PLANEACIÓN DE NECESIDADES
La planeación permite determinar con anticipación qué se va a hacer y proporcionará un parámetro de las necesidades materiales que se requerirán. La planeación de actividades a desempeñar, no determinan por sí mismas dichas necesidades, sino que más bien esto se efectúa, a través de un proceso más analítico, en el cual se identificarán los requerimientos de mobiliario y enseres para determinado periodo.
PLANEACIÓN DE NECESIDADES Es
también, con base en la experiencia de hechos pasados que se pueden determinar, anticipadamente, las posibles requisiciones de este tipo de bienes y enseres que serán utilizados. Derivado de la planeación en la ejecución del trabajo, y ya determinadas las necesidades de mobiliario y enseres, lógicamente tendrá que derivar en un presupuesto, que designará el área responsable de elaborarlo (tesorería) y su ejecución correrá a cargo del Departamento de Compras.
ESTADÍSTICAS DE CONSUMO El
control de las existencias y la forma en que éstas se utilizan, es importante, ya que además de ser una medida de control, es un elemento auxiliar en la administración de esos recursos, los cuales deben ser ocupados, en forma económica y eficiente. Las estadísticas se obtienen de registros cronológicos, que deben llevarse por cada uno de los productos almacenados, sobre todo de aquellos que su uso es frecuente, como el caso de los enseres, que sirven de base para observar el comportamiento que guardan en su uso, lo anterior es útil, para tomar decisiones más seguras, que se respalden no sólo en una corazonada, sino en registros confiables. .
ESTADÍSTICAS DE CONSUMO
Con base en las estadísticas que se generen, es posible implantar políticas de consumo, así como fijar existencias para cada producto y no caer en situaciones de agotamiento total o de stock excesivo de algún bien, que además, resulte indispensable para las labores dentro de la oficina, ocasionando interrupciones en las actividades que se desempeñan.
COTIZACIÓN
Es
una postura, que adopta un proveedor en precio, términos de venta, tipos de mercancía o servicios que está ofreciendo y que a petición del posible comprador, le remite.
Es
aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación.
SOLICITUD DE COTIZACIONES Se
pide a los posibles proveedores, capaces de surtir el producto o los servicios que se requieren, dicha solicitud, que puede ser de forma oral o escrita, a través de un formulario previamente establecido para tales efectos , por medio del cual, además de solicitar el precio, se informe a los posibles proveedores de los artículos que se necesitan, describiendo las características que deben cubrir, un ejemplo muy común, son las licitaciones públicas, que no son exclusivas del sector gubernamental, sino que las grandes empresas, con el fin de obtener mejores precios, lanzan concursos de esta índole, para recibir mayor número de cotizaciones posibles, competitivas.
SOLICITUD DE COTIZACIONES El
proceso de toma de decisiones, para elegir la mejor opción de compra, debe tomar en cuenta tres aspectos:
1) ANÁLISIS DE CALIDAD Consiste en examinar todas y cada una de las cotizaciones presentadas, delimitando parámetros, que ayuden a la exclusión de aquellas que no cumplen con los requerimientos. En este proceso de eliminación, se debe tener mucho cuidado, puesto que no siempre las ofertas cubren las expectativas señaladas y algunas veces, son por mucho superadas, en todo caso, se deberán fijar prioridades de elección o de eliminación.
2) SERVICIO Este
punto es de la más alta importancia, dependiendo del tipo de bien que se pretenda adquirir, por citar un ejemplo, en la adquisición de equipo de cómputo, éste deberá ser cuidadosamente seleccionado, porque la naturaleza misma de los artículos, requiere constante mantenimiento ya sea preventivo o hasta correctivo y que la mejor oferta será aquella comprometida con el mismo.
3) PRECIO Ya
que se han seleccionado del total de las cotizaciones recibidas, aquellas que cumplen con las dos especificaciones anteriores, se procederá a la revisión del costo, que cada posible proveedor ofrece, de tal forma que se esté en la posibilidad de adquirir los mejores productos, con el mejor servicio, y al más bajo precio. Lo que se describió y el orden en que se presentó, se considera el más adecuado ya que el valor de adquisición, no influirá al final del proceso, en detrimento de los dos puntos anteriores, de esta forma se compararán artículos de alta calidad, con un servicio, y a un excelente precio. Faltaria por último, tomar en consideración, el aspecto de facilidades financieras y de otro equipo.
también conocido como Stock, se refiere al aprovisionamiento, que se hace en este caso de artículos de oficina y enseres, con el objeto de tenerlos a disposición, en el momento e que éstos sean requeridos. No es recomendable tener mercancías en exceso, sobre todo las referentes al mobiliario de oficina, que lejos de representar un beneficio mantenerlas en el almacén, se vuelven una carga para la Entidad, con un elevado costo de mantenimiento y ocasionando en muchos casos que el artículo se vuelva obsoleto; sin embargo, hay productos que debido su naturaleza y su constante requerimiento, dentro de las actividades de la Compañía, son indispensables de tener en existencia, como cintas para impresoras de puntos, cartuchos de tinta, lápices, correctores, grapas, entre otros. O
En
las grandes Entidades, donde el volumen de personal que labora en ellas es numeroso, se pudiera evaluar el caso de tener en seguridad equipo de oficina, enseres, e incluso mobiliario, sin olvidar, que esto puede representar un elevado costo, tanto en la adquisición como en el mantenimiento, en otras consideraciones. En la actualidad, no es común tener existencias de seguridad de muebles y equipos de oficina, ya que son inversiones no recomendables en la mayoría de los casos, puesto que en estos ámbitos, día a día ocurren cambios que dejan obsoletos rápidamente a los artículos que se adquirieron meses antes; un ejemplo clásico es lo de cómputo, si a lo anterior se le agrega, que existe un gran número de proveedores que surten de forma inmediata, las existencias de seguridad se vuelven caras, imprácticas, etc.
