2014 PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL PERÚ
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL PERU
FACULTAD DE GESTIÓN Y ALTA DIRECCIÓN
CURSO: GESTIÓN DE LA LOGISTICA
Gestión de la logística
PROFESOR: MIGUEL CORDOVA
INTEGRANTES:
Ciclo de gestión de pedidos:
SANDRA SOCOLA CAROL GOMEZ Caso del
banco de la nación
DANIEL MUÑOZ DAVID SULCA Integrantes:
SANDRA SOCOLA
20094013
CAROL GOMEZ
20098118
DAVID SULCA
20072336
DANIEL MUÑOZ
20083128
Introducción
El presente trabajo tiene como objetivo dar a conocer el proceso de pedidos realizadas desde el Banco de la Nación hacia sus proveedores ocasionales. El Banco de la Nación cuenta como toda organización estatal con un sistema de concursos para poder conseguir proveedores de diversos bienes o servicios necesarios para trabajar en condciones adecuadas. A continuación, se detalla el proceso de pedidos de las áreas usuarias que requieren los bienes y servicios necesarios. De este modo el área Logística debe conseguir los proveedores para obtener los bienes solicitado por las área o departamentos respectivas. Por lo tanto, se procederá a mostrar cada una de las etapas del ciclo de gestión de pedidos que se encuentran en el proceso de pedidos realizado por las áreas ususarias del Bamco de la Nación.
Proceso de planificación de Pedido en el Banco de la Nación 1. Planificación del pedido Primero debe existir un requerimiento y/o necesidad de ser atendida por un área usuaria, la cual debe generar y enviar un requerimiento con las especificaciones técnicas mínimas para la posterior compra de un bien o servicio; dicho documento debe ser presentado al órgano encargado de las contrataciones. Se recibe el requerimiento, pasando previamente por el Gerente del Dpto. de Logística, Jefe de División Abastecimiento, y Jefe de Sección Adquisición de bienes y servicios. Luego, verifica:
Que en el contenido del requerimiento estén las Especificaciones Técnicas Mínimas y el Informe Técnico sustentatorio del requerimiento, de ser el caso. Que las Especificaciones Técnicas Mínimas estén elaborados de acuerdo a la circular BN-CIR-2600-172-02 y al manual BN-MAN-2600-007-01.
Si cuenta con todo, continua con el siguiente proceso, si no contará con todo, se devuelve al Área Usuaria, para la corrección. Se estima que hasta la entrega de los pedidos existe un lead time de 2 a 3 meses. 2. Generación del pedido El documento recepcionado por el Departamento de logística, se deriva al área correspondiente (División abastecimiento), la jefatura de la División deriva el requerimiento al analista correspondiente para su posterior estudio de mercado; los cuales verifican precios: históricos, páginas web, catálogos, SEACE, etc. Revisa si hay consultas y observaciones de parte de los proveedores, si hay, revisa y envía las consultas al área usuaria para evitar disconformidades. 3. Estimación de costos y determinación del pedido Realiza el “Estudio
de posibilidades que ofrece el Mercado” de acuerdo a las
disposiciones vigentes de Contrataciones Pública (Ley de Contrataciones del Estado + Reglamento), para determinar el Valor Referencial y el tipo de Proceso de Selección: LP, ADP, ADS, AMC; si se requiere efectuar ajustes de las Especificaciones Técnicas Mínimas; o establece si se requiere la exoneración del Proceso de Selección. Después se envía un memorando indicando el valor referencial a la Sección Programación y Evaluación para que gestione el documento de Disponibilidad
Presupuestal con el Dpto. de Finanzas. Recibe el memorando sobre el valor referencial y Gestiona la emisión del documento de Disponibilidad Presupuestal
con la División de Presupuesto – Dpto. de Finanzas. En caso sea un requerimiento no programado, coordina con la División Presupuesto y el Área Usuaria la priorización del presupuesto. Una vez recibida la Disponibilidad Presupuestal, se valida la información y la envía, mediante documento a la Sección Adquisición de Bienes, con copia a la División Abastecimiento En el lapso de 1 a 3 días se recibe las cotizaciones solicitadas. Luego se envía al área usuaria para su evaluación y pronunciamiento si cumplen con lo solicitado en las especificaciones. El analista encargado solicita cotización a proveedores externos mediante una carta de solicitud de cotización visada por el jefe de la Sección de contratación; Después de evaluar dichos documentos, se elabora un cuadro comparativo de precios y se escoge al de menor valor y que cumplan con las especificaciones técnicas. A continuación se procede a elaborar la carta de aprobación en el sistema integrado del Banco de la Nación (ORACLE). Al término de este proceso se envía a la Sección Almacen las especificaciones técnicas para la recepción del pedido. 4. Recepción y registro del pedido Durante este proceso, el analista envía los documentos para la recepción (copia de la carta de aprobación y las especificaciones técnicas). Cuando llega el proveedor debe tener su carta de aprobación original y su guía de remisión; el encargado de recepción de bienes verifica la mercadería con las especificaciones técnicas solicitadas. Se firma la guía de remisión la cual se devuelve al proveedor (documentos originales). Se informa al área usuaria sobre la recepción de los bienes, en caso de ser equipos, herramientas o insumos se coordina con el área solicitante para saber dónde se le va a remitir; en caso son bienes o inmobiliarios se solicita la conformidad del área usuaria. Una vez que existe esa conformidad se solicita a la sección control patrimonial adjuntándole la copia de las guías, carta de aprobación y conformidad técnica del área usuaria para la asignación de los códigos respectivos (margesí y etiqueta, para llevar un correlativo de lo que tiene el banco); luego, el área Control Patrimonial remite las etiquetas y el margesí. Almacen lo recepciona y coloca a cada bien sus códigos asignados.
5. Selección del pedido y establecimiento de prioridades En el caso de la selección del pedido y la distribución, la carta de aprobación emitida por el área de abastecimiento debe especificar el destino, ya sea el caso la dirección de la oficina o de alguna agencia. A partir de ahí se genera una guía “ AD 38” indicando el destino, códigos del bien si así lo tuviese y el valor del bien. 6. Programación Una vez firmada, el documento de despacho, por los jefes de la sección almacén se procede a enviar el bien con la guía a despacho. Si fuera el caso de envíos a provincia se programa según el destino y la empresa de trasporte, los bienes son clasificados según el peso de estos para ser enviados. En lima, se programan los despachos según el día de envió, se verifica la movilidad con la ruta a tomar, previamente establecidas; por ejemplo los días lunes: zona sur, martes: zona norte, miércoles: zona centro. En el caso que el bien sea urgente para el área usuaria, se solicita que envíen a una persona para recogerlo o se destina un envio de urgencia para el área solicitante. 7. Cumplimiento Cuando llega el bien al área es verificado por la persona encargada (caso de lima) una vez verificada la mercadería, sella y firma la guía confirmando la recepción. Esa guía es emitida a despacho y se retorna al área de almacén, luego es enviada a control patrimonial el cual se encargara de registrar que determinado bien figure en el sistema la agencia asignada. 8. Facturación Una vez que el proveedor tenga sus guías firmadas y su conformidad de recepción y junto con la factura se presentan al departamento de logística para el pago correspondiente. Este proceso se da de forma automática, pues se realiza mediante una cuenta corriente, siguiendo los procedimientos de seguridad internos del negocio y las normas legales de la SUNAT. 9. Devoluciones y reclamos No se dan devoluciones ni reclamos dado que previamente se ha verificado el mismo. Esto se traduce en un beneficio para el Banco de la Nación y la empresa proveedora pues se ahorran costo por logística inversa en la cadena de abastecimiento, costos administrativos, costos operativos, etc. 10. Servicio postventa
El Banco de la nación no maneja un servicio de post venta para la adquisición de bienes, trabajan con una lista de proveedores ya establecida, además dependiendo del caso realizan las licitaciones correspondientes. Conclusiones En el caso del Banco de la Nación como organismo del Estado requiere concurso público para conseguir un proveedor de bienes o servicios. Por lo mismo existen una serie de requerimientos y procedimientos que generan un lead time bastante extenso, de 2 a 3 meses. Para poder cumplir con los pedidos se consigna un cronograma de envíos según lo cual se tienen rutas de transporte ya preestablecidas según el lugar al que se deban llevar los bienes. Las rutas de transporte por tanto se establecen según la zona del país en la que se encuentre el área usuaria. La programación de pedidos implica, también, atender los pedidos según el grado de urgencia. De modo que ese cuente con las personas o los transportes necesarios para poder llevar a la brevedad posible el pedido previamente clasificado. El proceso se agiliza a nivel de la facturación al contar con una cuenta corriente de la cual se procede a realizar los pagos al proveedor. Las devoluciones son inexistentes o bajas dada el estricto control de calidad con la que trabaja el Banco y otros organismos estatales. No se requiere de un servicio post-venta por parte por parte de la empresa proveedora ya que los bienes son de uso diario o fácil manejo.
