Cuestionario de contabilidad computarizada II de la tercera unidad 1. Que actualización hace DacEasy cuando ingresamos un código de un vendedor en la caja de diálogo Facturación. Cuando usted ingrese el código de un vendedor en la caja de diálogo Facturación, DacEasy actualiza la información histórica. 2. Hacer mención de las opciones de la caja de diálogo Editar Vendedores y definir cada uno de ello. Opciones de la caja de diálogo Editar Vendedores Código Introduzca el código para el vendedor hasta de 5 caracteres. Nombre Introduzca el nombre del vendedor, hasta de 40 caracteres. Número de Empleado Introduzca opcionalmente el número de empleado. Territorio Introduzca el territorio para el vendedor si usted quiere crear reportes de ventas acorde con la región. Tasa Introduzca la tasa de comisiones. Cuota Introduzca el monto de ventas de cuál es el incremento de las comisiones del vendedor. Este campo puede ser usado en reportes para compararlo con las ventas totales. 3. Que debemos de hacer para almacenar números de serie en DacEasy. Para almacenar números de serie, usted debería especificar un producto o servicio como en forma serial en el producto o servicio grabado. 4. Hacer mención de las opciones en la caja de diálogo editar números serial. Opciones en la caja de diálogo Editar números Serial Código Producto/Servicio Introduzca el código del producto o servicio por el cual usted almacenará números de serie. Haga clic en Buscar para seleccionar el código desde el archivo Producto, Servicio o Número de Serie.
Número de serie Si usted está agregando un expediente, introduzca un número de serie único por el artículo. Si usted está editando un expediente existente, el número de serie aparecerá. Disponible Seleccione Sí si un número de serie está disponible para ventas. Si el número de serie ya ha sido vendido y usted está grabando información histórica, seleccione No. Tipo de Transacción Especifique el tipo de transacción que usted está introduciendo para serializar el artículo. MR= Mercancía Recibida PR= Devolución de Compra IN= Factura SR= Devolución de Ventas II= Entrada Inventario IO= Salida Inventario. Número Introduzca la factura, orden de compra o número de devolución para la transacción de este artículo. Cliente/proveedor Introduzca el código del cliente o proveedor asociado con esta transacción. Usted puede hacer clic en Buscar para seleccionar el código de la lista. Fecha Introduzca la fecha de la transacción o aceptar la fecha del sistema. Acción Este campo indica si usted está agregando o removiendo el artículo del inventario. Si usted selecciona MR o SR en el tipo de campo de transacción, la Acción del campo es que automáticamente aparecerá Agregar. Este campo aparecerá removiendo si el tipo de transacción es PR o IN. 5. Defina a. Mercancía Recibida Introduzca una transacción de Mercancía Recibida para registrar incrementos en su inventario. Usted puede recibir mercancía con o sin una orden de compra. Para acceder a la caja de diálogo de Mercancía Recibida, seleccione Compras desde el menú Transacciones, y luego seleccione Mercancía Recibida. b. Devolución de Compra Introduzca una devolución de compra cuando el inventario se devuelve al proveedor. DacEasy actualiza el archivo Producto y hace el debido registro en el Libro Mayor cuando la transacción se asienta. c. Factura El campo de factura se utiliza para asignar un número específico de factura a la transacción. Para facturas nuevas, teclee el número de factura. Para ajustar transacciones, teclee el número de la factura existente ó haga clic en Buscar y seleccione el número de la factura.
d. Devolución de Ventas Usted puede dar crédito a la cuenta del cliente en el Libro de Cuentas por Cobrar o en el módulo de Facturación. Si usted quiere incluir inventario o servicios al crédito o imprimir el memo de crédito, deberá poner el crédito en el módulo de Facturación. Aquí se explica cómo introducir un crédito como una devolución de venta en el módulo Facturación. e. Entrada Inventario f. Salida Inventario 6. Que es la Preferencias del Sistema. La carpeta General de la caja de diálogo Preferencias de Sistema le permite customizar preferencias globales de DacEasy. Para acceder la caja de diálogo Preferencias de Sistema, seleccione Valores por Omisión desde el menú Editar, y entonces seleccione Preferencias de Sistema. 7. Que es el Identificador de Estación y fecha de sistema al iniciar. Use este campo para indicarle a DacEasy si desea pedir el Nombre de identificación de la Estación cuando el usuario entra al programa. El nombre de la Estación Identificación no tiene propósito de protección. Ellas están disponibles si usted quiere permitir que cada estación tenga sus propias configuraciones. 8. Diga los elementos que son controlados por cada identificador de estación.
Posición de cada ventana Caja de dialogo Disposición de Reporte configurada por reporte Valores por omisión de Respaldar/Restaurar Configuración por defecto de impresora
9. Para que seleccionamos la opción de activa histórico de transacción de cliente. Seleccione esta opción para mantener una historia de las facturas de sus clientes y pagos. Use la Interrogación y el Publicador para crear un reporte utilizando esta información en la vista de la historia desde la caja de diálogo Editar Cliente. DacEasy solo controla historias de clientes con un Tipo de Cuenta Abierta. 10. Para que seleccionamos la opción activa control de acceso a usuarios. Seleccione esta opción si usted quiere asignar derechos para funciones individuales basados en las Identificaciones de Usuario. Des-seleccione esta opción para apagar el sistema de seguridad de Derechos de Acceso. Nota: Si selecciona esta opción, introduzca su identificador de usuario en la caja de dialogo Editar Acceso de Usuario. 11. Diga cuales son las opciones en la carpeta efectivo. Opciones en la Carpeta Efectivo
Asentar Efectivo En Línea Seleccione este campo para asentar efectivo cuando usted guarde la transacción. Si usted crea un cheque de computadora, DacEasy no asienta la transacción en línea a menos que usted imprima el cheque en línea. Talonario de Cheque Genérico Si usted está utilizando rutinas de pagos en efectivo, usted puede introducir cheques manuales e impresos en computadora de para sus proveedores. Los Cheques manuales son escritos por usted en su banco de libros de verificación, y almacenados por separado en DacEasy. Los cheques de Computadora son pagos introducidos en DacEasy e impresos (por DacEasy) en preformas de cheque usando su impresora. Cuentas por Pagar pre-imprime cheques que son disponibles en dos formas: Continuaalimentación (por alimentador-impresoras alimentadoras) o en una hoja sola (para impresoras láser). Además, si usted está utilizando Contabilidades de DacEasy y Nómina, y usted solo tiene un banco de cuenta para manejar cuentas por pagar o asuntos de nómina. El cheque en partes por general checa si esta en blanco, Contabilidad de DacEasy y la etiqueta de Nómina y llena en los campos requeridos por usted. Para usar cheques para ambas Contabilidades de DacEasy y Nómina, acceda a esta pantalla y responda Sí en este campo. En nómina de DacEasy, acceda a la caja de diálogo Editar Valores por Omisión Preferentes e inicie Nómina para usar cheques generales. Orden Impresión cheque Si usted introduce) o planea introducir) cheques de computadora en la rutina de Pagos en Efectivo para el módulo de Efectivo, usted tiene dos opciones para la orden por el cual DacEasy imprime sus cheques. Seleccione Número de Transacción en este campo si usted quiere checar para imprimir para ordenar el número de transacción en efectivo, esto es en el orden que usted introduzca las transacciones en DacEasy. Seleccione Código si usted quiere que su computadora imprima cheques secuencialmente, por orden del código del proveedor/cliente. Ordenar Facturas de Efectivo Este campo aplica si usted utiliza Pagos en Efectivo y/o rutina de Recibos en Efectivo del módulo de Efectivo. Para todos los tipos de pagos y recibos (excluyendo tipo de efectivo de clientes y proveedores), DacEasy aparece con todas las facturas abiertas en la parte del fondo de la pantalla. Esto le permite a usted seleccionar un pago contra ciertos artículos excepcionales. Tipo de Cheque por Omisión Seleccione el Valor por Omisión para tipos de Cheque en Pagos en Efectivo. Los cheques manuales son escritos a mano. Los cheques de computadora son impresos desde DacEasy para su impresora. La opción seleccionada es usada como omisión en Pagos; sin embargo, puede cambiar el tipo de cheque cuando esté introduciendo los pagos. Tipo de Depósito por Omisión
Seleccione el tipo de depósito a usar por defecto cuando introduzca los recibos. Al imprimir los depósitos en DacEasy Contabilidad, se imprime el total de todos los recibos en efectivo y se lista cada cheque individualmente. La opción seleccionada es usada como omisión en Recibos; sin embargo, puede cambiar el tipo de depósito cuando introduzca los recibos. La carpeta de la caja de diálogo Preferencias de Sistema le permite customizar el modulo de Facturación en contabilidad de DacEasy. Para acceder la caja de diálogo Preferencias de Sistema, seleccione Valores por Omisión desde el menú Editar, y entonces seleccione Preferencias de Sistema. 12. Explique los diferentes métodos de control de producto. Para cada producto que usted teclee, seleccione uno de los tres métodos de control de inventario disponibles. A continuación se da una breve explicación de cada método: Normal: Cuando usted vende un artículo de inventario Normal, DacEasy crea un Pedido Pendiente si usted no tiene suficientes artículos en existencia para surtir la factura. Cuando usted recibe más unidades, utilice la rutina de Surtir Pedidos Pendientes para surtir la orden del cliente. Cuando utiliza el método de control de inventario normal, DacEasy controla unidades en existencia, moneda nacional y tres anos de información histórica. No-inventario: Los productos de No-inventario nunca mantienen unidades en existencia. Usted puede teclear estos productos en generación de facturas, pero no en órdenes de compra o mercancía recibida. Un producto común de no-inventario es distribución. Si usted vende productos a sus clientes pero nunca carga el producto en su inventario, el producto es no-inventario. (los distribuidores son intermediarios entre el cliente y el proveedor.) Utilizando artículos de no-inventario le permite facturar a clientes sin mantener unidades de inventario o valuación. DacEasy mantiene información histórica de producto para artículos de no-inventario. Negativo: El control de inventario Negativo es como el control del Normal en que DacEasy mantiene unidades en existencia, moneda local e información histórica. Sin embargo, si usted no tiene suficientes unidades para surtir una factura, no se crea un Pedido pendiente. Un detallista es un ejemplo de un negocio que pudiera utilizar control de inventario Negativo. Un cliente puede comprar un artículo que no ha sido tecleado en el sistema como mercancía recibida o que no ha sido ensamblada en el modulo de ensamble. Usted debe utilizar el control de inventario Negativo con cuidado. Si usted teclea un artículo en una factura y asienta facturación antes de que usted teclee el artículo como mercancía recibida, usted puede crear un problema con su cifra de existencia en moneda local. DacEasy actualiza los costos promedio y precio de ultima compra de un artículo cuando usted asienta Compras. Por lo tanto, si usted asienta Facturación antes de teclear la mercancía recibida, un artículo es sacado de inventario al costo viejo en vez de al costo más reciente. Debido a esto, es importante teclear y asentar Compras antes de asentar Facturación.
13. Que nos permite la característica de seguridad en Contabilidad de DacEasy. La característica de seguridad en Contabilidad de DacEasy le permite a usted iniciar claves de acceso individuales para usuarios y determinar el nivel de seguridad para cada usuario. Usted puede restringir los módulos, menús y datos disponibles para cada usuario. 14.Como pueden imprimirse las fichas de depósitos en DacEasy. Para imprimir la ficha de depósito
Seleccione Imprimir Efectivo desde el menú Transacciones, y luego seleccione Ficha de depósito. Se muestra la caja de dialogo Imprimir ficha de depósitos.
La cuenta de banco por defecto introducida en la caja de dialogo Cuenta de interfaz se desplegara. Para imprimir depósitos para una cuenta diferente, teclee el número de cuenta o presione Buscar y seleccione la cuenta.
Teclee la fecha a imprimir la ficha de depósito.
Teclee el rango de depósitos a incluir o presione Buscar y seleccione los números de depósitos. Nota: Los depósitos incluyen transacciones asentadas y no asentadas.
Presione Procesar para Accesar a la caja de dialogo Disposición de reporte.
Seleccione la salida, edite la planilla si es necesario y luego presione Procesar para imprimir la ficha.
Imprima el Registro de cheques antes de conciliar. El reporte imprime todos los cheques en el archivo de registro para la cuenta seleccionada y le puede ayudar a cazar la actividad bancaria en DacEasy con la de su estado de cuenta bancario. 15. Para que utilizamos el campo Vía. Use el campo Vía para indicar el método de envío de los artículos en la transacción, por ejemplo UPS. Este campo muestra por defecto el valor introducido en el campo Enviar Vía de la caja de dialogo Editar Proveedor. Puede teclear cualquier valor en este campo o presione Buscar (o F5) para seleccionar un método de embarque introducido en la caja de dialogo Editar método de Embarque. El valor introducido en este campo se aparece en el campo Vía al imprimir el formulario. 16. Basado en que tabla DacEasy calcula el impuesto de la compra. DacEasy calculara el impuesto de compra basado en la tabla de impuesto asignada en el área de la cabecera de la transacción. Este valor es igual al monto total en moneda nacional para los artículos gravables multiplicado por la tasa de impuestos de la compra. 17. Cuáles son los pasos validos en el campo de Número de Artículo.
Artículos: Introduzca el código del artículo o haga clic en Buscar, seleccione Artículos para ver el archivo, y después seleccione el código. Códigos: Para introducir un código de compra, introduzca la letra C seguida de un espacio y después el código. Por ejemplo si tiene un código de cuenta para manejo de cobro de envíos, y el código es ENVIO, entonces introducirá C ENVIO en el campo de número de producto. También puede hacer clic en Buscar, seleccionar el archivo Códigos para verlo, y luego seleccionar el código. Mensaje: Para introducir un mensaje frecuentemente usado desde el archivo mensajes, introduzca M seguido de un espacio y el código del mensaje. Por ejemplo, si programa un mensaje como código 02, “Utilice el muelle del este de la recepción”, podrá introducir M02 en el campo de Número de Artículo para que el mensaje aparezca en la transacción. También puede hacer clic en Buscar, seleccione el archivo Mensajes para verlo, y luego seleccione el código. Descripción: DacEasy le permite introducir texto de libre-forma en la sección de transacciones de compra. Esta línea de descripción no incluye ningún monto en moneda nacional; simplemente es texto incluido en la forma impresa. Para incluir una descripción, teclee D y presione Enter. El cursor avanzara hacia el campo de descripción donde podrá introducir arriba de 40 caracteres de texto en forma-libre. Mensajes Ocultos: DacEasy le permite introducir texto en forma-libre en la sección de transacciones de compra que aparecerán en la pantalla de introducción, pero no en la forma impresa. Para incluir un mensaje oculto, teclee H y presione Enter. El cursor avanzara al campo de Descripción donde podrá introducir arriba de 40 caracteres de texto en forma-libre. Nota: No puede introducir servicios o artículos no-inventariados en las transacciones de compra. 18. Diga cuales son las siglas de “Libre A Bordo”. LAB son las siglas de “Libre A Bordo”. Use este campo para indicar el punto donde termina la responsabilidad de envío del fabricante. El valor que introduzca aquí aparecerá en la parte de LAB en la forma impresa.
