PANITIA PELAKSANAN WISUDA
Penanggungjawab : Augustinah, S.Pd. M.Si.
Ketua Panitia : Firdaus Azwar Ersyad, S.Sn.
Sekretaris 1 : Sulistyowati S.Pd.
Sekertaris 2 : Adisti Evandari
Bendahara : Andiek Padiyanto, A.md
Sie Acara 1 : Irma Wati, S.Pd
Sie Acara 2 : Sri Kristiana, S.Si
Sie Humas dan Publikasi 1 : Aditya Indra Wibawa, S.Pd
Sie Humas dan Publikasi 2 : Andika Dwi, S.Pd
Sie Perlengkapan dan dekorasi 1 : Hendri Listiawan, S.Sos
Sie Perlengkapan dan Dekorasi 2 : Agus S. Pd.
Sie Konsumsi : Veny Nur Aini, S.Pd.
Sie Dokumentasi dan Transportasi : Taruna Budiono, S.I.Kom
Sie Sponsorship : Suci
Sie Keamanan : Rokhmani dan Hery
Paduan Suara : Putut Sunyata
Pembantu Umum : OSIS SMK VMI
PEDOMAN TATA LAKSANA PANITIA KEGIATAN PROSESI WISUDA
INTRODUKSI
Panitia kegiatan adalah institusi (kelompok) yang berfungsi sebagai pelaksana kebijakan organisasi sesuai tingkatan masing-masing dalam upaya melaksanakan suatu program organisasi dan bertanggungjawab kepada seluruh pengurus organisasi sesuai dengan tingkatannya masing-masing. Adapun Tujuan umum pembentukan kepanitiaan adalah sebagai berikut:
1. Merencanakan, mengelola, melaksanakan memonitor dan mengevaluasi seluruh tahapan-tahapan
pelaksanaan kegiatan khususnya Kegiatan Prosesi Wisuda SMK Visi Media Indonesia
2. Mengatur tata laksana dan tata kerja dalam persiapan dan pelaksanaan suatu kegiatan.
3. Mengelola materi kegiatan.
4. Pengkondisian dan penciptaan suasana yang kondusif dan kooperatif bagi pelaksanaan kegiatan
organisasi.
5. Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan operasional yang berkaitan dengan kegiatan.
6. Melaksanakan koordinasi dan komunikasi dengan semua unsur yang terlibat dalam kegiatan.
URAIAN TUGAS
Ketua Panitia
Memimpin panitia sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan kebijaksanaan yang telah diputuskan.
Mengkoordinasikan panitia
Mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugas–tugas kepanitiaan kepada panita yang bersangkutan
Mengarahkan, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan
Mencari alternatif pemecahan masalah dan membuat keputusan
Bertanggungjawab kepada penanggung jawab kegiatan (Kepala Sekolah)
Meminta laporan kepada setiap seksi
Bersama sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan
Sekretaris
Membuat surat seperti: Permohonan pembicara, moderator, permohonan membuka acara, Permohonan dana, Permohonan kerjasama kepada instansi tertentu, Peminjaman gedung dan peralatan dan kegiatan keskretariatan yang relevan.
Membuat SK kepanitiaan.
Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;
Menyiapkan sertifikat untuk panitia (jika diperlukan)
Membuat tanda kepanitiaan (jika diperlukan)
Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan
Membuat list kebutuhan dan anggaran
Berkoordinasi dengan seksi terkait sesuai dengan kebutuhan
Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia
Bendahara
Membantu ketua panitia dalam melaksanakan tugasnya.
Memupuk dan mengembangkan sumber-sumber dana dan sarana-sarana lainnya untuk menunjang pelaksanaan kegaitan, sesuai dengan kebijaksanaan dan petunjuk pelaksanaan yang digariskan oleh ketua panitia.
Mengadakan usaha-usaha lainnya yang sah untuk mengumpulkan dana yang dikoordinasikan bersama sekretaris panitia sesuai petunjuk pelaksanaan yang digariskan oleh ketua panitia.
Menyusun rencana anggaran belanja dan pengelolaan dana.
Mengawasi pemasukan dan penggunaan dana.
Membuat pembukuan tentang segala sesuatu yang menyangkut pendanaan.
Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan
Bertanggung jawab kepada ketua Panitia
Sie Acara
Membuat susuna acara (run down) secara detail dan spesifik (memuat waktu, acara, pengisi acara, perlengkapan dan tempat)
Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;
Mengkonsep orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan;
Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan;
Menyosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi lain dan pihak-pihak lain yang terkait
Bertanggungjawab kepada ketua Panitia
Sie Humas dan Publikasi
Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan ( misalnya dalam bentuk pamflet, leaflet, brosur, spanduk, baleho, poster, undangan sesuai dengan kebutuhan kegiatan) dan menyebarkannya kepada pihak terkait
Merancang serta mendesain Katalog (album kenangan SMK)
Membantu sie kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan (misalnya membantu merancang desain sertifikat dan lainnya)
Membuat list kebutuhan dan anggaran
Bertanggungjawab kepada ketua panitia
Sie Perlengkapan dan dekorasi
Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang dibutuhkan serta mengupayakan pengadaannya dengan sebelumnya mengadakan koordinasi dengan bidang lain terkait yang membutuhkan perlengkapan sarana (misalnya perlengkapan wisuda terkait dengan Plakat/souvenir/kenang-kenangan, Toga, Map Ijazah dan kebutuhan lainnya)
Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal peminjaman / penyewaan peralatan.
Bertanggung jawab atas pemeliharaan/perawatan dan pengembalian peralatan perlengkapan kegiatan .
Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan.
Melakukan tudas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.
Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia
Sie Konsumsi
Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya
Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepada panitia, peserta, dan pengisi acara
menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan
Mengurus biaya konsumsi
Berkoodinasi dengan bendahar terkait list kebutuhan dan anggaran
Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia
Sie Dokumentasi dan transportasi
Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video
Menyediakan dan menyiapkan sarana transportasi bagi kebutuhan kegiatan
Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia dan berkoordinasi dengan sie lainnya secara kooperatif.
Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.
Sie Sponsorsip
Membuat list Sponsor
Membuat kontrapretasi di proposal sponsorship
Mengajukan proposal: Sponsorship
Melakukan usaha yang dapat memberikan pemasukan
Melakukan follow up dana dan usaha pre acara
Mengurus pihak sponsor yang datang saat hari H
Melakukan follow up dana dan usaha pasca acara
Membuat list kebutuhan dan anggaran
Melakukan kerjasama dengan Div. Lain yang terkait
Sie Keamanan
Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan keamanan kegiatan
Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan kegiatan
Melakukan koordinasi kegiatan pengamanan yang berkaitan dengan Kegiatan
Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh Ketua Panitia
HAK DAN KEWAJIBAN PANITIA
Panitia berhak untuk :
Berbicara dan mengeluarkan pendapat serta memberikan usul atau saran baik secara lisan maupun tulisan
Menggunakan fasilitas kepanitiaan sesuai prosedur yang berlaku dan telah ditetapkan bersama
Panitia berkewajiban untuk
menjalankan tugasnya dengan sungguh-sungguh secara tuntas,sesuaai tugasnya
masing-masing yang telah diatur dalam deskripsi kerja.
Menghadiri undangan rapat dan tepast waktu.
Mentaati tata tertib dan petunjuk pelaksanaan yang telah diberlakukan
IV PENUTUP
Hal-hal yang belum diatur dalam Pedoman Tata Kerja Panitia ini akan diatur kemudian oleh penanggung Jawab kegiatan jika dianggap perlu.
Ungaran,……………………………2014
Ketua Panitia
Firdaus Azwar Ersyad, S.Sn.
