INTRODUCCIÓN Los cambios en los negocios, en su entorno interno y externo han obligado a todas las organizaciones con fines o sin fines de lucro, a buscar medios para solucionar los problemas que se vayan presentando, razón por la cual se necesita mecanismo y herramientas que ayuden a tomar decisiones bajo planificación previa. Una de las herramientas administrativas más importantes es el sistema de control interno. La misma es de gran ayuda para afrontar los problemas de manera ordenada y sistemática sin desviarse de los objetivos de la empresa. El control interno tiene diferentes enfoques los cuales deben abarcar cada parte de la organización, empieza desde la definición clara de los objetivos por cada área o centro de operaciones y continua con la creación de códigos, normas, políticas y manuales hasta anexar todo los procesos dentro de la empresa con el fin de emitir informes tales como: financieros, administrativos, tributarios, contables, los mismos que deben ser confiables para la medición del cumplimiento de sus funciones y objetivos. Así mismo los diferentes estudios han dado un gran impulso a la importancia del control interno, uno de los más relevantes es el informe COCO Y COSO el mismo ha tenido gran aceptación por parte de muchos organismos y le dio relevancia necesaria. Por otra parte se recuerda que en la auditoria ya sea en cualquier tipo relacionado con lo financiero tributario etc. Hay que recordar que la primera parte y la más importante es la evaluación del control interno, es decir, al poner énfasis en el desarrollo constante y continuo en el diseño y aplicación de este se reduce futuros problemas en auditorías externas Finalmente hay organizaciones que no tienen conocimiento del control interno porque no han conceptualizado su importancia, muchas poseen sistemas los cuales se han ido formado a base de experiencias el resultado no es el mejor: ya que si continúan sus operaciones existe gran pérdida de tiempo y recursos, o el tropiezo es fatal y se quedan en el camino Para una mejor comprensión del tema y con la idea de que se evolucione en el conocimiento de la herramienta de auditoría que se desarrolla, este trabajo se estructura de la siguiente manera: Capítulo I: Antecedentes; se detalla en mención trabajos que sustentan la importancia del control interno a través de investigaciones dentro del contexto internacional y nacional. 1
Capitulo II: Generalidades del control interno; se hará mención de los conceptos relevantes e importantes sobre el control interno sustentado con autores que respaldan el tema en cuestión. Capitulo III: Riesgos y sistema de control interno en enfocado al aspecto tributario y contable Capitulo IV: Caso práctico de control interno enfocado al aspecto tributario y contable Es así que el objetivo del presente trabajo es aportar los conocimientos necesarios para que el auditor utilice el sistema de control interno desarrollado por la empresa, como un procedimiento de auditoría para el cumplimiento de los objetivos del trabajo, y ello le permita la ejecución de una auditoria más eficiente. Así que con esto contribuiremos al continuo mejoramiento de las concepciones respecto al control interno y el sistema de control interno aplicado en las actividades de cada organización dentro de sus actividades internas con respecto a las áreas o departamentos que lo conforman.
Los estudiantes
2
ÍNDICE
2
DEDICATORIA 3
INTRODUCCIÓN CAPITULO I ANTECEDENTES 1.1.
A NIVEL INTERNACIONAL
6 6 6
1.2.
A NIVEL NACIONAL
8
CAPITULO II GENERALIDADES CONTROL INTERNO 2.1.
DEFINICIÓN
11 11 11
2.2.
IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO
12
2.3.
TIPOS DE CONTROL INTERNO
15
2.4.
AMBIENTE Y ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
16
2.5.
LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO
18
2.6.
EVOLUCIÓN EN LA APLICACIÓN DEL CONTROL INTERNO
18
3.1.
CAPÍTULO III RIESGOS DE CONTROL INTERNO DEFINICIONES DE RIESGO
22 22 22
3.2.
TIPOLOGÍA DE LOS DIFERENTES RIESGOS DE UNA AUDITORÍA
30
CAPITULO IV EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 4.1. DEFINICIÓN
35 35 35
4.2. OBJETIVOS
35
4.3. ELEMENTOS Y FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
36
4.4. MÉTODOS DE PROCESAMIENTO O TRANSFORMACIÓN
37
CASO PRÁCTICO
42
3
CAPITULO I ANTECEDENTES Los antecedentes están referidos a estudios previos y relacionados con el tema en cuestión, es decir, trata de trabajos sobre control interno, con el objeto de analizarlos y extraer de ellos posibles alternativas que permitan cumplir con la ejecución de la monografía en mención. 1.1. A NIVEL INTERNACIONAL El trabajo realizado por Rivas, J. (2001) en su investigación titulada ‘’Propuestas de estrategias para agilizar la gestión de cobro en la empresa’’ “Procesamientos de Datos Contables S.R.L.” tiene entre sus principales conclusiones establecer propuestas para lograr un control eficiente en los procedimientos, operaciones y acciones. Es común escuchar, que actualmente se debe utilizar el control interno como el principal instrumento de trabajo, no sólo mejora lo anteriormente descrito, sino que además optimiza los recursos y permite el ahorro de tiempo, Su relación con esta investigación permite observar que los planes gerenciales no pueden ser elaborados en base a sucesos no previstos; en tanto que el control interno permite lograr los objetivos y metas trazadas por la organización, por lo que una buena implantación del sistema, es la única garantía para mejorar los procesos, procedimientos, rentabilidad o cualesquiera otro aspecto administrativo en la empresa. Sánchez, M. y Sánchez, Y. (2001) en su investigación titulada “Análisis del sistema computarizado GX ADMIN, utilizado en la empresa Intercable” donde se trabaja con proveedores, caja y banco, poseen fallas que traen como consecuencia atrasos en la entrega de información. Al analizar el programa se establece que con la creación de este sistema mejorará considerablemente las operaciones administrativas – contables de la 4
empresa. Al realizar el estudio correspondiente, y al obtener información de las personas que manejan dicho sistema, se encontró lo que se puede llamar las ventajas en su utilización. Dentro de estos podemos contar: que ofrece una gran rapidez, maneja un gran volumen de operaciones, reduce en gran medida los errores. La investigación se asemeja en gran parte a esta, por lo cual se obtiene un apoyo, en lo relacionado al módulo de caja del sistema GX ADMIN. Hernández, D. (2007) en su investigación titulada “Deficiencias de control interno en el proceso de ejecución presupuestal” y cuyas conclusiones se remiten a: se ha determinado la existencia de deficiencias del sistema de control interno en el proceso de ejecución presupuestal, las mismas que afectan la ética, prudencia y transparencia de la gestión y tienen que superarse con la implementación de un sistema de control interno para los hospitales del sector salud, en el marco de las normas de control interno para el sector público. Si bien es cierto que un sistema de control interno por más eficiente que sea no es garantía de una buena gestión, sin embargo un sistema de control interno deficiente no es facilitador para el desarrollo del proceso de ejecución presupuestal; por tanto recomendó la implementación de un sistema de control interno en los hospitales del sector salud en el marco de mixtura de las normas de control interno para el sector público, las normas del proceso de ejecución presupuestal, los preceptos contenidos en el informe internacional COSO (committee of sponsoring organizations of the commission) y los nuevos paradigmas de la gestión y control institucional: ética, prudencia y transparencia de la gestión. La reciprocidad de esta investigación con la presente se basa en todo lo expuesto sobre el control interno, lo que sirve como una buena guía del tema. Viloria, N. (2005) en el artículo publicado sobre los factores que inciden en el sistema de control interno concluye que: El sistema de control interno debe estar interrelacionado con todas las actividades de la organización, debido a que debe incluir las medidas necesarias para que la gerencia pueda realizar un seguimiento eficaz a todos sus recursos. Es mucho más que un instrumento dedicado a la prevención de fraudes o al descubrimiento de errores accidentales en el proceso contable; constituye una ayuda indispensable para una eficiente administración. Todo lo dicho en el artículo se utilizó como apoyo en la redacción de esta investigación.
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Garrido, B. (2011). En su tesis denominada: “Sistema de Control Interno en el Área de Caja del Instituto Universitario Tecnológico de Ejido”. Tesis pregrado Universidad de los Andes. Republica Boliviana de Venezuela. Nos menciona que el sistema de control interno debe estar orientado hacia la aplicación de la optimización del tiempo, y la organización de la información, como parte de las estrategias del control interno, para así cumplir con las metas y los objetivos. Rojas,W. (2008). En su tesis: “Diseño de un sistema de control interno en una empresa comercial de repuestos electrónicos”. Tesis de Maestría. Universidad de San Carlos de Guatemala facultad de ciencias económica sostiene; Que el control interno debe ajustarse a las necesidades y requerimientos de cada organización, debe consistir en un sistema que permita tener una confianza moderada de que sus acciones administrativas se ajustan a los objetivos y normas (legales y estatutarias) aplicables a la organización y un excesivo control puede ser costoso y contraproducente. Además, debe tenerse cuidado al diseñarlo, porque las regulaciones innecesarias limitan la iniciativa y el grado de creatividad de los empleados. Ochoa, C (2011).En su tesis “Importancia del control interno en inventarios”. Tesis de pregrado Universidad de Michocana de San Nicolás de Hidalgo hace referencia; a la importancia que está adquiriendo el control interno en los últimos tiempos, a causa de numerosos problemas producidos por su ineficiencia hizo necesario que los miembros de los consejos de administración asumiera de forma efectiva, unas responsabilidades que hasta ahora se habían dejado en manos de las propias organizaciones de las empresas. Por eso es necesario que la administración tenga claro en qué consiste el control interno para que pueda actuar al momento de su implantación. 1.2. A NIVEL NACIONAL Effio, F. (2011 pag 90-91). En su libro. “Manual de auditoría tributaria: planeamiento, ejecución, informe, caso práctico integral”. PerúV.1. Nos expresa; Es el plan de organizaciones entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinadores que tienen por objetivo obtener información segura, oportuna y confiable, así como promover la eficiencia de operaciones de adquisición y compra. Esta cuenta registra los aumentos las disminuciones de las operaciones de mercancía, al contado, a
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crédito o con garantía documental, las cuales constituye en el objetivo o giro principal de la entidad, registradas a precio de costo de adquisición. Desde tiempos remotos, el ser humano la necesidad de controlar sus pertenencias y las del grupo del cual formaba parte. Como consecuencia de ello, esta e nacimiento y evolución de los números, los cuales empezaron con cuentas simples. Su aplicación puede observarse en los antiguos imperios en los que se perciba una forma de control y cobro de impuestos. El hecho de que los soberanos exageran el mantenimiento de las cuentas su residencia por dos escribanos independientes, evidencia que de alguna manera se tenía tipos de controles para evitar desfalco. La auditoría como profesión fue reconocida por primera vez bajo la ley británica de sociedades anónimas de 1862. Entre 1862 y 1905, la profesión la auditoria creció en Inglaterra y su principal objetivo entonces era la detección del fraude. En 1518 se constituyó el concejo de indias como órgano supremo de administración colonial, que ejerció funciones de tipo legislativo y máximo tribunal de apelación en asuntos contenciosos, civil, criminal y administrativo. En cuanto al control y manejo de presupuesto este fue designado al tribunal mayor de cuentas, quien revisaba la contabilidad del gasto público, así como la dirección y superintendencia general de hacienda, que tenía funciones de contraloría. El 20 de mayo de 2005, mediante decreto 1599 de adopta el modelo estándar de control interno para el estado colombiano conocido MECI 1000:2005, el cual introduce elementos de gestión modernos basados en estándares internacionales de control interno de probada como son COSO, COCO, CADBURY y COBIT; por lo tanto determina las generalidades y la estructura necesaria para estableces, documentar y mantener un sistema de control interno en las entidades y agentes obligados conforme al artículo 5° de la ley 87 de 1993. El 27 de septiembre del 2005 se emitieron las circulares 03-04 -05 que establecieron los lineamientos generales para la implementación del modelo estándar de control interno para el estado colombiano- MECI 1000-2005: determinaron líneas para la evaluación 7
institucional por dependencia en cumplimiento de ley 909 del 2004 y recordaron la función de verificación de las acciones de prevención o mejoramiento respecto a la defensa y protección de los derechos humanos por parte de los servidores públicos respectivamente.
BOURDIN, (1972) indicaba que el concepto de control debe visualizarse desde dos aspectos. Un primer significado del control tiene que ver con la palabra "verificación". Ejercer control, en este sentido, es poner a punto un proceso de acumulación de datos con el fin de establecer "responsabilidades". El conjunto de control de gestión, implica: i) definición de normas; ii) acumulación de datos efectivos; iii) cálculo de desviaciones entre datos efectivos y normas; iv) determinación de responsabilidades. Esta es una concepción estática y posterior.
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CAPITULO II GENERALIDADES CONTROL INTERNO
2.1. DEFINICIÓN El Diccionario de la Real Academia define el control como la acción y efecto de com probar, inspeccionar, fiscalizar o intervenir. Por su parte, WordReference, establece que el control implica comprobar e inspeccionar una cosa (ejem. control de calidad, sanidad, etc.), tener dominio o autoridad sobre alguna cosa (ejem. perder el control del coche) o limitar o verificar una cosa (ejem. control de gastos, control de velocidad, etc.).
A nivel académico, respecto de los estudios del ciclo gerencial y sus funciones, el control se define como “la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la entidad y los planes ideados para alcanzarlos” 1. En la misma línea, el control como actividad de la administración “es el proceso que consiste en supervisar las actividades para garantizar que se realicen según lo planeado y corregir cualquier desviación significativa” 2.
2.2. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO Entre sus objetivos, el Control Interno busca: 1Administración, Una perspectiva global, Harold Koontz y Heinz Weihrich, México. McGraw Hill. 1994. 2Administración (10ed). Stephen P. Robbins y Mary Coulter. México. Pearson. 2009. 9
a. Promover y optimizar la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las operaciones de la entidad, así como la calidad de los servicios públicos que presta. b. Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de pérdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, así como contra todo hecho irregular o situación perjudicial que pudiera afectarlos. c. Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y sus operaciones. d. Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información. e. Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales. f.
Promover el cumplimiento por parte de los funcionarios o servidores públicos de rendir cuenta por los fondos y bienes públicos a su cargo y/o por una misión u objetivo encargado y aceptado.
g. Promover que se genere valor público 3a los bienes y servicios destinados a la ciudadanía.
2.3. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO El Control Interno trae consigo una serie de beneficios para la entidad. Su implementación y fortalecimiento promueve la adopción de medidas que redundan en el logro de sus objetivos. A continuación se presentan los principales beneficios. a. La cultura de control favorece el desarrollo de las actividades institucionales y mejora el rendimiento. b. El Control Interno bien aplicado contribuye fuertemente a obtener una gestión óptima, toda vez que genera beneficios a la administración de la entidad, en todos los niveles, así como en todos los procesos, sub procesos y actividades en donde se implemente. c. El Control Interno es una herramienta que contribuye a combatir la corrupción. d. El Control Interno fortalece a una entidad para conseguir sus metas de desempeño y rentabilidad y prevenir la pérdida de recursos. e. El Control Interno facilita el aseguramiento de información financiera confiable y asegura que la entidad cumpla con las leyes y regulaciones, evitando pérdidas de reputación y otras consecuencias. 3 Para Mark Moore (1998), consiste en generar el máximo valor posible para la población a partir de los recursos financieros, humanos, físicos y tecnológicos existentes en la institución. 10
En suma, ayuda a una entidad a cumplir sus metas, evitando peligros no reconocidos y sorpresas a lo largo del camino. La implementación y fortalecimiento de un adecuado Control Interno promueve entonces: a. La adopción de decisiones frente a desviaciones de indicadores. b. La mejora de la Ética Institucional, al disuadir de comportamientos ilegales e incompatibles. c. El establecimiento de una cultura de resultados y la implementación de indicadores que la promuevan. d. La aplicación, eficiente, de los planes estratégicos, directivas y planes operativos de la entidad, así como la documentación de sus procesos y procedimientos. e. La adquisición de la cultura de medición de resultados por parte de las unidades y direcciones. f.
La reducción de pérdidas por el mal uso de bienes y activos del Estado.
g. La efectividad de las operaciones y actividades. h. El cumplimiento de la normativa. i.
La salvaguarda de activos de la entidad.
2.4. TIPOS DE CONTROL INTERNO Tomando en cuenta las áreas de funcionamientos, aunque no existe una separación radical de los controles internos, porque como se dijo antes, el control interno es un todo integrado, y más bien desde un punto de vista didáctico, se ha establecido la siguiente clasificación: 2.4.1. Control interno administrativo Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a los procesos de decisión que llevan a la autorización de transacciones o actividades por la administración, de manera que fomenta la eficiencia de las operaciones, la observancia de la política prescrita y el cumplimiento de los objetivos y metas programados. Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de efectividad, eficiencia y economía de los procesos de decisión.
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2.4.2. Control interno financiero Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a la salvaguarda de los recursos y la verificación de la exactitud, veracidad y confiabilidad de los registros contables, y de los estados e informes financieros que
se
produzcan,
sobre
los activos,
pasivos, patrimonio y
demás derechos y obligaciones de la organización. Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de efectividad, eficiencia y economía con que se han manejado y utilizado los recursos financieros a través de los presupuestos respectivos. 2.4.3. Control interno previo Son los procedimientos que se aplican antes de la ejecución de las operaciones o de que sus actos causen efectos; verifica el cumplimiento de las normas que lo regulan y los hechos que las respaldan, y asegura su conveniencia y oportunidad en función de los fines y programas de la organización. Es muy importante que se definan y se desarrollen los procedimientos de los distintos momentos del control previo ya sea dentro de las operaciones o de la información a producir. Los distintos momentos que deben identificarse para desarrollar los procedimientos en todos los niveles que sean necesarios, se refieren al control previo, control concurrente y control posterior interno. No existen unidades administrativas que se encarguen por separado de este tipo de controles, estos están incorporados a los procesos normales que siguen las operaciones; los controles previos se refieren a actividades simples, quizá como preguntarse antes de autorizar la compra de algo, si no existe en los almacenes, o si existe partida presupuestaria para proceder a comprometer los recursos, etc.
12
Los controles previos son los que más deben cuidarse porque son fuentes de riesgo, ya que si uno de esos no se cumple puede incurrirse en compras innecesarias,
decisiones
inconvenientes,
compromisos
no
autorizados, etc. por lo que aquí también juega la conciencia de los empleados ya que si cada uno de ellos se convierte en el control previo del paso anterior, las posibilidades de desperdicio y corrupción, son menores. 2.4.4. Control interno concomitante Son los procedimientos que permiten verificar y evaluar las acciones en el mismo momento de su ejecución, lo cual está relacionado básicamente con el control de calidad. 2.4.5. Control interno posterior Es el examen posterior de las operaciones financieras y administrativas y se practica por medio de la Auditoría Gubernamental; por su aplicación se clasifica en: 2.4.5.1. Control posterior interno Es el examen posterior de las operaciones financieras y administrativas y se practica por medio de la Auditoría Interna de cada organización. 2.4.5.2. 1.3.5.2 Control posterior externo Es el examen posterior de las operaciones financieras y administrativas y es responsabilidad exclusiva del Organismo Superior de Control, a través de la Auditoría Gubernamental. 2.4.6. Documentación del control interno El control interno se encuentra en todos los niveles y en todas las acciones y funciones, por tanto, debe estar respaldado por toda la legislación, sistemas, documentación de soporte, información y demás criterios utilizados en las operaciones, creando los archivos que las necesidades ameriten, de acuerdo a la tecnología existente.
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Las funciones de los empleados y todos los procedimientos operativos, deben constar en documentos que sirva de partida para evaluar y documentar las acciones llevadas a cabo por cada persona.
2.5. AMBIENTE Y ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de este último imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales. Es fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección, la gerencia, y por carácter reflejo, los demás agentes con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados. Fija el tono de la organización y, sobre todo, provee disciplina a través de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto. Constituye la plataforma para el desarrollo de las acciones y de allí deviene su trascendencia, pues como conjunción de medios, operadores y reglas previamente definidas, traduce la influencia colectiva de varios factores en el establecimiento, fortalecimiento o debilitamiento de políticas y procedimientos efectivos en una organización. Los principales factores del ambiente de control son: a. La filosofía y estilo de la dirección y la gerencia. b. La estructura,
el plan organizacional,
los
reglamentos
y
los manuales de procedimiento. c. La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y objetivos establecidos. d. Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del personal. e. El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación de programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento. 14
En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de consejos de administración y comités de auditoría con suficiente grado de independencia y calificación profesional. El ambiente de control dominante será tan bueno, regular o malo como lo sean los factores que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo y excelencia de éstos hará, en ese mismo orden, a la fortaleza o debilidad del ambiente que generan y consecuentemente al tono de la organización.
El entorno de control marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los demás componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la empresa, la filosofía de dirección y el estilo de gestión, la manera en que la dirección asigna autoridad y las responsabilidades, además organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación que proporciona al consejo de administración.
"El núcleo de un negocio es su personal (sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos y la profesionalidad) y el entorno en que trabaja, los empleados son el motor que impulsa la entidad y los cimientos sobre los que descansa todo". El entorno de control propicia la estructura en la que se deben cumplir los objetivos y la preparación del hombre que hará que se cumplan.
2.5.1. Competencia profesional Los directivos y empleados deben caracterizarse por poseer un nivel de competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo, implantación y mantenimiento de controles internos apropiados. Tanto directivos como empleados deben: a. Contar con un nivel de competencia profesional ajustado a sus responsabilidades. b. Comprender suficientemente la importancia, objetivos y procedimientos del control interno.
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La Dirección debe especificar el nivel de competencia requerido para las distintas tareas y traducirlo en requerimientos de conocimientos y habilidades. Los métodos de contratación de personal deben asegurar que el candidato posea el nivel de preparación y experiencia que se ajuste a los requisitos especificados. Una vez incorporado, el personal debe recibir la orientación, capacitación y adiestramiento necesarios en forma práctica y metódica. El Sistema de Control Interno operará más eficazmente en la medida que exista personal competente que comprenda los principios del mismo. 2.6. LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO El Control Interno puede proporcionar información administrativa sobre las operaciones de la entidad y apoyar a la toma de decisiones de una manera informada, ayudando con el logro de sus objetivos. Sin embargo, frecuentemente, se tiene expectativas mayores de lo que puede brindar. Un sistema de Control Interno, aun cuando haya sido bien diseñado, puede proveer solamente seguridad razonable -no absoluta- del logro de los objetivos por parte de la administración. La probabilidad de conseguirlos está afectada por limitaciones inherentes al entorno del sistema de Control Interno. Algunas de estas limitaciones son: a. Los juicios en la toma de decisiones pueden ser defectuosos. b. Pueden ocurrir fallas por simples errores o equivocaciones. c. Los controles pueden estar circunscritos a dos o más personas y la administración podría sobrepasar el sistema de control interno. d. El diseño de un sistema de Control Interno puede hacerse sin considerar el adecuado costo-beneficio, generando ineficiencias desde el diseño. 2.7. EVOLUCIÓN EN LA APLICACIÓN DEL CONTROL INTERNO 2.7.1. Antecedentes en la aplicación del Control Interno El desarrollo del Control Interno se inicia a partir de la aparición de la gran empresa, donde los propietarios se vieron imposibilitados de continuar atendiendo personalmente los problemas productivos, comerciales y operativos 16
y donde se hizo imprescindible delegar funciones dentro de la organización así como establecer procedimientos formales para prevenir o disminuir errores y fraudes.
El desarrollo industrial y económico de los negocios propició una mayor complejidad en las entidades y en su administración, surgiendo la necesidad de establecer mecanismos, normas y procedimientos de control que dieran respuesta a las nuevas situaciones. Los contadores idearon la "comprobación interna"4(término con el que se llamaba a lo que hoy en día es el Control Interno) para asegurarse contra posibles errores y fraudes. Esta era conocida como la organización y coordinación del sistema de contabilidad y los procedimientos adoptados, que tenían como finalidad brindar a la administración, hasta donde fuese posible y práctico, el máximo de protección, control e información verídica.
A partir de la década del 70, a causa del descubrimiento de muchos pagos ilegales, malversaciones y otras prácticas delictivas en los negocios, comenzó a prestarse mayor atención al establecimiento de mejores controles internos. Hasta entonces, el Control Interno generalmente se había considerado como un tema reservado solamente a los contadores.
A partir de los años 80, se comenzaron a ejecutar una serie de acciones con el fin de dar respuesta a un conjunto de inquietudes sobre la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones que existían sobre el Control Interno en el ámbito internacional. La pretensión consistía en crear un nuevo marco conceptual para el Control Interno, que fuera capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que habían sido utilizados hasta entonces. 2.7.2. El Control Interno en la actualidad Como lo menciona Gonzales (2005), el desarrollo del Control Interno busca complementarse con nuevos modelos como el “Cuadro de Mando Integral” (Balanced Scorecard) que reposa en una gestión por procesos altamente 4L. R. Dicksee (1905) 17
desarrollada, en la que ambos se orientan, en última instancia, hacia la elevación creciente y sostenible de la eficiencia y eficacia de la organización. Estudios sobre el tema, realizados en los últimos lustros, coinciden en reconocer un conjunto de necesidades de primer orden, como son: a. La necesidad de que el Control Interno se integre al desarrollo del conjunto de actividades que forman parte de la misión de la organización, de manera que forme parte de los procesos regulares de trabajo y, al mismo tiempo, se identifique como un proceso continuo y singular, constituyéndose en un sistema. b. La necesidad de que los objetivos del sistema de Control Interno se correspondan y refieran a los macro-propósitos de la organización, esencialmente vinculados a su eficiencia y eficacia, estratégica y operacional. c. La necesidad de unificar el significado que el Control Interno tiene para todos los miembros de la organización y demás personas implicadas. Diversas iniciativas han tratado de estandarizar los conceptos, siendo una de las más importantes el Informe COSO 5(Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway) el que hoy en día es considerado como un punto de referencia obligado cuando se trata materias de Control Interno, tanto en la práctica de las empresas, el gobierno, así como en los centros de estudios e investigación. La tabla que sigue muestra los principales modelos de Control Interno que existen en la actualidad. Tabla 1: Principales modelos de Control Interno Modelo
País de origen COSO Estados Committee of Unidos Sponsoring Organization
Propósito
Aspectos Importantes
Apoyar a la dirección para Incluye la identificación de riesgos un mejor control de la internos y externos o los asociados al organización. cambio. Resalta la importancia de la planificación
5La propuesta que formula el presente documento se basa en los fundamentos de este enfoque 18
s of the Treadway Commission CoCo Canadá Criteria of Control Board
ACC Australian Control Criteria
Australia
Cadbury
Reino Unido
Ayuda a las organizaciones a perfeccionar el proceso de toma de decisiones a través de una mejor comprensión del control, del riesgo y de la dirección. Ayuda a las organizaciones a perfeccionar el proceso de toma de decisiones, dándole importancia a los trabajadores y a otros grupos de interés en el cumplimiento de los objetivos. Adopta una comprensión de control más amplia. Brinda mayores especificaciones en la definición de su enfoque sobre el sistema de control.
y la supervisión. Plantea pirámide de componentes de control interrelacionados. Se sustenta en la teoría general de sistemas y de la contingencia. Resalta la importancia de la definición y adopción de normas y políticas. Plantea que la planeación estratégica proporciona sentido a la dirección. Define 20 criterios para diseño, desarrollo y modificación del control. Resalta la importancia del autocontrol y confianza mutua. Hace énfasis en los conocimientos y habilidades para el desarrollo de una actividad. Incluye un modelo de gestión de riesgos.
Se soporta en el sistema COSO, exceptuando lo referente a sistemas de información, lo cual se incorpora en otros elementos.
El modelo de Control Interno predominante y ampliamente aceptado a nivel internacional es el enfoque del Marco Integrado de Control Interno COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway). Sin embargo, la calidad de su implementación dependerá del grado de desarrollo organizacional alcanzado por las entidades así como por los mecanismos de verificación o autoevaluación de los que disponga la entidad. Es decir que entidades con un desarrollo organizacional avanzado, poseerán mecanismos de retroalimentación que les permita verificar el grado de implementación de su Control Interno así como el resto de sus sistemas funcionales o administrativos; por el contrario, entidades con un desarrollo organizacional insuficiente, no dispondrán de mecanismos para verificar su avance, lo cual dificultará también el control gubernamental.
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CAPÍTULO III RIESGOS DE CONTROL INTERNO 3.1. DEFINICIONES DE RIESGO Inicialmente la humanidad asoció el riesgo con el peligro: las amenazas de la naturaleza (frío, calor, lluvia, terremotos, etc.), la domesticación de los animales, y los primeros grandes descubrimientos (agricultura, fuego, la rueda, etc.) y con ello, prepararse, mediante el ahorro y las previsiones, para enfrentar cada una de las estaciones y los cambios climáticos. Si bien la humanidad sobrevivió a tales cambios, y significó un triunfo, no sólo frente a la adversidad si no frente a la muerte, quedó comprendido que el riesgo nunca llega a ser cero, es cambiante, siempre exige un esfuerzo permanente y sobre todo, está asociado con el crecimiento y el bienestar. La palabra riesgo proviene del latín “risicare” que significa: atreverse. En realidad tiene un significado negativo relacionado con el peligro, daño, siniestro o pérdida. Etimológicamente la palabra riesgo, significa proximidad de un daño. También es la contingencia, desgracia o contratiempo. “En la actualidad el riesgo es todo aquello (positivo y negativo, de origen interno o externo) que puede (probabilidad) afectar (impacto) un negocio”. El riesgo en la tributación se puede definir como la posibilidad de que en el trabajo propiamente tributario se den errores, omisiones, incertidumbres o fraudes. En términos de auditoría existe el riesgo de que los errores, omisión, incertidumbres y/o fraudes no sean detectados en el proceso de la ejecución de la auditoría. El riesgo de control interno 20
puede considerarse como una combinación entre las posibilidad de la existencia de errores significativos o irregularidades en los estados financieros y el hecho de que los mismos no sean descubiertos. Así mismo menciona Martinez, J. (2001). La combinación de frecuencia y probabilidad y las consecuencias de un acontecimiento peligroso especifico. En este contexto, la probabilidad tendría que tener un periodo asociado, ya que las medidas de riesgos utilizadas toman la forma de consecuencia por unidad de tiempo. Martínez, J (2001), Introducción al Análisis de Riesgo. Editorial Limusa SAC. México. Por otro lado Philippe, J. (2004) menciona que el riesgo puede ser definido como la volatilidad de los flujos financieros no esperados, generalmente derivada del valor de activos o pasivos. Las expresas están expuestas a tres riesgos; negocios, estratégicos. Phillipp,J .(2004). El Nuevo Paradigma para el control de Riesgo Derivado. Valor en Riesgo, Editorial Limusa SAC. México. 3.1.1. Identificación del Riesgo Según Mejía, R. (2006). Esta es una pregunta clave que cada responsable de un proceso dentro de la compañía debe hacerse, y para la cual debe contar con procedimientos y herramientas que ayuden a la identificación de los riesgos, pues un riesgo no identificado puede ser una amenaza no considerada y mucho menos sus efectos en la compañía. Mejía, R. (2006). Administración de Riesgos un enfoque empresarial. Universidad Eafit . Colombia. Herramientas y técnicas para la identificación de Riesgos; Las técnicas de riesgo se basan tanto en el pasado como en el futuro. La dirección podrá utilizar diversas técnicas para identificar posibles acontecimientos que afecten al logro de los objetivos.
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Inventario de Riesgo; Se pueden utilizar listados de riesgos de acuerdo a cada área funcional especifica o proceso. Deberán ser elaborados por el personal de la entidad o bien serán tomados de listas externas genéricas coherentes con las actividades. Los listados externos se revisan y someten a mejor relación con los riesgos y ser consecuentes con el lenguaje común de gestión de riesgos de la entidad Tormenta de Ideas; Herramienta de trabajo que facilita el surgimiento de ideas sobre un tema. La lluvia o tormenta de ideas habitualmente conocida como braisnstorning es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado. La meta de la tormenta de ideas es obtener una lista completa de los riesgos Técnica DELPHI; Es una forma de llegar a un consenso de expertos. Es una búsqueda de consenso entre especialistas (expertos) sobre eventos futuros. Un facilitador emplea un cuestionario con definiciones claras de
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los objetivos y resultados deseados, para solicitar ideas acerca de los riesgos importantes del proyecto Entrevistas; Las entrevistas son una de las principales fuentes de recopilación de datos para la identificación de riesgos Diagrama de Afinidad; Es una forma de organizar la información reunida por ejemplo en sesiones de lluvia/ tormenta de ideas. El diagrama de afinidad ayudará a agrupar elementos que están relacionados, en este caso los riesgos. El uso de un diagrama de afinidad es un proceso creativo que produce consenso por medio de la clasificación que hace el equipo en vez de una discusión. El diagrama de afinidad generalmente se relaciona con: Lluvia de ideas, diagrama de árbol, diagrama de causa y efecto.
3.1.2. Evaluación del riesgo Según Rubio, A. (2006). Para esto debemos considerar dos factores: el impacto en el negocio o hecho en los objetivos de los procesos; sí el evento ocurre; y la probabilidad de ocurrencia del riesgo, independientemente de los controles que pueden estar presentes. De la combinación de estos dos factores podemos confeccionar un Mapa de Riesgos de Negocios. Rubio. A, (2006). COSO II y gestión integral de riesgos de negocio. Revista Estrategia Financiera La valoración de los riesgos permite a una entidad clasificar y valorar los eventos potenciales que impactan en la consecución de los objetivos. Por otro lado, el objetivo de la evaluación del sistema de control interno, es proporcionar como resultado un conocimiento de dicho sistema que permita concluir respecto de su efectividad para mitigar los riesgos identificados. Para esta evaluación se debe concluir acerca de sí los controles son eficaces en la atenuación de la probabilidad y/o del impacto del riesgo identificado dentro de los procesos. Hay que tener en cuenta tres escalas Probabilidad; La posibilidad de ocurrencia del riesgo; está puede ser medida con criterios de frecuencia o teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que puedan propiciar el riesgo, aunque éste 23
no se haya materializado. Se pueden establecer categorías a utilizar y su descripción, con el fin de que, quien aplique la escala mida a través de ella la posibilidad de ocurrencia de los riesgos. Escalas de probabilidades Evento; Es frecuente la materialización del riesgo o se presume que posiblemente se podrá materializar Impacto; Las consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo. Se debe establecer las categorías y su descripción, de las consecuencias de la materialización d los riesgos, por ejemplo Leve: Si el hecho a presentarse, tendría bajo impacto o efecto sobre la entidad Moderado: Si el hecho llegara a presentarse tendrá medio impacto o efecto en la entidad Catastrófico: Si el hecho llegara a presentarse tendría alto impacto o efecto en la entidad. 3.1.3. Clasificación de Riesgos Cepeda Alonso, Gustavo. AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO. Editorial Nomos, S. A. Primera Edición, Colombia 1997. Pp 234. 3.1.4. Riesgos Financieros Existen diferentes naturalezas de riesgos financieros, las cuales pueden ser clasificadas en las siguientes categorías o tipos: 3.1.5. Riesgos de Mercado Se entiende como la pérdida que puede sufrir un inversionista debido a la diferencia en los precios que se registran en el mercado o en movimientos de los llamados factores de riesgo (tasas de interés, tipos de cambio, etc.). 3.1.6. Riesgos de Crédito
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Es el más antiguo y probablemente más importante riesgo que enfrentan las empresas. Se podría definir como la pérdida potencial que es consecuencia de un incumplimiento de la contraparte en una operación que incluye compromiso de pago. 3.1.7. Riesgos de Tasas de Interés y Liquidez; Se refiere a las pérdidas que puede sufrir una empresa por movimientos adversos en tasas de interés. Los bancos son muy sensibles a las variaciones en las tasas de interés y el manejo de activos y pasivos. El riesgo de liquidez también se refiere a la imposibilidad de transformar en efectivo un activo (imposibilidad de vender un activo en el mercado). Este riesgo está presente en situaciones de crisis cuando en los mercados hay vendedores pero no compradores. 3.1.8. Riesgo Legal; Se refiere a la pérdida que se podría sufrir en caso de que exista incumplimiento de una contraparte y en esa transacción no se pudiera exigir por la vía jurídica, cumplir con los compromisos de pago. Se refiere a operaciones que tengan algún error de interpretación jurídica o alguna omisión en la documentación. 3.1.9. Riesgo Operativo; Está asociado a fallas en los sistemas, procedimientos, controles inadecuados, fallas administrativas, controles defectuosos, fraude, o error humano, en los modelos o en las personas que manejan dichos sistemas. También está asociado a pérdidas por fraudes o por falta de capacitación de algún empleado en la organización. También se atribuye este tipo de riesgo a las pérdidas en que puede incurrir una empresa o institución por la eventual renuncia de algún empleado o funcionario de la misma, que durante el período en que laboró en dicha empresa, concentró todo su conocimiento especializado en algún proceso clave. 3.1.10. Riesgos de Auditoría
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Es el riesgo de que los auditores emitan una opinión no calificada sobre los estados financieros que estén materialmente equivocados. “Los riesgos de auditoría pueden ser resultado de errores (equivocaciones no intencionales, tales como omisiones y comisiones) o fraudes (equivocaciones intencionales, incluyen apropiación indebida y presentación fraudulenta de estados financieros)”. El riesgo de auditoría tiene básicamente cuatro componentes que a continuación se describen: 3.1.11. Riesgo Inherente El riesgo inherente consiste en la susceptibilidad del saldo de una cuenta o tipo de transacciones de contener errores importantes, individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas de otros saldos o tipos de transacciones, asumiendo que no hubiera controles internos relacionados. Es en función al tipo de negocio y su medio ambiente, y de la naturaleza de la cuenta o tipo de transacciones. Existen factores que afectan el riesgo inherente como los siguientes: Integridad de la administración. La experiencia y conocimiento de la administración y cambios en la administración durante el período, por ejemplo: la inexperiencia de la administración puede afectar la preparación de los estados financieros de la entidad. Presiones inusuales de la administración a dar una representación errónea de los estados financieros. Naturaleza y tamaño de la entidad, el volumen de las operaciones, su ubicación geográfica. Susceptibilidad de pérdidas o malversación, de los activos por ejemplo los que son altamente deseables y móviles como el efectivo. Transacciones inusuales de la entidad, por ejemplo ajustes que se realizan al final del periodo. 3.1.12. Riesgo de Control
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Es el riesgo de que cuando ocurran errores no sean detectados ni corregidos por el sistema de control interno. Ello se debe a fallas en la revisión adecuada de las transacciones; documentación inadecuada; acceso ilimitado a efectivo e inventarios o cualquier otro valor negociable; y carencia de registros de los inventarios perpetuos. Esas debilidades en el control contribuyen a que haya errores y fraudes en los estados financieros. Siempre existirá cierto riesgo debido a las limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno. Para evaluar el riesgo de control, se debe considerar lo adecuado del diseño de los controles, así como probar la adherencia a los procedimientos de control. De no existir dicha evaluación, se deberá asumir que el riesgo de control es alto. “El riesgo inherente y el riesgo de control determinan la posibilidad de que los estados financieros estén materialmente equivocados. Estos elementos del riesgo también afectan la validez de la evidencia de auditoría”. 3.1.13. Riesgo de Detección El riesgo de detección es el riesgo de que los procedimientos del auditor no descubran un error que exista en una cuenta o tipo de transacciones, el cual pueda ser importante individualmente o en conjunto con errores de otras cuentas o transacciones. El nivel de riesgo de detección se relaciona directamente con los procedimientos del auditor; siempre existirá cierto riesgo de detección, aun cuando el auditor examine el cien por ciento del saldo de la cuenta o del tipo de transacción, cuando el auditor seleccione un procedimiento de auditoría inadecuado, o aplique mal un procedimiento de auditoría adecuado, o al interpetrar equivocadamente los resultados de la auditoría. 3.1.14. Riesgo de Negocio Se define como el riesgo consistente en que la entidad o empresa fallara en lograr sus objetivos. Este riesgo le requiere al auditor tener una visión más amplia de lo que simplemente es el riesgo de auditoría. 27
“Una consideración amplia de este riesgo es más probable que dé como resultado una identificación de los problemas que pueden causar declaraciones equivocadas materiales en los estados financieros”. “La consideración de los negocios como un todo permite al auditor servir mejor al cliente proveyéndole oportunidades para asesorar en la dirección del negocio”. El enfoque de riesgo de negocio asume que existe una relación entre riesgo de negocio y el concepto tradicional del riesgo de auditoría, y que la mejor manera para identificar el riesgo de los estados financieros es considerar este concepto de riesgo de negocio. Esto quiere decir que el auditor debe centrar su atención en los riesgos del negocio porque un entendimiento más robusto de negocio es probable que resulte una identificación más completa del riesgo inherente que puede afectar los estados financieros. De la misma manera un incremento de atención en los controles que la entidad tiene en funcionamiento es probable una identificación completa del riesgo de control que pueden afectar los estados financieros.
3.2. TIPOLOGÍA DE LOS DIFERENTES RIESGOS DE UNA AUDITORÍA Estupiñán Gaitán, Rodrigo. CONTROL INTERNO Y FRAUDES. Ecoe Ediciones, Bogota 2002. Pp 360. Irregularidades; En el aspecto tributaria o financiero las irregularidades juegan un papel básico, en lo referente a riesgos de responsabilidad al no poder detectarlos, básicamente estas son las omisiones intencionales de cifras o revelaciones tributario o financieros. Las irregularidades incluyen la presentación de declaraciones juradas de información financiera fraudulenta para presentar, omisiones, declaraciones con datos falsos etc; que son engañosos se podrán considerar como desfalco tributario y en muchos de los caso también financiero. Las irregularidades en lo tributario pueden ser el resultado de una mala interpretación u omisión deliberadas de los efectos de hechos, operaciones u otros cambios intencionados en los registros contables; PDT; PLAME; LCE etc básicos. Las irregularidades pueden implicar:
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Manipulación, falsificación o alteración de los registros contables, documentos o comprobantes de pago con derecho al crédito fiscal e impuesto a la renta, isc; igv, código tributario etc. Información falsa. La presentación adecuada y declarada de los tributos y su buen reflejo en el análisis financiero depende de varios factores, entre los que se encuentra la aplicación del código tributario, impuesto a la renta, IGV, código tributario, libros contables, comprobantes de pago etc. el ejercicio de un criterio adecuado en la realización de las estimaciones necesarias en aquellas áreas en donde existan incertidumbres y el suficiente desglose de aspectos significativos, además de los elementos básicos, que son la adecuación y validez de las operaciones y saldos EN MATERIA CONTABLE Y TRIBUTARIA. Las posibles irregularidades que se efectúan en las operaciones DEL RUBRO TRIBUTOS de sus saldos y montos y formalidades pueden clasificarse, desde el punto de vista de su ejecución de la siguiente forma: A. Desfalcos Evasiones tributarias; (Ejemplo: no declarar impuestos en los periodos de vencimiento ni después de ello de una determinada cantidad de operaciones) Desviaciones; Hacer que un desembolso que en un principio es legítimo se desvíe de su destino correspondiente. B. Distorsiones Modificación de documentos, libros, y otros documentos alterando sus informaciones C. Fraude El fraude es el delito más creativo: requiere de las mentes más agudas y podemos decir que es prácticamente imposible evitarlo. Porque en el momento en que se descubre el remedio, alguien inventa algo nuevo. Se puede afirmar que fraude es un engaño hacia un tercero, abuso de confianza, dolo, simulación, 29
etc. El término "fraude" se refiere al acto intencional de la administración, personal o terceros, que da como resultado una representación equivocada de los estados financieros, pudiendo implicar: Manipulación, falsificación o alteración de registros o documentos. Malversación de activos Supresión u omisión de los efectos de ciertas transacciones en los registros o documentos. Registro de transacciones sin sustancia o respaldo Mala aplicación de políticas contables. 3.2.1. Tipos de Fraude Holmes, Arthur W., C. P. A. AUDITORÍA, PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS, Tomo I, Unión Tipográfica, Editorial Hispanoamericana, Segunda Impresión, México 1979. Pp 460. Se considera que hay dos tipos de fraudes: el primero de ellos se realiza con la intención financiera clara de malversación de activos de la empresa, esto implicando también la parte tributaria. El segundo tipo de fraude, es la presentación de información financiera fraudulenta como acto intencionado encaminado a alterar las cuentas diarias, mensuales y anuales. 3.2.2. Clasificación de los fraudes: Los fraudes denominados internos son aquellos organizados por una o varias personas dentro de una institución, con el fin de obtener un beneficio propio. Los fraudes conocidos como externos son aquellos que se efectúan por una o varias personas para obtener un beneficio, utilizando fuentes externas como son: bancos, clientes, proveedores, etc. 3.2.3. ¿Por qué causas existen los fraudes? Se considera que hay fraudes por:
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Falta de controles adecuados en distintas áreas de la organizacion Personal escaso y mal capacitado en los temas mencionados Baja / alta rotación de puestos. Documentación confusa. Salarios bajos. Actividades incompatibles entre sí. otros 3.2.4. Riesgo Probable Es la posibilidad que existe de que el auditor presente una opinión limpia sobre determinados estados financieros, y que éstos contengan irregularidades de importancia. Lo anterior es consecuencia de la combinación de tres riesgos ya antes mencionados: Que se den errores importantes en el proceso de contabilización y preparación de los Estados financieros. (Riesgo inherente) Que los controles internos no detecten el error o la gerencia desvíe los controles internos. (Riesgo de Control) Que los procedimientos de auditoría que se apliquen no detecten el error. (riesgo de detección) La combinación de estas tres consecuencias tiene como resultado el riesgo probable. 3.2.5. Riesgo Relativo Es el riesgo que existe de que durante el proceso contable ciertas partidas se hayan excluido o sufrido, un cambio en su presentación, valuación, descripción, y que esto pudiera modificar sustancialmente la interpretación de la información financiera. El riesgo relativo se relaciona primordialmente con lo que se conoce como: Importancia Relativa. Las Normas Internacionales de Contabilidad dictan que:
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“La información tiene importancia relativa, o es material cuando su omisión o presentación errónea pueden influir en las decisiones económicas de los usuarios, tomadas a partir de los estados financieros. La materialidad depende de la cuantía de la partida omitida, o del error”
CAPITULO IV EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 4.1. DEFINICIÓN Para la administración tributaria1 se entiende por Sistema de Control Interno, el conjunto de elementos organizacionales interrelacionados e interdependientes, que buscan sinérgica y armónicamente alcanzar los objetivos que le han sido asignados por la ley de un país a la administración tributaria, en el marco de las políticas trazadas por esta entidad. El Sistema de Control Interno se constituye entonces en la herramienta de gestión que debe garantizar resultados acordes con la normatividad existente; la misión institucional; el cumplimiento de objetivos y metas; la razonable administración de la información y de los recursos; y la calidad de las operaciones de la entidad; cuyo propósito es reflejo de los principios orientadores de una gestión pública transparente, en beneficio general del Estado y de la sociedad. 32
4.2. OBJETIVOS Procurar el logro de la misión y la visión de la entidad. Asegurar la existencia de políticas y planes acordes con la misión y la visión de la entidad; Proteger todos los bienes y recursos, logrando que la administración cubra todos los riesgos, utilizando las medidas de seguridad que estime adecuadas para salvaguardar la entidad y asegurar el cumplimiento de sus objetivos;
Garantizar la efectividad de todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades determinadas para el logro de la misión institucional, en concordancia con los principios establecidos para el Sistema de Control Interno;
Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; Garantizar que se efectúe la evaluación y el seguimiento de la gestión organizacional y que ésta corresponda a lo efectivamente realizado; Garantizar que la información financiera, administrativa y de gestión, sea veraz, razonable, confiable y entregada oportunamente a quienes compete conocerla; Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que afecten el logro de sus objetivos; Evaluar los riesgos y controles asociados así como su implantación, las acciones correctivas y la contribución al proceso de toma de decisiones por parte del nivel directivo; Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación, retroalimentación y evaluación. 4.3. ELEMENTOS Y FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Para la construcción de un Sistema de Control Interno deben considerarse los siguientes elementos o componentes: Insumos o Entradas, Constituyen los insumos o entradas del Sistema de Control Interno:Los servidores públicos o funcionarios de la administración tributaria;Los terceros vinculados a actividades de la entidad, tales como: los agentes etenedores, los bancos y demás personas que realicen labores para la administración tributaria;Los sujetos pasivos de las obligaciones tributarias (contribuyentes);La 33
normatividad (constitucional, legal y reglamentaria, la doctrina y la jurisprudencia) referida a los aspectos tributarios, así como los convenios internacionales en esta materia y demás aspectos legales que soporten estos procesos;La información interna y externa, en particular la referida al cumplimiento de las obligaciones de los sujetos pasivos, en materia tributaria y la que se considere necesaria para las labores propias de la entidad; El patrimonio de la administración tributaria, referido al conjunto de bienes que posee para el desarrollo de todas sus acciones; asignados a la administración tributaria para el cubrimiento de los gastos de funcionamiento y de inversión, así como los recursos del crédito que le sean otorgados y los obtenidos a través de convenios suscritos con entidades nacionales o internacionales; Las políticas de gobierno, en especial las definidas por los Ministerios de Hacienda yCrédito Público, como rectores de las finanzas públicas en cada país y las definidas por las directivas de la entidad, en lo que atañe a cada una de las áreas; Los gremios, asociaciones, cooperativas y similares. 4.4. MÉTODOS DE PROCESAMIENTO O TRANSFORMACIÓN Para la ejecución del macroproceso tributario en sus distintas etapas (de recaudo, determinación, discusión y cobro), la administración tributaria debe adelantar los siguientes procesos administrativos en todos los niveles organizacionales -Direcciones, Secretaría General,
Subdirecciones,
Subsecretarías,
Oficinas,
Direcciones
Regionales,
Administraciones-, así como en todas y cada una de las divisiones y grupos ejecutores:
4.1.1. Planeación: Es el proceso mediante el cual la administración tributaria define su accionar a través de planes estratégicos, tácticos, operativos y de contingencia, en concordancia con los métodos, técnicas y herramientas definidas por las unidades u Oficinas de Planeación; posee cubrimiento nacional e involucra a todas las áreas y dependencias. La planeación se constituye en el eje concéntrico sobre el cual todos los funcionarios de la administración tributaria pueden alcanzar la misión y las metas que se les fijen, en la medida que en ella se definen los objetivos organizacionales, los niveles de responsabilidad, los horizontes de tiempo, la asignación de los recursos y en cuanto observe los procesos, procedimientos, funciones, perfiles, requerimientos, estructuras y sistemas de información. 4.1.2. Organización y procedimientos: 34
Es el proceso por el cual la administración tributaria adopta una estructura orgánica dinámica para dar respuesta a las necesidades de cada momento y mantiene definidas claramente las jerarquías lineal y funcional, así como los mecanismos de comunicación organizacional, los niveles de coordinación y responsabilidad que le corresponden a cada dependencia. De igual forma, lo constituyen el desarrollo, implantación y divulgación de los manuales de funciones y procedimientos que deben elaborarse en todas las áreas y aplicarse en todas y cada una de las dependencias de la entidad de acuerdo con la normatividad vigente y con los métodos, técnicas y herramientas que para el efecto establezca las unidades u oficinas respectivas, en especial la de planeación.
4.1.3. Dirección: La confianza de la administración tributaria se centra en que todos los funcionarios con responsabilidad y mando deberán poseer un perfil gerencial, basado en la idoneidad y la ética profesional, el cual involucra habilidades para la toma de decisiones, el liderazgo gerencial, la delegación de funciones, la competencia técnica, el compromiso organizacional, la resolución de conflictos, la negociación, el mejoramiento de los servidores públicos y la optimización del proceso de comunicación. La esencia del proceso de dirección lo constituye la definición, divulgación y asimilación de políticas a todo nivel, en concordancia con la planeación organizacional y en armonía con la misión institucional. 4.1.4. Administración de recursos físicos y financieros: Este proceso se constituye en el elemento de apoyo al macroproceso tributario, en la medida que suministra los elementos necesarios (métodos, técnicas y herramientas) para adelantar los procesos técnicos de manera oportuna y procurando el uso racional de los mismos a través de los procesos financiero (presupuesto, contabilidad, tesorería) y administrativo (contratación, almacén, inventarios, servicios generales, etc.).
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4.1.5. La administración del talento humano: Los funcionarios al servicio de la administración tributaria se constituyen en el elemento más importante con el que ella cuenta y representan la confianza de la sociedad de un país para el buen recaudo de los recursos públicos. Por tanto, los procesos de reclutamiento, selección, vinculación, inducción, capacitación, motivación, promoción, desarrollo y retiro, giran en torno a la carrera administrativa tributaria, la cual debe constituirse en una de las herramientas fundamentales para el adecuado desarrollo de funciones a cargo de la entidad, junto con la armonización de los procesos de evaluación del desempeño y el de determinación de primas de productividad o rendimiento. Correspende a las Oficinas de Desarrollo Humano propender por el desarrollo y mejoramiento de los métodos, técnicas y herramientas, con la activa participación de todos los funcionarios públicos de la entidad. · 4.1.6. Sistemas de información: La información del macro proceso tributario se constituye en el elemento organizacional sobre el cual se construye la administración tributaria. Por lo tanto, cada área de la entidad es responsable de la confiabilidad, oportunidad y calidad de la información necesaria para el desarrollo de la misma y por el aporte que ésta realiza a los sistemas corporativos. Corresponde a las Oficinas de Informática liderar procesos de modernización tecnológica, definir losestándares de la entidad en materia informática y tecnológica, canalizar las necesidades en materia de tecnología, hardware y software, así como el suministro de la información de acuerdo a las necesidades de cada una de las áreas. 4.1.7. Monitoreo y seguimiento: El desarrollo de todas las funciones asignadas a un área debe conducir a la efectividad de los resultados esperados. Por lo tanto, las acciones adelantadas por éstas deben garantizar resultados acordes con la misión y la planeación organizacional, la consistencia técnica de los procesos, identificar y prevenir riesgos potenciales, la transparencia de las acciones de los servidores públicos que las desarrollan en los niveles nacional, regional y local, a través de acciones de 36
supervisión y seguimiento definidas en los planes de supervisión y control que adelanta cada área y que deben consolidar y coordinar por lo general las Oficinas de Control Interno. De igual forma, en todas las dependencias de la administración tributaria, se deben realizar acciones de seguimiento y monitoreo que procuren la consolidación de una amplia cultura de autoregulación o autocontrol a través de la implantación de los métodos, herramientas y técnicas de control en los procesos referidos a las funciones asignadas, por cuanto el control es inherente a todas y cada una de las acciones que se adelantan en la entidad. El control, es responsabilidad de todos y cada uno de los funcionarios de la administración tributaria.
4.1.8. Evaluación del Sistema de Control Interno: Corresponde a las Oficinas de Control Interno realizar una evaluación periódica del funcionamiento del Sistema de Control Interno, para lo cual deben definir y reglamentar los métodos, técnicas y herramientas que deben aplicarse a todo nivel. Salidas o Resultados del Proceso Conforman las salidas del Sistema de Control Interno los resultados esperados por una administración tributaria en concordancia con las tendencias organizacionales contemporáneas. Como una aproximación conceptual a este tema cito las siguientes: Una administración tributaria sinérgica: es decir, que la administración tributaria debe ser una organización articulada en sus objetivos y esfuerzos para alcanzar los resultados, en concordancia con su planeación y misión. Deben entonces procurarse resultados sinérgicos, que faciliten un accionar organizacional, holístico, armónico e integrado, que evite la duplicidad de esfuerzos y la mala utilización de los recursos disponibles. 4.1.9. Descentralizada 37
La administración tributaria deberá propender por la descentralización administrativa a todo nivel, a través de la definición de mayores grados de autonomía en las administraciones regionales y locales, referidos a los procesos técnicos y administrativos. En ella se armonizan los niveles de coordinación horizontal (entre áreas) y vertical (entre los niveles: central, regional, especial, local y delegado). Propende por la excelencia en la prestación del servicio regional descentralizado, fortalecido técnica y administrativamente para la satisfacción de contribuyentes, responsables, usuarios y demás ciudadanos. 4.1.10. Una administración tributaria previsiva: La acción organizacional debe encaminarse a mejorar el cumplimiento voluntario de las obligaciones de los sujetos pasivos. En tal sentido, propende por la generación de una cultura tributaria a todo nivel, que garantice la equidad tributaria y facilite las relaciones del contribuyente con la administración a través de caminos expeditos de simplificación y racionalización administrativa. En las instancias administrativas internas propende por acciones de prevención encaminadas a atacar la evasión y la elusión, así como la prevención de las acciones dolosas y la corrupción administrativa.
4.1.11. Una administración tributaria segura y efectiva: En cuanto a la información que administra, procurando que ésta carezca de riesgos y que las operaciones en todos sus niveles se desarrollen bajo contextos de eficiencia, eficacia y economía. 4.1.12. Una entidad orientada a resultados y a la sociedad: La administración tributaria debe contribuirle a su país en concordancia con las metas macroeconómicas que le son fijadas a través de los planes nacionales de desarrollo de cada país.
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