CAPÍTULO 6 DEL PMBOK Gestión del tiempo del proyecto
Objetivos de Aprendizaje Comprender la importancia del cronograma del proyecto y la buena gestión del tiempo del proyecto. Definir las actividades como base para el desarrollo del cronograma del proyecto Describir cómo los gerentes de proyectos utilizan diagramas de red y las dependencias para ayudar en la secuenciación de las actividades Comprender la relación entre la estimación de los l os recursos y los cronogramas de los proyectos Explicar cómo las diversas herramientas y técnicas ayudan a los gerentes de proyecto pro yecto a realizar la estimación de duración de las actividades Utilizar diagramas de Gantt para la planificación y el seguimiento de información de la la programación, encontrar la ruta crítica de un proyecto y describir cómo la programación de la cadena crítica y la Evaluación y Revisión Técnica del Programa (PERT*) afectan el desarrollo del cronograma. Discutir cómo los controles reales y los problemas de las personas están involucrados en el control y la gestión de los cambios en el cronograma del proyecto. Describir cómo el software de gestión de proyectos puede a yudar en la gestión del tiempo del proyecto y a revisar las precauciones antes de utilizar este software Importancia de los cronogramas Los gerentes a menudo dicen que entregar los proyectos a tiempo es uno de los mayores retos El tiempo es el que presenta menos flexibilidad; flexibili dad; esto sin importar lo que suceda en el proyecto. Los problemas en el cronograma son la razón principal de conflictos, es pecialmente durante la segunda mitad de los proyectos.
Procesos de la gestión del tiempo del proyecto Definir las actividades Identifica las actividades específicas que los miembros del equipo y los patrocinadores deben desarrollar a fin de producir los distintos entregables del proyecto. Secuenciar las actividades Identifica y documenta las dependencias entre las actividades del cronograma. Estimar los recursos de las actividades Estima el tipo y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma. Estimar la duración de las actividades Estima la cantidad de períodos laborables que serán necesarios para completar cada actividad del cronograma. Desarrollar el cronograma Analiza las secuencias de las actividades, la duración de las actividades, los
requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto. Controlar el cronograma Controla los cambios al cronograma del proyecto.
Resumen de la gestión del tiempo del proyecto Planificación Proceso: Definir las actividades Salida: Lista de actividades, atributos de la actividad, lista de hitos Proceso: Secuenciar las actividades Salida: Diagramas de red del cronograma del proyecto, actualiz ación a los documentos del proyecto. Proceso: Estimar los recursos de las actividades Salida: Requisitos de recursos de la actividad, Estructura de desglose de recursos, actualizaciones a los documentos del proyecto Proceso: Estimar la duración de las actividades Salida: Estimados de la duración de la actividad, Actualizaciones a los documentos del proyecto. Proceso: Desarrollar el cronograma Salida: Cronograma del proyecto, línea base del cronograma, datos del cronograma, actualizaciones a los documentos del proyecto Seguimiento y control Proceso: Controlar el cronograma Salidas: Mediciones del desempeño del trabajo, Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización, Solicitudes de cambio, Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto, Actualizaciones a los documentos del proyecto
Definir las Actividades Los cronogramas surgen de los documentos básicos que inician un proyecto Acta de constitución del proyecto Incluye fechas inicial y final e información del presupuesto. La declaración del alcance y la EDT Ayudan a definir lo que se debe hacer La definición de las actividades implica el desarrollo de una EDT más detallada y explicaciones para entender todo el trabajo que se tiene que hacer de tal forma se pueda desarrollar una estimación realista de los costos y duración. Lista de Actividades y Atributos Lista de actividades Es una tabulación de las actividades que se incluirán en un cronograma del proyecto, contiene: Nombre de la actividad Identificador de la actividad o un número Breve descripción de la actividad
Atributos de la actividad Proporcionan más información, como predecesores, sucesores, relaciones lógicas, adelantos, retrasos, necesidades de recursos, limitaciones, fechas impuestas y los supuestos relacionados con la actividad
Hitos Hito Evento significativo, que normalmente no tiene una duración A menudo se necesitan varias actividades y mucho trabajo para completar un hito. Son herramientas útiles para programar objetivos y hacer seguimiento de los avances Ejemplo: Obtención de firmas de los Interesados en los documentos claves o a la terminación de productos específicos. Definir las actividades Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión del Tiempo del proyecto Entradas 1. Línea Base del Alcance 2. Factores Ambientales de la Empresa 3. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Descomposición 2. Planificación Gradual 3. Plantillas 4. Juicio de Expertos Salidas 1. Lista de Actividades 2. Atributos de la Actividad 3. Lista de Hitos
Secuencia de las Actividades Implica identificar y documentar las relaciones de dependencia Dependencia o Relación: Es la secuencia de actividades o tareas del proyecto Se deben determinar las dependencias para poder hacer el análisis de camino crítico Tres tipos de dependencia Relaciones de dependencia obligada Son aquellas que son inherentes a la naturaleza del trabajo que se está realizando. A menudo, se trata de limitaciones físicas. Las relaciones de dependencia obligada son conocidas también como lógica dura.
Relaciones de dependencia discrecional Son aquellas que son definidas por el equipo de dirección del proyecto. Las dependencias discrecionales deben estar totalmente documentadas, ya que pueden producir valores arbitrarios de holgura total y pueden limitar opciones posteriores de programación. Las relaciones de dependencia discrecional a menudo se denominan como lógica preferida, lógica preferencial o lógica blanda. Relaciones de dependencia externa Son aquellas que implican una relación entre activi dades del proyecto y actividades que no pertenecen al proyecto.
Diagramas de red Diagramas de red Técnica preferida para mostrar la secuencia de las actividades Despliegues esquemáticos de las actividades del proyecto y las relaciones lógicas (de dependencia) entre ellas Dos formatos principales Método de diagramación con flechas ADM* Método de diagramación por precedencias PDM* * ADM Arrow Diagramming Method ** PDM Precedence Diagramming Method Método de diagramación con flechas ADM También llamados diagramas AOA* (actividades sobre flechas) Las actividades son representadas con flechas Los nodos o círculos son los puntos de inicio o fin de las actividades. Solo pueden mostrar relaciones de dependencia terminar-para- empezar * AOA Activity on Arrow Proceso para crear diagramas AOA* 1. Encontrar todas las actividades que comienzan en el nodo 1: Dibujar sus nodos meta y dibujar flechas entre el nodo 1 y los nodos meta; poner la letra de la actividad o el nombre y la estimación de la duración sobre la flecha asociada 2. Ir dibujando el diagrama de la red, trabajando de i zquierda a derecha: Elaborando bifurcaciones y fusiones Bifurcación Cuando de un nodo salen dos o más actividades Fusión Cuando dos o más nodos preceden a un nodo
3. Ir dibujando el diagrama de red del proyecto hasta que todas las actividades que tienen dependencias estén incluidas en el diagrama. 4. Como regla general, todas las flechas deben apuntar hacia la derecha y sin cruces en el diagrama de red AOA * AOA: Activity On Arrow Estimación de Recursos de las actividades Antes de estimar la duración de la actividad, se debe tener una buena idea de la cantidad y tipo de recursos que deben ser asignados a cada actividad
Considerar los temas importantes en la estimación de los recursos ¿Qué tan difícil es hacer actividades específicas en este proyecto? ¿Cuál es la historia de la organización al realizar actividades similares? ¿Están disponibles los recursos necesarios? Estructura de desglose de recursos RBS* Estructura jerárquica que identifica los recursos del proyecto por categoría y tipo
Estimación de la duración de las actividades Duración Incluye la cantidad real de horas trabajadas en una actividad más el tiempo transcurrido Esfuerzo Número de días laborables o de horas de trabajo necesario para completar una tarea El esfuerzo normalmente no es igual a la duración Las personas que realizan el trabajo deben contribuir a elaborar los estimados y un experto debe revisarlos Desarrollo del cronograma Utilizar resultados de otros procesos de gestión del tiempo para determinar la fecha de inicio y fin del proyecto. El objetivo final es crear un cronograma realista del proyecto que proporcione una base para el seguimiento de los avances del proyecto en la dimensión tiempo Usar herramientas y técnicas, incluyendo diagramas de Gantt, análisis de ruta crítica, programación de la cadena crítica y análisis PERT Diagramas de Gantt Diagramas de Gantt Proporcionan un formato estándar para la visualización de información de la programación del proyecto enumerando las actividades del proyecto y sus fechas de inicio y fin en un formato de calendario. Los símbolos son: Diamantes Negro: Hitos Barras negras delgadas: resumen de las tareas Barras claras horizontales: duración de las tareas Flechas: dependencias entre las tareas Hitos en los diagramas de Gantt A muchas personas les gusta centrarse en el cumplimiento de los hitos, especialmente en los grandes proyectos Los Hitos enfatizan acontecimientos importantes o logros de los proyectos Normalmente se crea un hito al agregar una tarea con duración cero, o se puede marcar cualquier tarea como un hito. Criterio SMART Los hitos deben ser: Específicos Medibles Asignables Realistas Enmarcables en el tiempo -
S pecific Measurable Assignable R ealistic Time-framed
Buenas prácticas Cinco puntos claves al usar Hitos: 1. Hacer una definición temprana de los hitos e incluirlos en el diagrama de Gantt para proveer una guía visual. 2. Definir hitos pequeños y frecuentes. 3. El conjunto de hitos debe ser exhaustivo. 4. Cada hito debe ser de tipo binario, es decir, está completo o no está hecho 5. Monitorear con cuidado la ruta crítica.
Método de la ruta crítica CPM * Técnica de diagrama de red usada para predecir la duración total del proyecto Ruta crítica de un proyecto Serie de actividades que determina la fecha más próxima en la que el proyecto puede completarse Es la ruta más larga a través del diagrama de la red y tiene la menor cantidad de holgura Holgura Cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin retrasar una actividad importante o la fecha de fin del proyecto * CPM Critical Path Method
Cálculo la ruta crítica Elaborar un buen diagrama de red. Agregar la duración estimada para todas las actividades en todos los caminos del diagrama. El camino más largo es la ruta crítica. Si una o más de las actividades de la ruta crítica tarda más tiempo de lo previsto, el cronograma de todo el proyecto se viene abajo, a menos que el director del proyecto tome medidas correctivas. Más sobre la ruta crítica La ruta crítica no es la única con todas las actividades críticas, ya que sólo representa el tiempo. No puede haber más de una ruta crítica si las longitudes de dos o más rutas son las mismas. La ruta crítica puede cambiar a medida que avanza el proyecto.
Uso del Análisis de Ruta Crítica para realizar el cronograma Holgura libre Cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse s in retrasar el inicio temprano de las actividades inmediatamente siguientes.
Holgura total o tiempo libre total Cantidad de tiempo que una actividad se puede retrasar desde su comienzo temprano sin retrasar la fecha prevista de fin del proyecto. Un paso hacia adelante A través del diagrama de la red, determina las fechas tempranas de inicio y finalización Un paso hacia atrás Determina el retraso en el inicio y en la finalización
Uso de la ruta crítica para acortar el cronograma del proyecto Tres técnicas principales para acortar el cronograma Acortar la duración de las actividades y tareas críticas mediante la adición de más recursos o modificando su alcance. Compresión (Crashing) Técnica de compresión del cronograma en la cual se analizan las concesiones de costo y cronograma para determinar cómo obtener la mayor compresión con el mínimo incremento de costo. Ejecución rápida (Fast tracking) Hacer que las actividades que normalmente se realizan en forma secuencial se realicen en paralelo o superpuestas.
Importancia de actualizar los datos de la ruta crítica Es importante actualizar la información de planificación de proyectos para cumplir los objetivos de tiempo. La ruta crítica puede cambiar a medida que se dan las fechas efectivas de inicio y fin Cuando se sabe que la fecha de terminación del proyecto se prolongará, lo más aconsejable es negociar con el patrocinador del proyecto. Control del cronograma Realizar controles reales sobre el cronograma Permitir las contingencias No planear que todos trabajen al 100% de capacidad todo el tiempo Llevar a cabo reuniones con los Interesados sobre los avances y ser claros y honestos en la comunicación sobre temas de cronograma. Control de cronograma (continúa) Los objetivos son conocer el estado de la programación, los factores de influencia que causan cambios al cronograma, determinar qué del cronograma ha cambiado, y administrar los cambios cuando se producen. Herramientas y técnicas, incluyen: Informes de avance Un sistema de control de cambios sobre el cronograma Software de gestión de proyectos, incluyendo cuadros comparativos, como diagramas de Gantt de seguimiento Análisis de varianza, tales como el análisis de holgura Gestión del rendimiento, tales como el valor ganado
Controles reales sobre el cronograma Revisar el borrador del cronograma del proyecto o la fecha estimada de finalización en el Acta de constitución del proyecto. Elaborar un cronograma más detallado con el equipo del proyecto Asegurarse de que el cronograma es realista y fácil de seguir Alertar a la alta gerencia con suficiente antelación si hay problemas de cronograma
