilateral y determ inarse un retraso e n la ejecución. La Subsecretaria de Artes y Creatividad encargada, con comunicación de 12 de diciembre de 2016, informó: “...En dicho proyecto, como es de su conocimiento, había tantos Convenios como Contratos a los cuales debía darse seguimiento para resolver adecuadamente y pr es erva ndo los inte re ses ins tituc ion ales , se debía pro poner el Pla n Ope ra tiv o An ua l y las debidas reformas al Plan Anual de Contrataciones para dar continuidad y asegurar la realización de las actividades y procesos de los Contratos 881 y modificatorio 879. .. para da r continuidad estos procesos complejos, con Memorando Nro. MCYP-SAC-2014-0006-M, del 14 de enero del 2014, dirigido al Sr(...), Ministro de Cultura y Patrimonio , se solicita disponer “ la contratación del Sr.(...) para el pu esto de A sesor de la Su bs ec retaría de Artes y Cre atividad, qu ien liderará la ge stión del Proyecto Ecuador Alegres y Solidario ...” Lo expuesto por el Gerente de FABREC, ratifica lo observado por auditoría, en razón de que se reconoce que la empresa no cumplió con el objeto contractual y por ello, se comprom eten a de volver el valor entregado por l
a Vicepresidencia de la República.
Los puntos de vista al borrador de informe del examen especial, leído el 16 de enero de 2017, se presentan a continuación: El Gerente General Subrogante de FABREC EP, actuante por el periodo comprendido entre el 8 de julio de 2013 al 12 de mayo de 2015, informó:
¿id'V e.PM '-C’/c Vicepre sidenci a de la R epública del
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Ecua dor - Proyecto Circos Sociales
Dir ecci ón de Audito ría de Administración
Central
“...Los contratos al inicio de mi gestión se encontraban suspendidos por causas técnicas, administrativas y por falta de claridad en los contratos que estaban en conocimiento del Administrador del Contrato sin que este haya notificado al contratista sobre el levantamiento de la suspensión...en el oficio GAB-GG-20-082013-002-0,de 20 de agosto de 2013 en el cual como Gerente General Subrogante que no indiqué al Secretario Técnico de la Secretaría Técnica de Discapacidades, existen lugares físicos para la instalación de las carpas. ..Como Gerente General Subrogante enami período el seguimiento y realicé las gestiones encam inadas cum plir c de on gestión el objetoefectué contractual que consistía en entreg ar en cali dad de vent a 4 carpas para los Circos Soci ales, según las espe cificaciones técnicas...". El Gerente General de FABREC EP, actuante por el período comprendido entre el 22 de junio de 2012 y 5 de abril de 2013, manifestó:
“...el 17 de septiembre de 2012 en mi calidad de Gerente General (encargado) de FABREC EP y de manera conjunta con el Administrador del Contrato, suscribimos un acta de entrega recepción de LOS BIENES objeto del contrato, acta en la que se describen los bienes que se entregan a la contrat ante previo una constatación de la existencia de los mismos...Fundamentalmente la suscripción de la mencionada acta responde que FABREC EP tenía a la fecha listos los bienes que forman parte
física
del objeto contractual; sin embargo, la falta de acuerdo entre la CONTRATANTE (VICEPRESIDENCIA) y los GAD's municipales impedían que se avance en la instalación de los bienes y entregar los mismos debidamente montados y funcionando pues resulta evidente que sin muebles (terrenos) debidamente cimentados y preparados en los que se debían asentar las carpas, no se podían avanzar en la instalación, sin embargo eso no era una obligación de la CONTRATISTA, por lo que para evitar multas que no eran de responsabilidad de FABREC EP, se suscribió la mencionada acta...’’. La Gerente de FABREC EP, actuante por el período comprendido entre el 01 de diciembre de 2015 al 19 de julio de 2016, informó que no le correspondía cumplir con el objeto contractual 881 y 879, no sólo por las deficiencias técnicas del proyecto, sino también, porque los contratos estaban suspendidos al no haberse encontrado documento que comunique el levantamiento de la suspensión. El Gerente de FABREC EP, actuante por el período comprendido entre el 19 al 31 de ju lio de 20 16 , con oficio FAB.G G .F L- 002 9-2 017- 0 de 25 de enero de 20 17 , man ife stó:
"... la suscripción de los contratos 881 y modificatorio 879, data de cinco y cuatro años antes... Al estar la ejecución de los contratos suspendida, por causas técnicas inherentes a la entidad contratante, mal se puede hablar de retraso en el plazo contractual; y , de incum plimiento del objet o con tractual po r parte de mi representada...’’. El Gerente del Programa Ecuador Alegre y Solidario Proyecto “Circo Social” y Subsecretario de Artes y Creatividad del Ministerio de Cultura y Patrimonio, con comunicación de 23 de enero de 2016, señaló que el Subsecretario de Planificación del
18 E cu a d o r- Proyecto Circos Sociales
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Vicepresi dencia de
la República del
Dir ecci ón de Au ditoría de Adm
inistraci ón Central
Buen Vivir, mediante oficio Senplades-SGPBV-2014-0803-0F de 11 de agosto de 2014, documento que en la parte pertinente señala que luego del análisis de la información, se consideró pertinente extender el plazo en la ejecución del proyecto por un año más (2014), para que se pueda desempeñar con el cumplimiento de las obligaciones pendientes y con las gestiones pertinentes para cerrar el proyecto.
El Secretario General de la Vicepresidencia y Secretario Técnico de SETEDIS, en comunicación de 23 de enero de 2017, informó:
“...la Gerencia del Programa Sonríe Ecuador, tiene una competencia legal expresamente delegada contenida en Acuerdo Vicepresidencial Nro.0139 de fecha 28 de julio de 2011, publicado en el Registro Oficial N 760, de fecha 3 de agosto de 2012, en donde se determina lo siguiente:...Desarrollar la ejecución y seguimiento
de
plan es y pro yec to s que eje cu ta la Vicepres ide nc ia de la Re pública y que co nforman el programa S onríe E cua dor...A rt 3.- Lo s delegados dentro de l ámbito de sus compe tencias podrán coordinar direct amente con las instancias de manera directa...Por lo que de conformidad a las facultades delegadas expresamente la Gerenci a d el Programa Sonríe Ecuad or, debía hacer los seguimientos y tom ar las decisiones que fueren necesarias. ..". La Subsecretaria de Artes y Creatividad, actuante por el período comprendido entre el 15 de mayo de 2015 al 15 de junio de 2016, mediante oficio VB-Asesora-2017-001, de 23 de enero de 2017, manifestó: “...la Subsecretaría de Artes y Creatividad realizó múltiples gestiones con el fin de dar solución a todos los convenios y contratos relacionados con Circo Social ...El informe de fin de gestión contiene Menciona antecedentes, estado actual, acuerdos, recomendaciones, logros y resultados. los documentos e informes reali zados, entre ell os, el Informe de Situació n Fa bre c....-Al mom ento se ha enviado Notificaciones Previas de Terminación Unilateral del Contrato 881, acción que se deberá examinar en conjunto con el Equipo de Cierre de los convenios y contratos del Proyecto Circo Social, ya que a opinión personal no fue procedente...”. Lo manifestado por los servidores, no modifica el comentario, debido a que el equipo de control, no evidenció notificación alguna, en la que se haya levantado la suspensión del contrato a FABREC EP, por lo que la empresa nunca tuvo conocimiento del cambio de estatus del contrato, es así, que han transcurrido 1671 días desde la suscripción del contrato hasta el 31 de julio de 2016, fecha de corte de la acción de control, sin haberse cumplido el objeto contractual. De lo expu esto se desp rende, que las especificaciones
técnica s, co nstan tes en el
informe del ingeniero civil, no eran las definitivas y aprobadas, y que con el pasar del tiempo debieron ser corregidas, hecho que no ocurrió, lo que srcinó que se efectué
19
Vicepresí dencia de l a República del Ecuador -
Proyecto Circ
os S ocial es
Dire cci ón de Aud itoría de Administración
Central
varias prórrogas de plazo; y haya transcurrido 1671 días desde la fecha de suscripción hasta el 31 de julio de 2016, fecha de corte del alcance de la orden de trabajo, sin que se haya entregado e implementado las carpas en las ciudades de Quito, Loja, Guayaquil, Cuenca y Tena.
Situaciones srcinadas
debido a que el Gerente del Program
a Ecuador Alegre y
Solidario y Administrador del Contrato, no dio seguimiento, ni evidenció acciones de supervisión y control de la ejecución del proyecto, así como, no veló por el cumplimiento de las cláusulas contractuales
Cuarta “Objeto, Sexta
“Plazo’’ y Octava “Adm inistración” ;
los Gerentes Generales de FABREC EP no cumplieron con el objeto contractual que consistía en entregar, en calidad de venta, 4 carpas para Circos Sociales según las especificaciones técnicas indicadas en los pliegos precontractuales y en la oferta presentada por la contratista, documentos que formaban parte integrante e inseparable del contrato; las Subsecretarías de Artes y Creatividad del Ministerio de Cultura y Patrimonio no efectuaron las acciones necesarias para la terminación del contrato por mutuo acuerdo y la recuperación del total del anticipo entregado a FABREC EP, incumpliendo lo establecido en el Acuerdo 139, publicado en el Registro Oficial 760 de 3 de agosto de 2012, emitido por el Vicepresidente de la República; los artículos 23, 70 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; y, 69 y 121 de su Reglamento; e, inobservando además, las Normas de Control Interno 100-01 “Control Interno” , 100-03 “Resp onsa bles del Control Int erno
y 401 -03 “Su perv isión” , lo que
ocasionó que se haya generado un gasto por 925 620,48 USD, sin que se haya implementado el proyecto circo social.
Conclusiones •
El Sec retario Gene ral de la Vicepre siden cia de la Rep ública del Ecuado r y el Gerente General TECNISTAMP GASESPOL, actual FABREC EP, el 14 de diciembre de 2011, suscribieron el contrato para la entrega e implementación de cuatro carpas para los Circos Sociales en las ciudades de Quito, Guayaquil, Cuenca y Tena por 1 157 025,60 USD, con un plazo de 180 días y con una forma de pago del 80% de anticipo y el 20% contra entrega de los bienes.
•
El Ge rente del Programa Ec uador Alegre y Solidario, inició el
proces o de
contratación sustentado en el informe del ingeniero civil contratado para elaborar las especificaciones técnicas para el proyecto de instalación y construcción de 4 carpas
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cial es
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Central
profesionales para los circos sociales, evidenciándose que éstas eran preliminares y sujetas a cambios, modificaciones y sustituciones, las mismas que debían ser actualizadas al momento de la construcción definitiva, previo a la aprobación de la fiscalización, situación que no sucedió y que con el pasar del tiempo no fueron modificadas, lo que srcinó que al momento de instalar las carpas en las ciudades de Cuenca y Loja, se presenten deficiencias en sus estructuras, lo que motivó el retiro de las mismas y se otorguen prórrogas de plazo que nunca fueron cumplidos. •
FABREC EP, no r eali zó observaci ón alguna a
las especificacione s técnicas
preliminares que recibió de la Vicepresidencia, lo que srcinó problemas en la elaboración e instalación de la infraestructura, incumpliendo con la entrega del objeto contractual, por lo que la empresa se comprometió a devolver el valor entregado como anticipo. Situaciones srcinadas, debido a que el Gerente del Programa Ecuador Alegre y Solidario, no dio seguimiento ni se evidenció acciones de supervisión y control en la ejecución del proyecto; y, en calidad de Administrador del contrato, no veló por el cumplimiento de las cláusulas contractuales, así como, las Subsecretarías de Artes y Creatividad del Ministerio de Cultura y Patrimonio, en sus períodos de gestión, no efectuaron las acciones necesarias para la terminación por mutuo acuerdo y la recuperación del total del anticipo entregado a FABREC EP, lo que ocasionó que se haya generado un gasto por 925 620,48 USD sin que se haya implementado el proyecto circo social, en las referidas ciudades, a pesar de haber transc urrido 1691 días, desde la fecha de adjudicación hasta el 31 de julio de 2016, fecha de corte de la presente acción de control. Hecho Subsecuente El Coordinador General Administrativo Financiero y la Directora de Gestión Financiera (E) del Ministerio de Cultura y Patrimonio, con oficio MCYP-CGAF-2016-001-GR, de 23 de enero de 2017, manifestaron que el 13 de diciembre de 2016, se procedió con la suscripción del Acta de Terminación por Mutuo Acuerdo con FABREC EP, de los contratos 881 y 879 suscritos el 14 de diciembre de 2011 y el 6 de septiembre de 2012, respectivamente, determinándose que FABREC EP, realizó una transferencia al Banco del Pacifico por 150 000,00 USD, registrada con CURs 73893226 y 73893217, a favor del Ministerio de Cultura y Patrimonio, quedando una diferencia de 775 620, 48 USD, que serían pagados a través de cruce de cuentas, según consta en la referida acta.
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Proyecto Circos Sociales
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ntral
Recomendaciones
Al Coordinador General Administrativo Financiero del Ministerio de Cultura y Patrimonio
1. Dispondrá a la Directora de Gestión Financiera, realizar las acciones necesarias, a fin de recuperar la totalidad del anticipo otorgado a FABREC EP, por la elaboración de 4 carpas para el Circo Social, que no fueron entregadas.
2. Coordinará con la Directora de Gestión Financiera del Ministerio de Cultura y Patrimonio, que una vez recibido el valor correspondiente al saldo del anticipo adeudado por la empresa, dichos valores sean transferidos a la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional.
A la Subsecretaria de Artes y Creatividad del Ministerio de Cultura y Patrimonio
3. Coo rdinará con la Dirección de Planificación y Dirección Jurídica , que para futuras suscripciones de convenios interinstitucionales en los proyectos de fin social, consideren las obligaciones previas a su ejecución; y, determinen la factibilidad y viabilidad del mismo.
Adquisición de Sistemas de Generación Eléctrica autónoma para el equipamiento de las carpas del Circo Social no fueron entregados por el contratista
El Vicepresidente de la República, mediante Acuerdo 144 de 4 de septiembre de 2012, delegó atribuciones administrativas al Secretario General de la Vicepresidencia de la República, entre las cuales, está el de autorizar y suscribir actos, contratos y convenios con instituciones públicas y privadas, quien con Resolución 211 de 5 de octubre de 2012, dispuso el inicio del proceso SIE-VPR-062-2012, para la
"Adquisici ón de Sistemas
de Generación Eléctrica autónoma para el equipamiento de las carpas del Circo Social” y aprobó los pliegos elaborados por la Dirección de Contratación Pública, los mismos que fueron solicitados por el Gerente del Proyecto Ecuador Alegre y Solidario, el 12 de septiembre de 2012, cuando a esa fecha ya debían estar instaladas las carpas. El Gerente del Proyecto Ecuador Alegre y Solidario, con memorando VPR-2012-22528M de 19 de septiembre de 2012, solicitó al Secretario General, la aprobación de las
22 Vicepresi dencia de l a R epública del
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Central
especificaciones técnicas e inicio del procedimiento de contratación, el cual llegaría a su término el 15 de diciembre de 2012, con la suscripción del contrato 1044 con el Gerent e General de PROCE
SSWARE S.A.
El Secretario General, con Resolución 292 de 5 de diciembre de 2012, adjudicó a favor de PROCESSWARE S.A, el proceso de contratación SIE-VPR-062-2012 por 94 936,05 USD sin IVA, según el plazo y las condiciones establecidas en los pliegos del proceso. El Gerente General de PROCESSWARE S.A y el Secretario General de la Vicepresidencia de la República, suscribieron el contrato 1044, el 15 de diciembre de 2012, cuyo objeto contractual fue entregar e instalar los “SISTEMAS DE GENERACIÓN ELÉCTRICA AUTÓNOMA PARA EL EQUIPAMIENTO DE LAS CARPAS DE CIRCO SOCIAL” por 94 936,05 USD más IVA a pagarse de la siguiente manera: "...El 60% en calidad de anticipo a la suscripción del contrato con la entrega de la garantías correspondientes; y,.- El 40% restante, se los pagará proporcionalmente en dos pagos de 20% para cada equipam iento “i n situ” de las carpas del Circo Social de acuerdo al sigui ente pl azo c o n tr a c tu a l:20% a los noventa (9 0) dí as calenda rio contados a partir de la entrega del anticipo con correcta instalación de los referidos equipos y sistemas integrales de audio, iluminación, video, comunicación, cortinaje y generación autónoma de energía para el equipamiento de las carpas del circo social en dos de las ciudades del Ecuador establecidas por la Vicepresidencia de la República y comunicadas oportunamente a la contratista conforme al objeto del contrato y ,. -20% restante a l os ciento oc henta (180) días calendario contad os a partir de la entrega del anticipo con la correcta instalación de los referidos equipos y sistemas integrales de audio, iluminación, video, comunicación, cortinaje y generación autónoma de energía para el equipamiento de l as carpas del circo social en las dos restantes ciudades del Ecuador establecidas por l a Vicepresidencia de la República y comunicadas oportunamente a la contratista conforme al objeto del contrato...”. Transcurridos 81 días desde la suscripción del contrato de sistemas de generación eléctrica, según Comprobante Único de Registro 39610698 de 21 de marzo de 2013, se pagó 56 961,63 USD correspondiente al anticipo del 60% del valor total del contrato, por lo que de acuerdo al plazo contractual los bienes debieron entregarse e instalarse a los 180 días calendario, contados a partir de la referida fecha, esto es, el 17 de septiembre de 2013; sin embargo, hasta el 31 de julio de 2016 fecha de la acción de control, los bienes aún no fueron entregados por la empresa PROCESSWARE, a pesar de haber transcurrido 1047 días a partir del vencimiento del plazo contractual (17-09-2013). Con oficio 097-DAA-EE-CSV-YMP-2016 de 21 de octubre de 2016, se solicitó al Gerente del Programa
Ecuador Alegre y Solidari
o - Adm inistrador del contrat o, justif ique
documentadamente la necesidad para solicitar la realización del contrato de
23 Vicepresi dencia de l a Repúb li ca del Ecu ado r - Proyecto Circ _____________________
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os S ocial es
Dirección de Auditoría de Administración Central
“SISTEMAS DE GENERACIÓN ELÉCTRICA AUTÓNOMA PARA EL EQUIPAMIENTO DE LAS CARPAS DE CIRCO SOCIAL”, aún cuando no se contó con la implementación de las carpas del Circo Social, quien, en documento de 26 de octubre de 2016, manifestó:
"...En el caso de PROCESSWARE S.A en mi gestión se realizaron reuniones de trabajo con el proveedor con la finalidad de encontrar alternativas, sin embargo, no se llegó a ningún acuerdo que posibilite finalizar este contrato. Adicionalmente comunico a ustedes que este contrato no pudo cumplir el objeto por las razones indi cadas anteriormente con el Contrat o de FA BR EC ...” .
El Represen tante Legal PRO CESS WA RE S.A, c on comunicación de
1 de junio de 2 013,
manifestó al Secretario General de la Vicepresidencia de la República, lo siguiente:
"...en las nuevas instalaciones de lo que ahora es la Secretaria Técnica de la Vicepresidencia de la República del Ecuador, acordamos de manera verbal que se tendría para esas fechas un pronunciamiento oficial y formal de la manera cómo continu ar con el contrato.- Siendo en el mes de Juli o y no habiendo recibido ninguna comunicación por parte de la Vicepresidencia de la República o su entidad representante. Solicitó muy encarecidamente nos acerquemos a la Procuraduría General del Estado para solicitar una mediación en función de un término favorable del contrato que mantenemos entre las entidades antes nombradas y que corresponde al suministro de 4 grupos electrógenos para las carpas del circo Social...”.
Al respec to, no hay ev iden cia algu na de que la em pres a PROCES SW AR E haya solicitado al Secretario General o al Gerente del Programa Ecuador Alegre y Solidario, la recepción de los equipos y tampoco, documentos de los servidores de la Vicepresidencia, en los que se exija la entrega de los mismos. Con oficio 113-DAAC-EE-CSV-YMP-2016 de 31 de octubre de 2016, se solicitó al Gerente
General
y
Representante
Legal
de
PROCESSWARE
S.A,
informe
documentadamente, la cantidad, fechas, entidad a la cual se entregó los Sistemas de Generación Eléctrica Autónoma para el Equipamiento de las Carpas de Circo Social, días de instalación de los equipos; y, remita: copias de las actas entrega recepción parciales y definitiva, garantías de fiel cumplimiento, buen uso del anticipo, garantía técnica, informes preliminares y final del Administrador del Contrato, facturas de PROCESSWARE S.A., que evidencien la cantidad de equipos entregados, descripción del equipo, número de serie, modelo, valor unitario, valor total y un detalle de los accesorios pendientes de entrega correspondientes a los tableros de transferencia automática; información que no fue remitida al equipo de control.
t/f’ /'F '/P V Vicepresidencia de
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la Repú bli ca del Ec uad or - Proyecto C
ir cos S ociales
Dir ecc ión de Au ditoría de Administración
Central
De la constatación física realizada por el equipo de control, en conjunto con el Especialist a Técn ico Eléctri co - Adm inistrador d el contr ato, el 8 de noviemb re de 2016 se verificó la existencia de 2 sistemas de los 4 que correspondían a la contratación, los mismos que se encuentran en las bodegas del Ministerio de Cultura y Patrimonio y en la Compañía Nacional de Danza del Ecuador, y se evidenció que los sistemas de gene ración autón oma , son mo delos de 2014 y 2016, por lo que difieren del modelo ofertado,
que fue del año
2012, los mismos que fueron
recibidos
el 12 y 14 d e
septiembre de 2016, que si bien son mejorados en su año de fabricación, demuestra que el proveedor no tuvo los equipos durante la vigencia del contrato.
Cabe indicar, que no existe evidencia documental de Actas de entrega recepción de los dos sistemas de ge neración constatados;
sin embargo, mediante Acuerdo Minis teri al
DM-2016-089 de 25 de julio de 2016, el Ministro de Cultura y Patrimonio dispuso que uno de éstos esté en custodia de la Compañía Nacional de Danza del Ecuador y el segundo equipo en el Ministerio de Cultura y Patrimonio.
Por lo expuesto, el Gerente del Programa Ecuador Alegre y Solidario Proyecto Circo Social y el Secretario General de la Vicepresidencia, solicitaron y autorizaron, respectivamente, el inicio del proceso, a pesar de que conocían que las carpas del Circo Social no llegaron a implementarse, por lo tanto, la necesidad de la contratación de los Sistemas de Generación Eléctrica, no estuvo fundamentada, ocasionando un gasto innecesario por 56 961,63 USD, inobservando los artículos 22, literal g) “Deberes de las o los servidores públicos ”de la Ley Orgánica del Servicio Público; 70 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y 121 “Administrador del contrato” de su Reglam ento;
1561 del Código Ci vil y las cláusula s octava “ AD M INIS TR AC IÓN ” y
décima sexta “Terminación del Contrato” 1044; la Norma de Control Interno 600-01 “Seguimient o continuo o en
operación” .
As í también , los Sub se cret ar ios de Ar tes y Creativida d incu mplieron los ar tíc ulos 93 y 94 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; 1561 del Código Civi l y
las cláusulas octava “ADM
INISTRA CIÓN ” y décima sexta “Terminación del
Contrato” 1044 y la Norma de Control Interno 401-03 “Supervisión”, al no efectuar las acciones tendientes a la terminación del contrato, a sabiendas de que el proveedor no había cumplido con el objeto contractual y que el mismo no ha sido liquidado, ni se ha suscrito Actas de Entrega Recepción Definitiva hasta el 31 de julio de 2016 fecha del alcance de la acción de control.
Vicepresi dencia de la Repú
bli ca del Ecuad
or - Proyecto Circos Sociales
Dir ecci ón de Aud itoría de Administración
Central
El Representante de PROCESSWARE no demostró documentadamente haber solicitado al Secretario General o al Gerente del Programa Ecuador Alegre y Solidario, la recepción de los equipos ni tampoco hay evidencia de que los indicados servidores hayan exigido a la empresa la entrega de los mismos; a pesar de haber transcurrido 1047 dias, desde el 17 de septiembre de 2013, fecha límite del plazo contractual hasta el 31 de julio de 2016, fecha del corte de la acción de control, lo que ocasionó que se generen multas por 59 638,83 USD, que no han sido cobradas por la entidad, inobservando las cláusulas contractuales Sexta “Plazo”, Décima Cuarta “Recepción de Entregas Parciales y Definitivas” y Décima Quinta “Multas”.
Con oficios 33911, 33916, 33919 y 132-DAAC de 14 y 29 de noviembre de 2016, se comunicó resultados provisionales a la Subsecretaria de Artes y Creatividad del Ministerio de Cultura y Patrimonio, Secretario General de la Vicepresidencia de la República, Técnica en Gestión de Apoyo AD-Tesorería y Representante Legal de Processware, quienes dieron sus puntos de vista en los siguientes términos:
La Subsecretaria de Artes y Creatividad encargada, con comunicación de 12 de diciembre de 2016, presentó sus argumentos, los mismos que modifican la observación comentada.
El apoderado especial del Secretario General de la Vicepresidencia, con comunicación de 7 de diciembre de 2016, informó:
“...Si bien es cierto el documento que usted hace mención está fechado con 01 de ju n io de l 2013, el mismo tiene fecha de ingres o a la SE TE DIS con fech a 02 de julio del mismo ...Al respecto tengo que indicar q ue jurídicamente para pod er nom brar a un administrador de contrato se tiene que tener físicamente el contrato y expediente del cual se determinará la competencia y acciones; sin embargo, al no tener la documentación relacionada con el mencionado contrato... srcinal físicamente en custodia de la SETEDIS no se podía nombrar administrador del contrato.Subsecuentemente al no tener un informe del estado situacional del contrato mal pu dies e ac ep tado (sic) una m edia ció n. ..Sie ndo el pr oc ed im ie nt o no corre cto , as í como al no tener la imposibilidad de nombrar un administrador del contrato que pr es ent e un info rm e situ ac io na l de ejec ución co ntractua l, no se po día ate nd er la pe tic ió n de l C o ntr atista .. .’’. El Gerente General del Programa Ecuador Alegre y Solidario y el Representante Legal de PROCESSWARE S.A, con oficio PW-21112016-CGE-01 de 21 de noviembre de 2016, manifestó:
Vicepresi dencia de la HepuOli
ca del Ecu ado r - Proyecto C
ir cos Sociales
Dir ecci ón de Aud itoría de Administración
Central
.PROCESSWARE, S.A. informa que con fecha 12 y 14 de septiembre de 2016 se entregó el primer generador en el edificio Arajuez del Ministerio de Cultura y Patrimonio y el segundo en la Compañía de Danza... No se han firmado actas entregas recepción, ni parciales ni definitivas, debido a que PROCESSWARE, S.A no ha sido notificado para la firma de las mismas...nunca tuvimos comunicado, informe, oficio verb al o escrito en el que se man ifestara que ya no existía la necesid ad de la entrega e instalación de los equipos que fueron contratados... Considerando que el anticipo fue otorgado con fecha 26 de marzo de 2013 y que los dos primeros sistema s debían ser instalados hasta el 26 de junio de 2013 y que fueron solicit ados los lugares de instalación mismos, que hasta la fe cha no ex isten.. .considerando que no recibió ningún com unicado en respuest a al ofi cio del 01 de junio de 2013 en el cua l se informa ac erca de la subida de l 4.8% a los valores negociados, que se informa además que se está pagando bodegaje de los equipos, que para mantener los equipos de forma óptima para su desempeño es necesario realizar mantenimiento pe rió di co a lo s m ism os y que se han incu rrido en ga stos adm in istrativos no contemplados en la firma del contrato...”.
El Gerente del Programa Ecuador Alegre y Solidario y el Subsecretario de Artes y Creatividad - Adm inistra dor del contrato 104 4, no dieron respu esta hasta el 16 de enero de 2017, fecha de la lectura del borrador de Informe.
Lo comentado por los servidores no modifica el comentario de auditoría, en razón de que no justifica la necesidad de haber realizado un proceso de contratación cuando no existía el lugar para ser instalados; además, para la entrega de los mismos transcurrieron 1047 días desde el vencimiento del plazo contractual. Posterior a lectura de borrador de informe efectuada el 16 de enero de 2017, el Subsecretario de Artes y Creatividad encargado del Ministerio de Cultura y Patrimonio, en calidad de Ad m inistrad or del contrato y Coordinad or del Proyecto Circo Social de la Vice preside ncia del Ecuador, actuante e n el periodo com prend ido entre el 1 de abril de 2011 y el 15 de may o de 2015 y el Gerente de l Programa Ecuad or Alegre y Solidario Proyecto Circo Social de la Vicepresidencia de la República del Ecuador y en calidad de Adm in istra do r del co ntrato - Su bs ec retario de Artes y Cr ea tiv idad del Ministerio de Cultura y Patrimo nio, emitieron sus puntos de vista con oficio 003 -AV-M CYP -SAC -EAS y comunicación de 23 de enero de 2017, en los siguientes términos: "...Acorde a acta (sic) de reunión mantenida, el 8 de octubre de 2014, entre lng(...), Subsecretario de Artes y Creatividad del Ministerio de Cultura y Patrimonio , el Sr (...), Asistente deJurí la Subsecretaría y laerio Abg.(...), como representante Coordinaci ón Jurídico Gene ral dica del M inist de Cultura y P atrimonio ydeellaGerente General de la empresa PROCESSWARE, quien manifiesta que “la empresa a la que él representa tiene el interés de cerrar este contrato y explica entre otras cosas los siguientes motivos : El cump limiento del contrato por PRO CES SW ARE , está a la espera de dos años para el cierre. Indica que la garantía de los generadores está
áfefík-
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Vicepr esidenci a de la R epública del Ecuado
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r - Proyect o Cir cos S ocial es
Dir ecci ón de Aud itoría de Adm inistración Ce
ntral
vencido debido al tiempo transcurrido. Recalca que dos generadores están en Ecuad or y dos en Miam i y que será necesa rio solicitar s u trasl ado. Indica que con el 60% del anticipo se logró la compra de los mismos y el traslado de dos generadores. Confir ma que el prim er gene rador es de 150 Kva y el segundo d e 110, se aclara que los 4 generadores ser (sic) de 150 Kva...El Ab.(...) indica que jurídicamente deberá cumplirse con el compromiso que esta por escrito, cuya descripción son 4 genera dores de 150 k v. Ofrece rea lizar un estudio minu cios os (sic) de toda la documentación la salidaores que en convenga dos indi ca que sí se para tiene buscar dos generad Ec uadoar las y dos enpartes, Miamisin , lo embargo que demuestra que la compañía no e staba lista para e ntregar los e quipos, lo cual entraría dentro de las cláusulas de mora...el incumplimiento por parte de FABREC EP en el contrato celebrado con la Vicepresidencia de l a Repúblic a, es un hecho que no pudo preverse al mom ento de la celebración del contr ato con PRO CES SW ARE ; por l o que s e trata de un hecho imprevisto o un obstáculo que impide el cumplimiento de la totalidad de las obligaciones asumidas. Como Administrador del Contrat o debo info rmar a usted que no se ha cumplido a cabalidad y conforme a l as obligaciones contractuales el Contrat o de pres tac ión de bienes No. 1044, p roc eso SIE -VP R-0 62-20 12; y, ya que no se ha señalado p or parte de la ins titu ció n contrata nte las ciu dades donde se debía in stalar los Sistemas de Generación Electrice Autónoma para el Equipamiento de las Carpas de Circo Social, p or ello no es pro ce dente se imp ong a multas...no es bene ficioso pa ra el Ministerio, continua r con un proceso que a dec ir de FABREC EP, no va a poder cu mplir y que esta Carter a de Estado necesita, ya que m antiene Convenios que no se han c umplido con los Gobiern os Autónom os DesceEP, ntralizad os de Manta, Tenadonde y Lojainstalar a causa contrato fallido con FABREC toda vez queCuen al noca, tener el lugar losde este mencionados bienes, no sería beneficioso a los intereses institucionales el pedir el cumplimiento de todo el contrato...”. La Subsecretaria de Artes y Creatividad del Ministerio de Cultura y Patrimonio, con oficio VB-Asesora-2017-001 de 23 de enero de 2017 informó que, como consecuencia de las acciones realizadas desde la Subsecretaría de Artes y Creatividad, dos generadores ya han sido entregados al Ministerio de Cultura y Patrimonio. El Apoderado especial del Secretario General de la Vicepresidencia de la República del Ecuador y Secretario Técnico de la SETEDIS, con comunicación de 23 de enero de 2017 manifestó: “.. .el Señor Subsecretario Técnico de SETEDIS, solicita a la Vicepresidencia la República (sic) los expedientes físicos d el Programa E cuado r Alegre y Solidario de forma srcinal, p or ende, al no tene r la docume nta ció n origina l física me nte en custo dio de la SETEDIS no se podía nombrar administrador del contrato. Subsecuentemente, al no tener un informe del estado situacional del contrato mal pudiese aceptado una mediación; y además jurídicamente la petición de medición no se debe presentar ante la contraparte sino en el centro de mediación.. .jurídicamente el administrador del contrato es el único que puede otorgar las directrices y la realidad procesal. Lo manifestado por los servidores no modifica el comentario de auditoría, ya que no se justifica la n ecesidad de haber re alizado la compra de g eneradores elé ctrico s, sin co ntar con las carpas para el Circo Social, además, el proveedor no cumplió con el objeto contractual en la entrega y capacidad de los generadores, hasta el corte de esta acción de control. y ¿?c/xó Vicepresi dencia de l a R epública del
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Dir ecci ón de Au ditoría de Adm
Garantía de Buen
inistraci ón Central
Uso del Antici po sin vigenci a por 242 días
El equipo de control evidenció en los expedientes proporcionados por el Ministerio de Cultura y Patrimonio, que la garantía de Buen Uso del Anticipo estuvo vigente hasta el 2 de diciembre de 2015 y que hasta la fecha de corte del examen especial, ésto es, al 31 de julio de 2016, transcurrieron 241 días que el contrato de los sistemas de generadores eléctricos estuvo sin cobertura y sin la posibilidad de ejecutar la garantía de buen uso del anticipo en caso de requerirlo, razón por la cual, el equipo de control, con oficios 111 y 113-DAAC-EE-CSV-YMP-2016 de 31 de octubre de 2016, solicitó a la Directora de Gestión Financiera del Ministerio de Cultura y Patrimonio y al Representante Legal de PROCESSWARE S.A, copia de las garantías de buen uso del anticipo y docume ntación que evid encie su vi gencia .
La Directora Financiera, con oficio MCYP-DF-16-0273-0 de 11 de noviembre de 2016, indicó que no dispone de la documentación solicitada.
Ad em ás , la Té cn ico en Ge stión de Ap oy o AD de Te so rería del Ministerio de Cu ltu ra y Patrimonio, con memorando MCYP-DF-16-0279-M de 6 de mayo de 2016, informó al Tesorero General lo si guient e: .. dejo constancia de las gestiones efectuadas con la finalidad de precautelar los intereses institucionales y que realicé el trámite pertinente para la renovación de la garantía que por circunstancias involuntarias no se realizó la solución de renovación durant e el per iodo es tablecido ...” . As í ta mbién , el Te so rero General, con mem oran do MCYP -D F- 16-0301 -M de 16 de ma yo de 2016, informó al Director de Gestión Financiera, que la Analista de la Unidad de Tesorería y Responsable del registro, custodia, control de vencimientos y elaboraciones de comunicaciones de solicitudes de renovaciones y ejecuciones de las pólizas de garantías, no registró la póliza en la matriz, lo que ocasionó que no se haya elaborado la solicitud de la renovación y que no se cuente con la póliza de buen uso del anticipo vigente. De lo expuesto por los servidores se determinó que la Garantía de buen uso del Anticipo estuvo vigente únicamente hasta el 2 de diciembre de 2015 y no se tuvo evidencia documental de gestiones realizadas para su renovación, por parte de la Técnico en Gestión de Apoyo AD de Tesorería del Ministerio de Cultura y Patrimonio, quien era la encargada de dichas funciones.
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dor - Proyecto Circos Sociales
Dire cci ón de Aud itoría de Administración
Central
El equipo de control, con oficios 131 y 132 DAAC-EE-CSV-YMP-2016 de 14 de noviembre de 2016, comunicó resultados provisionales al Representante Legal de PROCESSWARE S.A., y a la Técnico de Gestión de Apoyo AD, quienes dieron respuesta en los siguientes términos:
La Técnica de Gestión de Apoyo AD, en funciones desde el 1 de abril de 2015, con ofi cio MCYP-SAC-2016-0158-0 de 29 de noviembre de 2016, informó que la póliza de buen uso del anticipo 56754 no se encontraba registrada en la matriz, por lo que no realizó el proceso respectivo para la solicitud de renovación de la garantía. El Representante legal de PROCESSWARE S.A, con oficio PW-2011-2016-CGE-01 de 21 de noviembre de 2016, informó que el 2 de diciembre de 2015, la póliza de buen uso del anticipo, no fue renovada debido a un olvido involuntario, es así que una vez realizada la inspecci ón por la aseguradora y constatado físicamente que
los equipos se encontraban
en
las bodegas de PROCESSWARE S.A negaron la renovación, pues consideraron que el anticipo fue amortizado en la compra e importación de los equipos. Lo manifestado por la servidora y contratista, ratifica el comentario de auditoria, en razón de que la póliza del buen uso del anticipo de los bienes, desde el 2 de diciembre de 2015 no fue renovada, quedando el valor pagado por concepto de anticipo del contrato, sin garantía, por lo que la Técnica de Gestión de Apoyo AD inobservó el numeral 7.2 “Ejecución de Garantías”, que consta en la cláusula Séptima del contrato; y la Norma de Control Interno 403-12 “Control y Custodia de Garantía. Conclusiones •
El Gerente del Proyecto Ecuador
Alegre y Solidario, solicitó al Secre tario General, l a
aprobación de las especificaciones técnicas e inicio del procedimiento de contratación de los “SISTEMAS DE GENERACIÓN ELÉCTRICA AUTÓNOMA PARA EL EQUIPAMIENTO DE LAS CARPAS DE CIRCO SOCIAL” por 94 936,05 USD, quien adjudicó el contrato el 1 5 de diciembre de 2 012, a PROCE SSW ARE S.A con un pl azo de 180 días, equipos que debían ser instalados en las carpas de circos sociales; sin embargo, a la fecha de la contratación, ya habían transcurrido 186 días, esto es desde el 12 de junio de 2012, sin que FABREC EP entregue las carpas, particular que era de conocimiento de los servidores antes mencionados al momento de iniciar este proceso, como se evidenció en las múltiples comunicaciones en las que las partes se informaban de la situación co ntractual, po r lo que no se justifica ba esta contratación .
30 E cu a d o r- Proyecto Circos Sociales
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Vicepresi dencia de
la República del
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Central
El anticipo entregad o por el valor de 56 961,05 USD, se lo efectuó el 21 de marzo d e 2013, por lo que de acuerdo al plazo contractual los bienes debieron entregarse e instalarse a los 90 y 180 días calendario contados a partir de la referida fecha, ésto es, el 19 de junio y el 17 de septiembre de 2013, respectivamente; sin embargo, hasta el 31 de julio de 2016 fecha de la acción de control, los bienes aún no fueron entregados por la empresa PROCESSWARE.
•
El Representante d e PROCESSW ARE no demostró
docum entadam ente h aber
solicitado al Gerente del Programa Ecuador Alegre y Solidario y a los Subsecretarios de Artes y Creatividad, la recepción de los equipos, ni tampoco hay evidencia de que los indicados servidores hayan exigido a la empresa la entrega de los mismos; a pesar de haber transcurrido 1047 días, desde el 17 de septiembre de 2013, fecha límite del plazo contractual hasta el 31 de julio de 2016, fecha del corte de la acción de control, lo que ocasionó que se generen multas por 59 638,83 USD, que no han sido cobradas por la entidad. •
La póliza de buen uso del anticipo de este contrato, estuvo vigente hasta el
2 de
diciembre de 2015, permaneciendo 242 días sin cobertura hasta el 31 de julio de 2016, fecha del alcance de la acción de control, situación srcinada debido a que la Técnica en Gestión de Apoyo AD de Tesorería del Ministerio de Cultura no ejerció un control permanente y no solicitó la renovación de la garantía, lo que ocasionó que el Ministerio de Cultura y Patrimonio no ejecute la recuperación del valor del anticipo por 56 961,63 USD. Hecho Subsecuente El Especialista Técnico Eléctrico
- Administrador del
contrat o, con mem orando MCYP-
PPRPCE-2016-1223-M de 19 de septiembre de 2016, informó al Coordinador General Adm inistrat ivo Fina nc iero que se rea lizó la entrega de dos de los cu atro ge ne rado res de energía eléctrica; la recepción parcial de estos equipos se dio después de aproximadamente 1097 días, contados desde el límite del plazo contractual. Estos equipos fueron constatados por el equipo auditor, el 8 de noviembre de 2016, evidenciándose que uno de ellos se encuentra en la Compañía Nacional de Danza del Ecuador y el otro, en las instalaciones del Ministerio de Cultura y Patrimonio, los mismos que no están siendo utilizados para el proyecto de circos sociales, con lo que se demuestra que su adquisición no era necesaria.
y Vicepres idenci a de la R epública del Ecuador -
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Proyecto Circos Sociales
Dire cci ón de Au ditoría de Adm inistraci ón Central
Recomendaciones
Al Coordinador General Jurídico
4. Dispondrá a su equipo de trabajo, analizar la situación contrac tual de PROCES SWAR E S.A., para que se adopten las medidas correctivas necesarias, a fin de recuperar los valores entregados, debido al incumplimiento del objeto contractual, y así salvagua rdar los intereses
insti tucional es.
Al Coordinador General Administrativo Financiero
5. D ispondrá a los serv idores que se encue ntren com o respo nsab les del control de las garantías, lleven un registro permanente de su vigencia, con el fin de ejecutarlas, en el caso de incumplimiento del contrato.
Contrato 392 “Muestra Artística”, sin contar con la necesidad, estudios y desarrollada en otros lugares
El Secretario General de la Vicepresidencia de la República y la contratista con Ruc 1710680461001, suscribieron el contrato 392 el 6 de febrero de 2013, con la finalidad de adquirir servicios para la Preproducción, Ejecución, Producción y Administración de una muestra artística para la inauguración de las carpas de los Circos Sociales en las ciudades de Tena y Loja, con un plazo de 45 días por 504 013,16 USD incluido IVA, pagos que se realizaron según CURS 39190792 de 6 de marzo y 101322 de 20 de mayo de 2013 por 270 007,05 USD y 135 003,52 USD respectivamente . De la documentación proporcionada al equipo de control, se evidenció que el proceso de adquisición no tuvo justificación de la generación de la necesidad, estudios, proformas, cotizaciones, cuadros comparativos o estudios de mercado, que permitan determinar el establecimiento del precio referencial y cuál fue el motivo de realizar dicha contratación, si al momento de iniciar el proceso no se contaba con la infraestructura de las carpas para Circo Social, en las ciudades de Quito, Guayaquil, Cuenca , Loja y Tena. En los pliegos, se estableció que la Vicepresidencia de la República, pondrá a disposición de la contratista, los lugares en los cuales se realizaría el evento, de acuerdo a la implantación in situ de cada una de las carpas de las ciudades de Tena y Loja.
Vicepresi dencia de l a R epública del
Ecu ado r - Proyecto Circos S
ociales
Dir ecci ón de Aud itoría de Administración
Central
El Alcalde del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Tena, con oficio 032PS-A-GAD MT de 8 de marzo de 2013, informó a la Vicepresidencia de la República, que debido a la falta de recursos económicos no se pudo realizar la contratación de la obra civil, por lo que, el Gerente del Programa Ecuador Alegre y Solidario, Administrador del contrato, notificó a la Contratista, que la inauguración prevista para la ciudad de Tena se trasladaría a la ciudad de Cuenca.
El Gerente del Proyecto Ecuador Alegre y Solidario y Administrador del contrato 392, con mem orando VP R-VPR -2013-045 99-M de 3 de abr il de 2013 , presentó al Secretari o General de la Vicep reside ncia de la República un i nforme sobre
las instalac iones de las
Carpas de los Circos Sociales en las ciudades de Cuenca y Loja, en el cual informó que al llegar a l a ciudad de Loja, el
24 de marzo de 201 3, se evidenció q ue existía un retraso
considerable y un evidente incumplimiento del compromiso contractual por parte de FABREC EP; y que a pesar de todas las dificultades presentadas, el 28 de marzo de 2013, a las 10 de la mañana, se iba a inaugurar la carpa de la ciudad de Loja en la cual se desarrollaría la muestra artística, no obstante, se produjeron inconvenientes en la carpa, tales como: rasgad ura en la lona; además, en informe prese ntado el 1 de abril de 2013, por la Analista y Especialista de Proyectos de FABREC EP, informaron que una parte de la lona instalada en uno de los lados del puente fijo se zafó y se rompió, por lo tanto, el Gerente del Programa Ecuador Alegre y Solidario y Administrador del contrato, suspendió la muestra artística, trasladando la presentación al Coliseo de la Ciudad de Loja a las 19:00 del mismo día, 28 de marzo de 2013 y cumpliendo así el contratista con la presentación de la muestra.
El equipo de control, con oficio 61-DAAC-EE-CSV-YMP-2016 de 4 de octubre de 2016, solicitó al Administrador del contrato, justifique la necesidad de la contratación, estudios y mecanismos para obtener el precio referencial, quien con comunicación de 19 de octubre de 2016, adjuntó el memorando VPR-2012-25690 de 30 de octubre de 2012, en el que solicita al Secretario General la aprobación de los términos de referencia para la contratación, criterio jurídico, informe de cumplimiento y actas de entrega recepción, mas no presentó el informe de la necesidad de la contratación ni los estudios realizados por parte de la entidad. Por lo expuesto, el Gerente del Programa Ecuador Alegre y Solidario en calidad de Adm in istra do r del co ntrato, co noció de los prob lemas pres en tado s en la ins talación de las carpas, contrato que fue suscrito con FABREC EP el 14 de diciembre de 2011, por
Vicepresi dencia de l a Repúb li ca del Ecuado
r - Proyecto Circos Sociales
Dir ecci ón de Au ditoría de Adm inistración C
entral
lo que el requerimiento de realizar un proceso de contratación de una muestra escénica, no contó con la justificación de la necesidad de adquirir el servicio, en razón de que, al 12 de diciembre de 2012, fecha en la que inició el proceso de contratación, había transcurrido 183 días sin ejecutarse el contrato para la entrega de las carpas; y el Secretario General, autorizó el inicio del proceso, en conocimiento que no existía una estructura en la cual se iba a desarrollar la muestra, por lo tanto, la necesidad de contratar no se justificó, ocasionando un gasto innecesario en la contratación del referido servicio por 504 013,16 USD, por lo que inobservaron los artículos 23 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; 69 “Estudios”, 93 “Procedimiento” numeral 1 de su Re glam ento ; 5, literal c.5 de la Resolución INCOP 05 4-2011 , referidos a la elabora ción de los térm inos de referencia; y
77 nume ral 1 literal e) de la Ley
Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Con oficios 33916 y 33919-DAAC de 29 de noviembre de 2016, se comunicó los resultados provisionales al Secretario General de la Vicepresidencia y al Gerente del Programa Ecuador Alegre y Solidario -Proyecto Circos Sociales.
El Apoderado Especial del Secretario General de la Vicepresidencia con comunicación de 7 de diciembre de 2016, presentó puntos de vista que no modifican el comentario.
Posterior a lectura de borrador de informe realizada el 16 de enero de 2017, el Ap od erad o del Sec re ta rio Gen eral de la V icep re side nc ia , remitió su s pu ntos de vista en ¡guales términos a la contestación de la comunicación de resultados, el Gerente del Programa Ecuador Alegre y Solidario, Proyecto Circos Sociales, con comunicación del 23 de enero de 2017, informó: "...Esta muestra artística se contrató conforme a la normativa vigente para la inauguración de las carpas del Circo Social, sobre la base de los informes y el cronograma de instalación entregado y elaborado por los técnicos de la empresa pública FAB REC , en la presenta ció n de la mu estra artística se detec taron y evidenciaro n las dificul tades en la membrana y en la estru ctura , al ser éste un proyecto que po r primera vez se realizaba e n Ec uad or... l a inaugur ación sir vió además para obse rvar y detectar errores en la construcción e instalación de las carpas, como Gerente de este programa nunca fui advertido por parte de los funcionarios de Fabrec de los problemas en la membrana y en la estructur a, así como tampoco nos informaron que no se podría cum plir con el cronograma de instalación prevista para l as inauguraciones. Si los técnicos responsables de construcción e instalación de las carpas del Circo Social i nformaban de las dificultades y de la imposibilidad de cumplir el objeto del contrato suscrito con FABREC, G ció erencia dudado susp r todos proces os derivados para impleesta me nta n de no lashubiera carp as.. .El 20 en de ma rzo ende de 2012 se los lev anta la suspensió n al
y
¿ ¿$ 07-
Vicepresi dencia de l a R epública del
_________
34
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Ecu ado r - Proyecto Circos Sociales
Dir ecci ón de Aud itoría de Administración
Central
contrato 881, hasta ese momento FABREC no informó , no alertó a esta Gerencia de los inconvenientes que esta empresa pública tenía para cumplir con el contrato 881 ...esta Gerencia no tuvo razones para no contratar e sta muestra artística ...”. Lo comentado por el Gerente del Programa Ecuador Alegre y Solidarlo Proyecto Circo Social, en calidad de Administrador del contrato, no modifica el criterio de auditoria, debido a que el Gerente del Programa indicó que no fue informado por parte de FABREC EP, de los inconvenientes presentados en las carpas; sin embargo, existe una contradicción debido a que el equipo de control, observó varios oficios enviados por parte del contratista de las novedades existentes. Conclusión El proceso de contratación de la muestra artística, no tuvo estudios, proformas y cotizaciones que justifiquen la necesidad de Iniciar este proceso, considerando que el Gerente del Programa Ecuador Alegre y Solidario, en calidad de Administrador del contrato, conocía, al 12 de diciembre de 2012, de los problemas presentados en la Instalación de las carpas, como se evidencia en los documentos enviados por FABREC EP, habiendo transcurrido 183 días sin ejecutarse el contrato, por lo expuesto, la necesidad de contratar no se justificaba; además, el Secretario General de la Vicepresidencia, autorizó el inicio del proceso en conocimie nto que no existía un a estructura en la cual se debía desa rrollar la muestra artística, ocasionando un gasto innecesario en la contratación del referido servicio por 504 013,16 USD. Recomendación Al Ministro de Cultura y Patrimonio 6. Dispondrá a los Subsecretarios de Arte y Creatividad, que, para los procesos de contratación, se deberá justificar y garantizar la necesidad de adquirir bienes y servicios, acordes al desarrollo de los programas o proyectos sociales que formen parte integral de una obra y así evitar gastos innecesarios. Adquisición de sistemas de iluminación y cortinaje, audios integrales y comunicación escénica Durante el mes de diciembre del 2012, se efectuaron los procesos de contratación SIEVPR-059-2012 para la
"Entrega e instalación de sistemas de iluminación y cortinaje
escénico para el equipamiento de las cuatro carpas de circo sociaf']
35 Vicepresi aencia ae la Kepunuca
del Ecu ado r - Proyecto Cir
cos So cial es
y, SIE-VPR-063-
Dire cci ón de Aud itoría de Adm inistraci ón Central
2012 para la “Entrega e instalación de equipos y sistemas integrales de audio y comunicaciones escénicas de las cuatro carpas de circo social",
los cuales dependían
necesariamente de la implementación e instalación de las carpas para los Circos Sociales; requerimientos que fueron realizados por el Gerente del Proyecto Ecuador Aleg re y So lid ario, con mem oran do VPR-2 01 2- 22 52 8- M de 19 de se ptie m br e de 2012.
El Secretario General de la Vicepresidencia de la República y la representante de la empresa S ONO TEC S.C.C, el 10 de dici embre de 2012, suscribieron
los contratos 102 3
y 1024, para la adquisición de sistemas de iluminación y cortinaje escénico; y, para sistemas integrales de audio y comunicación, para el equipamiento de las carpas del circo social, por 587 770,10
USD, y 7 21 673,33 USD más IVA, con un plazo de 180 días
a partir de la entreg a del anticipo, plazos que deb ieron con cluir el 12 de septie mb re y 14 de octubre de 2013, respectivamente. Es de anotar, que a la suscripción de los referidos contratos, la entrega de la carpas por parte de FABREC EP ya se encontraban fuera del plazo y prorroga del mismo.
El equipo de contro l, con oficios 61, 97 y 127 -DA AC -EE -CS V-Y MP -201 6 de 4, 21 de octubre y 10 de noviembre de 2016, solicitó al Gerente del Proyecto Ecuador Alegre y Solida rio, los estudios previos e i nforme docum entadam ente las razones
por l as qu e se
iniciaron los procesos precontractual SIE-VPR-059-2012 y SIE-VPR-063-2012, a sabiend as que la entreg a de las carpa s por parte de la em presa FABR EC EP, s e encontraba retrasada, en 180 días, desde la finalización del plazo contractual de entrega de las carpas hasta suscripción de este contrato.
El Gerente del Programa Ecuador Alegre y Solidario y Administrador del proyecto, con comunicaciones de 19 y 26 de octubre de 2016, señaló que los estudios previos se encuentran adjuntos al memorando VPR-2012-22528-M, de 19 de septiembre de 2012, con el que se remitieron los términos de referencia para la adquisición de los equipos de iluminación y cortinaje; integrales de audio y comunicación, indicando lo siguiente:
“...Como subsecretario de Artes y Creatividad realicé el Informe de Recepción del Contrato de Prestación de Bienes No. 1023 y 1024 (SON OTEC ) y sus cribí el Acta Recepción Definitiva del Contrato de Prestación de Bienes... Evidentemente se solucionaron las dificultades que el incumplimiento de FABREC generó a SONOTEC y los equipos escenotécnicos permanecían embodegados hasta encontrar una solución leg al, viabl e para en tregar estos bienes a instituciones que en realidad necesiten este equipamiento... ”.
y /y /^ /A VAp / £ Vicepresi dencia de l a Re pública del
36 Ecua dor - Proyecto Circos Sociales
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Dir ecc ión de Auditoría
de Administración
Central
La empresa SONO TEC S.A., remit ió varias c omunicaciones, tanto a la Secretaría Técnica de Discapacidades como al Ministerio de Cultura y Patrimonio, solicitando informen los lugares y ciudades donde se debían efectuar las entregas e instalaciones de los sistemas antes referidos, solicitudes formuladas en los siguientes términos: •
Con Of icio GG -SONO TEC-20 13-07-095 de 22 de julio de 2013, l a Gerente General de Sonorizaciones Tecnológicas del Ecuador, SONOTEC S.C.C., solicitó al Secretario Técnico de Discapacidades, se sirva notificar dentro del menor tiempo posible, el lugar o lugares de acuerdo a l os contratos, la s 2 primeras ciudades del Ec uad or, en donde SONOTEC S.C.C. debía entregar e instalar los sistemas de iluminación y cortinaje escénico inherentes al contrato 1024, y los sistemas integrales de audio y comunicación del cont rato 102 3; así como, coor dinar el funcionam iento
pa ra el
equipamiento total de las carpas, en respuesta, la Coordinadora Administrativa Financiera de la Secretaría Técnica de Discapacidades, con oficio STD-CAF-2013-0012 de 26 de jul io de 201 3, le informó que la Vicepresid encia de la República, aún no ha hecho la entrega oficial de la documentación inherente a los contratos 1023 y 1024 y que en cuanto la Secretaría de Estado, cuente con toda la información, se le informará oportunamente. Con oficio SNTC-GG-14030 de 6 de marzo de 2014, la Gerente General de la empresa SONOTEC S.C.C., solicitó al Ministro de Cultura y Patrimonio, disponga el inicio del proceso de terminación parcial por mutuo acuerdo de los Contratos 1023 y 1024. Al respecto, el equipo de control no evidenció gestión alguna referente a que la Vicepresidencia de la República, Secretaría de Discapacidades y Ministerio de Cultura y Patrimonio hayan informado a la empresa SONOTEC S.C.C., el lugar de las dos ciudades donde debía realizar la instalación de los sistemas de iluminación y cortinaje escénico; integrales de audio y comunicación escénica, de conformidad con la cláusula quinta de los contratos 1023 y 1024, responsabilidad asignada a los Administradores del contrato, Gerente del Proyecto Ecuador Alegre y Solidario de conformidad con: la cláusula Octava del contrato; oficio STD -STD -20130559 de 12 de septiembre de 2013 de la Secretaría Técnica de Discapacidades; y, oficio MCYP-DA-16-0230-0 de 9 de noviembre de 2016 del Ministro de Cultura y Patrimonio. Adem ás, el Co ord ina dor General Jurídico del Ministerio de Cultura, con me mo ran do MCYP-CGJ-14-0412-M de 13 de marzo de 2014, emitió su criterio respecto de la terminación parcial de los contratos 1023 y 1024 con la empresa Sonorizaciones Tecnológicas del E cuador SONO TEC S.C.C., a sí:
Vicepre sidenci a de la R epública del
Ecu ado r - Proyecto Circos Sociales
Dire cci ón de Aud itoría de Adm inistraci ón Central
"... result a con veniente para los intereses institucionales l a terminación parc ial de dichos Contratos.- 2) De recomendarse la terminación parcial de mutuo acuerdo de los Contratos en mención, se deberá contar con los informes técnico y económico, liquidación económica de los mismos, certificación de disponibilidad presupuestaria de existir valo res pendientes de pago ; y, el expediente completo, previo a que se disponga a la Coordinación General Jurídica l a elaboración de los Conven ios de Terminación de Mutuo Acuerdo.- En virtud de lo expuesto, de existir las circunstancias técnicas, imprevistas ó de fuerza may considera or debidamente s por Adma inistrador Contratos, esta Coordinación que esjustificada procedente se ellleve cabo unade los terminación parcial po r mutuo acuerdo que ponga fin a la relación contractua l existe nte con SONOTEC, para lo cua l, previamente deberá suscribirse el Acta Entrega Recepción de los bienes u obligaciones que efectivamente se reciban...”. La Subsecretaría Técnica de Artes y Creatividad (e), con memorando MCYP-SAC-20140116-M de 26 de marzo de 2014, remitió al Ministro de Cultura y Patrimonio, el informe Preliminar de los Contrato 1023 y 1024, en el cual manifestó: .. Como Administrador del contrato debo informar a usted que no se ha cumplido a cabalidad y conforme a las obligaciones contractual es el Contrato No . 1023 y 1024 ; ya que no se ha se ñalado p or parte de l a instit ución contratante las ciudad es don de se deba instalar los "Sistemas de Iluminación y Cortinaje Escénico para el Equipamiento de las Carpas de Cir co Soci al", no es proceden te se i mpongan multas. Adem ás, sug erirá u sted se busque una posición concili adora, acorde a derecho y tendiente a obte ne rlos mejores resultados para la i nstitu ción. - ... No se h a podido cum plir con el objeto cont ractual. Sugerencias (...) Salvo su mejor criterio, el Ministerio de Cultura y Patrimonio, a través de la máxima autoridad o su delegado, sugiero realizar la terminación parcial de mutuo acuerdo del contrato en mención y la correspondiente liquidación económica, considerando que la empresa contratista se ve imposibilitada de instalar los Equipos y Sistemas Integrales de Audio y Comunicación Escénicas para el Equipamiento en las Carpas de Circo Social, ya que el Ministerio de Cultura y Patrimonio, no ha recibido las mencionadas Carpas para el Circo Social por parte de la entidad contratada o provee do ra de los me nc iona do s bienes. El Administrador del contrato y el Técnico que no intervino en el proceso, con mem orandos M CYP -SAC-2 014- 0278 y 0417-M de 25 de junio y 6 de agosto de 2014, remitieron al Ministro de Cultura y Patrimonio, un informe preliminar de los contratos para los sistemas de iluminación y cortinaje escénico; integrales de audio y comunicación en el que manifestaron: .. Como Administrador del Contrato debo informar a usted que no se ha cumplido a cabalidad y conforme a las obligaciones contractuales el Contrato No. 1023 y 1024; ...y a que no se h a señalado p or parte de l a insti tución contratante las ciudade s donde se debía instalar los "sistemas de iluminación y Cortinaje Escénico para el Equipamiento de las Carpas del Circo Social”, no es procedente se impongan multas... Por ello se debería liquidar el contrato acorde a los equipos a ser entregados p or la empresa SONO TEC S.C.C. , toda vez que al no tener el lugar donde instalar loscumplimiento mencionados beneficioso a los intereses institucionales el pedir el debienes, todo el no co seríantrato...”.
Vícepresi dencia de l a R epública del
Ecu ado r - Proyecto Circos S
ociales
Dir ecc ión de Auditoría de Ad
ministración
Central
Al resp ec to, de lo man ife stad o por el Ad m inistra do r del co ntrato y el té cn ico que no intervino en el proceso; ratifican la observación del equipo de control, debido a que no se señaló las ciudades donde se instalarían los sistemas, por no contar con la infraestructura de las carpas para el proyecto circo social. Además, respecto de si fue o no beneficioso para la institución el recibir la totalidad de los equipos, se demuestra que la adquisición de estos sistemas no estuvo planificada, razón por la cual, únicamente recibieron 91 de los 364 equipos del contrato 1024. Con este antecedente y los informes presentados, el Ministro de Cultura y Patrimonio autorizó la term inac ión por Mutuo Acuerdo de
los contrato s 1023 y 1024 , considera ndo
que los plazos contractuales fueron de 180 días, es decir, los equipos debieron recibirse el 13 de septiembre y 14 de octubre de 2013, respectivamente; sin embargo, al no contar con la i nfrae structu ra en las ciudades en las cuales se iba a desa rrollar el proyec to circo social, dichos contratos no se ejecutaron, liquidándose con la suscripción del Convenio de Terminac ión por Mutuo Acue rdo de 21 de julio y 26 de agos to de 2014, es decir, a los 588 y 613 días desde la suscripción del contrato. Liquidación del contrato 1024 para la instalación de los sistemas de iluminación y corti naje es cénico Según Comprobante Único de Registro, CUR 39436170 de 15 de marzo de 2013, la Vicepresidencia de la República del Ecuador, realizó el pago del 60% como anticipo a SON OTE C S.A por 352 662,06 USD; sin embargo , de la docu men tación co nstan te en el expediente que fue proporcionada por el Director Administrativo del Ministerio de Cultura y Patrimonio, se evidenció que luego de la suscripción del Acta por Mutuo Ac ue rdo en tre el Ministerio de Cu ltu ra y Pa trimon io y la co ntratis ta, para la liquid ación del contrato se consideró únicamente la recepción de 91 bienes por 472 729,76 USD. En las Actas de Entrega Recepción Definitiva de los Contratos, suscritas el 26 de agosto de 2014 por el Administrador del contrato, el Técnico que no intervino en el proceso y la representante legal de SONOTEC S.A, se detalló la liquidación contractual, así: CONTRATO 1024
Según Contrato USD
Monto A n ti cip o 6 0%
587 770,10 352 662,06
Valor a Entregar
2 35108,04 70 532,41
IVA 12%
T o t a la P a g a r I n c l u i d o IV A
Vlcepresi dencia de la R
Según Liquidación USD
epública del
3 0 56 4 0 ,4 5
tc u ador - Proyecto Circos Sociales
472 729,76 352 662,06 12006 7,7 0 56 727,57
176 795,27
Dire cci ón de Aud itoría de Ad ministración C
CONTRATO 1023
Según Contrato USD
entral
Según Liquidación USD
Monto
7216 7 3 ,3 3
70 44 7 1 ,0 6
A n ti c ip o 6 0%
4 3 30 0 4 ,0 0
4 3 300 4 ,0 0
Valor a Entregar
2886 6 9 ,3 3
2714 6 7 ,0 6
866 0 0 ,8 0
8453 6 ,5 3
IVA 12%
808 274,12
Total a Pagar Incluido IVA
356 003,59
Pese a entregar parcialmente los bienes objetos de los contratos, la empresa recibió un saldo a favor de 532 798,86 USD, correspondientes a 91 equipos entregados del contrato 1024 y los bienes del contrato 1023. En las Actas no se incluyeron el pago del servicio de instalación de los equipos ni de capacitación al personal para su uso, condiciones establecidas en los contratos.
Luego de haber suscrito las Actas de Entrega Recepción Definitiva, el 26 de agosto de 2014, los bienes permanecieron en las bodegas de SONOTEC S.A, 497 días, por lo que la representante legal de la empresa con oficio SNTC-ADMI-CON-R-200-82 de 11 de enero de 2016, solicitó al Ministerio de Cultura y Patrimonio, el retiro inmediato de los equipos del Proyecto Circo Social.
La Coordinadora General jurídica del Ministerio de Cultura, con memorando MCYPCGJ-16-0181-M de 14 de marzo de 2016, informó a la Directora de Artes Escénicas y Perfomance, que desde el 19 de febrero de 2016, los bienes se encuentran almace nados en la bodega de la Orquesta Sinfónica Nacional y que el levantamiento de los bienes se realizó en función al detalle de cada factura; sin embargo, los equipos únicamente fueron trasladados a dicha dependencia, para su almacenamiento.
El equipo de control , con oficios 63 y 75-DA
AC-EE -CLG I-YMP -2016 de 3 y 12 de octubre
de 2016, solicitó a la Directora Ejecutiva del Conjunto Nacional de Danza del Ecuador y a la Di rectora Administrativa de
la Orquesta Sinfónica Nacional del Ecu
ador información
respecto de los bienes que fueron entregados por parte del Ministerio de Cultura. La Directora Ejecutiva del Conjunto Nacional de Danza del Ecuador, con oficio CNDEDEJ-2016-0285-OF de 14 octubre de 2016, informó: “...el Conjunto Nacional de Danza recibió los bienes en dos ocasiones el 29 de julio ydel el Ministerio 5 de agosto el año y201 6, los m ismos fueron entregados po r dos la Unactas idad de de Bienes dedCultura Patrimonio...Nuestra institución cuenta con
40 Ecu ado r - Proyecto Circos S
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Vicepresi dencia de l a R epública del
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ociales
Dir ecci ón de Auditoría
de Adm inistración C
entral
entrega provisionales firmadas por ambas partes, a espera de la emisión del acta definitiva ...el lunes 8 de agosto se verifi có la f uncionalidad de los equipos de audio e iluminación. Se pudo constatar el daño de una luminaria robótica. De este particular se informó verbalmente a l a Unidad de Bienes del MC YP... Los equi pos, como usted constató, se encuentran en la bodega del CNDE en sus respectivas cajas ...Al no tener el acta definitiva de entrega de los bienes no han sido utilizados. Solamente se pu so a p rueb a un eq uipo de micrófono s y ca ble s...”. La Directora Administrativa de la Orquesta Sinfónica Nacional del Ecuador, con oficio OSNE.ME-AD&TH-2016-077 de 18 de octubre de 2016, manifestó que los bienes se encuentran en la bodega de la entidad y sin uso, en razón de que no se ha remitido por parte del Ministerio de Cultura, el Acta de entrega recepción definitiva donde deban constar, como requisito fundamental, los valores de cada bien, para poder ejecutar el proceso de ingreso al sistema y contratación del respectivo seguro.
Mediante Acuerdo Ministerial DM-2016-089 de 25 de julio de 2016, el Ministro de Cultura y Patrimonio, acordó transferir los bienes adquiridos a la empresa SONOTEC, correspondientes a los sistemas de iluminación y cortinaje escénico; integrales de audio y comunicación, a las siguientes entidades: Orquesta Sinfónica Nacional del Ecuador, Conjunto Nacional de Danza del Ecuador, Teatro Pumapungo de Cuenca, Teatro de Loja (Sala Pequeña), Teatro Centro Cívico (Guayaquil) y Auditorio MAAC (Guayaquil).
Determinándose que el Gerente del Proyecto Ecuador Alegre y Solidario, solicitó al Secretario General de la Vicepresidencia, la autorización del inicio de los procesos SIEVPR-059-2012 y SIE-VPR-063-2012, pese a no existir la infraestructura donde iban a ser instalados los bienes y el Secretario General, a pesar de conocer la situación de la demora en la entrega de las carpas, autorizó los procesos de contratación, por lo tanto, el equipamiento de los sistemas de iluminación y cortinajes escénicos; integrales de audio y comunicación que servirían para el funcionamiento y la inauguración del circo social, no se jus tificó por lo que incum plieron los artículos 23, 70,
de la Ley Orgánica
del Sistema Nacional de Contratación Pública y 69 y 121 de su Reglamento, e inobservaron las Normas de Control Interno 100-01 “Control Interno”, 100-03 “Re sponsa bles del Co ntro l Interno y 401 -03 “Supe rvisión. As í también , los adm inistrad ore s de los co ntrato 1023 y 1024, de lega do s por el Ministerio de Cultura y Patrimonio, no adoptaron las acciones necesarias para el cabal cump limiento de todas
las obl igaciones derivadas de
los contratos desde
la suscripci ón
del acta de entrega recepción definitiva de 26 de agosto de 2014, a fin de que los bienes
/e2fv,/6> q Vicepresidenci
-___________
a de la R epública del
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Ecu ador -
Proyect o C ir cos So cial es
Dir ecci ón de Aud itoría de Administración
adquiri dos hayan sid o recibidos, conservados y
Central
asignados o portunam ente para s u uso;
evidenciándose al 31 de julio de 2016, fecha de corte de la presente acción de control, que los bienes adquiridos para un fin, con cargo al proyecto Circo Social, no fueron utilizados, efectuá ndo se un gasto por 472 729,76 USD y 704 761,05 USD, que no contó con la respectiva justificación de la necesidad, los mismos que fueron entregados a los 588 y 613 días, del plazo srcinal, en razón
de que l a Vice pres iden cia de la República
no estableció los lugares en los cuales se debían instalar los sistemas de iluminación y cortinaje escénico; integrales de audio y comunicación, incidiendo en la entrega de los bienes por parte de la Contratista, por lo que inobservaron la cláusula contractual de plazo; los artículos 23 y 70 de la Ley del Sistema Nacional de Contratación Pública, 69 y 121 de su Reglam ento; 1561 del Código Ci vil, l as cláu sula s sexta “Plazo s” y Octava “Administración” y las Normas de Control Interno 406-04 “Almacenamiento y Distribuc ión” , 408-01 “P roye cto” , 408-02 “Estu dios de pre inversión del Pro ye cto ”, 40803 “Diagnostico e idea de un Proyecto”, 408-04 “Perfil del Proyecto” y 408-17 Ad m inis trad or del C on tra to.
Con oficios 33911, 33912, 33916, 33918-DAAC; 136 y 137 DAAC-EE-CSV-YMP-2016 de 25 y 29 de noviembre de 2016, se comunicó los resultados provisionales a los Subsecretarios de Arte y Creatividad del Ministerio de Cultura y Patrimonio, Secretario General de la Vicepresidencia de la República del Ecuador, al Gerente del Programa Ecuador Alegre
y Solidari o.
Los puntos de vista rem
itidos por l a Subsecretaria de Artes y Cre
ativida d, del Apoderado
especial del Secretario General y del Director de Gestión Administrativa, con comunicaciones de 12 y 7 de diciembre de 2016 y oficio MCYP-DA-16-0242-0 de 16 de diciembre de 2016, respectivamente, fueron en iguales términos a lo mencionado en los párrafos anteriores, por lo que no modifican el comentario. Lo expuesto por los servidores no modifica el comentario, en razón de que el plazo en el que debieron ser entregados no se cumplió, debido a que la Vicepresidencia de la República no informó los lugares en donde debían ser instalados los equipos, ocasionando que los mismos sean almacenados en las bodegas de la empresa contratada, es así, que a la fecha de la constatación física, los bienes no fueron utilizados para el fin como parte del proyecto Circo Social.
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Ec uad or - Proyecto Circos S
ociales
Dir ecc ión de Au ditoría de Adm
inistración C
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Posteriora la lectura de borrador de informe realizada el 16 de enero de 2017, el Gerente del Programa Ecuador Alegre y Solidario-Proyecto Circo Social, en calidad de Admin is tra do r del co ntrato, quien se de se mpe ñó como Sub se creta rio de Arte s y Creatividad del Ministerio de Cultura y Patrimonio, con comunicación de 23 enero de 2017, manifestó:
“...Queda dem ostrado que los proces os de adqui sición de bienes se reali zaron sobre la base de la planificación de entrega de las carpas para el circo social, elaborado y entregado po r las autoridades de FABREC. De l a misma manera queda evidenciado que el incumplimiento del contrato suscrito entre la Vicepresidencia de la República y FABREC, provocó todos estos desfases...El incumplimiento de la empresa FAB REC en la entrega de las 4 carpas del Circo Socia l, objeto del contra to 881, srcinó que los contratos de SONOTEC tengan problemas ...Como Subsecretario de Artes y Cr ea tiv id ad re alicé el Inform e de Re ce pc ión de l Co ntra to ... Los eq uipo s fueron adquiridos para la implementación escenotécnica de las Carpas del Ci rco Social... El Subsecretario de Artes y Creatividad encargado del Ministerio de Cultura y Patrimonio con ofi cio OF 003-A V-MC YP-SAC -EAS, de 23 de en ero de 20 17, informó que existier
on
varios procesos de trabajo que involucraban la propuesta de continuar con el proyecto circo social, los cuales se vieron afectados por los cambios burocráticos que los decretos ejecutivos implicaban, así como el tiempo en las transferencias documentales, económicas y de bienes ocurridas en el año 2014, por lo que el trabajo se centró en cerrar los proce sos
contrac tuales abiertos
y pendientes de pa go, logrando hacerlo
hasta finales de 2015.
La Subsecretaría de Artes y Creatividad del Ministerio de Cultura y Patrimonio, con comunicación de 23 de enero de 2016, manifestó que al ser los equipos destinados para las carpas de Circo Social, se procedió a investigar la situación de todos los contratos y las posibles acciones que se podrían tomar, con el fin de dar uso apropiado a los equipos, gestionando el traslado de los equipos a un espacio regulado por el Ministerio de Cultura y Patrimonio. Lo comentado por los servidores no modifica el comentario de auditoría, al contrario, ratifica la observación en razón de que, al no existir la implementación de las carpas del Circo Social y al tener cono cimien to de los inconvenientes generados por FABREC EP, no existió la necesidad de realizar otros procesos de contratación, porque los bienes no cumplieron con el fin para el que fueron adquiridos.
Vicepresidenci
a de la Repúb
li ca del Ecu ador - Proyecto Circos Sociales
Dire cci ón de Aud itoría de Administración
Central
Constataciones físicas
El equipo de control, efectuó la constatación física, el 3 y 15 de octubre de 2016, a base del detalle de los equipos de los sistemas de iluminación y cortinaje; integrales de audio y comunicación, que constan en el Acta de Entrega Recepción Definitiva, cuyos bienes fueron transferidos al Conjunto de Danza del Ecuador, a la Orquesta Sinfónica Nacional en la ciudad de Quito, al Teatro de Loja, al Teatro Centro Cívico y Auditorio MAAC de la ciudad de Guayaquil y al Teatro Pumanpungo Cuenca, encontrándose, que los bienes entregados por el Ministerio de Cultura, a diferentes entidades, no están siendo util izados,
dem ostrando que su adquisi ción no fue necesaria ademá s de que debí an
ser destinados para el proyecto circo social hecho que no ocurrió.
Con oficios 153,154,155,157,159,160 y 161 DAAC-EE-CSV-YMP-2016, de 29 de noviembre de 2016, se comunicó resultados provisionales al Coordinador General Adm in is trat ivo Fi na nc iero, al Dire ctor de Gestió n Ad m inis trat iv a, al Res po ns ab le de Bienes, Directora de Educación Cultura y Deporte Municipio de Loja, Coordinador Circo Social Pedagógico Municipal, Directora Ejecutiva Fundación Patronato Municipal San José, Coordinador de Regenerar y Responsable del Circo Social, el Técnico en Discapacidade s, quienes
dier on sus puntos de vista en l os siguientes t érminos:
La Directora de Educación, Cultura y Deportes, con oficio ML-DECD-2016-075-OF.C, de 11 de diciembre de 2016, manifestó que el Jefe de Cultura del Municipio de Loja, durante la anterior administración no le entregó los bienes del Circo Social de Loja, por lo tanto, no podría justificar documentadamente el proceso de entrega recepción de los bienes mencionados.
El Coordinador General Administrativo Financiero, con oficio MCYP-CGAF-2016-0342O de 14 de diciembre de 2016, informó:
"...Como coordinador General Administrativo Financiero, procedí a solucionar coordinando monitoreando con las Unidades y verificando con la información y otras dificultades que existieron en el proyecto de los Circos Sociales, ejemplo de ello fue la suscripción del Acuerdo Ministerial DM-20 16-089 del 25 de julio de 201 6, en el cua l conjuntam ente con el Ministr o, se buscó la soluci ón y se transfirió a varias entida des, pr ev io a la su sc ripc ió n de Act as de En tre ga Rec ep ción de lo s B ie nes... De igua l manera se dio directrices al Director de Gestión Administrativa mediante memorando MC YP -CG AF -2016 -0693 -M de 26 de julio de 2016 para que se disponga a la Unidad Responsable de Bienes .... proceder con la transferencia de los bienes...’’.
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Ecu ado r - Proyecto C
ir cos S ociales
Dir ecci ón de Aud itoría de Administración
Central
La Responsable de la Unidad de Bienes, con oficio MCYP-DA-UB-06-2016, de 22 de diciembre de 2016, m anifest ó: "... De las constataciones realizadas del por qué en la constatación física realizada por el pers onal de Au ditoria existen falta ntes inform aron que ex istió un ca rtó n en el cual Contraloría no revisó, sin embargo, todos los bienes fueron constatados y el Director Provincial procedió a firmar el egreso de bodega y el Acta de Constatación.. . Debido a que no se pudo operar el sistema de bienes es la razón por la cual solo se les entregó el egreso de bodega ..Además desde que tuve conocimiento de la existencia de estos equipos (18 de enero de 2016)... solicité el retiro de los bienes que se encontraban en sus bodegas desde el año 2013..”. Lo expuesto por los servidores no modifica el comentario, debido a que los bienes no se encontraron en su totalidad al momento de la constatación; además, los que pudieron ser verificados fueron entregados a las diferentes instituciones, lo que demuestra que no están siendo utilizados, codificados e ingresados al Sistema de bienes de larga duración del Ministerio de Cultura y Patrimonio.
Posterior a lectura de borrador de informe efectuada el 16 de enero de 2017, el Director de Gestión Administrativa, el Coordinador General Administrativo Financiero, la Directora de Gestión Financiera y la responsable de bienes, con oficios MCYP-DGA-170009-0, MCYP-CGAF-2016-001-GR y MCYP-DA-UB-01-2017 de 23 de enero de 2017 respectivamente, dieron sus puntos de vista en los siguientes términos:
El Director de Gestión Administrativa, informó que el proceso de entrega de bienes con la SETEDIS, presentó demoras principalmente porque fue difícil por parte de dicha institución, establecer qué bienes eran los que debían ser entregados, y como resultados de las constataciones se pudo comprobar que los bienes de sonido e iluminación fueron transferidos: a la Orquesta Sinfónica del Ecuador, Teatro Pumapungo, Loja, Centro Cívico y Auditorio MAAC y se encuentran completos; respecto a la no utilización de los bienes para el fin que fueron adquiridos, indicó que se dio cumplimiento al Acuerdo Ministerial de Transferencia de Bienes suscrito por el Ministro de Cultura y Patrimonio e informó a la Subsecretaria de Artes y Creatividad sobre la existencia de bienes del Proyecto. La responsable de bienes del Ministerio, informó que su objetivo es mantener el cuidado, control, custodia de los bienes y de la información de los mismos, por los tanto, estos
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Ecua dor
Dire cci ón de Aud itoría de Adm inistraci ón Central
equipos estuvieron a cargo de la Subsecretaría de Artes y Creatividad de la ejecución del Proyecto Ecuador Alegre y Solidario, quien era la encargada de velar por el uso de los bienes de principio a fin.
El Coordinador General Administrativo Financiero, manifestó que el 25 de julio de 2016, se puso en conocimiento y conjuntamente con el señor Ministro, se buscó solución transfiriendo los bienes a varias entidades, previo la suscripción de Actas de Entrega Recepción de los bienes.
Lo manifestado por los servidores no modifica el comentario de auditoría, en razón de que los bienes, no están siendo utilizados para el fin que fueron adquiridos y prueba de ello, es la entrega de éstos a varias entidades para que sean usados; además, las Actas de Entrega Recepción fueron suscritas con posterioridad al corte del examen, esto es el 31 de julio de 2016.
Conclusiones
•
El Gerente del Proyecto Ecuador Alegre
y Solidario, so licitó el 19 de septiem bre de
2012 al Secretario General de la Vicepresidencia, la autorización del inicio de los procesos SIE-VPR-059-2012 y el SIE-VPR-063-2012, pese a no existir la infraestructura donde iban a ser instalados los bienes, no justificó la necesidad del inicio de los sistemas de iluminación y cortinaje; integrales de audio y comunicación ya que a la fecha de la suscripción de los contratos había transcurrido 180 días sin que FABREC EP entregue las carpas.
•
El Sec retario Genera l a sabien das de cono cer la situación de la dem ora en la entrega de las carpas, suscribió los contratos el 10 de diciembre de 2012, con la representante de la empresa SONOTEC S.A, para la adquisición de los sistemas de iluminación y cortinaje escénico; integrales de audio y comunicación por 1 177 490, 81 USD, con un plazo de 18 0 días a partir de l a entreg a del anticipo, plazo que debió concluir el 12 de septiembre y 14 de octubre de 2013.
•
Según Com probantes
Único de Regi stro, CUR s 39436170 y 40349 805 de 15 de
marzo y 16 de abril de 2013, la Vicepresidencia de la República del Ecuador, realizó los pagos del 60% como anti cipo a SONO TEC S.A
c¿fái70r?A yjfi/j C/úAA,-
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Vicepresi dencia de l a R epública del
por 352 662,06
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USD y
Dir ecc ión de Auditoría de Adm
inistración
Central
433 003,99 USD; sin embargo, se evidenció que luego de la suscripción de las Actas por Mutuo Acuerd o entre el Ministerio de Cultura y Patrimonio y la contra tista, para las liquidaciones de los contratos se consideró únicamente la recepción de 91 bienes referente al contrato 1024 por 472 729,76 USD y 704 761,05 USD del con trato 1023; que constan en las Actas de Entrega Recepción Definitiva de los Contratos, suscrita el 26 de agosto de 2014 por el Administrador del contrato, el Técnico que no intervino en el proceso y la representante legal de SONOTEC S.A.
•
Los bienes perm anec ieron en las bodeg as de SONO TEC S.A, 497 dí as, hasta enero de 2016 y luego fueron almacenados en las instalaciones de la Orquesta Sinfónica Nacional, donde a partir del 25 de julio de 2016, el Ministro de Cultura y Patrimonio, mediante Acuerdo Ministerial DM-2016-089, transfirió los sistemas de iluminación y cortinaje escénico, a las siguientes entidades: Orquesta Sinfónica Nacional del Ecuador, Conjunto Nacional de Danza del Ecuador, Teatro Pumapungo de Cuenca, Teatro de Loja (Sala Pequeña), Teatro Centro Cívico (Guayaquil) y Auditorio MAAC (Guayaquil).
•
Los adm inistrad ores de los contratos 1023 y 1024, delegad os por el Ministerio de Cultura y Patrimonio, no adoptaron las acciones necesarias para el cabal cumplimiento de todas las obligaciones derivadas del contrato desde la suscripción del acta de entrega recepción definitiva de 26 de agosto de 2014, a fin de que los bienes adqu iridos hayan sido recibidos, conservado s y asignad os; efectuá ndo se un gasto por 472 729,76 USD y 704 761,05 USD, que no contaron con la respectiva ju stifica ción de la ne ce sid ad , los mismos que se recib ieron a los 588 y 6 13 día s, del plazo srcinal, es así, que a
la fecha de la constatación física, los bienes no
estaban
siendo utilizados para el fin como parte del proyecto Circo Social. •
En las cons tatac ione s físicas realizadas a
los sistem as de iluminació n y cortinaje;
integrales de audio y comunicación, el equipo de control estableció, que de conformidad a la disposición emitida por el Ministro de Cultura y Patrimonio, se entregaron los bienes a varias entidades, los mismos no están siendo utilizados para el Proyecto Circo Social, ni en otras actividades relacionadas al arte, lo que demuestra que su adquisición fue innecesaria.
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blica del Ecu ado r - Proyecto Circos Sociales
Dire cci ón de Aud itoría de Ad ministración
Central
Recomendaciones
Al Ministro de Cultura y Patrimonio
7. Dispondrá al Coordinador General de Gestión Administrativa y Financiera que las adquisiciones efectuadas para los proyectos de inversión con finalidad social, deberán ser monitoreados constantemente del avance del servicio de tal forma que los objetivos se encuentren alineados a la realidad y los bienes serán utilizados para el objeto que fueron comprados.
8. Dispondrá a la Subsecretaría de Artes y Creatividad del Ministerio de Cultura y Patrimonio, que en conjunto con las direcciones a cargo de los proyectos con fin social deberán elaborar informes en los cuales se evidencie el uso de los bienes y si se encuentran en un lugar seguro y conservados.
9. Dispondrá a los Administradores de los Contratos hacer cumplir las obligaciones contractuales y adopten las medidas necesarias para que los bienes y servicios contratados sean recibidos a cabalidad.
Producción de Programa de Televisión sobre El Circo Social sin difusión
El Subsecretario de Comunicación de la Vicepresidencia de la República, con memorando VPR-2011-16157-M de 6 de septiembre de 2011, solicitó a la Subsecretaría Adm in is tra tiv a Fina nc iera, la co ntratación urge nte de una em pr esa es pe cializad a, bajo la modalidad de Régimen Especial, para que se encargue de la producción de un programa de televisión para que desarrolle y visibilice una historia que trate sobre la implementación de Circos Sociales en el país. Según el expediente remitido por el Coordinador General Financiero de la Vicepresidencia, no se observó Resolución ni documento alguno que fundamente la contratación de forma directa, considerando que las características y necesidades establecidas en los términos de referencia, no se justifican como actividades de comunicación
social destinadas a informar s obre las acciones de la Vicepresidenc ia, ya
que al tratarse de un servicio para la producción de un programa de televisión, debió efectuarse como un procedimiento común de contratación, por lo que se inobservó lo establecido en el artículo 89, numeral 3 del Reglamento a la LOSNCP.
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cial es
Dir ecc ión de Auditoría
de Administración
Central
El Subsecretario General de la Vlcepresidencia de la República, mediante Resolución 151 de 9 de septiembre de 2011, aprobó los documentos precontractuales y dispuso el inicio del proceso RE-VPR-031 -2011 para la contratación de una empresa que produzca un programa de televisión sobre el Circo Social y pastillas informativas de avances, así como, se reali ce la invi tación directa a la empresa SATRE CO MU NICAC IÓN INTEGRAL CIA.LTDA.
No se evidenció la realización de los estudios correspondientes, para justificar el inicio del proceso contractual de forma directa.
El Secretario General de la Vicepresidencia de la República y la empresa SATRE Comunicación Integral CIA.LTDA, el 12 de septiembre de 2011, suscribieron el contrato 679 para l a Producción del Program a de Televisión sobre el Circo Social por 15 9 200,00 USD con un plazo de cinco meses contados a partir de la suscripción del contrato; estableciéndose como administrador del contrato en la cláusula octava, al Director de Comunicación Social o su delegado.
El acta de entrega recepción definitiva fue suscrita el 2 de abril de 2012, por el Director de Comunicación Social-Administrador del contrato, Técnico que no intervino en el proceso y la Representante Legal de la empresa SATRE COMUNICACIÓN INTEGRAL CIA LTDA, concluyendo que la recepción de los productos y servicios, cumplieron con las características, especificaciones técnicas establecidas en los documentos precontractuales, contrato y dentro del plazo de entrega estipulado.
De la documentación proporcionada al equipo de control, se determinó que el programa de televisión y pastillas informativas contratados, no ha sido difundido a través de medios televisivos para los cuales fue instrumentado este programa con producciones de “docureality” de componentes, condiciones especiales de creación y desarrollo; a pesar de que en los pliegos, constaba lo siguiente: "...IMPORTANTE: El contratista deberá comprometerse a realizar el seguimiento, monitoreo y coordinación técnica y logística necesaria con el canal de televisión escogido si la Vicepresidencia decide difundir el programa de televisi ón p rod uc ido...’’ . Por lo expuesto, se determinó que el contratista cumplió con el objeto contractual, al entregar los productos audiovisuales con su respectiva acta de entrega recepción, por lo que, el equipo de control, con oficio 093-DAAC-EE-CLGI-YMP-2016 de 18 de octubre
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- Proyecto Circos Sociales
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de 2016, solicitó al Administrador del contrato, informe documentadamente sobre la aplicaci ón y uso del P rograma de TV , indicando cuáles fueron
los benefici arios, lugares
y ciudades donde fue transmitido el Programa de TV contratado; quien, mediante oficio de 27 de octubre del mismo año, informó:
"Vicepresidencia ... El contrato de para la producción una serie audio visual de registro, entre la la República y la de empresa SATRE COMUNICACIÓN INTEGRAL CÍA. LTDA., se firmó el 12 de septiembre de 2011 con el objetivo de realizar prin cipalm en te el se gu im ient o co nc ep tu alizad o de las histo ria s y el ca mbio en las vidas de 20 jóve nes seleccionados p or el Circ o So cial.- Las cápsulas audiovisuales registraron los avanc es diarios en l os jóvenes, las capacitaciones, los trabajos d e fortalecimiento físico e intelectual, la pedagogía del programa y los progresos generales evidenciados en ellos, como miembros de la escuela del Circo Social Ecuatoriano.- La Producción realizó el registro visual para demostrar el proceso social del circo que les cambió la vida a los jóvenes, luego de ser reclutados desde las calles y plazas del país, narrados por los actores de las historias, para luego pla sm ar en un pr og ra m a de televisión que refle je el ca m bio ex pe rim en ta do .- En cuanto a los beneficiarios y lugares, el Circo Social Ecuatoriano, redunda directamente en la economía del artista, en sus familias, contribuye a dinamizar los comercios del sector, además los colectivos urbanos de las zonas donde se asienta el Circo, generalmente espacios vulnerables, son lugares referentes de esparcimiento y desarrollo para la comunidad. - El video del programa y las pastillas se recibieron el 2 de abril del 2012, según consta en el acta de entrega recepción de esa fech a, a entera satisfacción por part e de la Vicepresidencia de la República.Este insumo permanece en la vicepresidencia, sin embargo, desconozco su ubicación exacta. La Secretaría de Comunicación del Estado conoce del Producto Audio vi su al y lo di fund irá cu an do lo co ns idere p ert in en te .. .’’. Lo manifestado
por el Director de Comunicación Social , en funciones de sde el 3 de
enero de 2011 al 25 de febrero de 2013 y Administrador del contrato 679, hace referencia a que se desconoce la ubicación exacta del producto audiovisual, y se lo difundirá cuando la Secretaría de Comunicación del Estado, lo considere pertinente, evidenciándose que el programa de televisión y pastillas Informativas no fueron trasmitidas en un canal de televisión seleccionado
por l a Vicepresidencia,
conforme a lo
establecido en los pliegos, oferta y contrato. El equipo de control, con oficios107, 119 y 124- DAAC-EE-CSV-YMP-2016 de 26 de octubre, 7 y 9 de noviembre de 2016, dirigido a los Subsecretarios de Comunicación y Secretario General de la Vicepresidencia de la República, respectivamente, solicitó se informe documentadamente sobre la aplicación y uso del Programa de TV, indicando cuáles fueron los beneficiarios, lugares y ciudades donde fue transmitido el Programa de TV contratado ; así com o, las razones por l as cuales se realizó la
contrata ción en
forma directa mediante Régimen Especial y el fundamento de la urgencia de contar con la producción del programa de TV, sin obtener respuesta.
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Por lo expuesto, el Subsecretario de Comunicación, no argumentó ni fundamentó la necesidad urgente de la contratación, más aún, que se haya solicitado la modalidad de contratación a
través de régi men
especial, si n considera r que la s cara cterística s y
necesidades establecidas en los términos de referencia, no se justificaban como actividades de comunicación social destinadas a informar sobre las acciones de la Vicepres idencia, por lo que, al tratarse de un servi cio para la produc ción de un prog rama de televisión, éste se debió efectuar únicamente como un procedimiento común de contratación. Además, no existió una resolución motivada y fundamentada para acogerse al régimen especial de contratación directa por parte de la máxima autoridad o su delegado.
El Director de Comunicación Social y Administrador del Contrato de la Vicepresidencia de la República, recibió el objeto contractual y no adoptó las acciones necesarias para el
cabal
cumplimiento
de
todas
las
obligaciones
derivadas
del
contrato
y
especificaciones, a fin de que la Vicepresidencia transmita el programa de TV, conforme a lo establecido en los pliegos y términos de referencia que formaron parte integrante del mismo. Con of icios 3321 1, 3 40 6 2 -DAAC
y 128 DAAC-EE-CSV -YMP de 11 , 22 y 29 de
noviembre de 2016, se comunicó los resultados provisionales al Secretario General, Subsecretario de Com
unicación y Direct or de Comunicación Social, quienes dieron sus
puntos de vista en los siguientes términos:
El Secretario General, con comunicación de 2 de diciembre de 2016, manifestó: “ ...Es importante señalar, que bajo esta modalidad de contratación Régimen Especial se r ealizaron la mayoría d e los procesos de contrataci ón generados y requerido s po r la Sub secre taría de Com unicaciones, dada la urgencia con la que se requería y la dinámica con la que se desarrollaban y ejecutan los proyectos soc iales... po r lo expuest o, no cabe d uda Señora Dir ectora que todos l os Proyectos Sociales del Programa "Misi ón Soli dari a M anuela Espejo" fueron emblem áticos y pr io rit ar io s de in te ré s de l Gob ier no Nac io na l....- Con side ro im po rta nte des ta car que una cosa es el Objeto del Contrato mismo que ha sido cumplido en su totalidad...“si la V icepresi dencia decide difundir el programa de televisi ón prod ucid o...”, si no lo han hecho , es de responsa bilidad exclusiv a de la unidad requirente y/o Administrado r del Contrato quienes tienen que explicar la omisión y los motivos po r lo que no lo han difundid o...” .
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El Director de Comu nicación con comunicación de 24 de noviem
Central
bre de 2016, manifestó:
“...Informo a usted que se mantuvo conversaciones verbales con la empresa Satre Com unicaciones Integral Cí a. Ltda , quien coo rdinó con los responsables del proyecto Circo Social, en ese entonces dirigido como gerente del proyecto “Ecuador Alegre y Solidario-Circo Social” el señor (...), mismo que manejó las fechas de inicio y cierre todaspara las etapas del Circo Social en la lasdifusión ciudadesseCuenca, Tena ydeLoja, la difusión, por tal razón, realizó aGuayaquil, través deQuito, publicidad gratuita (free press) en varios medios de comunicación y también se realizó de manera interna en cada evento realizado en las ciudades ..."
Lo expuesto por el Secretario General de la Vicepresidencia y el Director de Comunicación Encargado, no modifica lo comentado por auditoría, debido a que los procesos de contratación
por régi men especial en comunicación
se los reali za bajo est a
modalidad, cuando se trata de acciones de la Vicepresidencia relacionadas con la misión y visión institucional, no para un servicio como es el proyecto circo social, en el cual se debió demostrar las vivencias y artes circenses, el cual no estaba contemplado en el progra ma M anuela Espejo, sino e n el program a Ec uad or Alegre y Solidario, a pesar de que el contratista cumplió con el objeto contractual, que fue la realización de un programa de televisión para la difusión del circo social, el mismo se hizo sin just ifi ca ción y de form a urge nte, a sabien da s que a la fech a de su sc rip ción del contrato, FABR EC EP llevaba un retraso
de 270 días e n la entrega de las carp as y por tanto, no
estaba en marcha el proyecto de circos sociales. Por lo que, el Subsecretario de Comunicación, Secretario General y Director de Com unicación de la Vicepresidencia
de la República, e n funciones del
30 de junio de
2010 al 25 de julio de 2011; 25 de agosto de 201 1 al 10 de agos to de 2012; 10 de agosto de 2014 al 31 de diciembre de 2012, en su orden, incumplieron lo dispuesto en los artículos 2, 4, 23 ,70 de l a Ley Orgánica del Sistema de Contrata ción Pública; 69 y 121 de su Reglamento; 113 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas; e inobse rvaron las Norm as de Control Interno 100-03 “Res
pon sab les del control interno ”,
200-07 Coordinación de acciones organizacionales y 401-03 Supervisión. Posterior a la lectura de borradorde Informe realizada el 16 de enero de 2017, el Director de Comunicación encargado de la Vicepresidencia de la República, actuante por el período comprendido desde el 3 de enero de 2011 al 25 de febrero de 2013, manifestó: “...la difusión la disponía la
Vicepresidencia de l a República del Ecu ado r y no lo ha cía
el Director de Comunicación Encargado por su cuenta... Secretaría Nacional de Comunicación... emitía la orden final de difusión para los la medios de televisión... la
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empresa Satré Comunicación Integral Cía. Ltda., misma que coordinó con los responsab les del proyecto Circ o Social y en particular con el seño r (...), que en esa época era el gerente del proyecto Ecuad or Alegre y Solidario- Circo Socia l, el manejo de las fechas de difusión de inicio y cierre de todas las etapas del Circo S ocial en las que se realizó difusión (sic) de manera interna e n cada evento efectuad o en las ciudades donde se efectuó el Circo Social en las ciudades de Cuenca, Guayaquil, Quito, Tena y Loja ....- yo no podía po r decisión pr opia orden ar las transmisión de un pr og ra m a de televisión sin co nta r co n la au toriz ac ión de las au to rid ad es su pe rio re s de la Vicepresidencia de la República del Ecuador... de acuerdo al objetivo del mismo que fue registrar la marcha del Circo Social...,la producción de los productos en mención, se realizó a cabalidad. Adicionalmente se realizó la difusión a través de pu blic id ad gr atuita (fre e pre ss) , co mo you tub e, m ed ios pr ovinc ia le s en TV, med ios nacionales en TV y en páginas W eb... ”.
Lo manifestado por el Director de Comunicaciones encargado, no modifica el comentario de auditoría, por cuanto no hay evidencia que el programa de televisión haya sido difundido, quien señaló que la producción se realizó de manera interna en cada ciudad; sin embargo, la serie debía abordar la preparación e implementación del circo; y, la construcción de la carpa; situación que nunca ocurrió. Conclusiones • El Sub secre tario de Com unicación de la Vicepre sidenc ia de l a República, con memorando VPR-2011-16157-M de 6 de septiembre de 2011, solicitó a la Subsecretaria Administrativa Financiera, la contratación urgente de una empresa especializada, bajo la modalidad de Régimen Especial, es así, que el 12 de septiembre de 2011, suscribieron el contrato 679 para la Producción del Programa de Televisión sobre el Circo Social entre el Secretario General de la Vicepresidencia de la República y la empresa SATRE Comunicación Integral CIA.LTDA, por 159 200,00 USD con un plazo de cinco meses contados a partir de la suscripción del contrato. • En el expediente remitido por el Coordinador General Financiero de la Vicepresldencia, no se observó Resolución ni documento alguno que fundamente la contratación de forma directa, considerando que las características y necesidades establecidas en los términos de referencia, no se justifican como actividades de com unicac ión so cial destinada s a informar sobre l as acciones de la Vicepre sidenc ia, ya que al tratarse de un servicio para la producción de un programa de televisión, debió efectuarse como un procedimiento común de contratación; • El contratista cumplió con el objeto contractual, al entregar los productos audiovisuales con su respectiva acta de entrega recepción; sin embargo, el Ad m in is tra do r del contrato, no justificó la falta de difus ión , ni se ob tuvo evidencia
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rcos Sociales
Dire cci ón de Au ditoría de Adm
inistraci ón Central
documental ni audiovisual, que permita demostrar que el material recibido haya sido transmitido en los medios de comunicación hasta el 31 de julio de 2016.
Lo que ha ocasionado un gasto innecesario por 159 200, 00 USD, toda vez, que a la fecha de suscripción del contrato, FABREC EP, llevaba un retraso de 270 días en la entrega de las carpas. Recomendaciones Al Subsecretario de Comunicaciones 10. Coordina rá con la Dirección de Comunicación y con los Gerentes de los proyectos con fin social, que previo a requerir la contratación de un programa comunicacional, se conozca las características establecidas en los términos de referencia y pliegos, los mismos que estarán orientados conforme a la misión institucional y así garantizar el cumplimiento del objetivo del servicio para el cual fueron adquiridas, precautelando los intereses del Estado.
Al Secretario General
11. Previo a la susc ripción del inicio del proceso de contrata ción, cu ando se efectúen por Régimen Especial, se elaborará una Resolución motivada en la que se fundamente, por qué se decide contratar en forma directa, así como las razones ju st ificad as para la ad qu isición del servicio . Al Director de Comunicaciones 12. Dispondrá
a los servido res de la Dirección a s u cargo que, cu ando s e haya
ejecutado programas comunicacionales y no sean difundidos, se deje evidencia por escrito de las razones de tal decisión. Transferencias al Municipio de Quito por 1 800 000,00 USD para el proyecto Circo Social El Secretar io Ge neral de la Vicepresidencia de
la República y e l Admin istrador General
del Municipio, Delegado del Alcalde del Distrito Metropolitano de Quito, el 28 de abril de 2011, suscribieron el Convenio de Marco Cooperación Interinstitucional 15, el cual tiene
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VIa re y>A. \! ísi/q /tti
Vicepresidenci
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Dir ecc ión de Au ditoría de Administración
Central
como objeto “ Establecer un marco de cooperación interinstitucional que permita de manera coordinada facilitar la restitución de derechos, el rescate y la inclusión de los jó venes en rie sg o so cial de la ciud ad de Quito, a tra vé s de la im plem en tación de circos sociales para jóvenes en riesgo, con la Asesoría del Cirque Du Soleil”,
con un plazo
vigente hasta el 31 de diciembre de 2013. Respecto del financiamiento no se estableció compromiso u obligación con cargo al presupuesto de las partes.
El equipo de control, con oficio 027-DAAC-EE-CSV-YMP-2016 de 6 de septiembre de 2016, solicitó al Coordinador General Administrativo Financiero de la Vicepresidencia, proporcione los informes de seguimiento del proyecto Circo Social efectuados trimestralmente, así como, copia de las transferencias efectuadas, según lo estipulado en el Convenio suscrito con el Municipio de Quito, quien en respuesta, con oficio VPRCGAF-2016-0083-0, de 14 de septiembre de 2016, certificó que las únicas transferencias efectuadas con cargo al Programa Ecuador Alegre y Solidario componente Circo Social, son las que se efectuaron mediante los CURs de pago 46937,137619 y 17622 a la Ilustre Municipalidad de Cuenca a través de Acción Social, de conformidad a lo establecido en cada uno de los convenios; sin embargo, no se adjuntaron los informes del Proyecto. No se certificó transferencia alguna realizada por la Vicepresidencia al Distrito Metropolitano de Quito.
El Secretario Técnico de Discapacidades y el Alcalde del Distrito Metropolitano de Quito el 30 de agosto de 2013, suscribieron un Convenio Modificatorio 6 al convenio de cooperación interinsti tucional y con el f in de dar cumplimiento al comprom
iso establecido
en el Convenio 15, se definió el espacio destinado para la construcción de la estructura del Circo Social dentro del parque Bicentenario en la esquina resultante de la prolongación de la Av. Florida y Amazonas en el patio de maniobras de la aduana del ex aeropuerto Mariscal Sucre.
En el Convenio Modificatorio 6, cláusula sexta del Financiamiento, se estipuló lo siguiente: “...Para la ejecución del proyecto “CIRCO SOCIAL”, parte integral del presente convenio, el monto total de ejecución que se transferirá es de USD $ 1000.000,00...cantidad que será aportada por la Secretaría Técnica de Disca paci dad es ...”.
Vicepresidenci
a de la R epública del
Ecu ador - Proyecto Circ
os S ocial es
Dirección de Auditoría de Administración Central
Ade más , se es tablec ió que para la c on strucc ión de la ca rpa circen se de es tru ctura mixta para el Circo Social Quito y la sostenibilidad del proyecto, los fondos se utilizarían de la siguien te manera: 600 000,00 USD a la firma del Conve nio Mo dificatorio; y, transcu rrido el plazo de 100 días, el Municipio debía presentar de manera obligatoria lo siguiente:
•
Levantam iento topográfico
•
Estudio de suelos, eólicos, geológicos, geotécn icos e hidráulicos
•
Estudios eléctricos, iluminaci ón, int erconexión, datos y teléfono
•
Estudio de Segu ridad y plan de conting encia
•
Estudio de ingeniería mecánica
•
Estudio de energía renovable
•
Estudio de factibilidad integral del
•
Circo como herramienta
•
Estudio de impacto ambiental
• •
Estudio de diseño urbanístico Estudio de paisajes
•
Estudio vial de acce sibilidad
•
Proyecto presentado por Senplades
proyec to y línea base
de incl usión
Según la cláusula Tercera, Modificatoria del Convenio Interinstitucional 6, se estableció en el literal b) lo siguiente:
“...La suma de $ 400.000... una vez que se establezca el modelo de gestión y sostenibilidad, monto que servirá para la operación por una sola ocasión y deben esta r plena m ente justificados. Que de igual f orma deberá se r justificada bimensualmente...”.
Numeral 2.13 y 2.14 del indicado convenio:
“...Ejecutar el proyecto “CIRCO SOC IAL” de la si guient e m anera: a) Construcci ón de la infraestructura física del Circo Social a través de la EPMMOP:( Unidad de espacio pú blico , b) En lo qu e se refie re a la su stentabi lld ad Técnico Soc ia l d el Pro ye cto Circo Social “EL MU NIC IPIO ” lo reali zará a tr avés de l a Fundación Patronato Mun icipal Sa n José....2.14.- Canalizar los recursos transferidos por la Secretaria Técnica de Discapacidades a la EPMOOP (sic) que se encargará de la construcción de la infraestructura de la carpa circense con un sistema estructura mixto ; y, a la Fundación Municipal Patronato San José, que se encargará de la sustentabilidad técni co so cial del proye cto...”.
s á w rff ir rA Vicepresidencia de
y df /S ,
56
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la Repúb li ca del Ec ua dor - Proyecto C
ir cos So ciales
Dir ecci ón de Auditoría de Adm
inistración
Central
Con oficios 25230 y 26629 de 9 y 19 septiembre de 2016, se solicitó al ex y actual Alca lde del Distro Metro po litan o de Quito, prop orcion ar la sigu iente inform ac ión:
•
Uso y destino de la transferencia de fondos d e 1 000 000, 00 USD que contemplaba, según el convenio, la construcción de la carpa circense para el circo social de Quito y la sostenibilidad del proyecto.
•
Modelo de gestión y sostenibilidad
• Ejecución del proyecto “Circo Social”, respecto de: a) Construcción de la infraestructura física del Circo Social a través de la EPMMOP; (Unidad de Espacio Público), b) La sustentabilidad Técnico-Social del Proyecto Circo Social que “EL MUNICIPIO” lo realizaría a través de la Fundación Patronato Municipal San José.
•
Informes por escrito bimensua les, del avance del proyecto y dem ás sit uacione s referentes a la construcción de la carpa circense de estructura mixta para el Circo Social de Quito.
•
Ejecución de los recursos, a fin de realizar l os estudios, ejecu tar la obra y fiscaliza r la construcción de la carpa de estructura mixta del circo social en los terrenos definidos por el MDMQ.
En respuesta, el Administrador General del Municipio del Distrito Metropolitano, con oficio 01953 de 28 de octubre de 2016, manifestó: "... Una vez realizada una verificación de información, hemos podido colegir que respecto al “Proyecto Circo Social", el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito celebró dos Convenios de Cooperación Interinstitucional en el año 2011 y 2013, por los cuale s recibió dos transferencias por part e del Ministeri o de C ultur a y Patrimonio a la cuenta de la institución el 23 de noviembre de año 2013, una transferencia por US$ V000.000,00 y otra por US$ 800 000,00. Los recursos correspondientes al Convenio de C oop erac ión In terinstituciona l No. 15 y su adenda, po r el cual s e recibieron los US$ 800 000,00 se encuentra liquidado y en proceso de transferencia de los US$ 300.000,00 de la segunda Acta de Liquidación Parcial del Convenio. DetalleNo. de DMF-DIR-1041-2016 lo efectuado respectode a los indicados seemitido servirá por encontrar en el oficio 07 recursos de octubre de 2016, la Directora Metropolitana Financiera ...”
stv'yiectf-n’fey y JUt fó Vicepresidencia de l a R epública del
57___________________________ Ecu ador - Proyecto Circo s S ocial es
Dirección de Auditoría de Administración Central
De lo manifestado por el Administrador General del Municipio del Distrito Metropolitano, se evidenció que a más de lo estipulado en el convenio modificatorio 6, el Municipio recibió 80 0 000,00 USD ad icionales por parte del Ministerio de Cultura y Patrimonio.
El
equipo de control, no evidenció documentos adjuntos sobre el uso de los dineros transferidos; sin embargo, según oficio DMF-DIR-1041-2016 de 7 de octubre de 2016, la Directora Metropolitana Financiera del Municipio de Quito, informó al equipo de control, que el 12 de septiembre de 2014, se suscribió el Acta de Terminación de mutuo acuerdo parcial del Convenio Específico de Cooperación Interinstitucional, entre el Ministerio de Cultura y Patrimonio y el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, en el que, entre otros aspectos,
se establec e y com prom ete la devolu ción inm ediata de los
fondos que le f ueron transferidos
para l a implementación y equipam
iento esceno técnico
y logístico del circo social, por 500 000,00 USD, valor que fue devuelto el 23 de noviembre de 2015.
El equipo de control, con oficios 031
, 32, 34 , 36, 54, 68, 72 95, 108,115
-DA AC -EE-
CSV-YMP-2016, de 13, 20, 21 de septiembre, 7,10, 20, 27 y 31 de octubre de 2016, solicitó al Coordinador General Administrativo y Financiero, Directora Financiera del Ministerio de Cultura y Patrimonio, Directora Metropolitana Financiera, Administrador General del Municipio y Gerente Ejecutivo de la Unidad Municipal Patronato San José, detallen y justifiquen las transferencias de fondos efectuadas por parte de la entidad por 1 800 000,00 USD al Municipio del Distrito
Me tropolitano de Quito, par a la ejecu ción del
proyecto.
El Coordi nador General A dm inistrati vo Financiero de l M inist erio de Cultura y Patrimonio, con oficio MCYP-CGAF-2016-0273 de 21 de octubre de 2016, adjuntó el memorando MC YP -SAC -2016-0481 -M de 2 1 de septiembre de 2016, suscrito por l a Subsecretaría de Artes y Creatividad, quien informó la situación actual del convenio interinstitucional del Municipio de Quito e indicó que, por parte del Ministerio se han cumplido con todas las obligaciones adquiridas, en tanto que el Municipio no cumplió con las actividades especiales descritas en el convenio modificatorio 6, detalladas en los párrafos anteriores.
La Director a M etropolit ana Financier a del M unicipi o de Qui to, con ofi cio DM F-DIR -10412016, de 7 de octubre de 2016, informó:
y Vicepresidencia de
rL '-' /’ 58 la Repúb li ca del Ec uad or - Proyecto C __________
____________________________
ir cos So ciales
Dir ecci ón de Auditoría
de Adm inistraci ón Central
"...El monto de este convenio es de 1 000 000 ,00, que fu e transferido el 23 de diciembre de 2013, a las cuentas del Municipio de Quito. Con oficio No. DMFDiR.0998-2016 de 26 de septiembre (sic), se ha oficiado a la Unidad Patronato San José , que realizó actividades relacionados con el Pr oyecto materia del exa m en .. .-El monto de este convenio es por USD 800 000,00, de acuerdo al oficio No. DMF.TE.0689 de 9 de marzo de 2015, la Directora Metropolitana Financiera, informa que el Ministerio de Finanzas realizó dos transferencias a la cuenta de Municipio de Quit o que suman 1 800.000,00 QUE FUERO N TRAN SFERIDO S POR EL Minist erio de Cultura y Patrimonio el 23 de dici embre del 2 013, para la ejecución del Programa Ecuador Alegre y Solidario FASE III. Con Memorando No. MCYP-DM-14-1069-M de 10 de septiembre de 2014, el señor Ministro de Cultura y Patrimonio, dispone a la Coordinación General Jurídica la elaboración del instrumento legal solicitado por Subsecretaría Técnica de Art es y Creatividad para la terminación por mutuo acuerdo del Co nvenio Esp ecífico de Cooperación Interinstit ucional suscrito entre el Ministerio de Cultura y Patrimonio y el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito el 5 de diciembre de 2013. Sobre la base de los antecedentes citados, con fecha 12 de septiembre del año 2014 se suscribe el Acta de Terminación de Mutuo Acuerdo Parcial ... Se Municipio Quito se compromete a la devolución inmediata de establece los fondosque queel le fueron de transferidos para la implementación y equipamiento escénico-técnico y logístico del circo social, esto (sic) es la suma de Quinientos Mil Dólares $ 500. 000,00. Con Oficio No. 2004 de 3 de septiembre del 2015, el señor Administrador General del Municipio de Quito, dispone al Director Metropolitano Financiero proceda a la devolución de USD 500 000,00 al Ministerio de Cultura... Con oficio MCYP-DM-15-0654.0 de 12 de octubre de 2015, el Ministerio de Cultura y Patrimonio solicita la firma del Act a de Terminación po r Mutuo Acuerdo del Co nvenio Es pecífico de Cooperaci ón instituci onal ent re el Ministerio de Cultur a y Patrimonio y el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, por el valor de USD 300 000, así com o la devolución inmediata a fav or del M inisterio de Cultura y Patrimonio de USD 500.000... Con fecha 25 de noviembre de 2015 el Municipio de Quito, transfiere USD 500.000,00 al Ministerio de Cultura, según consta en el detalle de transferencias al Banco Central que se adjunta. En lo que se refiere a los $300.000,00 de diferencia de este convenio, el señor Administrador General, con oficio No. 01753 de 3 de octubre de 2016, solicita al Sr. Alcalde del Municipio de Quito, la suscripción del Acta de terminación del Convenio para la devolución de este va lor... ” . El Director de la Unidad del Patronato Municipal San José, con oficio UPMSJ-D-20160659 , de 1 de noviem bre de 2016, inf ormó:
“...me permito manifestarle que tanto la Unidad de Patronato Municipal San José, como la extinta Fundación Patronato Municipal San José no han recibido el monto destinado a l a operac ión correspondiente a l convenio mencionado ...no se h an recibido transferencias po r part e del Ministeri o de Cult ura y P atrimo nio...’ ’.
Al respecto, de lo manifestado por los servidores, el equipo de control evidenció que existen dos transferencias realizadas al Municipio de Quito por parte del Ministerio de Finanzas , el 23 de diciemb re de 2013 por 800 000,00 USD y 1 000 000,00 USD. transferencia de 800 000,00 USD, el Municipio devolvió al Ministerio de Cultura
59 Vícepresídencí
a de la República del Ecuador -
Proyecto Circ
os S ocial es
De la
Dir ecci ón de Aud itoría de Administración
500 000,00
Central
USD el 25 de noviemb re de 2015, luego de tran scu rridos 730 días,
quedando un saldo por devolver de 1 300 00 0,00 USD.
El equipo de control n o ha
podido determinar su uso o destino de acuerdo a lo estipulado en el Convenio interinstitucional principal y modificatorio, como tampoco se tuvo evidencia documental de las obligaciones que debieron cumplir tanto el Ministerio de Cultura, en el seguimiento como el Municipio, en la utilización de los recursos. Sobre lo manifestado por la Directora Metropolitana Financiera del Municipio de Quito, en oficio DMF-DIR-0998-2016 de 26 de septiembre de 2016, respecto de que la ejecución del referido Proyecto estuvo bajo la responsabilidad de la Unidad Especial Municipal Patronato San José, esta aseveración no coincide con lo expresado por el Director de la Unidad del Patronato Municipal San José, quien informó que no se ha recibido tr ans feren cia algu na; sin emba rgo, de l o indicado por las partes, e l equipo de control, no obtuvo evidencia documental del uso de los recursos transferidos al Municipio de Quito.
Con oficios 35169, 35935 DAAC; 150,151,152 y 158 DACC-EE-CSV-YMP-2016 de 7 y 12 de diciembre de 2016, se comunicó resultados provisionales al ex y actual Alcalde del Distrito Metropolitano, Coordinador General Administrativo y Financiero, Directora de Gestión Financiera, Directora Metropolitana Financiera y Administrador General del Municipio Metropolitano de Quito, quienes remitieron sus puntos de vista en los siguientes términos:
La Directora de Gestión Financiera encargada, con oficio MCYP-DF-16-0303-0 de 13 de diciembre de 2016, informó que es obligación del Administrador del contrato realizar el seguimiento y evaluación del contrato conforme se lo establece en los procesos de contratación; sin embargo, el Administrador, no remitió docume
nto alguno que evidencie
el cierre del proceso.
Lo expuesto por la Directora de Gestión Financiera, no es compartido por el equipo de control, debido a que no es un proceso de contratación, es un convenio en donde claramente se establece las obligaciones, tanto del Municipio de Quito como del Ministerio de Cultura y Patrimonio, por lo tanto, el control y seguimiento le correspondía al área financiera debido a que los convenios no han sido liquidados.
§0
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Vicepresi dencia de l a R epública del
Ecu ado r - Proyecto C
ir cos S ociales
Dir ecci ón de Aud itoría de Administración
Central
El ex y actual Alcalde del Distrito Metropolitano de Quito; el Coordinador General Adm in istrat iv o y Fin ancie ro; la Directora Metrop olitana Fin an cie ra y Adm in is trad or General del Municipio Metropolitano de Quito, no presentaron sus puntos de vista respecto de lo comentado.
No se tuvo evidencia documental de que los alcaldes, en sus respectivos períodos de gestión, hayan dado lineamientos y solicitado informes sobre el cumplimiento de los convenios y la utilización de los recursos.
Posterior a la lectura de borrador de informe efectuada el 16 de enero de 2017, el Coordinador General Administrativo Financiero y la Directora de Gestión Financiera del Ministerio de Cultura y Patrimonio, manifestaron:
"... la Coordinación General Administrativa Financiera , y la Dirección de Gestión Financiera actúan conforme lo establ ece el Acuerdo M inister ial N DM-20 16-0062 (...), es decir que la Coordinación General Administrativa Financiera actúa como autorizado r de gasto y la Dirección de Gestión Financi era como a utorizado r de pago ...La gestión del Programa Ecuador Alegre y Solidario es de responsabilidad de la Subsecretari a de Artes y C reatividad... po r lo que el área antes indicada debió coordinar el cierre de estos proce sos y coordinar la recuper ación de saldos. El Administrador General del Distrito Metropolitano de Quito, con comunicación de 23 de enero de 2017, informó: “.. .En los instrumentos suscritos insisto se establece como responsables de la ejecución de este proyecto y de los compromisos asumidos a la de ese entonces Fundación Patronato Municipal San José actual Unidad Patronato Municipal y la Empresa Pública Metropolitana de Movilidad y Obras Públicas .. .los recursos se encontraban en las arcas municipales; y cómo se ratifica en su informe la nueva administración es la responsable ...” de las acciones tomadas con relación al proyecto Lo comentado por los servidores no modifica el comentario de auditoria, debido a que la observación no se refiere a quiénes son o no los autorizadores del gasto y pago, sino al destino y uso de las transferencias efectuadas al Municipio por parte del Ministerio de Cultura, información que no ha sido remitida al equipo de control, quedando un saldo pendient e por justificar de 1 300 000.00 US D. Por lo expuesto, el Alcalde del Distrito Metropolitano de Quito suscribió el 30 de agosto de 2013 el Convenio Modificatorio 6; sin embargo; el equipo de control no tuvo evidencia documental de gestiones realizadas para el cumplimiento del referido convenio.
JF A 'tfA í yo yio
J
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Vicepr esidenci a de l a Repúb lica del Ecuado
r - Proyecto Circo
s Sociale s
Dir ecci ón de Aud itoría de Adm inistraci ón Central
No se tuvo evidencia documental que el Alcalde del Distrito Metropolitano de Quito en funcione s desde el 14 de mayo d e 2014 y el Adm inistrad or General del Municipio hayan dispuesto dar la continuidad y cumplimento al convenio, luego de la designación y suscripción del mismo y el Coordinador General Administrativo Financiero y la Directora de Gestión Financiera del Ministerio de Cultura y Patrimonio no dieron seguimiento al desem bolso efec tuado por 1 300 000, 00 USD , con el fin de compro bar el uso de los mismos, ocasionando que se efectúe transferencias para la implementación del circo social en Quito, y no se haya cumplido este fin y tampoco sea devuelto este valor, a pesar de haber transcurrido 1.111 dias hasta la conferencia final de resultados, efectuada el 16 de enero de 2017; inobserv ándo se los Convenios Interinstitucionales ; artículo 156 1 del Código Civil; las Normas de Control Interno 401-03 “Supervisión” , 405- 03 “Integración Contable de las operaciones Financieras, y 404-11 “Control y Seguimiento. Conclusiones •
El 23 de diciem bre de 2013, el Ministerio de
Cultura y Patrimon io, efec tuó dos
transferencias al Municipio de Quito, por 800 000,00 USD y 1.000.000,00 USD para la construcción de la carpa circense de estructura mixta para el circo social de Quito y la sostenibilidad del proyecto.
•
De la trans ferenc ia de 8 00 000,00 USD, el Mun icipio dev olvió al Min isterio de Cultura 500 000,00 USD, el 25 de noviembre de 2015, luego de transcurridos 730 días, contados desde el 23 de diciembre de 2013, fecha de la transferencia, hasta el 25 de noviembre de 2015, quedand
o un saldo por devolver de 1 300 000,00 USD, valor que
no se pudo determinar su uso o destino de acuerdo a lo estipulado en el Convenio interinstitucional principal y modificatorio, como tampoco se tuvo evidencia documental del cumplimiento de las obligaciones que debían cumplir, tanto el Ministerio de Cultura como el Municipio.
• Situaci ón srcinada debido a que l os Alcaldes, en sus respectivos periodos de gestión, no cumplieron con las obligaciones constantes en los convenios antes mencionados; el Administrador del Municipio no dio continuidad y cumplimento al convenio luego de la designación y suscripción del mismo; así como, el Coordinador General Administrativo Financiero y la Directora de Gestión Financiera del Ministerio de Cultura y Patrimonio no dieron el seguimiento al desembolso efectuado, lo que
yr/íi Vicepresi dencia de la Repúb
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li ca del Ecu ado r - Proyecto Circos S
ocial es
Dire cci ón de Auditoría de Ad
ministración
Central
ocasionó que el valor de 1.300.000,00 USD transferido por el Ministerio de Cultura y Patrimonio, no haya sido utilizado para el fin del proyecto circo social, ni tampoco devuelto al Ministerio de Cultura, a pesar de haber transcurrido 1.111 días desde la fecha de la transferencia. Hecho Subsecuente
El Alcalde del Distrito Metropolitano de Quito y el Ministro de Cultura y Patrimonio, suscribieron el 28 de diciembre de 2016, el Acta de Terminación por mutuo acuerdo del Convenio Específico de Cooperación Interinstitucional, en la que consta en el numeral 3.4 que la Subsecretaria Técnica de Artes y Creatividad del Ministerio, en calidad de administradora del convenio, realizará el seguimiento sobre la devolución inmediata y notificará al Municipio la recepción de dichos fondos, es así que, según comprobante de pago 2000001366 de 24 de febrero de 2017, el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, transfirió a la cuenta del Banco Central 1121014 del Ministerio de Cultura y Patrimonio 300 000,00 USD.
El Coordinador General Administrativo Financiero del Ministerio de Cultura y Patrimonio, con oficio MCYP-CGAF-2017-0085-0 de 29 de marzo de 2017, solicitó al Alcalde del Municipio del Distrito Metropo
litano de Quito, la devolución de 1 000 000,00 USD a favor
del Ministerio.
De los documentos referidos en párrafos precedentes, el equipo de control, no tuvo evidencia documental de que se haya efectuado la transferencia referida a las cuentas del Ministerio de Cultura y Patrimonio.
Recomendaciones Al Ministro de Cultura y Patrimonio 13. Exigirá al Alca lde del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, la inmediata, de 1
000 000,00 USD que
fueron t ransferidos al Municipi
proyecto Circo Social y que no fueron utilizados para este fin.
-£-PJfir¿á y tfrs & & (■
____________________
Vicepres idenci a de la Repúb li ca del Ecuado
63
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r - Proyecto Circos Sociales
devolución o para el
Dirección de Auditoría de Administración Central
Al Alcalde del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
14. Efe ctu ará
la devoluc ión inmediata , al Ministerio de Cultura y Patrimo
1 000 000,00 USD que f ueron transferidos al Municipi
nio de
o para el proyecto Circo Soci
al
y que no se los utilizó en el referido proyecto.
Al Coordinador General Administrativo Financiero del Ministerio 15. Veri ficará que los proyec tos que tienen
como misión un fin social, d eben estar
ju stifica do s, con inform es elab orad os de se gu im ie nto po r ca da co nv en io, a fin de precautelar los recursos entregados.
Constataciones físicas de los “Implementos Deportivos para el Circo Social” adquiridos mediante Contrato 646
El Secretario General de la Vicepresidencia de la República y la Representante de MIKE'S BOOK, suscribieron el contrato 646 del proceso de subasta inversa, el 7 de ju nio de 2012, cu yo ob jeto fue la fabricac ión de im plem en to s de po rtiv os para el Circo Social, por 80 121,00 USD excluido el IVA, con un plazo para la ejecución de 60 días contados a partir de la fecha de transferencia del anticipo a la cuenta del contratista, la misma que se realizó el 19 de junio de 2012. El Adm inistrador del contrato, con
“ACTAS ENTRE GA RECEP CIÓN” de 2 y 4 de octubre
de 2012, entregó al Representante de Sonríe Ecuador de la Vicepresidencia de la República, los implementos deportivos para el Circo Social, dentro del plazo establecido por el Secretario General, quien concedió una prórroga de plazo que finalizó el 4 de octubre de 2012.
El Coordinador del Proyecto Circo Social, con memorando VPR-2012-25488-M de 26 de octubre de 2012, solicitó al Gerente del Proyecto Ecuador Alegre y Solidario, la disposición formal para la entrega a cada una de las ciudades donde se asentaba el Proyecto Circo Social y que mantenían convenios con la Vicepresidencia de la República del Ecuador, para lo cual, detalló las fechas de entrega del material, institución, persona que recibe, cargo, dirección, teléfono, cantidad y descripción de los bienes a ser entregados en cada ciudad.
y (V&fys 64 Vicepresi dencia de l a Repú bli ca del Ecu ado r - Proyecto Circos S ____________________
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ocial es
Dire cci ón de Auditoría
de Administración
Central
El Gerente del Proyecto Ecuador Alegre y Solidario, con memorando VPR-2012-25495M de 26 de octubre de 2012, solicitó al Secretario General, la autorización para la entrega de los implementos deportivos del Proyecto Circo Social. El equipo de control, con oficios 090 y 099-DAAC-EE-CSV-YMP-2016 de 18 de octubre de 2016, solicitó al Responsable de la Bodega de la Vicepresidencia, las actas entrega recepción con las cuales se distribuyó los implementos deportivos para el Circo Social y de no haberse distribuido, se solicitó informen la ubicación de los mismos. En respuesta, con comunicaciones de 26 y 31 de octubre de 2016, informó: “...El resto, camas elásticas (2), mini trampolines (8), colchonetas de gimnasia por los dos (8), colchonetas de salto de 2x2x0,20 (8), colchonetas de salto lona americana 2x2x0,10 (8), colchonetas de salto por dos de 2x1x0,05 (8), colchonetas de salto (4) no tuvieron movimiento hasta la fecha de supresión de la Secretaría Técnica para la Gestión Inclusiva en Discapacidades y por disposición de las máximas autoridades se encuentran en proceso de transferencia al Ministerio de Cultura, encontrándose pendiente las actas de entrega recepción debidamente firmadas para culminación del proceso...’’.
Adj un tó ad em ás , las Ac tas de En trega Re cepción su sc ritas con el An alis ta del Proyec to Program a Ecu ador Alegre y Solidario las copias de l as “GUIAS DE TRASLADO
de 31 de octubre, 1 y 5 de noviem bre de 2012 y DE MATERIALES ENTRE BOD EGA S”, d e 30
y 31 de octubre y 1 de noviem bre de 2012, e n las cuales se indicaron
los lugares donde
se entregarían los implementos deportivos para el Circo Social, ubicadas en las provincias de Azuay, Loja, Pichincha y Ñapo; sin embargo, el equipo de control, no tuvo evidencia documental que certifique la recepción de los mismos en cada una de las ciudades mencionadas. Como resultado de las constataciones físicas realizadas, en las bodegas de destino que consta en memorando VPR-2012-25488-M, de 26 de octubre de 2012, suscrito por el Coordinador del Proyecto Circo Social en el que se describen los lugares que debían recibir los implementos deportivos para el Circo Social, relacionados al contrato 646, se determinó lo siguiente: Fundación Patronato Municipal “San José” de Pichincha El Director de la Fundación Patronato Municipal “San José” y la Auditora de la Contraloría General del Estado, suscribieron el Acta de Constatación Física 1 el 17 de noviembre de 2016, en la que dejaron constancia de las diferencias obtenidas entre lo entregado por la Vicepresidencia de la República y lo que permanece bajo custodia de la Unidad Patronato Municipal “San José” como se detalla a continuación:
y
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Vicepr esidenci a de la Rep úblic a d el Ecu ador -
Proyect o Circ os S ocial es
Dire cci ón de Aud itoría de Administración
Descripción del bien
Camas elásticas regulables reglamentarias base metálica resortes acerados malla tejida de poli-nylon y colchoneta de protección (6.00 m ancho x 2,80 m de largo x 1.60 d e altura)
Precio Unitario
207,50 5
Mini-trampolín regulables base metálica 24 resortes acerados colchonetas de protección (1,20 m de ancho x 1,20 m de largo x 0,30 m de altura) Colchonetas gimnasia tipo galleta lona americana esponja especial compacta (1.50 m ancho x 3.00 m de largo x 0,05 m de altura), garantía de uso de dos años, con revestimiento de tela corosil de alto tráfico de color azul) Colchonetas de salto o colchonetón lona americana esponja especial cauchosa (2.00 m x 2.00 m x 0,20 m), garantía de uso de dos años, con revestimiento de tela corosil de alto tráfico de color azul. Colchonetas de salto o colchonetón lona americana esponja especial cauchosa (2.00 m x 2.00 m x 0,10 m), con revestimiento de tela corosil de alto tráfico de color azul, garantía de uso de dos años. Colchonetas tipo tatami bicolor tipo rompecabezas plegables importada m x 1,00 m x 0,025 m), garantía de(1,00 uso de dos años. Colchonetas de salto lona americana esponja especial cauchosa (2.00m x 1.00 x 0.05 m), garantía de uso de dos años, con revestimiento de tela corosil Colchonetas de salto lona americana esponja especial cauchosa (1,50m x 4.00 x 0.30 m), con revestimiento de tela corosil de alto tráfico de color azul, garantía de uso de dos años.
Entregado a Patronato Municipal San José Cantidad entregada
1
Precio Total entregado USD 207,50 5
Central
Constatado equipo de auditoría Cantidad constatada
1
Diferencia USD
Precio Total Constatado USD 207,50 5
0,00
400,00
4
1 600,00
4
1 600,00
0,00
175,00
4
700,00
3
525,00
175,00
155,00
4
620,00
1
155,00
465,00
130,00
4
520,00
0
130,00
520,00
48,00
85
48,00
4080,00
89,00
4
356,00
0
89,00
356,00
175,00
2
350,00
2
350,00
0,00
8 104,50
5 596,00
080,00 4
0
13 433,50
TOTAL
Ministerio de Cultura y Patrimonio
Con oficio 098-DAAC-EE-CSV-YMP-2016 de 21 de octubre de 2016, se solicitó a la Responsable de Bienes del Ministerio de Cultura y Patrimonio, las actas de entrega recepción con las cuales recibió los Implementos Deportivos para el Circo Social o el levantamiento de bienes realizado por parte del Ministerio de Cultura y Patrimonio, donde conste la descripción completa de los bienes que se encuentran en las Bodegas de la Armada, quien con oficios MCYP-CGAF-DA-UB-01-2016 y MCYP-CGAF-DA-UB04-2016 de 31 de octubre y 18 de noviembre de 2016, detalló el siguiente cuadro:
Bien Colchoneta bicolor Colchoneta verde Colchoneta gimnasia
azul
Dimensiones 1,50x1,00x5cm 2,00x1,00x5cm
Cantidad 24 (8 grupos de 3) 8
2,00x2,00x1Ocm
8
pequeña
c Vicepresi dencia de
y ¿jj' s
la República del
66_________________________ E cu a d o r- Proyecto Cir
cos So cial es
Dir ecci ón de Aud itoría de Adm inistr ación Central
Colchonetas rectangular grande Colchoneta mediana azul Mini trampolín Cama elástica regulable
azul
1,50x4,00x30cm
4
2,00x2,00x20cm 1,20x1,20x30cm 6,00x2,80x1,60m
8 8 2
La Responsable de la Unidad de Bienes del Ministerio de Cultura y Patrimonio y la Au ditora de la Con tralor ía Ge ne ral del Estado, su scrib ieron el Acta de Con statac ión Física 2, el 20 de octubre de 2016, en la cual dejaron constancia de la existencia de los implementos deportivos en las cantidades que fueron transferidas al Ministerio de Cultura y Patrimonio, además, se informó: “...Los imp leme ntos se encuentran almacenado s en la Bodega de la Armada, sin uso y sin cumplir con el objeto contractual para el cual fueron adquiridos por la Vicepresidencia de la República...’’. Alca ldía de la Mu nicipa lid ad de Loja La Directora de Educación, Cultura y Deporte, la Jefa de Cultura, el Coordinador del Circo Social Pedagógico Municipal de Loja y la Auditora de la Contraloría General del Estado de la Delegación de Loja, suscribieron el Acta de Constatación Física el 23 de noviembre de 2016, en la que consta textualmente lo siguiente: "... A la fecha de la co ns tatación físic a, tanto la Directora De pa rta men tal, la Je fa de Cultura y el Coordinador del Circo Social en Loja, no disponen de ninguna acta de entrega recepción, de los bienes en referencia...- En la bodega del Circo Social existen bienes circenses tales como colchonetas, mini tanp (sic), materiales de seguridad de aéreos, vestuari o y materiales didáct icos, entre otr os que son destinados para la ejecución de las labores pr opias del Cir co, que en su mayoría han sido adquiridos p or el Municipio de Loj a, inventari o que no cons tan los bienes objeto de la constatación física solicitada...”. De acuerdo al Acta de constatación física, se concluye que, en la Alcaldía de la Municipalidad de Loja, no se localizaron los bienes que se encuentran a cargo de la Directora de Educación, Cultura y Deporte, según consta en memorando VPR-2012254 88-M, de 26 de octub re de 2012, gene rándos e un faltante implementos depo rtivos d e los cuales se desconoce
de 13 433,50 USD en
su ubi cación.
Dirección de Desarrollo Social Tena Según Acta de constatación física de 22 de noviembre de 2016, suscrita por la Especialista Provincial de Auditoría 2 de la Contraloría y por el Técnico de Compras Públicas y la Asistente de Bodega de la entidad, se determinó los siguientes resultados:
S pJ & h / a y ¿a p / i? Vicepresi dencia de la Repúb
< li ca del Ecuad
________
67
___________________________________
or - Proyecto Circos Sociales
Dir ecci ón de Aud itoría de Administración
Descripción del bien
Precio Unitario USD
Dirección de Desarrollo Social Tena Cantidad entregada
i Camas elásticas regulables i reglamentarias base metálica resortes | acerados teji da de colchoneta malla de protección (6.00poli-nylon m ancho y
Constatado equipo de auditoría
Precio Total entregado USD
Cantidad constatada
1
400,00
4
1 600,00
4
1 600,00
0,00
175,00
4
700,00
2
350,00
350,00
155,00
4
620,00
4
620,00
0,00
130,00
4
520,00
4
520,00
0,00
48,00
85
4080,00
84
89,00
4
356,00
0
0,00
356,00
175,00
2
350,00
2
350,00
0,00
(2.00 m x 2.00 m x 0,10 m), con revestimiento de tela corosil de alto tráfico de color azul, garantía de uso de dos años. Colchonetas tipo tatami bicolor tipo rompecabezas plegables importada (1,00 m x 1,00 m x 0,025 m), garantía de uso de dos años. Colchonetas de salto lona americana esponja especial cauchosa (2.00m x 1.00 x 0.05 m), garantía de uso de dos años, con revestimiento de tela corosil Colchonetas de salto lona americana esponja especial cauchosa (1.50m x 4.00 x 0.30 m), con revestimiento de tela corosil de alto tráfico de color azul, garantía de uso de dos años. TOTAL
0
Diferencia USD
5 207,50
x 2,80 m de largo x 1.60 d e altura) Mini-trampolín regulables base metálica 24 resortes acerados colchonetas de protección (1,20 m de ancho x 1,20 m de largo x 0,30 m de altura) Colchonetas gimnasia tipo g alleta lo na americana esponja especial compacta (1.50 m ancho x 3.00 m de largo x 0,05 m de altura), garantía de uso de dos años, con revestimiento de tela corosil de alto tráfico de color azul) Colchonetas de salto o colchoneton lona americana esponja especial cauchosa (2.00 m x 2.00 m x 0,20 m), garantía de uso de dos años, con revestimiento de tela corosil de alto tráfico de color azul. Colchonetas de salto o colchoneton lona americana esponja especial cauchosa
207,50 5
Precio Total Constatado USD
Central
0,00
433,50 13
4032,00
472,00 7
961,50 5
Como se detalla en el cuadro precedente, se evidenció que los Implementos Deportivos adquiridos para el Circo Social y entregados a la Dirección de Desarrollo Social Tena, no fueron localizados en su totalidad, generando un faltante de implementos deportivos de los cuales se desconoce su ubicación por 5 961,50 USD.
Por lo expuesto, como resultado del total de las constataciones físicas realizadas, a los Implementos Deportivos adquiridos para el Circo Social con Contrato 646 de 7 de junio de 2012, por 80 121,00 USD excluido IVA, se obtuvo una diferencia en menos por 24 991,00 USD, por lo que el Analista del Proyecto Programa Ecuador Alegre y Solidario, al ser quién suscribió el Acta Entrega Recepción de los equipos, no evidenció
y ¿>cfa Vicepresi dencia de l a R epública del
68
_____________________________
Ecu ado r - Proyecto C
ir cos S ociales
5 207,50
48,00
Dire cci ón de Au ditoría de Adm
inistración Ce
ntral
documentadamente, la posterior entrega y custodia de los bienes a las diferentes ciudades designadas para la ejecución del Proyecto Circo Social, inobservando el artículo 3 “Del procedimiento y cuidado” del Reglamento General para la Administración, Utilización y Control de los Bienes y Existencias del Sector Público y la Normas de Control Interno 406-06 “Identificación y Protección” y 406-07 “Custodia”.
Conclusiones
-
El Sec retario General de la Vicepres idencia de la República y la Rep rese ntan te de MIKE'S BOOK, suscribieron el contrato 646, el 7 de junio de 2012, cuyo objeto fue la fabricación de implementos deportivos para el Circo Social, por 80 121,00 USD excluido el IVA.
-
El Analista del Proyecto Programa Ecuador
Alegre y Soli dario , según Ac tas de
entrega recepción , de 31 de octubre, 1 y 5 de noviembre de 2012, recibió los equipos de implementos deportivos; sin embargo, el equipo de control, no tuvo evidencia documental que el servidor, haya efectuado la entrega formal de los bienes en las provincias de Azuay, Loja, Pichincha y Ñapo.
-
De la cons tatación física realizada por permanecían,
sin
una
adecuada
auditoría, se
orientación,
determ inó que lo s bienes
conservación
y
cuidado,
determinándose una diferencia en menos de los implementos deportivos por 24 991,00 USD. Recomendación Al Coordinador General Administrativo Financiero 16. Dispondrá
al Direc tor de Gestión Admin istrativo, que en conju nto con la respons able
de Bienes del Ministerio de Cultura y Patrimonio realizará un informe de los bienes que fueron adquiridos para el Proyecto Circo Social y entregados a las diferentes entidades en forma periódica y validarán el uso de los mismos.
CPA. Ing. Mir r Iñiguez Directora de Auditoría de Administración Central
69 Vicepresi dencia de l a R epública del Ecuado
r - Proyecto Circos So
cial es
