Bab 8 Cross Functional Mindset 1. Mengapa dibutuhkan Cross Functional Team ? Ada dua faktor yang menyebabkan dibutuhkannya cross functional team : A. Perlunya Reorientasi Organisasi kepada Sistem Manajemen memerlukan pendekatan baru dalam pengorganisasian sumber daya manusia agar mampu memfokuskan perhatian seluruh personel organisasi dalam menghasilkan value bagi customers. Melalui Cross-functional approach, organisasi diorientasikan ke sistem yang digunakan untuk menghasilkan value bagi customer. Orientasi seperti ini menyebabkan perusahaan radikal dalam cara manajemen mengorganisasi sumber daya manusia. Sumber daya manusia diorganisasi ke dalam cross-functional team. Tim ini bekerja melalui sistem untuk pemuasan kebutuhan customer. B. Anggapan bahwa Organisasi adalah Suatu Sistem Organisasi dapat dipandang dari dua sudut pandang: (1) sebagai kumpulan berbagai fungsi yang terpisah, atau (2) sebagai suatu sistem. Pandangan sistem menggambarkan organisasi sebagai suatu sistem terbuka yang berinteraksi dengan lingkungannya melalui arus kerja yang terdiri dari masukan, konversi, dan keluaran. Kata “terbuka” berarti sebagai suatu sistem, organisasi memiliki beragam interaksi dengan lingkungannya melalui transaksi pertukaran dengan para pemasok, mitra bisnis, investor, badan pengatur, dan customers. C. Apa yang dimaksud dengan Sistem ? a. Sistem versus proses. Sistem terdiri dari kebijakan, motivator, teknologi, proses, dan operasi. Dari definisi tersebut kebijakan, motivator, teknologi, proses, dan operasi merupakan lima komponen sistem. Kebijakan dan motivator adalah cara yang di gunakan leader sdalam mengomunikasikan visi, dan dalam mendorong personel untuk berperilaku sebagimana yang di harapkan oleh organisasi. Manajer cenderung mengaburkan perbedaan antara sistem dengan proses dan seringkali menggunakan kedua istilah tersebut, seolah dapat saling menggantikan. Sistem sebenarnya berbeda dengan proses. Sistem lebih luas dibandingkan proses. Suatu sistem terdiri dari beragam proses, seperti yang terdapat dalam pemasaran, produksi, teknik, dan keuangan. Proses saling tergantung dan memengaruhi satu dengan lainnya, dan dapat memiliki hubungan yang kompleks. Sistem yang kompleks tidak mudah untuk di kenali. b. Proses versus operasi. Operasi adalah pekerjaan yang dilaksanakan oleh manusia dan mesin atas bahan atau informasi. Proses adalah arus produk,
bahan, atau informasi dari seorang karyawan atau tempat kerja satu ke karyawan atau tempat kerja lain. Untuk melakukan improvement terhadap proses, manajemen tidak boleh hanya meningkatkan operasi pengolahan, atau operasi inspeksi, atau operasi transport. Oleh karena masing-masing operasi dalam proses terkait satu dengan lainnya, perbaikan di satu proses akan berpengaruh terhadap kinerja operasi yang lain dalam proses tersebut. 2. TIM A. Definisi Tim adalah kumpulan orang yang, berdasarkan keahlian masing-masing yang bersifat saling melengkapi, bekerja sama untuk mewujudkan tujuan tertentu bersama. B. Tujuan Ada tim yang dibentuk untuk pengembangan produk, pengembangan sistem, improvement terhadap kualitas, penyelesaian masalah, atau perekayasaan kembali sistem yang digunakan untuk melayani customer. C. Masa Kerja Tim Masa kerja tim dapat dibagi menjadi dua : o Permanen Tim yang memiliki masa kerja permanen adalah tim yang dibangun sebagai bagian permanen struktur organisasi perusahaan. Contoh tim dengan masa kerja permanen adalah departemen fungsional, seperti fungsi produksi, pemasaran, akuntansi, keuangan, dan modal manusia. o Sementara Tim sementara adalah tim yang dibentuk untuk mewujudkan tujuan-tujuan jangka pendek dan akan segera dibubarkan begitu tujuan tim telah tercapai. Contoh task force, tim pemecah masalah, tim proyek, dan berbagai
tim
yang
umumnya
di
bentuk
untuk
menyiapkan,
mengembangkan, menganalisis atau melakukan studi isu bisnis tertentu D. Keanggotaan Tim Keanggotaan tim dapat bersifat fungsional atau lintas fungsional. Tim fungsional beranggotakan orang-orang dengan keahlian sama, baik yang diperoleh dari pendidikan maupun dari pengalaman. Tim lintas fungsional beranggotakan orangorang dari berbagai fungsi dengan berbagai keahlian. 3. Tim Lintas Fungsional (Cross Functional Team) A. Deskripsi Umum Tentang Tim Lintas Fungsional a. Definisi Tim lintas fungsional adalah sekelompok personel yang berasal dari berbagai fungsi atau disiplin dalam organisasi, berusaha bersama-sama mewujudkan tujuan tim. Tim fungsional dapat di bentuk secara permanen atau di bentuk
untuk menyelesaikan masalah jangka pendek organisasi, jika tim lintas fungsional dibentuk secara permanen dalam organisasi, tim tersebut dapat digambarkan dalam bagan organisasi. Jika tim lintas fungsional bersifat ad hoc (sementara), tim tidak akan tampak dalam bagan organisasi. b. Keanggotaan tim lintas fungsional. Tim lintas fungsional beranggotakan berbagai personel yang memiliki keahlian tertentu di bidangnya. Dengan demikian tim lintas fungsional seringkali disebut dengan tim multi disiplin. Dalam bidang pendidikan dikenal dengan nama tim interdisiplin. Anggota tim ini di rekrut oleh case manager berdasarkan kebutuhan untuk mewujudkan tujuan sistem. c. Pemimpin tim lintas fungsional Tim lintas fungsional dipimpin oleh seorang manajer yang disebut dengan case manager. Case manager memegang kepemilikan sistem dan bertanggung jawab untuk : o Mencapai tujuan sistem, pemuasan kebutuhan customer o Melakukan improvement berkelanjutan terhadap sistem tersebut Dalam organisasi lintas fungsional, manajer fungsional bertindak sebagai coach bagi anggota tim lintas fungsional yang berasal dari fungsinya. B. Pendekatan Lintas Fungsional (Cross-functional approach) dalam Membangun Struktur Organisasi. Pendekatan lintas fungsional menggunakan prinsip-prinsip berikut ini dalam pembangunan struktur organisasi: a. Organisasi diorientasikan ke sistem yang digunakan untuk melayani kebutuhan customer. b. Modal manusia di organisasikan menurut tim lintas fungsional, dan setiap tim diberi tanggung jawab untuk mewujudkan tujuan sistem dan, melakukan improvement secara berkelanjutan terhadap sistem tersebut.
4. Cross Functional Mindset A. Paradigma Lintas Fungsional Paradigma lintas fungsional memandang organisasi sebagai : a. Suatu rangkaian sistem yang digunakan untuk melayani kebutuhan customer Prinsip division of labor, sesuai dengan yang di ajarkan Adam Smith. Organisasi di desain sebagai suatu rangkaian fungsi (a set of functions), yang setiap fungsi terdiri atas kumpulan spesialis yang ahli dalam bidang tertentu, seperti pemasaran, engineering, produksi, dan logistik.
b. Suatu kumpulan shared competencies and resources yang disediakan untuk dimobilisasikan guna memenuhi kebutuhan customer. Dalam manajemen tradisional, organisasi di pandang sebagai suatu rangkaian kotak-kotak fungsional yang di desain untuk mewujudkan tujuan organisasi. Setiap kotak fungsional dalam struktur organisasi berisi kumpulan personel yang memiliki kompetensi sama, misalnya kompetensi di bidang pemasaran B. Keyakinan Dasar untuk Mewujudkan Paradigma Lintas Fungsional. Terdapat empat keyakinan dasar yang perlu ditanamkan dalam diri setiap personel tentang cross functional approach : a. Produk berkualitas hanya dapat dihasilkan secara konsisten melalui kerja sama lintas fungsional Untuk menghadapi lingkungan yang di dalamnya customer memegang kendali bisnis, cross functional approach mengintegrasikan kembali fungsi - fungsi yang di bentuk dalam organisasi untuk memfokuskan usaha seluruh fungsi dalam
memuaskan
kebutuhan
customer.
Cross
functional
approach
memaksimumkan kerja sama lintas fungsi untuk menghasilkan produk berkualitas secara konsisten dalam jangka panjang b. Kerjasama lintas fungsional menghasilkan sinergi Setiap tahap dalam pemakaian menyeluruh produk (find, acquire, transport, store, use, dispose of stop) harus menghasilkan value bagi customer. Hanya
melalui kerja sama lintas fungsi, setiap tahap dalam pemakaian menyeluruh produk tersebut dapat dijamin c. Cross functional approach membentuk learning organization Untuk menghadapi lingkungan yang senantiasa berubah, kemampuan organisasi untuk beradaptasi dengan perubahan yang terjadi, atau yang secara potensial akan terjadi, menjadi faktor penentu kelangsungan hidup organisasi. d. Kerjasama lintas fungsional memfokuskan sumber daya organisasi ke kepuasan customer. Pendekatan fungsional di masa lalu menghasilkan organisasi yang berorientasi ke dalam, yang berfokus untuk memuaskan kebutuhan fungsinya masingmasing, sehingga kepentingan customer menjadi terabaikan. Cross functional approach mengubah orientasi semua fungsi ke pemuasan kebutuhan customer. C. Nilai Dasar Untuk Mewujudkan Paradigma Lintas Fungsional Nilai dasar yang melandasi cross functional approach adalah : a. Kerjasama Cross functional approach hanya akan terwujud jika anggota organisasi menjunjung tinggi nilai kerjasama. Karena kompleksnya kebutuhan customer, usaha individual dan fungsional tidak akan mampu memenuhi kebutuhan customer. Kerjasama yang berkualitas yang di landasi kompetensi dan kesediaan untuk berbagi tanggung jawab perusahaan akan mampu memuaskan kebutuhan customer. b. Mental Berlimpah Mental Berlimpah adalah kemampuan jiwa seseoarng dalam menerima keberhasilan, kelebihan, keberuntungan, penghargaan yang diperoleh orang lain. Kerjasama lintas fungsi hanya dapat diwujudkan oleh personel yang menjunjung tinggi keadaan jiwa yang mampu menerima keunggulan orang lain. c. Kerendahan Hati Kerendahan hati menjadikan orang mampu menerima kehadiran orang lain dalam bekerja dan mampu membangun kerjasama dengan orang lain dalam mencapai tujuan bersama. 5. Perwujudan Cross Functional Mindset ke Dalam Sistem Pengendalian Manajemen A. Perwujudan Cross Functional Mindset Ke Dalam Struktur Sistem Pengendalian Manajemen Cross Functional Mindset diwujudkan dalam struktur sistem pengendalian manajemen berikut ini : a. Cross Functional Organization Cross functional organization menggunakan paradigma organisasi sebagai :
o Suatu rangkaian sistem yang digunakan untuk melayani kebutuhan customer o Suatu kumpulan shared competencies and resources yang di sediakan untuk dimobilisasikan guna memenuhi kebutuhan customer. Customer di layani melalui tiga sistem utama : sistem order getting, sistem order filling, dan sistem layanan purna jual. Manajer ketiga sistem ini mempunyai dua tanggung jawab : o Memobilisasikan shared competencies and resources yang disediakan oleh organisasi fungsional untuk mencapai tujuan sistem, yaitu menghasilkan value bagi customer o Melakukan improvement secara berkelanjutan terhadap sistem yang menjadi tanggung jawabnya. b. Sistem Penghargaan Tim Lintas Fungsional Untuk menanamkan perilaku tim kerja ke dalam diri personel, sistem penghargaan personel di dasarkan pada kriteria kinerja yang mencakup : o Berbagi informasi dengan anggota tim lain o Merundingkan perbedaan yang terjadi secara efektif o Mendorong dan mengakui kontribusi anggota lain tim o Mendorong kerja sama dan kerja tim diantara orang dalam kelompoknya dan dengan kelompok lain dalam perusahaan. B. Perwujudan Cross-Functional Mindset Ke Dalam Proses Sistem Pengendalian Manajemen Proses SPPM terdiri dari enam tahap: o Perumusan strategi o Perencanaan strategik o Penyusunan program o Penyusunan anggaran o Implementasi o Pengendalian Cross-Functional Mindset diwujudkan dalam tahap-tahap proses sistem pengendalian manajemen berikut ini: o Penyusunan anggaran berbasis aktivitas activity based budgeting
o Implementasi rencana dengan activity based management o Pengendalian pelaksanaan rencana dengan activity based cost system
