capI - Introducción al SIAF

SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRA ADMINISTRACIÓN CIÓN FINANCIERA

CAP. I

CAP. II

Capítulo I Marco Teórico Conceptual del SIAF

CAP. III

CAP. IV

INSTITUTO PACÍFICO

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C.P.C. MARÍA LUISA LU ISA SILVA PEREDO PERE DO

CAP. I

CAP. II

CAP. III

CAP. IV

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CAPÍTULO I: MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL DEL SIAF

C.P.C. MARÍA LUISA LU ISA SILVA PEREDO PERE DO

CAP. I

CAP. II

CAP. III

CAP. IV

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SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRA ADMINISTRACIÓN CIÓN FINANCIERA

CAP. I

Marco Teórico Conceptual del SIAF 1.

ASPECTOS ASPECT OS GEN GENERA ERALES LES Hasta hace poco, uno de los aspectos negativos de la administración administr ación financiera en el sector público era la falta de información oportuna y confiable sobre el avance y la ejecución en tiempo real de las operaciones económicas, económicas, financieras y presupuestales. Por lo tanto, este factor sumado a otros otr os inciden negativamente en la toma t oma de decisiones y en la evaluación del avance de la ejecución financiera frente a la medición de sus resultados (cumplimiento de metas y objetivos). objet ivos). A fin de superar esta problemática, el Estado, a través del MEF ME F, viene desarrollando desar rollando e implementando imple mentando un sistema siste ma de registro de operaciones y procesamiento de información de las transacciones y operaciones que realizan las diferentes entidades del sector público en tiempo real conocido por sus siglas como SIAF (Sistema Integragrado de Administración Tributaria), Tributaria), modernizando el sistema de administración financiera con capacidad de generar información precisa, oportuna, confiable y eficiente y de calidad a través tr avés de un sistema que procesa las operaciones y automatiza la información, tanto financiera como presupuestal, mediante un registro único de operaciones produciendo información con mayor rapidez, precisión e integridad. La evolución de la tecnología de la información, los sistemas de base de datos y los medios de comunicación satelitales han viabilizado, viabiliz ado, desde el punto de vista técnico y económico,, el desarrollo de sistemas expertos en acumulación de datos e información económico y los ha estructurado de acuerdo a las necesidades del Estado, ha desarrollado también sistema de arquitectura electrónica abierta a usuarios de base de datos y orientados a determinados objetivos, comunicaciones por satélite y fibra óptica, el desarrollo de la Internet y de la Intranet son algunas de las herramientas informáticas informá ticas a disposición de los gobiernos. Prácticamente no existen límites tecnológicos, salvo los costos financieros involucrados para informatizar los procesos que se llevan a cabo en los diversos sistemas que integran la gerencia financiera pública. La revolución tecnológica en este campo facilita los procesos de integración de los sistemas administrativos haciendo relativamente sencilla la instrumentación de procesos impensables hace pocos años. Sin embargo, embargo, cabe subrayar s ubrayar la necesidad de que, en todo proceso de integración del sistema de gerencia pública financiera se debe definir una estrategia informática como requisito previo del diseño e instrumentación de desarrollos informáticos propios o adaptados de otras realidades, tal como es el caso del sistema de integración financiera, considerada como una herramienta fundamental para la asignación, ejecución y control de la utilización de los recursos públicos, es el que provee la l a alternativa de registro, acumulación de datos y generación de información en línea y es el sistema sistem a que más ha reducido los riesgos inherentes inhere ntes de la administración de recursos en base a las medidas, mecanismos y prácticas de control

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C.P.C. MARÍA LUISA SILVA PEREDO

insertadas en el sistema; así como fomentar la transparencia y probabilidad en la administración pública. Por lo tanto, en el diseño, desarrollo e implementación del SIAF-GL, siempre estuvo presente la idea y de extender su aplicación a los Gobiernos Locales generar un sistema basado en la centralización de información financiero a la vez rectora en el aspecto normativo y descentralización operativa a través de las unidades ejecutoras (UE) que e interrelaciona los diferentes procesos a través de la ejecución de la gestión financiera del Estado y que garantice a la vez el cumplimiento de las disposiciones legales y vigentes. Por otro lado, el SIAF-GL no solamente ha conseguido los objetivos de administrar, controlar y racionalizar los ingresos y el uso de los recursos financieros, la obtención de información en tiempo real y la preparación y presentación oportuna de los estados financieros, sino que también logró imprimir un ambiente de sinergía en los otros sistemas originado por la necesidad de cambio en los procesos a causa de las «exigencias» y «presiones» de información ejercidas por el SIAF. Para la implementación del SIAF Gobiernos Locales deben haberse definido algunas estrategias, como realizar un diagnóstico de las distintas áreas relacionadas con el manejo presupuestal y financiero, el diseño y racionalización de procesos administrativos y financieros, una implantación en las unidades piloto, un adecuado entrenamiento desde el punto de vista financiero (presupuesto-tesorería-contabilidad-análisis) y una capacitación en el manejo de administración del SIAF, incluido paquetes utilitarios referidos a la base de datos y otras herramientas informáticas, así como la promoción de coordinadores o sectoristas que asesoren y orienten la mecánica del sistema. Por lo tanto, es necesario señalar que, los Gobierno Locales con la implementación del SIAF -GL tendran acceso a las nuevas tecnologías de la información, así como a las comunicaciones electrónicas y reportar y obtener información oportuna y de calidad en Tiempo Real.

CAP. I

CAP. II

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CAP. IV

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SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

2.

EL PROCESO DE CONECTIVIDAD Y EL SIAF CAP. I

a Concepto

La conectividad es la capacidad de comunicaciones que tiene el Estado, sus organismos, componentes del mismo, y la sociedad en un entorno global, usando conjuntamente las telecomunicaciones, la tecnología de la información y producción de la industria de los contenidos (informática). Por lo tanto, la conectividad crea nuevas formas de acceder e intercambiar información en tiempo real y establecer relaciones de cooperación entre la sociedad, el sector privado y el sector público para permitir vías más amplias de iniciación hacia la Tecnología de la Información y Comunicaciones (TIC).

b Finalidad

Evolucionar y direccionar la TIC hacia la sociedad de la información y del conocimiento, permitiendo que cada instancia de gobierno, así como la sociedad tenga acceso directo al libre flujo de información financiera, presupuestal, planes, programas, gestión, etc. CAP. II

c Objetivos generales

Establecer una nueva plataforma democrática y convertirse en un vehículo de participación pública que emplee la tecnología para lograr que la ciudadanía participe en un modo fundamental, directo y diferente a través del mayor acceso a la información y del conocimiento permitiendo a la sociedad tener relaciones más directas, abiertas y democráticas. • Contribuyen a la transparencia de las decisiones y acciones de los organismos del Estado, así como el manejo de los recursos públicos. • Fortalecer la gobernabilidad del país en el marco del proceso de descentralización mediante una adecuada efectividad entre el gobierno central, gobiernos regionales y gobiernos locales; promoviendo la transparencia, la integración, la equidad y la optimización de los recursos.

d Objetivos específicos

• Propiciar en los gobiernos regionales y locales, el acceso a las nuevas tecnologías de información y comunicación electrónicas. • Integrar a los gobiernos regionales y locales mediante el uso de medios tecnológicos y electrónicos en sus diferentes niveles, a fin de obtener información oportuna y de calidad para una adecuada toma de decisiones. • Mejorar el nivel de conocimiento de los responsables de las áreas de actividad o de los sistemas administrativos logrando una mejora sustancial de la calidad en la gestión pública. • Propiciar la transparencia de la información en la gestión pública asegurando el correcto uso de los fondos públicos. • Promover la participación de la ciudadanía en la gestión de los gobiernos regionales y locales a través de espacios de concertación, coordinando activamente con el sector privado en el desarrollo, articulación, complementariedad y aplicación de tecnologías de información y comunicación. • Propiciar una cultura participativa de la sociedad civil con mecanismos de vigilancia y control ciudadano en las decisiones del ámbito local y regional reduciendo los niveles de corrupción.

Conectividad

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CAP. IV

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CAP. I

e Líneas de acción

CAP. II

Conectividad

CAP. III

f Estrategias

Se refieren a los medios que permiten alcanzar los objetivos, así como la adopción de cursos de acción necesarios para su canalización.

CAP. IV

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a. Fortalecer la gobernabilidad a través de: - Generación de políticas concertadas que incluyan a los actores del sector público y privado y a la sociedad en general a través de las redes de la «TIC» - Promover gobiernos integrados, tratando problemas comunes en conjunto. - Configurar una sociedad organizada revalorizando la democracia participativa. - Fortalecer a las instituciones locales y regionales respetando su autonomía y representación. - Conformación de redes de trabajo de interés, comunidad activa en el desarrollo. - Evaluar los avances en la gobernabilidad. b. Informar con transparencia - Por los medios tecnológicos, el ciudadano puede conocer sobre que operativos o prioridades se desarrollan en la gestión pública. Por lo tanto, estos modernos sistemas se fiscalizarán o se cuestionará aquello que parece errado. - Promover y posibilitar al ente público y a quienes lo administran, el dar cuenta en forma simple y directa de sus actos y decisiones. c. Unificar el gobierno en línea Significa unificar las líneas de acción de los gobiernos: central, regional y local a través del uso de las herramientas informáticas, incluyendo sus planes sectoriales, el desarrollo de sus actividades y propender la prestación de servicios en línea a través de páginas web y servicio de consultas interactivas. d. Mejorar la educación y capacitación Es prioridad del Estado mejorar la calidad del recurso humano caracterizado por la era digital y la economía del conocimiento. Por lo tanto, los grandes avances en las tecnologías de la información y la comunicación han puesto en relieve el carácter estratégico de la educación para formar el capital inteligente. e. Lograr infraestructura tecnológica adecuada Promover la masificación de la conectividad y las tecnologías de la información, optimizando y desarrollando la infraestructura de las telecomunicaciones existentes a nivel nacional.

• Realizar y ejecutar proyectos pilotos a nivel de gobiernos regionales y locales basados en las mejoras prácticas del sector privado sobre plataformas probadas e incorporar las experiencias de otros países. • Aprovechar la infraestructura existente e implementada en sistemas de informática y generar mayor valor agregado a los mismos evitando la duplicidad de costos, esfuerzos medios y actividades, antes de instalar nueva infraestructura. • Evaluar los aspectos de infraestructura física (equipos y sistemas de cómputo), recursos humanos que laboran en esta área, así como la predisposición de apoyo de los funcionarios. • Capacitación del personal, adecuación de los equipos hacia los nuevos usos de manejo de información y comunicación. • Optimización de los recursos tecnológicos orientados a monitorear la gestión pública. • Fomentar el establecimiento de flujos de información en las cuales las entidades públicas estén conectadas y compartan información fluida a fin de facilitar servicios y gestión pública eficiente. • Coordinación institucional de los niveles de gobierno, referida a la articulación de los diferentes organismos del sector público. • Promover la visión conjunta del desarrollo tecnológico, a través de mecanismos en red que propendan información y conocimiento. • Establecer medidas y programas formulados para resolver los problemas de manejo de información y de acumulación de capacidades tecnológicas. • Utilizar la conectividad para fortalecer los encuentros físicos o virtuales a través de foros, conferencias, encuestas, etc. • Invertir en capacitación y educación en nuevas tecnologías. • Adquirir e implementar infraestructura y tecnología adecuada.



LA CONECTIVIDAD Y EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PÚBLICA CAP. I

• Presupuesto • Tesorería • Contabilidad

SIAF SIAD • Sistema Integrado de Auditoría Gubernamental • Auditoría Financiera • Auditoría de Gestión • Exámenes Especiales

• Contrataciones y adquisiciones del Estado. • Abastecimiento y servicios auxiliares • Control patrimonial

SIAG

SAT CAP. II

SNIP

Superintendencia de Administración Tributaria y Aduanas • SUNAT • Aduanas

Sistema Nacional de Inversión Pública

3.

CONCEPTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA SIAF-GL El SIAF (Sistema Integrado de Administración Financiera) es un sistema de registro automatizado de operaciones y procesamiento de la información de las transacciones que se realizan durante el proceso de ejecución financiera y presupuestal, que tiene por finalidad centralizar la información que se genera en los subsistemas de presupuesto, tesorería y contabilidad, con el objetivo de sustituir, con el apoyo de la tecnología, todo tipo de infor mación que fluye en cada unidad ejecutora hacia cada órgano rector (Economía y Finanzas, Tesoro Público, La Dirección Nacional de Contaduría Pública, SUNAT) mediante un registro único de operaciones produce con mayor rapidez, precisión e integridad informes. Para ello, se ha creado una base de datos cuya sede central se encuentra en el Ministerio de Economía y Finanzas, contando para su operatividad con 580 computadoras distribuidas a nivel nacional, para cada una de las unidades ejecutoras, y en 1826 municipios. SIAF- Presupuesto de la Base de Datos del SIAF ubicada en el Ministerio de Economía y Finanzas está expresado en un Lenguaje ORACLE y el lenguaje que se emplea en las Unidades Ejecutoras que se interconectan con el SIAF se expresa en el lenguaje Visual Basic.

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CAP. III

CAP. IV


4. CAP. I

CAP. II

CAP. III

CAP. IV

NECESIDADES DE CONTAR CON INFORMACIÓN OPORTUNA Las operaciones normales que se ejecutan en las entidades, así como los procesos interrelacionados mediante la aplicación del Plan Contable Gubernamental registra, procesa y produce información sobre los resultados de las actividades que realiza la administración gubernamental a través de los procesos de aprobación de asignaciones presupuestales y de fondos, así como de su ejecución durante un ejercicio fiscal. A fin de acelerar estos procesos, se ha implementado un sistema mediante la utilización de computadoras instaladas en red, cuya comunicación es directa entre las unidades ejecutoras y el Ministerio de Economía y Finanzas para procesar los datos y obtener información oportuna, precisa y adecuada referidas al resultado de las operaciones financieras y presupuestales del sector público.

5. FINALIDAD Centralizar la información y registro único de operaciones que se genera en los subsistemas (incluido el Área de Abastecimientos) con la finalidad de acelerar los procesos de registro, control de datos y obtener información en línea oportuna, precisa y clara que fluya. Cada unidad ejecutora hacia los órganos rectores MEF, TP, Dirección Nacional de Contaduría Pública, SUNAT, CONSUCODE, SBN, etc. para la toma de decisiones sobre la base de los informes emitidos, referidos al resultado de las operaciones financieras y presupuestales tales como: a. La formulación y sus respectivas modificaciones presupuestarias b. La ejecución Presupuestal c. Contabilización de Operaciones financieras d. Recaudación y registro de ingresos 6. OBJETIVO a. Ejecutar los recursos públicos en un marco de absoluta transparencia. b. Generar información en línea, oportuna y confiable para la toma de decisiones. c. Interrelacionar los sistemas de la administración financiera del Estado con los controles interno y externo, a efectos de incrementar la eficacia de éstos. Por lo tanto, el SIAF como sistema de ejecución financiera, que toma como referencia el marco presupuestal y sus tablas, ha sido diseñado como una herramienta ligada a la gestión financiera del tesoro público en su relación con las unidades ejecutoras con el expreso objetivo de mejorar la gestión de las finanzas públicas a través del registro único de operaciones y tienen por objeto el control de la gestión de los fondos públicos para el adecuado cumplimiento de las funciones del Estado y con el apoyo de la tecnología se busca simplificar operaciones y registros e implementar los procedimientos administrativos de ejecución y resultados con la finalidad de hacerlo más eficiente y eficaz dejando de lado los registros que se lleva a cabo en forma manual en cada dependencia del Estado. 7. ALCANCE El SIAF vincula información de todas las instituciones del Sector Público a nivel de entidades rectoras como la Dirección Nacional de Presupuesto Público, la Dirección 14



General del Tesoro Público y la Dirección Nacional de Contabilidad Pública, y de Entidades Ejecutoras, que comprende a todas las entidades a nivel de sectores, pliegos y unidades ejecutoras. Adicionalmente, hay instituciones que efectúan sus funciones como ejecutoras y como usuarias de la información que procesa el SIAF (Contraloría General, SUNAT). 8. VENTAJAS Como ventajas podemos mencionar las siguientes: a. Proporcionará a sus diferentes usuarios información oportuna (órganos rectores, tesoro público, B.N., la entidad misma). b. Permite reportes consistente de estados presupuestales, financieros y contables, brindando a la DNCP información para la Cuenta General de la República. c. Permite un seguimiento de la ejecución presupuestal en sus diferentes fases (compromiso, devengado, girado y pagado). d. Proporciona una visión global y permanente de la disponibilidad de los recursos financieros del Estado. e. Contribuye a una mejor asignación de recursos. f. Proporciona mecanismos adecuados de registro y control diario de la gestión presupuestaria, financiera y patrimonial a los órganos rectores. g. Permite la obtención de reportes de COA a la SUNAT. h. Integra y compatibiliza la información disponible de los diversos organismos y entidades comprendidas en el sistema. i. Permite que la contabilidad pública sea la fuente segura y oportuna para la obtención de información gerencial destinada a los diferentes niveles de la gestión pública. j. Registra, en forma integral, todas las operaciones que se producen en los organismos públicos. k. Presenta información financiera y presupuestal con un nivel de detalle suficiente. l. Contribuye en mejorar la gerencia financiera. m. Fortalece las labores de control interno. n. Facilita información detallada y oportuna a los proceso de auditoría. 9. CARACTERÍSTICAS • Base de Datos informatizada que se actualiza en forma permanente a través del registro de las transacciones que realiza las unidades ejecutoras durante el proceso de ejecución presupuestal y financiero de los ingresos y gastos fiscales. • Conformidad al nivel de la unidad ejecutora respecto de la validez de los actos administrativos propios de cada operación a ser registrada en el marco de las disposiciones presupuestarias, de tesorería y demás normativas aplicables. • Considera el principio de universalidad del registro. • Considera el registro único de cada operación. • Utiliza un diseño de catálogo propio o tabla de operaciones. INSTITUTO PACÍFICO

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• • CAP. I

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CAP. II

• •

Selecciona las fases del ciclo de ejecución. Utiliza el Plan Contable Gubernamental, así como el clasificador de ingresos y gastos (clasificadores por objeto del gasto e ingresos). Mecanismos de seguridad, tanto en el nivel institucional como en el nivel central, que garanticen la inalterabilidad de los datos ingresados y grabados en los archivos del sistema, así como el uso de claves de acceso en función a las facultades y responsabilidades asignadas de manera que se identifique al usuario, la hora y fecha de su acceso al sistema, la dependencia a la que pertenece, número del terminal utilizado, los registros y las consultas realizadas. Centralización normativa y descentralización operativa. Registro único de transacciones; para dicho efecto las oficinas de presupuesto y planificación, tesorería, abastecimientos y contabilidad deberán tener acceso en línea al SIAF-GL de la entidad, para lo cual las gerencias de administración, así como las diversas áreas o unidades orgánicas administrativas deberán prestar el apoyo necesario. Procedimientos que delimiten funciones y asignen niveles de responsabilidades. Producción de información presupuestaria, económica, financiera, contable y de gestión en forma simultánea. Integración. Interrelaciona con la RED del Banco de la Nación para el pago mediante la cuenta del Tesoro Público (D.G.T.P.).

10. QUÉ INFORMACIÓN SE PUEDE OBTENER DEL SIAF ¿Cuál es el presupuesto? Presupuesto Anual Calendario de compromiso ¿Quién gasta? Sector / Pliego / Unidades Ejecutoras

CAP. III

¿En qué gasta? Naturaleza del gasto (Categoría de gasto / Tipo, genérica del gasto / Orientación, Modalidad de Aplicación / Quién gasta y específica del Gasto / Específica propiamente dicha). ¿Para qué se gasta? Estructura funcional programática (función / programa / subprograma / actividad proyecto / componente / meta). ¿Con qué fuentes se financian los gastos? Gastos por cada fuente de financiamiento. CAP. IV

¿Cuánto se gasta? Fases del SIAF (compromiso, devengado, girado y pagado). 16



¿Dónde se gasta? En que área, unidad orgánica, programa, actividad o proyecto. CAP. I

¿A qué servicios sociales se puede acceder? Programas sociales: ¿Qué significa? Visión/Misión → ¿Para qué sirve? Objetivos → ¿Cómo puedo acceder al servicio? → Productos Cualquier ciudadano puede acceder a este sistema que se encuentra incorporado en el Portal de Economía, debiendo ingresar a la dirección electrónica http://transparenciaeconómica.mef.gob.pe/amigable/default.asp. ¿Qué otro tipo de información adicional se puede obtener? Además, nos permite obtener reportes de estados presupuestarios , financieros y contables. CAP. II

VISIÓN GERENCIAL DE LA ORGANIZACIÓN PÚBLICA Tesoro Público

DNPP

Sistema de ejecución presupuestal

Ingresos

Coordinación y control

Gastos

Sistema de ejecución financiera

A través de las herramientas de gestión financiera del tesoro público con respecto a las

DNCP

Coordinación y control

Sistema de contabilidad

Contabiliza las fases que integra el sistema a través de sus diferentes áreas

CAP. III

Unidades ejecutoras UE Determinado

Comprometido

Recaudado

Devengado

A través de notas de contabilidad

Pagado

11. FILOSOFÍA DEL SISTEMA Es importante precisar, a la luz de lo observado en otros países, que el objetivo de integración de procesos del Sistema de Administración Financiera tiene diferentes enfoques. En nuestro caso: INSTITUTO PACÍFICO

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CAP. IV


•

EL SIAF es un Sistema de Ejecución no de Formulación Presupuestal ni de Asignaciones (trimestral y mensual) que es otro sistema. Sí toma como referencia estricta el Marco Presupuestal y sus Tablas. • El SIAF ha sido diseñado como una herramienta muy ligada a la Gestión Financiera del Tesoro Público en su relación con las denominadas Unidades Ejecutoras (UE), así como también a la gestión rectora de la DNP, a su vez el SIAF está subdivido en cuatro submódulos. • El registro, al nivel de las UE, está organizado en dos partes: - Registro Administrativo (Fases Compromiso, Devengado, Girado) y - Registro Contable (contabilización de las fases, así como Notas Contables). El Registro Contable requiere que, previamente, se haya realizado el Registro Administrativo. Puede realizarse inmediatamente después de cada Fase, pero no es requisito para el registro de la fase siguiente. A diferencia de otros sistemas, la contabilización no está completamente automatizada. Esto, que podría ser una desventaja, ha facilitado la implantación, de mecanismos donde el contador participa tanto en el proceso como en la asesoría y toma de decisiones.

CAP. I

CAP. II

12. ÁMBITOS DEL SISTEMA Podemos decir que el sistema tiene dos ámbitos claramente definidos, a saber: a.

Registro Único El concepto de Registro Único está relacionado con la simplificación del registro de las UE de todas sus operaciones de gastos e ingresos y el envío de información a los Órganos Rectores, y se fundamenta en la Ley N.° 28112 - Ley marco de la administración financiera del Estado. • Dirección Nacional de Presupuesto Público (DNPP), • Dirección General de Tesoro Público (DGTP); y • Dirección nacional de Contabilidad Pública (DNCP). • Dirección Nacional de Endeudamiento DNPP. El art. 10 de la Ley N.º 28112 señala que el registro de información es único y de uso obligatorio por parte de todas las entidades y organismos del Sector Público, a nivel nacional, regional y local, y se efectúa a través del Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF-GL) que administra el Ministeriode Economía y Finanzas, a través del Comité de Coordinación. El SIAF-GL constituye el medio oficial para el registro, procesamiento y generación de la información relacionada con la administración financiera del sector público, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los órganos rectores.

b.

Gestión de Pagaduría (sólo para las operaciones financiadas con recursos del Tesoro Público) Las UE sólo pueden registrar sus girados en el SIAF cuando han recibido las Autorizaciones de Giro de parte del Tesoro Público. En base a estos girados, la DGTP emite las autorizaciones de pago, las que son transmitidas al Banco de la Nación (BN), cuyas

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oficinas a nivel nacional pagan sólo aquellos cheques o cartas órdenes cargadas en su sistema, afectando recién en ese momento la cuenta principal del Tesoro Público. En verdad, más allá que luego tenga que intervenir el Tesoro Público para la Autorización de Pago, el Girado registrado por la UE termina en el BN, por lo que podríamos decir que los equipos SIAF que operan en las UE son como terminales del Tesoro Público para realizar el proceso de Pago a través del BN. 13. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA En el período 1997-1998, la tarea primordial del Ministerio de Economía y Finanzas ha sido la implantación del SIAF-GL en todas las UE del Gobierno Central y Regiones, para cuyo logro se han realizado programas de entrenamiento, difusión y pruebas. Ha sido fundamental el nivel de credibilidad de los usuarios en el sistema, el mismo que se ha consolidado durante este período. Debe destacarse muy especialmente el enorme esfuerzo de los funcionarios de las UE que han participado en la etapa de Implantación. Al respecto, debemos destacar algunos elementos importantes: • Coordinación permanente con los Órganos Rectores. El sistema debía adecuarse a sus procedimientos y normas, así como a los instrumentos operativos (Tablas). • Acercamiento, desde fines de 1996, con los usuarios (UE) a través de los residentes, nexo permanente. • Registro manual paralelo en 1997, el cual permitió conocer el ámbito de operaciones de las UE para su adecuado tratamiento en el sistema. Además, hizo posible un relevamiento del uso de clasificadores presupuestales, así como operaciones contables e insumos para la primera versión de la Tabla de Operaciones. Igualmente, se prestó mucha atención al tema de los documentos fuente, se logró establecer la figura del expediente u operación y la unidad de registro del sistema. En los últimos meses de 1997, las UE registraron sus operaciones en una primera versión en Fox del Módulo de Registro SIAF-GL. • En enero de 1998, el Ministerio de Economía y Finanzas entregó 506 equipos (computador personal, módem, impresora, estabilizador o UPS) a igual número de UE. El equipo tiene instalado, además de un software general (MSOffice97), el Módulo Visual de Registro SIAF-GL. El sistema incluye un mecanismo de correo electrónico para la transferencia de información. • Registro automatizado paralelo en 1998, utilizando los equipos y sistemas entregados. Las UE registraron y transmitieron más de un millón de operaciones por un valor cercano al 50% del total del Presupuesto Anual, las mismas que se reflejaban en la Base de Datos ORACLE del Ministerio de Economía y Finanzas. Este registro permitió reforzar el entrenamiento, así como identificar nuevas operaciones para la Tabla de Operaciones. Un aspecto muy importante de esta etapa fue la revisión del tratamiento a las operaciones típicas (planillas, compras, encargos, caja chica, entre otras). • Personal entrenado en cada UE. A fines de 1998, antes de ponerse en marcha el sistema, existía al menos una persona adecuadamente entrenada en cada UE. Progresivamente se ha incorporado un mayor número de funcionarios, especialmente en aquellas UE que trabajan en red. INSTITUTO PACÍFICO

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•

Organización y puesta en marcha de la Mesa de Atención, como centro de recepción de llamadas de los usuarios y su derivación a las diversas áreas (soporte, análisis, contadores, control de calidad, informática). • Organización del Equipo de Soporte a Usuarios con 12 técnicos entrenados en la instalación del sistema, conectividad y hardware. Cuentan con un stock de equipos y partes (PC, UPS, discos duros y tarjetas de red). Este equipo asegura que una UE restablezca su capacidad operativa en un máximo de 72 horas. • Equipos de trabajo en la sede: • Análisis, para revisar el tratamiento de las operaciones y preparación de manuales; • Control de Calidad, para revisar cada versión de software y apoyar a las UE para un adecuado registro; • Contadores (encargados de elaborar y dar mantenimiento a la Tabla de Operaciones); • Informática (grupos de Análisis de Sistemas, Visual, ORACLE, Conectividad y Soporte Técnico), y • Usuarios (sectoristas) para monitorear el trabajo de residentes. Uno de los aspectos más importantes del trabajo desarrollado en estos dos años ha sido el dominio del aspecto logístico, especialmente en las UE ubicadas fuera de Lima (aproximadamente 320). Los equipos de soporte a usuarios, control de calidad y contadores han visitado todas las UE varias veces, familiarizándose con el acceso y reforzando la vinculación de la sede con los usuarios. La presencia del residente facilitó toda esta coordinación. En el período comprendido desde fines del 2001 y todo el 2002, la tarea primordial del Ministerio de Economía y Finanzas fue continuar con las pruebas de consistencia del sistema y una primera implantación del SIAF-GL en un porcentaje menor del total de municipalidades provinciales; para cuyo logro se han realizado programas de entrenamiento, difusión y pruebas. Ha sido fundamental el nivel de credibilidad de los usuarios en el enorme esfuerzo que se ha consolidado durante este período. Debe destacarse muy especialmente el enorme esfuerzo de los funcionarios de las municipalidades que han participado en la etapa de implantación. El año 2003, el SIAF-GL consolidó su presencia a nivel nacional (tanto en municipalidades provinciales como distritales), prioritariamente en el registro de la información presupuestal al haberse instalado y recabado posteriormente información de la Formulación de los Presupuestos de Apertura en cerca del 97% del universo nacional, sustituyendo y/o complementando diversos registros y reportes de la DNPP que se realizaban anteriormente en forma manual. A partir del 2004, se avanzará paralelamente, tanto en la implantación del SIAF-GL con todos sus módulos en la totalidad de municipalidades, como en la conformación de un Centro de Almacenamiento y Contingencia de Datos que contenga la información actualizada de todas estas entidades en el ámbito nacional, proceso a llevarse a cabo considerando un medio de transmisión de información. Esto permitiría contar con una Base de Datos Nacional de gobiernos locales.

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14. PUESTA EN MARCHA OFICIAL DEL SISTEMA A partir de enero de 1999, el SIAF se ha constituido en un Sistema Oficial de registro de las operaciones de Gasto e Ingreso de las UE, sustituyendo diversos registros y reportes de la DNPP, la DGTP y la DNCP. • Cada mes, las UE reciben, a través del SIAF, su Calendario de Compromisos (CALCOM) elaborado por la DNPP. • Las UE registran en el SIAF sus operaciones de gastos e ingresos, información que luego es transmitida al Ministerio de Economía y Finanzas para su verificación y aprobación. • En el Ciclo de Gasto, las UE registran sus operaciones (expedientes), cada una de las cuales incluye las fases de Compromiso, Devengado y Girado. • El registro del Compromiso implica el uso de un clasificador de dasto a nivel de Específica, una Fuente de Financiamiento y la Meta correspondiente asociada a ese gasto. El sistema verificará si esa operación está acorde al CALCOM aplicando el criterio de techo presupuestal. La UE sólo puede ejecutar dentro del mes de vigencia del calendario. • El registro del Devengado está asociado a la verificación del cumplimiento de la obligación por parte del proveedor, esto es la entrega de bienes. Esta fase requiere un Compromiso previo que a su vez establece techos y otros criterios. El Devengado puede darse en el mismo mes o en otro posterior al registro del Compromiso. • El registro del Girado requiere no sólo un devengado previo (que a su vez establece techos) sino la correspondiente Autorización de Giro por parte de la DGTP, que aplica el criterio de mejor fecha. El girado puede darse en el mismo mes o en otro posterior al registro del Devengado. • La DGTP emite la Autorización de Pago de los Girados (cheques y cartas órdenes) de las UE transmitiéndose al BN, quien actualiza sus archivos con cada lote enviado, atendiendo a los beneficiarios de los girados. • El registro de la Fase Pagado en la UE es procesado automáticamente por el sistema con la información de los cheques y cartas órdenes pagados remitida por el BN. • En el Ciclo de Ingreso, las UE registran las fases de Determinado y Recaudado. • Las operaciones de gastos, ingresos y otras complementarias, son contabilizadas utilizando la Tabla de Operaciones (TO SIAF), matriz que relaciona los clasificadores presupuestales con las Cuentas del Plan Contable Gubernamental. Estos registros son procesados por el sistema, permitiendo la obtención de los estados financieros y presupuestarios exigidos por el Ente Rector Dirección Nacional de Contabilidad Pública (DNCP) en el marco de la elaboración de la Cuenta General de la República. Cabe señalar que, 29 Pliegos (109 UE) realizaron el Cierre Contable 1999 a través del Módulo Contable SIAF. 15. PRODUCTOS DEL SISTEMA • Mejora en la gestión financiera del Tesoro Público. • Base de Datos con información oportuna, confiable y con cobertura adecuada. • Monitoreo por los Sectores y Pliegos de la Ejecución del Presupuesto. INSTITUTO PACÍFICO

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CAP. I

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16. VENTAJAS DE LA BASE DE DATOS • Proporciona a los órganos rectores información oportuna y consistente. • Permite obtener reportes consistentes de estados presupuestales, financieros y contables. • Permite un seguimiento de la ejecución presupuestaria en sus diferentes fases. • Proporciona una visión global y permanente de la disponibilidad de los recursos financieros del Estado. • Pone a disposición de la DNCP información para la elaboración de la Cuenta General de la República. • Permitirá la obtención de los reportes COA para SUNAT. • Pondrá a disposición de la Contraloría General de la República, información de detalle, reduciendo los requerimientos de reportes y mejorando la capacidad de control en oportunidad, cobertura y selectividad. • Contribuye a una mejor asignación de recursos y toma de decisiones. 17. FLUJO DE INFORMACIÓN Las entidades del sector público pueden consultar los datos registrados en la Base de Datos Central del SIAF, esto según su área de responsabilidad y nivel de acceso: • Organismos Rectores del MEF (DNPP, DGTP y DNCP) • Organismos Sectoriales y Pliegos. • Otras instituciones usuarias de la información (Contraloría General de la República y SUNAT). EL SIAF: FLUJO DE INFORMACIÓN

DNPP

DCTP

DNCP

CAP. III

1. Presupuesto 2. Calendario de compromiso

Evaluación

Evaluación Autorizacio- Registros nes de giro contables

PC TO

Cuenta

CONTRALORÍA SIAF Base de Datos

ALTA DIRECCIÓN

Reportes: Presupuestales Tesorería Compromisos Contables Devengados

UE

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SUNAT Autorizaciones de pago BN



18. EL SIAF-GL Y LOS CAMBIOS EN LA CULTURA Y LOS PARADIGMAS ADMINISTRATIVOS El cambio en la tecnología de la información es una de las características fundamentales de nuestra nueva era, sobre todo si hablamos de modernizar la administración pública, con la premisa de automatizar toda la información con propósitos de una mejor gestión de los recursos públicos; sin embargo, es necesario determinar cuáles son los puntos referenciales que originan ese cambio, por lo tanto, podemos tener como punto de partida cuatro categorías de análisis:

CAP. I

EL SIAF-GL Y LOS CAMBIOS EN LA CULTURA Y LOS PARADIGMAS ADMINISTRATIVOS

Exigencia de un mayor nivel de transparencia

• A través de la integración de las diferentes áreas de gestión administrativa. • A través de la generación del mayor número de información sistematizada o estructurada de acuerdo a las necesidades de la gerencia y los usuarios.

Mayor probidad en la función pública

• A través de la responsabilidad que deben asumir los funcionarios públicos respecto a las autorizaciones, ejecución y registro de las operaciones y transacciones de la entidad o unidad ejecutora.

Elevar la calidad de la gerencia y gestión pública

• Se sustenta en la superación permanente de la calidad de la gerencia y gestión, desarrollando habilidades y destrezas en la promoción de mecanismos e instrumentos técnicos que faciliten la programación, ejecución y evaluación de los recursos públicos.

CAP. II

CAP. III

Mejorar la eficiencia y eficacia

• A través de la eficiencia que demanda el uso racional de los recursos materiales y financieros y óptima aplicación, bajo criterios cuantificables y claramente informados. En cambio, la eficacia es el eje fundamental para el cambio organizacional, que demanda que los procesos administrativos respondan a los objetivos de la entidad.

CAP. IV

INSTITUTO PACÍFICO

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FUNCIONES GENERALES DE LOS NIVELES GERENCIALES PROCESOS

CAP. I

JUNIO Día

JULIO Día

AGOSTO Competencia de contador requerida Día

Contabilización del PIA (enero) Solicitud de calendario para julio (GTO. CTE. E INV.) Aprobación del calendario mensual por DNP Compromiso Solicitud de Autorización de Giro (devengado) Giro (incluida aprobación) Contabilización simultáneo aprobada de cada fase

CAP. II

Como contador: - Visión sistémica de Administración Financiera. - Conocimiento de los 5 sistemas: Presupuesto, Logística, Personal, Abastecimiento y Contabilidad. - Conocimiento de la filosofía del SIAF. - Dominio de herramientas: hojas de cálculo, base de datos, presentadores.

Reportes de inmediato de acuerdo a requerimiento Presupuestales - Listado de actividades y presupuesto. - Ejecución de compromiso vs. calendario. - Ejecución de compromisos vs. marco. - Ejecución de recaudación de los ingresos. - Ejecución consolidada de ejecución del gasto.

Como auditor: - Conocimiento de los cinco sistemas: presupuesto, logística, personal, abastecimiento y contabilidad. - Conocimiento de la filosofía del SIAF. - Dominio de herramientas: hojas de cálculo, base de datos, presentadores. - Objetivo principal: auditoría de gestión y de toma de decisiones.

Patrimoniales - Estados financieros. - Estados presupuestarios. - Anexos a estados financieros. - Libros Auxiliares. - Libros Principales. - Contabilización de un registro.

SITUACIÓN FUTURA DEL SIAF PROCESOS

CAP. III

JUNIO Día

JULIO Día

AGOSTO Competencia de contador requerida Día

Contabilización del PIA (Enero). Solicitud de calendario para julio (Gto. Cte. e Inv.) Aprobación del calendario mensual por DNP. Compromiso. Solicitud de autorización de giro (devengado). Giro (incluida aprobación). Contabilización simultáneo aprobada cada fase. - Módulo de planillas. - Módulo de consucode. - Módulo de SUNAT. - Tendencia a devenir en un SIGA. Reportes de inmediato de acuerdo a requerimiento: - Presupuestales. - Patrimoniales. Implementación del SIAF-GL 2005 Integra la formulación presupuestaria.

Como contador - Visión sistémica de Administración Financiera. - Conocimiento de los cinco sistemas: presupuesto, logística, personal, abastecimiento y contabilidad. - Conocimiento de la filosofía del SIAF. - Dominio de herramientas: hojas de cálculo, base de datos y presentadores. - Conocimiento de estrategia organizacional. - Tecnologías de Administración Integral (CMI o BSC) - Investigador e innovador. Como auditor: - Conocer la filosofía del SIAF. - Objetivo principal de la auditoría de gestión y de toma de decisiones. - Evaluación de métodos usados para planeamiento estratégico.

CAP. IV

Fuente: Conferencia el C.P.C. frente al SIAF y la gestión gubernamental Expositor: C.P.C. Walter Poma Torres. Colegio de Contadores Públicos de Lima.

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19. ESTRATEGIA DE DISEÑO, DE DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DEL MÓDULO SIAF • Revisión y análisis de estructuras, normas y procedimientos relacionados. • Identificación de operaciones de ingresos y gastos por toda fuente y concepto. • Coordinación permanente con Órganos Rectores, representantes de unidades ejecutoras y principales autoridades usuarias y responsables. • Búsqueda de modelo conceptual y diseño del prototipo del sistema proyectado. • Control de calidad para verificar la consistencia de los procesos a ser implantados. • Difusión general combinada con entrenamiento y asistencia personalizada. • Apoyo efectivo del Banco de la Nación para asegurar la operatividad del procedimiento de pagos que ejecuta la Dirección General del Tesoro Público a través del sistema. • Implementación progresiva y en forma paralela a los sistemas de información en vigencia. • Equipamiento de configuración uniforme. • Interconexión. • Implantación como medio de registro obligatorio de los datos relacionados con la ejecución de ingresos y gastos, bajo responsabilidad del Director General de Administración o funcionario que haga sus veces, en la Unidad Ejecutora. 20. APLICACIÓN DEL SIAF EN LOS GOBIERNOS LOCALES 20.1. Aspectos Generales Las transacciones económico-financieras que se ejecutan en las entidades Administrativas del Sector Público, así como, los procesos interrelacionados mediante la aplicación del plan contable gubernamental, que registr a, procesa y produce información sobre los resultados de las actividades que realiz a la administración gubernamental a través de los procesos de aprobación, de asignaciones presupuestales y de fondos, así como, de su ejecución durante un ejercicio fiscal. A fin de acelerar estos procesos, se ha implementado un sistema mediante la utilización de computadoras instaladas en red, cuya comunicación es directa entre las unidades ejecutoras - el MEF y el T.P. - para procesar los datos y obtener información oportuna, precisa y adecuada, referidas al resultado de las operaciones financieras y presupuestales del sector público. 20.2. ¿Qué significa el SIAF -GL? El Sistema Integrado de Administración Financiera es un sistema de Registro de Operaciones y el procesamiento automatizado de la información de las transacciones realizadas por la ejecución financiera y presupuestal. El sistema tiene por finalidad centralizar la información que se genera en los diferentes sistemas aplicados a los gobiernos locales.

INSTITUTO PACÍFICO

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CAP. I

CAP. II

CAP. III

CAP. IV


El Sistema Integrado de Administración Financiera Gobiernos Locales SIAF-GL es una herramienta diseñada para municipalidades provinciales y distritales, que contiene y procesa: 1. La formulación y sus respectivas modificaciones presupuestarias 2. La ejecución presupuestal 3. Contabilización de operaciones financieras 4. Recaudación Tomando básicamente el marco presupuestal, las tablas a aplicarse y el Plan Contable Gubernamental.

CAP. I

20.3. Aplicación del SIAF para Gobiernos Locales a. Diagnóstico De acuerdo al comunicado N.º -2005-EF/93.01, que a partir de enero del 2005 los gobiernos locales realizarán el registro contable de sus transacciones en el módulo contable SIAF-GL, cuyo objetivo principal es mejorar la gestión de los gobiernos locales, en cuanto a sus finanzas públicas se requiere la innovación de las herramientas informáticas, para un manejo eficiente y eficaz de la administración para la obtención de información actualizada y adecuada en forma inmediata y oportuna para la toma de decisiones. • Los gobiernos locales indistintamente tienen diferentes realidades tanto municipalidades provinciales y distritales, sin embargo, la normatividad en cuanto a las obligaciones que se tiene por la presentación del presupuesto y de los estados financieros tiene la misma exigencia que una municipalidad provincial. • Las metas presupuestarias como la oficina general de administración que tiene a su cargo las oficinas de contabilidad, logística, tesorería y personal de acuerdo al ROF de cada municipalidad, en el caso de municipalidades más pequeñas en la administración general es la que está a cargo también del presupuesto, las municipalidades buscan la optimización de los recursos económicos provenientes de los ingresos propios y su correcta aplicación de la ejecución de las transferencias. • En el 98% de las municipalidades existen deudas de ejercicios anteriores. • La falta de equipos informativos limita la atención oportuna de los expedientes de los contribuyentes, las necesidades de la entidad y la presentación en la fecha requerida de la contabilidad presupuestal y patrimonial dando incumplimiento a las directivas vigentes. • En un 70% el personal de las municipalidades no están debidamente capacitados. • El pago de planillas no es pagada oportunamente. • No existe interconexión con las oficinas de personal, logística y contabilidad que permita el procedimiento del gasto público, donde contenga la información oportuna y completa. • En cuanto a la gestión tributaria también se busca contrarrestar las limitaciones de las normas dadas por el Gobierno Central en cuanto a los

CAP. II

CAP. III

CAP. IV

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• •

impuestos municipales, no dejando de lado la situación económica del país. Las municipalidades procuran incrementar el nivel de recaudación de los ingresos propios a través de programas de recuperación tributaria, otorgando las facilidades del caso para su cumplimiento de pago. En el Registro Civil se presentan limitaciones de material logístico, lo que no permite la oportuna y eficiente atención a los usuarios del servicio. En el Programa del Vaso de Leche se detecta retrasos en la entrega de los productos a los comités del Vaso de Leche por la demora del proceso de licitación, también se presenta deficiencia de los procesos administrativos, el escaso apoyo logístico, equipo informativo obsoleto, etc. Asimismo se va incrementando el nivel poblacional, y la transferencia emitida por el gobierno central no cubre las necesidades de las municipalidades.

CAP. I

b. Breve Análisis FODA Fortalezas • Se tiene recursos humanos responsables que pueden enfrentar diversas contingencias que se presente en la municipalidad. • Se tiene la coordinación de profesionales para una optima gestión. • Hoy en día se cuenta con internet a nivel nacional pudiendo así, acceder rápidamente a consultas o transacciones ante SUNAT, Contraloría General de la República, Dirección Nacional de Contabilidad Pública de la Nación y otros Organismos Rectores. • La diversa variedad de información respecto a proveedores. • Hoy en día ha mejorado la atención y orientación al contribuyente. • Cada vez más se trata de automatizar las operaciones y sistemas, agilizando las transacciones de las municipalidades y así obtener un acceso continuo a la información necesaria para mejorar la gestión de los mismos. • En el área de Registro Civil, el apoyo del personal es adecuado y de experiencia en el tema y constantemente son capacitados por la RENIEC y otras instituciones pertinentes. • Las municipalidades hoy en día van otorgando representatividad a la Sociedad Civil. Debilidades • Las municipalidades tienen limitados equipos de cómputo, en varios casos son obsoletos. • Existe limitaciones en la capacitación del personal, especialmente en temas que competen a las finanzas públicas. • Limitación de recursos para la contratación de personal, así como los recursos para el pago de los aportes sociales del trabajador y otros beneficios sociales que se deben otorgar. • No se cuenta con un adecuado flujo de información de las direcciones administrativas generando incertidumbres en las áreas correspondientes. INSTITUTO PACÍFICO

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CAP. II

CAP. III

CAP. IV


• CAP. I

• • • •

Falta de una base de datos que reporte los saldos reales de los usuarios, retrasando las posibles cobranza que se pudieran realizar oportunamente al contribuyente. Los profesionales calificados son limitados. Falta de recursos para llevar a cabo las diligencias durante el proceso coactivo. Limitación de material en registro civil para la emisión de partidas de nacimiento, matrimonio y defunción solicitados por el contribuyente. Falta de supervisión de la debida preparación y distribución de los productos del programa del Vaso de Leche.

Oportunidades • Constantemente se ofrecen capacitaciones de seminarios, cursos, talleres u otra participación de eventos de interés municipal para la capacitación del personal. • Realizar intercambios con diferentes instituciones públicas sobre el flujo de información que viene ejecutando. • Coordinación continua con SUNAT, CONSUCODE, DNCP, INDECOPI, DNP, MEF, etc. para una mejor aplicación de las normas vigentes. • De acuerdo a la nueva redistribución del Presupuesto del Canon y Sobrecanon, la transferencia de infraestructura social y productiva beneficiará a las municipalidades elevando su calidad de vida. • Participación constante en convenios con empresas privadas para el aprovechamiento social, cultural y deportivo de la población. • Aplicación del SIAF - GL, que es una herramienta que simplificará el trabajo y mejorará los sistemas administrativos para un manejo adecuado de la gestión. • La municipalidad puede hacer participar a la ciudadanía mediante convenios para la creación de pequeñas, medianas y microempresas. • Fortalecimiento de la administración tributaria principal, fuente de la recaudación de los ingresos. • Aceptación de los contribuyentes por los cambios que vaya realizando la administración tributaria, mejorando la atención al usuario. • Crear fuentes de ingresos y programas de recuperación de ingresos. • El Registro Civil debe explotar al 100% a la RENIEC, ya que esta entidad le brinda en forma constante la parte logística y capacita al personal para afrontar debidamente los diversos cambios de las normas. • Implementar un sistema de emisión de Partidas de Nacimiento, Matrimonio y Defunción. • En el Programa del Vaso de Leche se cuenta con normatividad para poder ejecutar debidamente el programa orientando acertadamente a los comités del Vaso de Leche. • Las municipalidades reciben las transferencias del MEF en forma oportuna.

CAP. II

CAP. III

CAP. IV

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•

De acuerdo a un buen manejo administrativo orientar a mejorar el Programa del Vaso de Leche para favorecer a los beneficiarios.

Amenazas • Cada año aumenta la morosidad de los contribuyentes en el pago de los tributos municipales por parte de los contribuyentes debido a la situación económica actual del país. • No existe credibilidad de los proveedores ante las municipalidades porque usualmente la cancelación de la prestación de servicios y adquisición de bienes no es de pago inmediato por la misma situación económica de la institución. • La Economía actual impide la obtención de resultados en cuanto a la ejecución de la cobranza por incumplimiento de las obligaciones tributarias. • Falta de información y orientación a los usuarios de las obligaciones tributarias, careciendo de personal avocado a la atención del contribuyente. • Descuido de los servicios públicos municipales, lo cual genera el incremento de la morosidad en el pago de los arbitrios municipales, puesto que el usuario no se siente satisfecho con el servicio que brinda la municipalidad. • No existe en la mayoría de la población conciencia tributaria, asimismo, las municipalidades por sus escasos recursos económicos no realizan campañas de conciencia tributaria. • La escala remunerativa no es adecuada para el profesional con experiencia, lo que permite que el profesional busque otras alternativas. • Conservación inadecuada de los Libros de Registros de Partidas de Nacimiento, Matrimonio y Defunción. • La reducción de la transferencia de los programas del Vaso de Leche, lo que perjudica a los beneficiarios, frente a un crecimiento del nivel poblacional.

CAP. I

CAP. II

CAP. III

CAP. IV

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Cuadro 1 CONTENIDO DEL SIAF-GL

CAP. I

Presupuesto Institucional de Apertura PIA Presupuesto Institucional Modificado PIM Cadenas Funcionales Programáticas Clasificadores de Gasto e Ingresos

Registro Presupuestal

Gastos

Remuneraciones Bienes Servicios Estudios Obras Bienes de Capital

Compromiso Devengado Girado Pagado

Registro Administrativo CAP. II

Determinado Ingresos Recaudado

Registro Recaudación

Fuentes de Financiamiento: 01 Canon y Sobrecanon 07 Foncomún 0 8 Otros Imp. Municipales 09 RDR 1 3 Donac. y Transf. 17 Recursos Ord. para Gob. Locales

Impuesto Predial, Arbitrios y Otros

De ingresos

CAP. III

Contabilización de los registros administrativos

De gastos

Registro Contable Notas de Contabilidad

EMISIÓN DE REPORTES CAP. IV

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Registros SIAF-GL Informe mensual de gastos e ingresos. Etapas de ejecución por clasificador de ingresos y de gastos. Elaboración de los Estados Financieros y Presupuestales.



20.4 Ámbito de Aplicación del SIAG - GL Es de aplicación en todas las municipalidades del país en concordancia con lo dispuesto en el Art. 10 de la Ley 28112, Ley Marco de Administración Financiera del Sector Público, «El Registro de Información es único y de uso obligatorio por parte de todas las entidades y organismos del sector público a nivel nacional, regional y local, y se efectúa a través del SIAF que administra el MEF, a través del comité de coordinación. 20.5 Contenido del Registro SIAF - GL El SIAF-GL contiene cuatro registros: a. Registro Presupuestal: • PIA: Presupuesto Institucional de Apertura • PIM: Presupuesto Institucional Modificado • Cadenas Funcionales Programáticas • Clasificadores de Gastos e Ingresos b. Registro Administrativo: • Gasto: Fases compromiso, Devengado, Girado y Pagado • Ingreso: Fases de Determinado y Recaudado c. Registro de Recaudación: • Impuesto Predial • Arbitrios y otros d. Registro Contable: • Contabilización de las Fases • Notas Contables • Elaboración de los Estados Financieros y Anexos En el registro contable previamente se requiere que se haya realizado en el registro administrativo, excepto los registros efectuados por notas de contabilidad (asientos de apertura, provisiones, marco presupuestal, etc.).

CAP. I

CAP. II

CAP. III

20.6 Finalidad Tiene por finalidad agilizar los procesos de los registros, a través del sistema, mediante computadoras instaladas a nivel nacional por el MEF, otorgando a cada municipalidad un equipo completo para poder tener la información interconectada, controlando y procesando los datos, obteniéndose información en tiempo real, oportuna, clara y precisa; información que se utiliza para la toma de decisiones a través de informes contables resultantes de las operaciones financieras y presupuestales. 20.7 Objetivos a. Controlar los fondos públicos de la gestión para un adecuado cumplimiento de las funciones de los gobiernos locales a través de la tecnología, buscando simplificar operaciones para procesar en forma más eficiente y eficaz, facilitando el trabajo y dejando de procesar en forma manual. b. Registrar las operaciones de ingresos y gastos de los gobiernos locales, afectando la gestión presupuestaria y financiera de la administración gubernamental. INSTITUTO PACÍFICO

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CAP. IV


c.

Brindar información contable en forma oportuna sobre el resultado de las operaciones financieras y presupuestales, ejecutadas por los gobiernos locales. d. Brindar información a la gerencia para una adecuada toma de decisiones, contribuyendo a mejorar la gerencia de la administración financiera gubernamental. e. Facilitar información a la Auditoría Interna y Externa, fortaleciendo las labores de control interno gerencial.

CAP. I

20.8 Ventajas del Sistema • Ayuda a mejorar la gestión administrativa financiera de la entidad, brindándoles facilidad de emisión de reportes. • Se trabaja paralelamente pudiendo manejar la Ejecución del Presupuesto y los estados financieros. • La base de datos debe, al ser registrada oportunamente con información, brindar reportes confiables y una cobertura adecuada. • Se da la integración de las diferentes áreas de la Municipalidad para cada registro de gastos e ingresos. • Las autoridades pertinentes podrán informarse sobre la recaudación y los gastos a tiempo real. • Simplifica la elaboración de los estados financieros y presupuestales, permitiendo cumplir con la información requerida por las entidades del gobierno central, dentro de los plazos establecidos por las normas vigentes. Además el sistema otorga a los órganos rectores: • Información oportuna, clara y consistente. • Permite obtener en forma inmediata reportes consistentes de estados presupuestales, financieros y contables, que facilitará la gestión para la toma de decisiones. • Pone a disposición de la Dirección Nacional de Contaduría Pública (DNCP) información que facilita la elaboración de la Cuenta General de la República. • Pone a disposición de la Contraloría General de la República, información de detalle, reduciendo los requerimientos de reportes y mejorando la capacidad de control en oportunidad, cobertura y selectividad. • Contribuye a una mejor asignación de recursos y toma de decisiones. • Transparencia en la gestión de los gobiernos locales.

CAP. II

CAP. III

20.9 Manejo y Operatividad del Sistema Los pasos a seguir son los siguientes: a. Las municipalidades formulan el PIA en forma anual y efectúan la programación mensual del presupuesto institucional, que permita la fluidez del gasto en función a la proyección de los recursos que se esperan recaudar, captar u obtener, para estos efectos se cuentan con el módulo de formulación presupuestal. b. El PIA se traslada al módulo de procesos presupuestarios. A continuación establece el marco financiero a considerar durante cada trimestre, para de-

CAP. IV

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terminar las asignaciones mensuales de gastos e ingresos y sus eventuales ampliaciones. Durante la etapa de ejecución presupuestal se pueden generar modificaciones presupuestales. c. Cada mes reformulan su programación mensual del gasto(PMG), estableciendo sus montos de asignación mensual, que son techos a nivel de función, programa, fuente de financiamiento y genérica del gasto. d. Las municipalidades registran en el SIAF sus operaciones de gastos e ingresos. e. En el ciclo de gastos las municipalidades registran sus operaciones (expedientes), cada una de las cuales incluye las fases de compromiso, devengado y girado. f. El registro de compromiso implica el uso de clasificadores de gasto a nivel de específica, fuente de financiamiento y las metas correspondientes asociadas a ese gasto. El sistema verificará si esa operación está acorde a la PMG, aplicando el criterio de techo presupuestal. La Municipalidad sólo puede comprometer dentro del mes de vigencia de la PGM. g. El registro de devengado está asociado a la verificación del cumplimiento de la obligación por parte del proveedor, esto se le entrega del bien o prestación de servicios. Esta fase requiere un compromiso previo que a la vez establece techos y otros criterios. El devengado puede darse en el mismo mes o en otro posterior al registro del compromiso (dentro del mismo ejercicio presupuestal). h. El registro del girado requiere un devengado previo. El girado puede darse en el mismo mes o en otro posterior al registro de devengado, incluso fuera del ejercicio. i. En el ciclo de Ingreso, las municipalidades registran las fases determinado y recaudado. Si es un ingreso proveniente en el área de recaudación, todo el proceso aparecerá reflejado primero en el módulo de recaudación y al hacerse efectivo el pago, del sistema automáticamente generará un aviso en el módulo administrativo contable (Ejecución Presupuestal), a fin que se tome en cuenta para su posterior registro. j. Las operaciones de gasto, ingresos u otras complementarias son contabilizadas utilizando la tabla de operaciones (TO SIAF), matriz que relaciona los clasificadores presupuestales con las cuentas del nuevo plan contable gubernamental. k. Reseña temporal de la aplicación del SIAF- GL (i) El sistema está operativo desde el año 2001 a fines del período, y el año 2002, en donde el MEF tuvo la labor de proseguir las pruebas de validación del sistema con el aporte de un grupo de municipalidades provinciales. (ii) En el año 2003 el SIAF -GL se continuo trabajando, pero a nivel nacional en municipalidades provinciales y distritales en el registro de la formulación presupuestal del año 2004, asimismo, se instaló la información de la formulación de los presupuestos de apertura en casi un 97% a nivel nacional, sustituyendo el registro que se venía realizando en forma manual, complementando diversos registros y reportes de la DNPP. INSTITUTO PACÍFICO

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CAP. I

CAP. II

CAP. III

CAP. IV


(iii) En el año 2004, se va mejorando el sistema del SIAF-GL con todos sus módulos en aproximadamente 830 municipalidades entre provinciales y distritales, centralizándose la información en un centro de almacenamiento y contingencia de datos, conteniendo información actualizada de las municipalidades a nivel nacional, este proceso se llevó a cabo por un medio de transmisión de información. Asimismo, el Gobierno Central proporcionó 1 computadora Pentium IV marca IBM completamente equipada a cada una de las municipalidades, y se viene capacitando a cada municipalidad para poder aplicar correctamente el SIAFGL, ya que es un sistema de fácil manejo para el usuario. (iv) En el año 2005 de acuerdo al Comunicado N.º 001-2005-EF/93.04 publicado en el Peruano el 12 de diciembre del 2004, donde se menciona que a partir de enero del 2005 los gobiernos locales realizarán el registro contable de sus transacciones en el módulo contable del SIAFGL de manera gradual y de acuerdo a las disposiciones que oportunamente serán publicadas. El registro tiene carácter oficial para la elaboración de la información que presenta a la Contaduría Pública de la Nación . Los gobiernos locales que hallan registrado sus operaciones en el módulo contable del ejercicio 2004 en el SIAF-GL , presentarán y transmitirán su información al 31 de diciembre del año 2004 utilizando el sistema SIAF-GL. Los gobiernos locales y beneficencias públicas deben tener en cuenta que la presentación es obligatoria ante la Dirección Nacional de Contabilidad Pública para la elaboración de la Cuenta General de la República, adjuntando información complementaria referida a: Proyectos de Inversión, Metas Físicas, Gasto Social y los anexos: Reportes de Saldos de Cuentas del Activo Pasivo y Patrimonio y de Gestión por operaciones recíprocas entre entidades del sector, acorde con el Instructivo N.º 23-2004-EF/93.11 de cierre contable aprobado por la DNCP Resolución Directoral N.º 178 -2004-2004-EF/93.01 DEL 30-12-04. El SIAF GL permite a las municipalidades operar su gestión administrativa en forma más ordenada y eficiente, simplificando tareas en el ámbito y reduciendo los reportes y conciliaciones ganando tiempo y reduciendo costos, sin embargo, aún existen formatos y anexos que se tiene que ir simplificando hasta que todo sea completamente sistematizado (Ver Cuadro 2).

CAP. I

CAP. II

CAP. III

20.10 Proceso del Registro de la Información Para un mejor entendimiento de los módulos SIAF -GL y que contribuyan de manera efectiva con el sistema de control interno de las municipalidades, las funciones de registro administrativo y del registro contable deben entenderse claramente, asimismo, a través del siguiente cuadro se ubican las áreas de la municipalidad y el ámbito de registro en el Módulo SIAF-GL. CAP. IV

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Cuadro 2 MANEJO Y OPERATIVIDAD DEL SISTEMA

1. Base de datos: es una estructura organizada que ordena la información financiera y presupuestal a través de un listado de forma integral de la información de las operaciones. 2. Los procedimientos: es un conjunto de normas que regulan la administración financiera, gubernamental; son establecidos por los organismos rectores de los sistemas administrativos de gestión pública. 3. Los procesos: es la secuencia sistemática de las operaciones en su conjunto orientados a conseguir resultados de información.

Elementos que Componen El Sistema

Entradas al sistema: - Registra las transacciones - Recopila los información - Prepara la información - Introduce la información

Registro Presupuestal

CAP. I

Operaciones de Ingresos

Fase del Determinado Fase del Recaudado

Operaciones de Gastos

Fases de Comprometido Fases de Devengado Fases de Pagado Fases de Girado

Operaciones Complementarias

Registro de operaciones que no tiene incidencia patrimonial ni financiera.

Almacenamiento de la Información - Almacena - Recupera - Clasifica - Ordena - Actualiza

El sistema considera el almacenamiento de la información en una base de datos

Salidas del Sistema: - Emite registros y Estados Financieros y Presupuestales - Informes - Consultas - Reportes SIAF-GL

- Registros Presupuéstales - Reportes de Tesorería - Reportes de Libros y Registros - Reportes de Estados Financieros - Reportes a SUNAT y COA - Conciliación entre reportes

CAP. II

CAP. III

CAP. IV

INSTITUTO PACÍFICO

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capI - Introducción al SIAF

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