Cap. 8.Perfec_ionare a sistemului informa_ional.doc

%&' Managementul schimbării organizaț ionale

Capitolul 8

Perfecţionarea Perfecţionarea sistemului sistemului informaţional 8.1. Declanşarea schimbărilor în sistemul informaţional Dint Dintre re toat toatee co comp mpon onen ente tele le man anag agem emen entu tulu luii orga organi niza zaţi ţiei ei,, sist sistem emul ul infor informa maţi ţiona onall este este supus supus celo celorr ma maii frec frecve vent ntee şi radi radica cale le schim schimbă bări ri,, da dato tori rită tă ritmului accelerat al înnoirii în acest domeniu. Declanşarea acestor schimbări poate fi determinată de multiple cauze, dar între cele mai frecvente pot fi menţionate următoarele: care pres presup upun unee no noii adopt adoptar area ea de cătr cătree orga organi nizaţ zaţie ie a unei unei noi strat strateg egii ii, care obiective, care la rândul lor impun alte condiţii (necesare şi sufuciente pentru realizare şi implicit folosirea altor informaţii, circuite informaţionale, etc., deci o schimbare în cadrul sistemului informaţional al organizaţiei! schimbări în cadrul structurii organizatorice, prin crearea de noi posturi, func funcţi ţii, i, co com mpa part rtim imen ente te,, rela relaţi ţiii orga organi niza zato tori rice ce,, care care impu impunn alte alte circ circui uite te informaţionale, flu"uri informaţionale, folosirea cu o frecvenţă diferită a altor informaţii, în general un alt sistem informaţional! disfuncţionalităţi în fundamentarea şi elaborarea deciziilor , la oricare dintre nive nivelu luri rile le iera ierarh rhic icee sau sau dint dintre re cent centre rele le de deci cizi zion onale ale impu impunn info inform rmaţi aţiii no noi, i, circ circui uite te şi flu"u flu"uri ri info inform rmaţ aţio ional nalee no noi, i, deci deci pa parţ rţia iall sau tota totall un alt alt sist sistem em informaţional! •

•

•

•

evoluţiile în doemniul modernizării şi diversificării mijloacelor de tratare a pot impune adoptarea acestora de către organizaţie, prin informaţiilor pot

schimbări care trebuie produse în sistemul informaţional.

8.2. Metodologia de reproiectare perfecţionare! a sistemului informaţional #eto #etodo dolo logi giaa de (re (repr proi oiec ecta tare re a sist sistem emul ului ui info inform rmaţ aţio iona nall cu cupr prin inde de $ansamblul etapelor ce trebuie parcurse pentru (perfecţionarea), sau proiectarea

%&1 Managementul schimbării organizaț ionale

sistemului informaţional, împreună cu metodele folosite în cadrul respectivelor etape” (

)eproiectarea sistemului informaţional se referă la sistemul informaţional al unei unei orga organi niza zaţii ţii e" e"is iste tent nte, e, şi are are ca scop scop pe perf rfec ecţi ţion onar area ea aces acestu tuia ia în ve veder derea ea adaptării la noile condiţii interne şi*sau e"terne, iar proiectarea sistemului se referă la o orga organi niza zaţi ţiee no nouă uă pe pent ntru ru care care treb trebui uiee co conc ncep eput ut şi co cons nsti titu tuit it un sist sistem em informaţional. +şadar, avem de a face practic cu două metodologii, care dispun de etape diferite şi de un conţinut al acestor etape diferit. )eproi )eproiect ectare areaa (perfe (perfecţi cţionar onarea ea sistem sistemului ului inform informaţio aţional nal e"iste e"istent nt al unei unei organizaţii presupune desfăşurarea mai multor lucrări, care după omogenitatea lor şi mai ales după succesiunea în care se realizează, pot fi grupate în mai multe etape: defini definire rea a ariei ariei şi cerinţ cerinţelo elorr studiu studiului lui,, analiza analiza detalia detaliată tă a sistem sistemului ului e!iste e!istent, nt, elabora elaborare rea a noului noului sistem sistem îmbunătă îmbunătăţit ţit,, impleme implementa ntare rea a noului noului sistem sistem informaţional îmbunătăţit ( (

8.2.1. Definirea ariei şi cerinţelor studiului n cadrul acestei acestei etape se urmăreşte urmăreşte stabilirea şi delimitarea delimitarea activităţilor activităţilor sau func funcţi ţiun unil ilor or care care vo vorr fi an anal aliz izat atee în ve vede dere reaa pe perf rfec ecţi ţion onăr ării ii sist sistem emul ului ui informaţional. +ceste lucrări se pot grupa în mai multe sub-etape sau faze, între care: declanşarea studiului, stabilirea temei, prezentarea problemelor, stabilirea obiectivelor studiului, elaborarea studiului preliminar preliminar

Declanşarea studiului

"tabilirea temei

Declanşarea studiului poate fi cauzată de o serie de cauze între care: - acum umul ulaarea unor fenom omeene nega gattive în cadru drul organizaţiei! - form formar area ea un unor or stoc stocur urii supr supran anor orm mativ ativee din din cauz cauzaa deficienţelor în informarea centrelor de decizie şi de e"ecuţie! - întârzieri în e"ecutarea unor comenzi! - disf disfunc uncţi ţiona onali lităţ tăţii ale ale co comp mpon onen entel telor or sist sistem emul ului ui de management! - modificări în structura organizatorică, etc. tabilirea temei studiului de perfecţionare a sistemului informaţional, pe baza cauzelor care determină declanşarea respectivului studiu. /u această ocazie se va preciza sfera de cuprindere în raport de activităţile la care urmează să se aducă perfecţionări ale sistemului informaţional. 0rebuie precizat faptul că sfera de cuprindere va viza fie anumite activităţi din cadrul organizaţiei şi nu subdiviziuni orga organi niza zato tori rice ce,, fie fie an ansa sam mblul blul acti activi vită tăţi ţilo lorr de desf sfăş ăşur urat ate. e.


sistemului informaţional, împreună cu metodele folosite în cadrul respectivelor etape” (

)eproiectarea sistemului informaţional se referă la sistemul informaţional al unei unei orga organi niza zaţii ţii e" e"is iste tent nte, e, şi are are ca scop scop pe perf rfec ecţi ţion onar area ea aces acestu tuia ia în ve veder derea ea adaptării la noile condiţii interne şi*sau e"terne, iar proiectarea sistemului se referă la o orga organi niza zaţi ţiee no nouă uă pe pent ntru ru care care treb trebui uiee co conc ncep eput ut şi co cons nsti titu tuit it un sist sistem em informaţional. +şadar, avem de a face practic cu două metodologii, care dispun de etape diferite şi de un conţinut al acestor etape diferit. )eproi )eproiect ectare areaa (perfe (perfecţi cţionar onarea ea sistem sistemului ului inform informaţio aţional nal e"iste e"istent nt al unei unei organizaţii presupune desfăşurarea mai multor lucrări, care după omogenitatea lor şi mai ales după succesiunea în care se realizează, pot fi grupate în mai multe etape: defini definire rea a ariei ariei şi cerinţ cerinţelo elorr studiu studiului lui,, analiza analiza detalia detaliată tă a sistem sistemului ului e!iste e!istent, nt, elabora elaborare rea a noului noului sistem sistem îmbunătă îmbunătăţit ţit,, impleme implementa ntare rea a noului noului sistem sistem informaţional îmbunătăţit ( (

8.2.1. Definirea ariei şi cerinţelor studiului n cadrul acestei acestei etape se urmăreşte urmăreşte stabilirea şi delimitarea delimitarea activităţilor activităţilor sau func funcţi ţiun unil ilor or care care vo vorr fi an anal aliz izat atee în ve vede dere reaa pe perf rfec ecţi ţion onăr ării ii sist sistem emul ului ui informaţional. +ceste lucrări se pot grupa în mai multe sub-etape sau faze, între care: declanşarea studiului, stabilirea temei, prezentarea problemelor, stabilirea obiectivelor studiului, elaborarea studiului preliminar preliminar

Declanşarea studiului

"tabilirea temei

Declanşarea studiului poate fi cauzată de o serie de cauze între care: - acum umul ulaarea unor fenom omeene nega gattive în cadru drul organizaţiei! - form formar area ea un unor or stoc stocur urii supr supran anor orm mativ ativee din din cauz cauzaa deficienţelor în informarea centrelor de decizie şi de e"ecuţie! - întârzieri în e"ecutarea unor comenzi! - disf disfunc uncţi ţiona onali lităţ tăţii ale ale co comp mpon onen entel telor or sist sistem emul ului ui de management! - modificări în structura organizatorică, etc. tabilirea temei studiului de perfecţionare a sistemului informaţional, pe baza cauzelor care determină declanşarea respectivului studiu. /u această ocazie se va preciza sfera de cuprindere în raport de activităţile la care urmează să se aducă perfecţionări ale sistemului informaţional. 0rebuie precizat faptul că sfera de cuprindere va viza fie anumite activităţi din cadrul organizaţiei şi nu subdiviziuni orga organi niza zato tori rice ce,, fie fie an ansa sam mblul blul acti activi vită tăţi ţilo lorr de desf sfăş ăşur urat ate. e.

%&&

"erfecţionarea sistemului informaţional

Pre#entarea problemelor

2recizarea corectă a sferei de cuprindere, implicit a tematicii stu studiului va permite să se evidenţieze toţi sup suporţii informaţionali utilizaţi şi să se descrie circuitele şi flue"urile informaţionale în întregime. )estrângerea sferei de cuprindere la un co comp mpart artim iment ent funcţ funcţion ional al,, spre spre e" e"em empl plu, u, nu pe perm rmit itee descrierea şi analiza completă a componentelor sistemului informaţional al unei activităţi. 2entru e"emplificare se vor considera două secvenţe de sistem informaţional: %. )ecepţ )ecepţia ia ma materi teriale alelor lor!! 3. +limentare +limentareaa locurilor locurilor de mncă mncă cu material materiale. e. 2rezentarea problemelor de rezolvat prin re-proiectarea sistemului informaţional se realizează pe baza unei analize de tip $cauză#efect”, co confo nform rm căre căreia ia fiec fiecar aree probl problem emăă poate poate repre repreze zent ntaa un efec efectt al un unei ei cauz cauze. e. 4n instr instrum umen entt prac practi ticc utilizat în această fază este $tabloul problemelor derivate din analiza cază#efect”, prezentat în tabelul &.3. $abelul %&

$r. $r. Problema crt. %. ntârzieri în livrarea produselor finite 3.

.

Cau#e

%fecte

Depăşirea termenelor de -5ncasarea unor facturi fabricare a produselor cu întârziere! -Deteriorarea relaţiilor cu clienţii. Depăşirea termenelor 6ansarea în fabricaţie cu -Depăşirea termenelor de fabricare a întârziere a unor de finalizare a produselor componente fabricaţiei! -4tilizarea necorespunzătoare a capacităţii de producţie. 6ansarea în în fabricaţie -Deficienţe în procesul -/reşterea duratei cu întârziere a unor de informare privind ciclului de fabricaţie al componente recepţia materialelor! produselor! -Deficienţe în -/reşterea costului de declanşarea activitaţii producţie de lansare în fabricaţie.

)ezu )ezult ltăă din din cele cele prez prezen enta tate te că este este ne nece cesa sară ră o an anal aliz izăă a sist sistem emul ului ui informaţional din activităţile de recepţie a materialelor şi de lansare în fabricaţie.


"tabilirea obiecti&elor studiului

%laborarea unui studiu preliminar

tabilirea obiectivelor studiului, care reprezintă niveluri de performanţă ce urmează a fi atinse în urma efectuării studiului de perfecţionare a sistemului informaţional. +ceste obiective vor fi stabilite pentru echipa de cercetare, care întreprinde sudiul şi nu se confundă cu obiectivele strategice, tactice sau operative ale organizaţiei care trebuie realizate de către managementul organizaţiei. 7laborarea unui studiu preliminar, în cadrul căruia se analizează elemente referitoare la: - caracteristicile tipologice ale organizaţiei care influenţează sistemul informaţional! - restricţiile sistemului informaţional analizat! - compartimentele implicate în elaborarea studiului! - principalele informaţii şi documente din sistemul informaţional analizat. 0oate aceste rezultate ale analizei se vor grupa într-un $ studiu preliminar”, care va constitui bază de analiză detaliată a sistemului informaţional supus cercetării, care cuprinde următoarele: a) caracteristici tipologice

ocietatea comercială este persoană 8uridică română şi îşi desfăşoară activitatea în conformitate cu legile româneşti şi cu prevederile actului constitutiv. e vor prezenta: obiectul de activitate! organizarea structurală! managementul organizaţiei! relaţiile organizaţiei cu mediul e"tern.

b! restricţiile sistemului informaţional n procesul de perfecţionare nu e"istă restricţii decât cele legate de eficienţa şi eficacitatea acestuia, în buna funcţionare a respectivei organizaţii. c) compartimentele implicate în perfecţionarea sistemului

ntrucât tema propusă se referă la recepţia materialelor şi alimentarea cu materiale a locurilor de muncă, principalele


%9<

compartimente implicate în procesul de perfecţionare sunt: depozitul de materiale, aprovizionare, contabilitate, gestiunea bazei de date, compartiment lansare în fabricaţie, secţia de producţie, magazia de materiale. d) documente folosite în sistem

Docuentele implicate în cadrul secvenţelor de sistem informaţional propuse spre e"emplificare sunt: nota de intrare# recepţie (fig%'), bon de materiale (fig %&), fişa materialului (fig %)

8.2.2. 'nali#a detaliată a sistemului informaţional e(istent ;biectivele acestei etape constau în cunoaşterea temeinică a sistemului informaţional e"istent, identificarea aspectelor critice şi stabilirea principalelor direcţii de perfecţionare. ;dată precizată aria de cuprindere a studiului, echipa de cercetare va căuta să cunoască foarte bine sistemul informaţional e"istent, mai ales dacă membrii echipei sunt din afara organizaţiei, dar şi dacă aceştia sunt din interior, deoarece sar putea ca ei să nu fi fost implicaţi direct în toate activităţile pentru care se urmăreşte analiza. +ceastă etapă presupune mai multe lucrări care pot fi grupate, după natura şi specificul lor în mai multe faze, între care: prezentarea funcţionării sistemului informaţional e!istent şi analiza a sistemului informaţional e!istent

Pre#entarea sistemului informaţional e(istent

2rezentarea sistemului informaţional e"istent constă în colectarea datelor şi informaţiilor generale privind sistemul de obiective al organizaţiei, a structurii organizatorice, precum şi a documentelor şi informaţiilor utilizate în cadrul activităţilor supuse analizei. n general se vor identifica datele, informaţiile, circuitele informaţionale, flu"urile informaţionale, procedurile utilizate în prelucrarea informaţiilor şi mi8loacele folosite pentru tratarea informaţiilor. a. escrierea sistemului informaţional (informaţii, circuite, flu!uri, proceduri) se va face printr-o prezentare

detaliată a activităţilor analizate. Descrierea unei secvenţe dintr-un sistem informaţional este redată în grupa8ul de mai 8os:

%9% Managementul schimbării organizaț ionale

*+ecepţia materialelor în depozitul de materiale se face pe baza =otei de intrarerecepţie (=5) , care se întocmeşte de către gestionarul depozitului de materiale, în trei e!emplare !emplarul trei răm-ne la depozit, unde se arhivează, iar celelalte două se transmit serviciului de aprovizionare, unde după ce se înregistrează cantitatea, e!emplarul unu se arhivează, iar e!emplarul doi se trimite la serviciul contabilitate upă ce se înregistrează în contabilitate cantitatea prevăzută, se trimite la gestionarul bazei de date pentru înregistrare, în vederea calculării stocurilor, iar în final se întoarce la contabilitate unde se arhivează” (

4nitatea ..................................... $)*+ D% ,$*-'-% -%C%P,% $- .................................................... .................................................... Data.......................................................... e recepţionează mărfurile furnizate de............................................din localitatea................................................................................. cu auto (vagon nr................................... conform facturii (aviz de e"pedişţie nr.......................din data de.......................................... =r. Denumire 4.#. /ant. crt. produs

>urnizor 2reţ ?aloare unitar

<

%

3



A

B

0?+

2e 0otal 4# ' 1

C)M,",' D% -%C%P,% =ume şi prenume emnătura

+daus 2reţ 0?+ 2reţ ?aloare Din care comercial unit. afer. unit. la preţ 0?+ l ă a r @ uma fără adaos cu cu 2e t u o t c 0 0?+ amăn. amăn. 4# a f l a t o 0

&

9

%<

%%

%3

%

%A

P-,M,* /$ 0%"*,$% =ume şi prenume Data

%B

%'

emnătura

ig. 8.1. $otă de intrare3 recepţie

%9A Managementul schimbării organiza ț ionale

4nitatea ....................... 2rodus, lucrare (comandă .

=r. doc.

=r. crt.

Data Ciua 6una +nul

Denumirea materialelor

ef compartiment

/od predător

/od primitor

4)$ D% C)$"M C)5%C*,6!

=r. comandă /od produs

/ont Debitor /reditor

/antitatea necesară

/od

Eestionar

ig. 8.2. 4on de materiale

4*# /antitatea eliberată

2rimitor

2reţ unitar

?aloarea

%9A Managementul schimbării organiza ț ionale

4nitatea ....................... 2rodus, lucrare (comandă .

=r. doc.

Data Ciua 6una +nul

=r. crt.


/od predător

/od primitor

4)$ D% C)$"M C)5%C*,6!

=r. comandă /od produs


ef compartiment


/od

Eestionar

4*# /antitatea eliberată

2reţ unitar

?aloarea

2rimitor

ig. 8.2. 4on de materiale

...................................

4nitatea

Maga#ia

,7' D% M'0',% /;D

#aterial, produs, sort, calitate, marcă, profil, dimensiune Document 5ntrări Data =umăr felul

2agina

4*#

2reţ unitar 6ei F

toc normat 5eşiri toc

toc de siguranţă l o r =umăr t n o de c e control d

a r u t ă n m e s i ş a t a D

ig.8.9. işa de maga#ie

...................................

4nitatea

Maga#ia

2agina

,7' D% M'0',% /;D

#aterial, produs, sort, calitate, marcă, profil, dimensiune Document 5ntrări Data =umăr felul

4*#

2reţ unitar 6ei F

toc normat 5eşiri toc

toc de siguranţă l o r =umăr t n o de c e control d

a r u t ă n m e s i ş a t a D

ig.8.9. işa de maga#ie ; astfel de descriere trebuie însoţită, pentru o analiză a tuturor componentelor sistemului informaţional de o reprezentare grafică, ce poate fi prezentată fie sub formă de reprezentare pe orizontală a sistemului informaţional ca în figura &.A. ( e t i l a z i o r e p t e a D m

+provizionare nregistrare

7"emplar % 7"emplar 3

=5)

7"emplar 

/ontabilitate #anipulare

Faza de date

/ontabilitate

Fig. 8.4. Reprezentarea grafică orizontală a sistemului informaţional

%9' Managementul schimbării organizaț ionale

)eprezentarea grafică pe verticală se poate realiza prin diagrama de relaţii, care redă documentele implicate în sistem, circuitul acestora dim momentul generării sau intrării lor în sistem, până la ieşirea, distrugerea sau arhivarea lor, precum şi compartimentele unde se efectuează anumite operaţii asupra documentelor. 2entru e"emplificarea elaborării diagramei de relaţii vom considera un alt e"emplu de secvenţă dintr-un sistem informaţional, prezentată în grupa8ul următor: *.ompartimentul de lansareîn fabricaţie întocmeşte Fonul de materiale (D% , în două e!emplare care sunt trimise în secţia de fabricaţie, unde şeful de secţie semnează pe primul e!emplar /poi, cele două e!emplare din bonul de materiale se trimit la magazia de materiale, unde se scoate >işa materialului (D3, pentru a fi notată în aceasta cantitatea care se va elibera şi se va recalcula stocul, după care fişa se arhivează 0e completează, de către magazioner, pe cele două e!emplare ale bonului de materiale cantitatea de material eliberată, după care se arhivează 1n e!emplar din bonul de materiale, răm-ne la magazie iar al doilea e!emplar este trimis, împreună cu materialul în secţia de producţie” (

Diagrama de relaţii pentru secvenţa de sistem informaţional de mai sus este prezentată în figura &.B. ( /ompartiment lansare Fon de material %

3

ecţia de producţie Fon de material %

#agazia de materiale 3

Fon de material %

3

e dezarhivează fişa de magazie

e semnează primul e"emplar

>işă de magazie e notează pe bon cantitatea eliberată

Fon de material

%

Fon de material %

3

Fon de material 3

%91


ig. 8.:. Diagrama de relaţii pentru sistemul informaţional descris mai sus b 2nventarierea documentelor (suporţilor informaţionali)

folosite în cadrul respectivului sistem face parte tot din prezentarea sistemului informaţional şi se poate sintetiza ca în tabelul &..

$r. Denumire 'cti&itatea crt. document în care se foloseşte

e r a l p m e ( e . r $

e t ş e m c o t n î e s d n ; C

% %.

3 =otă de intrarerecepţie (=5)

 A )ecepţia  materialelor

B 6a nevoie

3.

Fon de materiale

6ansare în fabricaţie

6a nevoie

3

e t ş e m c o t n î e n i C

e r a d e r p e d n e m r e *

'

1

i u l u t i z o p e d l u r a n o i t s e E t n e m i t r a p m o / e r a s n a l

ă b o r p a e n i C

a i ţ a n i t s e D

&

9

e r a t e l p m o c ă p u D

t n e m i t r a p m o c f e 

e r a t e l p m o c ă p u D

f e  t n e m i t r a p m o /

e r a n o i z i v o r p +

e r a & i h r a e d c o 5

%<

e i z a g a # e t a t i l i b a t n o / e i e i a z a g a g a # # e i ţ c e . e t a t i l i b a t n o /

%9& Managementul schimbării organizaț ionale

.

>işa de magazie

)ecepţia şi % livrarea materialelor din magazie

6a nevoie

r e n o i z a g a #

e i z a g a m a l e n â m ă )

r e n i z a g a #

e e e i z d l a a a i g i a z r e t # a g a a m #

$abelul %

în cadrul sistemului, împreună cu identificarea lor în documentele (suporţii informaţionali utilizate se poate prezenta ca în tabelul &.A. c.

2nventarierea

informaţiilor

folosite

$abelul %3

$r. crt. %. 3. . A. B. '. 1. &. 9. %<. %%. %3. %. %A. %B. %'. %1. %&.

Denumire informaţie

Denumire produs 4nitatea de măsură /antitatea 2reţ unitar ?aloarea 0?+ +daus comercial 2reţ unitar fără 0?+ 0?+ aferent adaus 2reţ unitar cu amănuntul ?aloarea la preţ cu amănuntul >urnizor 6ocalitatea Data livrării Data predării materialului Denumire material /antitatea necesară =umăr comandă

Denumirea documentului $otă de 4on de işă de intrare3 materiale maga#ie recepţie G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G

%99


%9. /od produs

G

3<. 3%. 33. 3. 3A. 3B. 3'. 31. 3&. 39. <. %. 3. . A.

G G G

/antitatea de material /od material 4nitate de măsură material /antitatea eliberată 2reţ unitar material ?aloare material #agazia toc normat toc siguranţă Document /antitate intrată /antitate ieşită toc Data operaţiei emnătura

G G

G G G G G G

G

G G G G G

d. "rezentarea mijloacelor de tratare a informaţiilor , ce

pot fi caracterizate prin prisma tipului predominant, ca în tabelul &.B. $abelul %4

$r. *ipul de mi
'nali#a sistemului informaţional e(istent

2/

Ponderea în diferite acti&ităţi A n ma8oritatea activităţilor pentru completarea tipizatelor n redactarea unor situaţii informaţionale

+naliza sistemului informaţional e"istent are ca scop evidenţiarea punctelor forte, dar mai ales a punctelor slabe (disfuncţionalităţilor sistemului informaţional e"istent. n acest scop vor fi analizate, practic toate componentele sistemului informaţional, precum şi măsura în care acesta respectă principiile specifice de proiectare şi funcţionare. )ealizarea analizei presupune, în general, parcurgerea

3<< Managementul schimbării organizaț ionale

următoarelor lucrări: analiza prin prisma principiileor, analiza deficienţelor major şi analiza componentelor sistemului a. /naliza sistemului informaţional prin prisma principiilor de proiectare şi funcţionare presupune evidenţierea

modului de respectare a principiilor specifice, după modelul din tabelul &.'. 0abelul &.'.

$r. Principiul crt. % 3 %. 4nitatea metodologică a tratării informaţiilor

"emnificaţia Domenii în care principiului nu se respectă  A +sigurarea unei - în contabilitate concepţii unitare se înregistrează de culegere şi manual iar în prelucrare a aprovizionare se informaţiilor care prelucrează să faciliteze automat schimbul acestora între compartimente. 3. +sigurarea +daptarea - în domeniul fle"ibilităţii permanentă a contabilităţii nu sistemului sistemului se folosesc informaţional informaţional la aplicaţii schimbările din informatice mediul intern şi e"tern al organizaţiei . /oncentrarea 0ransmiterea - în domeniul asupra abaterilor selectivă a producţiei nu se esenţiale informaţiilor, foloseşte astfel încât managementul recepatorul să prin e"ecepţii primească numai informaţiile de care are nevoie

%fectele nerespectării B - dificultăţi în schimbul de informaţii dintre aprovizionare şi contabilitate

- volum de muncă considerabil pentru prelucrarea informaţiilor - folosirea ineficientă a managerilor din domeniul producţiei

b. /naliza deficienţelor majore ale informaţional poate fi sintetizată ca în tabelul &.1.

sistemului


3<% $abelul %5

$r. Deficienţa crt. constatată % 3 %. )edundanţă

"emnificaţia

Cau#e 'cti&ităţile generatoare influenţate  A B 2relucrarea 5nsuficienta repetată a corelare a /ontabilitate unor activităţilor - Faza de informaţii date 3. upraîncărcarea 0ransmiterea 6ipsa unei canalelor de unor raţionalizări 0ransmiterea comunicaţii informaţii a sistemului e"emplarului inutile unor informaţional doi din =5) centre de la prelucrare contabilitate înaite de trecerea acestuia pe la baza de date

%fecte ' /onsum ne8ustificat de muncă - /onsum de muncă suplimentar

c. /naliza componentelor sistemului informaţional cuprinde:

- o analiză a informaţiilor prin prisma respectării cerinţelor de raţionalitate precizate mai sus! - o analiză a circuitelor informaţionale pe baza reprezentărilor grafice a sistemului informaţional, pentru a evidenţia punctele de prelucrare ne8ustificate, sau chiar situaţii de redundanţă! - o analiză a flu"urilor informaţionale cu scopul evidenţierii deficienţelor prin prisma cantităţii de informaţii, gradului de încărcare a acestora, precum şi a vitezei cu care se transmit informaţiile centrelor de prelucrare! - analiza procedurilor utilizate în prelucrarea informaţiilor, cu scopul evidenţierii acelora care nu mai corespund cerinţelor şi care conduc la nerespeectarea unor principii specifice ale sistemului informaţional! - analiza suporţilor informaţionali utilizaţi, prin prisma modului de concepere a lor, a informaţiilor care sunt prezentate şi a gradului de adaptare la e"igenţele centrelor de prelucrare a informaţiilor! - analiza mi8loacelor de tratare a informaţiilor utilizate.n urma tuturor acestor analize vor fi evidenţiate deficeinţe ale sistemului informaţional e"istent, care pot fi sintetizate ca în tabelul &.&. $abelul %%

$r. Deficienţa crt. constatată

% %.

3.

'cti&itatea în care se manifestă

Cau#e generatoare

%fecte

0ransmiterea documentului la contabilitate apoi la baza

0endinţa de /osturi de supra producţie dimensionare a suplimentare compartimentu lui de

'supra 'supra componen3 reali#ării telor obiecti&elor sistemului de organi#aţiei management  A B ' )ecepţia nregistrarea Dificultăţi în ntârzieri în materialelor materialelor coordonarea fabricarea în magazie cu activităţilor de produselor întârziere producţie

3 6ipsa de oportunitate a informaţiilor /ircuitul nregistrainformaţion rea în al al contabilitate e"emplarul ui doi din

3<3 Managementul schimbării organizaț ionale

=5) pre lung .

A.

B.

'.

de date şi înapoi la contabilitate >lu" nregistra/ircuite informaţion rea informaţional al cu o materialelor e cantitate în necorespunză pre mare de contabilitate toare informaţii 2rocedură /alculul /alcularea informaţion necesarului necorespunală de materiale zătoare a necorespun lotului de zătoare lansat în fabricaţie Fonul de 6ansarea în 6ipsa materiale fabricaţie informaţiilor necorespun referitoare la -zător mărimea lotului optim de lansat în fabricaţie 4tilizarea 2roducţie 5nsuficienta unor pregătire a mi8loace personalului manuale de implicat prelucrare a informaţiilor

contabilitate Dificultăţi în luarea deciziilor

/osturi suplimentare

Decizii de slabă calitate

5mobilizări de fonduri

/oordonarea activităţilor de producţie

/osturi suplimentare cu imobilizarea unor fonduri

6uarea unor decizii cu întârziere

ntârzieri în livrarea produselor către beneficiari

8.2.9. %laborarea noului sistem informaţional îmbunătăţit n această etapă se urmăreşte, ca pe baza punctelor forte şi slabe ale sistemului informaţional e"istent, să se conceapă şi să se proiecteze măsuri de perfecţionare, prin a căror aplicare să se obţină un nou sistem informaţional îmbunătăţit. 7tapa presupune elaborarea mai multor lucrări care pot fi grupate în mai multe faze: formularea măsurilor de perfecţionare, elaborarea proiectului general, elaborarea proiectului de detaliu al noului sistem informaţional şi stabilirea avantajelor nopului sistem ămbunătăţit (

ormularea

>ormularea măsurilor de perfecţionare a sistemului

3<


măsurilor de perfecţionare

informaţional se realizează pe baza deficienţelor constatate în etapa de analiză. +ceste măsuri vizează în primul rând componentele sistemului informaţional, dar şi corelarea acestuia cu celelalte componente ale sistemului de management al organizaţiei. e recomandă ca aceste măsuri să fie sintetizate ca în tabelul &.9. $abelul %6

$r. crt.

Măsura de perfecţionare

% 3 %. 7laborarea unei aplicaţii informatice pentru activitatea de contabilitate

3. curtarea circuitului informaţional al e"emplarului doi din =5), prin eliminarea transmiterii lui la baza de date datorită prelucrării automate a informaţiilor în cadrul contabilităţii

Cau#ele &i#ate  -nerespectarea principiului unităţii metodologice a tratării informaţiilor! -costuri suplimentare -utilizarea în continuare a mi8loacelor manuale de tratare a informaţiilor -circuit informaţional ne8ustificat de lung! -eliminarea prelucrării repetate a informaţiilor (redundanţă!

-esurse necesare aplicării A -specialiştii de care dispune întreprinderea

-

%fectele scontate B -reducerea costurilor de producţie! -operativitate crescută a prelucrării informaţiilor! -fundamentarea mai riguroasă a deciziilor din domeniu

-creşterea operativităţii asigurării informaţiilor! -reducerea costurilor de producţie.

3
. curtarea circuitului informaţional al bonului de materiale, prin transmiterea lui de la compartimentul de lansare direct în magazia de materiale, după care e"emplarul unu revine în secţia de producţie A. nlocuirea procedurii actuale de calcul a lotului de lansat în febricaţie cu o formulă de calcul a lotului optim

-circuit informaţional ne8ustificat de lung! -supraîncărcarea canalelor de comunicaţii! -concentrarea asupra abaterilor esenţiale.

B. )eproiectarea bonului de materiale prin introducerea informaţiei privind mărimea lotului optim de lansat în fabricaţie

-lipsa informaţiei privind mărimea optimă a lotului de fabricaţie! -stocuri prea mari de materiale.

%laborarea proiectului general al noului sistem informaţional

-mărimi ne8ustificate a stocurilor de materiale! -costuri suplimentare

-

-

-

-creşterea operativităţii asigurării informaţiilor! -reducerea costurilor de producţie.

-reducerea costurilor de producţie! -coordonarea mai bună a activităţii de lansare cu cea de producţie. -reducerea costului de producţie! -coordonarea mai bună a activităţii de lansare în fabricaţie cu cea de producţie.

7laborarea proiectului general al noului sistem informaţional presupune conturarea principalelor circuite informaţionale, precizarea punctelor de prelucrare a informaţiilor şi de luare a deciziilor, stabilirea principalelor proceduri şi mi8loace de tratare a informaţiilor. 2entru e"emplele de mai sus, în care se prezintă doar două scurte secvenţe dintr-un sistem informaţional mult mai comple", este dificil să se prezinte proiectul general al noului sistem informaţional, întrucât lipsesc părţi importante din


3
sistem. Dar, pot fi identificate principalele direcţii de acţiune, între care: - schimbarea circuitelor informaţionale pentru e"emplarul doi din =5) şi pentru cele două e"emplare din bonul de materiale! - reproiectarea bonului de materiale! - schimbarea unor proceduri informaţionale. 7laborarea proiectului de detaliu al noului sistem %laborarea informaţional, care presupune conceperea, proiectarea şi proiectului de detaliu a noului realizarea tuturor componentelor sistemului inofrmaţional de sistem care depinde buna funcţionare a acestuia. n această etapă: - se definitivează circuitele şi flu"urile informaţionale! informaţional - se precizează toate procedurile folosite în prelucrarea informaţiilor! - se stabilesc punctele de prelucrare a informaţiilor! - se stabilesc metodele şi tehnicile de culegere a informaţiilor! - se proiectează şi se realizează suporţii informaţionali ce vor fi utilizaţi! - se precizează modalităţile de folosire a mi8loacelor de tratare a informaţiilor! - se elaborează programele pe calculator care vor fi utilizate în cadrul sistemului informativ. 2roiectul de detaliu al noului sistem informaţional se va finaliza printr-o descriere a acestuia la fel cum s-a descris sistemul informaţional e"istent şi printr-o reprezentare grafică sub formă de floHchart sau diagramă de relaţii. +stfel, prima secvenţă de sistem informaţional se va schimba astfel:

/orespunzător acestei secvenţe de sistem informaţional îmbunătăţit, reprezentarea grafică va fi cea din figura &.1. (

*+ecepţia materialelor în depozitul de materiale se face pe baza =otei de intrarerecepţie (=5) , care se întocmeşte de către gestionarul depozitului de materiale, în trei e!emplare !emplarul trei răm-ne la depozit, unde se arhivează, iar celelalte două se transmit serviciului de aprovizionare, unde după ce se înregistrează cantitatea, e!emplarul unu se arhivează, iar e!emplarul doi se trimite la serviciul contabilitate unde se arhivează” (

3<' Managementul schimbării organizaț ionale

e t i l a z i o r e p t e a D m

+provizionare nregistrare

7"emplar % 7"emplar 3

=5)

7"emplar 

/ontabilitate

Fig. 8.7. Reprezentarea grafică orizontală a sistemului informaţional îmbunătăţit

+ doua secvenţă de sistem informaţional prezentată în etapa de analiză se va schimba astfel: *.ompartimentul de lansareîn fabricaţie întocmeşte Fonul de materiale (D% , în două e!emplare care sunt trimise la magazia de materiale, unde se scoate >işa materialului (D3, pentru a fi notată în aceasta cantitatea care se va elibera şi se va recalcula stocul, după care fişa se arhivează 0e completează, de către magazioner, pe cele două e!emplare ale bonului de materiale cantitatea de material eliberată, după care se arhivează !emplarul doi din bonul de materiale răm-ne la magazie iar primul e!emplar este trimis, împreună cu materialul în secţia de producţie” (

/orespunzător acestei secvenţe de sistem informaţional, diagrama de relaţii este prezentată în figura &.&.

3<1


Compartimentul de lansare Fon de materiale

"ecţia de producţie

%

Maga#ia de materiale

Fon de materiale

%

e dezarhivează fişa de magazie >işă de magazie e notează pe bon cantitatea eliberată fişa materialului Fon de materiale

%

Fon de materiale

Fon de materiale

%

3

ig. 8.8. Diagrama de relaţii pentru sistemul informaţional îmbunătăţit )eferitor la măsura numărul patru propusă, privind înlocuirea procedurii informaţionale folosite la calculul lotului de lansat în fabricaţie, se impune folosirea următoarei formule de calcul a lotului optim (A: n opt =

b!7

 c + cp  !$!ε    3 

3<& Managementul schimbării organizaț ionale

unde: nopt I lotul optim de fabricaţie! b I cheltuielile de pregătire-încheiere! = I cantitatea anuală din produsul respectiv! c I costul materiilor prime, materialelor, etc. până la intrarea lotului în fabricaţie (lei*bucată! cp I costul prelucrării (salarii directe, cheltuieli indirecte, etc.! 0 I perioada în care se fabrică întreaga cantitate de produse (an! J I pierderea din imobilizarea a un leu mi8loace circulante pe zi. )eferitor la măsura numărul cinci propusă, în urma reproiectării bonului de materiale, acesta se va prezenta ca cel din figura &.9.

"tabilirea a&anta
+vanta8elor noului sistem informaţional, care pot fi grupate în: %. avanta8e cantitative, ce pot fi cuantificate, care se referă la: - reducerea volumului de muncă! - reducerea numărului de personal! - economii la fondul de salarii şi /+! - reducerea consului de hârtie, de energie, etc. 3. avanta8e calitative, ce nu pot fi cuantificate, dar care au un impact ma8or asupra eficienţei managementului din cadrul respectivei organizaţii, între care: - îmbunătăţirea calităţii deciziilor luate de către manageri! - creşterea vitezei de circulaţie a informaţiilor! - îmbunătăţirea procesului de comunicare în cadrul organizaţiei! - îmbunătăţirea modului de e"ercitare a funcţiilor managementului! - îmbunătăţirea procesului de motivare a personalului! - reducerea timpului de fundamentare a deciziilor de către managerii din cadrul organizaţiei. 0oate aceste avanta8e trebuie să 8ustifice luarea măsurilor de perfecţionare propuse pentru îmbunătăţire


sistemului informaţional din cadrul organizaţiei.

3<9

4nitatea ........................

=r. doc.

2rodus, lucrare (comandă

Data /od /od =r. comandă Ciua 6una +nul predător primitor

4)$ D% M'*%-,'5%

/od produs

=r. crt.



ef compartiment


Eestionar

/od

4*# 8otul

/antitatea eliberată

optim

2reţ unitar

?aloarea

2rimitor

ig. 8.=. 4on de materiale

8.2.>. ,mplementarea sistemului informaţional îmbunătăţit 2unerea în practică a noului sistem informaţional îmbunătăţit presupune parcurgerea următoarelor faze: pregătirea condiţiior de implementare şi trecerea la noul sistem informaţional

Pregătirea condiţiilor de implementare

*recerea la noul sistem informaţional

2regătirea condiţiilor de implementare a noului sistem informaţional presupune: - instruirea personalului în vederea cunoaşterii cerinţelor sistemului informaţional îmbunătăţit! - punerea în funcţiune a mi8loacelor tehnice de tratare a informaţiilor care vor fi utilizate în cadrul noului sistem! - testarea sistemului informaţional rpoiectat pentru a face eventual unele remedieri. 0recerea la noul sistem informaţional îmbunătăţit poate fi făcută, în funcţie de specificul organizaţiei, caracteristicile personalului, comple"itatea sistemului, etc. prin trei modalităţi: - prin sistem pilot, care presupune ca vechiul sistem informaţional să fie abandonat imediat ce s-a decis adoptarea

8.2.>. ,mplementarea sistemului informaţional îmbunătăţit 2unerea în practică a noului sistem informaţional îmbunătăţit presupune parcurgerea următoarelor faze: pregătirea condiţiior de implementare şi trecerea la noul sistem informaţional

Pregătirea condiţiilor de implementare

*recerea la noul sistem informaţional

2regătirea condiţiilor de implementare a noului sistem informaţional presupune: - instruirea personalului în vederea cunoaşterii cerinţelor sistemului informaţional îmbunătăţit! - punerea în funcţiune a mi8loacelor tehnice de tratare a informaţiilor care vor fi utilizate în cadrul noului sistem! - testarea sistemului informaţional rpoiectat pentru a face eventual unele remedieri. 0recerea la noul sistem informaţional îmbunătăţit poate fi făcută, în funcţie de specificul organizaţiei, caracteristicile personalului, comple"itatea sistemului, etc. prin trei modalităţi: - prin sistem pilot, care presupune ca vechiul sistem informaţional să fie abandonat imediat ce s-a decis adoptarea noului sistem perfecţionat! - în paralel, ceea ce înseamnă că cele două sisteme informaţionale (vechi şi îmbunătăţit vor funcţiona împreună o anumită perioadă de timp, până cînd personalul implicat se obişnuieşte cu noul sistem! - trecere progresivă, care presupune ca pe măsură ce se abandonează o parte din sistemul informaţional vechi să se adopte cel nou îmbunătăţit. 5ndiferent însă care va fi modalitatea adoptată după o anumită perioadă, considerată de către specialişti ca suficientă, se va înlocui vechiul sistem informaţional cu sistemul informaţional îmbunătăţit.

8.9. Metodologia de proiectare a sistemului informaţional Deşi cele mai multe cazuri sunt de perfecţionare a sistemului informaţional al unei organizaţii e"istente, sau cel puţin al unor activităţi e"istente, specialiştii se confruntă şi cu situaţii de proiectare a uni sistem informaţional al unei organizaţii


3%%

noi, al unei noi întreprinderi care poate constitui rezultatul spiritului întreprinzător al unor persoane. n astfel de condiţii, lucrările necesare pentru conturarea unui sistem informaţional, ca o componentă a sistemului de management al respectivei organizaţii sunt diferite, deci diferite vor fi şi etapele de proiectare, atât din punct de vedere al numărului, cât şi al structurii fiecărei etape. n elaborarea unui sistem informaţional pentru o nouă organizaţie trebuie să se pornească de la strategia respectivei organizaţii, de la dimensiunile ei şi de la nevoia corelării sistemului informaţional cu celelalte componente ale sistemului de management. 7tapele de proiectare a sistemului informaţional pentru o nouă organizaţie pot fi: identificarea obiectivelor fundamentale, derivate şi a activităţilor necesare pentru o anumită perioadă, stabilirea informaţiilor necesare desfăşurării activităţilor, identificarea şi caracterizarea circuitelor şi flu!urilor informaţionale, precizarea procedurilor informaţionale ce vor fi utilizate, stabilirea mijloacelor de culegere, prelucrare, transmitere şi stocare a informaţiilor (

8.9.1. ,dentificarea obiecti&elor fundamentale? deri&ate şi a acti&ităţilor necesare pentru o perioadă ubordonarea proiectării sistemului informaţional managementului organizaţiei, ca principiu specific pentru acest domeniu, presupune ca şi în proiectarea sistemului informaţional pentru o nouă organizaţie să se pornească de la obiectivele pe care managementul respectivei organizaţii le are în vedere pentru o perioadă viitoare. ;biectivele fundamentale ale organizaţiei derivă din strategia acesteia, care se elaborează pentru o perioadă dată. n continuare, obiectivele derivate (de gradul 5 şi 55, specifice, precum şi activităţile corespunzătoare se determină drept condiţii necesare şi suficiente ca obiectivele de nivel superior să poată fi realizate. n general, într-o întreprindere productivă pot fi identificate, ca fiind necesare, mai multe activităţi, între care: %. 2lanificarea 3<. ntreţinere .D.?.-uri 3. ;rganizarea 3%. ncărcarea . /ercetarea 33. Descărcarea A. Dezvoltarea 3. 0ransport B. 2roiectarea 3A. #etrologie '. Documentarea 3B. )ecrutare personal 1. )ealizare prototip 3'. elecţie personal &. +similare produs 31. +nga8are personal 9. 7laborare tehnologie 3&. 2romovare personal

3%3 Managementul schimbării organizaț ionale

%<. %%. %3. %. %A. %B. %'. %1. %&. %9.

>abricaţia /.0./. +provizionare ntreţinerea utila8elor )epararea utila8elor Eospodărirea energiei ?ânzarea /onfecţionare .D.?.-uri 2rogramare producţie 6ansarea în fabricaţie

39. <. %. 3. . A. B. '. 1. &.

2regătire personal alarizare #otivare /.>.5. +ctivitate 8uridică +ctivitate administrativă 2ază ecretariat 4rmărirea producţiei /oordonare

2entru desfăşurarea acestor activităţi este necesar să fie înregistrate, prelucrate şi transmise, în cadrul organizaţiei date şi informaţii, care depind de natura respectivelor activităţi, de nivelul de pregătire al personalului şi de nivelul de dotare al organizaţiei.

8.9.2. "tabilirea informaţiilor necesare desfăşurării acti&ităţilor 5nventarierea tuturor informaţiilor necesare desfăşurării activităţilor pentru realizarea obiectivelor presupune o analiză a fiecărei activităţi prin prima relaţiilor cu alte activităţi. pre e"emplu, pentru activitatea de $elaborare a programului operativ de producţie” se vor identifica: - informaţiile de intrare din: a. activitatea de desfacere, referitoare la: identificarea produselor cantităţi de e"ecutat b. activitatea de pregătire a fabricaţiei, referitoare la: structura produsului pe niveluri articole ce se realizează în colaborare cantităţi de articole pe produs c. activitatea de elaborare a programului coordonator, referitoare la: mărimea lotului de fabricaţie termenul final devansarea termenului de începere a operaţiei precedente durata ciclului operativ - informaţii de ieşire: termen final al unei operaţii de nivel $nK devansarea calendaristică a operaţiei de nivel $nK 0ot în această etapă se identifică şi informaţiile referitoare la activităţile care se desfăşoară în colaborare cu alte organizaţii (întreprinderi. • •

• • •

• • • •

• •


3%

8.9.9. ,dentificarea şi caracteri#area circuitelor şi flu(urilor informaţionale 2e baza informaţiilor referitoare la corelarea dintre activităţile necesare realizării obiectivelor organizaţiei se pot identifica circuitele informaţionale (traseele parcurse de informaţii din momentul creerii lor, până în momentul arhivării sau ieşirii din sistem. +ceste circuite informaţionale reflectă puntele de tratare a informaţiilor în cadrul organizaţiei, fie că sunt centre de decizie, fie că sunt simple centre de prelucrare a informaţiilor. >lu"urile informaţionale se pot identifica în urma caracterizării circuitelor informaţionale prin prisma volumului de informaţii necesare, al frecvenţei utilizării acestora şi al vitezei cu care respectivele informaţii circulă pe traseele predeterminate. /ircuitele şi flu"urile informaţionale identificate vor fi reprezentate atât printr-o descriere a lor, cât şi printr-o reprezentare grafică de tip $floHchartK sau $diagramă de relaţiiK corespunzătoare, dar mult mai sugestivă pentru utlizator.

8.9.>. Preci#area procedurilor informaţionale 2rocedurile informaţionale, ca ansamblu de elemente prin care se specifică modalităţile de culegere, înregistrare, prelucrare şi transmitere a informaţiilor în cadrul organizaţiei rezultă din descrierea modului de tratare a informaţiilor şi a suporţilor informaţionali utilizaţi. 2rocedurile informaţionale se stabilesc în strânsă legătură cu mi8loacele de tratare a informaţiilor, care se preconizează a fi utilizate în cadrul respectivei organizaţii. /a urmare se vor identifica şi caracteriza relaţiile de calcul pentru obţinerea unor informaţii de ieşire dintr-un modul, pe baza informaţiilor de intrare. ?or fi precizaţi suporţii informaţionali utilizaţi (hârtie, /D, D?D, etc., în general în sistem şi în special de fiecare centru de prelucrare a informaţiilor.

8.9.:. "tabilirea mi
3%A Managementul schimbării organizaț ionale

8.>. Metode specifice de re!proiectare a sistemului informaţional 2e lângă unele metode care se folosesc în general în (reproiectarea sistemului de management al organizaţiei (e". 5nterviul, chestionarul, observările instantanee, consultarea documentelor, etc., în procesul de (reproiectare a sistemului informaţional se foilosesc unele metode specifice, mai ales în reprezentarea grafică a circuitelor informaţionale. +şadar, pentru analiza şi proiectarea circuitelor şi flu"urilor informaţionale se folosesc frecvent următoarele metode de reprezentare grafică: schema *bloc” (diagrama de rutină), schema logică, diagrama orizontală şi diagrama verticală (1

8.>.1. "chema @blocA diagrama de rutină! chema $blocK (diagrama de rutină se caracterizează prin faptul că în cadrul ei se folosesc simboluri numai pentru documente şi compartimente, prin care se redă sistemul informaţional într-o descriere generală. 7a ocupă un spaţiu restrâns şi poate fi percepută cu uşurinţă, sesizând eventualele deficienţe din circulaţia documentelor. Deşi prezintă avanta8ele privind simplitatea reprezentării grafice şi uşurinţa perceperii ansamblului sistemului informaţional prezentat, ea prezintă dezavanta8ul că nu redă în detaliu respectivul sistem, din care cauză pot scăpa cercetătorului numeroase deficienţe ale sistemului informaţional. imbolurile folosite în schema $blocK sunt prezentate în figura &.9.

3%B


.ompartiment /

Document în două e"emplare

- compartiment

- document creat

deplasare - document influenţat

- document

- arhivare

.ompartiment /

1

.ompar# timent /

- influenţa unui document e"istent (% asupra altui document creat în acelaşi compartiment, după care ele se ataşează (3 şi circulă împreună

2

9

.ompartiment 9

2 > 1

- documentul în două e"emplare creat în F circulă prin (% în +, se întorc prin (3 în F, apoi un e"eplar se arhivează ( iar altul iese din F prin (A în afară

Fig.8.9. imboluri folosite în ! sc"ema bloc!

3%' Managementul schimbării organizaț ionale

8.>.2. "chema logică chema logică reprezintă operaţiile care se efectuează şi deciziile care se iau în cadrul compartimentelor participante la activitatea respectivă, fără a prezenta documentele care circulă sau care se crează în respectivele compartimente. imbolurile folosite la elaborarea schemelor logice sunt prezentate în figura 3&.%<.

- intrare

- document

- operaţie, prelucrare - conector de pagină

- ieşire

- document în trei e"emplare

- decizie

- control, verificare

#8.$%. imboluri folosite în sc"ema logică

8.>.9. Diagrama ori#ontală Diagrama orizontală reprezintă circuitele documentelor, operaţiile efectuate asupra informaţiilor şi interdependenţa dintre documente în procesul elaborării documentelor respective. Diagrama orizontală permite urmărirea cu uşurinţă a circuitului documentelor până la finalizare, facilitează depistarea paralelismelor în efectuarea operaţiilor şi a operaţiilor inutile, dar ea este mai dificil de realizat.

3%1


2entru elaborarea diagramei orizontale se utilizează simbolurile din figura &.%%.

- crearea unui document nou - înscriere pe un document

- distrugere document 3 operaţie (transport comună pentru mai multe documente 3 operaţie (înscriere numai pe un e"emplar

- manipulare (capsare, punere în plic, etc. - verificare date - transport document

- un document de pe 3 nivelul % conduce la generarea unuia pe nivelul 3

%

- aşteptare document

3 arhivare document - linie de influenţă

% 3

3 influenţa mai multor documente - verificare L manipulare

3 verificare L înscriere 1 2

3 generare document în mai multe e"emplare

- un document de pe nivelul % conduce la adăugarea de informaţii pe documentul de pe nivelul 3

3<@ &<@

3 simbolul de mai sus arată că în 3<@ din cazuri documentul suportă două operaţii în plus faţă de cele &<@ din cazuri

n Fig. 8.$$. imboluri folosite în diagrama orizontală

3%& Managementul schimbării organizaț ionale

8.>.>. Diagrama &erticală Diagrama verticală cuprinde circuitele informaţionale interdependente dintre documente, subdiviziunile organizatorice implicate, operaţiile efectuate, centrele de decizie şi de e"ecuţie, precum şi descrierea operaţiilor.imbolurile utilizate în elaborarea diagramei verticale sunt cele prezentate în figura 3&.%3. - apariţia unui document circulant - apariţia unui dosar, condici, etc. - document care apare odată cu înscrierea de date în el - document fi" care este consultat - preluarea unei informaţii de pe un document - înscrierea unei informaţii pe un document 3 verificare, control fără înscriere de date

- clasare temporară

3 declasare - distrugerea unui document +

F

/

- documentul F este ataşat la documentul +

+

F

/

- documentul F este detaşat de documentul +

+

F

/

+

F

/

+

F

/

- verificare, control cu înscriere de date - efectuarea unui calcul - arhivare - triere - ieşirea documentului din activitate - intrarea documentului în activitate

- înscrierea în documentul F a unei informaţii preluate din + - din documentul F ataşat la + se înscrie informaţia în / D

7 3 apariţia unui document în două e"emplare (/,D prin înscrierea din +,F,7

3%9


Fig.8.$#. imbolurile utilizate în diagrama &erticală

8.:. 'ibliografie %. Feaudichon M. 3. Furduş 7. . Furduş 7. /ăprărescu E. +ndroniceanu+. A. >ediuc #. Furdu! 7. /onstantinescu D. Maba ;. /rNciunescu ?. =aghi #. #oldoveanu E. B. Oaag . /ummings #. DaHins M. '. Oammer #. /hampP M. 1. Oidoş /. &. 6esco O.

# 8a communication, +rmand /olin,

2aris, %991

- :undamentele managementului organizaţiei, di;ia a doua, 7ditura 7conomică, Fucureşti, 3<<1 - Managementul schimbării organizaţionale, di;ia a treia, 7ditura 7conomică, Fucureşti, 3<<& # "rogramarea produc;iei industriale,

7ditura DidacticN !i

2edagogicN, Fucure!ti, %9&3

- Management 2nformatio 0
întreprinderii,

7ditura 0ehnică,

Fucureşti, %99' - /naliza şi proiectarea circuitelor informaţionale în unităţile economice, 7ditura tehnică, Fucureşti # 2nformation et adaptation de l;entreprise Masson, 2aris, %9&9

9. #ucchinelli +

# /pproche sue et communicationalle organisations, +rmand /olin, 2aris, %99&

%<. ;rgan D. Fateman 0h. %%. 2eretti +. M.+. 6egrand ş.a. %3. 2oulet F.

- ?rganizational 9ehavior , OomeHood 5llinois, %9&'

%. )ogers /arl

- ?n 9ecoming a "erson, @oughton Mifflin, Foston, %9'%

des

- $ehnici de comunicare, 7ditura 2olirom, 5aşi, 3<<% - 8a conduite de +=unione, 6es 7ditions Demos, %999

Cap. 8.Perfec_ionare a sistemului informa_ional.doc

Recommend Documents