Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

BAB I PENDAHULUAN

1.1. DPD RI DALAM DALAM KONSTITUSI KONSTITUSI NEGARA NEGARA REPUBLIK INDONESIA Semenjak reformasi, UUD Tahun 1945 telah mengalami empat kali

perubahan

yang

berakibat

pada

berubahnya

sendi-sendi

ketatanegaraan. Salah satu hasil perubahan yang cukup mendasar adalah perubahan supremasi MPR menjadi supremasi konstitusi. Pasca reformasi,

Indonesia sudah tidak lagi mengenal istilah “lembaga tertinggi negara” untuk kedudukan MPR sehingga seluruh lembaga negara sederajat kedudukannya dalam sistem check and balances. Seiring dengan itu konstitusi ditempatkan sebagai hukum tertinggi yang mengatur dan membatasi kekuasaan lembaga-lembaga negara yang menjalankan roda penyelenggaraan negara. Kita ketahui bersama bahwa Indonesia memiliki 3 (tiga) cabang fungsi lembaga negara yaitu fungsi legislatif, eksekutif, dan yudisial yang setelah reformasi berdasarkan konstitusi terbentuk lembaga negara tersebut

seperti

Presiden/Wakil

Presiden,

Majelis

Permusyawaratan

Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, Badan Pemeriksa Keuangan, Mahkamah Agung, Mahkamah Konstitusi dan Komisi Yudisial.

1.2. DASAR PEMBENTUKAN KANTOR DPD DPD RI PROVINSI Pembentukan Kantor DPD RI Provinsi merupakan perintah Undang-undang

Nomor

27

Tahun

2009.

Hal

itu

sejalan

dengan

perkembangan DPD RI yang resmi dimulai pelaksanaan tugasnya pada tanggal 1 Oktober 2004. Beberapa butir pokok yang melandasi kehadiran dan aktivitas lembaga DPD RI meliputi :

1

The world’s largest digital library

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime.





























1.2.1. Undang-Undang Dasar 1945 a. Pasal 22 D ayat (1) Dewan Perwakilan Daerah dapat mengajukan kepada Dewan Perwakilan Rakyat rancangan Undang-undang yang berkaitan dengan

otonomi

daerah,

hubungan

pusat

dan

daerah,

pembentukan dan pemekaran serta penggabungan daerah, pengelolaan sumber daya alam dan sumber daya ekonomi lainnya, serta yang berkaitan dengan perimbangan keuangan pusat dan daerah. b. Pasal 22 D ayat (2) Dewan Perwakilan Daerah ikut membahas rancangan Undangundang yang berkaitan dengan otonomi daerah; hubungan pusat dan daerah; pembentukan, pemekaran dan penggabungan daerah; pengelolaan sumber daya alam dan sumber daya ekonomi lainnya, serta perimbangan keuangan pusat dan daerah;

serta

memberikan

pertimbangan

kepada

Dewan

Perwakilan Rakyat atas Rancangan Undang-Undang Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan Rancangan UndangUndang yang berkaitan dengan Pajak, Pendidikan, dan Agama. c. Pasal 22 D ayat (3) Dewan Perwakilan Daerah dapat melakukan pengawasan atas pelaksanaan

undang-undang

pembentukan,

pemekaran

mengenai: dan

otonomi

penggabungan

daerah, daerah,

hubungan pusat dan daerah, pengelolaan sumber daya alam dan sumber daya ekonomi lainnya, pelaksanaan anggaran pendapatan dan belanja negara, pajak, pendidikan, dan agama serta menyampaikan hasil pengawasannya itu kepada Dewan Perwakilan

Rakyat

sebagai

bahan

pertimbangan

untuk





























d. Pasal 23 E ayat (2) Hasil pemeriksaan keuangan negara diserahkan kepada Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, sesuai dengan kewenangannya. e. Pasal 23 E ayat (3) Hasil

pemeriksaan

tersebut

ditindak-lanjuti

oleh

lembaga

perwakilan dan/atau badan sesuai dengan undang-undang. f. Pasal 23 F ayat (1) Anggota Anggota Badan Pemeriksaan Pemeriksaan Keuangan Keuangan dipilih oleh Dewan Perwakilan Rakyat dengan memperhatikan pertimbangan Dewan Perwakilan Daerah dan diresmikan oleh Presiden.

1.2.2. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2009 tentang MPR, DPR, DPD, dan DPRD a. Pasal 71 huruf huruf c, huruf d, huruf e, huruf f, dan huruf g: DPR mempunyai tugas dan wewenang: 

Pasal 71 huruf c

menerima rancangan undang-undang yang diajukan oleh DPD berkaitan dengan otonomi daerah, hubungan pusat dan daerah, pembentukan dan pemekaran serta penggabungan daerah, pengelolaan sumber daya alam dan sumber daya ekonomi lainnya, serta yang berkaitan dengan perimbangan keuangan pusat dan daerah; 

Pasal 71 huruf d

membahas rancangan Undang-undang sebagaimana dimaksud dalam huruf c bersama Presiden dan DPD sebelum diambil persetujuan bersama antara DPR dan Presiden; 

Pasal 71 huruf e

membahas rancangan Undang-undang yang diajukan oleh





























sumber daya ekonomi lainnya, serta perimbangan keuangan pusat dan daerah, dengan mengikutsertakan DPD sebelum diambil persetujuan bersama antara DPR dan Presiden; 

Pasal 71 huruf f

Memperhatikan pertimbangan DPD atas rancangan Undangundang tentang APBN dan rancangan Undang-undang yang berkaitan dengan pajak, pendidikan, dan agama; 

Pasal 71 huruf g

Membahas

bersama

pertimbangan

DPD

Presiden dan

dengan

memberikan

memperhatikan

persetujuan

atas

rancangan Undang-undang tentang APBN yang diajukan oleh Presiden; b. Pasal 96 ayat (3) huruf d: Tugas komisi di bidang pengawasan adalah membahas dan menindaklanjuti usulan DPD. c. Pasal 96 ayat (4) huruf b Komisi dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2), dan ayat (3), dapat mengadakan konsultasi dengan DPD; d. Pasal 102 ayat (1) huruf a, huruf d, huruf e, dan huruf h Badan Legislasi bertugas: 

Pasal 102 ayat (1) huruf a

Menyusun rancangan program legislasi nasional yang memuat daftar urutan dan prioritas rancangan Undang-undang beserta alasannya untuk satu masa keanggotaan dan untuk setiap tahun anggaran

di

lingkungan

DPR

masukan dari DPD; 

Pasal 102 ayat (1) huruf d

dengan

mempertimbangkan





























komisi, gabungan komisi, atau DPD sebelum rancangan Undang-undang tersebut disampaikan kepada pimpinan DPR; 

Pasal 102 ayat (1) huruf e

Memberikan pertimbangan terhadap rancangan Undang-undang yang diajukan oleh anggota, komisi, gabungan komisi, atau DPD di luar prioritas rancangan Undang-undang tahun berjalan atau di luar rancangan Undang-undang yang terdaftar dalam program legislasi nasional; 

Pasal 102 ayat(1) huruf h.

Memberikan masukan kepada pimpinan DPR atas rancangan Undang-undang

usul

DPD

yang

ditugaskan

oleh

Badan

Musyawarah; e. Pasal 133 huruf c PURT bertugas melakukan koordinasi dengan alat kelengkapan DPD dan alat kelengkapan MPR yang berhubungan dengan masalah

kerumahtanggaan

DPR,

DPD,

dan

MPR

yang

ditugaskan oleh pimpinan DPR berdasarkan hasil rapat Badan Musyawarah; f. Pasal 142 ayat (1) Rancangan Undang-undang dapat berasal dari DPR, Presiden, atau DPD; g. Pasal 146 ayat (1) dan ayat (2) (1) Rancangan

undang-undang

beserta

penjelasan

atau

keterangan dan/atau naskah akademik yang berasal dari DPD disampaikan secara tertulis oleh pimpinan DPD kepada pimpinan DPR. (2) Penyebarluasan rancangan Undang-undang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Sekretariat





























h. Pasal 147 ayat (1), ayat ayat (3), ayat (4), ayat (5), ayat (6), dan ayat (7) (1) Pimpinan DPR setelah menerima mener ima rancangan

Undang-

undang dari DPD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 146 ayat (1) memberitahukan adanya usul rancangan Undangundang tersebut kepada anggota DPR dan membagikannya kepada seluruh anggota DPR dalam rapat paripurna. (2) Dalam

hal

rapat

paripurna

memutuskan

memberi

persetujuan terhadap usul rancangan Undang-undang yang berasal dari DPD sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf

a,

rancangan

Undang-undang

tersebut

menjadi

rancangan Undang-undang usul dari DPR. (3) Dalam

hal

rapat

paripurna

memutuskan

memberi

persetujuan dengan pengubahan terhadap usul rancangan Undang-undang yang berasal dari DPD sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b, rancangan Undang-undang tersebut menjadi rancangan Undang-undang usul dari DPR dan untuk selanjutnya DPR menugaskan penyempurnaan rancangan

Undang-undang

tersebut

kepada

komisi,

gabungan komisi, Badan Legislasi, atau panitia khusus. (4) Dalam hal rapat paripurna memutuskan menolak usul rancangan

Undang-undang

yang

berasal

sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c, DPR

menyampaikan

keputusan

mengenai

dari

DPD

pimpinan penolakan

tersebut kepada pimpinan DPD. (5) Pimpinan DPR menyampaikan rancangan Undang-undang sebagaimana dimaksud pada ayat (3) atau rancangan Undang-undang yang telah disempurnakan sebagaimana































pembahasan rancangan Undang-undang serta kepada DPD untuk

menunjuk

alat

kelengkapan

DPD

yang

akan

membahas rancangan Undang-undang tersebut. (6) Apabila dalam waktu 60

(enam puluh) hari DPD belum

menunjuk alat kelengkapan DPD sebagaimana dimaksud pada ayat (6), pembahasan rancangan Undang-undang tetap dilaksanakan. i.

Pasal 150 ayat (2) huruf b dan huruf d Dalam pengantar musyawarah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a : a.

DPR memberikan penjelasan serta Presiden dan DPD menyampaikan pandangan apabila rancangan Undangundang

yang

berkaitan

dengan

kewenangan

DPD

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 huruf e berasal dari DPR; b.

Presiden memberikan penjelasan serta fraksi dan DPD menyampaikan pandangan apabila rancangan Undangundang

yang

berkaitan

dengan

kewenangan

DPD

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 huruf e berasal dari Presiden. j.

Pasal 150 150 ayat (4) (4) huruf b Penyampaian pendapat mini sebagaimana dimaksud pada ayat





























l.

Pasal 151 ayat (1) Pembicaraan Tingkat II merupakan pengambilan keputusan dalam rapat paripurna dengan kegiatan: a.

penyampaian laporan yang berisi proses, pendapat mini fraksi, pendapat mini DPD, dan hasil Pembicaraan Tingkat I;

b.

pernyataan persetujuan atau penolakan dari tiap-tiap tiap-t iap fraksi dan anggota secara lisan yang diminta oleh pimpinan rapat paripurna; dan

c.

pendapat akhir Presiden yang disampaikan oleh menteri yang mewakilinya.

m. Pasal 154 ayat (1), ayat (3), ayat (4), dan ayat (5) (1) DPR menerima dan menindaklanjuti pertimbangan tertulis terhadap rancangan Undang-undang tentang APBN dan rancangan Undang-undang yang berkaitan dengan pajak, pendidikan, dan agama yang disampaikan oleh DPD sebelum memasuki tahap pembahasan antara DPR dan Presiden. (3) Apabila rancangan Undang-undang sebagaimana dimaksud pada

ayat

(1)

berasal

dari

DPR,

Pimpinan

DPR

menyampaikan surat kepada pimpinan DPD agar DPD memberikan pertimbangannya. (4) Pertimbangan DPD sebagaimana dimaksud pada ayat (2)





























sebagaimana dimaksud pada ayat (4) dan meneruskannya kepada Badan Musyawarah untuk diteruskan kepada alat kelengkapan yang akan membahasnya. n. Pasal 156 Dalam melaksanakan tugas dan wewenang sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 huruf g, DPR menyelenggarakan kegiatan sebagai berikut: a.

Pembicaraan pendahuluan dengan Pemerintah dan Bank Indonesia dalam rangka menyusun rancangan APBN;

b.

Pembahasan dan penetapan APBN yang didahului dengan penyampaian

rancangan Undang-undang tentang APBN

beserta nota keuangannya oleh Presiden; c.

Pembahasan: 1.

Laporan

realisasi semester pertama dan prognosis 6

(enam) bulan berikutnya; 2.

Penyesuaian APBN dengan perkembangan dan/atau perubahan

dalam

perubahan

atas

rangka APBN

penyusunan tahun

prakiraan

anggaran

yang

bersangkutan, apabila terjadi: a)

Perkembangan ekonomi makro yang yang tidak sesuai dengan asumsi yang digunakan dalam APBN;

b)

Perubahan pokok-pokok kebijakan fiskal;





























e.

Pembahasan dan penetapan rancangan Undang-undang tentang pertanggung-jawaban pelaksanaan APBN.

o. Pasal 170 Memilih anggota BPK dengan memperhatikan pertimbangan DPD. p. Pasal 199 ayat (5) Sebelum pembukaan tahun sidang sebagaimana dimaksud pada ayat (1), anggota DPR dan anggota DPD mendengarkan pidato kenegaraan Presiden dalam sidang bersama yang diselenggarakan oleh DPR atau DPD secara bergantian. q. Pasal 223 (1) DPD mempunyai fungsi: a. Pengajuan usul kepada DPR mengenai rancangan Undang-undang yang berkaitan dengan otonomi daerah, hubungan

pusat

dan

daerah,

pembentukan

dan

pemekaran serta penggabungan daerah, pengelolaan sumber daya alam dan sumber daya ekonomi lainnya, serta yang berkaitan dengan perimbangan keuangan pusat dan daerah; b. Ikut dalam pembahasan rancangan Undang-undang yang berkaitan dengan otonomi daerah, hubungan pusat dan

daerah,

pembentukan,

pemekaran

dan





























dan penggabungan daerah, hubungan pusat dan daerah, pengelolaan sumber daya alam dan sumber daya ekonomi lainnya, pelaksanaan APBN, pajak, pendidikan, dan agama. (2) Fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dijalankan dalam kerangka perwakilan daerah. r. Pasal 224 (1) DPD mempunyai tugas dan wewenang: a.

Dapat mengajukan kepada DPR rancangan Undangundang hubungan

yang

berkaitan

pusat

dan

dengan daerah,

otonomi

daerah,

pembentukan

dan

pemekaran serta penggabungan daerah, pengelolaan sumber daya alam dan sumber daya ekonomi lainnya, serta yang berkaitan dengan perimbangan keuangan pusat dan daerah; b.

Ikut membahas bersama DPR dan Presiden rancangan Undang-undang yang berkaitan dengan hal sebagaimana dimaksud dalam huruf a;

c.

Ikut membahas bersama DPR dan Presiden rancangan Undang-undang yang diajukan oleh Presiden atau DPR, yang berkaitan dengan hal sebagaimana dimaksud dalam huruf a;































alam, dan sumber daya ekonomi lainnya, pelaksanaan APBN, pajak, pajak, pendidikan, pendidikan, dan agama; agama; f.

Menyampaikan hasil pengawasan atas pelaksanaan Undang-undang

mengenai

pembentukan, pemekaran

otonomi

daerah,

dan penggabungan daerah,

hubungan pusat dan daerah, pengelolaan sumber daya alam dan sumber daya ekonomi lainnya, pelaksanaan Undang-undang APBN, pajak, pendidikan, dan agama kepada

DPR

sebagai

bahan

pertimbangan

untuk

ditindaklanjuti; g.

Menerima hasil pemeriksaan atas keuangan negara dari BPK sebagai bahan membuat pertimbangan kepada DPR tentang rancangan Undang-undang yang berkaitan dengan APBN;

h.

Memberikan pertimbangan kepada DPR dalam pemilihan anggota BPK; dan































Pasal 240 ayat (2) dan ayat (3)



(2) Tugas panitia kerja dalam pembahasan rancangan Undangundang yang berasal dari DPR atau Presiden adalah melakukan pembahasan serta menyusun pandangan dan pendapat DPD. (3) Tugas panitia kerja dalam pemberian pertimbangan adalah: a.

Melakukan pembahasan dan penyusunan pertimbangan DPD mengenai rancangan Undang-undang tentang APBN dan rancangan rancangan Undang-undang Undang-undang yang berkaitan dengan pajak, pendidikan dan agama; dan

b. Menyusun pertimbangan DPD terhadap calon anggota BPK yang diajukan DPR. t. Pasal 253 (1) DPD ikut serta membahas rancangan Undang-undang sebagaimana dimaksud dalam Pasal 224 ayat (1) huruf a bersama DPR dan Presiden.































pertimbangan kepada DPR paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak diterimanya surat dari pimpinan DPR. (3) Pertimbangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) disampaikan secara tertulis oleh pimpinan DPD kepada DPR setelah diputuskan dalam sidang paripurna DPD. (4) Dalam pemberian pertimbangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2), dan ayat (3) berlaku ketentuan Pasal 154. (5) Ketentuan lebih lanjut mengenai pemberian pertimbangan diatur dengan peraturan DPD tentang tata tertib. w. Pasal 258 (1) DPD memberikan pertimbangan kepada DPR mengenai calon anggota BPK. (2)

Pertimbangan

sebagaimana

dimaksud

diputuskan dalam sidang paripurna DPD.

pada

ayat

(1)































(3) Ketentuan

lebih

lanjut

mengenai

penyampaian

hasil

pengawasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dengan peraturan DPD tentang tata tertib. y. Pasal 260 ayat (4) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) disampaikan kepada DPR dengan surat pengantar dari pimpinan DPD untuk dijadikan bahan pertimbangan bagi DPR. z. Pasal 268 (1) Tahun sidang DPD dimulai pada tanggal 16 Agustus dan diakhiri pada tanggal 15 Agustus tahun berikutnya, dan apabila tanggal 16 Agustus jatuh pada hari libur, pembukaan tahun sidang dilakukan pada hari kerja sebelumnya. (2) Khusus pada awal masa jabatan keanggotaan, tahun sidang DPD dimulai pada saat pengucapan sumpah/janji anggota. (3) Kegiatan DPD meliputi sidang DPD di ibukota negara serta rapat di daerah dan tempat lain sesuai dengan penugasan































1.2.3. Peraturan Dewan D ewan Perwakilan Perwa kilan Daerah Dae rah No.5/DPDRI/IV/2009 No.5/D PDRI/IV/2009-2010 -2010 tentang Tata Tertib a. Pasal 7 ayat (3) Anggota dalam menjalankan menjalankan tugasnya berdomisili berdomisili di daerah pemilihannya dan mempunyai kantor di Ibukota provinsi daerah pemilihannya. b. Pasal 199 Sekretariat Jenderal mengelola kelembagaan, ketatalaksanaan, kepegawaian serta dukungan lainnya bagi tugas-tugas DPD RI termasuk mengelola sarana dan prasarana Kantor DPD RI di daerah. c. Pasal 202 ayat (2) Organisasi

Sekretariat

Jenderal

mencakup

organisasi

Sekretariat Jenderal di Ibukota Negara dan kantor Sekretariat Daerah di seluruh Indonesia. d. Pasal 202 ayat (3)

































h. Pasal 202 ayat (7) Peraturan Sekretaris Jenderal tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kantor DPD RI di daerah, karena pertimbangan kebutuhan kerja, sudah harus diselesaikan paling lama 1(satu) tahun. i.

Pasal 221 Dalam jangka 2 (dua) tahun, sebelum kantor anggota di daerah terbentuk sarana dan prasarana serta kepegawaian disediakan oleh Sekretariat Jenderal.

































Kegiatan-kegiatan tersebut belum akan seluruhnya dapat ditangani oleh Kantor DPD RI Provinsi, dan akan secara bertahap, disesuaikan dengan perkembangan keadaan dan kemampuan dukungan staf. Untuk mendukung kegiatan anggota sebagaimana dimaksud, dapat ditegaskan bahwa tugas kantor DPD di Ibukota Provinsi ialah untuk menyelenggarakan dukungan teknis, administratif dan keahlian serta jaringan kerja di Ibukota Provinsi dan kabupaten/kota kabupaten/kota sebagai sebagai satu kesatuan sistem dukungan lembaga DPD RI secara nasional.

































BAB II ORGANISASI DAN KEPROTOKOLAN 2.1

Fungsi Kantor DPD di ibukota Provinsi menyelenggarakan fungsi-fungsi : a. Koordinasi dan pembinaan terhadap pelaksanaan tugas unit organisasi di lingkungan kantor DPD RI Ibukota Provinsi; b. Pemberian dukungan administratif dan keahlian dibidang pengawasan dan aspirasi kepada anggota DPD RI; c. Pelaporan penyerapan aspirasi masyarakat dan kepentingan daerah;

































Kantor DPD RI di Provinsi Tenaga Ahli

SUBBAGIAN PERENCANAAN

SUBBAGIAN PELAYANAN

SUBBAGIAN KOMUNIKASI

SUBBAGIAN TATA USAHA

































5.

Mengawasi

pelaksanaan

pekerjaan

bawahan

dan

mengevaluasi hasilnya secara langsung atau melalui laporan untuk mengetahui kelancaran serta hambatan yang terjadi; 6.

Membina dan memotivasi bawahan secara berkala dalam upaya peningkatan produktivitas kerja dan pengembangan karier;

7.

Melakukan koordinasi dengan atasan, instansi terkait

dan

pembinaan terhadap pelaksanaan tugas unit organisasi di lingkungan Kantor Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi; 8.

Melakukan Pemberian dukungan administrasi dan keahlian di



































2.

Menyiapkan bahan untuk penyusunan pedoman dan petunjuk teknis pelaksanaan program kerja;

3.

Melaksanakan urusan keuangan;



































7. Melaksanakan Penyiapan bahan dan pelayanan kegiatan pelaksanaan rapat dan operasional serta urusan tata usaha persidangan ;



































6. Menyiapkan bahan untuk penyusunan pedoman dan petunjuk teknis pelaksanaan Komunikasi Publik; 7. Menerima dan menyampaikan aspirasi masyarakat kepada



































7. Menyiapkan bahan untuk penyusunan pedoman dan petunjuk teknis pelaksanaan Persuratan, Ekspedisi, penggandaan dan pengarsipan Kantor Sekretariat DPD RI di Provinsi;



































Setiap pimpinan satuan organisasi di lingkungan kantor DPD RI di Provinsi

bertanggungjawab

memimpin

dan

mengkoordinasikan

bawahannya masing-masing dan memberikan bimbingan serta petunjuk

































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































Contoh Kartu Kendali Tgl: No.

INDEKS

Urut

Kode:

M/K

Isi Ringkas :

Lampiran : Dari :

Kepada :

Tanggal :

No. Surat :

Pengolah :

Paraf :

Tunjuk Silang :

e). Pengarsipan Pengarsipan surat masuk dan keluar didasarkan pada : 1.

Surat harus dibaca secara cermat dan seksama;

2.

Memisahkan surat sesuai dengan kode surat;

3.

Memberikan kode sesuai dengan daftar klasifikasi surat;

4. Mengarsipkan surat dalam map atau folder sesuai dengan kode yang sudah ditetapkan dan disusun sesuai dengan umur surat.

f). Media Surat Menyurat Media/sarana surat menyurat adalah alat untuk merekam informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas). Penggunaan kertas diatur sebagai berikut : a) Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS maksimal 70 gram, antara lain untuk kegiatan surat menyurat, penggandaan dan dokumen pelaporan;





























b) Penggunaan kertas HVS di atas 70 gram atau jenis lain hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai kesamaan tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama; c) Penyediaan surat berlambang negara dan/atau logo instansi dicetak di atas kertas 70 gram; d) Kertas yang digunakan untuk surat menyurat adalah A4 yang berukuran 297x210 mm (81/4x11 ¾ inci); e) Di samping kertas A4 untuk kepentingan tertentu korespondensi dapat menggunakan kertas dengan ukuran berikut : (1) A3 kuarto ganda (297x420 mm); (2) A5 setengah kuarto (210x148 mm); (3) Folio (210x148 mm); (4) Folio ganda (420x330 mm); f) Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran; g) Penggunaan jenis huruf arial; h) Arial 11 atau 12; i) Spasi 1 atau 1.5 sesuai dengan kebutuhan.

4.3.

Sistem Administrasi Perencanaan 1)

Sekretaris Jenderal DPD RI mengirim surat permintaan untuk menyusun RKA ( Rencana Kerja dan Anggaran) kepada Kepala Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi.

2)

Kepala Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi mempelajari surat permintaan

dan

menugaskan

para

kepala

subbagian

untuk

menyusun RKA masing masing subbagian dengan kepala subbagian sebagai koordinator. 3)

Kepala Subbagian mempelajari RKA dan menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep RKA Subbagian.





























Kemudian menyerahkan kepada Subbagian disertai dengan TOR (Term of Reference ) atau Kerangka Acuan yang disertai dengan RAB (Rincian Anggaran Belanja) serta Data dukung lainnya. 5)

Kasubag memeriksa, meneliti menelaah konsep RKA berdasarkan SBU (Standar Biaya Umum) pada tahun berjalan kemudian diparaf dan menyampaikannya pada Kepala Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi.

6)

Kepala

Kantor DPD RI

di Ibukota

Provinsi menyetujui

dan

menandatangani RKA Kantor DPD RI di ibukota Provinsi dan disampaikan kepada Sekretaris Jenderal DPD RI dan memberikan tembusan kepada kepala Subbagian. 7)

Sekretaris

Jenderal

DPD

RI

menerima

RKA

yang

ditandatangani oleh Kepala Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi.

telah





























No

1.

Uraian Prosedur

Sekjen mengirim surat permintaan menyusun RKA kepada Kepala Kantor

2.

Sekjen

Kepala

Kepala

Kantor

Subbagian

Pelaksana

Mengirimkan SP

Kepala Kantor mempelajari surat permintaan & menugaskan para Kasubag untuk menyusun RKA subbagian dengan Kasubag sebagai

Mempelajari SP & Mendesposisi

koordinator. 3.

Kasubag mempelajari RKA & Menugaskan Pelaksana

menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep RKA Subbagian. 4.

Pelaksana menyusun konsep RKA dengan mengacu pada TOR atau Kerangka Acuan berdasarkan RAB serta Data dukung lainnya. kemudian

Menyusun Konsep

menyerahkan konsep RKA disertai dengan TOR atau Kerangka Acuan disertai dengan RAB serta Data dukung lainnya. 5.

Kasubag memeriksa, meneliti menelaah konsep RKA berdasarkan Memeriksa, Meneliti , Menelaah & Memaraf

SBU tahun berjalan kemudian diparaf & menyampaikannya pada Kepala Kantor 6.

Kepala Kantor menyetujui & menandatangani RKA dan disampaikan kepada Sekjen DPD RI dan memberikan tembusan kepada Kasubag

Menandatangani





























4.4.

Sistem Administrasi Keuangan 4.4.1. Umum 1) Kepala Kantor menerima PAGU DIPA Sekretariat Jenderal DPD RI. 2) Penyusunan POK (Petunjuk Operasional Kegiatan) dan RPK (Rencana Pelaksanaan Kegiatan).

4.4.2. Kegiatan Administrasi Keuangan Dapat Dilakukan Dari Jenis Pertanggung Jawaban Keuangan Yang Masuk 1) Kuitansi Rutin (Honor). Merupakan kwitansi kegiatan yang rutin tiap bulannya untuk pertanggungjawaban keuangan Kantor Sekretariat DPD di Ibukota Provinsi tanpa disertai Berita Acara dan SPK, dengan ketentuan sebagai berikut: a) Kuitansi harus disertai tanda tangan Kepala Kepala Kantor dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) kegiatan yang bersangkutan. b) Kuitansi yang diterima, diverifikasi nilai dan redaksinya sesuai dengan Surat Keputusan Sesjen DPD RI dan DIPA Setjen DPD RI. c) Kuitansi yang ada kesalahan akan dikembalikan lagi kepada pengolah

untuk

dilakukan

perbaikan.

Jangka

waktu

penyelesaiannya 1 (satu) hari. d) Kuitansi yang sudah diverifikasi dan sudah final/benar dimintakan tanda tangan Kepala Subbagian perencanaan dan keuangan

untuk selanjutnya diserahkan ke Bagian

Perbendaharaan. 2) Kuita nsi Rekanan ( ≤ Rp. 2 Jt ). Merupakan

kuitansi

kegiatan

yang

melibatkan

pihak































a) Kuitansi harus disertai Kop, Stempel dan tanda tangan rekanan

serta

Kepala

Kantor

dan

Pejabat

Pembuat

Komitmen (PPK) kegiatan yang bersangkutan. b) Kuitansi

yang

diserahkan

harus

disertai

dengan

duplikasi/fotocopy sebanyak 2 (dua) rangkap. c) Kuitansi yang diterima, diverifikasi nilai dan redaksinya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jangka waktu penyelesaiannya 1 (satu) hari. d) Kuitansi yang ada kesalahan akan dikembalikan lagi kepada pengolah

untuk

dilakukan

perbaikan.

Jangka

waktu

penyelesaiannya 1 (satu) hari. e) Kuitansi yang disertai dengan berkas pajak (faktur/SSP) dimintakan paraf Kepala Subbagian Perencanaan dan Keuangan. f) Kuitansi yang sudah diverifikasi dan sudah final/benar dimintakan tanda tangan Kepala Subbagian Perencanaan dan Keuangan untuk selanjutnya diserahkan ke Bagian Perbendaharaan. 3) Kuitansi Rekanan ( Rp.2 Jt ≤ Rp. 10 Jt ) Merupakan

kuitansi

kegiatan

yang

melibatkan

pihak

ketiga/rekanan untuk pertanggungjawaban keuangan kantor Sekretariat DPD di ibukota Provinsi dengan disertai 3 (tiga)





























c) Untuk BA Pembayaran harus disertai Kop surat Kantor Sekretariat

DPD

Penyelesaian

di

dan

Ibukota BA

Provinsi

Serah

sedangkan

Terima

BA

Pekerjaan

menggunakan Kop surat rekanan. d) Kuitansi yang diterima, diverifikasi nilai dan redaksinya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jangka waktu penyelesaiannya 1 (satu) hari. e) Kuitansi dan Berita Acara yang ada kesalahan setelah diverifikasi akan dikembalikan lagi kepada pengolah untuk dilakukan perbaikan. Jangka waktu penyelesaiannya 1 (satu) hari. f) Kuitansi dan Berita Acara Acara yang yang disertai dengan berkas pajak (faktur/SSP)

dimintakan

paraf

Kepala

Subbagian

Perencanaan dan Keuangan. g) Kuitansi yang sudah diverifikasi dan sudah final/benar dimintakan tanda tangan Kepala Bagian Pembukuan dan Verifikasi

untuk

selanjutnya

diserahkan

ke

Bagian

Perbendaharaan. 4) Kuitansi Rekanan ( > Rp. 10 Jt ) Merupakan

kwitansi

kegiatan

yang

melibatkan

pihak

ketiga/rekanan untuk pertanggungjawaban keuangan Kantor Sekretariat DPD di Ibukota Provinsi dengan disertai 3 (tiga)





























c) Kuitansi yang diterima, diverifikasi nilai dan redaksinya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jangka waktu penyelesaiannya 1 (satu) hari; d) Kuitansi dan Berkas Pendukung yang diterima, diverifikasi nilai dan redaksinya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jangka waktu penyelesaiannya 1 (satu) hari; e) Kuitansi dan Berkas Pendukung yang ada kesalahan akan dikembalikan

lagi

kepada

pengolah

untuk

dilakukan

perbaikan. Jangka waktu penyelesaiannya 1 (satu) hari; f) Kuitansi dan Berkas Pendukung yang sudah diverifikasi dan sudah

final/benar

dimintakan

tanda

tangan

Kepala

Subbagian perencanaan dan keuangan serta dimintakan tanda tangan Kuasa Pengguna Anggaran (KPA); dan g) Kuitansi dan Berkas Pendukung yang telah ditandatangani oleh

KPA

dibuatkan

Resume

Kontrak

(RK),

Surat

Permintaan Pembayaran (SPP) dan Surat Pernyataan Tanggung

Jawab

Belanja

(SPTB)

untuk

selanjutnya

diserahkan ke Bagian Perbendaharaan untuk di buatkan SPM (Surat Perintah Membayar). 5) LS Bagian Perbendaharaan & Perjalanan Dinas a) Menerima Surat Pernyataan Pernyataa n Tanggung Jawab Belanja Belanj a (SPTB), Daftar Nominatif, serta Surat Setoran Pajak (SSP)





























selanjutnya diserahkan ke Bagian Perbendaharaan untuk dibuatkan SPM (Surat Perintah Membayar). 6) Pengarsipan Mengarsip Dokumen dari seluruh Kegiatan yang meliputi : a) SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana); b) SPM (Surat Perintah Membayar); c) SPP (Surat Permintaan Pembayaran); dan d) SPTB (Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja).

4.4.3. Pertanggungjawaban Kegiatan Keuangan a. Setiap

akhir

bulan

didalam

proses

verifikasi verif ikasi

dilakukan di lakukan

rekonsiliasi pemakaian pagu anggaran yang sudah terealisasi. Rekonsiliasi

tersebut

dilakukan

dengan

subbagian

Perencananaan dan Keuangan. Hal itu maksudkan agas supaya kesalahan didalam pembukuan maupun penyusunan laporan keuangan; dan b. Didalam proses pengarsipan, subbagian Perencanaan dan keuangan sebagai ending point berkas pertanggung jawaban LS rekanan. Untuk itu berkas LS rekanan harus diarsipkan sesuai nomor penerbitan SPP dan SP2D.

4.5.

Administrasi Pemeliharaan dan Pengelolaan Gedung





























c) Bagian

Pemeliharaan

mengirimkan

uang

(transfer)

ke

Koordinator Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi; Koordinator kantor provinsi membayarkan tagihan TV Kabel dan Air kemudian mengirimkan kwitansi/nota asli pembayaran TV kabel dan Air ke Bagian Pemeliharaan;

d) Bagian Pemeliharaan menyerahkan kwitansi asli pembayaran setelah ditandatangani Kepala Bagian Pemeliharaan dan Pejabat Pembuat Komitmen ke Bagian Verifikasi dan Pelaporan Biro

Perencanaan

dan

Keuangan

untuk

dipertanggungjawabkan. 2)

Listrik, Telepon dan Internet

a) Bagian Pemeliharaan melihat jumlah tagihan bulan berjalan melalui internet dengan memasukan ID Pelanggan untuk pembayaran listrik serta nomor telepon untuk pembayaran telepon;

b) Bagian Pemeliharaan mengajukan persekot kepada Bagian Perbendaharaan dan Perjalanan Dinas sebesar tagihan Listrik, telepon dan Internet;

c) Bagian Pemeliharaan membayarkan tagihan rekening listrik telepon dan internet melalui Kantor Pos/Bank;

d) Bagian Pemeliharaan menyerahkan kwitansi asli pembayaran setelah ditandatangani Kepala Bagian Pemeliharaan dan































2. Kegiatan pemeliharaan/renovasi kantor sementara DPD RI di Ibu Kota Provinsi 1) Memo permintaan Anggota DPD RI kepada Sekretaris Jenderal untuk dilakukan renovasi/pemeliharaan kantor DPD RI di Ibukota Provinsi. 2) Sekretaris Jenderal memerintahkan Kepala Biro Umum untuk melakukan renovasi/pemeliharaan kantor DPD RI di Ibukota Provinsi; 3) Biro Umum menugaskan Kepala Bagian Pemeliharaan untuk membuat memo ke Panitia Pengadaan Barang/Jasa DPD RI untuk menyiapkan

proses

administrasi

dan

dokumen

pelaksanaan

renovasi/pemeliharaan Kantor DPD RI di Ibu Kota Provinsi (penunjukan langsung memerlukan waktu 22 hari kerja; lelang memerlukan waktu 45 hari kerja); 4) Renovasi/pemeliharaan dilaksanakan oleh penyedia Barang/Jasa; 5) Mekanisme pertanggungjawaban:































4) Pejabat Pembuat Komitmen memerintahkan Panitia Pengadaan Barang/Jasa

untuk

menyiapkan

dokumen

dan

administrasi

perlengkapan sewa bangunan untuk Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi; 5) Penyedia Barang/Jasa melaksanakan sewa Bangunan untuk kantor DPD RI di Ibukota Provinsi. 6) Mekanisme pertanggungjawaban:

a) Penyampaian perencanaan

dokumen dan

pertanggungjawaban

keuangan;

meliputi

kepada

dokumen

Biro

pengadaan,

kuitansi dan setoran pajak;

b) Penerbitan SPM dan SP2D.

4. Kegiatan Jasa Cleaning Service di gedung kantor sementara DPD RI di Ibukota Provinsi 1) Memo Anggota DPD RI Provinsi kepada Sekretaris Jenderal untuk kebutuhan Cleaning Service dengan melampirkan Curriculum Vitae































6) Mekanisme pertanggungjawaban:

a) Penyampaian

dokumen

pertanggungjawaban

kepada

Biro

perencanaan dan keuangan; meliputi dokumen pengadaan, kuitansi dan setoran pajak;

b) Penerbitan SPM dan SP2D.

4.6.

Sistem Administrasi Kepegawaian Manajemen Pegawai Negeri Sipil sebagaimana dinyatakan dalam UU No. 43 Tahun 1999 pasal 1 angka 8 adalah keseluruhan upaya-upaya untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas dan derajat profesionalisme penyelenggaraan tugas, fungsi dan kewajiban kepegawaian yang meliputi perencanaan,

pengadaan,

pengembangan,

penempatan,

promosi,

penggajian, kesejahteraan dan pemberhentian. Manajemen PNS ini diarahkan untuk menjamin penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan secara berdayaguna dan berhasilguna. Oleh karena itu, dibutuhkan PNS yang profesional, bertanggungjawab, jujur dan adil































Untuk mendukung tugas-tugas teknis, administratif dan keahlian terhadap tugas-tugas anggota DPD RI di Ibu Kota Provinsi ditempatkan sejumlah personil secara bertahap. Penempatan dilaksanakan dengan sistem Detasering (penugasan pejabat/pegawai di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI pada Kantor DPD RI di Ibu Kota Provinsi untuk jangka waktu tertentu).

Detasering dilaksanakan oleh pejabat/pegawai di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI ke-33 Provinsi di Wilayah Barat, Wilayah Tengah dan Wilayah Timur yang masing-masing Provinsi terdiri dari 6 (enam) orang, sehingga secara keseluruhan diperlukan personil sebanyak 198 orang. Sejalan dengan itu juga ditetapkan penanggungjawab Kepala Kantor di Ibukota Provinsi, karena secara definitif jabatan pada Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi belum dapat ditetapkan, maka pejabat yang ditetapkan sebagai Penanggungjawab Kantor merangkap pada jabatan di Sekretariat Jenderal DPD RI.































Rencana penugasan pejabat/pegawai yang akan melaksanakan tugas detasering di kantor DPD RI di ibukota provinsi dengan format : JUNI PROVINSI

Kepala Kantor

NAMA

A

JULI

I

II

III

IV

I

II

III

IV

4-8

11-15

18-22 18-22

25-29

2-6

9-13

16-20

23-27

√

√

√

√

-------

√

√

√

KETERANGAN

Detasering dilaksnakan

Kasubbag Perencanaan & Keuangan Kasubbag Umum dan Tata Laksana Kasubbag Pelayanan Teknik dan Persidangan Kasubbag Komunikasi, Data dan Informasi Staf (Pelaksana)

B

√

√

√

√

-------

√

√

√

Desember 2012 C

√

√

√

√

-------

√

√

√

D

√

√

√

√

-------

√

√

√

E

√

√

√

√

-------

√

√

√

F

√

√

√

√

-------

√

√

√

KETERANGAN : 24 Provinsi 1. Pegawai yang yang dibutuhkan 144 orang dengan rincian sebagai berikut : 

sampai 31

24 Pegawai sebagai Penanggungjawab Kepala Kantor (Eselon IIIa);

































4.6.1. Staf Anggota DPD RI Staf Anggota DPD RI di Ibukota Provinsi diangkat oleh Sekretaris Jenderal DPD RI atas usulan Anggota DPD RI. Setiap Anggota DPD RI akan didukung oleh staf yang melekat yaitu : 

1 Orang Staf Anggota DPD RI bidang keahlian pada Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi;



1 Orang Staf Anggota DPD RI bidang Administrasi yang mendukung kegiatan Anggota DPD RI di Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi;

4.6.2. Staf Anggota DPD RI Bidang Administrasi

































tetap mendukung kerja Anggota DPD saat Anggota bekerja di Jakarta dalam masa-masa sidang. Kegiatan staf ahli termasuk dalam hal kebutuhan menerima delegasi/konstituen dengan bersama-sama staf Kantor DPD RI. Hasil kerja staf ahli dilaporka kepada Anggota DPD RI dan diarsipkan pada Arsip Kantor DPD RI di ibukota Provinsi.

4.8.

SISTEM PELAPORAN Laporan Kantor DPD RI di ibukota Provinsi kepada Sekretariat Jenderal dilakukan dalam bentuk: a) Laporan personil menurut sistem administrasi perencanaan, keuangan,

































BAB V PENYERAPAN ASPIRASI, PUBLIKASI DAN KOMUNIKASI MASYARAKAT

5.1. Sistem dan Prosedur Penyerapan, Pengolahan dan Tindak Lanjut Aspirasi Masyarakat dan Daerah Salah satu kewajiban Anggota DPD sebagaimana diatur dalam Pasal 233 huruf h UU No. 27 Tahun 2009 tentang Majelis Permusyawaratan Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 123, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor

































yang berasal dari unsur masyarakat antara lain dari tokoh masyarakat, pimpinan lembaga pendidikan, pimpinan organisasi kemasyarakatan, pimpinan organisasi sosial politik, pimpinan pelaku usaha. Dari tiga sumber aspirasi sebagaimana dimaksud di atas, aspirasi yang diterima oleh Anggota DPD sangat beragam. Dari keragaman tersebut Anggota DPD dapat mengetahui mengetahui prioritas kebutuhan masyarakat masyarakat dan/atau daerah. Demikian juga cara penyampaikannya tidak hanya secara langsung dalam berbagai kegiatan di daerah melalui dialog tatap muka, seminar, lokakarya, yang dilakukan pada saat kunjungan kerja baik pada masa sidang maupun ketika Anggota DPD memasuki masa reses, melainkan

































Aspirasi masyarakat masyarakat dan daerah merupakan merupakan input bagi bagi Anggota DPD maupun DPD-RI yang disampaikan masyarakat dan daerah atau yang diserap Anggota DPD baik secara langsung saat kunjungan kerja maupun dalam kegiatan Anggota DPD di daerah yang diwakilinya atau secara tidak langsung melalui berbagai media baik media cetak maupun media elektronik. Media yang dapat dipergunakan untuk penyampaian atau penyerapan aspirasi masyarakat dan daerah baik yang disediakan DPD-RI maupun yang lazim dipakai oleh publik atau yang dimiliki masyarakat sendiri atau yang sudah tersedia secara luas di tengah-tengah masyarakat. Input berupa aspirasi masyarakat dan daerah yang disampaikan



































besar bagi Anggota DPD untuk lebih dekat dengan masyarakat dan daerah pemilihannya, mengingat setiap Anggota DPD berdomisili di daerah pemilihannya sebagaimana diatur dalam Pasal 227 UU No. 27 Tahun 2009, bahwa Anggota DPD dalam menjalankan tugasnya berdomisili di daerah





































































Penerapan

Electronic

Government

(E-Gov)

dalam

sistem

prosedur

penyerapan, pengolahan, dan tindak lanjut aspirasi masyarakat dan daerah menggunakan berbagai perangkat yang berbasis ICT antara lain SMS, tilpon bebas pulsa (Call Centre), dan internet yang meliputi pemanfaatan Web-site, E-



































penghayatan dan makna-makna subyektif dari fihak-fihak yang dilakukan dialog mengenai topik/isu/problema tertentu.

5.1.1.2. Pengamatan Pada saat Anggota DPD melakukan kunjungan kerja ke daerah



































terfokus. Dialog atau diskusi berlangsung diantara peserta FGD bersifat two ways traffic (lalu lintas 2 arah) atau bahkan multi

ways traffic (lalu lintas banyak arah) demikian juga dengan fasilitator. Fasilitator hanya bertugas untuk memfasilitasi dan



































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai batas kewenangan yang ada hasil koordinasi dengan aparat kepolisian;



2)

Tetap berada dalam pagar (tidak keluar pagar).

Demonstran diterima Anggota DPD RI (di depan masa) atau staf ahli/koordinator/staf 

Mengkomunikasikan dengan staf untuk disampaikan kepada pejabat yang dimaksud;



Bersama

aparat

kepolisian

mengawal,

mengamankan

Anggota DPD RI di Ibukota Provinsi sejak dari kantor kerjanya, selama di perjalanan menuju pintu gerbang, saat menyampaikan penjelasan di depan massa, sampai selesai dan kembali menuju ruang kerja; 

3)

Tetap dalam keadaan siaga.

Perwakilan demonstran diterima di kantor Anggota DPD RI di Ibukota Provinsi 

Mengkomunikasikan

kepada

koordinator/staf

untuk

disampaikan kepada Anggota DPD RI yang dimaksud; 

Bersama polisi mengantar perwakilan demonstran menuju kantor Anggota DPD RI di Ibukota Provinsi atau tempat lain yang telah ditentukan;



Pengamanan

kantor/tempat

penerimaan

perwakilan

demonstran diperkuat; 

Piket terus memonitor pelaksanaan diskusi dan massa di lapangan;



Wartawan tetap dikendalikan oleh koordinator/staf sesuai pedoman yang berlaku;



Bersama polisi mengantar kembali perwakilan demonstran bergabung dengan massanya.





























6.4.3 Tahap akhir 1) Tetap dalam keadaan siaga; 2) Tunggu sampai massa membubarkan diri; 3) Setelah

aman

(koordinasikan

dengan

aparat

kepolisian)

pengamanan dapat ditarik, siap konsolidasi.

6.5 Prosedur Penanganan Kasus Kas us Pencurian 6.5.1 Siang hari (jam dinas)

1) Setiap personil yang mengetahui terjadi upaya pencurian segera melapor kepada petugas pengamanan terdekat; 2) Setelah menerima laporan petugas pengamanan lainnya segera bertindak dan sejauh mungkin dapat mengatasi secepat mungkin; 3) Amankan tempat kejadian, bertindak profesional, tidak over acting, sehingga tidak menimbulkan kegaduhan/keributan; 4) Lapor ke kepala pengamanan dan koordinasikan dengan piket; 5) Koordinasikan dan serahkan kepada petugas kepolisian. 6.5.2 Malam hari (di luar jam dinas)

1) Satu orang petugas menelepon petugas kepolisian yang yang terdekat; 2) Piket beserta anggota menuju tempat kejadian; 3) Amankan tempat kejadian, bertindak profesional, tidak over acting; 4) Tutup pintu-pintu masuk; 5) Posko maupun pos tidak boleh kosong; 6) Piket melapor kepada Anggota/koordinator/staf. Anggota/koordinator/ staf. 6.5.3 Bila tertangkap tangan

1) Amankan pelaku, hindari main hakim sendiri; 2) Amankan barang bukti; 3) Inventarisir saksi mata; 4) Usahakan tidak merubah posisi barang sebelum petugas polisi datang;





























6.6 Prosedur Penanggulangan Teror 6.6.1 Pencegahan Teror 1) Terapkan seluruh pedoman yang berlaku; 2) Kegiatan pengamanan fisik, terhadap personil yang diduga kuat membawa barang-barang tertentu untuk tindakan teror; 3) Segera menghubungi pengamanan, manakala diketahui adanya benda

tertentu

yang

mencurigakan

dapat

membahayakan

keamanan dan keselamatan serta menimbulkan rasa takut yang sangat baik perorangan maupun kelompok/masyarakat; 4) Melaksanakan patroli pengecekan terhadap obyek-obyek yang sangat mungkin dijadikan sasaran teror.

6.6.2 Penanggulangan kasus teror 1) Kasus teror fisik a. Amankan tempat kejadian; b. Amankan tersangka (bila tertangkap tangan) berikut identitasnya; c. Amankan barang bukti; d. Catat dengan dengan lengkap identitas saksi-saksi; saksi-s aksi; e. Segera laporkan kepada pihak kepolisian untuk segera datang ke tempat kejadian; f. Apabila ditemukan benda-benda yang mencurigakan maka dengan dasar

laporan

mengumumkan

kepala ke

seluruh

pengamanan, anggota

pimpinan

dan

meninggalkan gedung dan tidak panik.

2) Kasus teror non fisik a. Terima laporan lengkap pelapor, dengan dicatat : 

Siapa pelapor (sesuai identitas resmi);



Apa yang telah terjadi (isi ancaman);



Dimana telah terjadi;

karyawan

instansi untuk































Bilamana/kapan kasus tersebut terjadi;



Dan siapa saksi-saksi;

b. Segera laporkan kepada pihak kepolisian; c. Laporkan dan koordinasikan koordinasik an kepada instansi terkait; d. Bila dipandang sangat rawan, dilaksanakan pengamanan fisik kepada pelapor, oleh pengamanan atau langsung pihak kepolisian.

6.7 Perlengkapan Guna mendukung perlengkapan tugas-tugas piket maupun tugas jaga diberikan perlengkapan yang memadai, baik perlengkapan perorangan, perlengkapan satuan maupun berbagai perlengkapan inventaris lainnya sehingga pedoman ini dapat diterapkan sebagaimana mestinya antara lain : 6.7.1 Perlengkapan seragam dan atribut antara lain : 1)

Baju/pakaian seragam dan kaos dalam;

2)

Sepatu dan kaos kaki;

3)

Topi dan atribut lainnya;

4)

S a b u k;

5)

P e l u i t;

6)

Buku saku anggota.

6.7.2 Perlengkapan satuan 1) HT (Handy Talky); 2) Jas hujan; 3) Tongkat; 4) Senter 3 battery; 5) Pisau belati; 6) B o r g o l; 7) Senter lalu lintas.





























6.7.3 Petugas Piket 1)

Melaksanakan tugas piket selama 1 x 24 jam sejak sejak pukul 10.00 WIB/WITA/WIT sampai dengan pukul 10.00 WIB/WITA/WIT hari berikutnya;

2)

Di dalam jam dinas (pukul 08.00 WIB/WITA/WIT WIB/WITA/W IT s.d. 17.00 WIB/WITA/WIT)

membantu

sepenuhnya

dalam

memelihara

keamanan ketertiban di seluruh kompleks perkantoran Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi; 3)

Melaksanakan dan mengatur patroli, mengadakan pengecekan lapangan terhadap pos-pos jaga;

4)

Memantau seluruh kegiatan di kompleks perkantoran Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi dan kantor Anggota DPD RI (kegiatan sidang, kegiatan para demonstran, para delegasi/perwakilanperwakilan yang datang ke kantor Anggota DPD RI, petugas kebersihan dan sebagainya);

5)

Bertanggung jawab kebersihan sekitar posko keamanan, barangbarang inventaris, dan buku yang berada di posko;

6)

Membuat laporan kejadian;

7)

Memahami seluruh piranti lunak yang ada di posko;

8)

Melaksanakan serah terima piket;

9)

Dalam melaksanakan tugasnya agar tetap selalu bekerja sama dan berkoordinasi dengan para sektor, dan aparat pengamanan lainnya yang berada di kompleks perkantoran Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi.































6.8 Instruksi Koordinasi 1) Setiap kejadian/peristiwa tersebut di atas dilaporkan kepada Kepala Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi atau Koordinator dengan tembusan pejabat lain yang sesuai dengan kepentingan dan dibuat laporan kejadian yang lengkap dengan memenuhi unsur : 

Siapa;



Apa;



Bilamana;



Dimana;



Mengapa.

2) Dalam setiap menyuampaikan laporan kejadian, utamakan kecepatan dari pada kelengkapan, laporan lengkap menyusul; 3) Harus dikoordinasikan kepada petugas pengamanan lainnya; 4) Diserah terimakan kepada piket dan atau petugas jaga baru dalam pelaksanaan serah terima piket maupun jaga dengan sempurna (detail); 5) Prinsip pengmanan harus dipegang oleh setiap petugas adalah : 

Tidak boleh ada gap/kekosongan petugas;



Piket dan atau petugas jaga lama ditarik setelah piket dan petugas jaga baru siap di tempat (pos); (pos);



Siap naik jaga kumpul di pos pengmanan, dan siap turun jaga kumpul di pos pengamanan;

6) Kebersihan





























6.9 Penegakan Disiplin 1)

Disiplin merupakan kebutuhan baik perorangan maupun satuan yang harus dibentuk, dipelihara dan diterapkan dalam kehidupan seharihari;

2)

Pembentukan disiplin dapat dibentuk melalui kegiatan nyata di lapangan yang pada akhirnya dapat melahirkan kebanggaan;

3)

Ketentuan penggunaan seragam dan atribut akan diatur kemudian pakaian seragam petugas pengamanan.





























BAB VII PENUTUP

Buku pedoman ini untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya dan berbagai kondisi lapangan untuk dapat diselaraskan. Dalam hal terdapat berbagai kesulitan dan kebutuhan untuk pengembangan untuk dikonsultasikan kepada Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal DPD RI.

---------------- ooo-----------------

Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

Recommend Documents