AUDITANDO ISO 14001
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OBJETIVO
Orientar al auditor respecto a los elementos mínimos que conforman un sistema de gestión ambiental para cumplir con lo requerido por ISO 14001:2004
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AUDITANDO ISO 14001:2004
Recordemos que la auditoría al SGA se efectúa para:
a. Determinar si ha sido adecuadamente implantado y se mantiene b. Presentar los resultados de este proceso a la dirección
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AUDITANDO ISO 14001:2004
Para determinar si el SGA ha sido adecuadamente implementado y se mantiene, el auditor debe: 1.Conocer los criterios de auditoria* 2.Obtener evidencias de implantación 3.Comparar evidencias con criterios 4.Establecer si el SGA cumple *Tanto aquellos contenidos en ISO 14001 como legales e internos
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MODELO DE SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL Mejora continua del desempeño del SGA Revisión gerencial Verificación
Política ambiental Planeación Implantación y operación
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NORMA ISO-14001: ESTRUCTURA 1.
Alcance
2.
Referencias normativas
3.
Definiciones
4.
Requisitos del S.G.A.
4.1 Requisitos Generales 4.2 Política Ambiental 4.3 Planeación 4.4 Implementación y Operación 4.5 Verificación 4.6 Revisión por la Dirección 6
4.2 Política Ambiental Directrices e intenciones generales de la organización, relacionada con el desempeño ambiental y formalmente expresada por la Alta Dirección. La alta dirección debe asegurarse: Se encuentra dentro del alcance definido para el Sistema de Gestión Ambiental. Es acorde a los aspectos ambientales significativos
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4.2 POLÍTICA AMBIENTAL
¿Qué evidencias buscar? 1. 2. 3.
4.
de ica t í l Po
(S SGI
) GA
Respaldo absoluto de la dirección Congruencia política-objetivos-SGA Compromisos documentados de: mejora continua prevención de contaminación cumplimiento legal y otros Observancia por el personal Disponibilidad a partes interesadas
¿A quién entrevistar? A todo el personal, atendiendo a su puesto 8
4.3 Planeación
8 4.3.1 Identificación de Aspectos ambientales y evaluación de su significancia
8 4.3.2 Identificación de Requerimientos legales aplicables y otros a los que se encuentra suscrita la organización
8 4.3.3 Objetivos , metas y Programa (s) 9
4.3.1 Aspectos Ambientales “ Elemento de las actividades, productos o servicios de una Organización, que puede interactuar con el entorno ” REGISTRO DE REQUISITOS LEGISLATIVOS
COMUNICACIONES (Identificación) EVALUACIÓN Y REGISTRO DE ASPECTOS
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4.3.1 Aspectos Ambientales
8 La organización debe establecer y mantener un procedimiento (s) para: • Identificar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios dentro del alcance definido para el SGA , en donde pueda tener control o influencia tomando en cuenta nuevos desarrollos, modificación o nuevas actividades, productos o servicios. • Determinar cuales de éstos tienen o pueden tener impactos ambientales “significativos” 8 La Organización debe mantener actualizada esta información y tomar en cuenta estos al establecer, implementar y mantener el SGA.
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4.3.1 Aspectos Ambientales ASPECTO AMBIENTAL IMPACTO (S) AMBIENTAL (ES) SIGNIFICATIVOS ASPECTO AMBIENTAL SIGNIFICATIVO
NO SIGNIFICATIVOS S.G.A. S.G.A.
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4.3.1 Aspectos Ambientales 8Los procedimientos deben considerar: 8Identificación de aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios 8Determinación de los que pueden tener impactos ambientales significativos sobre el medio ambiente 8Tomar en cuenta los aspectos ambientales significativos en el SGA Considerar: • Aspectos directos e indirectos • Condiciones normales y anormales de operación • Incidentes, accidentes y posibles situaciones de emergencia • Actividades pasadas, presentes y proyectadas
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4.3.1 ASPECTOS AMBIENTALES ¿Qué evidencias buscar? 1. Procedimiento implantado 2. Registros de identificación/evaluación de aspectos e impactos ambientales significativos y su actualización 3. Conocimiento cabal por el personal ¿A quién entrevistar? Al personal que genera el aspecto ambiental significativo 14
4.3.2 Requerimientos Legales Y Otros
8La
organización debe establecer y mantener un procedimiento para identificar y tener acceso a todos los requisitos legislativos y códigos aplicables al control de los aspectos ambientales.
8El procedimiento debe determinar como aplican dichos requerimientos a los aspectos ambientales.
8La
organización debe tomar en cuenta los requerimientos cuando establezca, implemente y mantenga el SGA.
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4.3.2 REQUISITOS LEGALES Y OTROS ¿Qué evidencias buscar? 1. 2. 3. 4. 5.
Procedimiento implantado Registros de identificación Registros actualizados Comunicación al personal Acceso y observancia por el personal
¿A quién entrevistar? Mandos altos y medios involucrados 16
4.3.3 Objetivos, metas y Programas Ambientales
8Objetivos Ambientales
Fines generales consistentes con la política ambiental establecidos por la organización y que esta pretende alcanzar.
8Metas Ambientales
Requisitos de desempeño, aplicable a la Organización o a partes de ésta, que tiene su origen en los objetivos ambientales y se deben establecer y cumplir para alcanzar dichos objetivos.
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4.3.3 OBJETIVOS Y METAS ¿Qué evidencias buscar? 1. Procesos de análisis para establecer objetivos y metas, documentados 2. Objetivos y metas congruentes con la política 3. Registros actualizados 4. Observancia cabal por el personal 5. Recomendable buscar indicadores ¿A quién entrevistar? Mandos altos y medios involucrados 18
4.3.3 PROGRAMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL ¿Qué evidencias buscar? 1. Programas documentados para cumplimiento de objetivos y metas, estableciendo: • actividades • responsables • recursos • tiempos Nota:
conforme aplique deberán considerarse en estos programas a los proyectos nuevos
¿A quién entrevistar? Mandos altos y medios involucrados
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4.4.1 Estructura y Responsabilidad
8La
Gerencia de la Organización debe asegurar la disponibilidad de los recursos esenciales para establecer, implementar , mantener y mejorar el SGA.
8Las
funciones, responsabilidades y autoridad deben ser definidos, documentados y comunicados para facilitar una efectiva administración ambiental.
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4.4.1 Estructura y Responsabilidad
Dirección
Representante Personal Subcontratistas
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4.4.1 Estructura y Responsabilidad Las funciones del representante de la Gerencia son:
• Asegurar que el S.G.A. está definido, implantado y mantenido, de acuerdo a los requerimientos de la Norma
• Comunicar a la Gerencia acerca del desempeño del S.G.A., que permita llevar a cabo revisiones incluyendo recomendaciones de mejora.
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4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad ¿Qué evidencias buscar? 1.
2. 3.
Responsabilidades de los administradores en: - sección del manual y/o - manual de descripciones de puesto y/u - organigrama de administradores del SGA - asignación recursos Responsabilidades específicas a procedimientos Observancia cabal por el personal
¿A quién entrevistar? Dirección, Representante y demás personal 23
4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia 8La Organización debe: 8Asegurar que el personal que realice tareas para ella o en su nombre (contratistas), que potencialmente puedan causar uno o varios impactos ambientales significativos identificados por la organización sea competente en base a educación, formación o experiencia Identificar las necesidades de formación relacionadas con sus aspectos y su sistema de Gestión ambiental • Establecer un procedimiento para que el personal tome conciencia de la importancia del cumplimiento de la Política Integral (medio ambiente), de los procedimientos ambientales, requisitos del SGI (medio ambiente), beneficios ambientales de un mejor desempeño personal. • Las consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos establecidos
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4.4.2 COMPETENCIA, FORMACION Y TOMA DE CONCIENCIA
¿Qué evidencias buscar? 1. 2. 3. 4. 5.
Registros de evaluación de competencias Registros de DNC´s, programa de capacitación Registros de capacitación del personal Procedimientos para concienzar al personal Registros de la competencia del personal
NOTA: puede requerirse un programa de capacitación
¿A quién entrevistar? Recursos humanos, capacitación, personal operativo
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4.4.3 Comunicación 8 La Organización debe establecer y mantener procedimientos para:
• Recibir • Documentar • Responder a las comunicaciones internas entre los diferentes niveles y externas con terceras partes 8 La organización debe decidir y documentar si esta comunicación externa esta relacionada con los aspectos ambientales significativos y establecer e implementar métodos para esta comunicación externa.
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4.4.3 COMUNICACIÓN ¿Qué evidencias buscar? 1. Procedimientos implantados 2. Registros de: - comunicación interna - recepción, análisis, documentación y respuesta 3. Validar eficacia de comunicación en ambas vías a través de entrevistas a todos los niveles ¿A quién entrevistar? Dirección, Representante, Recursos humanos
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4.4.4 Documentación del S.G.A. 8La documentación del SGA debe incluir:
• La política ambiental, objetivos y metas. • Descripción del alcance del SGA. • Descripción de los principales elementos del SGA y su interacción y referencia a los documentos relacionados.
• Registros requeridos por esta norma • Documentos y registros definidos por la organización para asegurar la eficacia de la planeación, operación y control de los procesos relacionados con los aspectos ambientales significativos
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4.4.4 DOCUMENTACIÓN DEL SGA ¿Qué evidencias buscar? 1. Manual de SGA* 2. Documentos requeridos por norma y aquellos necesarios para la gestión ambiental 3. Interacciones claras entre documentos 4. Documentos requeridos legalmente * NOTA: son válidos formatos electrónicos e impresos según convenga
¿A quién entrevistar? Representante, Controlador de documentos
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4.4.5 Control de Documentos Los documentos requeridos por el SGA y por la norma deben ser controlados , los registros se consideran un tipo especial de documentos y son controlados de acuerdo a 4.5.4. La Organización debe establecer, implementar y mantener procedimientos para:
• Aprobar documentos para suficiencia antes de su distribución. • Revisión y actualización como sea necesario y reaprobación de documentos. • Asegurar que los cambios y el estado de las revisiones vigentes están identificados.
• Asegurar que las versiones relevantes de los documentos aplicables están disponibles en su punto de uso.
• Asegurar que se encuentran legibles, identificables, identificar documentos de origen externo, controlar su distribución, prevenir el uso de documentos obsoletos, identificarlos cuando se mantengan por cualquier razón.
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4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS ¿Qué evidencias buscar? 1. 2. 3. 4. • •
Procedimiento implantado Acceso a la documentación por los usuarios Documentos periódicamente revisados y actualizados Control de: documentos controlados/no controlados documentos internos/externos
¿A quién entrevistar? Jefes de área, personal operativo
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4.4.6 Control Operacional La Organización debe identificar y planear aquellas operaciones asociadas con los AAS que afecten al medio ambiente, de acuerdo a su política, objetivos y metas, asegurar se efectúan bajo condiciones especificadas mediante:
• Procedimientos documentados para controlar situaciones donde su ausencia pueda llevar a desviaciones de la Política, objetivos y metas ambientales.
• Criterios de operación descritos en los procedimientos • Procedimientos relacionados con los aspectos ambientales significativos identificados de bienes y servicios utilizados por la organización.
• Comunicar estos procedimientos a Proveedores y contratistas • Actividades de mantenimiento
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4.4.6 CONTROL OPERACIONAL ¿Qué evidencias buscar? 1. Identificación de requieren C.O. 2. • • •
actividades asociadas a los AAS que
instructivos documentados, incluyendo: instrucciones para desarrollo de actividades criterios de operación cualitativos y cuantitativos comunicación a proveedores y contratistas
NOTA: el Control Operacional puede consistir en adecuaciones a la operación o las instalaciones
¿A quién entrevistar?
Jefes de área, Personal operativo 33
4.4.7 Atención y Respuesta a Emergencias La Organización debe definir y documentar procedimientos para:
9identificar
condiciones situaciones de emergencia.
que
puedan
originar
9dar respuesta oportuna a estas situaciones. 9prevenir y mitigar los impactos ambientales asociados a tales situaciones.
La Organización debe revisar sus procedimientos después emergencia. En la manera de lo posible, la Organización debe probar sus procedimientos, aún sin ocurrir situaciones adversas.
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4.4.7 ATENCIÓN Y RESPUESTA A EMERGENCIAS ¿Qué evidencias buscar? 1. • • • • 2.
Procedimientos implantados para: identificar situaciones de emergencias prevenir y atender a emergencias mitigar los impactos ambientales registros derivados Evaluación y análisis de los mecanismos (en condiciones reales y simulacros)
¿A quién entrevistar? Dirección, Representante, Recursos humanos
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4.5.1 Seguimiento y Medición La Organización debe establecer, implementar y mantener procedimientos para: Dar seguimiento y medir las características clave de sus operaciones que puedan generar un impacto ambiental significativo
•La documentación de la información del seguimiento del desempeño, controles operacionales y conformidad con objetivos y metas ambientales Considerando: 9Periodicidad 9Registro 9calibrar
indicadores de desempeño
o verificar equipos de seguimiento y medición
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4.5.1 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN ¿Qué evidencias buscar? 1. Procedimientos documentados/implantados para monitorear: • Cumplimiento de objetivos y metas • Desempeño de controles operacionales 2. Registros de calibración y mantenimiento ¿A quién entrevistar? Dirección, Representante, Jefes de área
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4.5.2 Evaluación de Cumplimiento Legal 4.5.2.1 La Organización debe establecer, implementar y mantener procedimientos para:
•La evaluación periódica del cumplimiento legal y mantener registros de estos resultados.
4.5.2.2 Evaluar el cumplimiento con otros requerimientos a los que se suscriba, si así lo desea puede combinar esto con la evaluación de cumplimiento legal o realizarlo por separado, debe también mantener registros de esta evaluación.
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4.5.2 EVALUACION DE CUMPLIMIENTO LEGAL ¿Qué evidencias buscar? 1. Procedimientos documentados/implantados para monitorear: • Cumplimiento legal • Limites máximos permisibles • Instalaciones. • Trámites legales ¿A quién entrevistar? Responsable de cumplimiento legal.
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4.5.3 No Conformidad, Acción Correctiva y Preventiva La Organización debe establecer, implementar y mantener procedimientos para el manejo de no conformidades reales y potenciales y para la toma de acciones correctivas y preventivas. El procedimiento debe incluir identificación y corrección de no conformidades para mitigar los impactos ambientales, análisis de la causa raíz. Aplicación de acciones para evitar su recurrencia. Las acciones correctivas/preventivas deben ser acordes a la magnitud de los problemas e impactos ambientales.
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4.5.2 NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA ¿Qué evidencias buscar? 1. Procedimientos implementados 2. Responsabilidades para la identificación, verificación de acciones correctivas
tratamiento y
3. Registros de NC y su seguimiento (si existen) ¿A quién entrevistar? Jefaturas de área, Representante
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4.5.4 Control de Registros Los registros deben cumplir con las siguientes características: • Legibles • Identificables • Trazables a la actividad correspondiente • Disponibles oportunamente • Recuperables • Protegidos contra daño o pérdida • Retenidos por tiempo definido
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4.5.4 CONTROL DE REGISTROS ¿Qué evidencias buscar? 1. 2. 3. 4. • •
Procedimiento implementado Acceso a los registros por los usuarios Registros actualizados Control de: registros internos/externos eliminación de registros obsoletos ¿A quién entrevistar? Representante, Jefe de seguridad y ecología
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4.5.5 Auditoria Interna Objetivo: Realizar a intervalos planificados auditorías internas de Gestión ambiental, para determinar: Si el sistema de Gestión Ambiental de la Organización es conforme con las disposiciones planificadas para la Gestión ambiental, incluidos los requisitos de ésta norma, se ha implementado y se mantiene. Proporcionar información a la Dirección sobre los resultados de auditoría interna Establecer uno o varios procedimientos
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4.5.5 AUDITORIAS ¿Qué evidencias buscar? 1. Programa de auditorias 2. Procedimientos implantados 3. Registros de NC y su seguimiento (si existen) ¿A quién entrevistar? Dirección, Representante, Áreas auditadas
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4.6 Revisión Gerencial La Alta Gerencia de la Organización debe revisar el Sistema, a intervalos planificados, con la finalidad de asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. Esta revisión debe incluir evaluación de oportunidades de mejora, necesidad de cambios en el SGA, incluyendo la política, objetivos y metas Se deben mantener registros
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4.6 REVISIÓN GERENCIAL ¿Qué evidencias buscar? 1.Evidencias documentales de las revisiones*
*
Demostrar que analizaron resultados de auditorías, avance en objetivos y metas, evaluación de cumplimiento legal, control operacional, no conformidades, incidentes, accidentes ambientales, entre otros; así como evidencias de los acuerdos, existan o no oportunidades de mejora involucradas.
¿A quién entrevistar? Dirección, Representante, Recursos humanos
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¡ADVERTENCIA # 1! Respecto a los procedimientos no requeridos explícitamente como documentados, el auditor no debe presuponer su existencia y solicitarlos. Deberá permitir a la organización que demuestre en la práctica la existencia de este.
procedimiento no implica documento
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¡ADVERTENCIA # 2! El auditor tiene entre sus responsabilidades la de verificar la congruencia entre lo que se piensa, lo que se dice y principalmente lo que se hace.
No olvide verificar que lo que encuentra en documentos sea congruente con lo que se encuentra en las operaciones y por supuesto con lo que se planea originalmente.
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¡ADVERTENCIA # 3!
La redacción de las no conformidades es crítica. El único modo de ser objetivo es exigir únicamente que la organización demuestre el cumplimiento de los requisitos incluidos en: La norma de referencia (ISO14001:2004) La legislación aplicable La planeación y requisitos internos
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¡ADVERTENCIA # 4!
Durante esta presentación se ha recomendado auditar a personal clave respecto a cada cláusula de la norma. El auditor podrá decidir y establecer si requiere entrevistar a otros miembros del personal.
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