Cms Files 1294 E Book Esporte Sympla

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Introdução

02

Conceituando o evento

03

Encontrando o espaço correto (Pág. 8)

04

Comercializando os patrocínios (Pág. 10)

12

Premiação dos participantes (Pág. 32)

05

Escolhendo Escolhendo os canais de divulgação

13

Espírito Fair Play

(Pág. 3)

(Pág. 4)

09 10

Check-in dos atletas e entrega dos kits (Pág. 26)

Cerimonial & Hinos (Pág. 28)

11 Dicas de segurança (Pág. 30)

(Pág. 34)

(Pág. 14)

06

Contratação de serviços profissionais profissionais (fornacedores) (Pág. 16)

14

Finalização do evento

07

Inscrição dos atletas

15

Conclusão

08

Produção de chips, números personalizados e kits promocionais promocionais para os atletas (Pág. 22)

(Pág. 18)

(Pág. 36)

(Pág. 37)

1607Sobre a Sympla

(Pág. 38)

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Introdução

02

Conceituando o evento

03

Encontrando o espaço correto (Pág. 8)

04

Comercializando os patrocínios (Pág. 10)

12

Premiação dos participantes (Pág. 32)

05

Escolhendo Escolhendo os canais de divulgação

13

Espírito Fair Play

(Pág. 3)

(Pág. 4)

09 10

Check-in dos atletas e entrega dos kits (Pág. 26)

Cerimonial & Hinos (Pág. 28)

11 Dicas de segurança (Pág. 30)

(Pág. 34)

(Pág. 14)

06

Contratação de serviços profissionais profissionais (fornacedores) (Pág. 16)

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Finalização do evento

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Conclusão

08

Produção de chips, números personalizados e kits promocionais promocionais para os atletas (Pág. 22)

(Pág. 18)

(Pág. 36)

(Pág. 37)

1607Sobre a Sympla

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INTROD UÇÃO

O bom produtor sabe que a excelência na organização organização dos eventos vem em primeiro lugar. Somente Som ente através dessa premissa é possível garantir o decorrer de um evento de alto nível, com todos os itens que o público merece. Porém, sua organização organização depende do tipo de evento a ser executado. E quando o foco são os eventos esportivos, como o produtor deve se orientar? O primeiro passo antes da organização é ler nossas dicas valiosas, nas quais detalhamos os itens necessários para que você produza um evento esportivo de sucesso! Pensando em ajudar o produtor, este guia oferece dicas de como organizar um evento esportivo, independentemente do esporte e do tamanho do evento, mas com enfoque profissional e criterioso. Siga o passo-a-passo e garanta uma experiência esportiva incrível para todos os envolvidos!

GUIA SYMPLA: ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS ESPORTIVOS

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Conceit uando o e vento Um evento de sucesso envolve sempre boas ideias, planejamento impecável e implementação seguidos à risca. Antes de tudo, é necessário articular os motivos pelos quais ele está sendo realizado. E lembre-se que qualquer evento precisa ser uma experiência intensa para o público e envolver criatividade, inovação e emoção. O evento esportivo não é diferente: elaboração, planejamento e delimitação de objetivos são indispensáveis. Ao criar um evento, faz-se necessário delimitar um conceito. Mas, o que é conceito? É a ordenação de como será efetivamente o evento, o objetivo de sua criação. Pense no conceito como a combinação de 4 elementos: planejamento, organização, liderança e controle, caminhando em sintonia para a realização dos objetivos. Vamos lá: Planejamento

O planejamento identifica a motivação primordial do evento e deixa claro o caminho a ser seguido e o propósito a ser alcançado, diminuindo dúvidas e imprevistos.

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Elaboração, planejamento e delimitação de objetivos são indispensáveis.


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Busque as informações certas e faça perguntas ilustrativas como: - Qual a quantidade de atletas que participarão do evento? - O público poderá ser composto de, no máximo, quantas pessoas? - Quais informações são essenciais para os atletas e para o público? O número de perguntas é grande e varia de acordo com os caminhos trilhados pela organização do evento. Esta, aliás, deve ir além da mera divisão de trabalho, mas buscar recursos para diminuir custos fazendo um orçamento detalhado , coordenar etapas com criatividade e apontar estratégias de organização e atuação.

Organização

A organização é o esqueleto do evento e deve ser realizada amplificando-se competências para a estruturação prática do projeto. Todo o desenvolvimento organizacional do evento com certeza fluirá bem, sem grandes problemas, se o planejamento for bem feito e a equipe for competente e realizar os trabalhos com garra. Durante a organização do evento, é hora de botar no papel os check-lists , procurar fornecedores e buscar maneiras de se aplicar o que ficou definido no planejamen-

to.

Liderança

Quanto à liderança, o foco está na montagem de um bom time - coordenação e equipe técnica - e mantê-los sempre motivados: o estímulo certo na hora desejada incentiva o melhor resultado possível. Delimitados estes três requisitos, chegou a hora de prevenir possíveis problemas e verificar se o planejamento está sendo se-

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guido à risca, por intermédio de mecanismos de controle. Controle

Controle é a avaliação contínua de todos os processos que envolvem o evento e deve ser capaz de estabelecer previsões, verificar desvios e conservar os meios para atingir os objetivos fixados. São estes os elementos que determinarão o conceito do evento. Determinado este conjunto de elementos, um evento pode ter como conceito, por exemplo, “Saúde para todas as idades” e incluir diferentes jogos para todas as faixas etárias com o intuito de celebrar a inauguração de um novo parque na cidade. Ou ainda, apontando outro exemplo, um evento chamado “Revelação do Muay Thai Juvenil” e incluir disputas e torneios de muay thai, com premiação para os atletas vencedores. Em resumo, reveja suas necessidades e expectativas, planeje e organize com precisão, indique a liderança e o controle para, a partir daí, delimitar um tema adequado para o evento. Esse passo é importantíssimo e irá definir todas as outras etapas de realização do projeto.

#DicaSympla: Todas as etapas são facilitadas se o produtor for organizado e utilizar planilhas específicas para cada uma das atividades e processos. Veja aqui: Planilhas para um produtor de eventos bem organizado!


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Encontrando o espaço correto

Um evento começa a ganhar vida quando escolhemos o local de sua realização. Antes de definir onde será realizado o evento, reserve tempo para pesquisar, converse com patrocinadores sobre locais disponíveis, considere as necessidades do público e formule todas as características indispensáveis que o espaço precisa possuir. Na escolha do local, é preciso levar em conta uma grande quantidade de fatores como: - Certifique-se sobre o acesso à região e se o fluxo para a localidade é de trânsito sem congestionamentos; - Evite proximidade com locais barulhentos ou ainda, regiões com igrejas, hospitais e outras instituições cuja ordem não possa ser perturbada; - A acessibilidade do espaço para pessoas com deficiência ou dificuldade de locomoção;

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9 - Verifique a segurança da região e se o local pode ser utilizado para determinado fim; - Em eventos de grande porte, é comum atletas virem de outras cidades. Procure hotéis ou alojamentos seguros, assim como meios de transporte para levar as estrelas do evento até o local determinado. A lista é extensa, mas há um caminho prático para prever os itens obrigatórios em um evento esportivo: conheça o(s) esporte(s), os atletas e o público. Caminhe pelo espaço em potencial e visualize a experiência que você está oferecendo. Investigue pontos críticos, confira a iluminação, repare nos banheiros e sinta-se como um convidado. Se o espaço for aberto, você não gostaria que uma chuva estragasse seus esforços, não é mesmo? Ainda lembre-se de que eventos esportivos sempre atraem crianças. Você já pensou em cuidados com a alimentação, pontos de entrada, saídas de emergência, segurança das arquibancadas e outros elementos que possam oferecer riscos ao público. Faça as perguntas difíceis, compare, examine e use essas recomendações para eliminar locais que não atendam às suas necessidades. O sucesso de sua empreitada depende, em particular, da escolha impecável da localidade. #DicaSympla: Como escolher corretamente o local para seu evento

VERIFIQUE A SEGURANÇA DA REGIÃO E SE O LOCAL PODE SER UTILIZADO PARA DETERMINADO FIM


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Comercializando os patrocínios

Quem trabalha com organização de eventos sabe que o assunto dinheiro é sempre um ponto crítico. Pior se a quantia não for suficiente para cobrir tudo o que você quer colocar em prática. Uma solução para driblar esse problema é a comercialização de patrocínios. Conseguir patrocínio para eventos esportivos pode ser uma tarefa com bons resultados se você tiver um bom projeto que mostre ao possível patrocinador as reais vantagens que ele receberá ao apoiar a sua produção. Iremos apresentar 4 passos para que você monte uma proposta de patrocínio assertiva. Veja a seguir:

Encontre os possíveis patrocinadores

Antes de iniciar a montagem da proposta, faça uma relação de possíveis patrocinadores para o seu evento. Em primeiro lugar, busque empresas e organizações que se relacionem ao seu evento e a esportes em geral, como lojas de materiais esportivos e a Secretaria de Esporte e Lazer do município. Depois, liste aquelas que serão beneficiadas com a exposição da marca em seu evento, como os grandes comerciantes da região, supermercados, restaurantes, dentre

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outros. Você pode incluir também figuras públicas, políticos como possíveis fornecedores do seu evento. Com a lista em mãos, levante todas as informações de contato, e-mail e telefone.

Benefícios para os patrocinadores

Quais serão os benefícios para os patrocinadores que apoiarem o seu evento? Monte uma apresentação com todas as informações relativas ao seu evento: data, local, modalidade esportiva, expectativa de atletas participantes, público estimado, mídias onde serão veiculadas informações do evento e toda a informação que seja relevante para o patrocinador. Apresente as informações de forma a mostrar a visibilidade que a marca do patrocinador poderá alcançar e as vantagens de vincular aquela empresa ou pessoa a um evento esportivo.


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Cotas de Patrocínio

Faça um levantamento de todos os custos de seu evento, para identificar qual o valor será necessário arrecadar com os patrocínios. Divida esse valor em cotas, que são os tipos de patrocínio , com valores e benefícios diferenciados. Quanto maior o valor da cota, mais benefícios o patrocinador terá. Crie cotas que se adequem ao perfil dos possíveis patrocinadores, desde os que têm maior potencial de investimento até os menores.

Envio das Propostas

Monte uma espécie de Press Kit (material para imprensa) para envio aos futuros patrocinadores. Ele deverá conter a proposta de patrocínio com uma sugestão de escolha de cota, a apresentação do evento e caso possua, um brinde. Sempre que possível entregue o Press Kit em mãos, para garantir que o mesmo chegue ao destinatário. Depois entre em contato com todos os possíveis patrocinadores de sua listagem e verifique o retorno de cada um. Comercializar patrocínios é uma etapa trabalhosa, porém de grande importância na organização de um evento. Portanto, dedique tempo e atenção para conseguir resultados satisfatórios.

#DicaSympla: Como vender patrocínios para seu evento

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Em primeiro lugar, busque empresas e organizações que se relacionem ao seu evento e a esportes em geral.


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Escolhendo os canais de di v ulgação Você já programou todos os aspectos do evento, já definiu data e local . O próximo passo é informar as pessoas sobre sua realização. Reserve tempo e dinheiro para divulgação do evento e, antes de tudo, encontre seu público. Para eventos de luta, por exemplo, será fácil encontrar interessados em academias e clubes que ofereçam a modalidade. E você pode procurar as equipes listadas nos sites da federações de artes marciais, distribuir folders, flyers, cartazes e deixar ingressos para venda nestes locais. Não há uma estratégia única para a escolha dos canais de divulgação, mas a máxima é válida para todos os tipos de evento: marque presença nos ambientes frequentados pelo seu público-alvo. Para um evento de tênis, por exemplo, procure a mídia especializada no esporte como revistas, blogs e fóruns, entre outros. Aliás, uma estratégia de inserção online sempre é interessante e, hoje em dia, indispensável. Busque grupos, fanpages nas redes sociais, sites. Inserir-se no meio digital e conhecer as peculiaridades do esporte é uma mão na roda na hora de promover. Sugerimos alguns canais de divulgação do evento que podem alavancar sua estratégia de promoção. - Academias e clubes, utilizando cartazes, banners e venda de ingressos; - Entre em contato com os formadores de opinião. Informar professores e mestres é uma forma excelente de propagar sua mensagem entre alunos e apreciadores do esporte;

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15 - Procure a mídia local e avalie a possibilidade de anunciar nesses canais; - Entre em contato com blogueiros. Os blogs são altamente específicos e comunicam categoricamente às pessoas que você quer informar; - Já pensou em anunciar na rádio ou canal de tv locais? Anunciar em um programa esportivo de grande audiência poder gerar um alcance exponencial para seu evento. - E não deixe de anunciar seu evento na internet! A divulgação online é capaz de chegar a diversas pessoas, basta escolher os canais certos, como blogs e sites com temas relacionados ao evento e nas redes sociais . Alguns canais atingem mais, e outros, menos pessoas. Mais importante do que a quantidade, é comunicar ao nicho correto. Avalie os custos e o prazo de retorno antes de negociar. A divulgação é o auge de seu esforço. Não tenha medo de ousar! #DicaSympla: Divulgação - a chave para o sucesso do seu evento


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Contratação de is a n io s s fi o r p s o iç v r e s ( fornecedores ) Trabalhar com bons fornecedores de eventos esportivos é essencial para obter sucesso em seu evento. Portanto, seja criterioso na escolha. Procure empresas que já trabalharam com eventos esportivos, busque referências de serviços já realizados e formalize todas as contratações. Faça um check-list com todos os fornecedores contratados. Ele será um documento com os dados de cada um deles e poderá ser recorrido caso necessário. Listamos abaixo os principais serviços que você deverá contratar para seu evento: - Estrutura: sonorização, fotografia e filmagem, arquibancadas, montagem de palco/ pódio, banheiros, limpeza, telões, montagem da estrutura da modalidade esportiva, locutor; - Atendimento aos atletas: credenciamento de atletas, equipe médica móvel, alimentação, água, hotéis, transporte; - Atendimento ao público: recepção, alimentação, água, banheiros, limpeza; - Segurança : elementos e equipe de seguranças

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Lembre-se de incluir nessa lista os serviços relativos à modalidade esportiva do seu evento, como cronometragem, juízes, material para prática, dentre outros. Se o seu evento atrair atletas de localidades distantes, é preciso encontrar hotéis onde os mesmos possam se hospedar de forma confortável, além de organizar o transporte até o local da competição. Faça reuniões com cada fornecedor antes do evento, para garantir que tudo ocorra conforme planejado. Deixe o fornecedor a par de toda a dinâmica do evento, a fim de evitar imprevistos. Entregue para todos fornecedores o cronograma e uma lista de orientações e lembre-se de programar a chegada de todos com antecedência no dia do evento. #DicaSympla: Como encontrar bons fornecedores para o seu evento esportivo


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A inscrição dos atletas é umas das etapas mais importantes dos eventos esportivos, afinal o que seria da sua produção sem eles? Neste momento você coletará os dados de todos os participantes, como nome, idade, email, tamanho da camisa, etc. De acordo com a modalidade de esporte, as inscrições podem ser realizadas antecipadamente ou não. O mais comum é realizá-las com antecedência. Dessa forma você poderá dimensionar corretamente a quantidade de materiais necessários a serem direcionados para os atletas. Há duas formas de realizar as inscrições, de forma online ou presencial: Inscrições Online

As inscrições online podem ser realizadas através de preenchimento do formulário de inscrição no site do evento ou de envio do mesmo para um endereço de e-mail pré-determinado. Em todos os casos é necessário possuir um formulário com todas as informações do atleta ou equipe. Após a realização da inscrição, o participante deve receber o regulamento da competição. Utilizar uma plataforma online para as inscrições dos participantes facilita diversos processos. Com esta ferramenta você otimiza a experiência de cadastro, que passará a ser mais fácil e prática.

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Utilizar uma plataforma online para as inscrições dos participantes facilita muitos processos.


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Por que? Pois hoje em dia todo mundo está na internet e todos aproveitam as facilidades de resolver suas coisas online. Você poderá criar a página do evento e integrá-la ao Facebook , o que engaja as pessoas e faz com que elas compartilhem

o seu evento. Caso seu evento seja pago, o participante pode escolher dentre várias formas de pagamento. E o produtor também ganha: ele terá uma visão de como andam as inscrições em tempo real e ainda contará com os e-mails dos inscritos (mailing) que poderão ser usados na divulgação dos próximos eventos. #DicaSympla: V enda de ingressos pela internet: Conheça os truques dos me- lhores produtores para lotar seu evento

Inscrições presenciais

Essa modalidade de inscrição também não exclui a necessidade de preenchimento de formulário, uma vez que este documento é o registro do atleta e da equipe. Escolha pontos estratégicos para colocar os locais de inscrição, lugares de fácil acesso e que já são frequentados pelo público de atletas desejado, como academias por exemplo.

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Importante! É importante estabelecer um prazo razoável para a realização das ins-

crições presenciais e online. Faça a divulgação do evento para o público de atletas com bastante antecedência, para que os mesmos possam se programar. Leve em consideração o prazo de preparação física dos atletas, portanto, a divulgação para este público deve ser realizada antes da divulgação para o público geral. Quanto maior o intervalo entre a divulgação e a realização do evento, maior será o número de participantes aptos e inscritos. Encerre as inscrições dentro de um prazo hábil para que você organize os materiais dos atletas. No caso de eventos como corridas, há necessidade de entrega de material individual e realização de sorteio das chaves e divisões (para eventos que exijam essa classificação). Ambas as situações anteriores não podem ser feitas no dia do evento, portanto tenha data de início e fechamento das inscrições. Caso o número de equipes e atletas seja grande, você pode utilizar um sistema de gestão , que administre as inscrições realizadas. O sistema também irá tornar mais

rápido e fácil o processo de credenciamento dos atletas e equipes no dia da realização do evento. Faça a confirmação das inscrições e envie aos atletas e equipes juntamente com todas as informações relativas ao evento, programação e orientação. Agora que as inscrições para participação no seu evento já estão abertas, é hora de partir para a próxima etapa!


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Prod ução de chips, n úmeros personalizados ra a p is a n io c o m o r p s it ek os atletas Definidos os processos de inscrição, é hora de começar os preparativos do evento. Independentemente das modalidades que serão praticadas nas competições, você deve ter em mente que a produção de chips, números personalizados e kits são essenciais para que tudo ocorra de forma organizada e não haja problemas de cronometragem ou apuração. Imagine que, em uma corrida, existam atletas concorrentes que estejam trajando uniformes muito similares ou uma prova de natação na qual não se pode identificar os competidores embaixo d’água. Todo o fundamento do evento, a ideias da competição, iria acabar. Mas, felizmente, tudo isso é solucionado com a distribuição de chips, números ou kits promocionais para os participantes de seus eventos. E como conseguir produzir esses itens para as práticas esportivas que está promovendo? É simples. Atualmente, existem empresas específicas que produzem estes artigos e auxiliam na produção de eventos esportivos . E, baseado nas informações de seus

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23 atletas que você colheu durante as inscrições, você consegue administrar a produção destes itens que colaborarão para a cronometragem ou apuração do resultado das competições. Por isso, não se esqueça de perguntar no formulário de inscrição qual é a numeração de camiseta que eles vestem, número de integrantes na equipe, nome do grupo se houver, dentre outros. Elas o ajudarão na hora de demandar estes produtos. E se, agora, você ficou curioso para saber qual destes itens se encaixa perfeitamente nos moldes da competição que você está organizando, confira esta lista para saber como funciona cada um deles e para que tipo de evento eles são mais indicados. Chips

Muito utilizados para modalidades que exigem velocidade, os chips conseguem identificar os atletas que passarem pela linha que marca a chegada. Eles funcionam a partir de uma tecnologia de rádiofrequência. Ao atingir o ponto final da partida ou competição, o chip - que está alocado no corpo do participante - emite um código único que será captado e identificado por um aparelho receptor localizado em pontos estratégicos do evento. Atualmente, você pode encontrar estes produtos em diversas formas e com variada tecnologia em empresas especializadas em cronometragem.

MUITO UTILIZADOS PARA MODALIDADES QUE EXIGEM VELOCIDADE, OS CHIPS CONSEGUEM IDENTIFICAR OS ATLETAS QUE PASSAREM PELA LINHA QUE MARCA A CHEGADA.


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Números personalizados

Os números personalizados são indicados para diversas modalidades esportivas. Com eles é possível identificar os atletas em competições de velocidade e também de equipe. É importante ter em mente que, antes de demandá-los, você precisa saber exatamente o design e como eles serão usados pelos competidores. Você pode pedir um número de peito, por exemplo, ou ainda investir na tecnologia de pulseiras. Além disso, você pode escolher o material que será utilizado para confeccionar estes itens. Eles são produzidos, comumente, em Tyvek (polietileno resistente a rasgos e não destrutivo quando molhado) ou Polyart (uma combinação de lâminas de papel e plástico que resistem às ações da chuva e do suor).

Kits promocionais

Os kits promocionais são importantes para qualquer tipo de evento. Neles, podem ser inclusos itens que auxiliarão os atletas a competirem ou, simplesmente, brindes que cativam a participação dos inscritos. É importante que você pense bem nas necessidades dos competidores para que possa planejar bem o que virá dentro destes kits. Se, por exemplo, você está organizando uma maratona ou uma partida de futebol, é imprescindível que os atletas recebam um suporte - como camisetas e squeezes - por meio destes pacotes. Converse com os seus patrocinadores pois eles também poderão ajudar a montar os kits promocionais.

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Existem empresas específicas que produzem estes artigos e auxiliam na produção de eventos esportivos.


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Check-in dos atletas e entrega dos kits promocionais Após realizar todas as tarefas preparatórias para o evento, está na hora de se programar e definir como recepcionar os atletas. É importante pensar que você precisa de um controle e registro do número e da quantidade de seus competidores para que possa administrar o andamento da competição. Nesses momentos, a ação mais indicada é realizar o credenciamento (check-in) dos participantes. O check-in dos atletas é um item imprescindível pois além de fornecer informações sobre a participação dos competidores, ele também servirá para que você controle a entrega de kits promocionais. Por isso, nunca deixe de associar este registro com a distribuição dos pacotes com os kits promocionais. Dessa forma, você não terá problemas com falta de material ou participantes que não tenha recebido o seu kit. Outra dica importante para organizar o check-in é distribuir bem os pontos onde os atletas poderão fazer o seu registro. Independentemente do tamanho do circuito ou do espaço utilizado para realizar a competição, você tem que promover um sistema bem difuso para que todos tenham acesso ao check-in. Além disso, espalhando os

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pontos de recepção pelo local do evento, não há riscos de longas filas e de demora para realizar o processo. Utilize ferramentas que facilitarão o registro destes atletas. Atualmente, você pode utilizar plataformas online de gerência de eventos . Isso deixa tudo mais fácil para as inscrições, pagamento e confirmação de presença dos participantes e ainda descomplica o seu controle de entrada no dia do evento. Assim, você terá mais facilidades para controlar e terá um bom serviço de recepção dos competidores. E nunca esqueça: um bom evento esportivo apresenta excelência em organização desde os processos iniciais, como inscrição e check-in, até o seu encerramento.


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Cerimonial e Hinos

Os atletas e espectadores estão presentes no local, a competição está prestes a começar e todos esperam um grande evento. Mas, surgiu aquela dúvida: como iniciar as atividades? Seguir um protocolo é essencial. Em grandes eventos esportivos, eles servem para dar um tom oficial e ainda garantir uma perfeita sincronia e organização das ações. Naqueles em que não há um grande número de participantes, eles podem aproximar o público e oferecer a ele a mensagem que se quer transmitir com aquela reunião. Mas, existe uma diferença entre os cerimoniais de outros eventos com os de caráter esportivo? Sim! Algumas medidas são necessárias na elaboração desses protocolos para diferenciar um tipo do outro. Segundo especialistas, o cerimonial de competições deve sempre ter a função de relembrar a todos os valores do esporte e garantir que todas as ações sejam efetivadas na mais perfeita ordem. Além disso, os organizadores devem utilizar o momento para incentivar os atletas e comemorar a participação deles no evento.

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29 É papel do cerimonial verificar a correta localização do pódio e providenciar lugares reservados para autoridades e convidados. Podem ser mesa diretiva, palanque ou primeira fila de cadeiras. Deve ainda separar um local específico para ficar a imprensa. Na hora do discurso inicial, o organizador anfitrião deve estar preparado para improvisos e mudanças em seu discurso. Por isso, é importante que você saiba identificar bem o público que estará presente no evento para poder passar uma mensagem com o seu cerimonial. É necessário pensar em como agradar os diversos tipos de público - tanto atletas profissionais ou amadores e espectadores - que estarão presentes na competição. Na cerimonônia de premiação é preciso estar atento ao hasteamento de bandeiras, à ordem dos hinos, às autoridades que irão entregar os prêmios aos primeiros colocados, etc. E, não podemos esquecer também dos hinos! Eles serão parte importante para o seu cerimonial e irão conseguir expressar em palavras os valores de identificação e de união entre os presentes na competição. Assim, você precisa lançar mão de recursos com hinos e canções de torcida que incentivem os participantes e ofereçam a eles a sensação de pertencimento à equipe pela qual jogam. Hinos podem vir nos finais das atividades ou na abertura. Em eventos de grande porte, a cerimônia de premiação sempre é sucedida por hinos. E isso tem um motivo: ao passar por toda a competição, a mensagem de que todo o esforço dado, no final, serviu para enaltecer a nação. Oficialismos, ou não, sempre é importante você conseguir utilizar esses recursos para solidificar o valor do seu evento. #DicaSympla: 6 ações importantes definidas pelo protocolo de evento esportivos


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Dicas de seg urança

Talvez este seja um dos itens que mais necessitem da atenção do produtor. A segurança do evento é primordial para que tudo transcorra com tranquilidade e para que você não seja responsabilizado por quaisquer problemas decorrentes da falta de organização desse aspecto. Antes de planejar a segurança do seu evento, você vai precisar definir e listar, separadamente, as áreas utilizáveis, seja para a prática esportiva, seja para circulação de público. Veja como você pode fazer isso com um check-list simplificado: - Área para recepção e entrada do público; - Área para entrada dos jogadores e equipe técnica; - Área para circulação durante o evento; - Área dos jogos (quadras, campos, pista ou outros); - Área das arquibancadas. Depois destas definições, você precisa estimar o público. Dependendo da quantidade de pessoas envolvidas no evento (jogadores, equipes, organizadores, público) será possível prever o quanto você terá que gastar para que seu evento esportivo esteja a salvo de incêndios, acidentes, penetras, confusões e outro problemas.

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É normal pensar que segurança está ligada exclusivamente àqueles homens de terno preto na entrada ou àquelas pessoas que ficam responsáveis por detectar metais ou itens perigosos que não são permitidos. Mas esse conceito abrange outros cuidados como: ter à disposição cones para sinalização de áreas escorregadias e para interditar passagens proibidas, faixas e placas apropriadas, e a preocupação com a acessibilidade para portadores de necessidades especiais. Dependendo do tipo e do porte do evento, alguns itens de segurança poderão ser dispensados ou não. Mas deve ficar claro para o organizador que prever problemas ajuda a não ter que lidar com eles no futuro. Assim, prepare-se para equipar as áreas de uso comum com o seguinte: - Placas de orientação; - Seguranças; - Extintores de incêndio (verifique recomendação profissional); - Equipe de primeiros socorros. Se o evento for ao ar livre, principalmente, ter água potável à disposição e áreas cobertas é bastante relevante. Pode ser que alguém se sinta mal com a exposição ao calor e precise de um lugar mais fresco para sentar e se recuperar. Além disso, proteger entradas e saídas com seguranças treinados ajuda a controlar o fluxo de pessoas e a dissipar brigas ou conflitos, caso existam torcidas diferentes, sem maiores prejuízos à ordem. #DicaSympla: Quais são as medidas de segurança essenciais para um evento acontecer?


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Premiação dos participantes

O desejo de ser recompensado depois de uma boa ação, uma vitória, uma conquista, faz parte do comportamento e da psicologia humana. De certa maneira, todos buscamos um reconhecimento quando executamos bem uma tarefa ou vencemos um desafio. Desde a Grécia Antiga, os jogos vêm sendo organizados de forma que não são fonte apenas de entretenimento, eles acabaram se tornando motores que ajudam a construir na população valores morais, éticos e sociais. Portanto, o reconhecimento do vencedor simbolizado pela cerimônia de premiação e entrega de troféus sinaliza para todos os presentes que por trás de uma ação bem desempenhada existe sempre um retorno positivo. Seja qual for o porte do evento, lembre-se de incluir no planejamento a forma de premiação dos participantes do esporte. Se não for possível premiar com troféus e medalhas por causa da orçamento, você pode pensar em outras alternativas para valorizar o desempenho dos atletas. Se existir pódio, lembre-se de entregar os prêmios aos participantes corretamente, seguindo as regras do protocolo . Troféus e medalhas, são as opções mais comuns em premiação. Mas você pode usar a criatividade e inovar um pouco. Uma boa alternativa é recorrer aos patrocinadores e oferecer brindes diversos. No lugar de ganhar uma medalha de ouro,

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por exemplo, o competidor que vencesse em 1º lugar, poderia ganhar um patrocínio que custeasse os uniformes e roupas de treino no caso do patrocinador ser da área de vestuário. Esse tipo de premiação ajuda o atleta a manter a motivação e a regularidade nos treinos. Não se esqueça de que não só os vencedores de cada modalidade devem subir ao pódio. Os demais competidores merecem reconhecimento adequado ao grau da conquista. Os participantes que ficarem em 2º e 3º lugar também devem ser recompensados. Voltando ao formato grego de ensinar, o prêmio concedido ao segundo e ao terceiro colocado mostra que, nem sempre o esforço garante a vitória absoluta, mas a recompensa que existe em todas as medidas deve ser entendida com mola de estímulo para persistir em futuros desafios. E em caso de eventos maiores com várias equipes ou competidores isolados, como nas grandes corridas, é possível premiar com uma medalha simbólica, lembrança da participação.


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Espírito Fair Pla y Bastante difícil de definir com exatidão, o conceito de Espírito Esportivo - Fair Play, é fonte de discussão até hoje. Afinal, como definir em palavras um sentimento? Mas é importante compreender o sentido geral do termo, para que seu evento cause nas pessoas exatamente a emoção, alegria e intensidade que elas esperam. Em termos gerais, Fair Play é o resultado da soma de alguns valores e normas que norteiam a prática e o comportamento esportivo ideais. Estes valores são comportamento moral, respeito às normas e ao código de ética, atitude positiva frente ao esporte.

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Para ficar fácil de entender, o Espírito Esportivo é como se fosse um conjunto de regras para a boa convivência de todos os envolvidos nas competições (jogadores, árbitros, treinadores, etc.). As pessoas desejam participar, ver e se entusiasmam com jogos onde se verifica o espírito competitivo, mas não a falta de cooperação ou violência. Portanto, é preciso que esse sentido de trabalho em conjunto, honestidade, respeito à hierarquia e ao líder, lealdade à equipe e respeito ao adversário estejam fixados nas atitudes de todos os envolvidos. É claro que o objetivo do competidor é sempre vencer, mas não deve ser perseguido a qualquer preço. Infelizmente, é comum hoje em dia verificar o desrespeito a esses valores. Expectadores nervosos, jogadores ansiosos e violentos, atitudes desrespeitosas para com os juízes, são cenas que se repetem e afastam o esporte do espírito de união que o ajudou a ser consolidado na sociedade. Transmitir para todos os envolvidos no evento esportivo essa noção de colaboração mútua e comportamento ideal é fundamental para o sucesso da competição. Certamente, as pessoas se sentirão mais seguras, alegres e torcerão com mais garra se souberem que o esporte só pode ser considerado como atividade positiva se a ética implícita em tudo que os envolve for devidamente compreendida por todos. Dessa forma, está garantida a preservação da essência esportiva.


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Finalização do e vento No final do evento, além de providenciar a limpeza do local, é hora de colocar as coisas no papel. Veja se o evento saiu como o esperado, tenha uma reunião com sua equipe e passe este feedback. E faça um borderô para que todos os gastos e arrecadações sejam contabilizados. Isso ajudará você a comparar o orçamento com a arrecadação final e ver se o evento deu lucro. #DicaSympla: Baixe aqui uma planilha gratuita de borderô para eventos

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Concl usão Conhecer as características dos diferentes tipos de eventos é essencial para delimitar os itens necessários e adequar o seu check-list às especifidades da produção. No caso dos eventos esportivos é preciso pensar em uma estrutura diferenciada para os atletas, sejam estes amadores ou não. Entram em cena locais específicos, fornecedores diferentes, outros materiais e outras formas de organizar. Quando o evento é um jogo oficial, por exemplo, além de pensar no conforto do público, o foco também se direciona aos atletas. Em eventos abertos aos amadores, como competições locais e corridas, é importante pensar na equipe de apoio e nas formas de instruir essas pessoas a terem uma boa experiência. A experiência proporcionada por um bom evento esportivo para o público e para os atletas está nas mãos do produtor. Mesmo sendo uma grande responsabilidade, sabemos que um trabalho executado com paixão, dedicação e profissionalismo rende bons frutos, que vão além dos lucros. E isso é uma enorme recompensa! Ter a credibilidade dos patrocinadores, da equipe de trabalho, ver um público realizado, atletas se empenhando conta muitos pontos para você. Acreditamos que não importa quanto tempo o produtor tenha de estrada, ele precisa sempre se informar, conhecer as tendências na área de eventos e inovar em suas produções. E nosso guia sobre organização de eventos esportivos faz justamente isso: ajuda o produtor a aumentar a qualidade dos eventos, focando em tudo aquilo que é importante.


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So bre a S ympla

A Sympla é a plataforma online feita para o produtor que quer a melhor divulgação e a melhor experiência do público ao criar qualquer tipo de evento. Nossa intenção é descomplicar, deixando tudo mais simples, prático e rápido para o organizador e para o público. Através de nosso sistema você consegue criar uma página personalizada para o evento, vender os ingressos e saber exatamente quantas pessoas comparecerão. Além disso, o público tem toda a comodidade possível, escolhe a forma de pagamento e ainda repassa o link de compra para os amigos. Para o produtor, há a facilidade de acompanhar as vendas pela internet, atrair público pela integração do link do evento no Facebook, fazer o controle de entrada e ainda obter o mailing de quem se interessa por suas produções! Utilizar uma ferramenta online com tantos benefícios garante ao produtor um evento excelente, organizado com verdadeiro afinco e profissionalismo. A plataforma Sympla é o segredo para atrair o público, não importando tamanho, conceito e tipo de produção!

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