CONCEPTOS DE CATALOGACIÓN DE MATERIALES Podemos denominar catalogación de un material a la numeración, nominación y Especificación del mismo, de manera de poder identificarlo mediante un código, un nombre y una descripción. descripción. Con la catalogación catalogación se persigue la creación de un lenguaje lenguaje único que simplifique todo el el control administrativo de los artículos artículos y especialmente la adquisición de los mismos. En el proceso de de catalogación, por un lado se especifican especifican datos técnicos de dimensión, dimensión, calidad, estructura, estructura, etc. que definen las características características de los materiales/ objetos objetos considerados considerados y por otro se realiza realiza la normalización de dichos elementos, o sea se establece un estándar que define cada cada producto normal normal o tipo. Fundamentos de la Catalogación : Clasificación de los materiales / objetos considerados, con posibilidad de presentar “sub clasificaciones” de manera de organizarlos de manera jerárquica, facilitando su
ubicación. A la estructura de clasificación podríamos denominarla de grupos subgrupos. Un ejemplo de clasificación de productos y servicios es el promovido por las Naciones Unidas. Generación de descripciones a partir de la definición de “plantillas” de información. información. Generación de un código, en en base base a los grupos, grupos, plantillas, e información del artículo. Beneficios de la Catalogación: Generar un lenguaje único para la definición de ítems de manera simple y accesible para todos los usuarios. Generar descripciones descripciones estándar de cada uno uno de los elementos de una familia. Prevenir la generación de descripciones descripciones incompletas incompletas de los mismos. Facilitar el proceso de compra de dichos dichos elementos. Posibilidad de evaluar evaluar el intercambio intercambio de artículos provenientes provenientes de distintos fabricantes. Permitir la correcta identificación identificación y control de los artículos, posibilitando la racionalización de sus sus inventarios. Reducir el el número de ítems duplicados. Beneficios Adicionales si se utiliza un Sistema Informático de Catalogación: Generación automática automática del código y la descripción de los distintos distintos ítems. Rápida catalogación y recatalogación. recatalogación. Posibilidad de tratamiento masivo masivo de las descripciones. descripciones. Facilidad para la participación de varios supervisores, catalogadores, auditores, etc. Sin desvíos en la normalización del catálogo, inclusive trabajando en distintas ubicaciones geográficas. Posibilidad de generar generar automáticamente automáticamente las descripciones descripciones en un idioma alternativo. Procedimiento de Catalogación Automática de Materiales Definición de esquema de clasificación, clasificación, de manera de organizar organizar los elementos a catalogar en grupos, grupos, subgrupos, etc. Definición de “Clave Adjetivo” o nombre de los artículos y las “Plantillas” que van a incluir los “parámetros” que es la información que se va asociar a cada clave y los “valores” posibles para cada parámetro. Por ejemplo en la plantilla de una clave “amortiguador” se puede incluir un parámetro “largo” y valores: 300 mm, 350 mm, 400
mm, etc. Definir la estructura estructura de código para los elementos elementos a catalogar. catalogar. Por ejemplo, dicha estructura podría generarse a partir de la información del grupo al cual corresponde la plantilla y de la información del artículo (valores para cada cada parámetro). Catalogación de artículos: una vez definido lo anterior, se procede a asociar a cada artículo una determinada plantilla y a especificar los valores que corresponden a los parámetros establecidos para esa plantilla. El sistema se encarga de definir
automáticamente el código, una descripción completa, una descripción reducida, etc. Información adicional que podría suministrar el catálogo para cada artículo. • Equipos en que se utiliza el material • Fabricante • Código de fabricante • Unidad de medida • Diagramas o fotografías • Documentos asociados • Estado (nuevo, reparado, etc.) • Otros valores
Veamos algunos ejemplos que nos indican la importancia de un buen proceso de catalogación, a partir de numerosas situaciones que tuve oportunidad de apreciar en distintas empresas: Códigos duplicados de repuestos que generaban por un lado excesivo inventario de materiales, aparentemente sin movimiento, y por otras demoras en trabajos de mantenimiento por faltante de materiales, cuando en realidad los mismos estaban disponibles en stock con una identificación incorrecta. Requerimientos pasados a Compras en los que se solicitaba de manera duplicada el mismo elemento con distinto código / descripción. Descripciones imprecisas en dichos requerimientos, que obligaban a los compradores a buscar información adicional. Generación de nuevos códigos para ítems idénticos a otros que anteriormente se habían comprado, habían sido identificados de manera incompleta/ imprecisa, y ya se habían agotado. Pero al generar un nuevo código para objetos, en algún momento catalogados de manera incorrecta, se agrandaba innecesariamente el “Maestro de Materiales” obligando a repetidas depuraciones del mismo. Vale la pena enfatizar la magnitud de los perjuicios económicos, innecesariamente generados con estas situaciones, sin duda evitables si se hubiera utilizado un procedimiento correcto de catalogación. CODIFICACIÓN DE MATERIALES Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc. Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuados en la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto de clasificación, definiendo cada una de sus etapas.
Catalogación: Significa inventario de todos los artículos existentes sin omitir ninguna. La catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos proporcionando una idea general de la colección.
Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con la misma finalidad, cuando existen dos o mas piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación favorece la normalización. Especificación: significa la descripción detallada de un artículo, como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contara con más informaciones sobre los artículos y menos dudas con respecto de su composición y características. La especificación facilita las compras del artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprará. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del producto, etc. Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales. Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias. Así se cataloga, simplifica, especifica, normaliza y estandariza, lo cual constituye los diferentes pasos rumbo a la clasificación. A partir de la clasificación se puede codificar los materiales. Así, clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso, tipo, características, utilización etc. La clasificación debe hacerse de tal modo que cada género de material ocupe un lugar específico, que facilite su identificación y localización de la bodega, la codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Codificar significa representar cada artículo por medio de un código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras. Los sistemas de codificación mas usadas son: códigos alfabéticos, numéricos y alfanuméricos. El sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas características y especificación. El sistema numérico limita el número de artículos y es de difícil memorización, razón por la cual es un sistema poco utilizado. El sistema alfanumérico es una combinación de letras y números y abarca un mayor número de artículos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los números representan el código indicador del artículo. El sistema alfa numérico de codificación de materiales es el más utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de información e ilimitado número de artículos que abarca. La catalogación de Materiales es un proceso de suma importancia para las empresas .Por las ventajas que proporciona a las empresas se afirma que ³ sin catalogación no hay organización logística´ Esta actividad que se desarrolla dentro del área logística requiere el apoyo de la Gerencia General
