CASO DE ESTUDIO Nº 1: La función de Organización y Métodos. Metodología de los procesos de mejoramiento administrativo. GRAFICOLOR S.A. 1. GRAFICOLOR S.A. actúa en el medio desde el año 1987, realizando actividades gráficas. La empresa comenzó su accionar en forma muy reducida pero, con el pasaje del tiempo, debido a la calidad de sus trabajos, a la correcta atención de sus clientes y al estricto cumplimiento en los compromisos asumidos, fue creciendo en forma importante, transformándose en una de las más reconocidas reconocidas empresas del ramo. Su crecimiento comercial no fue acompañado de la adaptación administrativa necesaria, por lo que desde hace aproximadamente 5 años enfrenta serios problemas de organización y administración. El Directorio ha insistido frente a Gonzalo Pereira, Gerente General de GRAFICOLOR S.A., para que ponga en práctica acciones que otorguen a la empresa el prestigio que obtuvo en sus primeros años de vida. En realidad, las unidades organizativas existentes en la empresa no tienen claramente determinadas sus actividades, por lo que Gonzalo Pereira consideró conveniente desarrollar dos acciones simultáneas: en primer lugar crear una unidad interna de Organización y Métodos y en segundo lugar listar las principales principales actividades que se cumplen actualmente actualmente más las que debería cumplir, cumplir, a su criterio, la unidad de Organización y Métodos. 2. El listado de actividades confeccionado confeccionado por el Gerente General es el siguiente: 1) Diseñar la estructura organizativa de la empresa. 2) Confeccionar Confeccionar un registro de proveedores. 3) Asesorar técnicamente en la compra de nuevos computadores para la administración. 4) Analizar y diseñar los procedimientos procedimientos administrativos administrativos de la empresa. 5) Determinar la dotación de personal necesaria para las distintas unidades integrantes de la estructura organizativa de la empresa. 6) Registrar la asistencia del personal. 7) Planificar Planificar las ventas. 8) Supervisar las tareas diarias realizadas por los vendedores. 9) Presupuestar los trabajos gráficos encomendados encomendados por los clientes. 10) Facturar los trabajos realizados. 11) Cobrar las facturas y pagar a los proveedores. 12) Confeccionar Confeccionar un presupuesto financiero semestral. 13) Redactar un proyecto de reglamento interno de personal. 14) Coordinar Coordinar las actividades actividades entre las áreas de Producción, Producción, Ventas y Finanzas. 15) Analizar y sugerir cambios e n la disposición física actual. 3. Otra de las inquietudes de Gonzalo Pereira es el continuo continuo retraso que se produce en la ejecución de las tareas administrativas. Las investigaciones por él realizadas le permitieron establecer que las causas de dichos retrasos radicaban en la superposición o duplicación de actividades en algunas unidades organizativas y en la falta de claridad en las relaciones entre las mismas. Llegó al convencimiento también, que la indefinición del rol de cada empleado y el desconocimiento de las tareas específicas que deben cumplir, obstaculizaba el funcionamiento administrativo y colaboraba colaboraba en los retrasos enunciados. enunciados. 4. Si bien Gonzalo Pereira adoptó la decisión de crear la unidad interna de Organización y Métodos, tenía algunas dudas respecto a los re sultados a esperar de la misma. Dichas dudas provenían de
la conversación que había mantenido con su amigo Jorge Ramírez, que era Gerente de Administración de una empresa exportadora. Ramírez le comentó la experiencia que vivió su empresa, hace 3 años, cuando recurrió al asesoramiento de un inexperto Analista de Organización y Métodos para la solución de problemas organizativos y debió rechazar el informe final presentado por el mismo con las siguientes observaciones: La propuesta realizada contemplaba la incorporación de tecnología y recursos humanos que excedían las posibilidades financieras de la empresa; Uno de los problemas planteados -atrasos en la facturación- no había sido resuelto; La propuesta recomendaba una nueva estructura orgánica para la empresa pero no definía la distribución del trabajo dentro de cada unidad; Las funciones que se asignaban a la Gerencia General violaban los estatutos de la sociedad anónima; El informe fue entregado 90 días después de la fecha prevista; SE SOLICITA: 1) IDENTIFICAR, en la lista de actividades, las correspondientes a la función de Organización y Métodos. 2) IDENTIFICAR a qué otros órganos de la empresa asignaría las actividades que no corresponden a la función de Organización y Métodos. 3) EXPRESAR qué información buscaría para realizar un correcto diagnóstico de la situación planteada en el punto 3 del caso de estudio y DETERMINAR qué método utilizaría para obtener esa información. 4) IDENTIFICAR qué etapa o etapas de la metodología de mejoramiento administrativo no ha cumplido correctamente el Analista de Organización y Métodos, de acuerdo a lo planteado en e l punto 4 del caso de estudio, y EXPLICAR los posibles motivos del incorrecto cumplimiento Fuente: Universidad Valle del Monroy
CASO DE ESTUDIO Nº 2 : Javier Lezama es estudiante de la Facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad Alas Peruanas. Sus padres son propietarios de una ferretería, donde trabajan un encargado y tres empleados que dependen de él. Organización y Métodos es la materia favorita de Javier y la aprobó con muy buenas calificaciones. Javier le planteó a sus padres que mediante la aplicación de las técnicas de racionalización administrativa aprendidas podría incrementar las ganancias de la ferretería. Sus padres permitieron que realizara un estudio del procedimiento de compras y recepción de la mercancía. Por ser su primer trabajo como Analista, Javier, que tiene buena capacidad de análisis y propuesta, emprendió la tarea con gran entusiasmo e ideas creativas. 1) EXPRESAR qué requisitos valoraría Ud. para seleccionar a un Analista de Organización y Métodos. FUNDAMENTAR su respuesta. 2) EXPRESAR qué información debe obtener Javier para llegar a un correcto diagnóstico del procedimiento. 3) EXPLICAR Y FUNDAMENTAR que método o métodos utilizaría usted para esta actividad de mejoramiento administrativo.
Fuente: Universidad Valle del Monroy
