Presentasion Sustentante ELSA MARIA JIMENES. 2011-6241 FRANCISCO VALDEZ MATEO. 2011-6685 RAFAEL ELIAS BELEN. 2011-6847 ORLANDO DE JESUS CASTILO RAMIREZ. 2011-7116
Asignatura Imformatica II
Tema CONTABILIDAD COMPUTARIZADA
Profesor(a) NIEVE LORENZO
Fecha de entrega 17-4-2013
INTRODUCCIÓN
La contabilidad computarizada es una herramienta que consiste en la aplicación de los procedimientos tecnológicos de la computación y los diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de una forma sistemática y automatizada, de las operaciones y demás hechos contables que se suceden dentro de la organización.
Estamos convencidos de la necesidad de reorientar las estrategias para facilitar a las empresas ya que es imposible continuar realizándolo como hace treinta años atrás, la realidad indica que no podemos continuar con los mismos esquemas, la dinámica está entonces, a punto de envolvernos.
LA CONTABILIDAD COMPUTARIZADA
“La contabilidad computarizada es una herramienta que consiste en la aplicación de los procedimientos tecnológicos de la computación y los diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de una forma sistemática y automatizada, de las operaciones y demás hechos contables que se suceden dentro de la organización”.
A finales de los años setenta y comienzos de los ochenta los programas administrativos computarizados, como consecuencia de la globalización de las transacciones comerciales, trajo como consigo la necesidad de contar con información confiable y refinada para la toma de decisiones, así como la emisión oportuna de informes y reportes financieros para un cabal cumplimiento
de
los
deberes
formales
de
la
empresas.
La situación antes mencionada produjo un cambio significativo en la dinámica administrativa de las empresas, por otra parte los entes gubernamentales afinaron y comenzaron a exigir en sus controles en los aspectos laborales y tributarios; situación que dinamizo positivamente los sistemas administrativos, los cuales se fueron adaptando a ese nuevo escenario.
Por otra parte los recursos humanos que deben atender dicha situación, se han preparando sobre la marcha de manera informal. Mientras que las Universidades han permanecido con sus mismos programas de formación en las carreras de las ciencias administrativas, así como el mantenimiento de las mismos recursos y estrategias en el proceso de enseñanza aprendizaje.
Es fundamental un cambio profundo e innovador, no solo en las estrategias, también deben implementarse nuevos recursos ya que la dinámica contable de las operaciones, cambio a la velocidad de la luz, anteriormente las
transacciones se efectúan vía telex, ahora se realizan vía email, se pagaba con cheque o efectivo ahora existen transacciones electrónicas, entre otras.
Los facilitadores deben abrir su mente, sus conocimientos ponerlos al servicio de sus participantes, colaborando y cooperando para que estos se conviertan, en los directores de sus procesos de aprendizajes, creando en ellos los espacios para que compartan los conocimientos adquiridos. La nueva tecnología de la información se basa en mecanismos complejos que se han descubierto en los últimos tiempos: la computación, la microelectrónica y las telecomunicaciones. En cada una de ellas se inventa permanentemente, a un ritmo sorprendente, nuevos materiales, sistemas, herramientas y técnicas cada vez más eficientes. Toda esta combinación de alta tecnología, nos ofrecen oportunidades que pocos hemos imaginado, oportunidades que han alcanzado a hacerse presentes en muchos campos, tal como de su aplicación en la educación y en la Administración. En nuestras universidades normalmente se inicia el proceso de enseñanza en sesiones meramente presénciales, donde el docente es el dueño de la información, la cual es trasmitida de acuerdo a esquemas tradicionales, donde los únicos recursos y materiales son la pizarra y la tiza o marcador. Los profesores de Contabilidad es fundamental que efectúen un cambio en sus estrategias de enseñanza, ya que el aumento de las transacciones y la globalización los registros contables que antes se realizaban a mano, actualmente deben hacerse en tiempo real a la velocidad de luz o muy cerca de ella. Por lo tanto, si los productos que genera la contabilidad se mueven con tal rapidez transportados por ordenadores; los profesores se muevan a la misma velocidad de hace treinta años atrás, lo cual lo desdibuja en el escenario actual.
La computación tiene vital importancia en la educación superior, porque hace posible una amplia gama de simulaciones docentes. En el campo de la Administración y específicamente en la asignatura de contabilidad es indispensable que el estudiante tenga pleno conocimiento del uso de las hojas de cálculo electrónicas para realizar estados financieros, proyecciones y
análisis contables; y que además tenga la experiencia del funcionamiento de un sistema contable automatizado.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA CONTABILIDAD COMPUTARIZADA
VENTAJAS:
* Velocidad * Volumen de producción * Reducción de errores * Pases automáticos al mayor * Obtención de información contable oportuna * Menores costos * Impresión automática de documentos
DESVENTAJAS:
* Disminución en la confiabilidad de la información contable * Complicado Proceso de Auditoria * Costos Elevados de Software y Hardware * Recurso Humano indispensable para el análisis de la información
Los Sistema de Contabilidad Computarizada son los que se valen de computadoras para llevar a cabo los movimientos contables de las cuentas, manejándolas hasta producir las informaciones finales.
Ventajas Que Ofrece Un Sistema Computarizado
• Mediante un Sistema Computarizada se pueden tener procedimientos adicionales del Control Interno. • A través de estos se pueden mantener actualizados los saldos de las cuentas, como las cuentas del mayor auxilia, los registros del inventarios permanente y en
general
la
mayor
parte
de
las
cuentas
del
mayor
general.
• Pueden generar información adiciona casi sin costo extra, ya que mediante el Sistema del Contabilidad puede ser llevado a diario de ventas, y con el computador se puede reordenar esta información para mostrar los totales de las ventas diarias por departamentos de ventas por vendedor y por un producto.
• Se dispone de retroalimentación instantánea a medida que se van realizando las transacciones; la persona que realiza las transacciones tiene acceso inmediato a la información contable útil para ejecutar una transacción corriente.
• Pueden ser pr ocesadas de manera rápida y eficiente grandes cantidades de datos
ahorrando
así
tiempo
en
cada
paso
del
proceso
contable.
Desventajas Que Ofrece Un Sistema Computarizado Para Los Auditores:
• Alto costo de inversión para instalarlo. • Alto y complejo costo de mantenimiento • Alto costo para el entrenamiento del personal • Confiabilidad del Programa (deben ser confiables) • La lógica de estos deben ser comprensibles y con aplicaciones adecuadas. • Alto costo de desarrollo • Numero limitado de reportes y consultas • Estos dependen del sistema de uso en la entidad auditada • Tienen necesidad de mantenimiento
COMPARACION ENTRE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD MANUAL Y COMPUTARIZADO SISTEMA DE CONTABILIDAD MANUAL: Se desarrolla trabajando manualmente, y se utilizan algunas maquinas como sumadoras o calculadoras.
SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA: Se valen de computadores Debido a que estos sistemas les ofrecen muchas oportunidades para logar sus objetivos de maneras eficaces y confiables; y estos brindan diversos beneficios por el uso de estos sistemas, como rapidez, oportunidad, mayor volumen de producción, protección contra errores, realizan pases automáticos al mayor, la preparación automática de informes, la impresión automática de documentos.
SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA. Los conceptos de los diarios especiales y los mayores y los auxiliares se aplican los sistemas de contabilidad computarizada, como también a los sistemas manuales. En consecuencia, los diarios especiales y los mayores auxiliares operan mucho mas fácilmente en los sistemas computarizados. Se ha hecho énfasis en los dos propósitos de los diarios especiales consiste en reducir la cantidad de tiempo destinado a escribir los asientos de diarios y trasladarlos a las cuentas de mayor. En un sistemas computarizado, el contador solamente los asientos de diarios. Todas las escrituras y el traslado a la cuenta de mayor general y del mayor general lo maneja la maquina sin ningún esfuerzo humano adicional.
VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO
La ventaja principal del computador es su increíble velocidad. El tiempo
requerido para que un computador mayorice una transacción o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas millonésimas de segundo. Esta velocidad origina varias ventajas comparativamente con los sistemas de contabilidad manuales, como los siguientes:
• SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS: Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por día. Al procesar volúmenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable, incluyendo el registro de transacciones, su traslado a las cuentas del mayor y la preparación de registros contables, informes y reportes.
• SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS: La velocidad con la que un computador puede procesar los datos, permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar, los registros de inventarios permanentes y las mayorías de las cuentas del mayor general.
• SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA: Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas. Más aun el computador puede además reordenar esta información para mostrar los totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto. • SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES: En los sistemas computarizados en línea de tiempo real (OLRT), el empleado que ejecuta la transacción puede disponer de un Terminal en comunicación directa con el computador. Por tanto, el empleado tiene acceso inmediato a la información
contable
útil
para
ejecutar
una
transacción
corriente.
• SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO: La aprobación de cada venta a crédito, constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades únicas del computador.
Tal procedimiento del control puede no ser práctico en un sistema manual, especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente.
DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES
Los sistemas computarizados también tienen sus limitaciones, pero estas limitaciones son correctivas y podría decirse que son leves en comparación con los grandes beneficios que ofrece a la empresa. Las principales limitaciones son: • Alto costo de inversión al instalar un sistema computarizado • El costo de mantenimiento es alto y complejo • El alto costo en el entrenamiento del personal • Los programas deben ser confiables • La lógica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas • Elevado costo de desarrollo • Limitado numero de reportes y consultas • Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada • Necesidad de mantenimiento del sistema, debido a las modificaciones que habrá tenido la aplicación en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones
En conclusión, podríamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son, en la mayor parte, de índole económica, lo cual para muchos no es preocupante.
COMPARACION ENTRE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD MANUAL Y COMPUTARIZADO
Los computadores se pueden programar para ejecutar tareas mecánicas con una gran velocidad y exactitud. Por ejemplo, se pueden programar para leer informaciones, para ejecutar cálculos matemáticos, para reorganizar los datos en cualquier formato deseado. Sin embargo, los computadores no pueden pensar. Por tanto, no son capaces de analizar las transacciones comerciales. Si la guía humana los computadores no pueden determinar cuales transacciones se deben registrar contablemente o cuantas de deben debitar y acreditar para registrar adecuadamente una transacción. Con estas habilidades y limitaciones en mente, se exploraran los efectos de los sistemas computarizados sobre el ciclo contable básico.
PROGRAMAS DE APLICACIÓN CONTABLE
ContaCHIP • Chaves Informática Programación • Requisitos del hardware: • Procesador 200 MHZ. • 32 MB de memoria. • 100 MB libres de disco duro • Sistema operativo Windows 95/98 • Características: Transparencia Se logra guiando al operador de forma interactiva por display/teclado. Seleccionando lógicamente las respuestas, se obtiene el resultado deseado. De ese modo, personas sin conocimientos de informática pueden efectuar la explotación fácilmente. Adaptabilidad
Hay un fichero que indica a cada programa las características del usuario. De esta forma, procedimientos generales se comportan como programados a medida en el momento de su ejecución. Por otra parte, la separación de procesos permite elegir cualquier nivel de complejidad dentro de la explotación. También se puede partir de utilizaciones sencillas iniciales y progresivamente ir incorporando nuevos procesos a la explotación conforme se vaya teniendo más dominio en su uso. Protección de la información El acceso a los programas queda protegido mediante claves que el responsable puede cambiar periódicamente si lo cree conveniente. Se hace notar que la protección se efectua a nivel de cada programa. Seguridad Los datos son filtrados en el momento de su introducción, evitando perdidas de tiempo en repaso y corrección de errores. Flexibilidad Los niveles de totalización del plan de cuentas son indeterminados y no es necesario especificarlos previamente. Solo es imprescindible confeccionar un plan de cuentas adecuado a las necesidades de la empresa, pudiendo evitar en los desarrollos de los códigos dígitos de relleno si se cree oportuno. La codificación es libre aunque ha de ser numerica y los desarrollos siempre serán en base a múltiplos de diez respecto al nivel anterior (x10, x100,x1000 etc.). No
es
necesaria
la
uniformidad
de
códigos
ni
de
niveles.
El proceso diario puede efectuarse aunque no se haya cerrado el período o ejercicio anterior. Esto permite tener siempre actualizadas todas las cuentas y subcuentas a falta solo de los asientos de cierre. Multiusuario Excepto en determinados procesos (ejem. Cierre/Apertura), se hace posible la
explotación simultánea de los programas desde varios terminales ya sea actuando sobre los mismos ficheros o sobre ficheros independientes. Contabilidad analítica
CONTABPRO • Serinfo Automotriz S.A. • Requisitos del hardware: Computador con Windows 98, 2000, XP, ME • Características: Es un programa ideal para manejar la contabilidad general de una o varias empresas. Este programa es tan flexible que se puede configurar para usar la contabilidad desde una microempresa hasta una empresa mediana. Además de las denotadas virtudes de nuestra versión básica, l a Contabilidad profesional emite el libro de compras, libro de ventas y libro de retenciones.
• Funcionalidad - Plan de Cuentas a cinco Niveles - 24 meses de proceso en línea - Cierres mensuales - Cierre y Apertura Anual - Cuentas Corrientes x Cobrar y Pagar - Control de Flujos de Vencimientos x Cobrar y Pagar - Control de la Cobranza - Generación de Pagos Masivos - Conciliaciones Bancarias - Generación de Libros Contables - Generación de Informes Financieros y Balances - Generación de Reportes a Medida - Emisión de Certificados a Medida
- Emisión de Resumen de I.V.A. - Control y Administración de Multi-Moneda.
CONTASOl Sistema operativo: Win 2000/XP/2003/Vista Licencia de uso: Freeware (Gratis) Fecha: 10/01/2010 Autor: Sistemas Multimedia y de Gestión, S.L. Web: http://www.sistemasmultimedia.com/ Tamaño: 51,2 MB
ContaSol es un programa profesional de contabilidad general del que te sorprenderá su potencia, rapidez y flexibilidad en la introducción de datos, consultas e informes. El programa cubre con creces todas las necesidades del departamento de contabilidad de una empresa, incluyendo herramientas como punteo, búsquedas por importes, búsquedas por conceptos, programación de Balances de situación y Pérdidas y Ganancias, control presupuestario, inventario del inmovilizado, impresión de modelos oficiales, etc.Sus funciones abarcan cualquier necesidad de un departamento de contabilidad, incluyendo control de asientos, libros, informes, analítica, utilidades extra y facturación. Soporta múltiples empresas, usuarios, ejercicios y diarios, además de disponer controles de acceso por usuarios, soporte de redes locales y bases de datos Access.
Las principales características de ContaSol son: - Aplicación multiusuario y multiempresa, válida para d iferentes ejercicios, con control de accesos por usuario. - Inclusión de conceptos prefijados y conversión al nuevo PGC 2008. - Contabilidad analítica/costes.
- Funcionamiento bajo red local y bajo Terminal Server. - Uso de bases de datos MS-Access. - Generación de informes en PDF y en Excel. - Representación gráfica de las estadísticas. - Realización de copias de seguridad desasistidas. - Importación de datos de ficheros ASCII/Excel y de otros programas. - Inclusión del módulo de facturación. - Impresión de modelos oficiales. - Sin límite de asientos. - Actualizaciones automáticas
CECONTA Sistema operativo: Win 95/98/Me/NT/2000/XP Licencia de uso: Shareware Fecha: 13/01/2006 Autor: Ceginfor Web: http://www.ceginfor.es/ Tamaño: 7,68 MB
CeConta es un programa informático que permite llevar la Gestión Contable de Empresa. El programa se caracteriza por: ser multiempresa y multiejercicio; permite gestionar asientos en tiempo real y diferido; incorpora múltiples opciones con las que podremos ordenar, localizar y modificar los asientos; efectúa extractos de las cuentas; contabiliza automáticamente las facturas; localiza de forma automática los descuadres; gestiona los vencimientos; tiene opciones de libro mayor; permite gestionar impuestos; y mucho más. Funcionalidad • Gestión de asientos en Tiempo Real y diferido
• Múltiples opciones para la ordenación, localización y modificación de asientos • Extractos de cuentas • Contabilización automática de facturas • Detección automática de descuadres • Gestión de vencimientos • mayor • Registros de Itbis • Balances normal y abreviados definibles • Generación automática de asientos de amortización, regularización, cierre y apertura de ejercicio • Gestión de la memoria e informe de la Gestión • Ratios financieros • Origen y aplicación de fondos • Acta de Junta General de Accionistas • Gráficos estadísticos definibles
ContaWin ContaWin Office es una excelente y completísima aplicación creada para llevar la contabilidad profesional y financiera de empresas. Su mayor virtud es trabajar con tecnología ADO y su capacidad de trabajo para multiempresa. Permite la asignación de varias tareas para cada una de los módulos de la aplicación, así podrás llevar varios ejercicios contables simultáneamente, un multidiario, varias formas de divisa, capacidad de ser usado por varios usuarios distintos y varios idiomas aparte del español. Pero lo que más destaca de ContaWin Office es su absoluta compatibilidad con Microsoft Office 2000, lo que permite la exportación e importación de los datos a cualquiera de los programas de Microsoft: plantillas en Excel, datos a Outlook, tabla dinámica de análisis de datos, etc.
Además, ContaWin Office permite la búsqueda avanzada de todos los tipos de datos siendo el propio usuario el que establece los filtros de búsquedas. Otras propiedades destacadas son previsualizaciones de modelos fiscales, balances, cierres, facturación, amortización, contabilidad, memorias, etc.
CONCLUSION Los Sistemas de Contabilidad Computarizados o Automatizados (como muchos lo llaman) han formado parte de las herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace más de 40 años, hasta tal punto que hoy en día son el motor de las operaciones de muchas de ellas, proporcionando así información oportuna, ahorro de tiempo y dinero. Esta característica ha permitido a los ingenieros en sistemas y a los propios contadores el buscar la forma de satisfacer de una manera más completa las necesidades en las que se ve envuelta la empresa; por lo que han creado Sistemas Computarizados de Contabilidad que brindan los mismos beneficios que ofrecen los Sistemas de Contabilidad Manual, pero más eficientes y con menos posibilidad de errores.
A través de todo el contenido de nuestro trabajo, trataremos de explicar la Problemática
del
año
2000
frente
a
los
Sistemas
de
Contabilidad
Computarizados, como están enfrentando los empresarios este problema, y cuales
medidas
se
están
tomando
para
combatir
este
inevitable
acontecimiento.
El propósito fundamental de nuestra investigación, es proporcionar más información sobre esta problemática, que trae de cabezas al mundo, para así contribuir a aclarar las tantas conjeturas que se han venido formando; y de esta forma permitir que esté al alcance la documentación necesaria para que las personas puedan empaparse del asunto y tomar las decisiones oportunamente.
BIBLIOGRAFIA
http://contawin-office.programas-gratis.net/
http://www.programadecontabilidad.cl/software/profesional.htm
