BAB 2 Impiana

PT. Tunas Jaya Sanur

Proyek Impiana Resort and SPA BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Pada bagian ini akan diuaraikan tentang landasan teori mengenai proyek yang diambil dari beberapa beberapa literatur yang menyangkut sistem manajemen, pihak pihak pihak yang terlibat dalam sebuah proyek pro yek pelaksanaan dan pengawasan baik intern inte rn maupun ekstern, alat atau ukuran yang digunakan di gunakan untuk mendapatkan me ndapatkan hasil yang optimal dalam sebuah sebuah proyek. proyek. 2.1 Tinjauan Manajemen Proyek

Berikut akan dijelaskan mengenai spesifikasi umum proyek kontruksi bangunan, dan berbagai berbagai teori yang berkaitan dengan dengan manajemen proyek proyek yang akan di bahas pada bab ini, yang mana hal-hal tersebut meliputi : pengertian proyek, Manajemen proyek, Pengelola proyek, lingkup proye, Tanggung jawab, dan Hubungan Hubungan Kontrak, serta teori-teori lainnya yang berhubungan berhubungan dengan pelaksanaan kerja di lapangan. Aspek-aspek tersebut merupakan acuan dasar dalam kerja praktek pelaksanaan dan pengawasan proyek pembangunan Impiana Resort and Spa Ubud, Spa Ubud, gianyar. 2.1.1 Pengertian Manajemen

Menurut buku Manajemen Dasar, definisi dari manajemen ialah suatu proses, kolektivitas orang-orang yang melakukan aktifitas manajemen dan sebagai sebuah seni dan ilmu. Sedangkan definisi dari manajemen proyek adalah penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan keterampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja. Dalam manajemen proyek, diperlukan pengelolaan yang baik dan terarah karena suatu proyek memiliki keterbatasan sehingga tujuan a khir dari suatu proyek bisa tercapai. Hal-hal yang yang perlu dikelola dalam lingkup manajemen proyek adalah biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko, dan sistem informasi. Manajemen proyek adalah penerapan dari pengetahuan, keterampilan, tools and techiques techiques pada aktivitas-aktivitas proyek supaya persyaratan dan

Kerja praktek pelaksanaan dan pengawasan

1


Proyek Impiana Resort and SPA

kebutuhan dari proyek terpenuhi. Proses-proses dari manajemen proyek dapat dikelompokan dalam lima kelompok yaitu initiating process, planing process, executing process, controlling process, dan closing process. Metode manajemen proyek memungkinkan kita untuk lebih fokus pada prioritas, mengawasi performance,

mengatasi

masalah

dan

melakukan

penyesuaian

terhadap

perubahaan. Demikian pula metode ini memberikan kepada kita lebih banyak kontrol dan menyediakan berbagai tools and techiques yang telah teruji untuk membantu seorang manager proyek dalam memimpin tim-tim dalam proyek guna mencapai sasarannya sesuai waktu dan anggaran yang telah ditentukan. Maksud dari semua yang dicantumkan diatas adalah sebagai berikut: 1. Sebagai Suatu Proses Manajemen merupakan suatu fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha -usaha individu untuk mencapai tujuan bersama. 2. Kolektivitas Orang-Orang yang Melakukan Aktivitas Manajemen Manajemen merupakan kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen. Dalam arti a rti tunggal, orang yang dimaksud merpakan seorang manager. 3. Sebagai Seni dan Ilmu Manajemen sebagai ilmu berfungsi untuk menerangkan gejala, kejadian, keadaan, dan memberikan penjelasan sedangkan manajemen sebagai seni berfungsi untuk mencapai suatu tujuan yang nyata n yata untuk mendatangkan hasil dan manfaat.

Manajemen juga dapat dipandang sebagai suatu rangkaian beberapa tanggung jawab fungsional yang berhubungan erat satu sama lain dan secara keseluruhan membentuk jaringan kerja yang teratur serta ser ta sistematis. (Dispuhusodo, ( Dispuhusodo, Manajemen Proyek dan Konstruksi, Jilid I). Dalam buku yang berjudul “Principles Of Management” karya Harold Knoontz & O’Donnel, mereka mengemukakan, “Manajemen adalah berhubungan dengan pencapaian suatu tujuan yang dila kukan melalui dam dengan orang-orang orang-orang lain”. George R. Terry pada tahun 1968 dalam


2



bukunya yang berjudul “Principle Of Management” memberikan definisi “Manajemen

adalah

pengorganisasian,

suatu

proses

penggerakan

yang

membedakan

pelaksanaan,

dan

atas

perencanaan,

pengawasan

dengan

memanfaatkan baik ilmu maupun seni agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnnya”. Pengertian manajemen menurut James A.F. Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan semua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Secara tradisional pengertian manajemen adalah meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penempatan orang, pengendalian dan pengarahan. Ada tiga garis besar yang dibahas dalam buku ini yang merupakan proses pengerjaan suatu proyek, diantaranya: 1. Perencanaan Untuk mencapai hasil yang maksimal, sebuah proyek perlu suatu perencanaan yang matang, yaitu dengan menyiapkan segala program teknis dan administrasi agar dapat diimplementasikan, agar memenuhi persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya dan keselamatan kerja. Perencanaan peroyek dilakukan dengan cara studi kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan area manajemen proyek (biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi). 2. Penjadwalan/Schedule Merupakan implementasi dari perencanaan yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya, tenaga kerja, peralatan, material), durasi dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek mengikuti perkembangan monitoring

proyek dengan

dan

updating

berbagai

selalu

permasalahannya.

dilakukan

untuk

Proses

mendapatkan

penjadwalan yang realistis agar sesuai dengan tujuan proyek, yaitu Kurva S, Barchart , Penjadwalan Linear (diagram Vektor), Network Planning dan waktu dan durasi kegiatan. Bila terjadi penyimpangan terhadap rencana


3



semula, maka dilakukan evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap berada dijalur yang diinginkan. 3. Pengendalian Proyek Pengendalian mempengaruhi hasil akhir suatu proyek. Tujuan utam anya yaitu meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek yaitu optimasi kinerja baya, waktu, mutu, dan keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian yaitu berupa pengawasan, pemeriksaan, koreksi yang dilakukan selama proses implementasi. A. Klasifikasi Manajemen

Menurut cara pemecahan terhadap persoalan yang ada, manajemen diklasifikasikan kedalam empat kelas, yaitu: 1. Manajemen Konvensional Manajemen jenis ini masih berdasarkan pada pemikiran masa lalu sehingga manajer memiliki peranan yang sangat penting. 2. Manajemen Sistematis Berdasarkan

bukan

hanya

pengalaman

pribadi,

melainkan

pengalaman orang lain yang mengahadapi masalah serupa. 3. Manajemen Berdasarkan Ilmu Pengetahuan Didasari atas penganalisaan data yang sudah dikumpulkan berkaitan degan masalah yang dihadapi, pengambilan keputusan dilakukan setelah penganalisaan.

4. Manfaat Manajemen Proyek Manfaat manajemen proyek adalah untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proye-proyek, mengurangi kemungkingkan kegagalan dan meningkatkan kemungkinan keberhasilan.

B. Tujuan dan Sasaran Manajemen Proyek

Tujuan dan sasaran manajemen proyek dibagi menjadi 3 hal, yaitu:


4



1. Dana yang dikeluarkan harus termanfaatkan se-efektif mungkin dan se-efisien mungkin 2. Setiap proyek harus dapat diselesaikan dengan tepat waktu, mutu yang sesuai dan biaya yang seminimal mungkin. 3. Tingkat kebocoran anggaran harus seminimal mungkin. Jika tidak diterapkan konsep manajemen proyek dilapangan, dapat menyebabkan proyek gagal, dan penyebab proyek gagal itu sendiri adalah kurangnya keterampilan dan pengetahuan anggota tim, kekurangan pengertian tentang sasaran bersama, kurangnya pembinaan tim metodologi, belum ada prosedur standar atau penyusunan proyek prosedur tidak tepat, tidak dipakainya proyek prosedur yang telah disusun, perencanaan pendanaan yang tidak sesuai, keterbatasaan teknologi, kekurangan penguasaan basis teknologi

sebagai

sarana

pelaksanaan

proyek,

tidak

diperhitungkannya keperluan teknologi untuk melaksanakan proyek pada

waktu

merencanakan

proyek,

ketidakmampuan

dalam

mengidentifikasikan sumber-sumber teknologi yang diperlukan untuk menunjang pelaksanaan proyek, belum tersedianya teknologi untuk melaksanakan proyek, pengutamaan kepentingan pribadi dan pemanfaatan proyek untuk pemenuhan hasrat pribadi. Jika proyek gagal, harus diketahui penyebabnya agar dalam pengerjaan proyek berikutnya tidak mengalami kendala yang sama. Ada beberapa faktor yang dapat menentukan keberhasilan proyek, yaitu: 1. Sasaran harus jelas, metodologi yang tepat dan pelaksana yang profesional, anggaran yang pasti dan realistis sesuai dana yang tersedia. 2. Target waktu yang pasti dan realistis. 3. Tim yang terkoordinir dan termotivasi dengan baik. 4. Komunikasi yang simple tetapi efektif. 5. Pengambilan keputusan yang jelas dan mengarah kedepan.


5



6. Perencanaan yang fleksibel sehingga dapat mengakomodasi sesuatu yang tidak diharapkan. 7. Kontraktor/supplier profesional dan terpercaya.

Suatu proyek akan berhasil jika mengikuti langkah-langkah tersebut dan manajemen proyek diterapkan dilapangan. Apabila tidak

menerapkan

manajemen

proyek

dilapangan,

dapat

menimbulkan hal-hal berikut: 1. Target waktu/deadline tidak tercapai. 2. Pekerjaan harus diulang atau terjadi duplikasi. 3. Budget /anggaran yang melambung. 4. Kemajuan proyek tidak jelas. 5. Konflik antara staff selama penugasan proyek. 6. Kompetensi yang kurang dari anggota tim proyek. 7. Perubahan lingkup proyek yang terus menerus. 8. Staff proyek menerapakan metode pengelolaan proyek sesuai pengalaman serta selera sendiri tanpa ada standarisasi .

C. Sarana Manajemen

Dalam mewujudkan suatu manajemen yang sistematis, didukung dengan beberapa sarana yang dikenal dengan sebutan 6M+I (George R. Terry:1968) sebagai berikut: 1. Man (manusia) yaitu sarana utama yang menggerakan fungsi manajemen

yang

dipimpin

oleh

seorang

manager

dengan

memanfaatkan beberapa orang unruk mewujudkannya. Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan, manusia yang membuat tujuan dan mausia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusa berarti tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. 2. Materi al yaitu penggunaan bahan yang bermutu sesuai dengan persyaratan bahan atau persyaratan izin. Material terdiri dari bahan setengah jadi dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapat


6



hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/material sebagai salah satu sarana. Sebab material dan manusia tidak dapat dipisahkan, tanpa material tidak akan tercapai hasil yang dihendaki. 3. Machine (mesin/alat) yaitu menggunakan peralatan yang mampu meningkatkan produksi kerja, mudah dalam pemakaian, perawatan serta perbaikannya. Penggunaan mesin akan membawa kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efisiensi kerja. 4. Method (metode/cara) yaitu cara atau strategi dalam mencpai hasil pekerjaan yang optimal dan maksimal. Sebuah

metode dapat

dikatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat walaupun metode baik, sedangkan

orang

yang

melaksanakan

tidak

mengerti

atau

mempunyai pengalaman maka hasil tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri. 5. Money

(uang/biaya)

yaitu

pengelolaan

dana

dengan

memperhatikan hukum dan kaidah ekonomi yang mempengaruhi kelangsunga proyek. Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Besar/kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. 6. Market (pemasaran/produksi) yaitu proses penjualan produk atau hasil proyek sehingga meningkatkan nilai jual (Materi Kuliah : Manajemen Proyek, 2006). Memasarkan produk sudah sudah tentu sangat penting, sebab bila barang yang di produksi tidak laku maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya proses kerja tidak akan berlangsung, oleh sebab itu pengasaan pasar dalam arti


7



menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar dapat menguasai pasar, maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan preferensi/selera konsumen dan daya beli konsumen. 7. I nformation (informasi) yaitu segala informasi yang digunakan dalam melakukan kegiatan suatu perusahaan.

2.1.1 Pengertian Proyek

Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki

keterbatasan

terhadap

waktu,

anggaran

dan

sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Dengan adanya mengerjakan

suatu

proyek,

keterbatasan-keterbatasan

dalam

maka sebuah organisasi proyek sangat

dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan. Pada umumnya, proyek memiliki beberapa definisi, antara lain: 1. Proyek merupakan suatu rangkaian kegiatan (aktivitas) yang mempunyai saat permulaan dan yang harus dilaksanakan serta diselesaikan untuk mendapatkan tujuan tertentu. 2. Proyek adalah rangkaian aktivitas yang dapat direncanakan, yang di dalamnya menggunakan sumber-sumber (input), misalnya: uang dan tenaga kerja, untuk mendapatkan manfaat (benefit) dan hasil (returns) di masa yang akan datang. Aktivitas proyek ini mempunyai saat mulai (starting point) dan saat berakhir (ending point). 3. Proyek adalah setiap usaha yang direncanakan sebelumnya yang memerlukan sejumlah pembiayaan serta menggunakan masukan


8



lain yang ditujukan untuk mencapai tujuan tertentu dan dilaksanakan dalam waktu tertentu. 4. Proyek merupakan serangkaian kegiatan dengan acuan kerja, kriteria keberhasilan, lokasi yang jelas, jumlah biaya yang pasti, sumber pembiayaan yang telah ditetapkan dan dikelola oleh sekelompok orang yang secara khusus ditugaskan untuk itu.

Proyek dapat dilihat dari aspek tujuan, siklus hidup, kompleksitas, keunikan, dan konflik sumber daya yang terjadi. 1. Tujuan Suatu proyek biasanya mempunyai suatu aktivitas yang berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasil akhir tertentu. Proyek dapat dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan. 2. Kompleksitas Proyek biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi karena diperlukan bermacam-macam keahlian dan bakat dari berbagai disiplin ilmu. 3. Keunikan Suatu proyek mempunyai ciri tersendiri yang berbeda dari apa yang sudah dikerjakan sebelumnya.

4. Tidak Permanen Proyek adalah aktivitas temporer artinya suatu proyek memiliki batasan waktu tertentu. 5. Ketidakbiasaan Proyek biasanya menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen yang tidak pasti dan beresiko. 6. Siklus Hidup Selama proses, proyek akan melewati beberapa fase yang disebut siklus hidup proyek.


9



Dari penjelasan diatas maka dapat disimpulkan bahwa proyek merupakan program yang dirangkai secara terperinci dan detail sebagai suatu bentuk kegiatan yang akan dicapai, memiliki lokasi yang jelas, terdapat organisasi pelaksana, biaya dan jadwal waktu serta anggarannya tertuang dalam suatu dokumen yang sah. Suatu proyek terdiri atas beberapa komponen yang mendukung, yaitu: 1. Kemampuan Berhubuangan dengan pengetahuan tentang proyek yang akan dikerjakan, kemampuan dalam mengerjakan proyek tersebut, dan dibutuhkan pengalaman yang bertujuan untuk mengurangi faktor resiko yang terjadi dari suatu proyek yang akan dikerjakan. 2. Perangkat Bantu Alat bantu yang dibutuhkan oleh seroang manager proyek untuk meningkatkan kemampuan menangani suatu proyek dalam bentuk perangkat lunak (software) maupun perangkat keras (hardware), seperti dalam hal dokumentasi, perencanaan, permodelan, audit maupun pengevaluasian proyek. 3. Proses Adalah suatu teknis dan urutan kebutuhan yang dapat dimonitor dan dikontrol dalam waktu tertentu meliputi waktu, dana, kualitas, resiko maupun bidang garapan proyek. Batasan suatu proyek menurut teori klasik menyatakan bahwa proyek terdiri atas 3 hal, yaitu: 1. Ruang Lingkup 2. Waktu 3. Dana Seiring dengan perkembangan jaman, manajemen proyek memiliki beberapa bahasan yang mencakup: 1. Ruang Lingkup Ruang lingkup proyek meliputi cara untuk menemukan waktu proyek dimulai, perencanaan lingkup proyek yang akan di garap, pendefinisian ruang lingkup proyek, verifikasi proyek serta


10



kontrol atas perubahan yang mungkin terjadi saat proyek tersebut dimulai. 2. Waktu Meliputi tata cara mendefinisikan suatu aktivitas, menentukan urutan-urutan

kejadian

atas

proyek

yang

akan

digarap,

pendefinisian ruang lingkup proyek, verifikasi proyek serta kontrol atas perubahan yang mungkin terjadi saat proyek tersebut dimulai. 3. Dana Meliputi tata cara untuk merencanakan sumber dana proyek, mengestimasikan harga dan suber daya, mendefinisikan budget, serta mengontrol keuangan. 4. Kualitas Meliputi kegiatan perncanaan kualitas, perencanaan jaminan atas suatu kualitas berdasarkan standar tertentu, serta pengontrolan atas kualitas. 5. Resiko Meliputi kegiatan perencanaan terhadap manajemen resiko, mengidentifikasikan resiko yang timbul dari suatu proyek, menganalisa kuantitatif dan kualitatif suatu resiko, merencanakan tindakan yang akan diambil dari suatu resiko yang timbul serta memonitor setiap resiko yang mungkin muncul dari suau proyek. 6. Sumber Daya Manusia Manajemen sumber daya manusia atau SDM meliputi kegiatan perencanaan atas sumber daya manusia yang akan mengerjakan proyek, perekrutan tenaga kerja, serta pembangunan tim. 7. Logistik Manajemen logistik meliputi tahapan perencanaan kebutuhan sumber daya untuk kegiatan proyek, perencanaan tender, proses tender dan penentuan pemenang tender, administrasi atas kontrak pembelian, dan tata cara penutupan kontrak.


11



8. Komunikasi Meliputi kegiatan perencanaan komunikasi atas level sumber daya, distribusi informasi, laporan kemajuan proyek dan pembuatan administrasi akhir proyek sebelum diserah-terimakan. 9. Manajemen Integrasi Merupakan kegiatan yang meliputi perencanaan pengembangan, perencanaan tata pelaksanaan suatu proyek dan kontrol atas perubahan secara terintegrasi dari suatu proyek. A. Perbedaan Kegiatan Proyek dengan Kegiatan Operasi

Terdapat beberapa ciri perbedaan yang mendasar a ntara kegiatan proyek dengan kegiatan operasional. Ciri dan perbedaan tersebut dapat dijelaskan dalam tabel berikut ini: Kegiatan proyek

Kegiatan Operasional

Bercorak dinamis, non rutin

Berulang-ulang, rutin

Siklus proyek relatif pendek

Berlangsung

dalam

jangka

panjang Intensitas

kegiatan

didalam

Intensitas kegiatan relatif sama

periode siklus proyek berubahubah (naik-turun) Kegiatan

harus

berdasarkan

diselesaikan

anggaran

dan

Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam proyek

jadwal yang ditentukan Terdiri dari bermacam-macam Jenis kegiatan tidak banyak kegiatan

yang

memerlukan

displin ilmu Keperluan

sumber

daya

Jenis

dan

berubah, baik jenis maupun

keperluansumber

volumenya

konstan

volume daya

relatif

Tabel 2.1 Perbedaan Kegiatan Proyek dengan Kegiatan Operasional Sumber: Imam Soeharto, Manajemen Proyek dari Konseptual Sampai Operasional, 2002


12



B. Ukuran Keberhasilan Proyek

Menurut Nancy Miningus (Project Management, 2004) ukuran keberhasilan proyek adalah: 1. Tepat Waktu 2. Sesuai Anggaran 3. Tujuan Proyek Terpenuhi 4. Kualitas 5. Sumber Daya Hubungan antara kelima tolak ukur keberhasilan dipresentasikan secara grafis sebagai bagan yang dinamakan segitiga proyek.

Gambar 2.1 Hubungan Kelima Tolak Ukur Sumber: Nancy Mingus, Project Management, 2004

Pada gambar 2.1 diatas, sisi cakupan mempresentasikan kesepakatan proyek dan prasyarat atau kebutuhan, sisi biaya menunjukan total biaya proyek, dan sisi waktu menunjukan durasi proyek. Didalam segitiga, sumber daya mengacu pada orang-orang dan peralatan yang dipakai dalam proyek, kualitas merepresentasikan pada seberapa dekat proyek memuaskan klien.

C. Struktur Pemecahan Kerja

Budi Santosa (2003:49) juga memaparkan bahwa pemecahan ini memudahkan pembuatan penjadwalan proyek dan estimasi ongkos


13



serta menentukan siapa yang harus bertanggung jawab. Sampai sejauh mana pedoman harus dipecah jika tidak ada pedoman yang baku. Sejauh pekerjaan itu sudah cukup mudah dilaksanakan, dapat ditentukan waktu penyelesaiannya, sumber daya a pa yang diperlukan dan biaya yang diperlukan dapat dihitung, itu berarti sudah cukup memadai. Struktur pemecahan kerja memiliki tingkatan sebagai berikut: Tingkat

Deskripsi

1

Proyek

2

Tugas

3

Subtugas

4

Paket Pekerjaan

Tabel 2.2 Struktur Pemecahan Kerja Sumber: Nancy Mingus, Project Management, 2004

D. Pendekatan AON dan AOA

Dua pendekatan yang digunakan untuk mengembangkan jaringan proyek adalah activity-on-mode (AON) dan activity-on-arrow (AOA). Kedua metode terebut menggunakan dua blok pembangunan, yaitu anak panah dan node (Clifford F. Gray dan Erik W. Larson, 2007:142). Agar terdapat persamaan persepsi dalam membaca diagram jaringan, berikut ini penjelasan anak panah dan node menurut Eddy Herjanto (2006:361) pada penjelasan berikut: 1. Activity / anak panah: Anak panah menggambarkan arah kegiatan, sehingga dapat diketahui kegiatan terdahulu (predecessor) dan kegiatan yang mengikuti (successore). Setiap anak panah biasanya disertai dengan notasi yang memberikan identitas nama/jenis kegiatan dan estimasi waktu penyelesaian untuk jaringan AOA. Bentuk anak panah dapat disesuaikan dengan keadaan jaringan kerja, jadi tidak selalu garis lurus.


14



2. E vent / node: Node menggambarkan peristiwa. Setiap kegiatan biasanya selalu dimulai dengan peristiwa mulainya kegiatan dan diakhiri dengan peristiwa selesainya kegia tan itu.

Gambar 2.2 Node dan Anak Panah Sumber: Heizer, Jay &Render, Barry, “Operation Management Seven Edition”, 2005.

Selain gambar aktivitas dan kegiatan di atas, maka terdapat pula aktivitas semu (dummy) untuk memperjelas hubungan. Kegiatan semu berfungsi sebagai penghubung yang tidak membutuhkan sumber daya maupun waktu penyelesaian (Budi Santosa, 2003:57). Dummy diperlukan bila sebuah jaringan mempunyai dua kegiatan dengan kejadian mulai dan akhir yang sama. Aktivitas semu (dummy) juga digambarkan sebagai anak panah putus-putus dan mempunyai waktu penyelesaian nol (Jay Heizer & Barry Render, 2006:81).

Gambar 2.3 Hubungan Ketergantungan Dengan Memakai Dummy. Sumber: Iman, Soeharto, “Manajemen Proyek dari Konseptual Sampai Akhir, 2002


15



E. Teknik Manajemen Proyek.

Metode PERT (Program Evaluation and Review Technique) mengasumsikan

penyusunan

estimasi

waktu

berdasarkan

pendistribusian probablitas beta (Beta Probability Distribution) (Render, Stair dan Hanna, 2003:524). Untuk menemukan waktu kegiatan yang diharapkan (expected sctivity time), t, distribusi beta memberikan bobot perkiraan ketiga waktu sebagai berikut:

t = (a + 4m + b) / 6

Keterangan: T = bobot rata-rata waktu aktivitas a = waktu aktivitas optimistik b = waktu aktivitas pesimistik m = waktu aktivitas yang paling mungkin

Hal ini berarti waktu realistis (m) diberikan bobot empat kali lipat daripada waktu optimistis (a) dan waktu pesimistis (b). Waktu pemikiran t dihitung menggunakan persamaan diatas untuk kegiatan yang digunakan pada jaringan proyek untuk menghitung semua waktu terdahulu dan akhir.

Diagram 2.1 Distribusi Peluang Beta dengan Tiga Perkiraan Waktu Sumber: Jay Heizer dan Barry Render, Operation Management, 2006


16



F. Analisis probabilitas jaringan proyek Dengan menggunakan distribusi normal, probabilitas dapat ditentukan dengan menghitung jumlah standar deviasi (z) dari ratarata, seperti diilustrasikan pada gambar berikut:

Diagram 2.2 Distribusi Normal Pada Panjangnya Jaringan Sumber: Bernard W Taylor III, Sains Management, 2006

G. Organisasi proyek

Diagram 2.3 Organisasi Personel Murni Sumber: Abrar Husen, Manajemen Proyek, 2011:22


17



Diagram 2.4 Organisasi Proyek Murni Sumber: Abrar Husen, Manajemen Proyek 2011:22

H. Indikator kinerja proyek dan stakeholder proyek konstruksi

Indikator kinerja proyek dan stakeholder proyek konstruksi secara singat dapar dijelaskan pada bagan dibawah ini:

Diagram 2.5 Indikator Kinerja Proyek Sumber: Abrar Husen, Manajemen Proyek 2011:60


18



Diagram 2.6 Stakeholder Proyek Konstruksi Sumber: Abrar Husen, Manajemen Proyek 2011:60

2.1.2 Klasifikasi Proyek

Melalui definisi proyek diatas, proyek dapat diklarifikasikan menjadi enam jenis proyek yang dapat dijabarkan sebagai berikut: 1. Proyek Pemerintah, yaitu sebuah proyek yang ditangani oleh pemerintah, dalam hal ini Departemen Pekerjaan Umum. 2. Proyek Swasta, merupakan proyek yang ditangani oleh suatu golongan diluar instansi pemerintah. 3. Proyek Perorangan, merupakan proyek yang ditangani oleh perorangan (individu). 4. Proyek Kapital, proyek ini biasanya berupa pegeluaran biaya untuk pembebasan tanah, pembelian peralatan, pemasangan fasilitas, dan konstruksi gedung. 5. Proyek Penelitian dan Pengembangan, proyek ini adalah proyek untuk menemukan dan mengembangan produk baru. Proyek ini dapat muncil di lembaga komersial maupun pemerintah. 6. Proyek yang berhubungan dengan manajemen servis, proyek ini sering muncul dalam perusahaan maupun instansi pemerintah. Proyek

ini

pembuatan

bisa

berupa

sistem

perancangan

informasi

struktur

manajemen,

organisasi, peningkatan

produktivitas perusahaan.


19



Dengan demikian maka dapat disimpulkan pengertian dari Manajemen Proyek sebagai suatu cara untuk mengorganisasi rangkaian aktivitas yang direncanakan, baik dalam pemanfaatan sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya yang diorganisasi secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tuuan tertentu, dimana aktivitas te rsebut mempunyai starting point dan ending point serta memiliki suatu acuan tertentu, kriteria keberhasilan lokasi yang jelas, jumlah sumber biaya yang pasti dan sumber daya yang telah ditetapkan. Jenis proyek dikelompokkan berdasarkan komponen kegiatan utama dan hasil akhirnya, yaitu: 1. Proyek konstruksi, hasilnya berupa pembangunan gedung, jembatan, jalan raya, dan sebagainya. 2. Proyek Industri Manufaktur, kegiatannya mulai dari merancang hingga terciptanya suatu produk baru. 3. Proyek Penelitian dan Pengembangan, melakukan penelitian dan pengembangan hingga terciptanya sebuah produk baru dengan tujuan untuk memperbaiki atau meningkatkan suatu produk, pelayanan, atau metode tertentu. 4. Proyek Padat Modal, suatu proyek yang memerlukan modal yang besar, misal pembebasan tanah, pembelian dan pengadaan suatu barang, pembangunan fasilitas produksi, dan sebagainya. 5. Proyek Pengembangan Produk Baru, merupakan gabungan dari proyek penelitian dan pengembangan dengan proyek padat modal. 6. Proyek Pelayanan Manajemen, berhubungan dengan fasilitas nonfisik atau jasa dari perusahaan. Misalnya pengembangan sistem informasi perusahaan, peningkatan produktivitas dari karyawan, dan sebagainya. 7. Proyek Infrastruktur, penyediaan kebutuhan masyarakat luas dalam hal sarana dan prasarana tansportasi, waduk, pembangkit listrik, instalasi telekomunikasi dan penyediaan air minum.


20



Karakteristik proyek: 1. Kegiatannya dibatasi oleh waktu, sifatnya sementara, diketahui kapan dimulai dan berakhir. 2. Dibatasi oleh biaya/budget. 3. Dibatasi oleh kualitas. 4. Umumnya tidak berulang-ulang.

Ruang lingkup Proyek Menurut Schwalbe yang dikutip dari buku Dimyati & Nurjaman (2014:21), setiap proyek akan dibatasi dengan ruang lingkup ( scope), waktu (time) dan biaya (cost ). Batasan-batasan ini seringkali digunakan ke dalam manajemen proyek sebagai tiga batasan utama. Agar proyek berhasil, manajer proyek harus mempertimbangkan hal berikut. Pertama, ruang lingkup pekerjaan yang akan dilakukan sebagai bagian dari proyek tersebut, serta produk dan layanan atau hasil yang diinginkan oleh pelanggan (sponsor) yang dapat dihasilkan dalam suatu proyek. Kedua, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek. Ketiga, biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek. Setiap proyek memiliki tujuan khusus, dan dalam proses pencapaian tujuan tersebut

ada tiga konstrain

yang harus

dipenuhi, yang dikenal dengan Trade- Off Triangle atau Triple Constraints. Triple Constraints adalah usaha pencapaian tujuan yang berdasarkan batasan sebagai berikut. Tepat mutu, mutu adalah apa yang akan dikerjakan oleh proyek tersebut, produk, layanan atau hasil yang diraih proyek tersebut

atau

disebut sebagai kinerja (performance),

harus

memenuhi spesifikasi dan kriteria dalam taraf yang disyaratkan oleh pemilik. Tepat waktu, yang di maksud dengan waktu ialah berapa lama waktu yang di butuhkan untuk melaksanakan suatu proyek serta apa itu jadwal proyek. salah satu komponen yang menjadi


21



target utama dalam sebuah proyek. Pada intinya faktor waktu ini adalah bagaimana kita menentukan lamanya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Komponen waktu begitu berarti, terutama pada saat-saat yang memang sangat krusial. Terkadang suatu proyek dipaksa untuk selesai pada waktu tertentu, walaupun berdampak pada membengkaknya biaya. Tepat biaya, dalam proyek kita tidak akan pernah lepas dari biaya, biaya di butuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek harus di perhitungkan secara matang. Pada intinya faktor biaya atau cost ini adalah menentukan seberapa besar biaya yang akan dikeluarkan untuk sebuah proyek. Faktor biaya ini sangat dipengaruhi oleh 2 faktor sebelumnya, yaitu faktor scope dan faktor time. Secara umum semakin besar ruang lingkup dan semakin lama waktu, maka akan semakin besar pula biaya suatu proyek.

2.1.3 Ciri-ciri Umum Manajemen Proyek

Ciri-ciri Manajemen Proyek antara lain: 1. Tujuan, sasaran, harapan-harapan dan strategi proyek hendaknya dinyatakan secara jelas dan terperinci. 2. Diperlukan rencana kerja, jadwal dan anggaran biaya yang realistis. 3. Diperlukan kejelasan dan kesepakatan tentang peran dan tanggung jawab diantara semua satuan organisasi dan individu yang terlibat dalam proyek untuk berbagai strata jabatan. 4. Diperlukan mekanisme untuk mengawasi, mengkoordinasikan, mengendalikan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab sebagai strata organisasi. 5. Diperlukan mekanisme sistem evaluasi yang diharapkan dapat memberikan umpan balik bagi manajemen.


22



6. Apabila diperlukan tim proyek atau satuan organisasi proyek dapat dimungkinkan untuk melakukan kegiatan-kegiatan yang mungkin harus bergerak di luar kerangka organisasi. 7. Diperlakukan pengertian dan pemahaman mengenai tata cara dan dasar peraturan birokrasi dan pengetahuan tentang cara-cara mengatasi kendala birokrasi. 8. Memimpin organisasi proyek dan beroperasi secara independen. 9. Pembawa tunggal untuk mencapai satu tujuan proyek. 10. Memerlukan bermacam-macam keahlian dan sumber daya. 11. Bertanggung jawab menyatukan orang-orang dari berbagai fungsi/disiplin yang bekerja. 12. Memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya.

2.1.4 Tujuan Manajemen Proyek

Tujuan

pokok

manajemen

manajemen sedemikian sesuai

rupa

adalah

sehingga

mengelola diperoleh

fungsi-fungsi

hasil

optimum

dengan persyaratan yang telah ditetapkan serta penggunaan

sumber daya yang efisien dan efektif. Untuk

mencapai

tujuan

manajemen,

perlu

diusahakan

pengawasa n terhadap mutu, biaya, dan waktu. Oleh karena itu, dilakukan pelaksanaan pengawasan mutu (quality control ), pengawasan biaya (cost control ), dan pengawasan waktu pelaksanaan (time control ). Ketiga pengawasan ini dilakukan secara bersamaan. (Dimyati & Nurjaman, 2014:26)

2.1.5 Fungsi Manajemen Proyek

Fungsi manajemen proyek sebagai suatu proses, manajemen mengenal urutan pelaksanaan yang logis, yang menggambarkan bahwa tindakan manajemen diarahkan pada pencapaian sasaran yang telah ditetapkan karena penetapan tujuan (sasaran) merupakan tindakan


23



manajemen yang pertama, diikuti tindakan perencanaan ( planning ), organisasi (organizing ) dan koordinasi (coordinating ), pelaksanaan (actuating ) dan pengawasan dan pengendalian (controlling ) dengan pemanfaatan sumber daya yang tersedia secara efisien dan efektif. (Dimyati & Nurjaman, 2014:27-30) Dilihat perencanaan,

dari

sudut

proses,

pengorganisasian,

manajemen penyusunan,

berfungsi

sebagai

pengarahan,

dan

pengawasan yang disingkat POAC, yaitu: 1. Planning (perencanaan), yaitu penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran, dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Sedangkan menurut Herujito, perencanaan berisi perumusan dari tindakan-tindakan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan sesuai dengan maksud dan tujuan yang telah ditetapkan. Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai tuuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan). Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep planning yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing. Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut: a) Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia. b) Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia. c) Penerjemahan

rencana

kedalam

program-program

kegiatan yang kongkrit. d) Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran. 2. Ogranizing (pengorganisasian), yaitu pengatuan setelah adanya rencana berupa pembagian tugas seperti jenis/macam serta sifat Kerja praktek pelaksanaan dan pengawasan 24



pekerjaan dan pola setiap pekerjaannya, alat yang digunakan, kegunaan dan fasilitasnya. Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data. Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi utuk: a) Menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik. b) Membantu pimpinannya dalam menggerakan fungsifungsi manajemen. c) Mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam koordinasinya. Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasidapat dilakukan dengan melalui mekanisme: a) Koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando). b) Koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level). c) Koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi diluar fungsi komando). Koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis: 

Pelaksanaan konstruksi: koordinasi antara

General

Superintendant dengan Material Superintendant atau dengan Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant. 

Field Supervision Team, koordinasi antara Site Engineer dengan Quantity Engineer atau dengan Equipment Engineer merupakan koordinasi vertikal dan bersifat satu level.

Kerja praktek pelaksanaan dan pengawasan 25



Koordinasi horizontal dan bersifat satu level: 

Pelaksanaan konstruksi, koordinasi antara Material Superintendant dengan Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant.



Field Supervision team, koordinasi dengan Quantity Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level.

Koordinasi diagonal: Koordinasi antara General Superintentant dengan Site Engineer merupakan koordinasi horizontal bersifat satu level, sedangkan koordinasi antara Kepala Satuan Kerja Pekerjaan Sipil dengan General Superintendant atau dengan Site Engineer merupakan koordinasi vertikal. 3. Actuating (pergerakan), yaitu pergerakan atas dasar pengaturan rencana dan pengaturan organisasinya dalam rangka penyelesaian tugas untuk pencapaian tujuan. Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakan, mengarahkan, dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersamasama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Berikut ini beberapa metode mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu: a) Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting. b) Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya, hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oelh pegawainya.



Proyek Impiana Resort and SPA c) Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah dipahami dan dilaksanakan oleh pegawainya. d) Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin

kebersamaan

dalam

penyelenggaraan

manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi. e) Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya. f) Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan

pegawai,

sehingga

dapat

dijadikan

bahan

pertimbangan dalam pengambilan suatu keputusan. g) Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya semua orang tidak suka pada alasan apalagi yang mengada-ada agar bisa memberikan dalih pembenaran atas keputusan. h) Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain. i) Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya. j) Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai. 4. Controlling

(pengendalian dan pengawasan), yaitu proses

penentuan yang harus dicapai sesuai dengan standar, yang sedang dilakukan

dalam

pelaksanaan,

menilai

pelaksanaan,

dan

melakukan perbaikan-perbaikan sehingga pelaksanaan sesuai dengn rencana. Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan




rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling konsultan

terhadap melalui

pekerjaan

kontrak

kontraktor

supervisi,

dilakukan

dimana

oleh

pelaksanaan

pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas umum

(General

Superintendant) berkewajiban

melakukan

pengendalian (secara berjanjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan

oleh

staf

dibawah

kendalinya

yaoitu

Site

Administration, Quality Surveyor, Material Superintendant, Construction

Engineer,

dan Equipment

Engineer

untuk

memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”. Sehingga, tahaptahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi. Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam artian, kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi kontraktor, selain itu secara internal Site Engineer juga melakukan controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer. Secara keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor. Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah: a) Produk

pekerjaan,

baik

secara

kualitatif

maupun

kuantitatif. b) Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia uang, peralatan, bahan). c) Prosedur dan cara kerjanya. d) Kebijaksanaan

teknis

yang

diambil

selama

proses

pencapaian sasaran. Controlling

harus bersifat objektif dan harus dapat

menemukan fakta-fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya. Rujukan utuk menilainya adalah memperbandingkan antara rencana dan




pelaksanaan, penyimpangan.

untuk

memahami

Sehingga

kemungkinan

tahap-tahap

pencapaian

terjadinya sasaran

sebagaimana direncanakan dapat terpenuhi, sehingga yang tidak sesuai rencana dapat tepat sasaran saat dilakukan dalam pelaksanaan, menilai pelaksanaan, dan melakukan perbaikan perbaikan sehingga pelaksanaan sesuai rencana.


BAB 2 Impiana

Recommend Documents