BAB 7
BIAYA
7.1 Jenis-jenis Pembelian Dairy Product pada Hotel
Pembelian Persediaan
Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang-barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan sangat tergantung pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan. Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya pada ketahanan dan keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanannya.
Daily store merupakan gudang tempat menyimpan barang persediaan berupa makanan dan minuman, dimana tingkat kegiatan atau sktifitasnya setiap hari sangat sibuk, jauh lebih sibuk dibandingkan gudang lainnya seperti gudang material (general store). Di gudang ini, transaksi keluar masuk barang (turn over-nya) sangat tinggi dan terjadi setiap hari, oleh karena itu disebut dengan daily store. Di gudang ini, disimpan bahan-bahan makanan dan minuman seperti di bawah ini;
Makanan Cepat Rusak/Layu (Perishable)
Bahan makanan yang termasuk perishable adalah: sayur-sayuran, buah-buahan, bumbu-bumbu segar (fresh herb) seperti: bawang merah, bawang putih, cabai, green pepper, red pepper, onion, white cabbage, leeks, lettuce, tomato, bayam, sayuran hijau, dan jenis sayuran lainnya yang mudah rusak.
Makanan Jenis Dairy Product
Yang termasuk bahan makanan jenis dairy product adalah: telur, susu dan atau yang dibuat dari bahan susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream dan lain sebagainya. Untuk bahan makanan jenis dairy product, umurnya juga relatif pendek yaitu berkisar 1 sampai 2 minggu (sesuai dengan informasi yang dicantumkan pada kemasan) sehingga dalam proses pembelian bahan makanan ini,diperlukan ketelitian khusus dengan melihat tanggal kadalursa (expired date) dari jenis makanan yang dibeli, pada bungkus atau kemasannya. Bahan-bahan makanan jenis ini disimpan pada suhu/temperatur khusus, sama seperti bahan makanan jenis perishable yaitu pada suhu 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius (chilled room).
Bahan Makanan Jenis Daging,Unggas, Ikan Laut (Meat, Poultry, Fish and Seafood)
Makanan Jenis Sembako (Groceries)
Groceries adalah sebutan untuk kelompok bahan makanan grosir/sembako seperti: tepung terigu, beras, kacang-kacangan,kecap, saos, bahan-bahan kue, jenis-jenis mie, minyak goreng, bumbu dalam botol atau kaleng, dan lain sebagainya.
.Bebagai Jenis Minuman (Beverage)
Cara pembelian persediaan (bahan makanan)
Pembelian bahan makanan dengan sistem kontrak
Ada dua jenis pembelian bahan makanan dengan cara kontrak, yaitu:
Kontrak untuk jangka waktu tertentu
Pembelian bahan makanan dengan cara seperti itu mempunyai tujuan, seperti dalam jangka waktu tertentu (sesuai dengan kontrak), hotel/restoran tidak perlu sulit-sulit mencari suplier/pemasok lagi, paling tidak selama 6 atau 12 bulan, tergantung lamanya kontrak. Tujuan yang lain yaitu, tenaga ataupun waktu bisa dihemat, dan juga akan memudahkan di dalam penatapan harga dan penyusunan anggaran, hal ini karena jumlah pengeluaran sudah dapat dipastikan. Pembelian dengan sistem kontrak ini akan lebih menguntungkan lagi bila diutamakan untuk jenis bahan yang mempunyai harga yang stabil untuk periode-periode tertentu.
Kontrak pembelian dalam jumlah tertentu
Mempunyai tujuan diantaranya adalah untuk menjamin kontinuitas pemasok bahan, dan mempunyai kesiapan persediaan khususnya untuk bahan-bahan yang penting dan sulit diperoleh. Terutama adalah jenis bahan-bahan yang hanya tersedia di pasar pada musim-musim tertentu (bahan musiman).
Yang perlu diingat dalam pembeian bahan dengan sistem kontrak ini adalah kontrak sebaiknya dilakukan secara tertulis, dan kalau perlu dilakukan dihadapan notaris untuk dijadikan sebagai dokumen legal. Struktur kontrak bisa dibagi menjadi dua bagian, yaitu: bagian pertama, mencantumkan tentang kondisi umum seperti jangka waktu kontrak, bagaimana pengiriman barang-barang yang dibeli? Kepada siapa invoice harus dikirimkan? Bagaimana sistem pembayarannya? Contoh bahan yang dibeli,dan sebagainya. Sedangkan bagian kedua tentang hal-hal yang khusus dan spesifik, seperti standar spesifikasi untuk setiap jenis bahan yang dibeli, atau disebut dengan standard purchased spesification.
Pembelian bahan makanan secara harian
Cara pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan yang tidak tahan lama. Untuk melaksanakan pembelian harian semacam ini, maka karyawan bagian dapur yang sukup senior harus melakukan inventori setiap harinya, biasanya dilakukan pada siang hari untuk menghitung berapa bahan-bahan yang tersisa dan berapa jumlah yang harus dibeli kembali, maka mengajukan order pembelian melalui chef untuk disetujui.
Pembelian bahan makanan secara kuota mingguan
Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya dilakukan untuk bahan-bahan yang tergolong dalam grocery, hal ini karena pengiriman sekali dalam seminggu atau sekali dalam dua minggu untuk jenis-jenis bahan makanan grocery adalah sangat sesuai.
Prosedur atau metode pembelian dengan cara mingguan, sama dengan prosedur pembelian cara harian.
Pembelian bahan makanan secara 'Cash and Carry"
Cara ini biasanya digunakan oleh hotel-hotel kecil-menengah, dimana umunya bahan/barang yang akan dibeli tidak dalam jumlah yang besar, dan untuk bahan/barang yang mudah didapat. Pembelian dengan cara ini bisa dilakukan langsung ke pasar, supermarket atau toko atau tempat-tempat yang sudah dijadikan langganan oleh restoran karena harganya lebih murah. Ada beberapa keuntungan yang bila menggunakan pembeilan cara Cash and Carry, diantaranya:
Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu pemasok saja
Harga lebih kompetitif, walaupun bahan/barang yang dibeli dalam jumlah sedikit.
Pembeli tahu secara pasti barang/bahan yang akan dibeli beserta harganya hanya melalui catalog
Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau seketika
Sedangkan kerugiannya adalah:
Harus menyediakan orang yang ditugaskan untuk membeli beserta transportasinya
Hotel/restoran harus membayar tunai.
Pembelian bahan makanan secara pembayaran pesanan
Pembelian dengan cara pembayaran pesanan ini diperlukan bila hotel /restoran memerlukan bahan makanan tersebut dalam jumlah yang banyak untuk memenuhi kebutuhan selama beberapa waktu, hal tersebut juga untuk menjamin kontinuitas bahan berkaitan dengan keberadaan jenis makanan tertentu yang dicantumkan di dalam Menu.
7.2 Bagian Alur Prosedur Pembelian pada hotel
Bagan Alur – Pembelian Pesediaan
GudangPuchasingSupplierCost ControlGeneal ManagerAcct Dept Head
Gudang
Puchasing
Supplier
Cost Control
Geneal Manager
Acct Dept Head
PRPRPR
PR
PR
PR
QAP +
QAP
QAP
QAP
POpesetujuanpersetujuanPO
PO
pesetujuan
persetujuan
PO
PO
PO
PO
PO
Keterangan:PR = purchase requisitionPO = purchase orderQAP = quotation analys priceA = arsip
Keterangan:
PR = purchase requisition
PO = purchase order
QAP = quotation analys price
A = arsip
A
A
A
A
A
A
Salinan untuk bagian receiving (kalau ada)
Salinan untuk bagian receiving (kalau ada)
Bagan Alur – Pengeluaran Kas untuk Pembelian Tunai
PurchasingCost ControlAcc Dept HeadGeneral ManagerGeneal CashierDepatemen
Purchasing
Cost Control
Acc Dept Head
General Manager
Geneal Cashier
Depatemen
persetujuanpersetujuanCekPRPR
persetujuan
persetujuan
Cek
PR
PR
PR
PR
uanguang
uang
uang
+
CDVACDV +
CDV
A
CDV
Tanda tanganGCES
Tanda tangan
GCES
Keterangan:PR = purchase requisitionCDV = cash disbursement voucherGCES = general cashier expenditures summaryA = asip
Keterangan:
PR = purchase requisition
CDV = cash disbursement voucher
GCES = general cashier expenditures summary
A = asip
A
A
Prosedur pembelian persediaan (penjelasan bagan alur pembelian)
PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan tidak tersedia di gudang, atau PR juga bisa dibuat oleh bagian gudang, jika barang yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya dibuat dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan pada:
Cost control, sebagai alat kontrol
Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO
Gudang atau departemen yang memerlukan
Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO di mana harus mendapatkan persetujuan dari Accounting Departement Head dan General Manager, dan didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5 rangkap yang didistribusikan pada:
Supplier untuk ditunjuk
Cost control, sebagai kontrol
Gudang, sebagai informasi pembelian
Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang
Purchasing, sebagai arsip
Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah barang siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.
Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan meminta persetujuan dari:
Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya
Cost control untuk persetujuan harga
Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang
ML pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:
Cost control, sebagai kontrol
Gudang, sebagai informasi
Purchasing, sebagai arsip
Account payable, sebagai dasar mencatat hutang
Supplier, sebagai pendukung penagihan
Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.
Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.
MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report.
7.3 Jurnal Khusus Pembelian pada Hotel
Proses akuntansi dimulai dari pencatatan bukti transaksi ke dalam jurnal umum, kemudian posting ke dalam rekening buku besar. Proses tersebut berjalan terus menerus sepanjang tahun buku. Kegiatan semacam itu dapat dilakukan hanya untuk transaksi keuangan yang memiliki frekuensi tidak sering terjadi dan jumlah bukti transaksinya pun tidak banyak. Apabila transaksi yang sejenis memiliki frekuensi dalam kategori sering terjadi dan jumlah transaksinya banyak, cara posting seperti dikemukakan pada pembahasan jurnal umum tidak lagi efisien dan kurang praktis. Kondisi ini biasanya terjadi pada perusahaan besar ataupun satuan usaha yang mulai berkembang pesat.
Oleh karena itu, bertolak dari jurnal umum yang biasanya digunakan untuk mencatat transaksi sejenis dalam jumlah frekuensi yang cukup sering, dapat dibuatkan jurnal yang mempunyai bentuk khusus. Jurnal tersebut sering dinamakan jurnal khusus. Transaksi-transaksi yang dapat dicatat dalam jurnal khusus misalnya transaksi penerimaan kas, transaksi pengeluaran kas, transaksi penjualan kredit, dan transaksi pembelian kredit. Setelah pencatatan dalam jurnal khusus tersebut selanjutnya diposting ke dalam rekening buku yang dilakukan secara periodik, biasanya setiap bulan sekali.
Secara umum jurnal khusus dalam akuntansi terdiri atas:
Jurnal penjualan barang dagangan, untuk mencatat transaksi penjualan barang dagangan yang dilakukan secara kredit.
Jurnal pembelian barang dagangan, untuk mencatat transaksi pembelian barang dagangan yang dilakukan secara kredit.
Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas atau uang tunai.
Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas atau uang tunai.
Jurnal umum, untuk mencatat semua transaksi yang tidak dapat dicatat ke dalam keempat jurnal di atas.
Berkaitan dengan transaksi pembelian barang untuk keperluan operasional hotel, pencatatan bisa dilakukan dengan menggunakan metode phisik atau metode perpetual, sebagian besar menggunakan metode perpetual dengan pencatatan persediaan sebagai berikut:
Inventory Food xxx
Trade creditor xxx
Daftar Pustaka
Widanapoutra, suprasto, aryanto dan sari. Akuntansi Perhotelan. 2009. Graha ilmu, Yogyakarta
1
