contabilidad 2018

12 Ciclo de la información financiera y sistematización 12.1. Esquema ciclo del sistema de información financiera

12.2. Ejercicio práctico del ciclo contable Con fines didácticos, desarrollaremos manualmente (aunque haremos oportunos enlaces al sistema computarizado) el taller propuesto con anterioridad en un concurso contable, para enlazar todos los temas tratados y optimizar el aprendizaje. 305

CONTABILIDAD

FINANCIERA -

URIEL GUILLERMO ANGULO GUIZA

1. El 1 de de diciembre diciembre de 2018 el Sr. Jaime Pumarejo Pumarejo aporta aporta $40.000.000 en un cheque, el Sr. Julio Martínez aporta una bodega avaluada avaluada en $40.000.000 y forman una empresa de distribución de llantas, con nombre: ‘Distribui‘Distribuidora El E l Puma S.A.S’. 2. El 2 de diciembre se consigna el cheque en el Banco Santander. 3. El 2 de diciembre con el comprobante de egreso No. 001 y con el cheque No. 001 compra muebles y enseres a ‘Distrimuebles S.A.S’ por $8’000.000; IVA 16%, retefuente 2,5%; ICA 8x1000. 4. El 5 de diciembre canceló canceló servicios de de mantenimiento mantenimiento y pintura de la bodega con el comprobante de egreso No. 002 y cheque No. 002 a un régimen simplificado por $1’000.000, retefuente retefuente 6.0% 5. El 6 de diciembre con el comprobante de egreso No. 003 y cheque No. 003 canceló la compra de mercancías para la venta a ‘Good Year’ por $20’000.000; IVA 16%; retefuente 2,5%; ICA 5x1000. 6. El 8 de diciembre establece establece un un fondo de de caja menor menor de $500.000, $500.000, se giró cheque No. 004 a nombre de la secretaria Lina Muñoz y se realizó el comprobante de egreso No.004. 7. El 10 de diciembre compra con el cheque No.005 y comprobante de egreso No. 005 una máquina para sincronizar llantas por $10’000.000 a ‘Motores S.A.S’; IVA 16%; retefuente 2,5%; ICA 6x1000. 8. El 15 de diciembre canceló con el comprobante de egreso No. 006 y cheque No.006 el mantenimiento de una máquina para cambiar llantas por $500.000 a un régimen simplificado; retefuente 4% (declarante); ICA 8x1000; IVA asumido. 9. El 16 de diciembre con la factura de venta No.001 No.001 vende mercancía a ‘Llantas El Sol S.A.S’ por $40’000.000 de contado (cheque); IVA 16%; retefuentee 2,5%; ICA 5x1000. Se realizó el comprobant tefuent comprobantee de ingreso No. 002 por el cheque recibido. 10. El 17 de diciembre consignó el cheque registrado en la caja por $45’200.000, en el Banco Bolívar. 11. El 18 de diciembre se concede préstamo al Sr. Julio Martínez por $3´000.000 para descontar $300.000 mensuales, comprobante de egreso No 07 y cheque No. 001 del Banco Bolívar. 306

CONTABILIDAD

FINANCIERA -


1. El 1 de de diciembre diciembre de 2018 el Sr. Jaime Pumarejo Pumarejo aporta aporta $40.000.000 en un cheque, el Sr. Julio Martínez aporta una bodega avaluada avaluada en $40.000.000 y forman una empresa de distribución de llantas, con nombre: ‘Distribui‘Distribuidora El E l Puma S.A.S’. 2. El 2 de diciembre se consigna el cheque en el Banco Santander. 3. El 2 de diciembre con el comprobante de egreso No. 001 y con el cheque No. 001 compra muebles y enseres a ‘Distrimuebles S.A.S’ por $8’000.000; IVA 16%, retefuente 2,5%; ICA 8x1000. 4. El 5 de diciembre canceló canceló servicios de de mantenimiento mantenimiento y pintura de la bodega con el comprobante de egreso No. 002 y cheque No. 002 a un régimen simplificado por $1’000.000, retefuente retefuente 6.0% 5. El 6 de diciembre con el comprobante de egreso No. 003 y cheque No. 003 canceló la compra de mercancías para la venta a ‘Good Year’ por $20’000.000; IVA 16%; retefuente 2,5%; ICA 5x1000. 6. El 8 de diciembre establece establece un un fondo de de caja menor menor de $500.000, $500.000, se giró cheque No. 004 a nombre de la secretaria Lina Muñoz y se realizó el comprobante de egreso No.004. 7. El 10 de diciembre compra con el cheque No.005 y comprobante de egreso No. 005 una máquina para sincronizar llantas por $10’000.000 a ‘Motores S.A.S’; IVA 16%; retefuente 2,5%; ICA 6x1000. 8. El 15 de diciembre canceló con el comprobante de egreso No. 006 y cheque No.006 el mantenimiento de una máquina para cambiar llantas por $500.000 a un régimen simplificado; retefuente 4% (declarante); ICA 8x1000; IVA asumido. 9. El 16 de diciembre con la factura de venta No.001 No.001 vende mercancía a ‘Llantas El Sol S.A.S’ por $40’000.000 de contado (cheque); IVA 16%; retefuentee 2,5%; ICA 5x1000. Se realizó el comprobant tefuent comprobantee de ingreso No. 002 por el cheque recibido. 10. El 17 de diciembre consignó el cheque registrado en la caja por $45’200.000, en el Banco Bolívar. 11. El 18 de diciembre se concede préstamo al Sr. Julio Martínez por $3´000.000 para descontar $300.000 mensuales, comprobante de egreso No 07 y cheque No. 001 del Banco Bolívar. 306

CAP. 12 - CICLO DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA Y SISTEMATIZACIÓN

12. El 20 de diciembre compra mercancías para la venta a crédito a ‘Good Year’ por $20’000.000; IVA 16%; retefuente 2,5%; ICA 5x1000. 13. El 22 de diciembre con la factura de venta No.002, vende a almacenes ‘Barato Full’ mercancías por $30’000.000 a crédito; IVA 16%; retefuente 2,5%; ICA 5x1000; CREE 0,4% (auto retención). 14. El 26 de diciembre canceló cuenta de gastos del gerente (viáticos) por $900.000, comprobante de egreso No.08 y cheque No.02 del Banco Bolívar. 15. El 30 de diciembre cancela sueldos (nómina) por $11’542.000, cheque No.03 del Banco Bolívar a nombre del gerente general, quien cambió y pagó en efectivo a los empleados. 16. El inventario realizado el 31 de diciembre de 2016 arrojó un saldo de $4’800.000

PASO N° 1 Documentos fuente, comprobantes comprobantes y soportes contables Lo primero que debemos hacer es clasificar los documentos fuente (facturas de compra en efectivo, a crédito, facturas de venta, nómina, recibos de transferencia bancaria, facturas compra de mercancías, etc.) por conceptos iguales o similares, elaborar el respectivo soporte o comprobante (de ingreso, de egreso, de ventas, de nómina, etc.) y anexarle el respectivo documento fuente. Tanto el documento fuente como los comprobantes, los hemos omitido por asuntos de espacio. Los documentos fuente y/o los comprobantes del mismo concepto se agrupan en un comprobante de contabilidad. Una forma adecuada de hacerlo es la siguiente: 1. Document Documentos os de apertura de la empresa. 2. Ingresos y/o consignaciones consignaciones (nota de banco (NB), (NB), nota de caja (NC), etc.); etc.); dependiendo del programa contable que se utilice y del tipo de empresa tomará su nombre. 3. Facturas Facturas de compra, compra, notas de compra compra (NC), notas para causar causar (NC) o facturas a causar. 4. Facturas de compra de mercancías para la venta o de compra de mercancías (CM). 5. Facturas de ventas. 6. Egresos. 7. Nómina. 307

CONTABILIDAD

FINANCIERA - URIEL GUILLERMO ANGULO GUIZA

Aunque también los documentos o información podrían agruparse por períodos de tiempo (semanas, quincenas), el resultado va a ser igual, aunque sería menos pedagógico.

REFUERZO MI CONOCIMIENTO: Con fines didácticos y dependiendo de la disponibilidad de su tiempo, se sugiere que realice los correspondientes soportes o comprobantes (ingreso, egreso, facturas de venta y nómina) y se los anexe al respectivo comprobante de contabilidad, de las transaccioness realizadas en el taller resuelto a continuación. Para transaccione ello también debe realizar los comprobantes de contabilidad, en formato minerva. Por tanto, la anterior información, sin cambiar ningún dato y agrupando en comprobantes de contabilidad para anexarle los comprobantes respectivos y/o los documentos soportes por conceptos iguales o similares, la reagrupamos así:

1. COMPROBANTE DE CONT CONTABILIDAD ABILIDAD N° 01 (Comprobante de aper apertura tura y/o ingreso) (1) El 1 de diciembre el Sr. Jaime Pumarejo Pumarejo aporta $40.000.000 en un cheque y el Sr. Julio Martínez aporta apor ta una bodega avaluada en $40.000.000 y forman una empresa de distribución de llantas, con nombre: ‘Distribuidora El Puma SAS’. 2. COMPROBANTE DE CONT CONTABILIDAD ABILIDAD N° 02 (Consignacione (Consignacioness o notas de banco) (2) El 2 de diciembre se consigna el cheque en el Banco Santander. (3) El 17 de diciembre consignó el cheque registrado en la caja por $45’200.000 en el Banco Bolívar. 3. COMPROBANTE DE CONTABILIDAD CONTABILIDAD N° 03 (Compra propieda propiedad d planta y equipo) (4) El 2 de diciembre con el comprobante de egreso No. 001 y con el cheque No.001 compra muebles y enseres a ‘Distrimuebles S.A.S’ por $8’000.000; IVA 16%, retefuente 2,5%; ICA 8x1000. (5) El 10 de diciembre compra con el cheque No. 005 y comprobante de egreso No. 005, una máquina para sincronizar llantas por $10’000.000 a Motores SAS; IVA 16%; retefuente 2,5%; ICA 6x1000. 308


4. COMPROBANTE CONTABILIDAD N° 04 (Compra mercancías para la venta) (6) El 6 de diciembre con el comprobante de egreso No.003 y cheque No.003 canceló la compra de mercancías para la venta a ‘Good Year’ por $20’000.000; IVA 16%; retefuente 2,5%; ICA 5x1000. (7) El 20 de diciembre compra mercancías para la venta a crédito a ‘Good Year’ por $20’000.000; IVA 16%; retefuente 2,5%; ICA 5x1000. 5. COMPROBANTE DE CONTABILIDAD N° 5 (Ventas de mercancías o facturación) (8) El 16 de diciembre con la factura de venta No.001 vende mercancía a ‘Llantas El Sol S.A.S’ por $40’000.000 de contado (cheque); IVA 16%; retefuente 2,5%; ICA 5x1000. Se realizó el comprobante de ingreso No.002 por el cheque recibido. (9) El 22 de diciembre con la factura de venta No.002, vende a almacenes ‘Barato Full’ mercancías por $30’000.000 a crédito; IVA 16%; retefuente 2,5%; ICA 5x1000; CREE 0,4% (auto retención). 6. COMPROBANTE DE CONTABILIDAD N° 6 (Comprobantes de egresos) (10) El 5 de diciembre canceló servicios de mantenimiento y pintura de la bodega con el comprobante de egreso No.002 y cheque No.002 a un régimen simplificado por $1’000.000, retefuente 6%. (11) El 8 de diciembre, establece un fondo de caja menor de $500.000, se giró cheque No.004 a nombre de la secretaria Lina Muñoz y se realizó el comprobante de egreso No.004. (12) El 15 de diciembre canceló con el comprobante de egreso No.006 y cheque No.006 el mantenimiento de una máquina para cambiar llantas por $500.000 a un régimen simplificado; retefuente 4% (declarante); ICA 8x1000; IVA asumido. (13) El 18 de diciembre concede préstamo al Sr. Julio Martínez por $3´000´000 para descontar $300.000 mensuales, comprobante de egreso No.007 y cheque No.001 del Banco Bolívar. (14) El 26 de diciembre canceló cuenta de gastos del gerente (viáticos) por $900.000, comprobante egreso No.08 y cheque No.02 del Banco Bolívar. (16) El inventario realizado el 31 de diciembre de 2016 arrojó un saldo de $4’800.000 309

CONTABILIDAD

FINANCIERA -


7. COMPROBANTE DE CONTABILIDAD N° 7 (Nota de nómina o comprobante de nómina) (15) El 30 de diciembre cancela sueldos (nómina) por $11’542.000, cheque No.03 del Banco Bolívar a nombre del gerente general, quien cambió y pagó en efectivo a los empleados PASO N° 2 Asientos Contables 1.

Dic 01 .Aportes sociales

CÓDIGO

CUENTAS

PARCIAL

1105

Caja

110505

Caja general

1516

Edificaciones

151605

Bodega, aporte socio ,escritura 23

3105

Capital suscrito y pagado

310505

Jaime Pumarejo

40.000.000

310505

Julio Martínez

40.000.000

40.000.000 40.000.000 40.000.000 80.000.000

CUENTAS

1110

Bancos

111005

Banco Santander

1105

Caja

110505

Caja general

PARCIAL

80.000.000

DEBE

HABER

40.000.000 40.000.000 40.000.000 40.000.000

SUMAS IGUALES

40.000.000

40.000.000

Dic 17. Consignación cheque desde caja

CÓDIGO

CUENTAS

1110

Bancos

111010

Banco Bolívar

1105

Caja

110505

Caja general

PARCIAL

DEBE

HABER

45.200.000 45.200.000 45.200.000

SUMAS IGUALES

310

80.000.000

Dic 02. Consignación cheque aportes

CÓDIGO

3.

HABER

40.000.000

SUMAS IGUALES 2.

DEBE

45.200.000 45.200.000

45.200.000


4.

Dic 02. Compra equipo de oficina

CÓDIGO

CUENTAS

1524

Equipo de oficina

152405

Muebles y enseres

2365

Retención en la fuente 2.5%

236540

Compras

2368

ICA retenido

1110

Bancos

111005

Banco Santander

PARCIAL 9.280.000

200.000 200.000 64.000 9.016.000 9.016.000 9.280.000

9.280.000

Dic 10. Compra maquinaria y equipo

CÓDIGO

CUENTAS

1520

Maquinaria y equipo

152001

Máquina sincronizadora

2365

Retención en la fuente 2.5%

236540

Compras

2368

ICA retenido

1110

Bancos

111005

Banco Santander SUMAS IGUALES

6

HABER

9.280.000

SUMAS IGUALES 5.

DEBE

PARCIAL

DEBE

HABER

11.600.000 11.600.000 250.000 250.000 64.000 11.286.000 1.286.000 11.600.000

11.600.000

Dic 06. Compra de mercancías

CÓDIGO

CUENTAS

PARCIAL

DEBE

6205

De mercancías

20.000.000

2408

IVA por pagar

3.200.000

240810

IVA descontable en compras

2365

Retención en la fuente

236540

Compras

2368

ICA retenido

1110

Bancos

111005

Banco Santander

HABER

3.200.000 500.000

500.000 140.000 22.560.000

22.560.000

311

CONTABILIDAD

FINANCIERA -

7.


Dic 20. Compra de mercancías

CÓDIGO

CUENTAS

PARCIAL

DEBE

6205

De mercancías

20.000.000

2408

IVA por pagar

3.200.000

240810


2365


236540

Compras

2368

ICA retenido

2205

Nacionales (proveedores)

220505

Good Year

3.200.000 500.000 500.000 140.000 22.560.000 22.560.000

SUMAS IGUALES 8.

CUENTAS

PARCIAL

DEBE

1105

Caja

110505

Caja general

1355

Anticipo de impuestos

135515


135518

Reteica

200.000

135595

Otros CREE (auto retención)

160.000

2408

IVA por pagar

240805

IVA generado en ventas y servicios

2365


236595

Otros CREE (auto retención) Comercio al por mayor y al por menor SUMAS IGUALES

9.

23.200.000

HABER

45.200.000 45.200.000 1.360.000 1.000.000

6.400.000 6.400.000 160.000 160.000

40.000.000 46.560.000

46.560.000

Dic 22. Venta de mercancías

CÓDIGO

312

23.200.000

Dic 16. Venta de mercancías

CÓDIGO

4135

HABER

CUENTAS

PARCIAL

1305

Clientes

130505

Barato Full

1355


135515


750.000

135518

Reteica

150.000

135595

Otros CREE (auto retención)

120.000

DEBE 33.900.000

33.900.000 1.020.000

HABER


CÓDIGO 2408 240805 2365 236595 4135

CUENTAS

PARCIAL

IVA por pagar IVA generado en ventas y servicios Retención en la fuente

DEBE

HABER 4.800.000

4.800.000 120.000

Otros CREE (auto retención) Comercio al por mayor y al por menor SUMAS IGUALES

120.000

30.000.000 34.920.000

34.920.000

REGISTRO DEL COSTO: Recuerde que, en un sistema de inventario permanente, después de registrar la venta debemos registrar el costo de la mercancía vendida y que éstos valores se toman de las tarjetas de kárdex (columnas salidas). 8 (b) Registramos costo asiento N° 8 CÓDICUENTAS GO Comercio al por mayor y al por 6135 menor (costo) Mercancía no fabricada por la 1435 empresa SUMAS IGUALES 9 (b) CÓDIGO 6135 1435

PARCIAL

DEBE

HABER

20.000.000

20.000.000 20.000.000

20.000.000

DEBE

HABER

Registramos costo asiento N° 9 CUENTAS Comercio al por mayor y al por menor (costo) Mercancía no fabricada por la empresa SUMAS IGUALES

PARCIAL

15.200.000

15.200.000 15.200.000

15.200.000

RECUERDE: Si la empresa lleva sistema de inventario periódico, no se requiere del asiento anterior cuando vende. El costo de las ventas se halla al final del ejercicio contable por juego de inventarios.

Costo de ventas = inventario inicial + compras – inventario final Ese inventario final se convierte en el inventario inicial del siguiente período. 313

CONTABILIDAD


PIENSE: Para nuestro ejemplo estamos utilizando el sistema de inventario permanente, por lo tanto, el costo de ventas se ve reflejado en tiempo real cada vez que se realiza una venta. Halle el costo de ventas suponiendo que se utiliza el sistema de inventario periódico.

RECUERDE: Cada vez que sale dinero es un egreso y debe realizarse su respectivo comprobante. En un sistema computarizado se ingresan los datos del documento fuente, los valores, códigos de las cuentas afectadas, etc. El computador enumera, genera el respectivo comprobante o nota de egreso y registra automáticamente en cuentas auxiliares y principales.

10.

Dic 5. Cancela mantenimiento de la bodega

CÓDIGO

CUENTAS

5145 514510 2408 240815 2365 236540 2367 236701 1110 111005

Mantenimiento y reparaciones Construcciones y edificaciones IVA por pagar IVA asumido(15%del IVA) Retención en la fuente (6%) Compras simplificado no declaran IVA retenido IVA asumido Bancos Banco Santander SUMAS IGUALES

11.

DEBE

HABER

1.000.000 1.000.000 24.000 24.000 60.000 60.000 24.000 24.000 940.000 940.000 1.024.000

1.024.000

Dic 8. Creamos Fondo de caja menor

CÓDIGO

CUENTAS

1105

Caja

110510

Caja menor

1110

Bancos

111005

Banco Santander

PARCIAL

DEBE

HABER

500.000 500.000 500.000

SUMAS IGUALES 314

PARCIAL

500.000

500.000

500.000


12.

Dic 15. Cancela mantenimiento de una máquina

CÓDIGO

CUENTAS

5145

Mantenimiento y reparaciones

514510

Construcciones y edificaciones

2408

IVA por pagar

240815

IVA asumido(15%del IVA)

2365

Retención en la fuente (4%)

236540

Compras simplificado declarante

2367

IVA retenido

236701

IVA asumido

1110

Bancos

111005

Banco Santander

PARCIAL

DEBE 500.000

1.000.000 12.000 12.000 20.000 20.000 12.000 12.000 480.000 480.000

SUMAS IGUALES 13.

512.000

512.000

Dic 18. Préstamo a un empleado

CÓDIGO

CUENTAS

1365

Cuentas por cobrar a trabajadores

136540

Préstamos

1110

Bancos

111006

Banco Bolívar

PARCIAL

DEBE

HABER

3.000.000 3.000.000 3.000.000 3.000.000

SUMAS IGUALES 14.

HABER

3.000.000

3.000.000

Dic 26. Cancela viáticos

CÓDIGO

CUENTAS

5105

Gastos de personal

510521

Viáticos

1110

Bancos

111006

Banco Bolívar

PARCIAL

DEBE

HABER

900.000 900.000 900.000

SUMAS IGUALES

900.000

900.000

900.000

315

CONTABILIDAD

15.

FINANCIERA -


Dic 30. Pago de la nómina

CÓDIGO

CUENTAS

5105

Gastos de personal

510506

Sueldos

510545 510518

Auxilios Comisiones

510515

Horas extras

510527

Auxilio de Transporte

2370 237005 237040 2380

136595 2365 236505 1110

Bancos

111005

Banco Bolívar

23803002 23803003 1365

D E V E N G A D O

Retención y aportes de nómina Aportes entidades de salud (4%) Cooperativas Acreedores Varios Aportes a Fondos de Pensiones (4%) Aporte a Fondo de Solidaridad (1%) Aportes voluntario a Fondo de Pensiones Cuentas por cobrar trabajadores Otros. Préstamos Retención en la fuente Salarios

23803001

PARCIAL

DÉBITO

2.550.000 0 50.000 150.000

984.000

492.000 492.000

D E D U C I D O

1.672.000 492.000 80.000 1.100.000 300.000 300.000 502.000 502.000

P A G A D O

11.542.000

11.542.000 15.000.000

15.000.000

DÉBITO

CRÉDITO

Dic 31. Apropiaciones de nómina

CÓDIGO

CUENTAS

5105

Gastos de personal

510530

Cesantías

510533

Intereses sobre cesantías

510536

Prima de servicios

510539

Vacaciones

316

15.000.000

12.250.000

SUMAS IGUALES 16.

CRÉDITO

PARCIAL

5.737.701 1.037.085 10.371 1.037.085 512.910


CÓDIGO

CUENTAS

PARCIAL

510368

Aportes ARL (0.75%)

610569

Aportes entidades salud (8.5%)

510570

Aportes Fondos de pensiones (12%)

510572

Aportes Cajas de compensación (4%)

492.000

510575

Aportes ICBF (3%)

240.000

510578

Aportes SENA (2%)

160.000

2370

Retenciones y aportes de nómina

237005

Aportes a entidades en salud

680.000

237006

92.250 892.000

2380

Aportes ARL Aportes ICBF, SENA y Cajas de Compensación Acreedores Varios

238030

Aportes a Fondos de pensión

1.476.000

2610

Para obligaciones laborales

261005

Cesantías

261010


261015

Vacaciones

261020

Prima de servicios

237010

DÉBITO

CRÉDITO

92.250 680.000 1.476.000

1.664.250

1.476.000 2.597.451 1.037.085

SUMAS IGUALES

10.371 512.910 1.037.085 5.737.701

5.737.701

PASO N° 3: Comprobantes de contabilidad Aunque el sistema manual hoy día prácticamente no se utiliza, debemos entender cómo funciona para comprender que es lo que realiza el computador (software), del porqué de la información resultante para entrar a su respectivo análisis y poder explicarles a los usuarios con propiedad la información resultante. Sin comprender y entender el ciclo contable sería casi imposible comprender la información que un software contable nos suministra. En un software contable, usted selecciona el tipo de comprobante a realizar de acuerdo al documento fuente (de egreso, de ingreso, de bancos, de ventas o facturación, compras de mercancías, etc.), digita los datos, códigos de las cuentas afectadas y valores y el software le enumera ascendentemente el respectivo comprobante para que lo grave, lo imprima, le anexe los soportes y lo archive.

317

CONTABILIDAD

FINANCIERA -


DISTRIBUIDORA EL PUMA S.A.S Fecha

31-dic

20xx

CÓDIGO

Comprobante de Contabilidad No 01

Ciudad: Bogotá Concepto: Comprobante de apertura

CUENTAS

1105

Caja

110505

Caja general

1516

Edificaciones

151605

Bodega, aporte socio

3105

Capital suscrito y pagado

PARCIAL 40.000.000

40.000.000 40.000.000 80.000.000 40.000.000

31050502 Julio Martínez (contabilizamos comprobante de apertura y anexamos soportes) SUMAS IGUALES

40.000.000

DISTRIBUIDORA EL PUMA S.A.S 31 Dic 20xx

CÓDIGO

CRÉDITO

40.000.000

31050501 Jaime Pumarejo

Fecha

DÉBITO

Ciudad: Bogotá CUENTAS

80.000.000 80.000.000

Comprobante de contabilidad No 2 Concepto: Consignaciones Bancarias PARCIAL

1110

Bancos

111005

Banco Santander

40.000.000

111010

Banco Bolívar

45.200.000

1105

Caja

110505

Caja general

(contabilizamos consignaciones bancarias y anexamos soportes) SUMAS IGUALES

DÉBITO

CRÉDITO

85.200.000

85.200.000 85.200.000

85.200.000

85.200.000

El siguiente comprobante de contabilidad N° 3, (compra propiedad planta y equipo), pudimos haberlo juntado con el comprobante N° 6 (egresos), ya que ambos se traducen en salida de recursos, pero por aspectos metodológicos los hemos separado para una mayor comprensión, además que es un buen criterio diferenciar y clasificar los pagos.

318


RECUERDE: En un sistema contable sistematizado, a los documentos fuente se les realiza el respectivo comprobante (ingreso, egreso, nómina, nota de bancos, compras, etc.); el software los enumera y solicita guardar e imprimir para anexar el documento fuente.

DISTRIBUIDORA EL PUMA Fecha

31-dic

20xx

CÓDIGO

Ciudad :Bogotá

CUENTAS

1524

Equipo de oficina

152405

Muebles y enseres

1520

Maquinaria y equipo

152001

Máquina sincronizadora

2365


236540

Compras

2368

ICA retenido

1110

Bancos

111005

Banco Santander

Comprobante de contabilidad No 03 Compra propiedad planta y equipo

PARCIAL

DÉBITO

CRÉDITO

9.280.000 9.280.000 11.600.000 11.600.000 450.000 450.000 128.000 20.302.000 20.302.000

(Contabilizamos compra equipos y anexamos soportes) SUMAS IGUALES

Fecha

20.880.000

20.880.000

DISTRIBUIDORA EL PUMA S.A.S

Comprobante de contabilidad No 04

20xx

Compra de mercancías para la venta

31-dic

CÓDIGO

Ciudad : Bogotá

CUENTAS

PARCIAL

DÉBITO

6205

De mercancías

40.000.000

2408

IVA por pagar

6.400.000

240810


2365


236540

Compras

2368

ICA retenido

1110

Bancos

CRÉDITO

6.400.000 1.000.000 1.000.000 280.000 22.560.000

319

CONTABILIDAD

FINANCIERA -


CÓDIGO

CUENTAS

111005

Banco Santander

2205

Nacionales (proveedores)

220501

Good Year

PARCIAL

DÉBITO

CRÉDITO

22.560.000 22.560.000 22.560.000

(Contabilizamos compra de mercancías y anexamos soportes) SUMAS IGUALES


31-dic

Ciudad Bogotá CUENTAS

20xx

CÓDIGO

46.400.000 46.400.000

Comprobante de contabilidad No 05 : Concepto : Comprobantes de Ventas o facturas de venta PARCIAL DÉBITO CRÉDITO

1105

Caja

45.200.000

110505

Caja general

1305

Clientes

130501

Barato Full

1355


135515

Retefuente

135518

Reteica

350.000

135595

Otros CREE

280.000

2408

IVA por pagar

240805

IVA generado en ventas

2365


236595

Otros CREE , auto retención

4135

Comercio mayor y menor (ingreso)

6135

Comercio mayor y menor (costo)

45.200.000 33.900.000 33.900.000 2.380.000 1.750.000

11.200.000 11.200.000 280.000 280.000 70.000.000 35.200.000

1435 Mercancía no fabricada por la empresa 35.200.000 (Contabilizamos facturas de venta y anexamos soportes, o sea las facturas de venta) SUMAS IGUALES 116.680.000 116.680.000

Como observamos hasta el momento, cada comprobante de contabilidad resume por lo general varios comprobantes del mismo concepto (en este caso facturas de venta). Las cifras de la columna parcial deben cotejarse con los libros auxiliares (6 o más dígitos en su código) y deben coincidir. Las cifras de los débitos y créditos van a las cuentas principales o cuentas control (cuentas con 4 dígitos en su código) y al libro diario. 320


RECUERDE: En un sistema manual, si hay 500 facturas de venta, se resumen en el comprobante de contabilidad de ventas. Mientras en un sistema computarizado cada factura es un comprobante de venta o factura de venta y en el software contable se expide y registra una a una, sin necesidad de realizar comprobante de contabilidad; automáticamente el software actualiza cuentas auxiliares y cuentas principales.


31-dic

CÓDIGO

20xx

Ciudad : Bogotá

CUENTAS

5145

Mantenimiento y reparaciones

514510

Construcciones y edificaciones

514515

Maquinaria y equipo

5105

Gastos de personal

510521

Viáticos

1365

Cuentas X cobrar trabajadores

136540

Préstamos

1105

Caja

110510

Caja menor

2408

IVA por pagar

240815

IVA asumido (descontable)

2365


236540

Compras

2367

IVA retenido

236701

IVA asumido (descontable)

1110

Bancos

111005

Banco Santander

Comprobante de contabilidad No 06 Concepto: Comprobantes de Egresos PARCIAL DÉBITO CRÉDITO 1.500.000 1.000.000 500.000 900.000 900.000 3.000.000 3.000.000 500.000 500.000 36.000 36.000 80.000 80.000 36.000 36.000 5.820.000 1.920.000

111006 Banco Bolívar 3.900.000 (Contabilizamos comprobantes de egreso del 001 al 008 y anexamos …) SUMAS IGUALES

5.936.000

5.936.000

321

CONTABILIDAD


RECUERDE: El comprobante de contabilidad de egresos resume a su vez los comprobantes de egreso del 001 al 008 (en este caso), ya que cada vez que se realiza un pago (salida de dinero) se realiza un comprobante de egreso como soporte. Mientras que, en un sistema computarizado no se realiza comprobantes de contabilidad. En cada pago se registran en el software los datos correspondientes del tercero que recibe el pago, el número de factura a cancelar, el concepto del pago, los códigos de las cuentas auxiliares (6 o más dígitos), de las cuentas principales (4 dígitos), los valores débitos y créditos y el sistema elabora el respectivo comprobante de egreso numerado, para imprimir, anexarle los soportes, archivar y eso es todo. El sistema automáticamente actualiza libros auxiliares (cuentas auxiliares con código de 6 o más dígitos y cuentas principales con código de 4 dígitos).

322


RECUERDE: El pago de la nómina genera los aportes parafiscales o apropiaciones de nómina.

323

CONTABILIDAD


DISTRIBUIDORA EL PUMA

31-dic

Fecha CÓDIGO

20xx

Comprobante de Contabilidad No 08

Ciudad: Bogotá

Concepto: Apropiaciones de nómina

CUENTAS

PARCIAL

5105

Gastos de personal

510530

Cesantías

510533


510536

Prima de servicios

510539

Vacaciones

510368

Aportes ARL (0.75%)

610569

Aportes entidades salud (8.5%)

510570

Aportes Fondos de pensiones (12%)

510572

Aportes Cajas de Compensación (4%)

492.000

510575

Aportes ICBF (3%)

240.000

510578

Aportes SENA (2%)

160.000

2370

Retenciones y aportes de nómina

237005

Aportes a entidades en salud

237006

Aportes ARL

237010

Aportes ICBF,SENA y Cajas de Compensación

2380

Acreedores Varios

238030

Aportes a Fondos de pensión

2610


261005

Cesantías

261010


261015

Vacaciones

261020

Prima de servicios

Preparado

DÉBITO

CRÉDITO

5.737.701 1.037.085 10.371 1.037.085 512.910 92.250 680.000 1.476.000

1.664.250 680.000 92.250 892.000 1.476.000 1.476.000 2.597.451 1.037.085 10.371 512.910

SUMAS IGUALES Revisado

1.037.085 Aprobado

5.737.701 Contabilizado

5.737.701

PIENSE:

En un sistema contable manual las facturas de pago (egresos), se anexan al comprobante de egreso (cada pago lleva un comprobante de egreso, del 01 al 08) y estos a su vez se anexan al comprobante de contabilidad de egresos (06). En un sistema con software cada comprobante de egreso lleva su soporte, ya que no se realiza comprobante de contabilidad que resuma todos los comprobantes de egreso. Diferencie entre comprobante de egreso y comprobante de contabilidad de egreso y así con los demás conceptos. 324


PASO N° 4: Cuentas T CAJA

BANCOS

(1) 40.000.000 40.000.000

(2)

(2)

40.000.000

9.016.000

(4)

(8) 45.200.000 45.200.000

(3)

(3)

45.200.000 11.286.000

(5)

500.000

22.560.000

(6)

500.000

940.000

(10)

500.000

(11)

480.000

(12)

( 1) 40.000.000

3.000.000

(13)

40.000.000

900.000

(14)

11.542.000

(15)

(11)

EDIFICACIONES

85.200.000 60.224.000

CAPITAL SUSC Y PAG

60.224.000

80.000.000 (1)

24.976.000 240.896 (ajuste)

240.896 24.735.104

EQUIPO DE OFICINA (4)

RETEFUENTE

9.280.000

MAQUINARIA Y EQUIPO (5) 11.600.000

ICA RETENIDO

200.000

(4)

250.000

(5)

500.000

(6)

500.000

(7)

160.000

(8)

120.000

(9)

60.000

(10)

20.000

(12) (15)

64.000

(4)

502.000

64.000

(5)

2.312.000

140.000

(6)

140.000

(7)

ANTICIPO IMPUESTOS

408.000 (8)

1.360.000

(9)

1.020.000 2.380.000

325

CONTABILIDAD


IVA POR PAGAR (6)

3.200.000 6.400.000

(8)

(7)

3.200.000 4.800.000

(9)

(10)

24.000

(12)

12.000

NACIONALES 22.560.000

(7)

6.436.000 11.200.000 4.764.000

MERCANCÍAS (6) 20.000.000 20.000.000

(8b)

(7) 20.000.000 15.200.000

(9b)

Comercio por mayor y menor INGRESO

4.800.000

40.000.000

(8)

30.000.000

(9)

70.000.000

CLIENTES (9) 33.900.000 33.900.000

Comercio por mayor y menor COSTO (8b) 20.000.000 (9b) 15.200.000 35.200.000

IVA RETENIDO 24.000

(10)

12.000

(12)

CTAS X COBRAR TRABAJ.

36.000

(13) 3.000.000 300.000

(15)

2.700.000

MANTENIMIENTO Y REPARACIONES (10) 1.000.000 (11)

500.000 1.500.000

RETENCIÓN Y APORTES DE NÓMINA 984.000 (15) 1.664.250 (16)

2.648.250

GASTOS DE PERSONAL (14)

900.000

(15) 15.000.000

ACREEDORES VARIOS 1.672.000 1.476.000

(16) 5.737.701 21.637.701 326

3.148.000

(15) (16)


PARA OBLIGACIONES LABORALES 2.597.451

(16)

2.597.451

Para una mayor comprensión y soporte, hemos presentado los 16 asientos contables en cuentas T. Estos saldos pasan a la hoja de trabajo, formando el estado situación financiera de prueba y las sumas de los débitos y los créditos deben ser iguales.

PASO N° 5 Ajustes y hoja de trabajo Datos para ajustes: 1. El saldo de bancos en el extracto resta el GMF (4x1000) y en libros no. 2. Al realizar el arqueo de caja se presenta un sobrante por $80.000, que corresponde al valor cancelado por un cliente, por servicios prestados en alineación de las llantas del vehículo. 3. La depreciación es por el método de línea recta. El edificio no se deprecia aún, ya que la escritura está en trámite y la propiedad no está a nombre de la empresa. 4. Quedó pendiente de pago recibo de agua por $70.000 y energía por $80.000 5. La empresa valora los inventarios de acuerdo a las NIIF. Al valor neto realizable (VNR). 6. La cuenta de obligaciones laborales (provisión) es transitoria y debe cancelarse por obligaciones laborales por pagar (cuenta real). Al liquidarse las prestaciones sociales de los empleados coincide con el valor de la cuenta para obligaciones laborales. 1. CÓDIGO 5305 530595 1110

Ajuste GMF CUENTAS Financieros Otros (G.M.F. 4 x 1.)000 Bancos

PARCIAL

DEBE 240.896

HABER

240.896 240.896

111005 Banco Santander

179.12

111006 Banco Bolívar

61.76

SUMAS IGUALES 327

CONTABILIDAD

FINANCIERA -

2.


Sobrante de caja

CÓDIGO 1105

CUENTAS

PARCIAL

DEBE

Caja

80.000

110505 Caja general 4235

HABER

80.000

Ingresos por servicios

80.000

423540 Taller de vehículos

80.000

SUMAS IGUALES 3.

Depreciación

CÓDIGO

CUENTAS

PARCIAL

5160

Depreciaciones

516015

Equipo de oficina

77.333

516010

Maquinaria y equipo

64.444

1592

Depreciación acumulada

159210

Maquinaria y equipo

64.444

159215

Equipo de oficina

77.333

DEBE 141.777

141.777

141.77

SUMAS IGUALES

4.

141.77

Servicios pendientes de pago

CÓDIGO

CUENTAS

PARCIAL

5135

Servicios

513530

Energía eléctrica

80.000

513425

Acueducto y alcantarillado

70.000

2335

Costos y gastos por pagar

233550

Servicios públicos

DEBE

HABER

150.000

150.000 150.000

SUMAS IGUALES 5.

HABER

150.000

150.000

Valuación inventario al VNR, de acuerdo a las NIIF

8

32

64.000

30.000

VALOR INVENTARIO 34.000 1.088.000

10

40

70.000

35.000

35.000

1.400.000

12

20

80.000

41.000

39.000

780.000

14

30

100.000

52.000

48.000

1.440.000

LLANTA Precio estimado Costos y gastos (2 ) V N R Cantidad RIN No de venta (1) estimados de venta (1) - (2)

Valor valuación inventario al valor neto realizable (VNR)

328

4.708.000


RECUERDE: El inventario EN LIBROS (el auxiliar kárdex) tiene un costo de $ 4.800.000

Ajuste por diferencia con el valor del inventario

CÓDIGO

CUENTAS

PARCIAL

5299 529915

Provisión Inventarios Mercancías no fabricadas por la 1435 empresa 143545 Diferencia valor neto de realización

DEBE 92.000

92.000

92.000

92.000

SUMAS IGUALES 6.

HABER

92.000

92.000

Cancela cuenta para obligaciones laborales.

CÓDIGO

CUENTAS

PARCIAL

2610


261005

Cesantías

261010


DEBE

HABER

2.597.451 1.037.085

261015 Vacaciones

10.371 512.910

261020

Prima de servicios

1.037.085

25

Obligaciones laborales por pagar

2510

Cesantías consolidadas

2515


2525

Vacaciones

2520

Prima de servicios

2.597.451 1.037.085 10.371 512.910 1.037.085

SUMAS IGUALES

329

CONTABILIDAD

330



331

CONTABILIDAD


PASO N°6 Libros Contables Libros auxiliares Por falta de espacio solo presentaremos algunos de los libros auxiliares. A los documentos fuente se les asigna el correspondiente comprobante de soporte (egreso, ingreso, nómina, etc.) y alimentamos los libros auxiliares en el mismo orden cronológico de las transacciones, de tal manera que su saldo siempre debe estar actualizado en estos auxiliares, tanto en un sistema manual como computarizado. Cada empresa decide la cantidad necesaria de libros auxiliares que requiere, por lo general cada cuenta principal requiere de auxiliares que expliquen o desglosen sus saldos.

Libros principales Libro diario: también llamado diario columnario, ya que manualmente es un libro horizontal extremadamente largo que contiene innumerables columnas (por cada cuenta dos columnas –debe y haber). En nuestro ejemplo este libro tiene 18 columnas dobles más las cuentas varias (que serían otras 2 columnas por cada cuenta). El total de los débitos y los créditos suman igual (506.678.199) y el comprobante de cierre (10) se registró con color diferente para mayor comprensión. Este libro se alimenta con los saldos débitos y créditos de los comprobantes de contabilidad (en nuestro ejemplo son 10); y las sumas totales de débitos y créditos de cada cuenta pasan al libro mayor.

Libro mayor: A los saldos de cada cuenta del período anterior se le suman o restan los movimientos registrados de cada cuenta en el libro diario para que nos arroje el nuevo saldo, así: débitos suman con débitos y los créditos restan, y créditos con créditos suman. Las cifras en color corresponden a los sumatorios totales de los valores al comprobante de cierre, para una mayor comprensión y los totales débitos y créditos deben ser iguales. Libro de inventarios: Este libro desglosa y clasifica en activos, pasivos y patrimonio los saldos de las cuentas del libro mayor. PIENSE: Deduzca las diferencias entre un sistema manual y un sistema contable sistematizado, con respecto a la elaboración de los comprobantes de egreso, de ingreso, comprobantes de contabilidad de egreso, de ingreso y su registros en los libros contables. 332


LIBROS AUXILIARES DE BANCOS BANCOS CUENTA CONTROL -1110 FECHA

DETALLE

DEBE

HABER

31 12 20xx

Comprobante de contabilidad # 02

31 12 20xx


20.302.000

64.898.000

31 12 20xx


22.560.000

42.338.000

31 12 20xx

Comprobante de contabilidad # 06 Comprobante de contabilidad # 07. Nómina Comprobante de contabilidad # 09. Ajustes

5.820.000

36.518.000

11.542.000

24.976.000

240.896

24.735.104

31 12 20xx 31 12 20xx

85.200.000

SALDO 85.200.000

El saldo de la cuenta control se actualiza en la fecha de los comprobantes de contabilidad. Los comprobantes de contabilidad alimentan las cuentas control o principales.

BANCO SANTANDER -111005 FECHA

DETALLE

DEBE

HABER

40.000.000

SALDO

02 12 20xx

Consignación

02 12 20xx

C.EGRESO# 01 ,Cheque # 01

9.016.000

30.984.000

05 12 20xx C.EGRESO# 02 ,Cheque # 02

940.000

30.044.000

06 12 20xx C.EGRESO.# 03 ,Cheque # 03

22.560.000

7.484.000


500.000

6.984.000


11.286.000

-4.302.000

15 12 20xx C.E.# 06 ,Cheque # 06

480.000

-4.782.000

31 12 20xx

179.128

-4.961.128

C.E. # 09. Ajuste

40.000.000

El saldo se conoce en la fecha que giramos el cheque, igual que en un software contable. Los comprobantes de egreso o notas de egreso alimentan las cuentas auxiliares

BANCO BOLÍVAR -111006 FECHA

DETALLE

17 12 20xx

Consignación

18 12 20xx

C.E.# 07 ,Cheque # 01 Préstamo

26 12 20xx

DEBE

HABER

45.200.000

SALDO 45.200.000

3.000.000

42.200.000

C.E.# 08 ,Cheque # 02 Viáticos

900.000

41.300.000

30 12 20xx

C.E.# 03 ,Cheque # 03 nómina

11.542.000

29.758.000

31 12 20xx

C.E.# 04 ,Cheque # 04 caja menor

61.768

29.696.232

Las sumas de los saldos en los dos bancos arrojan el saldo de la cuenta control. 333

CONTABILIDAD

FINANCIERA -


LIBROS AUXILIARES DE IVA POR PAGAR

FECHA

DETALLE

31 12 20xx

Comprobante de Contabilidad # 04

31 12 20xx


31 12 20xx


IVA X PAGAR CUENTA CONTROL -2408 DEBE HABER SALDO 6.400.000

-6.400.000 11.200.000

36.000

4.800.000 4.764.000

Los comprobantes de contabilidad alimentan las cuentas control o principales (4 dígitos)

IVA GENERADO -240805 FECHA

DETALLE

DEBE

HABER

SALDO 6.400.000

16 12 20xx

En ventas. Factura venta # 01

6.400.000

22 12 20xx

En ventas. Factura venta # 02

4.800.000 11.200.000

IVA DESCONTABLE -240810 FECHA

DETALLE

DEBE

HABER

SALDO

06 12 20xx

16% en compra de mercancías C.E # 03

3.200.000

-3.200.000

20 12 20xx

16% en compra de mercancías C.E # 08

3.200.000

-6.400.000

Los comprobantes de egreso, ingreso y facturas de venta alimentan las cuentas auxiliares

IVA asumido (teórico) 240815 FECHA

DETALLE

DEBE

HABER

SALDO

05 12 20xx

C.E # 02, al régimen simplificado

24.000

-24.000

15 12 20xx

C.E # 06, al régimen simplificado

12.000

-36.000

Sumatoria de los saldos de las cuentas auxiliares (con códigos de 6 dígitos) = saldo cuenta control (4 dígitos)

334


LIBROS AUXILIARES INVENTARIOS TARJETA KÁRDEX

FECHA

DETALLE

06.12.x compra factura No.563

ARTÍCULO: RIN 12

ENTRADAS Cant.

Costo

500

20.000.000

16.12.x vende factura No.01 20.12.x Compra factura No.805

SALIDAS Cant.

400 100

600

Costo

16.000.000

4.200.000

22.12.x vende s/n factura No.02

Saldo Final

MÉTODO: PROM. PONDERADO

24.200.000

SALDOS Cant.

Costo

Costo Unitario

500

20.000.000

40.000

100

4.000.000

40.000

200

8.200.000 (1)41000

180

7.380.000

20

820.000

41.000

580

23.380.000

20

820.000

41.000

(1) (4.200.000+4.000.000)/200 = 41.000

TARJETA KÁRDEX

ARTÍCULO: RIN 14

MÉTODO: PROM. PONDERADO

ENTRADAS FECHA DETALLE 06.12.x compra factura No.563

Cant.

Costo

400

20.000.000

16.12.x vende factura No.01 20.12.x Compra factura No.805

Cant. 300

50

450

Costo 15.000.000

2.700.000

22.12.x vende s/n factura No.02

Saldo Final

SALIDAS

22.700.000

SALDOS Cant.

Costo

Costo Unitario

400

20.000.000

50.000

100

5.000.000

50.000

150

7.700.000 ( 2)51.333

120

6.160.000

30

1.540.000

51.333

420

21.159.960

30

1.540.000

51.333

(2) (5.000.000+2.700.000)/150 = 51.333 Solo presentamos dos tarjetas de kárdex, pero la sumatoria de todas deben sumar el total del valor del inventario que es de $4.800.000

PIENSE: Verifique en el siguiente libro contable (diario), que las cifras del debe y haber de los comprobantes de contabilidad se trasladaron a la respectiva columna de la misma cuenta principal. También confirme que los totales de cada cuenta del libro diario se trasladaron al libro mayor en la columna de movimiento del mes.

335

CONTABILIDAD

336



337

CONTABILIDAD

CANT.

FINANCIERA -


DISTRIBUIDORA EL PUMA S.A.S LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCES A DICIEMBRE 31 DE 20xx CUENTAS Y DETALLE VR UNITARIO VALOR PARCIAL VALOR TOTAL

ACTIVO

20 1 10 5

Caja Caja general Caja menor Bancos Bancos Santander Banco Bolívar Clientes Cuentas por cobrar trabajadores Julio Martínez Mercancías no fabricadas por la empresa Propiedad planta y equipo Construcciones y Edificaciones Bodega, escritura 179 notaria 4a Maquinaria y Equipo Depreciación acumulada máquina y E Máquina sincronizadora Equipo de Oficina Depreciación acumulada equipo oficina Estantes Módulo de Recepción Sillas Escritorios de Madera Anticipos de Impuestos Rete fuente Reteica Otros (CREE)

580.000 80.000 500.000

24.735.104 -4.961.128 29.696.232

33.900.000 2.700.000 2.700.000

4.708.000 40.000.000 40.000.000

11.600.000 -64.444 11.600.000

9.280.000 -77.333 200.000 100.000 400.000

4.000.000 2.280.000 1.000.000 2.000.000

2.380.000 1.750.000 350.000 280.000

TOTAL ACTIVOS PASIVOS Nacionales (proveedores) Retención en la fuente IVA por pagar ICA Retenido IVA Retenido Retención y aportes de nómina Acreedores Varios Obligaciones laborales por pagar Costos y gastos por pagar PATRIMONIO Aportes Sociales Jaime Pumarejo Julio Martínez Utilidad del Ejercicio TOTAL PASIVO MAS PATRIMONIO 338

129741327 22.560.000 2.312.000 4.764.000 408.000 36.000 2.648.250 3.148.000 2.597.451 150.000 80.000.000 40.000.000 40.000.000 11.117.626 129.741.327


PASO N° 7 Cierre contable del ejercicio a. Asientos de cierre Las cuentas de resultado (ingresos, costos y gastos) facilitan determinar la utilidad o pérdida del ejercicio. Una vez conocida la utilidad o pérdida, estas cuentas deben cancelarse (saldo cero) ya que sus saldos no van al estado de situación financiera. Estas cuentas de resultado se cancelan con los asientos de cierre, contra la cuenta Pérdidas y Ganancias (PG), para que su saldo quede en ceros, así: DISTRIBUIDORA EL PUMA Ciudad Bogotá Código Cuentas Comercio al por mayor y al por 4135 menor (Ingreso) 4235 Ingresos por servicios Fecha

31-dic

20xx

Comprobante de contabilidad No 10 :

CIERRE DEL EJERCICCIO

Parcial

Débito

Crédito

70.000.000 80.000

5105

Pérdidas y Ganancias Comercio al por mayor y al por menor (costo) Gastos de personal

5305

Gastos financieros

240.896

5160

Gastos depreciación

141.777

5135

Gastos servicios Gastos Provisión (VNR en Inventarios) Gastos mantenimiento y reparaciones Pérdidas y Ganancias

150.000

5905 6135

5299 5145

Sumas Iguales

70.080.000

35.200.000 21.637.701

92.000

1.500.000

58.962.374 129.042.374 129.042.374

Cómo se observa, las cuentas de naturaleza crédito se debitan ( se cancelan), contra la cuenta PG y las cuentas de naturaleza débito se acreditan contra la cuenta PG.

b. Provisión para impuestos Una vez realizados los asientos de cierre, la cuenta pérdidas y ganancias (PG) arrojará un saldo débito; si los egresos han sido mayores a los ingresos arroja pérdida. En caso contrario, habrá ganancia o utilidad cuando el saldo de la cuenta PG arroja un saldo crédito (caso de nuestro ejemplo). El saldo de esta cuenta debe ser igual al valor de la utilidad o pérdida registrada en la hoja de trabajo. 339

CONTABILIDAD

FINANCIERA -


P y G DÉBITOS 58.962.374

CRÉDITOS 70.080.000 58.962.374 11.117.626 Ganancia o utilidad

Una vez conocida la utilidad del período, hallamos el valor de la provisión (pasivo) para impuestos, disminuyendo la cuenta PG. CÓDIGO CUENTAS 5905 Pérdidas y Ganancias 2615 Provisión para obligaciones fiscales Renta (25%) CREE SUMAS IGUALES

PARCIAL

DEBE 3.668.817

HABER 3.668.817

2.779.407 889.410 3.668.817

3.668.817

c. Cancelación cuenta PG Una vez conocida la provisión para impuestos, se cancela el saldo de la cuenta PG e ingresamos la cuenta utilidad (o pérdida) del ejercicio, por el saldo de la cuenta PG. CÓDIGO CUENTAS 5905 Pérdidas y Ganancias 3605 Utilidad del Ejercicio SUMAS IGUALES

PARCIAL

DEBE 7.448.809 7.448.809

HABER 7.448.809 7.448.809

En este caso la cuenta PG se debitó, porque se presentó una utilidad (naturaleza crédito). En caso de pérdida, no se provisionan impuestos y la cuenta PG se acredita, debitando pérdida del ejercicio (naturaleza débito).

d. Apropiación de reservas Una vez determinada la utilidad del período se hallan las reservas de acuerdo a los estatutos de la empresa y las normas legales vigentes. CÓDIGO 3605 3305 330505 3310

340

CUENTAS Utilidad del ejercicio Reservas obligatorias Reserva legal 10% Reserva estatutaria 10% SUMAS IGUALES

PARCIAL

DEBE 1.489.762

HABER 744.881

744.881 1.489.762

744.881 1.489.762


PASO N° 8 Estados Financieros DISTRIBUIDORA EL PUMA S.A.S ESTADO DE RESULTADO INTEGRAL POR FUNCIÓN A DIC 31 DE 2019 Y 2018 AÑO PARTIDAS O CUENTAS NOTA 2019 Ingresos operacionales (ordinarios) 70.080.000 ( - ) Devoluciones en Ventas

AÑO 2018 0

0

0

70.080.000

0

35.200.000

0

34.880.000

0

0

0

21.637.701

0

1.742.000

0

( - ) Gastos Financieros

240.896

0

( - ) Gastos Depreciación

141.777

0

11.117.626

0

2.779.407

0

889.410

0

7.448.809

0

Reserva Legal ( 10% )

744.881

0

Reserva Estatutaria (10%)

744.881

0

5.959.047

0

Variación del valor razonable en PP y Equipo

0

0

Impuestos por Variación PP y Equipo

0

0

Diferencia en cambio por conversión

0

0

Impuestos por diferencia en cambio

0

0

Resultados en Asociadas

0

0

Impuestos por resultados en asociadas

0

0

TOTAL OTRO RESULTADO INTEGRAL

0

0

5.959.047

0

INGRESOS NETOS OPERACIONALES ( - ) Costo de Ventas

8

UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL ( + ) Otros ingresos ( - ) Gastos de Personal ( - ) Gastos de Diversos

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS Impuesto de Renta ( 25% ) Impuesto del CREE

UTILIDAD DESPUES DE IMPUESTOS

RESULTADO DEL EJERCICIO

9

OTRO RESULTADO INTEGRAL

RESULTADO INTEGRAL TOTAL

341

CONTABILIDAD

FINANCIERA -


ESTADO DE SITUACIOÓ FINANCIERA A DIC 31 DE 2019 Y 2018 ACTIVO ACTIVO CORRIENTE Efectivo y equivalente al efectivo Deudores comerciales y otras cuentas por cobrar Activos financieros (inversión temporal) Inventarios Activos por impuestos corrientes Activos biológicos Activos mantenidos para la venta TOTAL ACTIVO CORRIENTE ACTIVO NO CORRIENTE Propiedad planta y equipo Depreciación acumulada PP y equipo Propiedades de Inversión Otros Activos TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE TOTAL ACTIVOS PASIVOS PASIVO CORRIENTE Acreedores Comerciales y otras cuentas por pagar Pasivos financieros Pasivos por impuestos corrientes Provisión TOTAL PASIVO CORRIENTE Pasivos financieros a largo plazo Pasivos por impuestos diferidos TOTAL PASIVOS PATRIMONIO Capital suscrito y pagado Reservas Utilidades acumuladas

3 4 5

6

AÑO 2019

AÑO 2018

25.315.104 36.600.000 0 4.708.000 2.380.000 0 0 69.003.104 60.880.000 -141.777 0 0 60.738.223 129.741.327

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

31.103.701 0 11.188.817 0 42.292.518 0 0 42.292.518

0 0 0 0 0 0 0

80.000.000 1.489.762 0

0 0 0

5.959.047

0

Acciones propias readquiridas

0

0

Prima de emisión

0

0

87.448.809 129.741.327

0

Utilidades del ejercicio

TOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVO + PATRIMONIO

342

NOTA

7


Notas a los estados financieros 1. Constitución y objeto social La empresa ‘Distribuidora El Puma S.A.S’ se fundó el 02 de diciembre del año 20xx, en la Cámara de Comercio de la ciudad de Bogotá, con un capital de $80.000.000. La empresa se dedicará a la compra y venta de llantas nuevas para vehículos, prestar servicios relacionados, comprar inversiones en otras empresas y comprar propiedades de inversión.

2. Políticas y prácticas contables Sistema contable De acuerdo a las NIIF y a las normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia, además de los conceptos y normas emitidas por las diferentes superintendencias, ministerios y demás entidades gubernamentales autorizadas por la Ley 222 de 1995, la sociedad utiliza el sistema de causación. Según este principio, los ingresos y egresos se registran cuando se causan, independientemente de que se haya cobrado o pagado en efectivo o su equivalente.

Unidad monetaria De acuerdo con las disposiciones legales, la unidad monetaria utilizada por la sociedad es el peso colombiano. Las transacciones realizadas en otras unidades de medida se reconocen en pesos colombianos, utilizando la tasa de conversión aplicable en la fecha de la ocurrencia.

Período contable La sociedad tiene definido por sus estatutos efectuar un corte de sus cuentas, preparar y difundir estados financieros de propósito general una vez al año, a diciembre 31. Adicionalmente y en cumplimiento de las NIIF y de la Ley 222 de 1995, la sociedad preparará estados financieros intermedios cuando se considere necesario.

Negocio en marcha La administración certifica que para la empresa no existe ninguna amenaza o situación posible que pueda dificultar o colocar en riesgo la continuidad de la empresa hacia el futuro.

343

CONTABILIDAD

FINANCIERA -


Criterio de materialidad Un hecho económico es material cuando debido a su naturaleza o cuantía, teniendo en cuenta las circunstancias que le rodean puede alterar significativamente las decisiones económicas tomadas a partir de la información de estos estados financieros. Con base en lo anterior, en las revelaciones a estos estados financieros, se han considerado materiales las partidas que superan el 5% de los activos totales en las cuentas del estado de situación financiera y el 5% de los ingresos brutos del período en las cuentas de resultado.

Provisiones y contingencias De acuerdo a las NIIF y las normas técnicas, la empresa registra las provisiones necesarias para cubrir los pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables, así como para disminuir el valor de sus activos. La administración estima que no hay contingencias previsibles que puedan afectar de manera material los estados financieros.

Eventos subsecuentes De acuerdo con las NIIF y las normas vigentes, la empresa reconoce al corte de estos estados financieros el efecto de las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de corte y antes de la emisión de los estados financieros, cuando suministren evidencia adicional sobre condiciones que existían antes de la fecha de cierre. En opinión de la administración, no se produjeron eventos que pudieran tener un efecto importante sobre los presentes estados financieros entre el 31 de diciembre de 2017 y la fecha de emisión de estos estados financieros.

Cumplimiento de las NIIF Los presentes estados financieros han sido elaborados conforme a las normas técnicas de información financiera y conforme al cumplimento de todas y cada una de las normas internacionales de información financiera, en el transcurso de todo el proceso en la elaboración de los mismos.

Uso de estimados y juicios contables La empresa inicia operaciones al final del año anterior, por lo cual los estados financieros no se presentan comparados a los dos últimos años, ni tampoco se presenta por la misma razón el estado de cambios en el patrimonio y el estado de flujo de efectivo.

344


La escritura de traspaso de la bodega del socio Julio Martínez no ha salido de la oficina de registro, por lo cual a dicho activo (bodega) no se le realiza la depreciación correspondiente. La propiedad planta y equipo se deprecia por el método de línea recta y los inventarios se valorizan de acuerdo al valor neto realizable (VNR). El saldo de las cuentas por cobrar a clientes corresponde a un solo cliente. Los anticipos de impuestos o activos por impuestos corresponden al saldo de las retenciones que le practicaron a la empresa y deben descontarse al valor a cancelar a la DIAN. Las ventas realizadas por la empresa son todas sin derecho a devolución, por lo cual no estimamos ninguna partida por posibles devoluciones que puedan afectar el período actual o períodos futuros. La empresa tiene todos sus activos libres de pignoraciones o gravámenes y no presenta ningún pasivo contingente o compromisos contractuales pendientes que puedan afectar los presentes estados financieros.

Conciliación entre lo contable y lo fiscal Los resultados contables son iguales a los fiscales, ya que no hay erogaciones o gastos que la DIAN vaya a rechazar pues están debidamente soportados y cumpliendo con las normas tributarias.

3. Deudores comerciales y otras cuentas por cobrar Clientes Cuentas por cobrar a trabajadores Total

33’900.000 2’700.000 36’600.000

4. Inventarios LLANTA RIN No

8 10 12 14

Cantidad

Precio estimado de venta (1)

Costos y gastos (2 ) estimados de venta

32 64.000 30.000 40 70.000 35.000 20 80.000 41.000 30 100.000 52.000 Valor valuación inventario al valor neto realizable (VNR)

VNR (1) - (2)

34.000 35.000 39.000 48.000

VALOR INVENTARIO

1.088.000 1.400.000 780.000 1.440.000 4.708.000

345

CONTABILIDAD

FINANCIERA -


5. Activos por impuestos corrientes Anticipo de impuestos Retención en la fuente Reteica CREE

2’380.000 1’750.000 350.000 280.000

Los anteriores activos por impuestos corresponden a retenciones realizadas por terceros a la empresa, por tanto, son anticipos de impuestos y deben descontarse a los saldos a cancelar a las diferentes entidades por los mismos conceptos de impuestos.

6. Propiedad planta y equipo Edificaciones (bodega) Maquinaria y equipo Depreciación maquinaria y equipo Equipo de oficina Depreciación equipo de oficina TOTAL PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

40’000.000 11’600.000 (64.444) 9’280.000 (77.333) 60’738.223

La bodega hace parte de la propiedad planta y equipo, pero no se deprecia ya que el certificado de la oficina de instrumentos públicos (certificado de libertad) que acredita que la empresa es la propietaria del inmueble no ha salido.

7. Pasivos por impuestos corrientes IVA por pagar Retención en la fuente ICA retenido IVA retenido Provisión obligaciones fiscales – renta Provisión obligaciones fiscales – CREE TOTAL PASIVOS POR IMPUESTOS

4’764.000 2’312.000 408.000 36.000 2’779.407 889.410 11’188.817

A estos saldos por pagar se le descontará el anticipo correspondiente.

8. Costo de ventas Como la empresa maneja sistema de inventario permanente, el costo de ventas siempre está actualizado en cada venta que se realiza, en el auxiliar de inventarios (kárdex), en la columna de salidas. Si la empresa llevase sistema de inventario periódico se conocería por juego de inventarios. 346


PIENSE: Hallar el costo de ventas si la empresa llevase sistema de inventario periódico y el inventario final es de $ 4.708.000. ¿Este inventario final se convertiría en el inventario inicial del próximo período contable?

3. Información financiera sistematizada Hoy más que nunca la información financiera debe estar sistematizada por las múltiples ventajas que ofrece. Entre ellas podemos destacar: 1. Rapidez en el procesamiento de la información. 2. Precisión de error. Siempre y cuando se alimente correctamente el software contable, el margen de error es cero. 3. Almacenamiento, por la alta capacidad del sistema de almacenar. 4. Economía, en el ahorro de dinero y tiempo. 5. Organización de la información. 6. Oportunidad inmediata de la información. Cuando una empresa adquiere un software contable, también adquiere el derecho de una capacitación para aprender el manejo del mismo y el único requisito para tomar la capacitación es que las personas que van a manejar el software tengan conocimiento contable.

Pasos cuando el software es nuevo Cuando se adquiere un software contable nuevo debemos: 1. Realizar la configuración inicial digitando la identificación del usuario y la clave asignada por la empresa vendedora del mismo. 2. Crear la empresa en el software con los datos que solicita. Nombre de la empresa como figura en el RUT, fecha de inicio del estado de situación financiera de apertura, seleccionar el plan de cuentas (comercial, cooperativa, financiera, producción), NIT, dirección, ciudad, etc. 347

CONTABILIDAD

FINANCIERA -


3. Seleccionar las cuentas de acuerdo al PUC seleccionado (comercial, cooperativa, financiera, etc.). Debemos repisar las cuentas a utilizar para que sean reconocidas cuando las digitemos. 4. Creación de terceros e introducir sus datos: clientes, proveedores, otros (Bancos, DIAN, entidades de seguridad social, etc.). 5. Iniciación de saldos: de cartera, proveedores, activos fijos, etc. 6. Parametrización. Definimos los parámetros (contenidos) de los documentos a elaborar: factura de venta, comprobante de ingreso o recibo de caja, comprobante de egreso, comprobante de nómina, otros como: provisiones, parafiscales, consignaciones, cierre, diferidos, etc.

Pasos cuando el software está instalado 1. Ingresamos al mismo digitando la identificación del usuario y la clave. 2. En el menú seleccionamos el tipo de documento a trabajar (ingreso o caja, egreso, compra, nómina). 3. Seleccionamos la acción a realizar con ese documento seleccionado: nuevo (crear el documento), consultar, modificar, anular, borrar, etc. 4. De acuerdo a la acción seleccionada a realizar, el software habilita la opción. 

Nuevo, solicita los datos del tercero, NIT, valores, etc.



Consultar, solicita el número del documento a consultar.





Modificar, solicita identificar el documento y permite las modificaciones. Anular, solicita identificar el documento y permite la anulación (hay software que no permite realizar esta acción).

Cualquier registro, cambio o acción realizada en los documentos, graba la identificación de la persona que lo realizó, la hora y la fecha. 5. El menú del software le da la oportunidad de ver e imprimir los informes (balance de prueba, cuentas por cobrar, inventarios, estado de situación financiera y estado de resultados) que desee. Basta con indicar la fechas de inicio y de terminación del informe que desee.

348


RECUERDE: En un software contable no se requiere la elaboración de comprobantes de contabilidad que resuman varios comprobantes del mismo ítem. Directamente con el documento fuente, seleccionamos y elaboramos el respectivo comprobante (ingreso o caja, egreso, nómina, nota contable); dependiendo del documento a elaborar, el software nos solicita la información (códigos de las cuentas, nombre del tercero, NIT, valores), enumera ascendentemente y deja listo para guardar, imprimir, anexarle los soportes, archivar y eso es todo. El sistema automáticamente actualiza libros auxiliares (cuentas auxiliares con más de 6 seis números en su código), libros principales (cuentas con 4 dígitos en su código), libro diario, libro mayor y estados financieros.

Pruebo mi conocimiento (autoevaluación) Continúe con el ejercicio anterior y consiga los formularios de la DIAN de las declaraciones de retención en la fuente, renta, CREE, IVA y también de industria y comercio e intente diligenciarlos. Contabilice en asientos contables y cuentas T (partiendo de los saldos del año anterior, en el estado de situación financiera) en comprobantes de contabilidad. Así:

Comprobante de contabilidad N° 01 (egresos por impuestos) 1. El 05 de enero de 2020 se presenta la declaración de retención en la fuente, cancelando el saldo de $2.348.000 a la DIAN. Comprobante de egreso No.01 y cheque No.04 del Banco Bolívar. 2. El 06 de enero presenta la declaración de renta y liquida un impuesto a pagar con el anticipo del próximo año (25% adicional al valor del impuesto) de $3.474.000. Restando el anticipo de impuesto de $1.750.000, cancela un saldo de $ 1.724.000 con el comprobante de egreso No.02 y cheque No.05 del Banco Bolívar. Recuerde que la cuenta del pasivo provisión para impuestos de renta debe quedar en ceros. 3. El 07 de enero presenta de declaración del IVA y descuenta $36.000 del IVA retenido, cancelando $4.728.000 con el cheque No.06 del banco Bolívar y comprobante de egreso No.03.

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CONTABILIDAD


4. El 08 de enero presenta la declaración del CREE y cancela $ 197.000 (8% de la utilidad redondeada ($477.000) en ceros, menos $280.000 del anticipo de impuestos CREE), con el cheque No.07 y comprobante de egreso No.04. Recuerde dejar en ceros la cuenta provisión impuestos CREE. 5. El 09 de enero presenta la declaración de industria y comercio (ICA), 5X 1.000 ($354.000) del total de los ingresos del año anterior ($70.080.000), restando el anticipo respectivo que es de $350.000. Recibo de caja menor por $4.000. Estos 350.000 corresponden al comprobante de contabilidad No 5. 6. El 09 de enero cancela el valor del ICA retenido ($408.000), cheque No.08 por un valor de $ 408.000 y comprobante de egreso No.05. 7. El 10 de enero actualiza la matrícula mercantil en la Cámara de Comercio y cancela $ 1.300.000 con cheque No.09 y comprobante de egreso No.06.

Comprobante de contabilidad N° 02 (nota de bancos N° 01 o comprobante de bancos) 8.

El 10 de enero cubre el sobregiro en el Banco Santander con el cheque No.10 del Banco Bolívar por un valor de $5.200.000, con un sobrecosto de $238.872 por intereses.

9. El 10 de enero se verifica la consignación del cliente en el Banco Bolívar por $33.900.000. 10. El 10 de enero se consignó el sobrante de caja general de $80.000 en el Banco Santander.

RECUERDE: 1. El IVA retenido (asumido al régimen simplificado) se cancela en el formulario de la retención en la fuente y se descuenta en el formulario del IVA (ver formularios). 2. Los anticipos de impuestos son pagos de impuestos anticipadamente, por tanto, deben deducirse en las liquidaciones de las respectivas declaraciones.

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Transacciones adicionales Durante el mes de enero, para continuar con los asientos contables y las cuentas T se clasifican las transacciones para elaborar sus respectivos comprobantes de contabilidad. 11. El 11 de enero cancela los servicios pendientes de pago del año anterior por $150.000, gira cheque No.11 del Banco Bolívar y comprobante de egreso No.07. 12. El 12 de enero con el comprobante de egreso No.08 cancela los pagos a terceros de la nómina del mes anterior (ver C.C No.09 de la unidad 9), con cheque No.12 y realiza un comprobante de contabilidad. 13. El 12 de enero cancela a proveedores el saldo de $22.560.000 con cheque No.13 del Banco Bolívar y comprobante de egreso No.09. 14. El 12 de enero compra a crédito mercancías para la venta a ‘Good Year’ por $30.000.000, IVA 16%; retención en la fuente 2.5%, ICA 5X1.000 15. El 14 de enero vende de contado con la factura de venta No.03 mercancías por $50.000.000 a Llantas El Sol. Se realizó el comprobante de ingreso No.01 por el valor del cheque recibido. IVA 16%, retefuente 2.5%, ICA 5X 1.000, CREE 0.4% (auto retención). 16. El 15 de enero, consigna en el Banco Santander el cheque recibido, con nota del banco. 17. El 16 de enero compra mercancías a ‘Good Year’ por $20.000.000 a crédito. IVA 16%, retefuente 2,5%, ICA 5X1.000 18. El 17 de enero, cancela a ‘Good Year’ la compra realizada el 12 de enero, con cheque No.14 y comprobante de egreso No.10. 19. El 18 de enero, realiza reintegro de caja menor con los siguientes soportes: papelería, fotocopias y útiles de oficina por $150.000; pago del impuesto de industria y comercio por $4.000; cafetería y aseo por $110.000; taxis y buses por $70.000; servicio de restaurante por $120.000; mensajería (Servientrega) por $26.000. Se giró cheque No.15 a nombre de la secretaria encargada de la caja, con comprobante de egreso No.11. 20. El 21 de enero compró un equipo de cómputo de contado con cheque No.16 y comprobante de egreso No.12 por un valor de $5.000.000, retefuente 2,5%, IVA 16%. 351

CONTABILIDAD

FINANCIERA -


21. El 22 de enero consigna el valor de las cesantías a diciembre 31 del año anterior en el Fondo de Pensiones Porvenir, con cheque No. 17 y comprobante de egreso No.13. 22. El 25 de enero vende $48.000.000 con la factura de venta No.04 a ‘Barato Full’, mitad de contado (se recibe cheque) y resto a crédito. IVA 16%; retefuente 2,5%; ICA 5 x 1.000 y CREE de 0.4% (auto retención). 23. El 26 de enero consigna el cheque recibido el día anterior. 24. El 28 de enero cancela a un régimen simplificado no declarante, por reparaciones y adecuaciones locativas $900.000 con cheque No.18 y comprobante de egreso No. 14. 25. El 30 de enero se cancela la nómina y realiza comprobante de contabilidad, por el mismo valor del mes anterior. Se giró cheque No.19 y comprobante de egreso No.15 a nombre del gerente, quién lo cambió y pagó en efectivo. 26. El 30 de enero realiza comprobante de contabilidad para contabilizar las apropiaciones del pago de la nómina (ver comprobante contabilidad No. 08 de la unidad 9).

Nota: La empresa maneja sistema de inventario permanente y para facilitar el costo de las ventas, estas corresponden al 50% del valor de las ventas. SE REQUIERE: Con toda la información anterior desde el 05 de enero, realizar todo el ciclo contable: asientos contables, cuentas T, comprobantes de contabilidad, ajustes, hoja de trabajo, libros auxiliares, libros principales, cierre contable y estados financieros. Datos para ajustes: •

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En libros no se han contabilizado el GMF (3X1.000) sobre el total de los cheques girados, más el valor de una chequera por valor de $300.000 Se realizó el arqueo de caja menor y se presentó un faltante de $70.000, el cual debe ser cancelado por el empleado responsable de la caja. La depreciación es por línea recta e incluye las edificaciones y el equipo de cómputo. Quedaron pendiente de pago servicios públicos por $250.000

contabilidad 2018

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