CONTOH
SOP Penerimaan Tamu di Petugas Pos Penjagaan
4.2 "Maaf, berkenan bertemu siapa ?" atau "Maaf, ada
yang
bisa dibantu?"
4.3 "Maaf, apakah sudah ada janji?"
4.4 Jika sudah ada janji, dipersilahkan duduk di ruang
tamu un-
tuk dipanggilkan yang berkepentingan, serta
dimohon meng-
isi Buku Tamu. Jika belum ada janji, lalu
disampaikan "mo-
hon maaf untuk kepentingan apa?"; lalu
dikomunikasikan ke
kantor.
4.5 Jika diperlukan penjelasan tentang produk yang
dihasilkan
oleh perusahaan, dimohon duduk, dan dipanggilkan
petugas
Humas ataupun Staf Pemasaran. Selanjutnya
diteruskan de-
ngan SOP Sistem Pemasaran, yaitu : Prosedur
Pelayanan
Pelanggan, dan dilayani oleh staf Departemen
Pemasaran.
4.6 Setelah selesai, petugas pemasaran mengantar tamu
hingga
pos penjagaan, dan sampaikan salam penutup:
4.6.1 Salam Raja
4.6.2 Ucapkan: "Selamat pagi / siang / sore,
senang sekali
atas kunjungan Bapak / Ibu".
4.7 Petugas pos penjagaan mengantarkan ke pintu gerbang
atau
ke mobil, kemudian menyampaikan salam penutup :
4.7.1 S a l a m R a j a
4.7.2 Ucapkan: "Selamat pagi / siang / sore,
terima kasih atas
kunjungan Bapak / Ibu"
DRAFT
PROSEDUR PENERIMAAN TAMU PETUGAS POS PENJAGAAN & RESEPSIONIS
A. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa pelayanan dan sambutan
Petugas Pos Penjagaan & Resepsionis kepada para tamu yang berkunjung ke
Yayasan Islam Al-Huda Bogor Indonesia selalu sopan dan ramah, sesuai
ketentuan yang telah ditetapkan, walaupun petugas selalu bergantian sesuai
shif kerjanya.
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk semua kegiatan yang terkait dengan penyambutan
dan pelayanan tamu yang berkunjung ke Yayasan Islam Al-Huda Bogor
Indonesia.
C. RINCIAN LANGKAH
1. Tangan posisi hormat (selanjutnya disebut "Sikap Hormat" ).
2. Ucapkan:
a) "Assalamu'alaykum, Selamat datang Bapak / Ibu…" (Nada suara
lemah lembut, junjung tinggi sopan santun, dan selalu
tersenyum).
b) "Maaf, berkenan bertemu siapa ?" atau "Maaf, ada yang bisa
dibantu?"
c) "Maaf, apakah sudah ada janji?"
3. Jika sudah ada janji, dipersilahkan menunggu (disiapkan tempat
duduk dan meja/atau cukup berdiri), serta dimohon mengisi Buku Tamu,
meminta identitas/KTP, diserahkan kartu visitor, kemudian diantarkan
ke resepsionis (dikonfirmasi terlebih dahulu menggunakan alat
komunikasi: apakah bisa diterima oleh resepsionis atau harus menunggu
di luar karena masih ada tamu yang sedang dilayani oleh resepsionis).
Jika belum ada janji, lalu disampaikan "mohon maaf untuk kepentingan
apa?"; lalu dikomunikasikan ke kantor (resepsionis) untuk
dikonfirmasi bisa/tidak diterima oleh resepsionis.
4. Di meja resepsionis /di ruang tamu, tamu menunggu dipanggilkan
orang yang dituju menggunakan alat komunikasi (baiknya dibuatkan
sistem kontak personil sesuai jadwal pertemuan). Jika yang dituju
bukan spesifik orang, maka yang melayani adalah resepsionis dengan
menyimak, mencatat, menanggapi maksud dan tujuan tamu sesuai dengan
wawasan & tanggapan yang selayaknya dikuasai oleh resepsionis. Jika
maksud dan tujuan tamu perlu diproses karena terkait kebijakan
personil/kantor maka di-forward ke pihak terkait. Kemudian
ditindaklanjuti oleh pihak terkait atau dibuat jadwal untuk bertemu.
5. Setelah selesai, resepsionis mengantarkan tamu hingga pos penjagaan,
dan sampaikan salam penutup:
a) Sikap Hormat
b) Ucapkan: "Assalamu'alaykum, terima kasih atas kunjungan
Bapak/Ibu".
6. Petugas pos penjagaan meminta kartu visitor, mengembalikan kartu
identitas tamu (KTP), mengantarkan ke pintu gerbang atau ke mobil,
kemudian menyampaikan salam penutup :
a) Sikap hormat
b) Ucapkan: "Assalamu'alaykum, terima kasih atas kunjungan
Bapak/Ibu".
-----------------------
Tgl : ….. /…../
Oleh:
D I S A H K A N
DISIAPKAN
MANAJER
PRODUKSI
KOORDINATOR
KETUA HARIAN
KETUA UMUM
PROSEDUR PENERIMAAN TAMU
PETUGAS POS PENJAGAAN
1.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa pelayanan dan
sambutan Petugas Pos Penjagaan kepada para tamu yang berkun-
jung ke Yayasan Islam Al-Huda selalu sopan dan ramah, sesuai
ketentuan yang telah ditetapkan, walaupun petugas selalu bergantian sesuai
shif kerjanya.
2.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk semua kegiatan yang terkait dengan
penyambutan dan pelayanan tamu yang berkunjung ke Yayasan Islam Al-
Huda
3.0 DEFINISI
Tidak ada.
4.0 RINCIAN LANGKAH
4.1 Salam Pembuka:
4.1.1 Tangan posisi hormat ( selanjutnya disebut
"Salam Hormat" ).
4.1.2 Ucapkan: "Assalamu'alaykum, Selamat datang
Bapak / Ibu…"
(Nada suara lemah lembut, junjung tinggi sopan san-
tun, dan selalu tersenyum).
YAYASAN ISLAM AL-HUDA BOGOR
INDONESIA
1/2
STANDARD OPERATING PROCEDURE
PT.ADMIRAL
JAKARTA
INDONESIA
2/2
STANDARD OPERATING
PROCEDURE
Tgl : ….. /…../
Oleh:
D I S A H K A N
DISIAPKAN
MANAJER
PRODUKSI
MANAJER QC
MANAJER
PEMASARAN
D I R E K T U R
