36
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto (1999 : 129), analisis sistem dapat didefenisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud mengidentifikasikan dan mengevaluasikan permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Dalam menganalisis sistem, kita perlu mengetahui permasalahan apa saja yang ada di sistem yang telah ada, sehingga kita dapat bercermin dari sistem yang ada dan memperbaikinya pada sistem yang akan dibuat. Dalam laporan Kerja Praktek ini, studi kasusnya adalah Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi. Berikut adalah uraian dari analisis sistem yang terdiri dari empat bagian, yaitu sebagai berikut.
Analisis Permasalahan
Sistem manajemen pengarsipan surat yang dijalan di Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (LPTIK) UNIB cukup baik akan tetapi sistem masih dijalankan secara manual. Berdasarkan hasil survei dan wawancara yang telah dilakukan, masih terdapat kelemahan yang timbul akibat dari sistem yang masih dilakukan secara manual tersebut. Berikut adalah beberapa kelemahan sistem yang ada di LPTIK UNIB tersebut :
Surat masuk masupun surat keluar sulit ditemukan, karena penyimpanan data surat masih berupa lembaran kertas-kertas.
Pencarian data surat-surat sulit ditemukan dikarenakan terlalu banyaknya data yang tersimpan.
Tidak adanya salinan dari data-data tersebut, sehingga jika data hilang, maka tidak akan ada kembali data tersebut.
Berdasarkan adanya masalah-masalah tersebut, sistem informasi yang akan dibuat akan menyelesaikan dan mengurangi kelemahan yang ada pada sistem sebelumnya, sehingga akan mempermudah proses manajemen surat menjadi lebih efektif dan efisien.
Analisis Kebutuhan
Sistem yang akan dibuat memerlukan kebutuhan data masukan, kebutuhan data keluaran, dan kebutuhan interface. Tujuan analisis kebutuhan adalah sebagai batasan dari sistem yang akan dibuat, menentukan kemampuan dan fungsi sistem sesuai dengan kebutuhan user, dan fasilitas-fasilitas yang merupakan nilai tambah yang ada pada sistem yang dibangun.
Kebutuhan ini akan mebantu sistem untuk memperbaiki sistem yang telah ada sebelumnya. Adapun analisis kebutuhan Sistem Informasi Arsip Surat Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu adalah sebagai berikut :
Kebutuhan data masukkan
Data masukan yang dibutuhkan dalam sistem ini antara lain : Data Surat Masuk dan Data Surat Keluar.
Adapun tujuan perancangan masukan (input) adalah :
Membuat penyelesaian input yang mudah dan efisien
Menjamin input akan memenuhi tujuan yang diharapkan.
Menjamin penyelesaian yang tepat.
Membuat input yang tidak rumit.
Membuat tampilan layar dan formulir yang konsisten.
Kebutuhan data keluaran
Adapun data keluaran yang dibutuhkan adalah hasil laporan surat masuk dan surat keluar yang dapat di cetak dengan menggunakan rentang waktu tertentu.
Kebutuhan interface
Berdasarkan hasil survei dan wawancara dengan pengguna sistem di Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu, maka kebutuhan interface pada sistem adalah kemudahan dan kenyamanan pengguna saat mengakses sitem dan disesuaikan dengan analisis permasalah yanng ada. Selain itu, informasi-informasi yang terkumpul akan dianalisis sehingga mencapai desain sistem informasi yang lebih baik.
Perangkat Lunak
Dalam pembuatan Sistem Informasi Arsip Surat Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu ini, memerlukan beberapa perangkat lunak yang membantu menyelesaikan sistem informasi ini, yaitu:
Netbeans IDE 7.3.1
MySQL
XAMPP 1.7.5
JDK 1.8.0
Sistem Operasi Windows 7 Ultimate
iReport 3.7.2
Microsoft Office 2010
Perangkat Keras
Untuk mencapai sebuah sistem informasi yang baik, diperlukan peralatan perangkat keras untuk pengguna. Perangkat-perangkat keras ini akan menghubungkan pengguna yang dalam hal ini adalah staf Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu dengan sistem yang ada. Perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk membangun dan menjalankan aplikasi ini adalah sebagai berikut :
Monitor
Processor Intel Pentium
RAM 512 MB
Harddisk 40 GB
Keyboard
Mouse
Printer
Perancangan Sistem
Analisis Sistem ini adalah tahap konseptualisasi, yaitu suatu tahap yang mengharuskan analisis dalam perancangan sistem (perangkat lunak) untuk berusaha tahu pasti mengenai hal-hal yang menjadi kebutuhan dan harapan pengguna sehingga nanti aplikasi yang dibuat memang dibutuhkan oleh user serta memuaskan kebutuhan dan harapannya.
Adapun konseptualisasi dalam analisis sitem ini mengunakan konsep UML (Unified Modeling Language) yaitu salah satu tool atau model untuk merancang pengembangan software yang berbasis object oriented. Beberapa literatur menyebutkan bahwa UML menyediakan sembilan jenis diagram, yang lain menyebutkan delapan karena ada beberapa diagram yang digabung, misalnya diagram komunikasi, diagram urutan dan diagram perwaktuan digabung menjadi diagram interaksi. Adapun diagram tersebut antara lain adalah
use case diagram,
class diagram,
state chart diagram,
activity diagram,
sequence diagram,
collaboration diagram,
component diagram, dan
deploment diagram.
Menurut Pender (2002 : 27) untuk sistem yang kecil dan atau lebih spesifik, tidak diharuskan membuat semua diagram. Namun semua diagram harus dibuat jika kita bekerja pada sistem yang besar yang memiliki kode yang cukup kompleks dan mengharuskan kita berpindah-pindah dari subprojek yang satu ke subprojek yang lain.
Dikarenakan Sistem Informasi Arsip Surat Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu ini merupakan salah satu sistem informasi yang tidak besar, karena hanya mencakup tentang manajemen surat saja, maka dalam perancangan sistemnya hanya digunakan empat diagram penunjang pembangunan sistem informasi ini. Berikut adalah keempat diagram tersebut :
Use Case
Komponen pembentuk diagram use case adalah :
Aktor (actor), menggambarkan pihak yang berperan dalam sistem
Use case, aktivitas / sarana yang disiapkan oleh sistem
Hubungan (link), actor mana saja yang terlibat dalam usecase ini
Berikut use case dari Sistem Informasi Arsip Surat Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu
Gambar 4.1. Use Case Diagram Sistem Informasi Arsip Surat
Class Diagram
Class diagram adalah jenis diagram struktur statis yang menjelaskan struktur dari sebuah sistem dengan menunjukkan kelas-kelas, interface, atribut-atribut, dan hubungan antar kelas (inheritance, aggregation, dll) dari struktur sistem tersebut. Class diagram untuk pembuatan Sistem Informasi Arsip Surat Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu adalah sebagai berikut :
Gambar 4.2. Class Diagram Sistem Informasi Arsip Surat
Sequence Diagram
Diagram ini berguna untuk menggambarkan interaksi antar objek dengan penekanan pada urutan proses atau kejadian. Sequence diagram biasa digunakan untuk menggambarkan skenario atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan sebagai respons dari sebuah event untuk menghasilkan output tertentu :
Gambar 4.3. Sequence Diagram Sistem Informasi Arsip Surat
Activity Diagram
Activity diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram pada Sistem Informasi Arsip Surat Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu adalah :
Gambar 4.4. Activity Diagram Sistem Informasi Arsip Surat
Entity Relationship Diagram (ERD)
AdminKelola surat keluara Surat KeluarSurat MasukSurat KeluarKelola surat masukmemilikiKode_SuratId_admin*usernamenamepasswordId_masuk*Tgl_masukTgl_suratNo_suratId_kode**Id_kode*keterangan*Id_keluar*Tgl_keluarTgl_suratNo_suratId_kode**11MMAdminKelola surat keluara Surat KeluarSurat MasukSurat KeluarKelola surat masukmemilikiKode_SuratId_admin*usernamenamepasswordId_masuk*Tgl_masukTgl_suratNo_suratId_kode**Id_kode*keterangan*Id_keluar*Tgl_keluarTgl_suratNo_suratId_kode**11MM
Admin
Kelola surat keluar
a Surat Keluar
Surat Masuk
Surat Keluar
Kelola surat masuk
memiliki
Kode_Surat
Id_admin*
usernamename
password
Id_masuk*
Tgl_masuk
Tgl_surat
No_surat
Id_kode**
Id_kode*
keterangan*
Id_keluar*
Tgl_keluar
Tgl_surat
No_surat
Id_kode**
1
1
M
M
Admin
Kelola surat keluar
a Surat Keluar
Surat Masuk
Surat Keluar
Kelola surat masuk
memiliki
Kode_Surat
Id_admin*
usernamename
password
Id_masuk*
Tgl_masuk
Tgl_surat
No_surat
Id_kode**
Id_kode*
keterangan*
Id_keluar*
Tgl_keluar
Tgl_surat
No_surat
Id_kode**
1
1
M
M
MM
M
M
Id_keluar*Id_keluar*Id_masuk*Id_masuk*
Id_keluar*
Id_keluar*
Id_masuk*
Id_masuk*
Gambar 4.5. Entity Relationship Diagram
Struktur Basis Data
Basis data merupakan salah satu komponen yang penting pada sistem informasi, karena berfungsi sebagai penyedia informasi bagi para pemakainya. Struktur basis data dari Sistem Informasi Arsip Surat Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu adalah sebagai berikut :
Tabel Admin
Nama Tabel : tb_admin
Fungsi : Berisi data Admin aplikasi
No.
Nama field
Tipe
Lebar
Keterangan
1
Id_admin
char
5
Primary Key
2
Username
char
10
3
Password
char
10
Tabel Kode_Surat
Nama Tabel : kd_surat
Fungsi : Berisi data kode surat dan keterangannya
No.
Nama field
Tipe
Lebar
Keterangan
1
Kode
char
2
Primary Key
2
Keterangan
varchar
50
Tabel Surat_Masuk
Nama Tabel : smasuk
Fungsi : Berisi data seluruh surat yang masuk
No.
Nama field
Tipe
Lebar
Keterangan
1
kd_sm
char
5
Id surat masuk
2
tgl_masuk
Date
3
tgl_sm
Date
4
no_surat
varchar
50
5
perihal
varchar
100
6
Kode
char
2
Foreign Key
7
Tanda _tangan
varchar
50
8
Lampiran
IMG
Tabel Surat_Keluar
Nama Tabel : tb_keluar
Fungsi : Berisi data seluruh surat yang keluar
No.
Nama field
Tipe
Lebar
Keterangan
1
Kd_sk
char
5
Primary Key
2
tgl_keluar
Date
3
tgl_sk
Date
4
no_sk
varchar
50
5
Perihal_sk
varchar
100
6
Kode
char
2
Foreign Key
7
Ttd_sk
varchar
50
8
Lam_sk
IMG
Perancangan Desain Interface Sistem
Sebelum membuat aplikasi sistem secara nyata, sebaiknya kita membuat desain interfaces atau desain tampilan yang nantinya akan digunakan sebagai tampilan dari sistem yang akan dibuat. Berikut adalah desain tampilan untuk Sistem Informasi Arsip Surat Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu
SIASAT{Sistem Informasi Arsip Surat}Username PasswordMASUKSIASAT{Sistem Informasi Arsip Surat}Username PasswordMASUK
SIASAT
{Sistem Informasi Arsip Surat}
Username
Password
MASUK
SIASAT
{Sistem Informasi Arsip Surat}
Username
Password
MASUK
Gambar 4.6 Halaman Login Admin
SELAMAT DATANG"USERNAME"Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan KomunikasiSIASAT{Sistem Informasi Arsip Surat}X12345SELAMAT DATANG"USERNAME"Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan KomunikasiSIASAT{Sistem Informasi Arsip Surat}X12345
SELAMAT DATANG
"USERNAME"
Lembaga Pengembangan Teknologi
Informasi dan Komunikasi
SIASAT
{Sistem Informasi Arsip Surat}
X
1
2
3
4
5
SELAMAT DATANG
"USERNAME"
Lembaga Pengembangan Teknologi
Informasi dan Komunikasi
SIASAT
{Sistem Informasi Arsip Surat}
X
1
2
3
4
5
Gambar 4.7 Halaman Utama Program SIASAT
Keterangan :
Menu Data Surat Masuk
Menu Data Surat Keluar
Menu Laporan Surat Masuk
Menu Laporan Surat Keluar
Menu Tentang Aplikasi
PencarianId_masuk Kode_SuratTgl_masuk TujuanTgl_Surat Yang No_Surat MenandatanganiPerihal Lampiran Id_masukTgl_MasukTgl_SuratNo_suratPerihalKode_SuratTujuanTanda_tanganLampiranX12345kategoriTambahEditHapuscariuploadSimpanRefreshKeluarPencarianId_masuk Kode_SuratTgl_masuk TujuanTgl_Surat Yang No_Surat MenandatanganiPerihal Lampiran Id_masukTgl_MasukTgl_SuratNo_suratPerihalKode_SuratTujuanTanda_tanganLampiranX12345kategoriTambahEditHapuscariuploadSimpanRefreshKeluar
Pencarian
Id_masuk Kode_Surat
Tgl_masuk Tujuan
Tgl_Surat Yang
No_Surat Menandatangani
Perihal Lampiran
Id_masuk
Tgl_Masuk
Tgl_Surat
No_surat
Perihal
Kode_Surat
Tujuan
Tanda_tangan
Lampiran
X
1
2
3
4
5
kategori
Tambah
Edit
Hapus
cari
upload
Simpan
Refresh
Keluar
Pencarian
Id_masuk Kode_Surat
Tgl_masuk Tujuan
Tgl_Surat Yang
No_Surat Menandatangani
Perihal Lampiran
Id_masuk
Tgl_Masuk
Tgl_Surat
No_surat
Perihal
Kode_Surat
Tujuan
Tanda_tangan
Lampiran
X
1
2
3
4
5
kategori
Tambah
Edit
Hapus
cari
upload
Simpan
Refresh
Keluar
Gambar 4.8 Halaman Manajemen Surat Masuk
PencarianId_keluar Kode_SuratTgl_Keluar TujuanTgl_Surat Yang No_Surat MenandatanganiPerihal Lampiran Id_keluarTgl_KeluarTgl_SuratNo_SuratPerihalKode_SuratTujuanTanda_tanganLampiranX12345kategoriTambahEditHapuscariuploadSimpanRefreshKeluarPencarianId_keluar Kode_SuratTgl_Keluar TujuanTgl_Surat Yang No_Surat MenandatanganiPerihal Lampiran Id_keluarTgl_KeluarTgl_SuratNo_SuratPerihalKode_SuratTujuanTanda_tanganLampiranX12345kategoriTambahEditHapuscariuploadSimpanRefreshKeluar
Pencarian
Id_keluar Kode_Surat
Tgl_Keluar Tujuan
Tgl_Surat Yang
No_Surat Menandatangani
Perihal Lampiran
Id_keluar
Tgl_Keluar
Tgl_Surat
No_Surat
Perihal
Kode_Surat
Tujuan
Tanda_tangan
Lampiran
X
1
2
3
4
5
kategori
Tambah
Edit
Hapus
cari
upload
Simpan
Refresh
Keluar
Pencarian
Id_keluar Kode_Surat
Tgl_Keluar Tujuan
Tgl_Surat Yang
No_Surat Menandatangani
Perihal Lampiran
Id_keluar
Tgl_Keluar
Tgl_Surat
No_Surat
Perihal
Kode_Surat
Tujuan
Tanda_tangan
Lampiran
X
1
2
3
4
5
kategori
Tambah
Edit
Hapus
cari
upload
Simpan
Refresh
Keluar
Gambar 4.9 Halaman Manajemen Surat Keluar
Cetak LaporanCetak LaporanCariCariId_SuratTgl_masukTgl_SuratNo_SuratPerihalKode_SuratTujuanYang MenandatangaiLAPORAN SURAT MASUKCetak Surat Berdasarkan :Tanggal s/d Bulan s/dId_SuratTgl_masukTgl_SuratNo_SuratPerihalKode_SuratTujuanYang MenandatangaiLAPORAN SURAT MASUKCetak Surat Berdasarkan :Tanggal s/d Bulan s/dXX11
Cetak Laporan
Cetak Laporan
Cari
Cari
Id_Surat
Tgl_masuk
Tgl_Surat
No_Surat
Perihal
Kode_Surat
Tujuan
Yang Menandatangai
LAPORAN SURAT MASUK
Cetak Surat Berdasarkan :
Tanggal s/d
Bulan s/d
Id_Surat
Tgl_masuk
Tgl_Surat
No_Surat
Perihal
Kode_Surat
Tujuan
Yang Menandatangai
LAPORAN SURAT MASUK
Cetak Surat Berdasarkan :
Tanggal s/d
Bulan s/d
X
X
1
1
33224455
3
3
2
2
4
4
5
5
Gambar 4.10 Halaman Cetak Laporan Surat Masuk
Cetak LaporanCetak LaporanCariCariId_SuratTgl_KeluarTgl_SuratNo_SuratPerihalKode_SuratTujuanYang MenandatanganiLAPORAN SURAT KeluarCetak Surat Berdasarkan :Tanggal s/d Bulan s/dId_SuratTgl_KeluarTgl_SuratNo_SuratPerihalKode_SuratTujuanYang MenandatanganiLAPORAN SURAT KeluarCetak Surat Berdasarkan :Tanggal s/d Bulan s/dXX11
Cetak Laporan
Cetak Laporan
Cari
Cari
Id_Surat
Tgl_Keluar
Tgl_Surat
No_Surat
Perihal
Kode_Surat
Tujuan
Yang Menandatangani
LAPORAN SURAT Keluar
Cetak Surat Berdasarkan :
Tanggal s/d
Bulan s/d
Id_Surat
Tgl_Keluar
Tgl_Surat
No_Surat
Perihal
Kode_Surat
Tujuan
Yang Menandatangani
LAPORAN SURAT Keluar
Cetak Surat Berdasarkan :
Tanggal s/d
Bulan s/d
X
X
1
1
44332255
4
4
3
3
2
2
5
5
Gambar 4.11 Halaman Cetak Laporan Surta Keluar
SISTEM INFORMASI ARSIP SURATKERJA PRAKTEKPANDU ADHI WICAKSONOG1A011002DOSEN PEMBIMBINGFUNNY FARADY COASTERA,S.KOM,M.TSISTEM INFORMASI ARSIP SURATKERJA PRAKTEKPANDU ADHI WICAKSONOG1A011002DOSEN PEMBIMBINGFUNNY FARADY COASTERA,S.KOM,M.TXX11
SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT
KERJA PRAKTEK
PANDU ADHI WICAKSONO
G1A011002
DOSEN PEMBIMBING
FUNNY FARADY COASTERA,S.KOM,M.T
SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT
KERJA PRAKTEK
PANDU ADHI WICAKSONO
G1A011002
DOSEN PEMBIMBING
FUNNY FARADY COASTERA,S.KOM,M.T
X
X
1
1
22334455.
2
2
3
3
4
4
5
5
Gambar 4.12 Halaman tentang Aplikasi
